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2012个Excel使用技巧.pdf

2012个Excel使用技巧

huguanchun
2012-09-19 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《2012个Excel使用技巧pdf》,可适用于IT/计算机领域

Excel使用技巧集锦种技巧内容目录EXCEL使用技巧集锦种技巧基本方法快速选中全部工作表“右键单击工作窗口下面的工作表标签在弹出的菜单中选择选定全部工作”表命令即可()。快速启动EXCEL如果想在启动系统自动运行EXCEL可以这样操作:“”双击我的电脑图标进入WINDOWS“目录依次打开STARTMENUPROGRAMS”启动文件夹打开EXCEL所在的文件夹用鼠标将EXCEL“”图标拖到启动文件夹这时EXCEL的快捷方式就被复“”制到启动文件夹中下次启动WINDOWS就可快速启动EXCEL了。如果WINDOWS系统已启动你可用以下方法快速启动EXCEL:方法一:“→”单击开始文档命令里的任一EXCEL工作簿即可。方法二:“”用鼠标从我的电脑中将EXCEL应用程序拖到桌面上然“”后从快捷菜单中选择在当前位置创建快捷方式以后启动时只需双击快捷方式即可。快速删除选定区域数据如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色模糊的单元格区域在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。给单元格重新命名EXCEL给每个单元格都有一个默认的名字其命名规则是列标加横标例如D表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名可以采用下面两种方法:只要用鼠标单击某单元格在表的左上角就会看到它当前的名字再用鼠标选中名字就可以输入一个新的名字了。“→→选中要命名的单元格单击插入名称定”“”“”义命令显示定义名称对话框在在当前工作簿中的名称框里输入名字单击“”确定按钮即可()。注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字它最多可包含个字符可以包含大、小写字符但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。在EXCEL中选择整个单元格范围在EXCEL中如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围按下“CTRLSHIFT*”。注意:该命令将选择整个列和列标题而不是该列表周围的空白单元格你将得到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令全选命令将选择工作表中的全部单元格包括那些你不打算使用的单元格。快速移动复制单元格先选定单元格然后移动鼠标指针到单元格边框上按下鼠标左键并拖动到新位置然后释放按键即可移动。若要复制单元格则在释放鼠标之前按下CTRL即可。快速修改单元格式次序在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时按住SHIFT键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格按下SHIFT键移动鼠标指针至单元格边缘直至出现拖放指针箭头然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处“”“”会变成一个水平工状标志左右拖拉时会变成垂直工状标志释放鼠标按钮完成操作后单元格间的次序即发生了变化。彻底清除单元格内容先选定单元格然后按DELETE键这时仅删除了单元格内容它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围“→”“”“”单击编辑清除命令这时显示清除菜单()选择全部命令即可当然你“”“”“”也可以选择删除格式、内容或批注中的任一个。选择单元格选择一个单元格将鼠标指向它单击鼠标左键即可选择一个单元格区域可选中左上角的单元格然后按住鼠标左键向右拖曳直到需要的位置松开鼠标左键即可若要选择两个或多个不相邻的单元格区域在选择一个单元格区域后可按住CTRL键然后再选另一个区域即可若要选择整行或整列只需单击行号或列标这时该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格若单击左上角行号与列标交叉处的按钮即可选定整个工作表。为工作表命名为了便于记忆和查找可以将EXCEL的SHEET、SHEET、SHEET工作命名为容易记忆的名字有两种方法:“→→”选择要改名的工作表单击格式工作表重命名命令这时工作表的标签上名字将被反白显示然后在标签上输入新的表名即可。双“击当前工作表下部的名称如SHEET”再输入新的名称。一次性打开多个工作簿利用下面的方法可以快速打开多个工作簿:方法一打开工作簿(*XLS)所在的文件夹按住SHIFT键或CTRL键并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿将“”它们全部选中然后按右键单击选择打开命令系统则启动EXCEL并将上述选中的工作簿全部打开。方法二将需要一次打开的多个工作簿文件复制到C:WINDOWSAPPLICATIONDATAMICROSOFTEXCELXLSTART文件夹中以后启动EXCEL时上述工作簿也同时被全部打开。方法三启动EXCEL“→单击工具选”“”“”“”项命令打开选项对话框点击常规标签在启动时打开此项中的所有文件后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(如D:EXCEL)“”单击确定退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中以后当启动EXCEL时上述文件夹中的所有文件(包括非EXCEL格式的文档)被全部打开。方法四在EXCEL中单击“→”文件打开命令按住SHIFT键或CTRL键在弹出的对话框文件列表中选择彼此相“”邻或不相邻的多个工作簿然后按打开按钮就可以一次打开多个工作簿。方法五“→”用上述方法将需要同时打开的多个工作簿全部打开再单击文件保存工作区命“”令打开保存工作区对话框取名保存。以后只要用EXCEL打开该工作区文件则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。快速切换工作簿对于少量的工作簿切换单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个“”“”工作簿进行切换可以使用窗口菜单。窗口菜单的底部列出了已打开工作簿的名“”“”字要直接切换到一个工作簿可以从窗口菜单选择它的名字。窗口菜单最多能列出个工作簿若多于“”“”个窗口菜单则包含一个名为其他窗口的命令选用该命令则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框只需单击其中需要的名字即可。选定超级链接文本(微软OFFICE技巧大赛获奖作品)如果需要在EXCEL中选定超级链接文本而不跳转到目标处可在指向该单元格时单击并按住可选定单元格。快速查找在执行查找操作之前可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表(可选定此工作表内的任意一个单元格)或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时可以使用问号(?)和星号(*)作为通配符以方便查找操作。问号(?)代表一个字符星号(*)代表一个或多个字符。需要注意的问题是既然问号(?)和星号(*)作为通配符使用那么如何查找问号(?)和星号(*)呢?只要在这两个字符前加上波浪号(~)就可以了。修改默认文件保存路径启动EXCEL“→”“”“”单击工具选项命令打开选项对话框在常规“”标签中将默认文件位置方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建EXCEL“”“”工作簿进行保存操作时系统打开另存为对话框后直接定位到你指定的文件夹中。指定打开的文件夹我们可以指定打开文件的文件夹方法如下:“→”单击开始运行输入REGEDIT“”命令打开注册表编辑器展开HKEYCURRENTUSERSOFTWAREMICROSOFTOFFICECOMMONOPENFINDPLACESUSERDEFINEDPLACES“在下面新建主键名称为MYDOC”然后在该主键中“”“新建两个字符串值名称分别是NAME”“和PATH”“”值分别为我的文件(可以随意命名)“和D:MYPATH”(定位文件夹的完整路径)“”关闭注册表编辑器重启电脑。以后在EXCEL“”“”中进行打开操作时打开对话框左侧新添了我的文件这一项目“点击该项目即可进入D:MYPATH”文件夹。在多个EXCEL工作簿间快速切换“按下CTRLTAB”可在打开的工作簿间切换。快速获取帮助“对于工具栏或屏幕区按组合键SHIFT+F”鼠标变成带问号的箭头用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。创建帮助文件的快捷方式EXCEL帮助文件是编译的HTML帮助文件XLMAINCHM存放在安装目录OFFICE目录中单击并拖拉此文件到WINDOWS快速启动工具栏上。此后不管EXCEL是否在运行而且也不用调用OFFICE助手单击WINDOWS快速启动工具栏上的这个图标将引出EXCEL帮助。双击单元格某边移动选定单元格在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一边注意要选择与移动方向相关的一边即要向下移动就将鼠标指针放置于单元格的底部如果要向右移动就将鼠标指针放置于单元格的右边依此类推。这时鼠标指针变为白色箭头的形状双击选择单元格的某边鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单元格则将移动到连续最远的空白单元格中如果此方向相邻单元格为非空白单元格则将移动到连续最远的非空白单元格中。双击单元格某边选取单元格区域与上一技巧类似如果在双击单元格边框的同时按下SHIFT键根据此方向相邻单元格为空白单元格或非空白单元格选取从这个单元格到最远空白单元格或非空白单元格的区域。快速选定不连续单元格“按下组合键SHIFTF”“”激活添加选定模式此时工作簿下方的状态栏“”中会显示出添加字样以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定而不必按住CTRL键不放。根据条件选择单元格“→”“”“”单击编辑定位命令在打开的定位对话框中单击定位条件按钮“”根据你要选中区域的类型在定位条件对话框中选择需要选中的单元格类型()“”“”“”“”“”例如常量、公式等此时还可以复选数字、文本等项目单击确定按钮后符合条件的所有单元格将被选中。复制或移动单元格把单元格从一个位置复制或移到另一个位置其方法为:选择源单元格单“”“”“”“”击编辑菜单中的剪切或复制命令选定目标单元格从编辑菜单中选择“”粘贴命令则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了。完全删除EXCEL中的单元格想将某单元格(包括该单元格的格式和注释)从工作表中完全删除吗?只要“选择需要删除的单元格然后按下CTRL”(减号)在弹出的对话框中选择单元格移动的方式周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。快速删除空行有时为了删除EXCEL工作簿中的空行你可能会将空行一一找出然后删除这样做非常不方便。你可以利用自动筛选功能来实现方法是:先在表中插入新的一行(全空)“→→”然后选择表中所有的行单击数据筛选自动筛选命令在每一列的顶“”“→”部从下拉列表中选择空白。在所有数据都被选中的情况下单击编辑删除行“”然后按确定所有的空行将被删去。注意:插入一个空行是为了避免删除第一行数据。回车键的粘贴功能回车键也有粘贴功能当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框)按下回车键可以实现粘贴功能。注意:不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定区域内的单元格间进行切换此时你应该使用TAB键或方向键进行单元格切换。快速关闭多个文件按住SHIFT“”“”键打开文件菜单单击全部关闭命令可将当前打开的所有文件快速关闭。选定多个工作表若选择一组相邻的工作表可先选第一个表按住SHIFT键再单击最后一个表的标签若选不相邻的工作表要按住CTRL键依次单击要选择的每个表的标签“”若要选定工作簿中全部的工作表可从表标签快捷菜单中选择选定全部工作表命令。对多个工作表快速编辑如果想一次操作多张相同的工作表省略以后的复制、粘贴操作可采用以下方法。按住SHIFT键或CTRL键并配以鼠标操作在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签就可以实行多方面的批量处理。一般情况下进行的操作主要有如下几种:页面设置可快速对选中工作表设置相同的页面。输入相同的数据可快速在多个工作表中输入相同的数据。快速操作在多个工作表中进行一系列相同操作如设置字号、字体、颜色进行单元格的合并撤销等。输入公式快速输入相同的公式进行公式汁算。移动和复制工作表不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表还可以把表移动或复制到其它工作簿里。若要移动工作表只需用鼠标单击要移动的表的标签然后拖到新的位置即可。若要复制工作表只需先选定工作表按下CTRL键然后拖动表到新位置即可。当然用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后以前不相邻的表可变成相邻表。工作表的删除“→”“”单击编辑删除工作表命令然后单击确定按钮则这个表将从工作簿中永久删除。注意:“”删除工作表命令是不能还原的删除的工作表将不能被恢复。快速选择单元格在选择单元格(行列)时同时按住SHIFT键可以选中连续的单元格(行、列)。在选择单元格(行、列)时同时按住CTRL键可以选中不连续的单元格(行、列)。快速选定EXCEL区域(微软OFFICE技巧大赛获奖作品)在EXCEL中要想在工作簿中快速选定某块区域只需单击想选定的区域的左上角单元格同时按住SHIFT键不放再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另外:按住CTRL键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。事实上选定区域和顺序无关只需首先选定矩形区域的一个角的单元格在按下SHIFT的同时单击对角单元格。备份工件簿“→”“”“”单击文件保存命令打开另存为对话框按右上角的工具旁的下“”“”拉按钮单击常规选项在随后弹出的对话框中选中生成备份选项()单“”击确定按钮保存。以后修改该工作簿后再保存系统会自动生成一份备份工作簿且能直接打开使用。自动打开工作簿(微软OFFICE技巧大赛获奖作品)我们只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:PROGRARNFILESMICROSOFTOFFICEOFFICEXLSTART文件夹中以后每次启动时EXCEL都会自动打开相应工作簿。快速浏览长工作簿“当你浏览一个有很长内容的表格时按下CTRIHOME”键可以回到当前工作表的左上角(即A单元格)“按下CTRLEND”键可以跳到工作表含有数据部分的右下“角。另外如果你选取了一些内容那么你可以通过重复按CTRL”(句号)在所选内容的个角单元格上按顺时针方向移动。快速删除工作表中的空行如果用户想删除EXCEL工作表中的空行一般的方法是需要将空行都找出来然后逐行删除但这样做操作量非常大很不方便。下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:“→”首先打开要删除空行的工作表在打开的工作表中单击插入列命令从而插入一新的列X在X列中顺序填入整数然后根据其他任何一列将表中的行排序使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据以X列重新排序然后删去X列。绘制斜线表头一般情况下在EXCEL中制作表头都把表格的第一行作为表头然后输入文字。不过这样的表头比较简单更谈不上斜线表头了。能不能在EXCEL中可以实现斜线表头下面就是具体的方法:由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大所“→”以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格单击格式单元格“”“”“”命令弹出单元格格式窗口选择对齐标签将垂直对齐的方式选择为靠上“”“”将文本控制下面的自动换行复选框选中()“”“”再选择边框标签按下外边框“”按钮使表头外框有线接着再按下面的斜线按钮为此单元格添加一格对角线()“”设置好后单击确定按钮这时EXCEL的第一个单元格中将多出一个对角线。现在“”“”双击第一单元格进入编辑状态并输入文字如项目、月份接着将光标放在“”项字前面连续按空格键使这个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将“”“”文本控制设置为自动换行所以当月份两字超过单元格时将自动换到下一行)。现在单击表格中任何一处退出第一单元格看看一个漂亮的斜线表头就完成了。绘制斜线单元格利用EXCEL“”边框选项卡的两个斜线按钮可以在单元格中画左、右斜线。如“”果想在单元格中画多条斜线就必须利用绘图工具方法是:打开EXCEL“”的绘图“”工具单击直线按钮待光标变成小十字后拖动光标即可画出需要的多条斜线。只要画法正确斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线仍然按上面介绍的方法添加。当然斜线单元格的数据输入要麻烦一些通常的做法是让数据在单元格内换行(“按ALT”回车键)再添加空格即可将数据放到合适位置。每次选定同一单元格有时为了测试某个公式需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但每次输入一个值后按下ENTER键查看结果活动单元格就会默认移到下一个单元格上“必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格极不方便。如果你按CTRLENTER”组合键则问题会立刻迎刃而解既能查看结果当前单元格也仍为活动单元格。快速查找工作簿你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻方法为:“单击工具栏中的打”“”开按钮在打开对话框里输入文件的全名或部分名可以用通配符代替在“”文本属性编辑框中输入想要搜寻的文字“”单击开始查找即可。禁止复制隐藏行或列中的数据如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域然后把它粘贴到一个新的工作表那么EXCEL把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况可以选取你要复制的“→”“”“”数据区域然后选择编辑定位命令单击定位条件按钮出现定位条件对“”话框选中可见单元格选项再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。制作个性单元格如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格可用以下方法实现:先在“”“→”单元格内输入数据然后打开绘图工具栏在自选图形基本形状子菜单中找到需要的图形。单击后光标变成一个小十字由单元格左上角向右下角拖动即可画出所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖可用鼠标右击刚刚画出的单元格选“”“”“”择快捷莱单中设置自选图形格式命令。将设置自选图形格式和颜色与线条选项“→”“”“”卡打开选中颜色填充下拉列表下无填充颜色确定后单元格内的原有内“”“”容即会显示出来。如果你将属性选项卡中的大小、位置均随单元格而变选项选中它还会随单元格自动改变大小。数据输入和编辑技巧在一个单元格内输入多个值我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键活动单元格均默认下移一个单元格非常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格然后按住CTRL键再次单击鼠标选定此单元格此时单元格周围将出现实线框再输入数据敲回车键就不会移动了。增加工作簿的页数“→”单击插入工作表命令即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多可以有张工作表。奇特的F键EXCEL中有一个快捷键的作用极其突出那就是F“”键。作为重复键F键可以重复前一次操作在很多情况下起作用比如在工作表内加入或删除一行然后移动插入点并按下F键以加入或删除另一行根本不需要使用菜单。将格式化文本导入EXCEL在WINDOWS“”记事本中输入格式化文本每个数据项之间会被空格隔开当然你也可以用逗号、分号、TAB键作为分隔符。输入完成后保存此文本文件并退出在EXCEL“中打开刚才保存的文本文件出现文本导入向导步骤之”对话框选“”“”择分隔符号单击下一步“在文本导人向导步骤之”对话框中选择文本数据项分隔符号EXCEL提供了TAB键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意这里的几“”“个分隔符号选项应该单选。你在预览分列效果中可以看到竖线分隔的效果。单击下”一步“在文本导人向导步骤之”对话框中你可以设置数据的类型一般不需改动EXCEL“”“”自动设置为常规格式。常规数据格式将数值转换为数字格式日“”期值转换为日期格式其余数据转换为文本格式。单击完成按钮即可。快速换行我们在使用EXCEL制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的情况如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格而不是换行有一个简便实用的操作方法可以实现换行:“在选定单元格输入第一行内容后在换行处按ALT”“回车键即可输入第二行内容再按ALT”回车键输入第三行以此类推。巧变文本为数字在工作中发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入EXCEL中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐而文本是左对齐的)即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空白的单元格中填人数字“”然后选中这个单元格执行复制命令然后再选中所要转换“”“”的范围选择选择性粘贴中的乘你就会发现它们都变为数字了。在单元格中输入值一般情况下在EXCEL“表格中输入诸如”“、”之类数字后只要光标“一移出该单元格格中数字就会自动变成”“、”EXCEL默认的这种做法让人使用非常不便我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“”“、”“之类数字的单元格鼠标右键单击在弹出的快捷菜单中单击设置单”“”“”元格格式在接着出现的界面中选数字标签页在列表框中选择文本单击“”“确定。这样在这些单元格中我们就可以输入诸如”“、”之类的数字了。将数字设为文本格式不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式EXCEL都会将数字保存为数字数据。若要使EXCEL将类似零件号码的数字解释为文本首先应将空白单元格设置成文本格式然后键入数字。如果已经输入了数字那么也可以将它更改成文本形式。方法是:选择含有要设置成文本格式的数字单元格“→”单击格式单元格命令然后“”单击数字选项卡()“”“”“”在分类列表中单击文本然后再单击确定单击每个单元格按F键然后再按ENTER键重新输入数据。快速进行单元格之间的切换(微软OFFICE技巧大赛获奖作品)在EXCEL中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一定区域后按TAB键可使目标单元格向后“移按SHIFTTAB”可向前移。这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标从而提高输入速度。提示:事实上采用此方法最大的好处是在一行的最后一个单元格继续按TAB则可以转到下一行开始的单元格在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按TAB则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用ENTER可以按列输入数据。在同一单元格内连续输入多个测试值一般情况下当我们在单元格内输入内容后按回车键鼠标就会自动移到下一单元格如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他单元格的动态效果时就需要进行以下操作:“→→”单击工具选项编辑取消选中“按ENTER”键后移动选项()从而实现在同一单元格内输人多个测试值。输入数字、文字、日期或时间单击需要输入数据的单元格键入数据并按ENTER或TAB键即可。如果是时间用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分例如可以键入或JUN。如果按小时制输入时间请在时间数字后空一格并键入字母A(上午)或P(下午)例如:P。否则如果只输入时间数字EXCEL将按AM(上午)处理。快速输入欧元符号先按下ALT键然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入这个数字松开ALT键就可以输入欧元符号。将单元格区域从公式转换成数值有时你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值常规方法是使用“”“”选择性粘贴中的数值选项来转换数据。其实有更简便的方法:首先选取包含公式的单元格区域按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标)然后再把它拖回去在原来单元格区域的位置松开鼠标(此时单元格区域边框变花了)“”从出现的快捷菜单中选择仅复制数值。快速输入有序文本如果你经常需要输入一些有规律的序列文本如数字(、……)、日期(日、……日)等可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第、第“”两个单元格中输入该文本的前两个元素(如甲、乙)。同时选中上述两个单元格将鼠标移至第“个单元格的右下角成细十字线状时(我们通常称其为填充”柄)按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后“……”松开左键则该序列的后续元素(如丙、丁、戊)依序自动填入相应的单元格中。输入有规律数字

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