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ODPS公文处理系统内勤版教程.doc

ODPS公文处理系统内勤版教程

北海道的冬天不适合说再见啊
2017-09-19 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《ODPS公文处理系统内勤版教程doc》,可适用于职业岗位领域

ODPS公文处理系统内勤版教程ODPS公文处理系统文秘版教程ODPS公文处理系统文秘版教程第一部分进入《公文处理系统》、打开计算机进入WINDOWSX系统依次单击“开始”“程序”“办公自动化”“公文处理”命令。(见图一)、在进入公文处理系统主控操作屏幕之前您将首先面对一个登录屏幕。该屏幕主要用于验证您作为公文处理系统用户的合法性。(见图二)依次输入您在本系统中注册的用户号及口令按“确认”钮系统在确定您为该系统的合法用户后将启动公文处理系统否则系统将提示登录失败信息并要求您再次输入正确的用户号及口令。按“取消”钮将放弃本次的登录操作。ODPS公文处理系统文秘版教程第二部分认识操作对象信箱:即邮箱是文件流转的枢纽其作用与通常意义下的信箱的作用基本相同既可用于接收信件或信息也可作为信件传递过程中的转发站。信箱中的信息是在接收文件时由系统自动生成的一条信息对应一个文件或一条消息。信箱中的内容不受地点与计算机的限制即在网络环境内只要您用自己的用户名和口令进行注册那么无论您身在何处都可以通过任何一台计算机查看您自己信箱中的文件内容并进行相关处理。每个系统用户均拥有自己的个人信箱具有文件分办权的用户(主要是指各科室的文秘人员)还拥有一个部门信箱。对部门信箱中的文件还可以通过“登记”功能在相关登记簿中予以登记。个人文件夹:文件夹是为便于组织与管理个人文件而使用的一种文件组织方式。在公文处理系统中个人文件夹的作用仅局限于存放由个人起草的公文原稿等。文件夹中的文件在正式提交之前存放在起草该文件的那台计算机上。收、发文登记簿,是专门用于登记收文、发文、内部文件的专用操作对象每个科室均拥有自己的内部文件登记簿、外收文登记簿、发文登记簿。外收文是由外单位起草并经审核、审批、签发、封发等一系列手续之后传递过ODPS公文处理系统文秘版教程来的已经签发且具有发文字号的正式文件此文件的性质均为收文应在外收文登记簿中予以登记。内部文件是由本单位起草只在本单位那部传阅且无需签发的文件此类文件的性质均为内部文件应在内部文件登记簿中予以登记。发文是由本单位起草并将要发出的正式文件此类文件的性质为发文应在发文登记簿中予以登记。催查办登记簿,各科文秘人员在发送催查办消息的时候要填写催办单并在催查办登记簿中进行登记。该登记步簿全面反映了文件催查办的情况可为跟踪催查办文件提供依据。系统提供了对收文和那部文件的催查办功能。每个科室均拥有一个催查办登记簿催查办消息的发送只适合于部门而不针对个人。第三部分收文处理收文处理是公文处理系统中最重要的组成部分之一。在《公文处理系统》软件中收文处理功能主要用于处理各类收文文件包括:收文登记、分送、拟办、批办、注办、催查办等。对文秘人员需要掌握如何进行外收文登记及填写收文处理签如何查看文件内容如何将文件转送出去如何对限时文件的催查工作和填写文件处理结果(即注办)即可。一、外收文登记,在《公文处理系统》中【登记】功能主要针对文件管理部门的文秘人员其作用是在相关的收文登记簿中对所收文件(内部文件、外部文件)的情况进行登记以利于文件今后的查找与利用它包含了手工模式下签收和登记双重功能收件人对所收文件进行登记就应承担确保文件完整无误的责任。单击收文菜单中的外收文登记钮出现如下窗口按文件实际内容填写此登记簿。登记完成后此文件将出现在对象菜单中的外收文登记簿中并出于待办状态。ODPS公文处理系统文秘版教程注:登记时若填写了“承办单位”~即使按“取消”~信箱中的信息也将消失~而登记簿中也没有,不填“承办单位”按“取消”就不出现上述现象。二、填写收文处理签,收文处理签的作用是在文件办理过程中使所有收件人了解文件的有关情况同时还可记录文件的拟办意见和处理结果等。收文处理签在文件办理过程中将始终随文件一起运转每一个新来文在对其进行首次登记时系统均会自动生成一个收文处理签并根据文件的登记信息自动填写其中的相关内容。选中外收文登记簿中的相应文件然后单击收文菜单中的填写收文处理签出现如下窗口。其中收文处理签项为收文登记中的信息ODPS公文处理系统文秘版教程正文、附件项用来接收输入或扫描外部来文的具体内容领导批示项是各级领导对该文件的批示意见。拟办意见处由办公室领导填写对该文件的初步办理意见。正文、附件项中相关文件内容的接收有三种形式:手工录入、扫描、磁盘拷入。注:利用“填收文处理签”命令修改了文件标题后~在发送之前一定要按一次F键~以使信箱中的名称同步刷新~否则传出去的文件标题仍为旧标题,尽管收文处理签中的标题已经更改,。三、查看文件内容,包括查看收文处理签、正文附件和领导批示的内容等。查看文件内容的操作步骤如下:ODPS公文处理系统文秘版教程、在信箱的文件清单中选定要查看的文件并按【阅文】钮系统进入收文屏幕、用鼠标单击屏幕上方的‘收文处理签'标签查看收文处理签的有关内容包括收文文件的信息、拟办意见和办文经过等(见图四)、用鼠标单击屏幕上方的‘正文、附件'标签按【阅览】钮查看文件证文及附件的内容此时文件只限于查看不能修改、编辑、批注等。若要查看的文件为扫描文件则系统打开扫描文件阅览屏幕供用户阅览。(见图五)ODPS公文处理系统文秘版教程、用鼠标单击屏幕上方的‘领导批示’标签查看领导的有关批示。用鼠标单击屏幕右端签批人列表中的签批人姓名即可查看选定的签批人的批示内容。(见图六)、按【确认】或【取消】钮退出收文屏幕完成查看文件操作。四、将文件转送出去:文件查看完毕后还需要将文件转送出去以便别人阅读。在打开的信箱中选择要分送的文件选择【收文】菜单中的【分送】命令或用鼠标单击屏幕上的【转交】按钮系统将打开文件传递屏幕完成文分送。(见图七)ODPS公文处理系统文秘版教程五、对限时文件进行催查工作,在文件办理过程中对不能按期办理文件的部门文秘人员可以通过【催查办】命令发送催查办单以令其尽快办理。选中登记簿中的有关文件然后选择收文中的催查办命令。出现执行催查提示窗其中窗内自动填写有文件的接收单位确认后即可执行如下催查办通知单。注:可以对一个文件执行多个催查通知。接收催查的单位在接到催查通知单后及时填写反馈信息同时单击回复按钮。注:此催查办通知单到达接收方后~其中催查办钮变为回复钮。六、文件注办:文件承办人在文件办理完成后可将文件的办理经过和结果简要地填入收文处理签的处理结果栏内。ODPS公文处理系统文秘版教程单击文件登记簿或个人信箱选中相关文件然后单击收文菜单中的注办命令填写注办信息。注意:若本次注办意见没有填写完~可暂时不签名~按【确认】钮退出~系统将保存本次填写的内容~并允许下次进行“注办”处理时继续填写。只有当正式签名后,输入签字密码,~其姓名才会在注办人列表中出现~这时注办人的任何注办意见都将作为一条新意见存在。可以多个人填写注办意见。第四部分发文处理发文处理是公文处理系统中最重要的组成部分之一。在《公文处理系统》软件中发文处理功能主要用于处理各类发文文件包括:拟稿、改稿、审批、审核、会签、签发、登记、分送(送审、送内部会签)、送外部会签、登记外部会签结果、发文编号、排版、校对等。对领导只需掌握如何起草、修改公文文件、如何将起草的公文稿件送出去和如何审批、会签、签发公文文件即可。一、起草公文稿件。即拟稿是发文处理的首要环节对创造优质的公文起着十分直接和重要的作用。起草公文稿的操作步骤如下:、打开文件夹(因为拟稿人所拟文件存放在个人文件夹中)、按新建钮系统打开公文种类选择屏幕、选择适当的公文文种(鼠标单击)按【确认】钮系统将打开与所选类型相对应的文头纸屏幕、填写文头纸包括密级、缓急、发文字号的发文类型部分(即发文字)、文件标题、主题词、会签单位、主送单位、抄送单位等其它的如审批、审核、会签、签发的签名部分及发文号等则是在文件运转过程中由各有关人员填写。ODPS公文处理系统文秘版教程、编辑正文、附件及有关文件(对正文文件目前系统支持手工录入和软盘拷入两种文件输入方式对附件和有关文件系统还支持扫描输入)。用鼠标单击发文屏幕上端的“正文、附件”标签进入‘正文、附件’屏幕在正文或附件的相关区域按【编辑】或【拷入】钮然后进行相应操作。建议:文头纸填写完成后~即使不想马上编辑正文~也应立即进入正文编辑~以便将文件标题自动带入~否则下次编辑正文时将需重新输入标题。ODPS公文处理系统文秘版教程、若采用手工录入的方式编辑文件则在Msword编辑器中完成文件编辑后按【存盘返回】钮保存文件内容并返回“正文、附件”屏幕、按【确定】钮退出发文屏幕完成拟稿。二、将起草的公文稿送出去。在文件夹中起草的文件一旦定稿需向外提交提交后拟稿人将不能在文件夹中修改文件的内容。在文件夹中选择一个要提交的文件按【转交】钮系统将打开文件传递屏幕选择传递对象后按【发送】钮完成提交文件操作。(同收文转送操作)三、修改公文稿。包括修改尚未正式提交和已提交的公文文件。拟稿人起草公文稿时在文件正式提交之前对文件的修改均通过文件夹的【修改】功能实现文件一且提交则文件夹中的【修改】功能将无效只有等文件再次传到您的信箱后再通过【发文】菜单中的【改稿】功能进行修改(操作同发文起草公文稿)。这时系统将保留对文件的修改痕迹(字体颜色变化)。与审核、审批、会签、签发功能不同使用改稿功能只能修改正文、附件的内容但不能修改文头纸的内容。改稿的操作步骤如下:、打开个人信箱从信箱中选择要进行改稿的文件ODPS公文处理系统文秘版教程、选择【发文】菜单中的【改稿】命令系统将打开发文屏幕、通过“文头纸”屏幕查看文头纸的有关信息但不能修改、通过“领导批示”屏幕查看领导的有关批示内容、打开“正文、附件”屏幕修改文件正文或附件的内容、按【确认】钮退出发文屏幕系统将保存对该文件内容的所有变更按【取消】钮放弃保留对该文件内容的所有改变并退出发文屏幕四、发文编号。对签发后的文件文秘人员应及时登记设置办结状态然后通过【发文编号】命令驱动系统自动对发文进行编号以完善发文手续。选中信箱中签发完成的文件单击登记按钮(如下左图)将文件登记到发文登记簿中。然后在发文登记簿中已签发且待办状态的该文件办理办结状态。最后单击发文菜单中文件编号命令进行文件编号(如下右图)。五、排版、校对,对签发后的文件按照文件的特有格式进行编排并对文件的内容作最后的校对以确保文件正确无误。此功能只是对文件的正文、附件的内容进行处理对文头纸、领导批示的信息只能月度不能修改。从信箱中选中相应文件单击发文菜单中的【排版】或【校对】命令系统打开发文屏幕。在文头纸中选择“套印”或“共享”格式(只有此处的选择才能发挥作用)并在文头纸中的排版和校对位置分别输入自己的签字密码然后单击“正文、附件”选项进行文件的编辑功能以完成排版或校对工作。最后ODPS公文处理系统文秘版教程执行存盘退出即可。六、外部会签,系统对外部会签文的传递采用【送外部会签】功能系统将在外部会签文件上作标记外部会签文实质上仍然以纸制文件的形式进行处理。纸制的外部会签文返回后主办单位应通过【登记外部会签结果】功能对会签结果进行登记以保证系统的完整性。在信箱中选中相应文件并进行发文登记登记后打开发文登记簿选中要送外部会签的文件然后执行发文菜单中的“送外部会签”命令系统将修改发文登记簿中的该文件状态为“送外部会签”。ODPS公文处理系统文秘版教程外部会签文件返回后执行发文菜单中的“登记外部会签结果”命令将外部会签单位领导对文件的有关批示输入计算机。

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