会议
制度
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与纪律
一、目的
为使公司的会议管理
规范
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化、有序化，提高会议的决策效率，严明会议纪律，维持会场秩序，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司各类会议的管理工作。
三、相关职责
1(行政部
1)负责公司会议的管理标准制定、执行及监督等工作; (
(2)负责各会议档案管理及会议决议的管理工作;
(3)负责相关会议的后勤保障工作。
2(会议召集部门
(1)负责发布会议通知，明确会议时间、会议地点、参会人员、决议事项、需准备或阅读资料等信息;
(2)负责督促相关部门提交上会资料，提醒参会人员会前阅读会议资料，做好参会准备;
(3)负责编排会议议程、准备电子演示文档等会议必备资料;
(4)负责会议召集、会议主持、会议过程控制、会议纪要的整理与发布;
(5)负责决议事项跟踪落实。
3(各参会部门
(1)负责按照会议组织单位要求提交上会资料;
(2)负责会前阅读会议资料，做好参会准备，履行本部门建议/评审职责;
(3)负责对会议中安排重点工作进行落实，确保各目标达成;
4(人力资源部
负责对违反会议相关规定员工的处罚工作。
四、会议管理程序
(一) 会议准备
1(会议组织部门发出会议通知，确定会议时间、会议地点、主持人、参会人员、会议主题、需准备资料或阅读资料等要素。
2(会议组织部门督查相关部门在会前1天，提交上会资料或阅读相关资料，如需公司领导审议的文件，需提前1天以书面或电子版提交至相关领导。
3(会议组织部门应确保各参会人员得知会议信息，对无法以书面通知形式告知到会的人员，需以电话、短信或其它方式进行通知，确保通知到人。会议发生更改或取消，组织者应立即通知到相关人员。被通知参会人员如认为自身不需要或不能参会的，应在接到通知后立即与会议组织者沟通达成一致。
4(会议开始前，会议组织者应提前到场，做好会场布置和安排，准备好投影、音响、摄像等会场设施设备，确保会议的正常召开并达到预期效果。
(二) 会议过程管理
1(会议组织者须提前到达会场，检查各项工作准备情况。会议组织者应安排好会议记录人员，做好会议签到及到会人员的统计工作。
2(会议应按时召开，参会人员必须准时进入会场，不得迟到、早退，不得中途离开或旷会。因特殊原因不能到会的人员，必须向会议组织部门说明后委派相关人员参会，并对会议决议负责。
3(会议主持人应根据本制度的要求掌握会议时间，注重会议主持技巧、引导会议议题，严格控制会议议程和会议时间，确保会议效率。
4(会议进行过程中，会议组织部门负责会议记录;各参会人员应充分发挥能动性，积极参与各议题的讨论与审议，不得从事与会议无关的工作。
5(会议期间必须关闭讯信工具或将通讯工具调为静音或振动状态，不得在会场中接打电话，如会议途中有客户来电，可轻声离开会场接听并尽快进入会场。如会议途中有重要客户来访，需向当期会议领导说明情况后暂作安排，非领导同意，不得借故处理其它工作事务或缺会。
6(会议中针对相关议题应达成决议，并明确后续跟进措施、责任部门/岗位、解决时间等，对多部门配合事项应达成明确承诺。
7(会议结束后，会议组织部门协助相关部门进行会场清理工作，对遗漏在会议室的文件资料，应逐一整理带离或组织销毁。
(三) 会议后续工作
1、会议结束后，借用公司会议室的由会议组织者安排人员整理会场。
2、编制会议纪要
(1)必要时会议应就议题当场形成会议纪要或会后形成正式的会议纪要。需会后形成会议纪要的，在会议召开后2工作日内，编制单位应将会议纪要拟制完毕，报相关人员会签及相关领导审批后分发至有关部门及人员。
(2)会议纪要编制应包含会议时间、地点、议题、主持、出席人员、列席人员、主要议程、会后需落实事项等相关内容。
(3)会议纪要必须完整、准确记录与会领导的工作指导及安排，文辞通顺、条理清晰，引用经营数据必须经提供部门确认。
(4)若会议有需落实的工作事项，必须指明该项工作的完成时限、责任部门、执行责任人、督察责任人，并记入会议纪要 “会后需落实工作事项”中。
(5)会议议定事项应以《会议纪要》或正式文件为准。会议要求传(转)达的内容，相关领导或参会人员应及时准确传(转)达到有关人员。
(6)会议纪要报相关权限领导审批通过后，由组织管理部门负责会议纪要下发，行政部负责存档。
(四) 会议任务跟进
各会议组织部门按照会议纪要内容进行工作督办，对会议决议的组织和执行情况进行跟进，并应及时向参会主要领导汇报。
五、会务服务提供部门
1、公司召开的公司级会议会务服务统一归口行政部负责。
2、会务服务包涵内容:
(1)提前做好会前准备工作，如落实会场、布置会场、备好座位、会议器材等会议所需的各种设施、用品，确保会议室清洁卫生以及会议所需物品的正常使用;
(2)如参会人员众多、会议时间较长的大型会议还需做好会议地点联系洽谈、就餐、住宿、摄影(留下影像资料)、车辆安排等事项。
六、违反会议纪律的处罚
1.违反会议纪律者，公司根据情节轻重做出如下处罚:
2.处罚执行部门:人力资源部
七、附则
本制度解释权、修改权归行政部。 本制度自颁布之日起实施。 附件:《会议纪要》
附件:
会议纪要
浙公网安备 33021202002483