提升效率：谈Office组件间数据的导入与导出

提升效率：谈Office组件间数据的导入与导出 谈Office组件间数据的导入与导出 提升效率:谈Office组件间数据的导入与导出 在我们利用Office系列组件完成实际任务的过程中，可能会碰到如下一些问题:我有一份客户通讯信息文件以Excel格式存在，是否可以直接导入Outlook的联系人列 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 中，而不必重新输入,或者我有一份Excel格式的学生信息表，但是我在Access中会用到这个表，该怎样导入Access中等等。这两个有代表性问题的一个共性是:在某个Office系列组件中保存的信息如何在Office组件中数据导入与导出, 其实Office 系列组件为了减少重复劳动，以及提高Office组件间的协作能力，早就考虑到了这个问题，而且提供了相应的解决方法。本文列举四个关于Office组件中数据导入与导出的具体任务，详细剖析操作过程，希望能够给使用Office应用的读者带来启发，提高工作的效率。 说明:所有操作均在Office 2003版本下进行，使用其它版本的朋友可以参照进行。 我们通过以上几个典型任务，详细介绍了Excel和Outlook，Excel和Access间数据导入与导出的方法，读者朋友可以把这些任务稍加修改直接运用于实际，在办公过程中多注意Office组件间的协作使用常常能有效地提高工作效率。 一、将Excel“客户通讯工作表”导入Outlook联系人 应用目标:实际工作中，工作人员已经用Excel制作了客户的联系资料，为了能够建立良好的客户关系，我们需要将这些数据放到Outlook的联系人中。请注意，不需要在Outlook中重新输入，只要利用Outlook的“导入与导出”功能就可以了。 操作所需文件下载:Excel“客户通讯录”工作薄 操作方法: (一)在Excel中指定“区域名称” 对于最新的Outlook2003版本，如果要想将Excel中的通讯录数据导入Outlook联系人中，需要先对Excel中的数据指定“区域名称”。 1. 启动Excel 2003，打开“客户通讯录”工作薄，进入“客户通讯表”，选中需要导 入的客户通讯数据，如“A1:G5”单元格区域，将光标定位于“名称框”中，输入这个区域的名称“客户通讯数据”(图 1)，这个区域名称可以根据自己的需要更改。 图1 2. 输入后回车确认，区域名称的指定完成。为了测试，可以单击名称框右边的下拉箭头，在弹出的列表中选择“客户通讯数据”，此时“A1:G5”单元格区域就被选中，这表明“区域名称”的指定成功。 (二)将Excel数据导入到Outlook联系人中 1. 启动Outlook 2003，此时应该已经配置好了帐户信息。选择菜单“文件?导入和导出”命令，打开“导入和导出向导”对话框，由于我们需要将Excel中的数据导入到Outlook，因此在列表框中选择“从另一程序或文件导入”选项，单击“下一步”按钮(图 2)。 图2 2. 进入“导入文件”对话框，选择文件类型为“Microsoft Excel”，单击“下一步”按钮(图 3)。 图3 3. 接着单击“浏览”按钮，通过“浏览”对话框，定位到存放“客户通讯录.xls”Excel工作薄文件的位置，选中它并确定，单击“下一步”按钮(图 4)。 图4 4. 选择导入的目标文件夹为“联系人”，单击“下一步”按钮(图 5)。 图5 5. 这里是最重要的一步，我们需要在这里进行字段的映射。单击“映射自定义字段”按钮，打开“映射自定义字段”对话框(图 6)。 图6 6. 通过该对话框可以看到，如果“客户通讯数据”中和Outlook联系人完全相同的字段，Outlook会自动建立映射。如“姓名”字段和“单位”字段(图 7)。没有自动建立映射的，就需要我们手动建立，否则导入的数据就不完全。 图7 7. 自定义映射的方法为:在左边的列表框中选中一个字段如“手机”，按住鼠标左 键不放，拖拉到右边列表框中与该字段含义相同的字段的右边，“手机”字段应该拖动到“移 动电话”字段右边。用同样的方法建立其它自定义字段，完成后的效果如下图(图 8)。 图8 8. 检查一下，确定无误之后，依次单击“确定”按钮和“完成”按钮，立即出现导入数据的进度提示，一会之后完成。我们进入“联系人”选项卡，可以看到Excel“客户通讯数据”已经成功导入Outlook联系人(图 9)，以后就可以方便地使用它们和客户进行联系了。 图9 二、将Outlook联系人信息导出到Excel打印和备份 应用目标:实际工作中，有时需要将联系人信息导出到Excel打印或备份，同样利用Outlook的“导入与导出”功能可以实现。 操作所需文件:在前面操作的基础上进行 操作方法: 1. 启动Outlook 2003，选择菜单“文件?导入和导出”命令，打开“导入和导出向导”对话框，由于是需要导出数据，因此在列表框中选择“导出到一个文件”项，单击“下一步”按钮(图 10)。 图 10 2. 在“导出到文件”对话框中，选择创建文件的类型为“Microsoft Excel”，然后单击“下一步”按钮(图 11)。 图 11 3. 接着选择导出文件夹的位置为“联系人”,单击“下一步”按钮(图 12)。 图 12 4. 接下来为导出的文件指定一个路径和名称，单击“下一步”按钮，在这里仿照前面的方法映射好自定义的字段后，单击“完成”按钮，一会之后数据就导出为Excel格式并存放在你指定的位置了。 三、将Excel学生情况表导入Access 应用目标:教师在使用Access构建学生管理数据库时，需要使用学生基本信息表，如果这张表已经以Excel格式存在，就没有必要重新建立了，直接导入到Access中即可。 操作所需文件下载:Excel“学生信息表”工作薄。 操作方法: (一)、Excel“学生信息工作表”的要求 导入之前，要注意Excel工作表是否已经是数据列表，即工作表的第一行为数据各字段的名称(图 13)，而不要是如“学生信息表”之类的标题。满足这个条件的好处是，导入的表Access可以自动识别各个字段，并由此建立Access数据表。 图 13 (二)、将数据导入Access 1. 启动Access 2003，进入需要导入该表的Access数据库，如“学生管理系统”，如果之前还没建立这个数据库，可以先新建一个。 2. 选择菜单“文件?获取外部数据?导入”命令，打开“导入”对话框，先设置文件类型为“Microsoft Excel”，再通过该对话框定位至“学生信息表.xls”的存放位置，选中它并单击“导入”按钮。 说明:使用“文件?获取外部数据?导入”命令，导入的数据与数据源(Excel“学生信息”工作薄)之间没有联系，也就是说数据不会因数据源的改变而改变。如果需要导入的数据与数据源之间建立联系，即数据会因数据源的改变而改变，则在这里选择“文件?获取外部数据?导入”命令，后面的操作都相同。 3. 进入“导入数据表向导”对话框，可以预览一下即将导入的数据，然后单击“下一步”按钮(图 14)。 图 14 4. 由于数据表的第一行已经包含标题，因此勾选“第一行包含列标题”复选框， 单击“下一步”按钮(图 15)。 图 15 5. 接下来保持默认单击两次“下一步”按钮，进入设置“主键”对话框后，由于学号 是唯一的，可以设置主键字段为“学号”。单击“下一步”按钮(图 16)。 图 16 6. 接下来，为新生成的表输入一个名字，如“学生基本信息表”(图 17)，单击“完 成”按钮一会之后，Excel工作表数据就导入到Access数据表中了(图 18)。 图 17 图 18 四、将Access数据表导出到Excel 应用目标:另一种情形是，对于已经在Access的数据表，如果需要导出到Excel中进行处理，可以在Excel中利用“导入外部数据”功能实现。 操作所需文件:在上面任务的基础上进行 操作方法: 1. 启动Excel 2003，新建一个用于存放导入数据的工作薄，或打开已经存在的存放导入数据的工作薄。 2. 选择菜单“数据?导入外部数据?导入数据”命令，打开“选择数据源”对话框，定位到存放“学生管理系统”数据库文件的位置，并选中它，单击“打开”按钮(图 19)。 图 19 3. 接下来会出现数据库属性，保持默认依次单击“确定”和“OK”按钮，进入“导入数据”对话框，单击“确定”按钮(图 20)。 图 20 4. 很快Access中的数据就被导入到了Excel工作表中。请注意，用这种方法导入的数据与数据源之间是保持联系的，也就是数据会因为数据源的改变而改变。如果“外部数据”工具栏没有显示，可以选择“视图?工具栏?外部数据”命令显示它。我们就可以通过该工具栏上的快捷按钮进行操作(图 21)。 图 21 说明:如果导入的数据不需要和数据源保持链接，则直接使用复制粘贴法导入数据就可以了。 我们通过以上几个典型任务，详细介绍了Excel和Outlook，Excel和Access间数据导入与导出的方法，读者朋友可以把这些任务稍加修改直接运用于实际，在办公过程中多注意Office组件间的协作使用常常能有效地提高工作效率。 分组 现在很多企业内部员工都在使用office outlook作为邮件收发工具，对于一个大型企业来说如何快速准确地给指定的用户群发邮件显得非常重要。下面我们用office outlook2003来就教大家如何创建分组的邮件地址簿，本教程主要从四个方面来介绍，分组地址簿文件制作、分组地址簿的导入和导出以及邮件群发，下面我们以一个虚拟的公司来详细说明。假如公司“源码天下”下设三个部门分别为策划部、运营部、推广部。每个部门有4名员工，我们来进行分组工作。 一、 制作CSV分组地址簿文件 我们需要一个制作扩展名为CSV的EXCEL文件，用来记录地址簿数据，如:图1 图1 模板 个人简介word模板免费下载关于员工迟到处罚通告模板康奈尔office模板下载康奈尔 笔记本 模板 下载软件方案模板免费下载 里最重要的有以下几个重要的字段 姓: 除了输入的是部门名称+员工姓名 单位:输入单位名称 部门:输入部门名称 职务:输入员工的职务 电子邮件地址:输入员的邮件账号地址 电子邮件类型:这里必须指定为SMTP 电子邮件显示名称:这里是员工的姓名 把公司员工的信息全部按以上字段输入完毕并保存成CSV文件，这样分组地址簿文件就制 作成功了。 二、 CSV分组地址簿的导入 1、CSV地址簿的导入 打开office outlook点击“联系人”，如图2 图2 点击文件—导入和导出，选择第一个“从另一个程序和文件导入”如图3、4 图3 图4 点击“下一步”后选择最后一个“以逗号为分割符(windows)”点击下一步选择刚才制作 好的CSV文件，如图5、6 图5 图6 点击下一步默认导入到“联系人”，点击完成，这样就完成了CSV地址簿的导入，如图7、 8 图7 图8 导入完成，联系人里就已经有了12名员工的邮件地址了，这时还只是一个简单的邮件列表，还不具备分组功能，如图9 图9 2、分组PST地址簿的创建 在“文件”菜单上，指向“新建”，“文件夹”，然后输入“分组地址簿”如图10、11 图10 图11点击确定后，在联系人文件夹下面就会出多一个“分组地址簿”的选项。如图12 图12下面的任务就是在分组地址簿下面创建部门分组并把相应的员工放在分组里。点击左 则窗口中的“分组地址”然后在右侧窗口空白处点击右键“新建通讯组列表”如图13 图13 输入部门名称“策划部”，点击“选择成员”找到策划部所有员工，对于用户很多的情况下 我们可以通过“键入名称或直接从列表中选择”来按部门来排序，如图14 图14点击保存，返回到通讯组列表点击“保存并关闭”其他部门同样方法创建，这样我们 就完成了所有分组地址簿的创建，如图15 图15 下面还要对“分组地址簿”的属性设置一下，这一步非常重要，否则没办法实现群发邮件。在左则窗口分组地址簿上点名键—outlook通讯簿选项里把“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”勾选上，最后确定。 三、 给指定的分组邮件群发 现在我们来给推广部这个部门所有员工群发邮件。点击菜单栏上 文件—新建—邮件，点击“收件人”在“显示名称和来源”选项里选择“分组地址簿”，然后选择“推广部”最后确定。如图16、17 图16 图17 将Excel“客户通讯工作表”导入Outlook联系人 应用目标:实际工作中，工作人员已经用Excel制作了客户的联系资料，为了能够建立良好的客户关系，我们需要将这些数据放到Outlook的联系人中。请注意，不需要在Outlook中重新输入，只要利用Outlook的“导入与导出”功能就可以了。 操作所需文件下载:Excel“客户通讯录”工作薄 操作方法: (一)在Excel中指定“区域名称” 对于最新的Outlook2003版本，如果要想将Excel中的通讯录数据导入Outlook联系人中，需要先对Excel中的数据指定“区域名称”。 1. 启动Excel 2003，打开“客户通讯录”工作薄，进入“客户通讯表”，选中需要导入的客户通讯数据，如“A1:G5”单元格区域，将光标定位于“名称框”中，输入这个区域的名称“客户通讯数据”(图 1)，这个区域名称可以根据自己的需要更改。 2. 输入后回车确认，区域名称的指定完成。为了测试，可以单击名称框右边的下拉箭头，在弹出的列表中选择“客户通讯数据”，此时“A1:G5”单元格区域就被选中，这表明“区域名称”的指定成功。 (二)将Excel数据导入到Outlook联系人中 1. 启动Outlook 2003，此时应该已经配置好了帐户信息。选择菜单“文件?导入和导出”命令，打开“导入和导出向导”对话框，由于我们需要将Excel中的 数据导入到 Outlook，因此在列表框中选择“从另一程序或文件导入”选项，单击“下一步”按钮(图 2)。 2. 进入“导入文件”对话框，选择文件类型为“Microsoft Excel”，单击“下一步”按钮(图 3)。 3. 接着单击“浏览”按钮，通过“浏览”对话框，定位到存放“客户通讯录.xls”Excel工作薄文件的位置，选中它并确定，单击“下一步”按钮(图 4)。 4. 选择导入的目标文件夹为“联系人”，单击“下一步”按钮(图 5)。 5. 这里是最重要的一步，我们需要在这里进行字段的映射。单击“映射自定义字段”按钮，打开“映射自定义字段”对话框(图 6)。 6. 通过该对话框可以看到，如果“客户通讯数据”中和Outlook联系人完全相同的字段，Outlook会自动建立映射。如“姓名”字段和“单位”字段(图 7)。没有自动建立映射的，就需要我们手动建立，否则导入的数据就不完全。 7. 自定义映射的方法为:在左边的列表框中选中一个字段如“手机”，按住鼠标左键不放，拖拉到右边列表框中与该字段含义相同的字段的右边，“手机”字段应该拖动到“移 动电话”字段右边。用同样的方法建立其它自定义字段，完成后的效果如下图(图 8)。 8. 检查一下，确定无误之后，依次单击“确定”按钮和“完成”按钮，立即出现导入数据的进度提示，一会之后完成。我们进入“联系人”选项卡，可以看到Excel“客户通讯数据”已经成功导入Outlook联系人(图 9)，以后就可以方便地使用它们 和客户进行联系了。 注意:以上的excel联系人导入到outlook中，之所以经过了这么多步骤，完全是因为每份excel联系人资料都是由不同的人编写的，所以格式不一，但是假如excel联系人是从outlook导出的,那么在导入outlook的时候非常快捷，大家自己可以验证。 二、将Outlook联系人信息导出到Excel打印和备份 应用目标:实际工作中，有时需要将联系人信息导出到Excel打印或备份，同样利用Outlook的“导入与导出”功能可以实现。 操作所需文件:在前面操作的基础上进行 操作方法: 1. 启动Outlook 2003，选择菜单“文件?导入和导出”命令，打开“导入和导出向导”对话框，由于是需要导出数据，因此在列表框中选择“导出到一个文件”项，单击“下一步”按钮(图 10)。 2. 在“导出到文件”对话框中，选择创建文件的类型为“Microsoft Excel”，然后单击“下一步”按钮(图 11)。 3. 接着选择导出文件夹的位置为“联系人”,单击“下一步”按钮(图 12)。 4. 接下来为导出的文件指定一个路径和名称，单击“下一步”按钮，在这里仿照前面的方法映射好自定义的字段后，单击“完成”按钮，一会之后数据就导出为Excel格式并存放在你指定的位置了。 最后说一句:我从不相信雷德蒙软件巨头会做出弱智的软件，每个软件都有特定的实现目标，也许是我们理解错误，或者更可能是软件太复杂，我们根本就不看说明文字。 附件 描述:图1 描述:图2 描述:图3 描述:图4 描述:图5 描述:图6 描述:图7 描述:图8 描述:图9 描述:图10