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如何用Excel高效制作考勤表.doc

如何用Excel高效制作考勤表

小鱼
2012-09-13 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《如何用Excel高效制作考勤表doc》,可适用于IT/计算机领域

如何用Excel高效制作考勤表办公室的内勤工作是公司里面上下联系的枢纽每天会同一大堆琐碎事务打交道。比如同事出差的机票和酒店预订、参与制度的制定、负责办公用品的采购和预算、员工考勤的统计、会议安排以及车辆安排等等。因为要管理很多方面的事务所以对数据统计功能强大的Excel是必须掌握的起码要熟悉Excel的一些求和、求平均值等公式。随着工作的开展要管理的数据量增加为了避免出错这个时候就要学会使用一些复杂的公式帮助自己的工作了。  在这么多的工作中最让人头疼的可能就是员工的考勤工作因为这是关系到大家的工资收入的问题。要是一不小心搞错了导致同事扣钱那罪过就大了。所以我对这块工作异常仔细终于摸索出一个用Excel管理考勤的方法用这个方法不但减少了工作量而且不会出错让工作更轻松。  做好考勤数据整理繁杂无章变条理有序  考勤管理工作必然涉及到公司考勤日期、人员名单、考勤登记符号等资料而且为了便于每月月末制作工资表还需要整理每个员工与工资表相关资料如岗位、日资标准、保险金等等。日常工作中将这些资料及时输入Excel是非常必要的。  启动Excel新建一个工作簿将其命名如“海泽科技有限公司考勤管理明细表”在其中新建一个工作表命名为“基础资料”在此表中输入公司员工名单、员工名单、岗位、日资标准、保险金、考勤年份、考勤月份、考勤符号以及考勤符号说明等内容。所谓考勤符号就是在每日登记考勤时我们所使用的记号如“全”代表全班、“半”代表半天班、“休”代表休班等考勤符号可以根据自己公司的使用习惯而定既可以使用文字也可以使用图形符号而考勤符号说明则是为了方便考勤人识别防止出错(图)。  为了便于以后考勤工作引用这些基础数据应该将一些基础数据区域予以定义名称执行“插入→名称→定义”菜单命令在弹出的“定义名称”对话框中添加个新名称其分别为:员工名单其引用位置为“=基本资料!$A$:$A$”年份其引用位置为“=基本资料!$E$:$E$”月份其引用位置为“=基本资料!$F$:$F$”出勤其引用位置为“=基本资料!$G$:$G$”。  设计智能明细表实现考勤自动化  对于考勤工作来说我的重中之重项目就是日常考勤的登记工作了新建一个工作表命名为“考勤明细表”在此表的A:AD行中输入明细表标题如“海泽科技有限公司年月份考勤表”需要注意的是为了便于调用考勤年、月信息年月必须分别单独存放如年份存放在L、月份存放在S然后单击L执行“数据→有效性”菜单命令在弹出的“数据有效性”对话框中单击“设置”选项卡在其中选择“允许”后面的“序列”选项并且在下面的“来源”文本框中输入公式“=年份”关闭此对话框(图)。  采用同样的方法将S的数据有效性来源设置为“=月份”这样在选择考勤年月时就可以直接单击L、S然后从弹出的下拉列表框中选择相应预置信息即可。  考勤登记表一般包括考勤人名单以及日常考勤登记情况因此在此工作表的B列中存储员工名单在C:AG存放考勤星期而在C:AG存放考勤日期然后通过数据有效性设置将人员名单所在的B:B的数据有效性来源设置为“=员工名单”日常登记考勤的数据区域C:AG的数据有效性来源设置为“=出勤”同时为了便于日常考勤登记人员识别考勤符号单击数据有效性对话框中的“输入信息”选项卡选中其中的“选定单元格时显示输入信息”然后在下面输入信息文本框中将前面的考勤符号说明复制过来。  为了能够自动准确输入日期信息在存储每月的第日的C中输入公式“=DATE(LS)”、第日的D中输入“=C”并依次类推直到第日的AC需要注意的是由于考虑到每年月份闰年的情况在第日的AD中输入公式“=IF(MONTH($ACCOLUMN(A))=$S$ACCOLUMN(A)“”)”第日的AE中输入公式“=IF(MONTH($ADCOLUMN(A))=$S$ADCOLUMN(A)“”)”第日的AF中输入公式“=IF(AE=“”“”IF(MONTH($AECOLUMN(A))=$S$AECOLUMN(A)“”))”第日的AG中输入公式“=IF(AF=“”“”IF(MONTH($AFCOLUMN(A))=$S$AFCOLUMN(A)“”))”最后在存储判断每月第日是星期几的C中输入公式“=IF(C=“”“”CHOOSE(WEEKDAY(C)“一”“二”“三”“四”“五”“六”“日”))”并将此公式复制到其后面对应的单元格中(图)。  需要注意的是此处使用了DATE、CHOOSE、WEEKDAY等函数主要是用来根据L、S中的数据判断当前日期以及当前日期属于星期几而IF、MONTH等函数则用来判断当年月份是否属于闰月并且判断本月是日还是日。  这样当在标题行中的L、S中选择考勤年、月时如年月份时就会自动在C:AG、C:AG显示本月所有的考勤日期以及对应星期几日常考勤时只需要单击某个员工的考勤所在单元格就可以显示相应考勤提示信息并且同时会弹出一个考勤符号下拉列表框从中选择对应的考勤符号即可如“全”。  每月月末以及日常管理中经常需要考勤统计工作实现起来也非常方便在此表格的AH:AL中输入统计内容标题如出勤天数、休班天数等然后在统计第一个员工出勤天数的AH中输入公式“=COUNTIF($C:$AG“全”)COUNTIF($C:$AG“半”)”在统计休班天数的AI中输入公式“=COUNTIF($C:$AG“休”)COUNTIF($C:$AG“半”)”其他类推。此处使用了COUNTIF函数用来通过考勤符号来统计每个员工的出勤情况而COUNTIF($C:$AG“半”)等公式则考虑了半天出勤情况。  巧设汇总表核算工资很轻松  在月末我不仅需要统计汇总考勤根据公司需要还需要在考勤汇总的基础上再根据员工的具体情况进行相应的扣补就可以快速准确地计算出一个月的工资表并进而可以输出打印工资条。  新建一个工作表命名为“考勤工资汇总表”输入标题后根据各自单位的具体情况在A:P内输入所有的工资核算项目如姓名、岗位、日资标准、出勤天数等项目将需要计算工资的员工名单复制到姓名列中然后在岗位下面的C中输入公式“=VLOOKUP(B基本资料!$A$:$D$)”“日资标准”下面的D中输入“=VLOOKUP(B基本资料!$A$:$D$)”在“出勤天数”下面的E中输入公式“=VLOOKUP(B考勤明细表!$B$:$AL$)”此处公式的作用是利用VLOOKUP函数根据B中员工的姓名将基本资料以及考勤明细表中此员工的相应数据引用过来采用此方法将休班天数、请假天数、病假天数、旷工天数等数据也引用到此工资表中。最后在此表中添加其他扣补项目就可以完成工作表的计算汇总工作了(图)。  通过上面的一系列操作我可以非常方便快捷地完成每个月的考勤统计工作不仅得到领导的表扬而且也让自己的工作量大大减少让工作也更轻松!其实大家在日常工作中充分挖掘Excel的潜力

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