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移动OA方案移动OA方案 200911 湖南翎讯OA 第一章 概述 ......................................................................................................................................................... - 3 - 1.1 简述OA .............................................................

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移动OA方案 200911 湖南翎讯OA 第一章 概述 ......................................................................................................................................................... - 3 - 1.1 简述OA ................................................................................................................................................. - 3 - 1.2 协同软件标准 ........................................................................................................................................ - 3 - 1.3 湖南翎讯IOA/S带来的收益 ................................................................................................................ - 4 - 第二章 湖南翎讯IOA/S产品介绍 ..................................................................................................................... - 5 - 2.1设计理念 ................................................................................................................................................. - 5 - 2.1.1 .......................................................................................... - 5 - 2.1.2 .................................................................................................. - 5 - 2.1.3 .......................................................................................... - 5 - 2.1.4 .................................................................................................. - 5 - 2.2体系架构 ................................................................................................................................................. - 6 - 2.3功能介绍 ................................................................................................................................................. - 6 - 2.3.1 ................................................................................................................................. - 6 - 2.3.2 ..................................................................................................................................... - 7 - 2.3.3 ..................................................................................................................................... - 8 - 2.3.4 ..................................................................................................................................... - 9 - 2.3.5 ................................................................................................................................... - 10 - 2.3.6 ................................................................................................................................... - 14 - 2.3.7 ................................................................................................................................... - 16 - 2.3.8 ........................................................................................................................... - 18 - 2.3.9 ................................................................................................................................... - 24 - 2.3.10 ......................................................................................................................... - 25 - 2.3.11 ................................................................................................................................. - 25 - 2.4应用介绍 ............................................................................................................................................... - 25 - 第三章 移动OA介绍........................................................................................................................................ - 26 - 3.1业务简介 ............................................................................................................................................... - 26 - 3.2业务功能 ............................................................................................................................................... - 26 - 3.3使用本业务带来的好处 ....................................................................................................................... - 27 - 3.4适用范围 ............................................................................................................................................... - 27 - 3.5典型应用 ............................................................................................................................................... - 28 - 3.5.1 .................................................................................................................................... - 28 - 3.5.2 .................................................................................................................................... - 28 - 3.5.3 .................................................................................................................................... - 28 - 第四章安全方案 ................................................................................................................................................. - 28 - 4.1系统安全 ............................................................................................................................................... - 28 - 4.2移动网络统一接入平台安全 ............................................................................................................... - 28 - 第五章 电子签章 ............................................................................................................................................... - 29 - 5.1电子签章设计原则 ............................................................................................................................... - 29 - 5.2技术架构 ............................................................................................................................................... - 30 - 5.2数字签名作用 ....................................................................................................................................... - 30 - - - 2 - - 湖南翎讯OA 1.1 OA 办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,是当 前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域,是信息化社会的产物。 通过网络,组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用,使信息的传递 更加快捷和方便,从而极大地扩展了办公手段,实现了办公的高效率。 过去,计算机所带来的办公自动化仅仅是提高了个人工作的效率,帮助文字处理、电子报表,以及进行简单的人事管理、 财务管理等。 而现在所说的办公自动化,是经历了文字处理工具、MIS系统、网络协同系统等各阶段,不断发展和完善起来的协同办 公平台,是以网络为依托, 在企业内部实现顺畅的信息交流。在这种模式下,整个企业成为一个大办公室,而企业的各业 务部门成为企业信息流中的一个环节,不再是一个一个的信息孤岛。依靠这种模式,企业的组织结构能够得到简化,各个部 门在信息共享的基础上 进行协作,便于明确各个部门甚至每个员工的责任,而决策层可以迅速收集、综合来自各个方面的 信息,并以此为依据制定企业的战略决策,提高企业的执行力和团队的整体工作效率,增强企业的实力和综合竞争力。 1.2 OA作为企业的基础管理软件,存在应用范围广、使用人员多且计算机应用水平参差不齐等问题,并且企业发展中的管理 变革、业务重组等都对OA及OA供应商提出了较高的要求。用户在选择OA的时候不仅仅要求产品功能契合自身需求,性能 稳定、成熟,OA供应商具有很强的实力以及专业性,还需要OA从设计、实施、使用上都符合协同软件行业的标准,这样才 能使用户在应用软件过程中得到一定的收益和保障。 , 协同软件是一个基础管理软件,必须融合了先进的管理思想,并且这种管理思想可以广泛推广,迅速普及,推动企业管 理的发展和进步。 , 协同软件需要解决企业发展过程中管理和办公的各种问题,因此OA不仅需要满足用户当前的各种需 求,并且要求能够提供大量的可定制元素来满足用户日后增加的个性化需求,适应用户企业管理的变化。 , 协同软件的应用存在应用范围广、使用人员多且计算机应用水平参差不齐等问题,因为要求OA供应商 - 3 - 湖南翎讯OA 提供全面的用户培训和 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 的售后服务,促使软件实施成功。 1.3 IOA/S 湖南翎讯IOA/S是从产品设计理念到产品功能、使用、实施都符合协同软件标准的协同管理平台。应用了湖南翎讯协同 管理平台,会给客户带来什么样的收益呢? , 建立统一工作平台,提升员工办公效率 湖南翎讯IOA/S能帮助企业建立一个统一整合的工作平台,可以打破时间、空间的限制,让企业的所有员工可以 在世界的任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作,大大地提高了办公效率。 , 优化工作流程,提升企业反应速度 对企业而言,业务流程始终是创造价值最核心的要素之一,通过工作流作纽带,能将各个业务部门甚至上下游厂 商之间连成一个整体,责权分明,大大提高了工作效率。不仅如此,湖南翎讯IOA/S工作流系统可以帮助企业对流程进行不断的优化改造,找出流程中的瓶颈,避免人为因素的干扰,提升公司的竞争力。 , 协同能力增强,提升企业执行力 在传统的管理模式下,团队协作不好,领导不知道下边在干什么,成员不知道其他人在做什么。有了湖南翎讯IOA/S 平台以后,领导可以非常清楚的知道员工的工作情况,可以根据具体情况知道工作,团队成员之间协作也可以更加紧 密,大大提升了企业的执行力。 , 科学有效的人力资源管理,提升员工对企业满意度 湖南翎讯IOA/S提供了一个科学、灵活的人力资源管理应用系统,企业可根据自身的特点和人事制度进行灵活配 置,帮助企业对人员进行全面而有效的管理,提高企业员工的工作能力,改进和提高管理人员的管理能力和成效,从 而提高组织整体的工作方法和工作效能,完善人力资源管理机制。 - 4 - 湖南翎讯OA IOA/S 2.1 2.1.1 湖南翎讯IOA/S以精确管理思想为核心,是精确管理思想的实现工具和手段。精确管理思想总结中国传统文化,通过精 确的分析人在组织中所有共有的行为缺陷,采用科学了方法来规避这种行为缺陷。提高企业基础管理的有效性,增强企业实 力。 2.1.2 湖南翎讯IOA/S产品从界面到功能无处不融入了人性化的设计理念,特别注重功能的实用性与操作的简便性。随时随 地您都可以得到贴心提示与帮助,让您在高效办公之余品味其中的乐趣。 , 领导高效管理,一切尽在掌握之中。 , 员工快乐工作,充分展现自我价值。 , 系统管理员轻松维护,减少工作压力。 , 快乐工作每一天从这里开始。 2.1.3 湖南翎讯IOA/S产品经过充分的需求调研,以真正的易用性为需要,整合了所有企业办公的实用功能,功能通用、强 大而不失细腻。 , 功能通用:对功能细节存在的合理性进行分析,每一个功能模块都有耐人寻味的细节。 , 操作方式简洁:界面风格、操作模式统一,学会使用一个模块的操作就会使用其它模块的操作。 , 流程简洁清晰:其独特的魅力满足中小企业发展阶段的管理需求,提升企业核心竞争力。 2.1.4 清新简约的界面设计风格,朴质中见高贵,简约中见深远。淡蓝色为主调的界面色彩搭配消除您久坐电脑旁的那份疲劳, - 5 - 湖南翎讯OA 错落有致的窗口布局,不仅给人趣味和新颖感,而且消除了界面信息负载量过大的拥挤感。 2.2 系统的开发及运行结构基于后台数据库的三层架构,即Web服务器、应用服务器和数据库服务器。在三层架构基础上, 采用MVC(Model-View-Controller)加上服务容器的体系架构,支持各层之间的松耦合,从而做到服务到业务流程可配置 和可重构。 湖南翎讯IOA/S系统以开放性、标准化为准则,采用组件式、分层次、服务提供者/使用者间定义接口(Service Provider Interface)、容错等设计思想,保证整个应用系统的稳定性、可靠性和可扩展性。同时在数据交换格式上支持XML标准,使系统功能最优化,同时将整体系统内部在技术上的相互依赖性减至最低。 2.3 2.3.1 信息显示区是新闻、通知、待阅、待办、温馨提示、伙伴动态、日程等各类信息的综合显示区域,用户能够快速查看需 要处理的工作信息,以达到提高工作效率的目的。用户还可随意拖拽,轻松定制个性化的信息显示区。 - 6 - 湖南翎讯OA 2.3.2 公文管理是企业协同办公的重要组成部分。它是随着信息化的发展和各分支机构之间互联互通的需求而诞生的。公文管 理通过实现跨机构、部门的电子公文交换,提升公文处理速度,提高工作效率,帮助企业实现收发文处理规范化、制度化、 科学化。 收文管理能够满足办公过程中的来文登记、拟办、批示、阅办、分发、传阅、归档、查询等所有环节,并将已经完成的 文件归入档案管理模块。收文管理流程采用自定义,并能对流程进行跟踪和控制。系统提供Web方式的在线编辑、附件上传功能,可以与Microsoft Word、WPS等文档编辑工具进行嵌入整合,可以进行模板红头套用、目录打印、文件打印和稿纸 等功能。并采用收文和待办事宜配合使用的办法,用户查看信息显示区中的待办事宜即可进行日常收文办理。 发文管理根据预先设置的公文办理流程,实现公文网上自动流转来完成发文实际输过程中的拟稿、流转、审批、签发、 办理、归档、印发等环节,已完成的文件可归入档案管理中。流程采用自定义的方式,可满足企业中单一审批、多人并行审 - 7 - 湖南翎讯OA 批、多人顺序审批、多人审批一人认可即生效、主办/协办等多种公文流程需求,并能对流程进行跟踪和催办跳转,提高公 文流转办理的工作效率。 请示管理通过自定义的业务流程,实现企业内部人事、请假、费用请示等等内部事项的请示,提供流程监控、跟踪、催 办和查询,并支持审批过程寻呼和短信通知。 公文档案提供公文归档、档案管理的功能,公文文件在审批处理结束后可归档到指定档案室,档案管理员可对已归档文 件再进行统一管理,其他用户可以对档案进行检索、借阅,降低档案管理人员的工作强度,使枯燥的档案管理变得轻松高效。 2.3.3 提供新闻、通知、期刊、知识和规章制度的发布和管理,使企业的信息、知识能够快速传播和转移,并能够对公共信 息进行有效的控制和管理。 新闻管理对企业新闻的发布、查询、设置进行管理,可以发布新闻、快讯,并且支持新闻审批后发布且可指定接收人 员,达到新闻的精确发布和有效管理。 通知管理对企业各种通知的发布、查询、设置进行管理,支持通知审批后发布且可指定接收人员,同时发布人可查看 接收人是否查看通知,实现通知的精确发布和有效管理。 电子期刊是对企业期刊的发布、查询、设置进行管理,支持审批后发布且可指定接收人员。 - 8 - 湖南翎讯OA 规章制度对企业规章制度的发布、查询、设置进行管理,支持规章制度审批后发布且可指定接收人员。 知识共享为企业提供信息与知识共享、发布的平台,将企业中的各种信息积聚在一起,达到知识的共享,并推送至企 业的所有员工实现知识的利用、创新,周而复始,使知识成为企业创造价值、不断发展的源泉。 2.3.4 网络寻呼是IOA/S为用户提供的一种非常方便的内部沟通工具。它结合了QQ、MSN、邮件、短信等优点,同时克服 了电话不可重现、即时通讯工具不可管理及短信输入困难等缺点,不仅为企业节省大量的费用,而且使企业沟通管理更加方 便快捷。 , 网络寻呼是一个开放的沟通体系,在任何地方都能将任何选中的文本发送寻呼,达到信息及时共享交流的目的。 , 可以查看人员是否在线,进行在线实时交流,还可以将信息发送至离线人员手机中,对方可以直接用手机回复短 信至系统中,实现离线交流、信息及时传递的目的。 , 同时克服了电话沟通中信息的不可追溯性,可让领导随时查看到信息传递的过程,解决了管理中因信息不统一而 遇到的扯皮现象同时,领导也可及时发现下属工作中的问题,以便给下属相应的指导或帮助。 企业中经常需要进行各种问题的投票调查,通过调查结果数据帮助企业领导了解企业内部信息。IOA/S即提供了这种方式满足了企业的需要,并可以通过调查问卷的结果自动统计并以图表直观地显示统计结果,为企业领导分析数据提供帮助。 企业的员工可以通过个人建议匿名或署名提出自己对企业的建议,帮助企业领导收集员工的建议持续改善管理。 内部论坛为企业提供一个自由交流、沟通、讨论的空间,可以根据需要设立专门区域进行讨论发言,进行咨询、解答 - 9 - 湖南翎讯OA 和收集意见等。 通过网络发起会议,包括会议议题、会议参与人员、时间,并通过网络寻呼发送到相关人员工作桌面,同时还可以与 手机短信进行绑定。同时可以对历史会议记录进行查询。 2.3.5 在日常工作中我们经常会有临时的事情需要记录,通常都是随手记录在本子或是纸上。这样就会造成记录没有时间、 记录丢失,或者记录不能整理查询等问题。我的便签就是为解决这些问题的而设计的,不仅能够避免信息的流失,而且也为 实现无纸办公提供了解决办法,节约了大量的能源。 工作日记为企业员工提供记录工作结果和工作心得的一种方式,方便企业员工记录当天的工作情况和心得,以及工作 中出现的问题和明日提示等,以便日后查找历史工作记录,达到了沉淀工作经验,为自己和企业不断的积累知识的目的。 - 10 - 湖南翎讯OA 日程安排可以协助企业员工根据自己的工作时间将工作进行条理的安排,并且对重要的事宜预先设置提醒时间,即可 通过系统消息提醒,也可以通过短信进行提醒,使工作变得井井有条,而不是杂乱无章,让员工都能够“快乐工作”。 企业内部根据企业战略制定一个明确的企业目标,并层层布置,通过 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 总结按年、季、月逐步分解成企业计划、分 支机构或部门计划、个人计划,再通过计划的执行完成企业整体目标的实现。企业员工还能根据每段周期的工作情况的总结, 分析计划与实际工作的差距,找出影响计划实现的因素,从而制定下一段周期的 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 ,使之更贴近自己的工作实际情况。 这样将个人计划总结与企业目标计划控制结合在一起,大大地增加企业的执行力和竞争力。 企业内领导经常需要给员工布置任务,但实际工作中有很多任务布置后就没有下文,无法追踪、监控,使得企业执行 力减弱,整体工作效率降低。我的任务即可解决此问题,杜绝这种现象的发生。通过我的任务能够让日常工作中的任务安排 有迹可循、善始善终,对任务的布置、执行、汇报、检查进行全过程的管理,而且领导也可以了解到任务的执行进度和情况, 并可随时对员工进行指导和批示,帮助任务的完满完成。 - 11 - 湖南翎讯OA 企业领导业务比较繁忙或者经常需要出差,在不方便上网或者没有时间处理工作的时候,可以通过工作委托将一些审 批工作在设置的时间段内委托给其他人员来协助处理,不用影响企业内部正常的工作流转。 企业员工可以通过网络硬盘上传、下载文件,并灵活设置不同文件夹的权限共享给企业其他的员工,不仅方便企业内 - 12 - 湖南翎讯OA 部的信息共享,也方便员工无论何时何地都有一个可移动的网络硬盘。 供企业员工修改自己的电话、电子信箱、密码、个人格言和个性签名。 用户可通过我的短语建立个人短语库,方便在系统应用中通过快捷键调用短语库中的内容,不用多次重复输入,提高 个人工作效率。 信息时代的来临,不仅要求我们高效的工作,更要求我们迅速有效的沟通,传统的通讯录模式已经远远不能满足现代 化多元的沟通方式。通讯录不仅能够保存联系人的信息,还能记录用户与联系人的联系信息及时间等,其分类管理以及搜索 功能能够快速方便的对通讯录进行管理和查找。同时通讯录与网络寻呼、短信平台实现紧密的结合,方便用户对各类联系信 息的管理。 为了方便用户对系统的熟练掌握,每日提示提供了系统功能及快捷菜单等的详细介绍,用户每次进入系统时即可查看 提示信息帮助学习使用。 - 13 - 湖南翎讯OA 2.3.6 对企业的车辆及用车的全程进行跟踪管理,实现车辆预定,防止车辆申请的冲突,方便对企业车辆及私车公用进行管 理。 通过对企业的各种用品进行登记、归属、使用及仓库进行管理,使用品的管理落到实处。具有用品领用审批功能,解 决审批流程问题,加快办公效率。 - 14 - 湖南翎讯OA 对企业的会议室、投影仪等会议相关资源进行有效地管理,解决资源使用冲突和参会人员时间冲突,减少人力、物力 的浪费。会议通知以系统提醒、寻呼、短信等多种形式通知与会人员,并对参会人员对通知信息的查看、反馈进行跟踪。 企业中的各种图书繁多,但缺乏专业人员对图书进行分门别类的管理,导致图书查找不便、归属不明、容易丢失,图 书管理即可解决这样的问题。通过从图书登记入库开始提供图书信息的查阅、借阅、归还等功能,使图书从使用到管理都非 常的灵活方便,既切实保证公司资产不流失损毁,又大大提高了图书的使用效率,物尽其用。丰富了公司的企业文化,使员 工有更强烈的学习和上进心态。 - 15 - 湖南翎讯OA 资产是公司重要的组成部分,对其进行有效的管理是非常重要的。资产管理模块通过对资产整个生命周期实行全程的 控管,改变了传统的资产管理中的很多弊端,如归属模糊、异地管理难、记录统计难、不便实时管理等等,使用户轻轻松松 地管理资产。 2.3.7 各个用人部门在网上提交用人申请,人事部门可以查看、统计所有部门的用人申请,并制定招聘计划。可以建立企业 的内部人才库,人事部门根据招聘计划,安排人才库中的应聘人员来面试。面试的信息可以自动通知公司的各个岗位的负责 人,系统可保留面试记录。对面试合格者可提交录用申请。用人申请和录用申请的模板都可以自定义,用人申请和录用申请 都可以自定义审批流程。 在“ 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 系统”中可管理所有员工的劳动合同和其他各种类型的合同,可对合同进行新签、变更、续签、解除、终止操 作,并可以批量签署合同。可对当前的合同和公司的历史合同进行管理,并可自定义查询条件来进行简单和复杂的查询,从 - 16 - 湖南翎讯OA 而生成各种合同台帐。每一种合同类型下都可自定义多个合同模板。同时,系统提供了合同报警功能,可设置在合同结束前 多长时间报警。对于快到期的合同,系统将自动给有合同管理权限的人和当事人发送寻呼,进行提醒,这样就避免了合同管 理中出现遗漏。 在“人事管理”中,可以记录员工从进入公司到离职的整个过程。可以在线提交转正申请、离职申请、调动申请,并可 以自定义转正、离职、调动的审批流程和模板。可对在职员工和离职员工的档案进行查看、管理,人事部门还可授权公司的 员工在指定期限内修改自己的档案,从而降低人事部门的工作量。提供档案的简单统计、二维统计、复杂统计,这三种方式 可以通过选择不同的变量,不同的算法,对所有员工的档案等进行汇总,形成报表,使企业的人力资源分析更加简单、可操 作。还提供员工花名册、人员变动汇总表等报表功能,可直接进行打印,或导出为EXCEL文件。 员工可以通过网络进行上班签到、下班签退、外出登记、休假申请、出差申请、替班、倒休、加班,实现全员的网上考 勤,并支持考勤不正常的原因说明(如迟到、未签退等)。外出申请、休假申请、出差申请的流程都可以自定义。在休假或 出差时,还可以把自己负责的工作流程托付给其他人代自己办理,可查看外出或出差的人员及其去向。可灵活地设置班次(包 括当天班次和跨天班次)、上班规律、节假日,并可针对各个部门或人员来排班。系统会自动判断用户是正常上下班,还是 迟到、早退或旷工。可以设置替班、倒休、加班,并自动通过网络寻呼通知当事人。每个员工都可以清楚地看到自己的考勤 信息,领导可以查看下属员工的考勤记录,并能进行统计和分析。考勤的记录可与工资系统直接挂接,方便核算工资。系统 将在各个节日、员工生日对相应的员工发送祝福,建立人性化工作环境。系统还提供考勤机的数据的导入功能。 系统默认有周考评、月考评、季考评、年考评四种考评类型,可以根据需要建立新的考评类型。可根据公司的绩效考核 指标,设置需要考评的各个要素及各个要素的等级和分数。针对不同的岗位,可灵活地自定义各种考评类型下的考评模板。 可灵活设置不同层级的考评,可设置每一级考评的考评人、权重、通过比例等。这样,在员工自我考评完成后,还可以由不 同的领导进行多级考评,从而实现360度的绩效考核。在进行考评的同时,还可以看到系统中随时记录的员工的工作表现, 作为考评员工的参考。 - 17 - 湖南翎讯OA 通过“报销系统”,员工在网上填写各种报销单,便可以进行差旅报销和其他类型的费用的报销。报销的审批流程可以 由用户自定义,差旅报销还可以跟用户的出差申请相关联。差旅报销的模板可以用用户自定义,可自由地设置报销的各个字 段和报销公式。相关领导可以看到需要自己审批的每笔报销账目的详细信息,包括报销对象、报销部门、金额、单据、经手 人、各步审批人的办理情况等。可对报销费用进行查询统计,并可生成年度统计报表,详细显示各个部门的费用信息,报表 可以直接打印。 可以公布整个公司的培训资料和培训课程,员工可以参加各种培训,进行在线学习。可以根据题库,自动或手动生成试 卷,员工可在网上进行考试。系统可以自动判卷,并可对考试成绩进行查询统计,可生成统计报表并可直接打印。 支持的分帐套管理工资,可以设置工资的项目、个人所得税、计算公式、工资的项目列表,还可以自定义公子报表。 HRM 可设置OA系统中,哪些用户有权限使用人力资源系统。 2.3.8 每个用户可以设置自己常用的行业、地区,以供建立新客户时选择。还可以设置给客户发送电子邮件的默认地址,设置 好电子邮件的地址后,就可以直接在系统中给客户群发邮件了。 可以对公司的文档进行分类发布,可以插入表格、图片、附件等。可以设置文档的发布范围,每个员工只能看到自己权 限范围内的文档。还可以输入文档的适用范围,让员工在了解文档适合在什么情况下使用。员工可以按文档结构树查阅自己 范围内的文档,还可以对文档进行关键字查询。 - 18 - 湖南翎讯OA , 可以录入客户的所有信息,包括客户名称、联系方式、客户来源、级别、行业、区域、业务关系、信用等级、信用额度、 银行账号等。还可以对每个客户的联系人进行管理,以树状形式看到联系人的关系树。可以为每个客户建立任务,包括销售 跟踪任务、服务任务、回访任务。用户可以清楚地看到自己的客户的状态(是否有任务)、最后一次的联系时间和联系内容。 可以把自己管理的客户共享给其他同事,也可以把自己负责的任务共享或转交给其他同事,同事就可以看到这个客户的相关 信息。 - 19 - 湖南翎讯OA , 在给客户建立好销售跟踪任务后,销售人员可以记录每次跟客户的联系情况及对下一阶段的工作安排,包括联系时间、 联系人、处理方式、使用的资料、进度等,还可以添加附件。还可以把任务共享或转交给其他人。在销售跟踪的过程中,可 以查看这个客户的所有的信息供自己参考,如工作任务、工作安排、联系人、销售单记录、报价记录、竞争对手信息等。 , - 20 - 湖南翎讯OA 可以自定义报价的模板。在进行报价时,可以选择相应的客户、联系人、产品、模板、日期等,并且可以查询对客户的 所有报价记录。 , 可以直接进行销售开单,记录购货单位、收货人、货物名称、发票号码、发货方式、价格、付款方式、发货人等信息。 销售开单后,销售单自动转至财务部门,财务人员可以进行收款。 , 销售人员可以查询自己的某段时间内的销售情况,包括销售金额、已付金额、应收金额等。 , 员工在工作中可以随时看到自己的销售额跟计划额之间的差距,可以通过销售额和计划额之间的分析对比,及时发现销 售过程中的问题并进行相应调整。 , 销售人员可以看到自己每一天的工作情况:处理的工作任务、新开拓的客户、跟老客户的联系记录、对未来工作的安排、 开单和报价记录等,可以分析出自己的工作有那些进步和不足。而且,还可以看到领导对自己工作的批示和指导。 , 通过电子邮件群发功能,可以按地域、行业、级别等建立不同的客户分类,向各个分类的客户,定时或周期性地群发电 - 21 - 湖南翎讯OA 子邮件。 , 客户关系管理系统支持手机短信功能,可按照客户生日、节假日、周期性发送等方式向客户发送短信。 客服人员可以清楚地看到客户的状态(有客户服务任务)、跟客户的最后一次联系记录和联系内容。客服人员可以建立 客户服务任务,可以记录服务过程中跟客户的每次联系记录,并可进行下一阶段的工作安排。可以把服务任务共享或转交给 其他人。还可以对不同的服务方式及服务结果进行统计分析。 客服人员可以看到有回访任务的客户、跟客户的最后一次回访记录和回访内容。客服人员可以建立回访任务,可以记录 回访过程中跟客户的每次联系记录,并可进行下一阶段的工作安排。可以对不同的回访方式及结果进行统计分析。 , 公司里主管销售工作的领导可以对下属销售人员的所有客户进行管理,可以看到客户的所有信息,包括工作任务、联系 记录、报价记录、销售单记录等。可以更改客户的管理人员,或把客户共享给其他员工。 , 领导可以实时了解下属每个员工对客户跟踪的情况,包括正在进行的销售跟踪任务、每个任务的联系记录、任务的进度 情况、任务的执行情况等。领导可以把某个员工负责的销售跟踪任务转交或共享给其他员工。 , 领导可以对员工的工作行为进行监督,可以方便地了解每个销售人员每天的工作情况:每个销售员今天开拓了几个新客 户?跟踪了几个准客户?与哪些老客户进行了联系?有哪些开单和报价记录?对第二天的工作做了哪些安排?等等。还可以 对员工的工作进行指导和批示,批示信息会通过“网络寻呼”实时通知相应的员工。 , 领导可以看到销售人员对客户的报价单,还可以对报价按部门、报价人、客户、产品等条件进行查询。 , 领导可以看到所有下属的销售单,随时了解各个销售单的已付款、应收款、付款安排等,还可以统计公司某段时间的销 售金额、已付金额、应收金额。 - 22 - 湖南翎讯OA , 对竞争对手的信息进行管理,包括产品、价格、销售负责人等,供销售人员在销售过程中参考。 , 领导可以方便地为公司和各个销售人员制定销售计划,员工在工作中可以随时看到自己的销售额跟计划额之间的差距, 领导可以通过销售额和计划额之间的分析对比,及时发现销售过程中的问题并进行相应调整。 , 可以对公司的产品进行统一的、规范化的管理,供员工在销售过程中调用,包括产品的名称、类别、价格、编号等。 销售人员跟客户签单后,销售单自动转给财务人员。财务人员可以看到每个销售单的详细信息,了解每个销售单的已付、 应收金额,可以处理分期的多次付款,还可以录入销售成本,可以统计公司某段时间内的应收款的销售单信息。 可以设置资料邮寄的信息,如自定义信封模板、设置邮寄名单等,并可直接打印。还可以对各种资料的费用进行查询统 计。 提供强大的统计分析功能,通过柱状图、饼图的形式直观地显示统计分析的结果,包括业绩分析(员工和部门业绩分析、 历史业绩对比、计划额和销售额对比、回款分析)、客户分析(客户销售情况分析、新增客户分析、客户地域分析、客户行 业分析、客户来源分析)、员工行为分析(工作状况分析、联系记录分析)、产品分析等。 - 23 - 湖南翎讯OA 2.3.9 提供可视化的自定义的流程设计工具,方便管理员更快捷的定制业务流程,提高企业的工作效率。并且支持对业务流 程的催办,实现系统提醒和短信提醒。 - 24 - 湖南翎讯OA 2.3.10 实时提醒用户当前需要处理的工作,如未阅寻呼、提示信息、通知、待办等,方便用户合理安排工作时间,提高工作 效率。 2.3.11 系统管理作为整个系统最为核心的模块,不仅能够实现常用的用户、组织、权限等管理功能,还提供了大量图形化、 可视化的操作界面、菜单、查询等功能的定制,以及多种模板供管理员根据企业需求进行选择,满足系统管理的灵活设置、 操作简单、方便易用的要求,减轻了系统管理员的工作负担,实现“快乐工作、高效管理”。 2.4 OA软件的应用范围非常广泛,并不局限于企业领导层及管理人员,而是面向于企业的所有工作人员,几乎人人都有可 能成为OA的用户。并且,软件应用是需要一个过程,不同于一般的“交钥匙”工程,其应用是否顺利的关键是最终用户的 培训和售后服务。 湖南翎讯软件通过4000多家客户的应用、需求反馈,以及10多年软件实施应用的经验,研发的IOA/S产品是以真正的易用性为特色,不仅满足客户的功能需求,而且更深入的从用户学习、使用、维护的角度出发,简化产品的操作,处处体 - 25 - 湖南翎讯OA 现人性化的设计理念,使用户能够轻松、快速的掌握产品的使用和维护,顺利完成软件上线使用。 , 根据不同岗位提供不同的系统操作手册,并且详细易懂,用户能够快速学习掌握系统的使用。 提供全程帮助功能,用户可以随时调用Flash演示,直观的帮助用户使用系统; 系统的所有操作按钮均有操作提示,用户可随时查看 , 系统采用人性化的操作界面,并且各种信息分类显示,一目了然,即使不会使用电脑的人也能够很 快的上手使用。 , 采用傻瓜式安装模式,自动进行安装和配置,简单完成安装操作。 提供程序自动更新、数据库自动备份、定期清理系统数据等简单的系统管理操作,减轻系统管理员 的工作负担,不用再困惑于系统管理的繁琐工作中。 , 湖南翎讯软件提供多种方式、全方位的售后服务,并且还制定了一套完善的顾客调查和用户投诉 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ,同时购 进了先进的维修工作站,从而保证了客户能够及时、快捷的与湖南翎讯客服联系、解决问题,并且保证了维修质量,提高了 服务水平。 OA 3.1 移动OA(标准版)是基于MAS应用平台之上的一套具备独立移动办公功能的OA系统。借助MAS平台的移动通信能力, OA可以为客户提供短信、WAP(无线上网)、手机客户端等多种移动办公方式。客户可以通过移动OA(标准版)构建属于自己的移动OA系统,实现通讯录、公文流转审批、日程管理等功能。当您不在办公室无法通过有线网络进行办公时,您 可以通过手机,通过中国移动强大的无线网络,进行公文的审批、通讯录查询等操作。 移动OA(标准版)即可以有效改善企业、政府的办公环境,简化机构之间的沟通方式,又可以有效改善企业、政府 的办公接入方式。外出人员通过手机,就可随时随地进行公文处理,完成移动公文审批、移动信息查询等工作。 3.2 移动OA(标准版)的功能主要包括: - 26 - 湖南翎讯OA 3.3 , 移动OA(标准版)最直接的优势就是将人们从桌面办公的方式解放出来,拓展了办公空间,使员工处理公务时不再受 到时间和地点的限制。 , 没有移动OA(标准版)系统的时候,一旦领导出差在外,重要的文件就无法审批。有了移动OA(标准版),领导可 以随时随地的审批公文,使得单位的整体办公效率得到大幅度提升。 , 通过移动OA(标准版)电子化办公,除可以节约大量的纸张打印费用外,还可以通过短信、即时消息等信息交互方式, 节约大量的电话沟通费用。 , 通过构建移动OA(标准版)系统,单位整体信息化水平得以提升,多方面工作得以进步,单位整体形象和竞争力得以 大幅度提高。 3.4 , 单位之前没有OA系统,或者之前的OA系统由于某种原因达不到目前的办公要求。 , 单位领导或者员工移动性强,需要移动办公。 , 企业对数据传输安全性要求高。 - 27 - 湖南翎讯OA 3.5 3.5.1 某城监支队是政府职能部门,在构建全市城监系统信息化系统的过程中,充分考虑到移动办公的重要性,构建了移动 OA(标准版)系统。通过移动OA系统,全大队几百名员工的手机号码都录入了部门通讯录,大量的电子文件都录入了部门 文件夹。众多公文都通过OA流转,无论身在办公室还是在路面办公,都可以随时处理公文,实现流转、审批、会签。通过 短信发布单位会议通知,通过内部即时消息进行工作交流,通过日报周报进行工作汇报,通过论坛进行意见交流和讨论„移 动0A(标准版)的各项功能在城监支队得到全面应用! 3.5.2 A公司构建了移动OA系统之后,有效改善了办公环境,简化了机构之间的沟通方式,并可实现远程移动办公,提高了 办事效率。外出人员通过手机,就可随时随地进行公文处理,完成移动公文审批、移动信息查询、邮件收发等工作。 3.5.3 在城监支队构建了移动OA(标准版)系统之后,有效改善了办公环境,简化了机构之间的沟通方式,并可实现随时随 地移动办公,大大提高了工作效率,还节约了大量的办公费用。 4.1 系统的安全主要包括两部分,即系统运行的安全和信息的安全。系统运行的安全是保证系统正常的运行和防止系统被 恶意攻击。信息的安全是保证信息的完整性、保密性。 确保一个系统是否安全需要从安全体系的角度去考虑和设计,一个安全体系是多层次、分级别的,在设计安全体系时, 必须考虑系统的安全要求,但又必须考虑到安全是有代价的,安全级别越高,付出的成本也会越高,安全体系的维护和管理 也会越复杂,另外,系统的易用性及响应效率也会受到影响。本章主要讨论移动电子政务模块自身的安全,对电子政务整体 的安全架构不涉及太多。 4.2 移动网络统一接入平台采用安全措施保证信息网络传输安全、移动网络接入服务器安全、行业用户信息网信息安全、 移动终端安全,保护中国移动行业用户移动应用整体安全。 , - 28 - 湖南翎讯OA 企业内部署的移动网络统一接入平台服务器通过VPDN方式连接到行业网关和移动管理平台等设备,从IP链路上保证数据传输的安全;信息在网络传输中以加密方式进行传输,保证了数据传输的安全。 在对安全传输有较高要求的行业与应用中,可采用安全级别更高的专用安全传输与认证系统,保证信息安全。 , 移动终端上可使用专用安全SIM卡、安全PCMCIA模块进行信息加密、用户身份认证,以保证移动终端的安全。当移 动终端丢失以后,用户还可以通过管理中心下发系统销毁指令对关键数据进行销毁。 , 移动网络统一接入平台系统从访问控制、安全检测、攻击监控、操作审计等一系列方面提供安全功能,有完整的网络 安全监控、报警和故障处理功能,保证了管理平台的安全。 , 系统提供数据库日志、操作系统日志完善的管理日志;移动终端上的安全SIM卡/安全PIMCIA卡以及管理平台提供的使用用户、管理员权限管理有效的对系统的使用进行权限管理。 电子签章是电子签名的一种表现形式,利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文件盖章操作相同的可视效 果,同时利用电子签名技术保障电子信息的真实性和完整性以及签名人的不可否认性。电子签章可在WORD、EXCEL、HTML(WEB页面)、PDF、WPS、FORM表单、FILE文件签名、CAD图纸签章、TIF传真签章上实现手写电子签名和加盖电子印章;并可将 签章和文件绑定在一起,通过密码验证、签名验证、数字证书确保文档防伪造、防篡改、防抵赖,安全可靠。它具有制章的 唯一性、不被变造、伪造,签章的真实性,文档完整性、真实性、不可篡改性,验章的真实性、有效性。 电子签章系统由支持PKI技术并带CPU的硬件和支持各种应用的软件组成。 硬件采用Key智能密码设备(通称智能密码钥匙盘),该设备是国家商业密码管理委员会定点生产的商用密码产品,通过了国家商业密码管理委员会的商用密码产 品技术鉴定,该设备自带快速存储器和加密处理机制,用于存放单位或个人数字证书、用户所属标识和单位印章或个人签名 信息,并进行硬件级签名运算,该设备通过USB接口与计算机相连,在使用时数字证书和签名印章等信息不会残留在内存或 硬盘中,设备体积小,重量轻,携带方便。 5.1 , 遵循《中华人民共和国电子签名法》关于电子签名的规范,同时支持RSA算法和国密办SSF33/SCB2算法,符合国家安全标准。 , TM采用COM、ActiveX技术开发,应用DBPacket对象包协议技术,确保软件能够支持多种应用。 , 制造标准化产品,以持续的产品升级不断满足用户电子签章的需求变化,长期享受技术进步带来的价值提升,并提供全 - 29 - 湖南翎讯OA 面的售后服务支持。 , 人性化的设计,可选配和扩充的应用功能合,无障碍地轻松学习和使用。 5.2 电子签章系统是一整套采用ActiveX/COM技术开发的应用软件,它可实现在WORD/EXCEL/HTML网页/WPS/PDF/FORM表单/FILE文件/CAD图纸/TIF传真/永中OFFICE/GDFTM版式文件上实现手写电子签名上加盖电子印章 和手写签名,并将该签章和文件通过数字签名技术绑定在一起,一旦被绑定的文档内容发生改变(非法篡改或传输错误), 签章将失效。只有合法拥有印章钥匙盘并且有密码权限的用户才能在文件上加盖电子签章。保证文档防伪造、防篡改、防抵 赖,安全可靠。 5.2 , 文件发送者即签名者不能否认所发送信息的签名; , 文件接收者能够验证发送者所发送信息签名的真实性; , 采用数字签名技术,只要保证签名方私钥信息的秘密性,就能够保证任何其他人都无法对签名进行伪造; , 因为任何更改都可以导致签名的无效,所以不能对发送者的原始信息进行任何更改。 - 30 - 湖南翎讯OA - 31 - 湖南翎讯OA - 32 -
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