审计档案
管理办法
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审计档案管理规定
审计档案管理规定
拟 定 2005年第1版
文件编号 2005年8月24日 版次
日 期 第1次
颁 布
权责部门 集团审计部 2005年9月1日 修订
日 期
拟 定 王 琰 批 准
1(目的:
审计档案是集团重要的经营档案资料，为规范审计档案的收集、整理、保管、查阅、借用、统计、鉴定及销毁等，以利于严守集团机密，根据审计制度对于审计档案的相关要求，制定本规定。
2(适用范围:
本规定适用于集团总部及下属子公司
3(权责部门:
3.1 集团审计部是审计档案的归集、保管部门，审计部应确定专人负责审计档案的管理。
3.2 审计部负责人是审计档案管理的最终责任人。
4(归档:
4.1 归档范围:
4.1.1 授权审计
报告
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及审计
通知
关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知
书
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4.1.2 审计计划和审计方案:背景调查资料、财务审计事前
分析
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资料、审计分工、审计时间安排、采用的审计技术和方法、审计报告时间预计等。 4.1.3 审计工作底稿:审计过程中收集的审计证据资料，包括财务报表、盘点表、复印的相关文件、资料;审计中审计人员编制的工作底稿，包括符合性测试、实质性测试的各项内容。
4.1.4 审计意见交换稿:包括审计项目负责人编制的意见交换书;被审计单位对审计结果的相关意见;审计建议调整事项;试算平衡表等
4.1.5 审计报告:包括审计报告的初稿、审计负责人复核后的正式审计报告;
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审计档案管理规定 4.1.6 审计报告批示:集团总裁对于审计报告的最后审批意见。 4.1.7 后续审计记录:包括实施后续审计的具体内容、审计工作底稿、后续审计报告、审计结果。
4.1.8 审计评价:审计人员自我评价、项目负责人项目评价、审计负责人审计报告整体评价。
4.1.9 其他:审计档案的保管清册、移交清册和销毁清册等
4.2 归档要求
4.2.1 应归档的审计档案，由审计人员按审计项目进行整理组卷，封面项目填写齐全，书写工整、装订牢固、四边整齐。
4.2.2 归档的审计档案，必须是不用铅笔、传真纸或圆珠笔等形成的耐久的字迹材料。
5(整理
审计项目结束后，归集完整的审计档案装订成册，交由档案管理人员按一年一个流水号，按先后顺序编号，分柜保管。
6(保管
6.1 集团审计部必须对审计档案进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便、安全保密。
6.2 审计负责人应定期检查档案的保管情况，对破损或褪变的档案，应责成档案管理人员及时修补、复制。
7(借阅与利用
7.1 审计档案主要为集团审计部、集团总裁、审计委员会提供查阅、使用，集团其他人员使用会计档案须经审计部门负责人及集团总裁批准，并由审计部门协同借阅。
7.2 审计档案一般不外借，集团财务部门在特殊情况下经集团总裁批准可以借用，并限期归还。经批准复制档案的，审计部档案管理员必须陪同复制，严格控制复制份数。
7.3 作为集团内部经济资料，审计档案一般不直接交由外单位查阅，特殊情况下，外单位需查阅审计档案的，需持介绍信，经审计部负责人审查，集团总裁批准后，方可由审计部门协同查阅。外单位查阅审计档案，审计部负责人在审查时
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审计档案管理规定 应充分考虑可能涉及的相关信息透露的潜在风险，涉及相关法律事务的，应及时与集团法律事务部进行沟通，获得相关支持。
7.4 利用者查阅审计档案，不准随意拆卷、撕页、勾画等，对损坏档案的行为审计部门有权制止、并上报集团领导严肃处理。
7.5 根据档案利用的需要，审计部应编制必要的检索工具，积极提供档案为集团各项工作服务。
8(鉴定与销毁
8.1 审计档案的保管期限分为永久、定期两类，保管期限从审计项目所属年度终了后的第一天起计算。
8.2 凡涉及集团重大投资、重要审计发现和由审计委员会、集团总裁下达的重大审计项目形成的审计档案应作永久保存。
8.3 审计档案保管期满后，应由审计部门提出鉴定申请报告，经集团总裁批准，由审计部、审计委员会组成鉴定小组进行鉴定。
8.4 销毁审计档案要编造清册，经集团总裁批准，并上报审计委员会。由审计部门负责具体销毁工作，并由审计负责人和审计委员会指定人员监销。 8.5 审计档案中涉及未处理的舞弊及重大违法行为的审计工作底稿及证据资料不得销毁，应单独抽出立卷，至相关处理决定生效并执行完结时为止。 9(统计
9.1 审计档案的统计主要包括人员变动和档案的数量、收进、移出、利用情况的统计。
9.2 档案管理人员每年对档案统计情况和馆藏情况进行一次核查，确保账物相符。
10(移交
10.1 档案管理人员离职或变动工作部门，不再适合担任档案管理工作的，应由审计部负责人在档案管理人员离职前确定档案管理人员，并安排进行档案移交。 10.2 档案移交应编制移交清册，双方清点无误后，签名盖章;并由审计部负责人进行监交、签名。
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浙公网安备 33021202002483