Excel制表技巧 51 公式及函数的高级应用

Excel制表技巧 51 公式及函数的高级应用 Excel制表技巧 51 公式及函数的高 级应用 Excel制表技巧(51)公式及函数的高级应用2010年06月23日星期三17:52EXCEL公式及函数的高级应用(1) 公式和函数是Excel最基本、最重要的应用工具，是Excel的核心，因此，应对公式和函数熟练掌握，才能在实际应用中得心应手。 2.1.1数组公式及其应用 数组公式就是可以同时进行多重计算并返回一种或多种结果的公式。在数组公式中使用两组或多组数据称为数组参数，数组参数可以是一个数据区域，也可以是数组常量。数组公式中的每个数组参数必须有相同数量的行和列。 2.1.1.1数组公式的输入、编辑及删除 1.数组公式的输入 数组公式的输入步骤如下: 1)选定单元格或单元格区域。如果数组公式将返回一个结果，单击需要输入数组公式的单元格;如果数组公式将返回多个结果，则要选定需要输入数组公式的单元格区域。 2)输入数组公式。 3)同时按"Crtl+Shift+Enter"组合键，则Excel自动在公式的两边加上大括号{}。 特别要注意的是，第(3)步相当重要，只有输入公式后同时按"Crtl+Shift+Enter"组合键，系统才会把公式视为一个数组公式。否则，如果只按Enter键，则输入的只是一个简单的公式，也只在选中的单元格区域的第1个单元格显示出一个计算结果。 在数组公式中，通常都使用单元格区域引用，但也可以直接键入数值数组，这样键入的数值数组被称为数组常量。当不想在工作表中按单元格逐个输入数值时，可以使用这种方法。如果要生成数组常量，必须按如下操作: 1)直接在公式中输入数值，并用大括号"{}"括起来。 2)不同列的数值用逗号","分开。 3)不同行的数值用分号";"分开。 输入数组常量的方法: 例如，要在单元格A1:D1中分别输入10，20，30和40这4个数值，则可采用下述的步骤: 1)选取单元格区域A1:D1，如图2-1所示。 图2-1选取单元格区域A1:D1 2)在公式编辑栏中输入数组公式"={10,20,30,40}"，如图2-2所示。 图2-2在编辑栏中输入数组公式 3)同时按Ctrl+Shift+Enter组合键，即可在单元格A1、B1、C1、D1中分别输入了10、20、30、40，如图2-3所示。 假若要在单元格A1、B1、C1、D1、A2、B2、C2、D2中分别输入10、20、30、40、50、60、70、80，则可以采用下述的方法: 图2-3同时按Ctrl+Shift+Enter组合键，得到数组常量 1)选取单元格区域A1:D2，如图2-4所示。 图2-4选取单元格区域A1:D2 2)在编辑栏中输入公式"={10,20,30,40;50,60,70,80}"，如图2-5所示。 图2-5在编辑栏中输入数组公式 3)按Ctrl+Shift+Enter组合键，就在单元格A1、B1、C1、D1、A2、B2、C2、D2中分别输入了10、20、30、40和50、60、70、80，如图2-6所示。 图2-6同时按Ctrl+Shift+Enter组合键，得到数组常量 输入公式数组的方法 例如，在单元格A3:D3中均有相同的计算公式，它们分别为单元格A1:D1与单元格A2:D2中数据的和，即单元格A3中的公式为"=A1+A2"，单元格B3中的公式为"=B1+B2"，…，则可以采用数组公式的方法输入公式，方法如下: 1)选取单元格区域A3:D3，如图2-7所示。 2)在公式编辑栏中输入数组公式"=A1:D1+A2:D2"，如图2-8所示。 图2-7选取单元格区域A3:D3 图2-8在编辑栏中输入数组公式 3)同时按Ctrl+Shift+Enter组合键，即可在单元格A3:D3中得到数组公式"=A1:D1+A2:D2"，如图2-9所示。 图2-9同时按Ctrl+Shift+Enter组合键，得到数组公式 2.编辑数组公式 数组公式的特征之一就是不能单独编辑、清除或移动数组公式所涉及的单元格区域中的某一个单元格。若在数组公式输入完毕后发现错误需要修改，则需要按以下步骤进行: 1)在数组区域中单击任一单元格。 2)单击公式编辑栏，当编辑栏被激活时，大括号"{}"在数组公式中消失。 3)编辑数组公式内容。 4)修改完毕后，按"Crtl+Shift+Enter"组合键。要特别注意不要忘记这一步。 3.删除数组公式 删除数组公式的步骤是:首先选定存放数组公式的所有单元格，然后按Delete键。 2.1.1.2数组公式的应用 1.用数组公式计算两个数据区域的乘积 【例2-1如图2-10所示，已经知道12个月的销售量和产品单价，则可以利用数组公式计算每个月的销售额，步骤如下: 图2-10用数组公式计算销售额 1)选取单元格区域B4M4。 2)输入公式"=B2M2*B3M3"。 3)按"Crtl+Shift+Enter"组合键。 如果需要计算12个月的月平均销售额，可在单元格B5中输入公式"=AVERAGE(B2M2*B3M3)"，然后按"Crtl+Shift+Enter"组合键即可，如图2-10所示。 在数组公式中，也可以将某一常量与数组公式进行加、减、乘、除，也可 10中，每月的单价相同，故以对数组公式进行乘幂、开方等运算。例如在图2- 我们也可以在单元格B4M4中输入公式"=B2M2*28"，然后按"Crtl+Shift+Enter" 组合键;在单元格B5中输入公式"=AVERAGE(B2M2*28)"，然后按"Crtl+Shift+Enter"组合键。 在使用数组公式计算时，最好将不同的单元格区域定义不同的名称，如在图2-10中，将单元格区域B2M2定义名称为"销售量"，单元格区域B3M3定义名 称为"单价"，则各月的销售额计算公式为"=销售量*单价"，月平均销售额计算公式为"=AVERAGE(销售量*单价"，这样不容易出错。 2.用数组公式计算多个数据区域的和 如果需要把多个对应的行或列数据进行相加或相减的运算，并得出与之对应的一行或一列数据时，也可以使用数组公式来完成。 【例2-2某企业2002年销售的3种产品的有关资料如图2-11所示，则可以利用数组公式计算该企业2002年的总销售额，方法如下: 图2-11某企业的月销售总额计算 1)选取单元格区域C8N8。 2)输入公式"=C2N2*C3N3+C4N4*C5N5+C6N6*C7N7"。 3)按"Crtl+Shift+Enter"组合键。 3.用数组公式同时对多个数据区域进行相同的计算 【例2-3某公司对现有三种商品实施降价销售，产品原价如图2-12所示，降价幅度为20%，则可以利用数组公式进行计算，步骤如下: 图2-12产品降价计算 1)选取单元格区域G3I8。 2)输入公式"=B3D8*(1-20%)"。 3)按Crtl+Shift+Enter组合键。 此外，当对结构相同的不同工作表数据进行合并汇总处理时，利用上述方法也将是非常方便的。有关不同工作表单元格的引用可参阅第1章的有关内容，关于数据的合并计算可参阅本章2.3.5节的内容。 2.1.2常用函数及其应用 在第1章中介绍了一些有关函数的基本知识，本节对在财务管理中常用的一般函数应用进行说明，其他有关的专门财务函数将在以后的有关章节中分别予以介绍。 2.1.2.1 SUM函数、SUMIF函数和SUMPRODUCT函数 在财务管理中，应用最多的是求和函数。求和函数有三个:无条件求和SUM函数、条件求和SUMIF函数和多组数据相乘求和SUMPRODUCT函数。 1.无条件求和SUM函数 该函数是求30个以内参数的和。公式为 =SUM(参数1，参数2，…，参数N 当对某一行或某一列的连续数据进行求和时，还可以使用工具栏中的自动求和按钮。 例如，在例2-1中，求全年的销售量，则可以单击单元格N2，然后再单击求和按钮，按回车键即可，如图2-13所示。 图2-13自动求和 2.条件求和SUMIF函数 SUMIF函数的功能是根据指定条件对若干单元格求和，公式为 =SUMIF(range,criteria,sum_range) 式中range-用于条件判断的单元格区域; criteria-确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本; sum_range-需要求和的实际单元格。 只有当range中的相应单元格满足条件时，才对sum_range中的单元格求和。如果省略sum_range,则直接对range中的单元格求和。 利用这个函数进行分类汇总是很有用的。 【例2-4某商场2月份销售的家电流水记录如图2-14所示，则在单元格I3中输入公式"=SUMIF(C3C10,211,F3F10)"，单元格I4中输入公式"=SUMIF(C3C10,215,F3F10)"，在单元格I5中输入公式 "=SUMIF(C3C10,212,F3F10)"，单元格I6中输入公式 "=SUMIF(C3C10,220,F3F10)"，即可得到分类销售额汇总表。 图2-14商品销售额分类汇总 SUMIF函数的对话框如图2-15所示。 图2-15 SUMIF函数对话框 当需要分类汇总的数据很大时，利用SUMIF函数是很方便的。 3.SUMPRODUCT函数 SUMPRODUCT函数的功能是在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。公式为 =SUMPRODUCT(array1,array2,array3,…) 式中，array1,array2,array3,.为1至30个数组。 需注意的是，数组参数必须具有相同的维数，否则，函数SUMPRODUCT将返回错误值#VALUE～。对于非数值型的数组元素将作为0处理。 例如，在例2-2中，要计算2002年产品A的销售总额，可在任一单元格(比如O2)中输入公式"=SUMPRODUCT(C2N2,C3N3)"即可。 Excel"条件格式"公式实例 我们知道，Excel"条件格式"功能可以根据单元格内容有选择地自动应用格式，它为Excel增色不少的同时，还为我们带来很多方便。如果让"条件格式"和公式结合使用，则可以发挥更大的威力，下面提供几个在"条件格式"中使用公式的应用实例，希望能给读者朋友带来一些启发。 一、判别输入是否正确 在输入如身份证等有固定位数的号码，出现位数不正确的情形时，我们希望Excel能够给出提示。虽然可以使用"数据有效性"设置实现，但是当输入出错时，Excel总会弹出一个提示的对话框，有朋友可能觉得这样"唐突"的提醒有点影响心情，那就让"条件格式"来"温和"的提醒吧。 1、创建"条件格式"的公式 假设我们通过"条件格式"，把符合位数(15位或18位)的号码所在单元格的填充色设置为绿色，输入完成后，通过查看单元格的填充色是否变为绿色，就可以知道输入的正确性了。 由于身份证号码数据是属于"文本"类型的，先选中需要存放身份证号码的A2:A52单元格区域，将它们的数字格式设置为"文本"。然后在A2:A52单元格区域处于被选中的状态下，选择菜单"格式?条件格式"命令，打开"条件格式"对话框，单击"条件1"下方的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择"公式"(图1)。 接着在其右边的文本框中输入公式"=OR(LEN(A2)=15,LEN(A2)=18)"，然后单击"格式"按钮，在打开的"单元格格式"对话框中选择"图案"选项卡，选择绿色作为符合条件的单元格的填充色(图2)。 设置好后单击"确定"按钮，返回"条件格式"对话框，检查无误再次单击"确定"就完成了条件格式的设置(图3)。 小提示:上面的操作，先选中了一个单元格范围A2:A52，然后为这个单元格范围设置条件格式的公式。在这种情况下，公式中应使用选择范围中左上单元格的引用，此例中为A2。公式输入完成后，可以查看一下这个范围中的其它单元格的条件格式公式，如A8单元格，为"=OR(LEN(A8)=15,LEN(A8)=18)"， 这是由于上面的引用为相对应用，它会根据单元格的实际偏移量自动改变，从而得到适合其它单元格的公式。 2、实现的具体效果 现在来测试一下上面设置可以实现的效果，在A2:A52区域的单元格中输入一些身份证号码，当位数是18位或15位时，所在单元格的填充色自动变为"绿色"，而位数不对的身份证号码，所在单元格的填充色不发生任何改变(图4)，从是否变色我们就可以判断输入的正确性了。 全部输入并确认正确后，如果需要删除单元格条件格式，则先选中A2:A52单元格区域，然后打开"条件格式"对话框，单击如图3中的"删除"按钮，在打开的"删除条件格式"对话框中勾选"条件1"复选框，单击确定即可(图5)。