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(最新)现在秘书学课件 现代秘书学 现代秘书学 第一章 绪论 第一节 秘书学的产生与发展 一、秘书的产生 诞生于20世纪80年代初,秘书学的产生与发展主要体现在以下几个方面, 1.科学的创新与代表者 2.学科技术是时代的必然产物 3.学科定义与研究对象 4.独特的研究方法 二、秘书学的发展 ,一,.秘书职业的发展转变 2.从偏重办文办会办事转变为既办文办会办事又出谋划策 3.从收发传递信件到综合处理信件 4.从单凭老经验办事到科学化管理 2011.12.25 第 1 页 现代秘书学 5.从被动服务到主动服务 ,二,建立秘书学 1.20世纪80年代初,秘书学专业在高校建立,秘书教研工作取得教研成果。 ,三,秘书职业化的初步形成 《秘书职业鉴定试 工作方法》 1,1998年6月 2.2000年3月 《招聘技术工作从业人员规定》 3.2000年7月 秘书与其他一些职业必须持证上岗。 ,四,国内国外秘书学 1.1985,“政务办公自动化系统” 国内 2.1976,《韦氏秘书手册》 国外 第二节 秘书学的研究对象、内容与范围 一、秘书学含义 ,一,广义 理论秘书学、应用秘书学、秘书教育学、历史秘书学 ,秘书学是以秘书工作为主要研究对象,旨在探寻、揭示秘书工作规律的一门综 合性,或边缘性,的应用科学。, 2011.12.25 第 2 页 现代秘书学 (二)区别概念 秘书职业,秘书能够稳定从事并赖以生活的工作,即专业的非专业性的工作。 职业化,指从组织上、 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 上及用人机制上这一专业的非专业性的工作形成 的管理体系,明确职工范围,有完善的专业教育和培训制度,有专业的考核 评定和有效的选拔用人机制。 二、秘书工作是秘书学的研究对象 1.涵义,秘书学研究秘书工作,是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的一门科学。 2.秘书和秘书机构是秘书学的研究对象。 3.辅助管理活动是秘书学研究的对象。 4.秘书工作活动规律是秘书学的研究对象。 ,总而言之,秘书学就是研究秘书工作和秘书活动特性和规律的科学。, ,秘书机构及其职能,秘书工作内容,秘书工作渊源、演变及其发展趋势,秘书人才及其培养机制, 三、秘书学科的性质及其相关学科的关系 ,一,秘书学科的性质 2011.12.25 第 3 页 现代秘书学 综合性、应用性、开放性 ,二,秘书学科与其他学科的关系 1.管理学与秘书学有很多内容是相互交叉又相互契合的。 2.行政学与秘书学也有交叉之处。 3.文书学,或者公文学,与秘书学更有诸多重叠和直接联系。 4.档案学、公关关系学、行政法学、决策学、信息学等等也是秘书学的相邻学科。 5.写作学与秘书学是相互联系的。 四、秘书学的研究方法 1.理论与实践相结合的方法 2.实践方法 3.归纳的方法 4.借用相关学科的方法 第三节 秘书工作和秘书学 一、秘书学的含义 秘书学是以秘书工作为主要研究对象,旨在探寻、揭示秘书工作规律的一 门综合性或边缘性的应用科学。 2011.12.25 第 4 页 现代秘书学 二、秘书工作的内容 ,一,秘书工作的涵义 1.狭义的秘书工作 通常是指机关单位的秘书,办公,部门管辖的工作,偏重于文字机要和调研信 息工作。 2.广义的秘书工作 包括秘书工作范畴、系统所属的全部工作。 ,二, 内容 1.辅助决策 2.调查研究 3.信息收集 4.文书处理和撰制 5.组织协调 6.会务办理 7.信访办理 8.文书立卷 2011.12.25 第 5 页 现代秘书学 9.督促检查 10.机要保密 11.其他事宜 ,三,秘书工作的特点和作用 1.秘书工作的特点 ,1,秘书工作的本质属性是,辅助性、从属性 ,2,具体特点, 1?服务性 政治服务、工作服务、后勤服务、技术服务 ?综合性 ?政治性 ?机要性 2,秘书工作的作用 ,1,枢纽作用 ,2,助手作用 ,3,参谋作用 2011.12.25 第 6 页 现代秘书学 ,4,协调作用 ,5,信息作用 ,6,督查作用 三、秘书的分类 1.按照秘书的来源和对象分,公务秘书和私人秘书 2.按照秘书的性质来分,党务秘书、企业秘书、商务秘书 3.按照秘书的业务内容分,行政秘书、机要秘书、外文秘书、会议秘书、生活秘 书等 4.根据服务管理者的高低分,处级秘书、中级秘书、高级秘书,主要研究对象, 第二章 老师额外讲的——秘书 第一节 秘书职业的特点 一、秘书工作发展的现状 1.秘书工作职业化 2.秘书技能专业化 ,1,秘书知识的专业知识和秘书工作专业知识并重的人才 2011.12.25 第 7 页 现代秘书学 ,2,既重视秘书工作专业化和秘书所载领域的专业化 3,秘书的办公科学化 信息时代的到来,以计算机为代表的信息处理技术的进步为秘书办公工作提 供了极大的方便。 4,秘书职业低龄化 5.秘书工作女性化 6.秘书从业资格化 二、秘书职业的特点 广泛性、近身性、服务性、从属性 三、中国秘书的职业化 1.实现职业化的条件 2.较为明确的职责范围 3.有系统的管理体系 4.有完善的用人机制和培训机制 四、中国秘书职业化的表现 1.职业资格认证的全面推升 2011.12.25 第 8 页 现代秘书学 2.专业性组织和秘书服务机构的涌现 3.商务秘书成为秘书职业队伍的主体 4.秘书劳动价值具有商品意义 五、影响因素 传统的秘书观念 六、中国秘书职业化的途径 1. 加大对秘书职业化的宣传 2. 制定法规,完善监督体制 3. 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 秘书上岗制度,严格职业准入 4. 深化秘书学理论研究和秘书职业化 思考题, 1. 什么是秘书, 2. 《秘书国家职业 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 》对秘书的定义是什么, 3. 中国古代秘书成为有哪些, 4. 简述中国秘书职业的分类, 2011.12.25 第 9 页 现代秘书学 秘书职业的特点有哪些, 第二章 老师额外讲的—— 秘书机构 第一节 秘书机构及其设置 一、 秘书机构的含义与特点 ,一,秘书机构的的含义 1.各种各类的社会组织中为领导机构或领导处置综合事务的办公机构。 区别,秘书机构和秘书部门 2.秘书机构的广义 是指处于社会组织内部的综合枢纽地位,直接隶属于组织领导,全面辅助领导和 领导机关工作的部门。 ,二,秘书机构的特点 1. 综合性 2. 附属性 二、 秘书机构设置的原则 ,一,适应性原则 ,二,综合管理愿则 ,三,统一高效原则 ,四,相对稳定原则 &秘书团队群体的特征, 1. 整个团队有共同行动目标 2011.12.25 第 10 页 现代秘书学 2. 每个成员在群体中有一定地位、责任和义务 3. 有共同遵守的群体行动标准 4. 成员之间又相互依存的关系,并能产生相互影响。 &要能优化组合, “优化”包括两层意思, 要异质结合,合理分工 遵循动态原则 三、 秘书机构设置的程序 ,一,搭建组织结构 ,二,明确部门和人员职责 ,三,组织秘书团队 四、 秘书队员的异质结合 1. 类型结构优化 智囊型、秀才型、公关事务性、技术性、善于理财型 &秘书学的七大类型, 参谋性、秀才型、办事型、公关型、技术型、财经型、综合型 2. 智能结构优化 有的侧重于理论知识 有的侧重于实践知识 3. 年龄结构的优化 老秘书阅历丰富、功底深厚 中年秘书年富力强,判断力强 2011.12.25 第 11 页 现代秘书学 年轻秘书亲切指教和气,青春活力 4. 秘书结构的优化 5. 性别结构优化 ,1, 男性擅长于逻辑思维、分析、比较、概括力强、有竞争性、独立性强 和专职性 ,2, 女性擅长于思维,感情细腻、善于体贴、有程序性、固定性 第二节 秘书机构的组织形式 一、 秘书机构的名称 ,一,办公室或办公厅 主要是党政机关的秘书机构 ,1, 广义,机关、单位或首长的名称+办公室 ,2, 狭义,办公室 ,二,秘书处 社会团体以及临时型的秘书机构 命名,秘书处 办公厅、办公室下设机构、秘书局、秘书室、秘书科 ,三,以秘书机构承担具体职能命名 信访办事厅、保密局、政策研究室 ,四,企事业的秘书机构 行政部、行政总裁 二、秘书机构组织类型 ,一,综理制,秘书机构的模式,又称为总体办公室机构模式,是以组织和 2011.12.25 第 12 页 现代秘书学 领导办公运转的整体需要为原则而设立的统一的办公室机构。 ,二,分理制 是一种智能分型模式,是为适应现代管理的日趋复杂、分工渐细而需要个部门相互协调而形成的秘书机构组织形式。适用于已经成熟且相互合作的部门 ,三,单一制 又称职能统兼模式,或称“秘书岗位”。是指指具有一名专职或者兼职秘书直接接受领导指示。 三、各级各类秘书机构 1.根据机构设置时限不同,常设秘书机构、临时性秘书机构 2.根据组织系统,党委系统、政府系统、人大系统、政协系统、军队系统、企业系统、事业系统 3.根据管理层次,中央、省、市、县、镇、乡 4.根据组织类型不同,综理制、单一制、分理制 第三节 秘书机构的管理及其规范 一、 秘书机构的管理原理 1. 组织关系理念,符合组织运转的职能, 2. 人本理念,按照知识结构、性别结构、年龄结构、技术结构达到优化, 3. 系统理念 4. 效能理念 ,1, 条条关系 ,2, 块块关系 2011.12.25 第 13 页 现代秘书学 ,3, 无隶属关系 二、秘书机构的规范 ,一,秘书机构规范的特点 严格性、完整性、细致性 ,二,秘书机构规范的作用 1.具有导向作用,指示了秘书机构及其人员的工作方式和行为准则的导向, 2.具有评价作用,规范了作为秘书活动的标尺,用来衡量秘书机构及其人员工作是否合法、高效,为评判和鉴定提供客观标准,具有评价作用。, 3.具有提高秘书工作效率的作用,规范的形成将秘书活动纳入规范化管理轨迹,由主观随意的“人治”转化为“法制”,具有提高秘书工作效率的作用。 ,三,秘书机构规范的类别 1.基本规范,归家基本法律法规、行政法规 2.职业规范,秘书工作制定了一系列准则和规定 三、秘书机构的管理 1.制度和程序管理 2.环境管理 ,1,环境管理分为,物质环境管理 精神环境管理 3.人员管理 (1)秘书选拔和任用 坚持德才兼备的原则,参照国家公务员录用标准或者人才资源部门制定的录 2011.12.25 第 14 页 现代秘书学 用管理型人才的标准,公开招聘方式选拔秘书。 思考训练与教学互动 1) 秘书机构的特点体现在哪些方面。 2) 秘书机构的设置必须遵循哪些原则, 3) 怎样理解秘书机构设置的科学合理性。 4) 政府机关与企业的秘书机构预设值有哪些不同。 第三章 秘书资格 第一节 秘书素养 一、 秘书的精神素养 ,一,秘书的思想政治素养 1. 提高思想政治水平 只有提高政治理论水平,才能在具体工作中,做好领导参谋的工作和助手, 面对各种剥削利益的诱惑时才能坚持的原则。 2. 树立法制观念 3. 把握政策导向 ,二,秘书的职业道德与作风修养 1. 秘书的职业道德内容 ,1, 涵义,是指从事一定职业的人在其本职工作中所遵循的具备职业特点 的道德准则。 ?刚当配角 ?严守机密 ?实事求是 2011.12.25 第 15 页 现代秘书学 ?不卑不亢 ?诚实守信 ? 忠于职守,A大而言之是忠于党,忠于国家和人民利益,小而言之。要 忠于本单位本机关的政治利益和经济利益。B爱岗敬业,工作认真,办 事负责。C 辅佐领导,甘当配角, 严守机密,不该知道的秘密不要打听,不该说的秘密绝对不说,不得不? 在不利于保密的场合谈论机密,私人笔记本不记党和国家机密,未经领 导批准,不得随身携带机关机密文件,私人通信、通电话,不得涉及党 和国家的机密, 善于合作,A谦虚谨慎,宽容大度B强化愉悦的合作体验,发展和他人? 俄合作关系, 恪守信用,信用;就是一种新手城落的责任感,就是行为之后果负责的道? 德感, 文明礼貌 ? 廉洁奉公 ? 秘书人员的职业道德,应遵循的准则, 2. 继承和发展的原则 1) 以社会公德为指导的原则 2) 遵循秘书工作性质的原则 3) 2.秘书的作风修养 1,雷厉风行 , ,2,谦虚谨慎 2011.12.25 第 16 页 现代秘书学 ,3,勤奋耐劳 ,4,思路清晰 ,5,严谨细致 第二节 秘书的知识和能力 一、 秘书的知识素养 ,一,秘书的知识机构 1. 秘书知识结构体系的原则 ,1, 适应性原则 两方面的要求,?秘书的知识应当与秘书的岗位职责相适应 ?还应当与秘书所在的组织的业务特点相适应 ,2, 比例性原则 是指根据各种知识在秘书工作中所使用的频率来确定其在秘书知识结构体系中的比例。 ,3, 动态性原则 是指根据秘书知识结构应当随着时代的发展和环境的变幻不断调节和更新,使之适应工作的需要。 ,二,秘书知识结构 1.基础知识,理论知识、语言文学知识、历史地理知识、法律知识、办公自动化知识 2.专业知识,秘书学、文书学、档案学、应用写作知识、公共关系学等知识 3.相关知识,领导科学、管理学、经济学、心理学以及社会学、伦理学、决策学、资讯学、统计学、新闻学、传播学、文学、美学等 2011.12.25 第 17 页 现代秘书学 ,三,秘书的文化修养 1.文学修养 2.史学修养 3.艺术修养 二、秘书的能力修养 ,一,基础能力修养 观察力、注意力、记忆力、思维力、社交能力 ,二,专业能力 、办事能力、管理能力、应变能力 1. 表达能力,口头表达能力和文字表达能力 2. 办事能力 ,1, 集中体现在辅助决策和组织实施两个方面 ,2, 秘书人员较好的办事能力 A:弄清职权范围 B:讲究工作方法 C:有较强的应变能力 3. 管理能力 ,1, 保持良好的清醒的头脑,要懂得统筹发展,能够合理分配时间和物品。 ,2, 随时掌握新进的管理理念和管理方法,以便使所有的人。材、物能够 最大限度发挥作用。 4. 应变能力 5. 社交能力 (1) 讲究文明礼貌,以得体的装扮和文雅的举止给对方一个良好的印象。 2011.12.25 第 18 页 现代秘书学 (2) 要对自己和他人有个准确地定位。 ,三,基本技能 1. 快速记录的能力 2. 用现代化办公设备的操作能力 3. 网络办公技能 用互联网、局域网等网络的时候处理各种事务。秘书必须熟练地掌握收 集引擎、电子邮箱、视频会议等现代的网络办公。 4. 常用办公软件的使用技能 第三节 秘书的心理素质和性格特征 一、 秘书的心理素质 ,一,秘书的个性心理 1. 动机 2. 兴趣 3. 意志 4. 情绪 5. 气质 ,二,秘书的心理障碍及调节 自卑、自负、嫉妒、焦虑、厌烦 二、秘书的性格特征 思考训练与教学活动 1. 秘书的精神素养包括哪些内容,如何提高秘书的精神素养, 2. 秘书的知识结构有那几部分组成, 2011.12.25 第 19 页 现代秘书学 3. 秘书的能力素养的具体内容是什么, 4. 秘书应该具有什么样心理素质和性格特征, 第四章 秘书职能 第一节 秘书职能的概述 一、 秘书职能的涵义 在组织管理过程中,秘书所承担的职责和应发挥的作用总体功能。 1. 从客观规定了秘书的工作方向、活动方向和办事标准。 2. 概念区分 (1) 秘书工作,是秘书职能具体体现,秘书职能是对秘书工作的抽象概括。 (2) 秘书实务,着重只秘书工作的具体内容和方法。属于操作层面上的具体 秘书实务。且因为主管或者组织的不同而各有不同。 二、秘书职能的认定 ,一,既有观点 常崇宜,《秘书概论》辽宁教育出版社2007年版,是党政机关秘书部门的职能有文书撰写与处理行政与后勤保障、信息处理、综合协调、督促检查、“不管部“等六大系列。 律法成、方国雄,《秘书学基本原理》,兰州大学出版社1992年版,秘书活动的综合职能包括处理信息、辅助决策、协调关系、督促检查。 董继超,《普通秘书学》中央广电社11997年版 (二, 秘书职能的认定要领 1.应该明确秘书职能的主体,“秘书”作为主体 2.秘书机构、秘书工作、秘书三部分组成 2011.12.25 第 20 页 现代秘书学 3. 秘书的基本职能应当是秘书具备的职责、作用和功能, 办理事务、沟通协调、辅助决策、督促检查构成秘书的基本职能,新出 现的职能,拾遗补缺, 第二节 秘书的基本职能 一、 办理事务 ,一,办理事务的概述 1. 涵义;指秘书以辅助决策、管理政务为核心,操作和管理办公的相关事务。 2. 事务与政务的区别概念 (1) 事务,指所做或者要做的事情,通常较为琐碎,涉及面较小。,指秘书主体直接作用与具体事务的劳作过程。如电话事务、文书事务、会议事务 等等, (2) 政务,主要指决策与指挥,关系格局的事务。,是指从事具有全局性和战 略性的公务活动。如决策、指挥、控制等等, (3) 秘书实务与政务的关系 政务是秘书实务的统率和灵魂。偏离政务,秘书实务就会迷失方向,离开秘书实务,办理政务就无从开展,管理将失去基础。 办理事务也是实现沟通协调、辅助决策、督促检查等秘书职能的必要前提,秘书的一切职能只有沟通相应的事务才能实现。 ,二,办理事务职能的体现, 事务办理是组织有效运转的重要条件。 1. 事务办理是协助领导决策的重要途径。 2. 事务办理时是发挥参谋作用的装药前提。 3. 2011.12.25 第 21 页 现代秘书学 ,三,办理事务的特点 1. 服务性,为领导和机关服务,辅助领导执行管理,是秘书办理事务的根 本目的。 2. 繁复性,办理事务涉及面很广,工作头绪多,繁杂性。重复性强。 3. 广泛性,内容非常广泛,除领导和各种职能的业务外。其他一切程序性 的入场工作、生活服务工作,均划分为办理事务的范畴。 4. 琐碎性,秘书实务办理涉及单位、领导和员工的工作、学习方面等方面, 很多事情极为琐碎。 ,四,办理事务的职能基础 1. 便于全面服务 2. 便于综合协调。 ,五,办理事务的原则 1. 规范性原则 约定性规范类和法定性规范类 2. 协调性原则 秘书实务往往涉及很多方面,需要搞好综合协调,正所谓“七分办事三分协调”。 3. 服务性原则 服务性是指秘书从属性和辅助性特定的集中体现,秘书办理事务其实就是服务。 4. 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 性原则 5.要具有政策性 要有公关性 6. 2011.12.25 第 22 页 现代秘书学 二、沟通协调 ,一,涵义 1.沟通与协调的涵义 沟通,信息的传递与交流。 协调,通过协商、调解,达到和谐的统一。,从管理学角度来看,协调就是指管理者从系统整体出发,运用各种手段,正确地、妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系,为实现系统目标而共同奋斗的一种管理职能。从一定 意义上讲,领导就是管理,领导和管理活动就是协调,组织实施领导人物和 管理目标就是协调。, 2.沟通协调的含义 指沟通信息,通报情况,协调关系,解决矛盾。 3. 沟通协调的职能目标 各种力量能够充分调动起来,互相配合。同心协力完成既定的任务。 各种资源合理配置,合理使用实现资源利用的效益最大化。 ,二,沟通协调的特点 1. 综合性 表现自以下几个方面, 一是沟通协调课题的综合性 二是沟通协调事项的综合性 三是沟通协调过程的综合性 2. 疏导性 秘书的协调工作主要是依赖领导的收益与授权,受领导意图的支配。在领 2011.12.25 第 23 页 现代秘书学 导授权范围内实施沟通协调的职能。 ,三,沟通协调的特点 领导协调的特点, 全局性 1. 层次性 2. 科学性 3. ,1, 做好调查研究,掌握信息情报才能正确判断问题的性质情况,加 以协调。 ,2, 要掌握正确的理论和方针政策。依照法律办事。 ,3, 要讲究科学的步骤方法。 4.权威性 5.提前性 秘书协调的特点, 秘书协调必须注意签署领导协调的“五性” 1. 秘书应当把握好自己在协调中的位置 2. 秘书还应掌握协调的事项重点 3. ,四,沟通协调职能的基础 1. 地位优势 2. 信息优势 ,五,沟通协调的原则 1. 服从全局的原则 2. 协商解决原则 2011.12.25 第 24 页 现代秘书学 3. 分级归口原则 秘书应当职责分明,该哪一级协调,该哪个组织系统协调,不应该越级跨行工作。 ,六,沟通协调的方法 信息协调——通气法 1. 制度协调——规范法 2. 会议协调——交流法 3. 个别协商——疏导法或者牵线搭桥法 4. 其他,行政方法、经济方法、法律方法 5. 三、辅助决策 ,一,涵义 1.决策就是人们在社会实践过程中所寻求并实现某种最优化预定目标的活动。 2.狭义与广义 狭义,决策指在行动之前做出的决定或者说对若干行动方案作出最后选择。 广义,决策被理解成一个过程,包括决策的决定,又包括决策的实现,秘书辅助决策,是秘书从知识、能力、经验和经理等方面给予领导决策辅助,以提高决策的科学性与贯彻落实的时效性。 3辅助决策的涵义 就是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。它包括决策前的秘书工作、决策中的秘书工作和决策后的秘书工作,及决策过程中的各项辅助行为。 2011.12.25 第 25 页 现代秘书学 ,二,辅助决策秘书人员具有的素质 1.具有战略意识 2.要有信息观念 3.要有效益观念 4.要有全局观念 5.要有创新精神 6.要有科学的素养 7.要有多谋善断的能力 ,三,辅助决策的特点 1.辅助决策与辅助实施相结合 2.全面系统与随机辅助相结合 3.无责辅助与责任辅助相结合 1.全局性 2.贯穿性 3.综合协调性 4.事务性与经常性 ,四,辅助决策的职能基础 1.便于为决策提供有效的依据 2.便于加强决策实施的进程 3.便于促进决策的优化 ,五,辅助决策的原则 1.定位原则 2011.12.25 第 26 页 现代秘书学 秘书始终将自己置于“辅助”的位置上,在秘书的职责范围内发挥参谋助手作用,不能越位,做到做谋不断 2.超前原则 决策是对未来行动的决策。决策的全过程都伴随着不确定性和风险性。 “四个超前”a,超前于领导的要求,提前准备好提案。 b,超前于决策制定时限,提供决策科学依据。 c: 超前考虑决策实施措施,便于下属执行。 d,超前做好决策有关的各项事务性工作,确保政策制定与实施的及时和顺利。 3.信息原则 4. 协调原则 组织协调,人际协调,程序协调,事务协调 5. 谏诤原则 四、督促检查 ,一,督促检查概述 1.含义,对决策实施的监督、督促、检验和查看,是促使决策落实的关键环节。组织管理,一方面要做出决策,另一方面要抓落实,抓落实就要进行督促检查,这已经成为秘书的重要职能了。 ,二,督促检查的职能基础 1.便于全面理解决策要求 秘书直接辅助决策的全过程,从决策信息收集、整理、判断到模拟可行方案,再到决策方案成文,秘书对决策的背景、目的、内容和市值都全面地 2011.12.25 第 27 页 现代秘书学 了解。 2.可综合信息处理手段 督促检查需要综合处理信息,形成督促检查的成果。秘书所处的位置,便于综合处理信息,尽快形成督促检查成果。 3. 便于及时准确的反馈督促检查情况 与领导保持密切的信息沟通,便于及时准确地向领导反馈督促检查的情况,避免引出层层转报造成的时机贻误和信息失真等情况。 ,三,督促检查的特点 1. 权威性 是受命与领导或者上级组织,秘书代表上级组织或者领导催促有关组织或者部门进行处理、落实。具有较强的严肃性和权威性。 2. 时限性 秘书督促检查一般都有很强的时限性。 3. 间接性 秘书督促检查一般不直接参与决策的执行,而是秘书主要着力于了解情况,研究问题,从旁督促决策执行。 4. 实效性 督促检查的目的是为了改变“布置多检查少“的状况,推动决策的贯彻落实,因而注重实际效果。 (四)督促检查的原则 1.领导负责分级承办原则 对上司负责,分解任务,分级承办 2011.12.25 第 28 页 现代秘书学 2.督促与检查相结合的原则 督促偏重于决策的执行的及时性,检查偏重于决策的执行结果。 3.以点带面的原则 一要做到抓重要决策事项,一查到底,有查必补。 二要抓住决策的典型事件,总结经验,树立典型,指导和推动面上的决策实施,促进全面工作,提高督促工作效率。 4.实事求是原则 坚持实事求是原则,是做好督促检查工作的基础。督促检查工作人员必须深入实际,调查研究,全面准确地反映决策实施的问题。 五、拾遗补缺 ,一,涵义 指秘书为尽到辅助领导实现组织管理目标的职责,对组织进行中的新情况、新问题和遗漏缺失,采取措施,弥补空缺,优化工作,力争管理和谐而实施的查漏补缺行为。 )拾遗补缺的基础 (二 1.便于发现遗漏和空缺 办公室是组织管理信息的汇聚之地。秘书又是综合处理管理信息的责任人,并要以辅助领导实施组织最优原则为管理目标。 2,便于报告请示领导 秘书是领导的近身助手,便于及时报告,请示新情况,新事项或者疏漏。秘书是领导的“左右手”。位居领导近身,也便于把无人管的事务,交给秘书办理。 3.便于调动办公室资源 2011.12.25 第 29 页 现代秘书学 ,三,拾遗补缺的特点 1.常态性 客观事物运动变化的绝对性和复杂多样性,使组织和管理必然会出现新情况、新问题。 2.不管性 组织管理部门各机构部门有明确的界限,当新问题出现时,已有的职能部门或者员工难以承担的工作、又来不及的或者不足以设立相应机构,使会出现各个部门或者员工不与管理的状态。 3.报请性 当新情况、新问题出现的时候,秘书一方面要有拾遗 补缺的意识,及时做好心理准备,另一方面必须向领导汇报,请示,得到肯定或者认可以后,加以补缺。 4.尽责性 秘书要尽职尽责,忠诚服务的精神,才能积极面对新、新问题,主动寻找组织管理的疏漏、缺失,不能将他人不管,也无明确考评标准的管理新事务、遗漏或者缺失做好。 ,四,拾遗补缺原则 1. 管理目标原则 管理目标分为组织管理、管理目标、领导管理目标,组织全体成员利益目 标等。从各方面管理目标可以进行思考。 2. 职责空缺原则 第三节 秘书职能的实现 2011.12.25 第 30 页 现代秘书学 一、 日常事务工作 ,一,办公室的管理 1. 办公室的涵义 秘书工作机构,是设在领导身边直接领导服务的综合部门,这里所指“办 公室”,偏指办公处所。 2.秘书管理办公室,就是对包括办公环境、办公用品、办公器具和设备、物业、小额现金等的管理以及办公室的管理。 ,二,保密工作 1.保密工作的涵义,组织及其成员保守秘密所采取的手段和措施。 2.主要内容,保密立法、建立键全保密 规章制度 食品安全规章制度下载关于安全生产规章制度关于行政管理规章制度保证食品安全的规章制度范本关于公司规章制度 、保密督查、保密宣 传教育、开展保密工作的理论研究以及研制开发防泄密和窃听技术设 备等。 ,三,接待工作 1.按对象分,内宾接待和外宾接待 2.任务要求分, ,四,通信工作 1.主要工作范畴,通信工作制度的建立健全,通信设备的计划和采购以及日常维护国内罕见与特快专递的收发,电子邮件的合理使用等,随着电信技术的迅猛发展,秘书通信工作需要智能化和高效益化。 ,五,印信工作 即印章和介绍信的工作 1.印章的作用 2011.12.25 第 31 页 现代秘书学 一是权威作用 二是凭借的作用 三是标志的作用 2.印章的种类 一是组织的公章 二是组织领导人因工作需要而克制的个人签名章 三是秘书机构的印章 3.秘书印章管理工作的内容 印章的刻制、颁发、启用、保管、使用、停用六大环节。 4.介绍信 是介绍组织成员出外办理有关公文并证明其身份的一种凭证。从写作格式来看,主要有便函式和固定式两种。 ,六,值班工作 1. 工作形式 一是常设机构 二是间歇性值班 三是临时性值班 2. 工作内容,主要, 指定值班制度,安排和管理相关值班人员,反馈值班信息,安排临时意 见、承办临时事项,处理突发事件,安全保卫和编写值班材料。 (七)安排领导和组织活动 1.含义,就是对于领导的会议、面谈、出差、访问和组织的各项活动做出计 2011.12.25 第 32 页 现代秘书学 划督促实行和必要时调整所从事的一系列工作。 2.分类,调查工作,调查研究,参观学习,考擦浏览等等 3.注意事项,工作重点集中在对领导及组织活动的安排与协调上面。秘书应当遵循适时适当适事的原则做好这项工作。同时注意活动安排中的原则性和灵活性相结合。 二、专项工作 ,一,会务工作 1.会议,即是汇聚到一起,进行商务、讨论问题的一种重要管理手段,达到集思广益的目的。 2.工作任务,会前做好起草与制作会议文件,拟写和分发会议通知,选择和布置会场等准备工作,会中严密组织各项活动,要周到的搞好服务,会后妥善的处理清退、结算等事宜,做好会议精神等工作。 ,二,信息工作 1.主要内容 信息的收集、整理、筛选与鉴别、提炼与利用、分类与储存、传递等一系列活动。秘书信息的工作重点是信息的收集与加工。通过收发信息、研究信息,协助领导遇见事务的发展趋势。 2.秘书应该具备的五种能力 信息获取能力、信息选择能力、信息预测能力、信息处理能力、信息运用能力 ,三,调查研究 1. 涵义,调查通过各种方式和手段,有目的的了解和掌握客观事物实际 2011.12.25 第 33 页 现代秘书学 情况的感性认识活动。研究是对调查所获得的材料进行的科学的分析综合,从中把握客观事物的内在本质及其发展规律,得出正确的结论的认知活动。 2. 研究与调查的关系,?调查是研究的前提和基础 ?研究是调查的发展和升华。 3. 与其他部门调查研究的区别 ,1,调研任务的指定性 ,2,调研内容的广泛性 (3)调研的时限性。 ,四,文书处理 1.涵义,就是遵循文书处理的原则,按照既定的原则,运用科学合法方法对文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所开展的一系列衔接的工作。 2.内容 一是发文处理。包括文书的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记分发等工作。 二是收文处理。包括收进文件的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等等程序。 三是文书的管理。包括文书的日常管理和文书的立卷和归档工作 。 四是文书的保密意识。 ,五,档案管理 1.内设档案机构 2011.12.25 第 34 页 现代秘书学 主要职责集中统一管理本组织形成的各种各类、各种题材档案,为组织工作服务。 2.基本任务 一是对本组织文书部门或业务部门档案工作进行指导、监督和检查。 二是接受和保管本组织个单位接来的档案资料,进行必要的整理、鉴定、统计、 编目和研究。 三是积极开展档案开发和利用工作。 四是收集和管理内部专用档案。 五是档案的移交,要定期将其具有长远保存价值的档案移交档案 馆。 ,六,信访工作 1.涵义,是公民、法人或者组织书信、电子邮件、传真、电话、走访形式,依法 向行政机关、企事业单位反映情况,提出意见、建议或者申诉冤屈, 检举控告等等,党政机关企事业单位专设部门或专职人员已处理的 一系列活动过程。 2.机构,专门的信访部门是秘书机构的组成部分,不设专门的信访部门的组织,接受来信和接受采访的工作,一般是由秘书承担。秘书承担或者参与信访工作,是由秘书辅助决策的职能体现,也是有秘书机构的综合性质和枢纽地位决定的。 3.工作的内容与程序,信访登记、告知、受理、办理、复查与复核、督办、立卷 归档以及处理各种特殊的信访事项工作。 三、领导交办工作 ,一,文书的拟写 1.涵义,指文书的起草、修改与审阅,是秘书根据领导授意代组织立言,体现领 2011.12.25 第 35 页 现代秘书学 导意图与愿望的写作活动 2.秘书拟写文书的特点 一是被动写作 二是群体写作 三是针对性强,即是定向专题写作。 四是政策性强。秘书拟写的文书既要以党和国家的路线、方针、政策为依据,又 要能够提出政策性强、便于基层执行的指令。 (二)督查工作 1.目的和意义,是监督检查工作的简称。是为了能够规格按照法律法规办事,保 障有关政策方针的贯彻实施,切实实现政令畅通,令行禁止。 2.基本任务 一是上级领导机关的决策和重大工作部署下达后,对贯彻实施情况的监督和检 查,以及信息反馈。 二是对应办理的文件和会议决定事项进行催办和落实。 三是对需要查办的问题,请有关地区和部门检查解决。 四是对领导交办的其他事项进行监督办理。 3.与专门办案机构的区别 一方面,秘书的督查代表领导,在获得了领导授权的前提下进行的。另一方面,秘书的督促工作,重点是在于围绕重要指令和中心工作,抓大事,要事和久拖不决的事情。 而纪检委工作是作为一种内部力量解决,公检法是已经违法的,纪检部门不能解决的问题移交司法机关和公安机关相关部门来处理 2011.12.25 第 36 页 现代秘书学 ,三,协调工作 1.目的及涵义,是领导在组织管理中赋予秘书的协调职能的相关秘书机构开展协调工作有利于实施领导管理,保证政令畅通,有助于和谐组织内外人人际关系,增强组织的凝聚力和向心力。 2.工作内容 办文办会办事等业务活动中,能有效地维护组织机构整体系统中协调运转,秘书机构联系上下,沟通西面八方。 四、参谋辅助工作 1.目的和涵义,是秘书围绕领导决策要求,直接、适合、及时、提供智能辅助的一种职能活动,是一种近身、综合的参谋辅助,贯穿于领导管理活动的会程。秘书参谋潜隐性在领导者的政务管理者,因而属于深层职能。 2.工作环境 1) 经验性决策向现代科学决策转变 2) 个人决策向群体决策 3) 单纯性决策向定向和定量决策相结合 4) 单目标决策向多目标综合决策 思考题 1. 秘书职能的基本内容包括哪些, 2. 怎样理解秘书职能与秘书工作的关系, 3. 秘书工作的内容有哪些,怎样去理解秘书授权工作所谓内容特点和 要求, 第五章 秘书职能环境 2011.12.25 第 37 页 现代秘书学 第一节 秘书智能环境的内涵与作用 一、 秘书职能环境的内涵 指秘书发挥职能作用的环境,它是秘书职能活动的基础。 ,一, 秘书职能环境的三个层次 1. 秘书所在组织的外部环境 秘书在组织的外部环境是一个开放的,具有层次性的。各方面相互联系的庞大系统。它既包含国际国内政治、经济、科技、文化等大环境因素,又包括行业系统的地区环境小因素。 ,二, 秘书所在组织的内部系统 秘书所在组织内部环境是影响秘书职能活动的各种条件和因素的总和。组织 的内部环境是以实现工作职能的重要基础。秘书所在组织的内部环境是由以 下因素组成的, ,1, 组织的物质因素 ,2, 组织的结构因素 各组织的机构设置、人员构成。工作制度、组织目标与职责分配。 ,3, 组织动态运行要素 如组织的整体运行要素,运转的协调性,协作状况等 ,4, 组织的精神要素 各成员对组织的认可与热爱,对组织利益的理解,对组织规范的认同和组 织的团队精神。 ,三,秘书机构的内部环境 秘书机构的内部环境包括秘书机构的办公设施和办公任务构成与分工情况、管理 2011.12.25 第 38 页 现代秘书学 制度、人际关系和秘书机构内部精神要素。 营造秘书机构内部的良好环境,应具备哪些条款, 一是要有作风正派,经验丰富、具有良好指挥和协调能力的负责人。 二是要有健全的的工作制度。 三是要有合理的的分工合作体系,以形成高效的合作流程。 四是要有良好的信息处理,创建自动化、信息化办公系统。 五是要构建和谐的人际关系,形成秘书团队的向心力和凝聚力。 二、秘书职能环境的作用 ,一,秘书职能环境对秘书工作的规定作用 秘书职能环境对秘书工作的规定性主要在于, 第一 从社会环境来看,人从社会分工的细化,以及领导管理工作对秘书辅助和综合服务的需要决定了秘书工作与秘书职业的存在。 第二 从行业来看,政、商、工、农、文化、教育等不同行业环境,决定了秘书工作特定的辅助对象,工作内容以及运作方式,以对秘书素养的不同要求。 第三 从组织层次来看,不同层次的组织决定了秘书工作的不同运作方式与工作 任务的深度、广度 。 第四 从秘书岗位来看,不同岗位环境决定了秘书工作的不同服务对象和工作目标。如秘书岗位负责制、办公室秘书、机要秘书、文字秘书、档案秘书等相关工作。 ,二,秘书职能环境对秘书工作的导向作用。 秘书职能环境的导向性要求秘书, 第一 准确把握宏观大环境的发展方向。 2011.12.25 第 39 页 现代秘书学 第二 准确把握秘书行业系统、地区等小环境对于所在组织的业务要求。 第三 准确把组织和秘书结构的内部环境的具体工作方法。 ,三,秘书职能环境对秘书工作的激发作用。 人从事社会工作的动力来自于社会组织对其需要的满足。秘书职能环境能够具体的满足秘书的需要。因此,秘书职能环境对秘书工作具有激发性。 具体表现在以下几个方面, 1. 行政性激发 领导者依靠行政职权,配合指导,激励等手段,向秘书发出指令。要秘 书贯彻执行组建和领导意图。这能够直接激发秘书能力完成工作任务, 实现自我价值。 2. 诱导性激发。 功利性引导是工作管理实践中激发人的主观能动性的有效方法 3. 比较性激发 人们对自我价值的评价以及自我需要的满足感,往往会以周围的环境中 的特定对象为参照物。在秘书职能环境中,其他工作人员的工作业绩、 物质报酬、荣誉奖励等。都会对秘书产生比较性激发作用。在比较中, 秘书自我落后,就一定会落后,而奋起直追,认为自己是先进的,则势 必增加自信,继续努力。 第二节 秘书职能环境的适应与优化 一、 适应秘书职能环境的适应 ,一,秘书职能环境的特点 一是适应国际国内的宏观社会环境特点以及发展趋势 2011.12.25 第 40 页 现代秘书学 二是适应所在组织的行业环境的特点 三是适应所在组织的内部环境特点。 四是适应秘书机构的内部环境的特点。 五是适应具体秘书工作岗位的环境特点。 ,二,满足职能环境的需要 首先,秘书要满足领导工作的需求。例如领导下大调研课题,授命秘书 草拟计划方案。有时领导没有提出要求,秘书也可主动提出参谋建议,拾遗 补缺。 其次,秘书要满足组织日常办公事务。在日常办公事务中,秘书需要处 处留心,善于发现问题和分析问题,并且具有解决问题、协调矛盾的能力。 切实做好综合服务和跟踪服务,满足职能环境要求。 ,三,顺应职能环境的发展 在适应职能环境的特质,满足职能环境需要的适应过程中,存在着顺违职 环境发展趋势问题。 ,四,开发职能环境资源 适应职能环境的特点,满足职能环境需求,顺应职能环境的发展,都要以有利于充分、合理地利用开发职能环境资源,有利于实现组织目标为根本目标。 秘书在工作中开发职能环境资源要求注意以下几个方面, 第一 合理开发领导机构及领导人的影响力资源,领导机关和领导人的影响力既是领导机构和领导人开展组织工作的保障,又是秘书开展职能活动的基础性资源。 第二 注重开发职能环境中的信息资源。秘书发挥辅助决策职能作用的主要 2011.12.25 第 41 页 现代秘书学 依据就是信息。 第三 注重从协调各方面的关系开发职能环境中的能量整合资源。包括协调组织内部各机构的关系及协调组织与各类工作的公关关系的方面。有效的开发职能环境资源,有利于增加秘书工作的活力,大大提高秘书工作的效益,以便更好的辅助领导工作和组织管理工作。 二、秘书职能环境的优化 ,一,优化秘书职能环境的前提 首先,秘书要立足本职工作 其次,秘书要正确看待秘书职能环境。秘书要正确看待现实中的职能环境,既能够看懂职能环境中的不利的一面,也要能看懂有利的一面。 (二, 秘书职能环境的重点 关键在于优化与领导的主辅配合关系。优化秘书与领导的主辅关系,是优化秘书职能环境的重点。 (三)优化职能环境的基本途径 是在具体的工作中与有关方面的建议、维护和加强互相理解、信任和合作的 和谐关系。 三、秘书对职能环境障碍的排除 (一)排除信任障碍 首先,排除公众的信任障碍。 其次,排除工作能力造成的信任障碍。 再次,排除性格人品不好造成的信任障碍。 最后,排除误会造成的信任障碍。秘书要加强与各方面的交流,消除工作中的误 2011.12.25 第 42 页 现代秘书学 会。特别是在解释误会原谅的时候,要多进行自我批评。 ,三, 排除沟通障碍 1. 虚报信息 2. 信息网络不完整 3. 人际关系不和 ,四, 排除利益障碍 第三节 人际关系与秘书的人际关系 一、 人际关系 ,一,涵义 人际关系是指人与人之间学习、工作、生产交际等社会活动中发生的交往关系。 内容,主要是指人们通过在社会生活中的行为交往、语言交流等彼此了解融洽,在各种社会活动中相互合作、帮助、促进。这就要考虑人际关系的各种因素。克服人际交往中的障碍,采用适当的人际交往方式。 ,二,影响人际交往的因素 1. 距离的远近 一般成长正比关系。 2. 交往的频率 也是成正比关系 3. 态度的相似性 俗话说“物以类聚人以群分”,彼此的性格、兴趣、爱好相似,则容易亲近。 4. 情境因素 在某种特定的环境里,人容易接近和亲近。例如人在旅途中,异地遇同 2011.12.25 第 43 页 现代秘书学 乡等等。 5. 中介因素 ,三,人际交往中的障碍 1.心理障碍 2.语言障碍 ,1,客人口齿不清,说话啰嗦,缺乏条理,使用语言、方言土语是别人难以理解甚至不愿理解。 ,2,个人掌握的词汇不多,或者是语义概念不去了,难以准确而生动地表达自己的思想感情。 ,3,书面语言障碍。信函或者文件夹来往也是交流的重要方式。语句不通,文意晦涩,词不达意,书写潦草,标点有错误等都是严重的书面语言障碍。 3.地位障碍 ,1,地位高的人 ,2,地位低的人 4.物理障碍 这是指其他客观的物质因素。比如说电话中的杂音,电报邮件的故障,交通的不便,天气原因等等都可以影响人际交往的频率与效果。事实上,现代高科技的发展,使这些物理障碍对于人际交往的影响将会越来越少。 ,四,人际交往方式 1.语言 2.体态和身势 2011.12.25 第 44 页 现代秘书学 3.物质 物质交往是一种所谓的“礼尚往来”。 二、秘书人际关系 ,一,秘书人际关系的特征 1.秘书人际关系大多源自职业需要,具有公务性特征。 2.秘书人际关系如果是代表领导进行的,具有代表性特点。 3.秘书的人际关系具有多向性的特点。 ,二,秘书处理人际关系的重要准则 1.尊重 2.礼貌 3.诚实守信 4.平等待人 第四节 秘书与领导的关系 一、 秘书与领导的多维关系 ,一,工作上的主辅关系 秘书作为领导的助手,最重要的是为领导的管理工作提供全面服务。这种 职责主要体现在辅助领导处理一些事务性工作方面。也体现在为领导决策 提供预案或者建议上面。从根本上看,秘书和领导有着共同的工作目标, 只有为了实现着目标处理不同的任务,两者工作中的主辅关系也必须与共 同的目标一致。 ,二,角色上的从属关系 从职业特点来看,没有领导就没有秘书,离开了领导,秘书这个角色就失 2011.12.25 第 45 页 现代秘书学 去了存在的意义。从秘书所处的社会地位来看,秘书从属于领导角色。秘 书一方面要尊重这种关系,自觉服务领导对的命令,另一方面,又不能被 抓中关系束缚,失去自己的独立人格和独立思考的的空间。 ,三,组织上的上下级关系 秘书与领导具有一种组织上的上下级关系。所以秘书在工作上永远都不能 我行我素或者超越权限即越权行事。 ,四,事业上的同志关系 秘书与领导虽然职责分工不同,地位不同,但是都是为了国家和人民的事 业而工作的,是目标一致的同志关系。 ,五,人格上的平等关系 秘书与领导都是国家的公民,在法律面前是人人平等的,没有贵贱之分。 总而言之,最能体现秘书与领导关系特征的是——主辅关系。 人格上-平等工作上-主辅角色上-从属 关系 事业上-同事组织上-上下级 二、秘书处理与领导关系的方法 ,一,了解领导,有的放矢 为使自己的领导服务有的放矢,秘书在工作之时,就应该懂得努力了解自己服务的主要对象——领导,包括他的工作思想、工作方法、个性、习惯等。 1,了解领导的工作思想 2011.12.25 第 46 页 现代秘书学 了解领导的工作思想,是秘书发挥辅助工作的基础。只有在这个基础上,秘书才会想领导所想,急领导所需,在领导酝酿决策时候,主动收集信息,在决策实施后,了解动机,反馈信息,从领导言行中敏锐辅助意图,领会精神,完成领导交办的各项任务。 2. 了解领导的工作习惯和工作方法 3. 了解领导的个性 ,二,尊重领导,维护权威 领导应当是组织的权威,这与他的地位趋向相称。权威能产生群众凝聚力。从而促进了指挥的实施,秘书应当尊重领导,全力维护领导的权威。无论是秘书和领导的单独相处,还是在其他人面前或者在其他公众场合,凡是谈及领导,都要称呼全名并带上职位,要恭敬地向客人介绍自己的领导,却再无在他人面前批评、贬低领导,更不要议论领导的私事,千万不要当面的顶撞领导。因此,要及时向领导汇报和请示,这既是秘书的职务,也是秘书尊重领导的表现。 (三)正确领会和贯彻领导意图 领导意图,领导、领导集团在指定其社会组织现实目的的过程中所提及的意图和企图,是领导工作思想的具体意图的体现。秘书要围绕领导意图进行工作。正确领会、贯彻、执行领导意图,这是秘书处理好与领导关系的基本出发点。 秘书传达和贯彻领导意图注意, 1,不能误会领导意图 2.不能截留领导意图 3.不能随意更改领导意图 2011.12.25 第 47 页 现代秘书学 ,四,加强沟通,联络感情 1.首先,秘书要保存领导思想认同,价值观念一致。 2.其次,秘书要通过培养和发展自己的多方面的兴趣和爱好,找到与领导一致性或者相似性,与领导产生共鸣,以便增加相互双方交往的愿望。 三、秘书处理与领导群体的关系的要求 ,一,一视同仁,同样尊重 ,二,突出重点,全面服务 1.主要领导在组织管理重视最好的决策者,承担主要管理责任,秘书也要为其领导提供必要的服务。 ,三,逐级请示,避免越级 ,四,保持中立,维护团结 第五节 秘书的其它人际关系 一、 秘书与一般同事的关系 ,一,特征 是完全平等的,相对稳定的业务关系。但是由于秘书工作上是合作关系, 的特色地位,经常在领导与下属之间传达命令,反映情况,沟通协调。下 面的往往视为领导的替身,而领导又常常会把秘书看做是下属的代言人。 因此,秘书处理好同事之间的关系,比相应的领导的关系更为困难。 ,二,秘书处理与同事关系的具体要求 1.尊重同事 2.关心同事 3.宽容随和 2011.12.25 第 48 页 现代秘书学 4.乐于助人 二、秘书的其他业务关系 注意事项, 1. 广交良友 2. 一视同仁,以礼相待 思考题, 1. 秘书职能环境的内涵, 2. 秘书职能环境的作用有哪些, 3. 秘书如何适应职能环境, 4. 论述秘书处理人际关系的重要准则, 5. 论述秘书与领导的多维关系, 6. 论述秘书处理与领导关系的方法, 7. 秘书如何处理与同事的关系, 第六章 秘书工作规律与方法 第一节 秘书工作规律 一、 秘书工作的一般规律 服务领导活动,辅助领导管理,适应领导观念与行为 ,一,服务领导的公务活动来看,秘书工作的一般规律 ,.秘书工作的实质是为领导服务 ,.秘书工作随管理的产生而产生 ,.哪里有领导活动,哪里就有秘书工作 ,.秘书室领导公务活动的需要 2011.12.25 第 49 页 现代秘书学 ,.秘书工作的质量影响领导的工作效率 ,二,从辅助领导管理来看,秘书工作的一般规律 ,.辅助领导管理是秘书工作的中心任务 ,.秘书必须努力提高辅助水平 ,.秘书对领导的辅助是综合辅助 ,.秘书工作有一定的权威性 ,,辅助性决定了领导工作和秘书工作之间的关系。 ,三,从适应领导观念和行为来看,秘书工作的一般规律 ,.全面领会领导的意图 ,.取得领导信任 ,.研究领会工作的特点 二、 秘书工作的特殊规律 ,一,办公室日常工作的规律 ,.办公室存在的意义,实施领导的工作有头绪,是大量的繁琐的工作 制度化、科学化、规范化。 ,.办公室日常工作的正常有效的运行,标志着中枢职能的强有力实 现。 ,.办公室日常工作要尽量合理化、效率化。 ,.要领会办公室的环境意图,增强办公室的凝聚力和向心力。 ,二,秘书公文写作规律 ,,秘书的知识、能力、素质的水平,要与“以文辅政”的职能相适应。 ,.秘书人员的认识,要与领导的思想意图相统一,与领导的立意相吻 2011.12.25 第 50 页 现代秘书学 合。 ,.秘书写作的内容,要与领导的工作向合拍。 ,.秘书起草文稿的风格,要与领导者的风格和个性相适应。 ,三,秘书有些参谋活动的规律 ,,潜移默化 ,.参谋作用普遍存在 ,,秘书的参谋活动效果与秘书能力素养成正比 第二节 秘书专项任务工作方法 一、 秘书工作方法 是指秘书发挥职能作用,实现工作目标,完成工作任务的途径、程序和手段。秘书专项业务活动领域十分丰富。包括,参谋活动,调查研究,综合协调,会议服务,信息服务、信访接待等等。 二、 秘书协调工作方法 ,.协调的涵义,协调可以使部门人员在工作上密切合作,和谐一致,避免内耗和相互冲突,从而达到齐心协力,团结一致的目的 ,.秘书协调可分为对事与对人 ,.秘书在协调时应注意的问题, ,,,从协调问题中的相关因素入手,向各方调整整体目标、整体利益的重要性。 ,,,提出一个各方都能够接受的协调方案,对差异之处以有关政策法规为依据,采取灵活方法加以处理。使各方在不受损失或者少受损失的情况下,恢复协调配合。 2011.12.25 第 51 页 现代秘书学 ,,,注意对不同的对象采用不同的协调方法 ,.要“一视同仁”、“实时沟通”、“求同存异”、“与人为善”、“宽以待人” ,一,会议协调 ,.事先准备好有关的会议资料 ,,根据有关需要请有关人员参加会议 ,.制定出协调的具体措施 ,.秘书作为召集人手和主持人,时刻注意主题方向引导 ,.在协调会议上要做的有必要会议记录,形成工作意见,以利于集中意见或者下决会议继续讨论。 ,二,走访协调 ,,涵义,对不适应以会议形式协调的事项,秘书可以采取走访协调,与对象接触。 ,.肯定与有关方面的坚持和意见。 ,,具体额繁体具体分析 ,.认真听取意见 ,三,征询协调法 也称作转单协调法。可以通过有关人员在签呈文件上共同签字以示与了解的方式完成协调任务。 注意: 1.针对的是没有根本原则分歧的失调。 2.是提醒各方要有时间观念和大局观念 3.秘书帮助各方相互理解和协调配合 2011.12.25 第 52 页 现代秘书学 增强协调意识,提高意识和效率。 ,四,政策法规协调法 是要系统的政策法规体系为依据的协调方法。在实践中某些失调的现 象,有的是理解或者执行有关法规出现偏差造成的,有的是各部门在 自行制定政策法规时候。由于考虑问题的出发点不同,所追求的利益 关系不同,导致政策法规冲突造出的。对此类问题,适宜用政策法规 协调的方法。 ,五,会稿协调法 1.涵义,指的是相关部门和个人,为处理相关问题,就所认同的内容 与合作的事项等共同写文稿的过程。 2.注意事项, (1)准确把握文件内容与那些职能管理部门的管理权限有关 ,2,要了解客观实际情况 ,3,要了解国家和上级机关已经发布的相关政策法规。 ,4,要在相关的职能部门人员遵循国家和上级政策法规的的基础上, 综合各方面的意见进行会稿,制成一份各方面都满足的文件,再按法 定实施。 ,5,组织各方合作,采取良好措施保证实施。 三、秘书督促检查的方法 ,一,督促工作与目标管理工作相结合 1) 注意, 督促考核 2011.12.25 第 53 页 现代秘书学 2) 各级目标实施中方法偏差和达标情况 3) 加强督促反馈 4) 实施有效的目标控制 ,二,督查工作与调研工作相结合 注意事项, 1.要围绕中心工作抓督查调研。 2.要针对督查工作需要,把调研工作放到重要位置上来抓。 3.要注意总结督查和调研工作的经验 ,三,日常督查与重点督查相结合 1. 把握好处理的时机,当机立断。雷厉风行,力求速战速决。 2. 要抓住关键 3. 讲究方法,即坚持原则,又要灵活机动,力求督促检查不引发并发症, 不留后遗症。 ,四,单线督查和网络督查相结合 1. 单线督查 2. 网络督查 3. 注意, 1) 相互之间配合督查,互通信息 2) 建立纵向到单向,横向到部门的督促网络。 3) 就某一具体问题实施要集中性的督查,以防督查力量分散 4) 抓组织网络、制度、队伍等方面入手 ,五,督促检查工作与决策纠偏相结合 2011.12.25 第 54 页 现代秘书学 1. 注重程序性 2. 注重层次性 3. 注重政策性 4. 注重权威性 ,六,督查工作与督报工作相结合 1. 各单位部门要及时开展抄报备案工作 2. 督察人员要坚持实事求是上报情况 3. 及时召开督查座谈会 四、秘书信息沟通的方法 (一)秘书信息沟通的有效途径 1. 坚持信息沟通原则——准确、全面、及时、使用 2. 畅通信息沟通原则——防止信息沟通不畅和受阻情况的发生 3. 完善信息沟通原则——健全相关规章制度 ,二,秘书信息沟通的具体方法 1. 根据秘书信息沟通对象的不同区分, 1) 纵向信息沟通 2) 横向信息沟通 2. 根据秘书信息沟通所使用工具的不同区分, 1) 语言信息沟通 2) 网络信息沟通 五、秘书工作进程的调度方法 1. ABC重点管理法 2011.12.25 第 55 页 现代秘书学 又称作帕累托分析法、主次因素分子发、ABC分析法、分类管理 法。是根据事物的经济、技术等方面的主要通证。。。。。。 2. 分解工作降低难度法 采取分解工作难度或者交替做事的方法。 3. 随机应变灵活处理方法 六、秘书工作时间调度法 1. 科学计划使用时间 2. 弹性管理时间法 3. 统计时间法 4. 提高时间利用率方法 1) 建立正确的时间观念 2) 合理使用零碎的时间 3) 充分利用现代可见手段,提高时间利用率 思考题, 1. 如何理秘书工作的一般规律 2. 如何正确运用秘书工作的一般规律 3. 简述ABC分析法的运用 4. 简述秘书协调法的类型 5. 简述秘书信息沟通的具体方法 6. 简述秘书提高时间利用率的方法 第七章 秘书工作原理 第一节 间接效益 2011.12.25 第 56 页 现代秘书学 一、 间接效益原理及效用 1. 原理 在组织管理过程中,秘书职能活动所取得的效益是间接的,影响 着并依附于工作对象的效益。秘书要提高工作效益,不仅仅要考 虑其工作行为的的正确性,而且要考虑到工作对象的可受性。 2. 秘书工作间接效益的原理效用体现在以下几个方面, 1) 铺垫性效用 2) 传播性效用 3) 督策效用 4) 职能协同效用 二、 间接效益原理的表现 1. 基本职能的间接效益 2. 日常工作的间接效益 第二节 对立统一 一、 对立统一原理及效用 1. 秘书对立统一原理主要表现在以下几个方面, 务实与参与 实务工作是基本 参与决策是优异 2. 务实与超前 3. 开放与控制 4. 同步于异步 2011.12.25 第 57 页 现代秘书学 5. 随机参与 6. T型能量 二、对立统一原理的表现 1. 被动与主动 秘书工作的被动性 秘书工作的主动性 秘书必须在被动中求主动 2. 听命与劝谏 遵旨而行,听命办事 适度参与,艺术劝谏 处理好二者的关系 3. 宣传与保密 决策前关闸 决策后启闸 划清界限,妥善处理 4. 维持与适变 维持正常工作 适度发展变化 统筹兼顾,辅助管理 5. 事务与政务 事务是基础 政务是发展 2011.12.25 第 58 页 现代秘书学 二者要统一 6. 综合性与专业性 专业性要求的技能 第三节 系统中介 一、 系统中介原理及效用 1. 凝聚效用 2. 兼顾效用 3. 缓冲效用 4. 检测效用 5. 协调效用 二、 系统中介原理的表现 1. 既把握内情,又洞察环境 2. 既辅助领导,又联系群众 3. 既参与决策,又参与执行 第四节 综合辅助 一、 综合辅助原理及效用 1. 综合辅助原理的效用表现, 利益综合辅助 2. 能量综合辅助 3. 信息综合辅助 二、 综合辅助原理的表现 1. 上下综合沟通 2011.12.25 第 59 页 现代秘书学 1) 上传下达 2) 下情上报 2. 职能管理综合协调 第八章 秘书团队管理 第一节 秘书团队的概述 一、 秘书团队的涵义 将不同年龄,层次,具有不同知识背景、能力结构的群体。他们共同服务于组织机构或者领导,具有共同责任和同一目标。秘书团队通常被称作是“秘书班子”。 二、 秘书同队形成的条件 (一) 共同的目标 1. 明确的团队目标能激发团队成员的工作热情、活力和创造力,使团队的 存在有价值。 2. 共同的团队目标有助于团队或者成员设定个人目标,从而使团队在执行 计划的过程中始终处于最佳工作状态,并能尽量使实际进度略微领先目 标进度,进而帮助团队获得最佳工作效绩。 (二) 互信协作 1. 应当把具有不同素质、知识、能力的成员合成一个彼此互补、优化的秘 书团队,才能产生整体搭配的协作效应。 2. 团队成员情感上互相认同,也是团队成功的重要因素。 (三) 明确的职责 1. 一个高效的团队应当根据每个成员的个体特质来安排其在团队担任不同 的角色,并进行明确分工。 2011.12.25 第 60 页 现代秘书学 2. 应当制定工作程序,并且明确每个成员的职责。 (四) 较强的执行力 三、 秘书团队的内部结构 1. 团队的规模 1) 秘书团队人数一般在2-7人为宜——根据“精简的原则”,根据机构的 性质、层级、规模、工作性质、工作量等参考元素,作为合理的团 队规模。 2) 团队的规模过大,团队的绩效有可能降低 3) 团队规模过小,将影响秘书的工作质量 2. 角色 1) 根据每个成员气质的不同,专业性质的不同,以及能力结构的不同 等个人特质分配其在团队中的角色。 2) 必须对团队或成员进行岗位分工,定职定责。 3) 可从秘书事务能力,文字能力,沟通能力、表达能力、公共关系能 力、办工作自动化运用能力等综合素质考虑。 3. 领导 1) 秘书团队中领导者的工作任务, 2) 考察成员个体素质并据此分配其充当的角色。 3) 全程关注团队成员,随时与成员沟通,帮助成员解决存在的问题等。 4) 定期向领导或者上级领导管理部门汇报团队工作 5) 拿取必要的经费,为团队顺利完成任务提供物质保障。 6) 在计划实施过程中,随时关注进展与出现的问题。 2011.12.25 第 61 页 现代秘书学 7) 设置团队工作时并为此制定周密详识的工作计划。 4. 规范 1) 用来约束本成员并被团队成员共同接受和认同的一些行为准则。 第二节 秘书团队的建立 一、 秘书团队建立的步骤 (一) 秘书团队建立期间 1. 形成团队内部结构框架 1) 设制团队终极目标,长期目标、阶段性目标 2) 选举团队领导 3) 指定约束、激励团队成员对的各种有形无形规范。 4) 确定团队的最佳人数配比,及规模,根据团队成员的个体特 质决定其团队中充当的角色。 5) 确定团队在整个机构中的独特的地位、作用,并据此设制团 队应承当的日常工作任务。 2. 建立团队与外界的初步联系 3. 培养秘书团队成员初步的认同感和团队凝聚力。 ,二,秘书团队的磨合期 1. 构建和谐的团队文化 2. 通过团队的愿景和目标来凝聚人心,即发生远的崇高感。 3. 通过渗透“一致对外”的意识争抢团队成员的向心力。 ,三,秘书团队规范期 ,四,秘书团队的成熟期 2011.12.25 第 62 页 现代秘书学 二、 秘书团队组建方法 1. 人际交往法 2. 角色界定法 3. 价值观法 4. 社会认同法 第三节 秘书绩效测评 一、 绩效测评的含义 1. 绩效——指团队成员在单位时间内完成的工作任务及完成该项任务 的效率与任务完成的质量状况。 2. 绩效测评——之运用特定的指导,比照统一标准,采取规定的方法对 完成团队个人或者个人在单位时间内承担的工作及完成状况进行定 期检查测量,包括其完成的工作质量和达到的工作效果进行评价,从 而提高团队工作效率的一种方法。 二、 秘书绩效测评要素 1. 工作态度 2. 工作能力 3. 工作业绩 三、 秘书绩效测评的方法 ,一,秘书绩效测评的方法 1. 领导判断测评法 2. 等级评定法 3. 序列法 2011.12.25 第 63 页 现代秘书学 4. 关键事件法 ,二,秘书绩效测评的原则 1. 制度化原则 2. 定量与定性原则 3. 民主集中制原则 4. 精确原则 思考题, 高档的秘书具备哪些条件, 简述秘书团队的内部结构, 秘书团队经常采用哪些绩效测评方法, 测评过程中应当遵循哪些原则, 秘书团队的成长要经历那几个阶段, 2011.12.25 第 64 页