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第二章 事务文书.doc

第二章 事务文书

太阳雨
2012-08-31 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《第二章 事务文书doc》,可适用于高等教育领域

第二章事务文书第一节计划和总结的写作教学目标●了解计划总结的特点●掌握计划总结的写作格式●学会写作计划和总结教学重点●写作计划和总结教学难点●计划、总结的结构 一、计划的写作计划类公文包括:规划、设想、计划、要点、方案、安排等。(一)计划的特征和写作特点1.规划规划是计划中最宏大的一种:从时间上说一般都要在三五年以上从范围上说大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目从内容和写法上说往往是粗线条的比较概括如《××省经济和社会发展十年规划》、《××省旅游产品结构调整规划》等。规划是为了对全局或长远工作做出统筹部署以便明确方向激发干劲鼓舞斗志相对其它计划类公文而言规划带有方向性、战略性、指导性因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算在掌握大量可靠资料的基础上根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标然后充分吸收有关意见以科学的态度反复经过多种方案的比较、研究和选择确定各项指标和措施。规划的具体写法:规划因具有严肃性所以一般都是通过“指示性通知”来转发的其格式都是由“标题”和“正文”两部分组成一般不必再落款也不用写成文时间。规划的标题是“四要素”写法:单位名称+时间期限+内容范围+“规划”二字。如《石家庄市“九五”旅游业发展总体规划》。规划的正文一般都比较长大致有以下几方面内容:(1)前言即有关的背景材料也就是制定规划的起因和缘由。这是制定规划的依据因此不能简单地罗列事实而应把诸多有关情况经过认真地综合、分析找出其有利因素和不利因素。这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据有可靠性。(2)指导方针和目标要求。这是规划的纲领和原则是在前言的基础上提出的因此既要写得鼓舞人心又要写得坚定有力要用精炼的语言概要地阐述出来。(3)主要任务和政策、措施。这是规划的主体和核心是解决“做什么”和“怎样做”的问题因此任务要提得明确措施要提得概括有力。这部分写作通常有两种结构:对于全面规划或任务项目较多的规划因其各项任务比较独立没有多少共同的完成措施一般采用以任务为主线的“并列式结构”(措施都在各自的任务之后分别提出)对于专题规划或任务较单一的规划因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。(4)结尾即远景展望和号召。这部分要写得简短、有力、富有号召力。2.设想设想是计划中最粗略的一种:在内容上是初步的多是不太成熟的想法在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的范围也不一定都是宏大的。一般说来时间长远些的称“设想”范围较广泛的称为“构想”时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。设想是为制定某些规划、计划做出准备的是一些初步想法。设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些因为它是为正式的规划或计划做准备不是给各级领导看的就是交群众讨论的不必也没时间考虑得太周密只要基本成形就可以且在提出任务或目标时往往还有一些简短的论述语句。设想与规划一样在内容的写法上都是比较原则和概括不可能也没有必要写得太细、太具体。设想的具体写法:设想因具有超前性所以其写作要求并不十分严格其格式也不大一样:如果是给领导看的报给上级就要严肃一些随报告报送不必落款也不必写行文时间如果是交给群众讨论的或者不以通知或报告的形式转发或上报就要落款并写明具体行文时间。设想的标题可以是“四要素”也可以是“三要素”或省略单位名称或省略时间期限还可以是“两要素”省略单位名称和时间期限如《关于机构改革的初步设想》。设想的正文一般有两种写法。第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法适用于时间较长远的“设想”或工作计划的最初构思或打算。第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构只是内容粗略一些的想法适用于预备性计划即只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。3.计划狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在时间一般在一年、半年左右范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作内容和写法要比规划具体、深入要比设想正规、细致要比方案简明、集中要比安排扩展、概要。计划的具体写法:计划由于大多是一个单位的工作内容范围只在单位内要求执行所以一般不以文件形式下发因而除标题和正文外往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法其中哪一个要素都不应省略。正文写法由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求所以写作要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容:(1)开头或阐述依据或概述情况或直述目的要写得简明扼要(2)主体即计划的核心内容阐述“做什么”(目标、任务)、“做到什么程度”(要求)和“怎样做”(措施办法)三项内容既要写得全面周到又要写得有条不紊具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”(任务、措施分说)。(3)结尾或突出重点或强调有关事项或提出简短号召当然也可不写结尾。4.要点所谓要点实际就是计划的摘要即经过整理把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式。要点的具体写法:要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要一般都要以文件形式下发因而多用某个通知作“文件头”所以只要有标题和正文两部分内容就可以了不必再落款再写成文时间但也有些要点由于涉及的工作重大为郑重起见往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。要点的标题可写“四要素”也可写“三要素”但“三要素”的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。正文写法由于要点的内容是摘录计划的主要之点所以其正文都写得比较概要既不要兼顾到各个方面也不必讲具体做法更不用讲道理没有过渡段段落也不长。在结构方式上大都是并列式可分若干项目一贯到底也可分几大项大项下分若干小项其中的小项可在每一大项下单独排列也可全文排列。5.方案方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂不作全面部署不足以说明问题因而公文内容构成势必要繁琐一些一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。方案的具体写法:方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较广的工作一般都用带“文件头”形式下发所以不用落款只有标题、成文时间和正文三部分内容。方案的标题有两种写法:一个是“三要素”写法即由发文机关、计划内容和文种三部分组成如《东北师范大学五年发展规划总体方案》一个是“两要素”写法即省略发文机关但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”(文件头)的标题中体现出来如《××市旅游精品战略实施方案》。成文时间为郑重起见一般不省略而且要标注在标题下方。方案的正文一般有两种写法:一是常规写法即按“指导方针”、“主要目标(重点)”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作。二是变项写法即根据实际需要加项或减项的写法适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少实际写作时的称呼可以不同如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中一般还要分总体目标和具体目标“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤关键步骤里还有重点工作项目“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。6.安排安排是计划中最为具体的一种格式。由于其工作比较确切、单一不作具体安排就不能达到目的所以其内容要写得详细一些这样容易把握。安排的具体写法:安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作所以一般有两种发文形式:一种是上级对下级安排工作尽管涉及面较小也要用“文件头”形式下发。“安排”的格式是“标题”和“正文”两部分。另一种如果是单位内部的工作安排也可直接下发文件格式就由“标题”、“正文”、“落款及时间”三部分组成。但不管哪种形式作为“安排”本身都不该有受文单位如果必须有则或者以“文件头”形式下发或者以“关于.....安排的通知”名义下发。安排的标题可以是“三要素”写法也可以是“两要素”写法(省略机关名称)。安排的正文一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成也有的省略“结尾”“主体”结束正文即随之结束。“开头”同计划的开头差不多或阐述依据或概述简明扼要。“主体”是正文的核心一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写也可把任务和要求合在一起把步骤和措施合在一起来写还可以先写总任务然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务每一项有每一项的要求及措施要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构其任务都要具体其要求都要明确其措施都要得当。方案和安排有共同之处即写作题材都是单项的工作即只对一项工作作出部署和安排。这也正是方案、安排与规划、设想、计划、要点的根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分:方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作安排的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作如《××市旅游局关于2004年工作安排》。方案和安排还有一种较为概要一点的写法以便于下级具体实施时灵活掌握叫做“意见”:方案大多称“实施意见”如《××市“九五”期间社会主义精神文明建设的实施意见》安排往往称“安排意见”如《××××系统关于开展增收节支活动的安排意见》。(二)写作计划的方法1.明确类别。写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类适合用哪一个具体的计划种类来表达从而确定具体文种。2.明确写法。根据具体内容和文种写作要求进行写作。(三)写作计划的注意事项不论哪种计划写作中都必须注意掌握以下五条原则:第一对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神反对本位主义。第二切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准既不要因循守旧也不要盲目冒进。即使是做规划和设想也应当保证可行能基本做到其目标要明确其措施要可行其要求也是可以达到的。第三集思广益的原则。要深入调查研究广泛听取群众意见、博采众长反对主观主义。第四突出重点的原则。要分清轻重缓急突出重点以点带面不能眉毛胡子一把抓。第五防患未然的原则。要预先想到实行中可能出现的偏差可能出现的故障有必要的防范措施或补充办法。二、总结的写作总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动做出系统的回顾归纳、分析评价从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。(一)总结的种类从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具有总结的性质。(二)总结的写法1.标题文件式标题 一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例:《××系2002年度学生社会实践工作总结》。文章式标题 以单行标题概括主要内容或基本观点不出现总结字样但对总结内容有提示作用。例某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的》。双行式标题 即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题正标题揭示观点或概括内容副标题点明单位、时限、性质和总结种类。例:《知名教授上讲台 教书育人放异彩××大学德育工作总结》。2.正文前言一般介绍工作背景、基本概况等也可交待总结主旨并做出基本评价。开头力求简洁开宗明义。主体应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分标序加小标题逐一写来。结尾作为总结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心、信心等语作结要求简短精练。3.落款一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结应在标题下方居中署名。 练习题1.计划的特点是什么?写作计划的注意事项有哪些?2.总结的写作要点有哪些?.写一篇年工作计划。.请你对本年的工作情况写一篇总结。第二节述职报告的写作教学目标●了解述职报告的特点、种类及写作要求●掌握述职报告的写作方法●学习写作述职报告教学重点●掌握写作述职报告的一般方法教学难点●述职报告写作要求 一、述职报告的特点述职报告是党政机关人民团体、企事业单位的干部向主管领导部门、人事部门或选区的选民或本单位的职工群众陈述自己在一定时期内工作实绩、问题和设想的自我述评性的报告文书。述职报告的主要特点是:自述性、自评性、报告性。所谓自述性就是要求报告人自己述说自己在一定时期内履行职责的情况。因此必须使用第一人称采用自述的方式向有关方面报告自己的工作实绩。这里的所谓实绩是指报告人在一定时期内按照岗位规范的要求为国家做了些什么事情完成了什么指标取得了什么效益有些什么成就和贡献工作责任心如何工作效率怎样实实在在地反映出来。所谓自评性就是要求报告人依据岗位规范和职责目标对自己任期内的德、能、勤、绩等方面的情况作自我评估、自我鉴定、自我定性。述职人必须持严肃、认真、慎重的态度既要对自己负责也要对组织负责对群众负责。对工作的走向前因后果要叙述清楚评得恰当所叙述的事情要概叙让人一目了然并从中引出自评。所谓报告性就是要求报告人明白自己的“身份”放下官架子以被考核、接受评议、监督的人民公仆的身份履行职责做报告。要认识到自己是在向上级汇报工作是严肃的、庄重的、正式的汇报是让组织了解自己评审自己工作的过程因此语言必须得体应有礼貌、谦逊、诚恳、朴实、掌握分寸。二、述职报告的种类(一)从内容上划分1.综合性述职报告:指报告内容是一个时期所做工作的全面、综合的反映。2.专题性述职报告:指报告内容是对某一方面的工作的专题反映。3.单项工作述职报告:指报告内容是对某项具体工作的汇报。(二)从时间上划分1.任期述职报告:指从任现职以来的总体工作进行报告。一般来说时间较长涉及面较广要写出一届任期的情况。2.年度述职报告:是一年一度的述职报告写本年度的履行职责情况。3.临时性述职报告:是指担任某一项临时性的职务写出其任职情况。比如负责了一期的招生工作或主持一项科学实验或组织了一项体育竞赛写出其履职情况。(三)从表达形式上划分1.口头述职报告:这是指需要向选区选民述职或向本单位职工群众述职的用口语化的语言写成的述职报告。2.书面述职报告:是指向上级领导机关或人事部门报告的书面述职报告。三、述职报告的写作格式1.标题居中2.署名及日期 可以写在题下也可以写在正文后。3、正文 述职报告的正文包括三部分内容。第一部分是任职概况和述职评估包括何时任职、工作变动情况、背景情况、岗位职责、目标及对个人尽职的总体估价、确定述职范围和基调。第二部分是尽职情况这是述职报告的主体主要写工作实绩、经验和问题。对于核心内容的写作多数是按性质不同分成几个方面(可列小标题)来写每个方面可先写实绩后写认识和做法也可先写认识和做法后写实绩。但不管怎么写都要实现个人的工作能力和管理水平尤其是在处理敏感、棘手问题方面以及突发事件或重大事件方面更能表现出个人的素质、才能和领导水平。在具体业务工作中党的方针、政策和上级的批示、部署的任务在自己分管的部门或单位得以贯彻实施……等等。第三部分是今后的设想和决心要从实际出发对今后工作在科学分析的基础上做出战略性规划表明尽职的态度。四、述职报告的写法述职报告没有固定的写作模式根据不同类型和主旨可灵活安排结构。一般由标题、抬头、正文、落款四部分组成。1.标题述职报告的标题常见的写法有三种:①文种式标题只写《述职报告》。②公文式标题姓名+时限+事由+文种名称如《20012002年试聘期述职报告》、《2001年至2002年任旅游局长职务的述职报告》。③文章式标题用正题或正副题配合如《2001年述职报告》、《思想政治工作要结合经济工作一起抓××旅游学院张一凡述职报告》。2.抬头①书面报告的抬头写主送单位名称“如××党委”、“××组织部”或“××人事处”等。②口述报告的抬头写对听者的称谓如“各位代表”、“各位委员”、“各位同志”或“各位领导各位同志”。3.正文述职报告的正文由开头、主体、结尾三部分组成。①开头开头又叫引语一般交代任职的自然情况包括何时任何职变动情况及背景岗位职责和考核期内的目标任务情况及个人认识对自己工作尽职的整体估价确定述职范围和基调。这部分要写得简明扼要给听者一个大体印象。②主体主体是述职报告的中心内容主要写实绩、做法、经验、体会或教训、问题。这部分要写得具体、充实、有理有据、条理清楚。由于这部分内容涉及面广量多所以宜分条列项写出。“条”、“项”要注意内在逻辑关系。③结尾结尾一般写结束语。用“以上报告请审阅”、“以上报告请审查”、“特此报告请审查”、“以上报告请领导、同志们批评指正”等作结。4.落款述职报告的落款写述职人姓名和述职日期或成文日期。署名可放在标题之下也可以放在文尾。五、述职报告写作应注意的事项在写作述职报告时要实事求是严肃认真客观公正。要注意论断准确重点突出有针对性既不要脱离自己的职责范围和工作目标又要分析概括不能写成流水帐既要突出政绩又要评价正确、适当不能故意夸大或缩小缺点和不足的地方也要说清楚、说完全。 练习题针对自己的职务写一篇述职报告。第三节简报.简报的含义、作用及分类()简报的含义简报是党政机关、群众团体、企事业单位编发的反映情况、传播信息、交流经验、指导工作的一种摘要性的内部文件。它是机关内部向上反映情况或向下、向平行单位通报情况、交流经验、推动工作时经常使用的文体也称为“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”、“情况简报”、“××动态”、“××简讯”等。简报是一种内部文件但不是正式公文不能代替“请示”、“报告”等正式公文向上或向下行文但它既可以直接刊载有关领导人的意见也可以通过“按语”的形式传达领导机关的意图用以推动和指导工作还可以发表一些典型经验和做法供有关方面参考和借鉴。所以在一定程度上它又起公文的某些作用。()简报的作用第一汇报工作。这是下级单位通过简报向上级单位汇报工作发挥的作用它可以将工作进展情况以及工作中出现的新情况、新动向、新问题及时向领导机关反映便于领导机关及时了解下情分析问题掌握动态指导工作制定政策作出决策。第二指导工作。简报体现了领导机关的一定意图上级机关在简报中或通过好的典型好的经验来推动下级工作以带动全局或通过反面典型严重的教训来警诫下级或传递新的情报信息指出新生事物的苗头来启迪下级或指出不良倾向来警醒下级。第三协调工作。这是简报在平级单位之间的作用。平级单位之间通过简报可以沟通情况传递信息交流经验相互协调取长补短增强合作共同发展。()简报的分类按时间划分有定期、不定期和临时性简报。按内容分有会议简报、工作简报、动态简报等。按形式分有专题性简报和综合性简报。下边从内容划分上介绍常见的几种:会议简报是在重要会议期间反映会议进程、与会者的相关情况或讲座、发言情况的简要报道。也包括发言摘要和会议中的突出问题等。工作简报也称“情况简报”主要反映工作中的情况、经验、教训等可以是专题性的也可以是综合性的比较自由灵活。动态简报反映社会情况或各领域中的动态。常以“内部参考”的形式发文是一种严肃慎重而又具有保密性的简报。.简报的特点简报具有真、新、快、简的特点。真即内容真实、确凿所反映的人或事不能虚构。又因限于内部使用表述则更直率。新即指材料新颖、典型力求提供新情况、新问题、新经验、新动向。快即反映迅速及时讲究时效应快写、快编、快审、快印、快发、快报。会议简报尤其如此常常是一日一报。简即文字简练、朴实要做到言约而事丰以简练的语言说明最重要的问题。.简报的写作()简报的格式简报与其他机关应用文相比一个显著的不同点就是简报有独特的报头。简报的格式由报头、标题、正文、报尾构成。报头包括编号、密级、简报名称、期数、编发单位、印发时间等。编号和密级均印在左上角编号在上密级在下。密级有以“内部文件、注意保存”代之的。报头应占整个版面的三分之一。报头以套红印成字体大而醒目。用红色分隔线将报头与标题正文分开。标题是对正文的说明或概括。既通俗明白又确切醒目。如《“良师益友”评选活动在全校展开》。正文包括开头、主体、结尾三部分。开头写明时间、地点、人物、事件等并揭示全文的主要内容给受文者一个大体印象。正文应让事实说话或以事件的发展过程或按事物的逻辑关系为序展开也可按材料性质归类应选取典型材料为突出主题服务并做到条理清楚层次分明。正文的写法很多常见的有:新闻报道式、简要通报式、讲话摘要式、列小标题式、集锦式、动态式、数据式、图表式、经验总结式等。报尾在正文结尾之下用分隔线隔开分行写明报、送、发的单位和印发份数。()简报的写作要求首先要选材典型、新颖。力求选择新鲜的、对全局有指导意义或参考价值的材料。其次要编发简洁、迅速。及时抓住突出或有代表性的问题编写印发真正发挥其作用。

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