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职场中开会的学问.pdf

职场中开会的学问.pdf

上传者: fansikx 2012-08-21 评分1 评论0 下载4 收藏0 阅读量167 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《职场中开会的学问pdf》,可适用于剑侠世界领域,主题内容包含职场中开会的学问头脑风暴会、部门策略会、客户见面会、新闻发布会、各类营销峰会、推介会甚至各种论坛营销人总要拿出许多时间应付各种会议。拍拍脑袋想一想我符等。

职场中开会的学问头脑风暴会、部门策略会、客户见面会、新闻发布会、各类营销峰会、推介会甚至各种论坛营销人总要拿出许多时间应付各种会议。拍拍脑袋想一想我们一个月的时间当中有多少时间被开会占据了?也许很多营销人都有同感那就是当领导、或者下属、或者记者、或者朋友、或者家人打电话找你的时候你常常给予对方的回答是“在会上”。而在这些大大小小的会中有多少是有价值的?有多少是去了以后又后悔的?还有多少是不痛不痒、形同鸡肋的?参加的会多了我们也会总结出一些参会的经验对于参会的选择每个人都有自己的原则和标准。对会议的管理其实就是一个选择的过程和时间管理的过程做好会议管理你的工作效率会提高很多。陈杨安吉斯媒体集团中国区策略资源总监开会频率:每天至少一次参会类别:公司内部自己团队的会、跟别的部门的会、跟客户的会、论坛等等参会装备:笔记本电脑或者iPad开会场所:大部分在公司开一些很重要的问题可能在饭馆或者咖啡厅与客户聊创意会议形式推荐:内容大于形式开会是为了解决问题会议管理经验:开会之前一定要让所有参会的人心里清楚开会的目标第二是在会上不能分心对于讨论不出结果或者说不清楚的事情可以考虑放一放。如何跟客户开会第一、明确跟客户开会要达成什么目的。开会之前要明确会议的重点是什么需要准备哪些东西会后想得到哪些东西。有的时候客户自己都没有想清楚的事情他们自己都不知道要说什么这时候更要跟客户明确开会目的。关键在于解决问题不然就是浪费时间。第二、明确自己在会议上扮演的角色。分类来讲如果是跟客户分享我们的服务或者产品我们会讲得比较多。如果是客户向我们部署什么任务就要多听少说话。我们的角色是出主意的人还是了解信息的人还是帮助客户去说服其他人等都要搞清楚。需要注意的是有的时候和客户开会不光只有我们媒介策划公司还会有参与项目会议的其他公司比如研究公司、创意公司等。这种情况下有些时候我们在项目的意见上会有很大的分歧我们就需要注意自己的参会角色斟酌言辞和沟通的方法。特别是对于不是我们负责的部分一般来说不会特别去强调或反对但同时也不能一味地让步这就需要权衡。切记不能喧宾夺主否则会给自己和客户带来更多的麻烦。第三、要符合客户口味。开会前要做好充分的准备要明确自己跟客户的关系要用客户喜欢和容易接受的方式去跟他们交流。比如有的客户喜欢看表格有的客户喜欢看图片有的客户希望更多的口头沟通而不是单方面灌输需要把握好方式。第四、会议结束一定要总结。这是会议结束后必须做的一件事情总结要发给客户和每一个相关的人。因为很多时候在会上说定的东西客户一转头就忘了日后可能导致各种问题。作总结一方面是明确每个人的分工和职责另一方面也是保护公司自身的一种方式。这点同样适用于公司内部的各种会议。郑国强圣元国际营销公司市场总监开会频率:每周次以上参会类别:部门内部沟通会、跨部门业务协调会公司月度会议、季度会议、年度会议、经营会议产品会、推广会、培训会、媒介沟通会议等等参会装备:笔记本电脑笔记本开会场所:总部张家界、庐山、马尔代夫等欧洲创意会议形式推荐:视频会议、电话会议、网络会议会议管理经验:第一会议前要做好充分的计划和准备。会议的组织者要明确会议的主题、通过会议要解决的问题提前准备好会议讨论的基本要点、草案等提高会议效率否则容易跑题第二会议中要做好会务的组织和相关会务工作。要有一个文笔较好、逻辑性强、认真仔细的人做好会议记录及时将会议讨论的结果、意见、决议等在会后形成会议纪要发给相关人员第三会议后要有明确的跟进和落实。对于会议形成的决议和意见形成纸面的要求明确完成时间、责任人以及相关支持人等并明确跟进人及时监督、跟进通报进度确保会议研究的事项按时落地、执行到位。周例会这样开第一、固化时间和内容形成惯例和习惯提高会议效率。要固定时间点比如每周一上午点开例会让大家形成习惯从而能够提前安排好自己的工作。从内容上讲总结上周做了什么各项重点工作的进度现在是什么状况下一步主要的工作还需要什么支持最终再统一强调明确下一步的工作重点。关键是形成惯例开会的时候议程明确、条理清楚、言简意赅才会提高效率。第二、会议组织者做好会前梳理和会中引导充分发挥主导作用。作为部门例会的组织者直接关系到整个会议的效率和效果。所以要在会议之前梳理一下上周做了哪些事情公司最近有什么动态下一步有什么策略和活动规划等对需要明确的重点内容要首先列一个大概的会议提纲以免遗漏。在人员汇报工作的过程中哪些事情需要明确、哪些事情需要调整、哪些事情需要强调、哪些事情需要重点跟进等组织者都要非常清楚适时强调和引导以确保会议的顺畅和明确会议的要点。第三、群策群力、充分沟通更好地发现机会、找出问题并解决问题。做市场需要每个人、每个部门之间的相互沟通、协调、支持和配合需要团队合作的精神。比如一个好的推广活动不仅需要设计部门充分发挥想象力和创造力设计出更吸引眼球的海报和助销工具需要产品人员就品牌定位、企业形象等有个长期的规划和建设提出合理化的建议意见还需要推广人员跟一线人员充分沟通、发现问题进而拿出更简单、可行的策略和措施一个推广活动涉及的环节、部门、人员、细节很多需要相互之间充分的沟通从多方面去碰撞问题、激发灵感、风暴策略从而找到更好的方案和方法。葛承志奇艺网销售部运营中心高级总监开会频率:至少两天一次参会类别:公司内部会议、对外营销会、客户培训会参会装备:笔记本、笔记本电脑、笔和会议相关资料、名片、激光笔、无线翻页器等开会场所:除公司、酒店外还有咖啡厅创意会议形式推荐:曾经在上海出差时需要上海和北京的同事共同开会于是两地同时打开PPT当时用电话会议系统将我在上海演讲的声音同时传达给北京那边。但我认为不见面的会议解决问题的效率不如见面的会议高有时候也表达不清楚会议时间管理:利用Outlook的会议通知或者要求会议组织方提前发短信。客户培训会怎么开第一、明确开会的目的和对象。我面对的是奇艺网的广告主、正在开发的客户、广告公司的人他们来自市场部或采购部是涉及广告投放和营销合作的部门。开会前我会通过销售部门的同事从客户那里明确他们想知道的内容一般会要一个提纲然后准备相关的素材、做PPT如果对方是较高级别的人就不会讲过于细节的东西。一般会介绍一下视频行业的发展趋势、奇艺网的理念以及整个互联网行业的发展。第二、当听众三心二意怎么办?如果开会地点允许的话我不会坐着讲。因为开会的人也坐着各自对着各自的电脑如果双方没有目光交流听众很可能听一会儿就去做自己的事情或者发困。一般来讲我会站在投影仪的边上讲PPT让听众在看到PPT的同时也看到我通过抑扬顿挫的声音和相互交流的面部表情来吸引听众的注意。在开会过程中加上一些互动比如讲到发展历史、社会热点现象时可以顺势提几个小问题使听的人不至于睡着或者走神。当培训会的人数比较多的时候演讲时不可能照顾到每一个人的表情就要下意识地增加一些互动环节比如有奖提问给回答正确的人分发小礼品也可以做一些比较风趣幽默的阐释利用社会的热点问题做一些类比等以此提高大家的收听兴趣。第三、需要注意的问题。一般我会尽量控制时间预留~分钟时间给到QA环节看大家有什么问题、意见和建议提出来。有的企业比较喜欢提问而且问题也很尖锐这些都能应付。最可怕的是讲完之后大家发愣没有任何问题。可能是他们不能了解我讲的或者他们不感兴趣或者我讲得不好。这时候我会跟相关同事沟通看下一步还需要讲些什么需不需要会后发书面资料给他们或者将来准备内容的时候有什么需要注意的为下次的培训积累经验。跨部门沟通会心得很多人会忽视跨部门沟通会其实这块如果处理不好会影响整个公司的运营。跨部门沟通会从前期目标的明确到沟通效率到后期的执行力都很重要。在开会前要做好充分的准备这种准备甚至比见客户更要充分。因为每一次的跨部门会议要讲的东西和要解决的问题都是不一样的。这种情况下首先要有明确的目标将待解决的问题全部列好。在开会之前将这些问题发出让大家准备好解决预案然后拿到会上讨论就会比较有效率。问题有两种:一种是开放式问题比如这是什么、该怎么办等等另一种是封闭式问题即抛出问题后给出几个选项看各个部门之间对这几个选项的态度然后选出最优方案。或者根据这几个选项引出另外一个解决问题的方式。我更倾向于抛出封闭式问题让大家在会前事先准备好预案就不会在会上扯得太远。在会议末尾会议组织者再强调一下今天讲了什么下一步的计划是什么还需要解决什么问题做哪些沟通的准备等等。每次会议之后做一个会议简报用电子邮件的方式发给参会的人。蒋美兰捷希女鞋集团中国区行销部副总经理开会频率:每天至少~次每周有个固定会议、个专案会议忙时以上的时间都在开会参会类别:主管会议、部门会议、专案会议、创意会议参会装备:电脑、手机、创意参考资料开会场所:公司大嗅议室、外面咖啡馆、旅馆、商场创意会议形式推荐:团队所有成员在封闭式酒店开会没有外界以及日常琐事的干扰开会效率非常高另外就是在卖场现场开会能够与团队成员迅速及时地沟通效果也非常不错QQ群、MSN也是便捷有效的开会形式会议时间管理:最简单的就是Outlook可以提醒会议时间其次还要了解与会者的行程安排根据每个成员的日程安排确定会议时间并设置时间提醒。专案会议怎么开捷希女鞋刚刚在北京举办了秋冬季新品发布会以这次大秀的专案会议为例:第一开会之前要明确开会的目的。这次大秀我们从三个月前就已经开始策划准备每一次的会议都有不同的目的通过每次的会议来推进专案的进程。第二需要对会议流程、参会人员有足够清晰的了解并且准备会议所需道具、档案等一系列东西。自开始策划大秀以来专案会议可能每周都需要开会议流程如下:)回顾上周的会议记录)确定当周的进度)确定各部门、协力厂商工作现状)确定需要各部门协调事宜)讨论决定下一步需要做的事情并且分工落实到人。第三为了保证会议高质高效地完成需要注意以下几点:)事先说明预期产出做好流程及时间分配并严格执行)确定每个伙伴都会到达现场)确定所有与会需要的素材都完整出现)确定下一目标及未来的日程表安排。第四会议结束后需要检查会议记录随时确定下一步安排好的工作正常进行。第五一般情况下开会如果超过分钟。人心其实已经涣散了会议品质就极差因此控制会议的时间也是会议召集者需要注意的一个问题。会议沟通心得我们有一种特殊的会议形式即“绿灯会议”这是我们的创意发散会议。在这样的会议上参会成员可以针对自己的品牌自由发言但任何人不可以先提困难。另外有时候会上有的人不爱发言、比较拘谨或者有新的同事加入对新环境不够了解不敢发言。这时上司的鼓励和赞扬就显得非常重要。要鼓励他们多发言并且赞美他们的点子增加他们的自信。还有一种比较好用的方法就是指派实际的工作给这样的人让他们对相应工作产生责任感这样便能调动起他们的积极性。那么如何与老板或者客户沟通?其实很简单那就是站在他们的立场上想问题事先想好他可能发问的内容、想好他可能担心的问题、听从你的建议后他们可以得到什么。站在对方的位置解决好这些问题后说服他们当然也就不成问题了。

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