1费用核销制度及流程-01
河北亿源商贸有限责任公司
编制部门 财务部 文件名称 文件编号 YYLC-CW-01
编 制 人 版 本 A
费用报销规定 岗 位 财务部经理 页 码 共 5 页 1 目 的:为加强费用管理～明确审批权限～
规范
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报销手续,特制定此制度。 2 适用范围:适用于全公司费用报销。
3 名词解释:无
4 涉及部门主要职责
4.1 财务部负责全公司各项费用报销的审核。
4.2 各部门经理、运营中心总监负责所辖范围内各项费用需求提案的申报和审核～负责业务结束后费用报销的审核。
4.3 总经理负责各项费用需求提案和业务结束后费用报销的批准。
5 具体描述
5.1 费用报销本着“必要、合理、节约”和“谁使用谁负责”的原则～采用事前审批～事后审核的方法～由财务部统一核算。
5.2 公司的一切费用开支～坚持总经理一支笔审批的原则～即所有费用的发生,包括临时性发生的费用,必须报请总经理审批后方可执行。
5.3 资金支出及费用报销审批
5.3.1各部门必须使用统一的《亿源商贸报销签批单》进行费用的审批、报销。 5.3.2公司员工因公出差、对外交际应酬、购买物品～企划印刷～车辆维修等事项发生～需提前写提案报总经理批准后方可进行。非现金结算的业务结束后～需让对方开出两联收据或费用明细清单～其中一联在48小时内到总经理处签上“未付款”字样后传财务备案～便于财务及时计提费用～同时能让总经理及时了解公司费用情况～便于调配公司款项。 5.3.3所有报销的款项支付～除零星支出外～应当避免以现金形式支付～而应通过银行办理汇款。
5.3.4因业务的特殊性需借款～经办人填制《借款申请单》～注明申请部门、经办人、用途及申请金额～经部门经理、所属运营中心总监、财务经理审核～总经理批准后～财务部按《借款申请单》批复金额支取借款给经办人～同时保留《借款申请单》原件, 5.4遇一事一议业务～如物品现金采购等～业务结束后由经办人填报《亿源商贸报销签批单》～并提交业务附件和单据～经部门经理、所属运营中心总监、财务审核员、财务部经理审核～总经理批准后予以报销,报销票面金额低于借款金额的～由经办人予以补现金至财务部出纳～并抽取《借款申请单》,报销票面超过借款金额的～财务出纳支取现金给经办人～经办人抽取《借款申请单》,
5.5对于长期循环存在的业务～经总经理批准《借款申请单》可延续～每次报账后财务出纳
支付现金给经办人。
5.6对于 5000元以上的现金支出～遇节假日的～在休假前一天下班前通知财务部。 5.7报销的原始单据必须是合法的发票或收据～发票或收据要求字迹清楚、项目齐全、大小写金额相符～盖有销售单位的“财务专用章”或“发票专用章”～台头处注明公司全称～不得随意简化,如无合法发票或收据～报销均需填写我公司《现金支付说明单》～注明事由、金额,大小写,、经手人及其联系方式。
5.8费用报销审批注意事项
5.8.1凡一事一议业务预借款在规定时间(48小时,～不办理费用报销冲账手续～公司将定期通报～一周内拖欠不还者～从经办人工资中扣除并予以考核～且在上次借款尚未结清前～经办人不得再次借款。
5.8.2餐费报销需有
证明
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人签字并有酒店原始明细单据方可报账。
5.9 费用报销项目要求
5.9.1范围:可计入期间费用的各种费用开支～支出后填写费用报销单。 5.9.2费用项目按公司二级科目的预设填写:差旅费、运输费、通讯费、水电费、修理费、保险费、广告费、劳动保护费、业务招待费、办公费、培训费等;支出原因应如实填写。 5.10主要费用项目要求,必须提前写提案进行签批,
5.10.1广告费:广告费包括海报印刷、氛围营造、媒体宣传、广告发布、促销奖品等～广告费需提前进行预算并报总经理审批后方可执行。
5.10.2差旅费:出差人员在出差前必须经领导审批后方可出差。出差归来后～及时报账并归还借款～凭填写齐全的《亿源商贸报销签批单》附原始单据～按报销手续审批完成后到财务部报账。
5.10.3业务招待费:事务发生前～经办人应事先向公司领导请示～向领导陈述招待对象、开支原因、来客人数、陪客人数、预计开支金额～经领导审批后方可开支。业务招待费原则上应在公司定点饭店或宾馆,总办室负责联系,进行～按
合同
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进行打折。开支后应填写《亿源商贸报销签批单》～按规定进行报销。
6 单据的使用及填写要求
6.1 单据的书写要求
6.1.1填写报销单据或取得的原始凭证～应使用黑色钢笔或签字笔～需要复写的原始凭证～禁止使用圆珠笔、铅笔。
6.1.2有大小写金额的～大小写金额必须相符。
6.1.3从外单位取得或向外开出的原始凭证～必须盖有税务部门和财政部门监制章及填报单位的财务专用章。
6.1.4汇总填写的原始凭证～必须附有开出单位盖章的清单～清单必须与发票相符。
6.1.5填写原始凭证要求内容齐全～书写规范～文字简明～用词确切～数字计算准确～不得涂改、挖补。
6.1.6从外单位取得的原始凭证如有遗失～原则上一律不予报销。特殊情况:如因不可抗力因素遗失的～经总经理批示～可用同等金额～同等类别的发票冲抵并报销。 6.1.7报销签批单据填写时～应注明所附单据张数。
6.1.8所有资产类的报销～必须附有固定资产、低值易耗品验收单～列明采购单位的地址、联系电话、联系人～重大资产应附招投标书～确认资产责任人;登记固定资产卡片或个人物品卡片账。
6.2 费用报销单据的签批:
分管副总 财务部 风控部 业务经办部门经理总经理
审 批 审 核 审 核 人 审 核 批 准
6.2.1经办人必须是直接操作人或熟知整个事情经过的人～遇到领导询问必须能清楚解答;部门经理必须对本次报销单据所附内容的真实性负责;由财务部审核报销单据是否填写、粘贴规范～是否经过有效批准～所附附件是否合法合规等～对符合要求的报销单据应及时交与风险管控部～对不符合的应退回报销人并向报销人说明退回理由;风险管控部对票据本身进行二次复审;出纳收到报销单后应检查负责人、公司负责人、会计签字是否齐全～对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销～对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。
6.3 单据的粘贴要求
6.3.1报销单据填写应力求整洁美观～不得随意涂改;
6.3.2报销单封面与封面的拖纸必须大小一致～各票据不得突出于封面和托纸之外,票据过大时应按封面大小折叠好,,
6.3.3报销票据在粘贴时～确保审核人能够完全清楚地审阅到报销附件单据张数及金额, 7 附件
7.1 《亿源商贸报销签批单》
7.2 《借款申请单》
7.3《现金支付说明单》
会签
审 核 签 批
借款单
今 到
借款人 部门经理 财务经理 董事长
亿源商贸现金支付说明单
无票事由说明
大写 小写
经办人 部门经理 日期
单位 联系电话
河北亿源商贸报销签批单
部门: 年 月 日
经办人 单据张数
附件张数
摘要和内容:
报销金额 人民币大写: 小写:
浙公网安备 33021202002483