职场中开会的学问

职场中开会的学问 头脑风暴会、部门策略会、客户见面会、新闻发布会、各类营销峰会、推介会，甚至各种 论坛营销人总要拿出许多时间应付各种会议。拍拍脑袋想一想，我们一个月的时间当中有 多少时间被开会占据了？ 也许很多营销人都有同感，那就是当领导、或者下属、或者记者、或者朋友、或者家人打 电话找你的时候，你常常给予对方的回答是“在会上”。 而在这些大大小小的会中，有多少是有价值的？有多少是去了以后又后悔的？还有多少是 不痛不痒、形同鸡肋的？ 参加的会多了，我们也会总结出一些参会的经验，对于参会的选择，每个人都有自己的原 则和 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 。对会议的管理，其实就是一个选择的过程和时间管理的过程，做好会议管理， 你的工作效率会提高很多。 陈杨 安吉斯媒体集团中国区策略资源总监 开会频率：每天至少一次； 参会类别：公司内部自己团队的会、跟别的部门的会、跟客户的会、论坛等等； 参会装备：笔记本电脑或者 iPad； 开会场所：大部分在公司开，一些很重要的问题可能在饭馆或者咖啡厅与客户聊； 创意会议形式推荐：内容大于形式，开会是为了解决问题； 会议管理经验：开会之前一定要让所有参会的人心里清楚开会的目标，第二是在会上不能 分心，对于讨论不出结果或者说不清楚的事情，可以考虑放一放。 如何跟客户开会 第一、明确跟客户开会要达成什么目的。 开会之前要明确会议的重点是什么，需要准备哪些东西，会后想得到哪些东西。有的时候 客户自己都没有想清楚的事情，他们自己都不知道要说什么，这时候更要跟客户明确开会 目的。关键在于解决问题，不然就是浪费时间。 第二、明确自己在会议上扮演的角色。 分类来讲，如果是跟客户分享我们的服务或者产品，我们会讲得比较多。如果是客户向我 们部署什么任务，就要多听少说话。我们的角色是出主意的人，还是了解信息的人，还是 帮助客户去说服其他人等，都要搞清楚。 需要注意的是，有的时候和客户开会不光只有我们媒介策划公司，还会有参与项目会议的 其他公司，比如研究公司、创意公司等。这种情况下，有些时候我们在项目的意见上会有 很大的分歧，我们就需要注意自己的参会角色，斟酌言辞和沟通的方法。特别是对于不是 我们负责的部分，一般来说不会特别去强调或反对，但同时也不能一味地让步，这就需要 权衡。切记不能喧宾夺主，否则会给自己和客户带来更多的麻烦。 第三、要符合客户口味。 开会前要做好充分的准备，要明确自己跟客户的关系，要用客户喜欢和容易接受的方式去 跟他们交流。比如有的客户喜欢看表格， 有的客户喜欢看图片，有的客户希望更多的口 头沟通而不是单方面灌输，需要把握好方式。 第四、会议结束一定要总结。 这是会议结束后必须做的一件事情，总结要发给客户和每一个相关的人。因为很多时候在 会上说定的东西，客户一转头就忘了，日后可能导致各种问题。作总结一方面是明确每个 人的分工和职责，另一方面也是保护公司自身的一种方式。这点同样适用于公司内部的各 种会议。 郑国强 圣元国际营销公司市场总监 开会频率：每周 6次以上； 参会类别：部门内部沟通会、跨部门业务协调会；公司月度会议、季度会议、年度会议、 经营会议；产品会、推广会、培训会、媒介沟通会议等等； 参会装备：笔记本电脑；笔记本； 开会场所：总部；张家界、庐山、马尔代夫等；欧洲； 创意会议形式推荐：视频会议、电话会议、网络会议； 会议管理经验： 第一，会议前，要做好充分的 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 和准备。会议的组织者，要明确会议 的主题、通过会议要解决的问题，提前准备好会议讨论的基本要点、草案等，提高会议效 率，否则容易跑题；第二，会议中，要做好会务的组织和相关会务工作。要有一个文笔较 好、逻辑性强、认真仔细的人做好会议 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 ，及时将会议讨论的结果、意见、决议等，在 会后形成会议纪要，发给相关人员；第三，会议后，要有明确的跟进和落实。对于会议形 成的决议和意见，形成纸面的要求，明确完成时间、责任人，以及相关支持人等，并明确 跟进人，及时监督、跟进，通报进度，确保会议研究的事项按时落地、执行到位。 周例会这样开 第一、固化时间和内容，形成惯例和习惯，提高会议效率。 要固定时间点，比如每周一上午 10 点开例会，让大家形成习惯，从而能够提前安排好自 己的工作。从内容上讲，总结上周做了什么， 各项重点工作的进度，现在是什么状况， 下一步主要的工作，还需要什么支持，最终再统一强调，明确下一步的工作重点。关键是 形成惯例，开会的时候议程明确、条理清楚、言简意赅，才会提高效率。 第二、会议组织者做好会前梳理和会中引导，充分发挥主导作用。 作为部门例会的组织者，直接关系到整个会议的效率和效果。所以，要在会议之前梳理一 下上周做了哪些事情，公司最近有什么动态， 下一步有什么策略和活动 规划 污水管网监理规划下载职业规划大学生职业规划个人职业规划职业规划论文 等，对需要 明确的重点内容，要首先列一个大概的会议提纲， 以免遗漏。在人员汇报工作的过程中， 哪些事情需要明确、哪些事情需要调整、哪些事情需要强调、哪些事情需要重点跟进等， 组织者都要非常清楚，适时强调和引导，以确保会议的顺畅和明确会议的要点。 第三、群策群力、充分沟通，更好地发现机会、找出问题，并解决问题。 做市场，需要每个人、每个部门之间的相互沟通、协调、支持和配合，需要团队合作的精 神。比如一个好的推广活动，不仅需要设计部门充分发挥想象力和创造力，设计出更吸引 眼球的海报和助销工具，需要产品人员就品牌定位、企业形象等有个长期的规划和建设， 提出合理化的建议意见，还需要推广人员跟一线人员充分沟通、发现问题进而拿出更简单、 可行的策略和措施，一个推广活动涉及的环节、部门、人员、细节很多，需要相互之间充 分的沟通，从多方面去碰撞问题、激发灵感、风暴策略，从而找到更好的 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 和方法。 葛承志 奇艺网销售部运营中心高级总监 开会频率：至少两天一次； 参会类别：公司内部会议、对外营销会、客户培训会； 参会装备：笔记本、笔记本电脑、笔和会议相关资料、名片、激光笔、无线翻页器等； 开会场所：除公司、酒店外，还有咖啡厅； 创意会议形式推荐：曾经在上海出差时，需要上海和北京的同事共同开会，于是两地同时 打开 PPT，当时用电话会议系统，将我在上海演讲的声音同时传达给北京那边。但我认为 不见面的会议解决问题的效率不如见面的会议高，有时候也表达不清楚； 会议时间管理：利用 Outlook的会议通知，或者要求会议组织方提前发短信。 客户培训会怎么开 第一、明确开会的目的和对象。 我面对的是奇艺网的广告主、正在开发的客户、广告公司的人，他们来自市场部或采购部， 是涉及广告投放和营销合作的部门。 开会前我会通过销售部门的同事从客户那里明确他们想知道的内容，一般会要一个提纲， 然后准备相关的素材、做 PPT.如果对方是较高级别的人，就不会讲过于细节的东西。一般 会介绍一下视频行业的发展趋势、奇艺网的理念以及整个互联网行业的发展。 第二、当听众三心二意怎么办？ 如果开会地点允许的话，我不会坐着讲。因为开会的人也坐着，各自对着各自的电脑，如 果双方没有目光交流，听众很可能听一会儿就去做自己的事情或者发困。一般来讲，我会 站在投影仪的边上讲 PPT，让听众在看到 PPT的同时也看到我，通过抑扬顿挫的声音和相 互交流的面部表情来吸引听众的注意。 在开会过程中加上一些互动，比如讲到发展历史、社会热点现象时，可以顺势提几个小问 题，使听的人不至于睡着或者走神。 当培训会的人数比较多的时候，演讲时不可能照顾到每一个人的表情，就要下意识地增加 一些互动环节，比如有奖提问，给回答正确的人分发小礼品；也可以做一些比较风趣幽默 的阐释，利用社会的热点问题做一些类比等，以此提高大家的收听兴趣。第三、需要注意 的问题。 一般我会尽量控制时间，预留 10～20 分钟时间给到 QA 环节，看大家有什么问题、意见 和建议提出来。有的企业比较喜欢提问，而且问题也很尖锐，这些都能应付。最可怕的是 讲完之后大家发愣，没有任何问题。可能是他们不能了解我讲的，或者他们不感兴趣， 或 者我讲得不好。 这时候我会跟相关同事沟通，看下一步还需要讲些什么，需不需要会后发书面资料给他们， 或者将来准备内容的时候有什么需要注意的，为下次的培训积累经验。 跨部门沟通会心得 很多人会忽视跨部门沟通会，其实这块如果处理不好会影响整个公司的运营。跨部门沟通 会从前期目标的明确到沟通效率到后期的执行力，都很重要。 在开会前，要做好充分的准备，这种准备甚至比见客户更要充分。因为每一次的跨部门会 议要讲的东西和要解决的问题都是不一样的。这种情况下，首先要有明确的目标，将待解 决的问题全部列好。在开会之前将这些问题发出，让大家准备好解决预案，然后拿到会上 讨论，就会比较有效率。 问题有两种：一种是开放式问题，比如这是什么、该怎么办等等；另一种是封闭式问题， 即抛出问题后给出几个选项，看各个部门之间对这几个选项的态度，然后选出最优方案。 或者根据这几个选项引出另外一个解决问题的方式。我更倾向于抛出封闭式问题，让大家 在会前事先准备好预案，就不会在会上扯得太远。 在会议末尾，会议组织者再强调一下今天讲了什么，下一步的计划是什么，还需要解决什 么问题，做哪些沟通的准备等等。每次会议之后做一个会议简报， 用电子邮件的方式发 给参会的人。 蒋美兰 捷希女鞋集团中国区行销部副总经理 开会频率：每天至少 1～2次；每周有 3个固定会议、2个专案会议；忙时，40%以上的时 间都在开会； 参会类别：主管会议、部门会议、专案会议、创意会议； 参会装备：电脑、手机、创意参考资料； 开会场所：公司大嗅议室、外面咖啡馆、旅馆、商场； 创意会议形式推荐：团队所有成员在封闭式酒店开会，没有外界以及日常琐事的干扰，开 会效率非常高；另外就是在卖场现场开会，能够与团队成员迅速及时地沟通，效果也非常 不错；QQ群、MSN也是便捷有效的开会形式； 会议时间管理：最简单的就是 Outlook，可以提醒会议时间；其次还要了解与会者的行程 安排，根据每个成员的日程安排确定会议时间，并设置时间提醒。 专案会议怎么开 捷希女鞋刚刚在北京举办了秋冬季新品发布会， 以这次大秀的专案会议为例： 第一，开会之前，要明确开会的目的。 这次大秀，我们从三个月前就已经开始策划准备，每一次的会议都有不同的目的，通过每 次的会议来推进专案的进程。 第二，需要对会议流程、参会人员有足够清晰的了解，并且准备会议所需道具、档案等一 系列东西。 自开始策划大秀以来，专案会议可能每周都需要开， 会议流程如下： 1)回顾上周的会议记录； 2)确定当周的进度； 3)确定各部门、协力厂商工作现状； 4)确定需要各部门协调事宜； 5)讨论决定下一步需要做的事情，并且分工落实到人。 第三，为了保证会议高质高效地完成，需要注意以下几点： 1)事先说明预期产出，做好流程及时间分配并严格执行； 2)确定每个伙伴都会到达现场； 3)确定所有与会需要的素材都完整出现； 4)确定下一目标及未来的日程表安排。 第四，会议结束后，需要检查会议记录，随时确定下一步安排好的工作正常进行。 第五，一般情况下，开会如果超过 9 0分钟。 人心其实已经涣散了，会议品质就极差，因此，控制会议的时间也是会议召集者需要注意 的一个问题。 会议沟通心得 我们有一种特殊的会议形式，即“绿灯会议”， 这是我们的创意发散会议。在这样的会议 上，参会成员可以针对自己的品牌自由发言，但任何人不可以先提困难。 另外，有时候会上有的人不爱发言、比较拘谨， 或者有新的同事加入，对新环境不够了 解，不敢发言。这时，上司的鼓励和赞扬就显得非常重要。要鼓励他们多发言，并且赞美 他们的点子，增加他们的自信。还有一种比较好用的方法，就是指派实际的工作给这样的 人，让他们对相应工作产生责任感，这样便能调动起他们的积极性。 那么，如何与老板或者客户沟通？其实很简单， 那就是站在他们的立场上想问题，事先 想好他可能发问的内容、想好他可能担心的问题、听从你的建议后他们可以得到什么。站 在对方的位置解决好这些问题后，说服他们当然也就不成问题了。