史上最佳的Outlook锦囊妙计大放送

Outlook锦囊妙计大放送 在每一个版本的 Office 组件中，微软都会提炼出一些成熟的应用，并增加许多灵巧的功能。但 Office的许多强大功能大多数人都没有用到，如隐藏选项、未知功能以及快捷键等 按会话查看邮件 Outlook 2003 可以按线程查看邮件，这是一个更快地浏览收件箱的简单方法。只需选择“视图” “排列方式” “会话”。如果你的阅读窗格是在右侧，你可以更快地完成这一设置，只要点击邮件列表上方的“排序字段”。你还会发现，如果每个邮件都包含以前的邮件，你可以读线程中最后一条邮件，而不需要挨个看下来，这样你就可以删除早期的邮件，保留最新的邮件，方便地清理你的收件箱。 更多的阅读空间 Outlook 2003 有一个灵活的三栏 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 ，阅读窗格在右侧，这样无需打开每条邮件即可阅读。但有时你需要更大的空间来阅读。按 Alt-F1 可以切换导航窗格的开、关，这样就为阅读窗格提供了更大的空间。试试这个方法，你以后可能会经常用。 用快捷方式跳转 当第一次保存或添加邮件附件时，Outlook 缺省都是到“我的文档”里。如果你一般不用“我的文档”加附件或存附件，这种方式就很麻烦。有一种简单的解决方法是在“我的文档”里增加快捷方式，可以快速转到常用的文件夹。这样，你可以点击快捷方式，而不用一层层地寻找某个文件夹。 要创建这种快捷方式，先打开“我的文档”文件夹。选择“文件” “新建” “快捷方式”，选“浏览”找到快捷方式指向的文件夹。点击“下一步”，输入一个快捷方式名。在命名快捷方式时，用“&”作第一个字符，这样它就可以出现在文件列表的最前面。下次在 Outlook 中增加或保存附件时，只需点击这个快捷方式，立刻就可以到想去的文件夹。 增加标志工具栏 如果你在 Outlook 2003 中用各种标志颜色表示不同的事情，有时可能会忘记标志的意义，下面有个小窍门：将标记放在一个工具栏中，给它们起个名字。这样，一方面这些按钮可以表示出标志的意义，另一方面还可以用这些按钮给邮件快速加标志。 选择“视图” “工具栏” “自定义”。在“自定义”对话框内，选择“工具栏”　“新建”。输入“标志”作为名字，然后点击“确定”。将新工具栏拖到 Outlook 的工具栏区。接着，在“自定义”对话框内选择“命令”标签。从“类别”中选取“动作”，并找到与“红色标志”、“蓝色标志”等相对应的项。将每一个标记命令拖到新工具栏上。另将“清除标志”命令也拖过去，它可以用来清除邮件上的标志。右击每个标志按钮，在“命名”处输入一个名字，确认“图像与文本”已选中，然后关闭“自定义”对话框。下次要标志某一项时，只需选择该项，然后点击工具栏上的相应标志按钮即可。   展开与折叠文件夹树 如果你更愿意用键盘而不是鼠标进行操作，你可以用数字小键盘上的星号键来展开当前选中的 Outlook 文件夹树。再按一次该键，所有新打开文件夹的下一级子文件夹也展开。每次按 * 键都展开一级。数字小键盘上的减号（-）键则可以一次折叠起所有文件夹。 用拖拽法设定类别和更改项目 在 Outlook 中，你可以指定一些类型，这样可以方便地将相关项分组。例如，你可以将许多联系人按个人关系或工作关系进行分类。如果你要将某一类指定到已有的 Outlook 的项目上，可以用简单的拖拽方式。选择“视图” “排列方式” “类型”。然后，如果程序已经设为显示分组了，则选择“视图” “排列方式” “按组排列”。你可以将某个 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 拖到相应的组上，从而给这个记录分类。你还可以用这种方法输入或修改其它的字段，如公司名等。 是否真是垃圾邮件？ Outlook 2003 里有一个还算不错的垃圾邮件筛选器，但与其它垃圾筛选器一样，它有时会错把有用的邮件判断为垃圾。如果有用邮件从想不到的地方发过来，Outlook 的“安全发件人名单”就没用了。因此，在删除垃圾邮件时至少要飞快地扫一眼，确认你没有丢失什么有用的信件。还要确认你的垃圾邮件筛选器是最新版本。微软已经发布了一个更新程序，你可以点击“帮助” “检查更新”来获得它。 体中使用缺省字段 Outlook 的信息都保存在数据库里，所以当你看到象联系人或约会这样的项目时，它是使用了一个窗体来提取信息，并且提供一些字段供输入信息。Outlook 允许你自己定义窗体，并且为字段建立缺省的输入值。 对自定义的窗体，为窗体中的一个指定字段建立一个缺省输入非常有用。假设你在 Outlook的“任务输入”窗体基础上创建了一个项目窗体，其中有一个关于项目客户的字段。如果你有一个主要客户，它的名字经常要填到这个字段中，则你肯定希望每次建立项目记录时 Outlook 能自动输入该客户名。 要建立一个缺省输入，先确认你要修改的窗体名。右击文件夹表里的文件夹名，选择“属性”，然后记下文本框“与此文件夹相关的窗体”名字。关闭属性窗口，到相应的文件夹里建立一个新的空记录。添加一个输入作为缺省值，然后选择“工具” “窗体” “发布窗体”。通过文件夹的导航找到旧窗体，然后将修改后的版本发布在同一个文件夹中，使用同样的名字。（你也可以用新名字，但那样必须更换在文件夹属性对话框中的窗体名字。）然后关闭正在工作的记录，打开一个新的记录。在第一次尝试时，你可能会得到一个信息说 Outlook 无法打开窗体。点“确定”并再打开一次新窗体。它就应该能以缺省输入打开了。 周六和周日：一天或两天？ Outlook 中缺省的月份视图是将周六和周日合为一栏。但你可以切换到分离显示状态。要找到这个命令，在日历中任何地方右击，选择“其它设置”。然后去掉“压缩周末”的选择勾。当然，也可以用同样方法把显示方式再改回去。这一设置也决定了打印时是六栏形式还是七栏形式。       小心中断的日期    如果你在 Outlook 联系人中选择“详细信息”标签，你会看到“生日”和“纪念日”字段。这里输入的日期会作为循环事件自动插入到你的日历中。（你不需要知道某人出生年份，只要日期。）但是，这个功能在 Outlook 2003 中无法正常工作。下面作一个快速测试：    建立一个新联系人名叫小莉，用今天的日期作为生日，保存记录。然后将名字改为小红，再保存记录。最后将生日改为三天以后（就好象第一次输错了，这次改回来），也保存记录。如果你在 Outlook 2002 中做这件事，得到的是一个日期项，而且非常正确。在联系人的“便笺”字段里还会有一个链接对象，你可以删除这个对象，将这一事件从日历中去掉。    但在 Outlook 2003 中，你会发现每次输入的记录都单独保留了一份，并且在“便笺”字段处没有链接对象。你必须在日历中寻找每个输入项，或者到“活动”标签里让 Outlook 去寻找。但是，没有办法解决这个问题。我们只能警告你小心，因为这些输入项都是循环的。如果你没有清除被改掉的旧输入项，它们会年复一年地显示出错误的姓名和日期。    邮件存档    随着邮件在收件箱中不断积累，你的 Outlook 数据文件也会变得很大。这会吃掉系统资源，增加 Outlook 装入所花时间。如果你不想删除邮件，最好把它们存档。一个存档的方法是用“文件”  “存档”命令，填好“存档”对话框中的选项，然后点“确定”。另一个简单的办法是创建第二个数据文件。从 Outlook 主窗口中，如果你已经有一个存档文件时，选择“文件”  “打开”  “Outlook 数据文件”，如果没有则建立一个，用“文件”  “新建”  “Outlook 数据文件”。 如果你使用的是 Outlook 2003，你会看到一个对话框，问是使用新的 Outlook 格式，还是用 Outlook 97 到 2002 的格式。第二个文件打开后，将你期望存档的文件夹或文件拖到第二个文件里，最后，关闭这个文件。还有一种办法是使用 Outlook 的自动存档功能。要为每个文件夹设定自动存档功能，右击该文件夹，选择“属性”及“自动存档”标签，然后按自己的要求设定选项。    按文本存档    当你要对旧的会话存档时，应考虑输出到文本文件，而不是发送到 Outlook 存档文件。因为文本文件占用空间较小，如果需要浏览或搜索时可以方便地用 Word 打开。要创建文本文件时，先选择要存档的邮件，然后选“文件”  “另存为”。确认文件格式设定为文本，找到要存放的文件夹，输入一个文件名，选择“保存”。然后就可以把邮件从 Outlook 中删除了。