【doc】别让开会成为公司的成本
别让开会成为公司的成本
:j浙商课堂?管理
要判断一家企业有没有效率
是一个绝佳的窗13.
开会是这个会议的产出了.倘若开一个没有 首先.开会本身代价不菲,丰田汽 车在会议室的海报上大大地提醒:"会 议成本=人数×时间×薪资单价".近 年来依靠会议革命改变公司命运的典型 案例是日产汽车.自戈恩入主后的一年 半时间里.号称省下了60亿日元成本, 预计未来还可以省下300亿日元,这些 成本就是用这个公式算出来的.在中 国.假设10个月薪4000元的员工加上一 个月薪4万元的主管平均每天开1小时 会.折算过来1年中这11个人的会议成 本高达12万元以上.
其次.开会的产出经常不令人满
意.常见的开而不议.议而不决,决 而不行"可以说是开会的通病.什么样 的效果才算得上有产出呢7在笔者看 来.譬如通过开会让某产品上市快了一 个月.增加了一个月的销售利润,这就 106Z~jangBusinessman 任何决议的会议.效益就是零.倘若有 了决议不执行.效益还是零.这样的会
议有意义吗7
"两招"掌控开会时问
根据美国NetMeeting(网罗会议) 管理顾问公司对4000位白领上班族的调 查,美国上班族每周平均参加10个会 议.每周一到一天半的时间在开会.而 经理人每周则有一半以上的时间在开 会.调查也反映.57%的上班族在开会 前心情紧张,并认为,平均一半的会议 时间是浪费掉的.另一份专门针对美国 200名企业老总进行的调查显示.他们 每天的工作时间中.平均15分钟用于打 电话.32分钟用于阅读或抄写不必要的 备忘录.竟然有72分钟用于会议. 对会议时间的掌控不够.绝对是开 会中首当其冲的问题.我自己就深有感 触.我们公
至下午5点
时.最初公
1点刚上班
班的干劲.
排.然而经j
逐渐推后,i
至11点,下:
为什么会这
觉,8点半于
到中午12点I
有时竟然边
选择放在1.
是开到中午
然多番尝试:
最后不得已
后.
控制开
预定.预约
了3点到4点
半.时间一到.立刻有人在门外"逼" 候.想拖延都不行.因此.每个人都必 须事先想清楚要讨论什么事情.可能要 开多久.自从引进了会议室预定系统以 后.公司终于逐步摆脱了只能在10点和 4点开会的阴影.
六准备,三克服,三追踪
如果能学会有效开会.既可以节约 人力和时间.也可以大大提高讨论决 策和执行的效率.所谓"兵无定式.水 无常形.虽然开会没有统一的
标准
excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载
. 但借鉴日常经验.还是可以总结出一些 要点,我称之为:会前六准备.会时 三克服.会后三追踪".
所谓会前六准备是指:
1.先决定会议希望达成的结果. 2.想想会议是否有必要召开(不 开无必要之会,不开产出小于成本的 会).
3.邀请适当的人出席(不请无必 要之人,特别不要请不相关的主管).
4.准备背景资料(根据各人需要 配置到人,由专人负责).
5.设定会议纲领及时间表(如果 没有会议预定系统,建议放个闹钟). 6.预先设想可能的冲突和麻烦 (包括预先调试硬件设备等). 所谓会时三克服是指:
1.一进会场士气散漫,没有参与 感(主持者必须准备充分,责任明 确).
2.偏离主题(在场的最高负责人 有义务及时拉回主题).
3.点子干枯,鸦雀无声(麦肯锡 明确每一名员工都有表达不同意见的义 务,会议中表达意见的情况列入考 绩),要鼓励员工多说,而主管发言则 应精简.
所谓会后三追踪是指:
1.工作分派(分配到人,责权明 晰,时间表明确).
2.决议(明确统一,不可让任何 人误解).
3.开放议题(将会议资料整理并 发送到相关人士手中,既可以是复印, 也可以通过材料电子化,发布在公司内 部网络,公开透明,方便查询). 值得借鉴的经验
除了以上的开会要点以外.随着科 技的进步.许多特殊的科技手段也能够
帮助我们改善开会的效率.例如我们公 司由于有多处办公地点,不同区域的主 管经常要协商事宜,不同区域的财务报 表也需要合并,因此引进视频会议和 VoIP系统就是十分自然的事情,可以显 着地增加会议效率.又如日本拥有 13O家眼镜连锁店的21推崇电子会 议,是个典型的不开会企业.主管或员 工如有提案或要讨论的事宜立刻写在 网络的电子会议"栏中,每位员工各 自利用空闲时间打开看,自由发表意 见,参加讨论.最后由公司主管根据 讨论内容做决定,然后将决议公布在电 子会议中.两天内如没有人提出异议, 该决议就自动获得通过.
比较有趣的例子还有日本最大的中 古车连锁店的葛立佛国际所有的会议 室(包括社长会议室)都使用透明玻璃 隔间,让外面的人一览无遗"地看到 开会情况.通过这种"公开"精神促使 员工更专心地投入开会.提升会议的效 盥……
一
个公司开会的效率可以关系到未 来的制胜,别让开会成为你的成本.盈 附录:着名企业如何开会
lBM
1.网上预约会议室
2.与会人士先想清楚讨论题纲,要开多
久
3正式会议
4.会议时间延长,会出现警示音提醒 P&G:议后速决,决后速行
1.事前议程规划清楚
2.利用信息系统开跨国会议
3.会议主持人开宗明义说明结论与议程 4.
申请
关于撤销行政处分的申请关于工程延期监理费的申请报告关于减免管理费的申请关于减租申请书的范文关于解除警告处分的申请
一个项目网络空间,将数据归档 5.开设"会议"文档,决议内容,执行 人,执行日写得清清楚楚
6.事后记录明白,
会议记录
幼儿园家长会会议记录关于溺水关于讨论某某为党代表会议记录会议记录格式doc会议记录表格下载机关保密工作会议记录
成为行动方 案
丰田汽车办公室标题:
会议成本=人数×时间×薪资单价 1.只开有实际效果的会议
2.准时开始,最好一小时内结束 3.重点在实际行动
日产
1.不请决策者参加,以免影响讨论方向 2.时间以"分"为单位清楚划分
3.会议有保密
协议
离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载
,不分职位高低畅所 欲言
4.让员工接受会议召集人的专业训练 5.会议召集人保持立场中立,全力协助 会议顺利进行
鸿海精密
1.会议条列,会后贯彻执行
2.会议法宝:白报纸+海报架
3.会议要诀:一条一条写下再明确不
过,更不会有模糊的争议空间
运筹广告
l会议前置:测试简报系统运作
2.会议开始:
报告
软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载
背景,动脑时间
(4O分钟是头脑风暴的上限),中场休息 (整理出值得讨论的建议),最后讨论, 去芜存精
3.会议结束
(作者为苏州国家贸易有限公司财务副 经理)
编辑:魏睿电子邮箱:dearball0127@sina.corn
ZhejiangBusinessman107
浙公网安备 33021202002483