Access 2010

从 Access 2003 迁移到 Access 2010 Microsoft® 本指南内容 Microsoft Access 2010 的外观与 Access 2003 差别很大，因此，我们编写了本指南以帮助您最大限度地缩短学习曲线。请继续阅读以了解新界面的主要组成部分，查看 免费的 Access 2010 培训，查找诸如“打印预览”或“选项”对话框等功能，了解如何与尚不具有 Access 2010 的人员交换数据库文件以及“数据库”窗口和切换面板 上发生了哪些变化。 © 2010 Microsoft Corporation。 保留所有权利。 隐藏功能区 是否需要在屏幕上留 出更多空间？单击此图标 或按 Ctrl+F1 可隐藏或显 示功能区。 在视图间切换 单击这些按钮可在所选对象的可用视 图之间切换。 视图包括“窗体视图”、“数据表视 图”、“布局视图”和“设计视 图”。 导航窗格 使用此窗格可组织数据库对 象，并可打开或更改数据库 对象的设计。 功能区选项卡 单击功能区上的任何选项卡可显示出其中 的按钮和命令。 快速访问工具栏 显示在此处的命令始终可见。您可将最常用的命令添加到在 此工具栏中。 功能区组 每个功能区选项卡都包含组，每个组都包含一组相关命令。在此处， “ 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 ”组包含用于创建新数据库记录和保存这些记录的命令。 Backstage 视图 单击“文件”选项卡可进入 Backstage 视图，您可在此视 图中打开、保存、打印和管 理数据库。 若要退出 Backstage 视图，请 单击任何功能区选项卡。 上下文功能区选项卡 一些选项卡仅在您需要时才会出现在功能 区上。例如，如果您在“设计”视图中打 开一个表，将会看到“ 表格 关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载 工具”，其中 包括另两个选项卡：“字段”和“表”。 从 Access 2003 迁移到 Access 2010 Microsoft® 如何开始使用 Access 2010 Access 2010 在 Backstage 视图中打开，该视图包含Access 2003 中的“文 件”菜单上的许多命令。 在 Backstage 视图中，您可以创建和保存新数据库，从模板开始，打开现 有数据库并将它们发布到 SharePoint。 您还可在 Backstage 视图中获得帮助。我们提供了许多免费资源来帮助您 学习使用 Access 2010，包括培训课程和菜单到功能区的指南，通过使用 该指南，只要您单击任何 Access 2003 命令，即可显示出该命令在 Access 2010 中的准确位置。 菜单和工具栏在哪里？ 在 Access 2010 中，一个较宽的带形区域横跨主程序窗口顶部。这是功能区，它替 代了旧版本中的菜单和工具栏。功能区上的每个选项卡都具有不同的按钮和命令， 这些按钮和命令又细分为功能区组。 当您打开一个数据库时，将显示出功能区的“开始”选项卡。此选项卡包含许多在 Access 中最常用的命令。例如，该选项卡的左侧第一项是“视图”组，其中可包含 “窗体视图”、“数据表视图”、“布局视图”和“设计视图”命令。 接下来，在“剪贴板”组中，您将找到用于粘贴、剪切和复制的命令以及“格式 刷”。 功能区可调整其外观以适合计算机的屏幕大小和分辨率。在较小的屏幕上，一些功 能区组可能只显示它们的组名，而不显示命令。在此情况下，只需单击组按钮上的 小箭头，即可显示出命令。 若要查找这些免费资源，请单击“文件”选项卡，然后单击“帮 助”。然后，在“支持”下，单击“开始使用”。 从 Access 2003 迁移到 Access 2010 Microsoft® 数据库窗口发生了哪些变化？ 当您在 Access 2010 中打开数据库或 创建新数据库时，数据库对象的名称 将出现在导航窗格中，该窗格替代了 Access 2003 中的数据库窗口。 数据库对象包括表、查询、窗体、报 表、页、宏和模块。导航窗格将数据 库对象分为类别，这些类别包含组。 一些类别是预定义的，您还可创建自 己的自定义组。 如果您在 Access 2003 中使用数据库 窗口来执行处理数据库对象的任务， 现在，您将使用导航窗格来执行该任 务。若要打开一个命令或对数据库对 象应用一个命令，请右键单击该对 象，然后从列表中选择一个菜单项。 在导航窗格中，对象列表始终可见；没有内容隐藏在窗体和其他对象 下。您还可在此窗格中搜索对象。 切换面板发生了哪些变化？ 切换面板是 Access 窗体，其中包含诸如打开窗体或报表等按钮或超 链接。使用切换面板是一种隐藏您不希望其他用户看到的数据库对象 的方法。 在 Access 2010 中，您可以使用导航窗格来替代交换面板。为此，可 以创建自定义类别和组，以便只提供希望用户看到的对象的快捷方 式。然后，您可设置导航窗格的选项以便隐藏剩余对象。右键单击导 航窗格的顶部，然后单击“导航选项”。 若要添加自定义类别，单击“添加项目”。若要添加自定义组，选择一个 自定义类别，然后单击“添加组”。您可通过清除一个组的相应复选框来 隐藏该组。创建自定义组后，即可通过在导航窗格中拖动对象来添加到这 些组中。若要隐藏数据库对象，请将它添加到隐藏组。 从 Access 2003 迁移到 Access 2010 Microsoft® 可能要查找的内容 请浏览下表，其中列出了一些您可能要在 Access 2010 中查找的常用且熟悉的内容。虽然此列表并不完整，但不失为一种开始查找的好方法。有关 Access 2010 命令的完整列表，请单击“文件”选项卡，单击“帮助”，然后单击“开始使用”。 目标... 操作方法„ 后续步骤... 在导航窗格中重新排列项目 右键单击“导航窗格”的顶部 选择所面的组织选项，如“排序依据”或“查看方式” 创建新表、窗体和其他对象 单击“创建”选项卡 单击与要创建的对象相对应的命令 查看和编辑数据库关系 单击“数据库工具”选项卡 在“关系”组中，单击“关系” 将数据库分为前端和后端数据库 单击“数据库工具”选项卡 在“移动数据”组中，单击“Access 数据库” 将数据库另存为其他版本的 Access 数据库 单击“文件”选项卡 单击“保存并发布”，然后在“数据库另存为”下，单击 所需的格式 导入或导出数据 单击“外部数据”选项卡 选择您要导入的数据格式，或要导出到的数据格式 加密数据库 单击“文件”选项卡 单击“用密码进行加密” 从 Access 2003 迁移到 Access 2010 Microsoft® “打印预览”位于何处？ 在 Access 2010 中，可在 Backstage 视图中查找“打印预览”以及其他与 打印相关的有用设置。 单击“文件”选项卡，单击“打印”，然后单击“打印预览”。“打印 预览”选项卡将打开，其中显示出当前对象在打印时的外观预览结果。 “工具”|“选项”发生了哪些变化？ 是否要查找允许您控制诸如为当前数据库选择默认窗体等操作的程序 设置？或者，您希望将数据库配置为在重叠窗口而不是文档选项卡上 显示对象。 单击“文件”选项卡，然后单击“选项”。这将打开“Access 选项” 对话框，您可在其中自定义 Access 设置和首选项。 您 可 使 用 “ 打 印 预 览 ” 选 项 卡 上 的 选 项 来 精 确 调 整 首选项，例如，更改纸张大小、设置边距或将方向从纵向更改为横 向。您还可通过使用“数据”组中的命令将对象的数据导出为各种 格式。当您准备好打印时，单击“打印预览”选项卡最左端的“打 印”。 “Access 选项”对话框中的一些设置只应用于 Access。但是，一些首 选项（如配色方案）将应用到您已安装的所有其他 Microsoft Office 2010 程序。 从 Access 2003 迁移到 Access 2010 Microsoft® 保持常用命令就近可用 Access 程序窗口左上角的快速访问工具 栏提供了指向您经常使用的命令 的快捷方式。 通过在此工具栏中添加按钮，可以始终 看到常用的所有命令，即使切换功能区 选项卡时也是如此。 单击快速访问工具栏旁边的下拉箭头可 打开或关闭列表中的任何命令。如果您要添加的命令未出现在该列表 中，则切换到相应按钮所在的功能区选项卡然后在其中右键单击该按 钮。在出现的菜单上，单击“添加到快速访问工具栏”。 创建自己的功能区选项卡或组 您可自定义功能区命令，方法是将按钮放 在希望它们出现的功能区组中，或者创建 自定义的功能区选项卡。 右键单击任何功能区组，然后单击“自定 义功能区”。在“Access 选项”对话框 中，您可在自己的选项卡或组中添加命 令。例如，您可以创建一个名为“控件” 的选项卡，然后将一些最常用的命令添加 到此选项卡上的自定义组中。 如果出错，则不必惊慌。如果您要恢复到 默认（“出厂”）设置，则可使用“重 置”按钮。 并非所有旧版 Access 命令都会出现在功能区上，但大多数命令仍然 可用。如果您必须要使用其中的一些命令，则只需将它们添加到功能 区或快速访问工具栏上即可。 在“Access 选项”对话框中的“从下列位置选择命令”列表中， 选择“不在功能区中的命令”。接着，找到需要的命令，然后将它添 加到自定义功能区选项卡或组。 从 Access 2003 迁移到 Access 2010 Microsoft® 快捷键提示简介 Access 2010 为功能区提供了快捷方式，称为快捷键提示，因此，您 无需使用鼠标即可快速执行任务。 是否仍可使用键盘快捷方式？ Access 2003 中的键盘快捷方式在 Access 2010 中仍有效。 如果您知道快捷键序列，则可以直接按相应的键序列。例如，在布局 视图中打开一个窗体后，按 ALT+F8 可打开字段列表，而按 ALT+F4 将退 出 Access 2010。 许多旧的菜单快捷键也仍然有效。例如，连续按下 Alt、T、O，将打开 “Access 选项”对话框（以前为“工具”|“选项”）等。 开始键入 Alt 按键序列时，可能会看到一个框弹出： 如果您知道所需的完整按键序列，可直接按下完整序列。如果您不记 得（或从不知道）任何 Alt 按键序列，则按 Esc 键以取消，然后改用快 捷键提示。 按 Alt 键可在功能区上显示出快捷键提示。 接着，若要使用键盘切换到功能区上的某一选项卡，则按与该选项 卡下显示的字母相对应的键。在此处的示例中，您可以按 C 以打开 “创建”选项卡，按 X 打开“外部数据”选项卡，按 Y 以打开“数据 库工具”选项卡等。 当您通过此方法切换到功能区上的某一选项卡后，该选项卡可用的 所有快捷键提示都将出现在屏幕上。然后，您可以按下与要使用的 命令相对应的最后一些按键来完成输入序列。 若要在输入按键序列的过程中退回一级，请按 Esc 键。连续多次执行 此操作将取消快捷键提示模式。 从 Access 2003 迁移到 Access 2010 Microsoft® 使用新旧 Access 文件 Access 2010（和 Access 2007）数据库使用新格式来保存文件。如果 您的同事使用其他版本的 Access，则不用担心，您仍可在 Access 2010 中打开和编辑旧版数据库，并可与尚未使用 Access 2010 的人员共享 文件。 默认情况下，Access 2010 和 Access 2007 都创建 .accdb 文件格式的数 据库。此格式支持诸如多值字段、数据宏和发布到 SharePoint 等更新 功能，以便用户可在 Web 浏览器中使用数据库。 以 Access 2003 格式 (.mdb) 创建的文件可在 Access 2010 中运行，但诸 如数据库窗口和工具栏等功能将被新的用户界面替代。 在 Access 2010 中打开 2003 数据库 如果您使用 Access 2010 来打开通过 Access 2003 创建的数据库，将会看 到一个交换面板（如果创建）。即使在 Access 2010 中工作，在技术上 仍可使用早期文件格式来工作。您将无法使用 Access 2010 的新功能， 比如多值字段和发布到 SharePoint。 您可以转换文件，但在执行此操作前，先问自己是否需要与仍使用 Ac- cess 2003（或更旧版本）的他人协作处理文件。如果 答案 八年级地理上册填图题岩土工程勘察试题省略号的作用及举例应急救援安全知识车间5s试题及答案 为是，则可能 需要保持 .mdb 格式的文件，因为将旧版数据库保存为 .accdb 文件后， 将只能在 Access 2010（或 Access 2007）中使用该数据库。 注意 如果其他人员已使用您的数据库创建了链接表，但您将该数据库 转换为 Access 2010 格式，则可能会中断这些链接。 若要将 Access 2003 文件转换为新的 Access 2010（和 Access 2007）格 式，则打开该文件，然后在“文件”选项卡上，单击“保存并发布”。 然后，在“数据库文件类型”下，单击“Access 数据库 (*.accdb)”。单 击“另存为”。 如果在单击“另存为”时存在打开的任何数据库对象，Access 2010 将 会在创建副本前提示您关闭它们。单击“是”以请求 Access 关闭这些 对象，或单击“否”以取消整个过程。 如果需要，Access 还将提示您保存所有更改。然后，在“另存为”对话 框中，在“文件名”框中键入一个文件名，然后单击“保存”。