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岗位说明书的编写及应用.docx

上传者: viner
60次下载 0人收藏 暂无简介 简介 2012-08-24 举报

简介:岗位说明书的编写及运用

岗位说明书的编写与运用 1 讲岗位设置 【本讲重点】 岗位的分类 岗位的设置原则 企业的定员定编 岗位设置表的编制 管理运行外在的形式必须跟企业家内在的心灵相一致。企业家有三种境界:第一是亲力亲为; 第二是有所为有所不为;第三是无为而治。 —— 郭咸钢 岗位的分类 在提到岗位的具体设置前,需要先简单介绍一下岗位的分类。企业里有很多岗位,这些岗位 按照其性质的不同可以分成若干个类型:生产岗位、执行岗位、专业岗位、监督岗位、管理 岗位以及决策岗位等。 ◎生产岗位:主要是指直接从事制造、安装、维护及为制造做辅助工作的岗位。生产岗位的 员工主要从事企业基本的生产业务。 ◎执行岗位:主要是指从事行政或者服务性工作岗位。执行岗位的员工根据领导的安排执行 自己的任务。 ◎专业岗位:主要是指从事各类专业技术工作的岗位。例如工程师、经济师、会计或者软件 设计师等等。 ◎监督岗位:指部门科室、队部、办事处等岗位,执行监督工作。例如审计部门、监察部门, 或者其他受董事会或股东会委托,监督企业各项工作的人员。 ◎管理岗位:主要是指一些部门、科室的主管或者经理,或者是一家单位的负责人。他们的 职责是管理一家小的单位。 ◎决策岗位:主要是指公司的高级管理层。例如企业的总裁、总经理、副总经理或分管各个 业务的总监等。 【自检】 你所在的公司具体有哪些工作岗位?你处于何种工作岗位?试分析你的工作岗位的特点。 @___________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 岗位的设置原则 1 .岗位设置的数目应符合最低数量原则

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◎岗位不要设置很多,数量要尽可能少 对岗位的设置不要设置很多,岗位数量要尽可能的少,这样做的目的是使所有的工作尽可能 的集中,不要特别分散。从经济角度来说,不必花很多人工费。每一个人、每一个岗位的工 作人员都应该承担很多责任。 ◎如何才能符合最低数量原则 在设定部门的职责以后,部门人员肯定要来分担整个部门的所有责任。那么,如何划分、确 定职责,才符合最低数量原则呢?这里介绍一种岗位责任分工的确定方法。其过程如图 1 1 1 1 岗位责任分工的确认过程 【事例】 例如人力资源部大概有这样 4 项工作: ◎一是负责企业员工管理,如人员招聘、录用、调转、解聘等。 ◎二是薪酬福利,如制定薪酬政策、做工资表、发放工资等。 ◎三是培训。 ◎四是考核。 4 项工作就设置 4 个岗位。设计的时候,每一位基层工作人员所负的主要责任一般是 2 5 项。因为是基层工作人员,所以只承担一部分责任。如果是中层工作人员,如部门经 理、办公室主任、下属单位负责人等,这些人的工作职责一般是 5 10 项。高层管理人员, 例如企业总经理、副总经理、总监等,可能负的主要责任是 8 项到 12 项。 这是一个大致数目,仅供参考。如果基层工作人员分工的时候,已经承担了 8 项或者 10 了,可能承担起来有困难,这时可能就要划为两个岗位。中级人员,如果负责的工作超过了 15 项,负担可能很重,需要加设一名副经理。高级人员也是这样。按照这个原则划分,符 合最低数量,使每一个岗位、每一个人承担的职责最合适,而且企业所付出的代价最低。 2 .所有岗位要求实现最有效的配合 岗位设置的时候,对承担的责任进行划分。一般区分为主责、部分和支持三类,这样来确定 配合关系。主责是指某一个人所负的主要责任;部分指只负一部分责任;支持是指责任很轻, 只协助他人。每个人的主责、部分和支持一定要划清楚。 3 .每个岗位能否在企业组织中发挥最积极的作用 岗位设置的第三个原则是每个岗位是不是在整个企业组织中能够发挥最积极的作用。岗位在 组织设置里面,应该使它发挥最大作用。每一个岗位都要有相应的主责,然后有部分或者支 持性工作。例如基层工作人员要有两项到五项的主责,如果工作分工里没有主责,都是部分 或支持,那么这个同志的积极性会受影响。一项主要责任都没有,会认为自己是跑龙套的, 只给别人摇旗呐喊。 4 .每个岗位与其他岗位的关系是否协调 是否协调 是指岗位之间的责任不交叉、没有空白。避免某一个责任张同志是主责,李同志 也是主责,两个人分不清到底谁是主责,出了事谁负主要责任,在工作中谁主动。一项职能 没有人负主责,就是岗位职责出现了空白。 如果某一项工作,既有负主责的同志,又有配合的同志,还有做支持性工作的同志,就表示 岗位之间配合得很好。 5 .岗位设置是否符合经济、科学和系统化的原则

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岗位设置如果体现了经济、科学、合理和系统化的原则,那么岗位设置对企业的经济效益应 该是积极的。企业都在追求自己的经济效益,对于人工成本的控制也是企业控制成本的重要 组成部分。如果岗位设置得特别多,参与这项工作的人就多,企业支付的费用就多,这不符 合经济化原则。如果岗位设置过少,可能某一个事情没有人管,或者某一个岗位的员工负担 特别重而产生怨气,这项工作就做不好。所以要体现经济化原则,要符合科学原理。企业规 范化管理体系是一个大的完整的系统,岗位设置要和组织结构设计、职能分解吻合,要符合 系统化原则。同时,岗位设置也为岗位描述、岗位评价、薪酬福利体系设计提供支持,是一 体的。 【自检】 在确定企业的定员定编时,应该遵循哪几项基本原则?你是否遇到过职责不明而造成纠纷的 情况?结合你自身的体会,谈谈你是如何处理的。 @___________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 企业的定员定编 1 .什么是企业的定员定编 对于每一家企业来说,按照规范化的要求,根据企业的发展需要,制定企业的发展战略。在 企业既定发展战略的指导下,进行企业的组织结构的设计以及职能的分解,根据需要设置岗 位,确定企业的编制,然后再确定执行岗位工作的具体工作人员,这一过程就叫做企业的定 员定编。 在完成企业的定员定编后,要求能够使各个部门事事有人做、人人有事做、岗位不重复、工 作无遗漏,达到规范化、合理化和科学化。 1 2 企业定员定编的一般过程 2 .岗位与人员的关系及区别 岗位和人员是两个不同的概念。一个岗位不一定是一个人,可能是几个人。例如财务部会计 师的岗位,可能是两个人,也可能是三个人。较小的公司财务工作业务量不大,财务部可能 只有一名经理,下设一名会计师、一名出纳,这时会计师岗位就是一个人;如果企业财务工 作量很大,会计师岗位可能是两个人或者三个人,分为成本会计、总账会计等等。只要岗位 是相同的,从事该岗位工作的人员的职责应该是相同的。 另外,也有可能是一个人同时负责好几个岗位。例如一家公司的人力资源部就有好几项工作, 但是如果公司刚刚成立,规模不大,就没有必要设一个经理、四个员工。完全可以只使用三 个员工:一名经理下设两个员工,一个负责员工管理和兼管培训部门,另一个负责薪酬和考 核管理。将来企业发展了,业务量大了,人员少了工作忙不过来,这时候就需要再添加两个 人员。 岗位设置表的编制 岗位设置表是岗位设置工作的最后成果,是企业规范化管理的一个正式的、重要的文件。岗 位设置表通常有部门职位设置表和公司岗位设置总表两种形式。

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