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办公室文件管理制度
拆封和签收后应及时附上 文件处理传阅单 ,作分类登记编号、保管。
本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作需要借阅的可复印或借用。 第六条 公文的阅批与分转
1.凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后,由收发员分送领导和承办部门阅办,重要文件或急作应立刻呈送领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。
一般礼仪性质的函、电、单据等,可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同各单位联系后再分转处理。
3.为加速文件运转,收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天。
第七条 文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露
阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交收发员,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导 批示 、 拟办意见 办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。
4.文件阅完后,应交收发员,切忌横传。
5.办公室对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。
按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室通知到单位阅文。
发文的管理
第八条 发文的规定
1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
各 群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请,并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文,方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党 字、政 字发文。群众团体文件由党支部批转。