----档案室组织机构图、岗位职责1

----档案室组织机构图、岗位职责1 众诚集团 企业管理手册 A/0 -01发布 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05 2012-05-20执行 共---页第1页 众诚集团 企业管理手册 A/0 档 案 室 组 织 机 构 图 2012-05-01发布 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第2页 众诚集团 企业管理手册 A/0 2012-05-01发布 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第3页 众诚集团 企业管理手册 A/0 2012-05-01发布 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第4页 众诚集团 企业管理手册 A/0 档 案 管 理 制 度 一、 为 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 二、 归档范围 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档 案、会议记录、决定、委托书、协议、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。 三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。 四、 档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使 用方便。 五、 资料的收集与整理 1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即:每年的四、七、十和次年的一 月和每年二月份为公司档案资料归档期。 2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管 部门经理应积极配合与支持。 3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 2012-05-01发布 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第5页 众诚集团 企业管理手册 A/0 4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须 把原件放入档案室。 5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 》实施档案归档整理。 六、 资料的分类与归档 1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。 2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围 吉林省 松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第6页 众诚集团 企业管理手册 A/0 由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审 批，具体按委托书的 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第7页 众诚集团 企业管理手册 A/0 档 案 管 理 规 定 第一条 公司档案工作由行政管理部办公室归口管理。 第一节 档案资料收集、整理与归档 第二条 各职能部门应明确归档范围，按规定定期向档案馆移交归档材料，任何人不得据 为己有或者拒绝归档。 第三条 归档材料应符合国家有关规定、 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 和要求，书写材料和载体材料应耐久保存。 第四条 归档的文件材料应当是原件，并且应当完整、准确、系统，反映本单位各项活动 的真实 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第8页 众诚集团 企业管理手册 A/0 第九条 凡属于应归入人事档案的材料，干部和工人均按照中组部《干部档案整理工作细 则》进行整理立卷。 第十条 经过鉴别不属于归档范围的材料，不得擅自销毁，登记后可分别情况予以退回原 归档部门、转递其他有关部门和销毁处理。 凡销毁材料，必须详细登记，经报请主管负责人审查批准后方可销毁 第二节 档案查(借)阅 第十一条 公司档案管理部门所保管的档案原则上仅提供本单位查(借)阅，且仅提供档 案查(借)阅人工作范围以 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第9页 众诚集团 企业管理手册 A/0 第十六条 查阅档案应在阅览室 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第10页 众诚集团 企业管理手册 A/0 第九章 附 则 第二十四条 本细则由公司行政管理部办公室牵头，与职能部门和各车间联合制定，由行 政管理部办公室负责解释。 第二十五条 本细则自2012年5月20日起施行。 2012-05-01发布 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第11页 众诚集团 企业管理手册 A/0 档 案 管 理 流 程 一、 主要 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20 执行 共---页第12页 众诚集团 企业管理手册 A/0 1.2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 2、 档案管理机构主要职责: 2.1制定或参与制定档案工作的规章制度; 2.2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督; 2.3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作; 2.4提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 三、档案的种类 1、 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 2、 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3、 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。 4、 总结性文件。包括企业年度和月度 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 2012-05-01发布 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第13页 众诚集团 企业管理手册 A/0 7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。 8、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。 9、劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。 10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。 11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 12、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。 四、档案管理的基本程序 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。 五、档案的收集 2012-05-01发布 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第14页 众诚集团 企业管理手册 A/0 就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。 六、立卷归档的范围 凡属本标准的档案种类中所函盖的文件资料，均应立卷归档。 七、立卷归档的时间 1、 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第15页 众诚集团 企业管理手册 A/0 5、填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 6、立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。 7、 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。 8、 立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。 9、立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。 10、文件组成案卷后，卷 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第16页 众诚集团 企业管理手册 A/0 3、 档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。 4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。 5、档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。 6、 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员要及时催还。 7、 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。 十、档案保密要求 1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。 2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。 3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案复制时，需经公司主任或副总以上领导批准。 2012-05-01发布 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第17页 众诚集团 企业管理手册 A/0 4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。 5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。 6、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。 7、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。 8、企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理人员调离，应由行政文化中心主任监督办理，档案交接之后，方能调离。 十一、档案的保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理: 1.永久保存:1.1公司章程; 1.2股东名簿; 1.3组织规程及办事细则; 1.4董事会及股东会纪录; 1.5财务报表; 1.6政府机关核准文件; 1.7不动产所有权状及其他债权凭证; 1.8工程设计图; 2012-05-01发布 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第18页 众诚集团 企业管理手册 A/0 1.9其他经核定须永久保存的文书。 2、10年保存: 2.1预算、决算书类; 2.2会计凭证; 2.3事业计划资料; 2.4其他经核定须保存10年的文书。 3、5年保存 : 3.1期满或解除之合约; 3.2其他经核定保存5年的文书。 4、1年保存: 结案后无长期保存必要者。 5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。 十一、超期档案的销毁 1、对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共 同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。 2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。 3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。 十二、档案的保管 1、档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散)，不乱(不使档案互相混乱)，不丢(档案不丢失不泄密)，不坏(不使档案遭到2012-05-01发布 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第19页 众诚集团 企业管理手册 A/0 损坏)。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。 十三、 附则 1、本制度由行政管理部办公室起草。 2、本制度经董事长批准发布。 3、本制度自下发之日起实施。 2012-05-01发布 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第20页 众诚集团 企业管理手册 A/0 档 案 管 理 程 序 1 目的 将各项工作形成的资料、记录、各种往来文件有序建立档案保存. 2 适用范围 适用于质量体系活动与技术运行中形成的各种记录、各部门间的 往来文件、工作记录、科技资料的归档管理。 3 职责 3(1 办公室负责往来文件以及在岗人员的人事、业绩考核资料的收集立卷。 3(2 科教信息科负责科研培训、信息资料的立卷。 3(3 质管科负责相关产品的检验报告、质量体系活动与技术运行中形成的各类记录等资料收集立卷。 3(4 财务科负责会计账册、报表的立卷。 3(5 各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备、工作记录等资料的收集立卷。 3(6 宣教科负责影像资料如照片、录音带、影像等收集。 3(7 科教信息科科长负责审批档案室保存的档案借阅。 3(8 档案室负责规定范围 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第21页 众诚集团 企业管理手册 A/0 指公司以及各部门从事人事、财务、设备、基建、等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 4(2 立卷 指对已经办理完毕具有查考利用价值的文件，按照它们在形成过程中的联系和一定规律组成案卷的工作，又叫组卷。 5( 工作程序 5(1 收集 年度 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第22页 众诚集团 企业管理手册 A/0 经行政管理部办公室主任批准，填写《借阅档案登记》，方可借调本专业范围的业务档案。对发现有损坏、涂改、遗失、泄密情况，档案员应及时向行政管理部办公室汇报，根据情况给予处理。 5( 4(3 保护措施 在保存期 吉林省松原石油化工股份有限公司 批准 2012-05-20执行 共---页第23页