谈谈预算单位如何做好政府采购工作

谈谈预算单位如何做好政府采购工作 马盛林 从政府采购法正式颁布实施以来，已经走过五个年头了，政府采购规模不断壮大，政府采购制度逐步完善，“阳光采购”日益深入人心，依法采购的观念不断增强，政府采购对经济社会的影响也越来越大。政府采购最主要涉及的对象是采购人、供应商和采购代理机构等以及政府采购监管部门等,要做好政府采购工作只有当事人各司其职、各负其责，才能顺利完成采购任务。作为重要的政府采购当事人——采购人(以下称:预算单位)，在贯彻执行政府采购法的过程中起作十分重要的作用。笔者通过政府采购的实践活动，从预算单位的角度出发，就如何做好政府采购工作谈谈自己的一些看法。 一、做好采购前期准备 做好政府采购的各项前期准备工作，对于顺利完成采购任务尤为重要。政府采购项目在采购前首先要落实采购资金，也就是说先有预算再有采购，其次要确定采购需求。因此采购前期准备主要是政府采购预算和政府采购需求工作，这是做好政府采购工作的前提和基础。采购前期准备做好了采购往往能起到事半功倍的成效。 1、落实政府采购预算 《政府采购法》第三十三条规定:负有编制部门预算职责的部门在编制下一财政年度部门预算时，应当将该财政年度政府采购的项目及资金预算列出，报本级财政部门汇总。部门预算的审批，按预算管理权限和程序进行。因此预算单位在编制政府采购预算时，应根据政 府采购集中采购目录和采购限额标准之规定，编制本单位的政府采购预算。为了确保采购 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 的完整性和准确性，单位可以制作采购计划表发到各内部使用部门，经单位审核汇总后编入单位预算计划上报数内，经批准的单位年度预算下达后，预算单位应严格按预算执行，强化采购的计划性、避免采购的盲目性和随意性，预算下达后预算单位应当对政府采购项目作进一步的采购需求细化 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 工作。 2、明确政府采购需求确定 采购需求是指对采购标的的特征描述，要实施采购就一定要搞清楚采购需求，好的采购需求能够合理、客观反映采购标的的主要特征以及要求供应商响应的条件，符合适用原则、非歧视原则，并能够切合市场实际。采购需求的一项重要内容是技术规格，如质量、性能、功能、体积、符号、标志、工艺与方法等，技术规格一方面反映了采购的要求，对预算单位而言，这种要求往往是一种基本要求，另一方面技术规格也是对供应商响应情况的评审依据。技术规格的编制是一件技术性非常强而又费时的工作，编制的好坏直接影响整个项目的采购效果。 预算单位对政府采购项目的需求应当明确，采购项目的技术规格、服务要求等等应当做采购的前期论证，如对采购需求难以明确细化的，可以请政府采购咨询专家或有关行业专家进行采购需求论证。在确定采购需求前，应当充分了解市场信息，不能只采纳少数供应商推荐的方案作为需求指标。值得一提的是不合理的过高的技术配置，将造成资源的闲置和浪费，过低的技术配置也不能达到实际使用功能 要求，因此采购需求应切合实际。预算单位对采购需求进行市场调研和论证后，不应将采购需求初步论证的结果向供应商透露，否则不利于采购过程中通过市场的充分竞争，采购结果也未必理想，俗话说“没有悬念的足球没人要看”。作为供应商来说考虑的是为了赢得商机，如何运用各种营销策略争取采购 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 。我们预算单位也应该学习一点营销、采购心理学。 很多情况下，造成供应商不能响应采购要求的，往往是由于采购技术规格不清楚、不完整或不合理，足见规格之制定是采购中最关键的环节。实践中，制定技术规格中最常见的问题有:1.制定技术 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 的准备时间不足;2.工作人员业务不精或过于自信;3.缺乏必要的专业人员、专家的参加和咨询;4.技术规格过于严格;5.技术规格带有倾向性或排斥性，限制竞争，等等。 二、委托集中采购 对纳入政府采购集中采购目录和限额标准的集中采购项目，预算单位采购必须委托集中采购机构代理采购。集中采购主要是通过公开招标方式实现的，在规范的操作下一般均能起到物有所值的采购效果。因此我们预算单位应该想明白，通过规范的采购不仅保护了我们工作人员，而且具体的采购事务性工作由专业采购机构来操作又何乐而不为呢, (一)办理委托采购事项 预算单位应当将确认好的采购需求委托采购代理机构实施集中采购。采购代理机构接受采购委托后，会与预算单位进行了解、沟通、核对采购需求，确需作修整的应进一步明 确采购要求。 1、确定采购方式 采购代理机构与预算单位沟通明确采购方式，采购项目属于必须按公开招标采购方式实施的，应按照其程序执行。采购方式一般分为公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判、询价采购等采购方式。公开招标采购方式是竞争最充分的一种采购方式，预算单位和采购代理机构在采购时，首先应该考虑公开招标采购方式，公开招标采购应当将采购信息通过指定的媒体向社会公开发布，通过开标、组织评标等程序后产生中标供应商;邀请招标采购一般指采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的等情况;竞争性谈判方式采购一般指采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的等情况;询价方式采购一般指采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。 2、确定资质条件 预算单位和采购代理机构应根据采购项目特点、规定供应商的特定条件，要求供应商提供相应资质文件和业绩情况，这是确保采购合同有效履行的重要条件，预算单位对采购项目有特殊要求的，应当规定供应商的特殊条件，但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或歧视待遇。 3、评定标准的设置 政府采购项目的评定标准应根据采购项目的本身特点和按公平、公正的原则来科学合理地制定，同时也是确保政府采购质量和取得良好采购效果的关键环节。在政府采购实务操作中，我们感到没有最好的适合所有采购项目的评定标准。只有根据不同的采购项目，制定最适合项目本身特点的采购评定标准和评定方 法，也就是“度身定制”、“量体裁衣”来制定最合理科学的评定标准。政府采购的评定方法一般分为综合评分法、最低价法和性价比法。 (1)货物采购评定标准的设置 货物采购的种类繁多，内容相对复杂，对一些标准定制的，市场成熟的商品，在充分满足采购文件实质性相应的前提下，可以采用最低价法作为采购评定标准。从政府采购的质量控制而言，预算单位、采购代理机构对此类采购项目应在充分掌握市场信息并对各项采购要求考虑周全的情况下，才能采用此评审方法。 大部分货物采购项目既要考虑供应商的报价情况，更要考虑到供应商对采购文件技术部分的响应程度，因此此类采购项目多采用综合评分法。综合评分法的主要内容包括价格、技术、财务状况、信誉、业绩、服务、对招标文件的响应程度，及相应的比重或权值，评分内容的设置对确定中标供应商及其提供货物的质量至关重要。采购项目的技术部分及评分的内容必须细化，评分标准亦需细化、量化和刚性化，对那些技术要求高的采购项目，应提高技术部分的分值比重或权值，以保证采购质量。 综合评分法中价格因素是非常重要的评分内容，供应商价格得分是由价格分值比重及及供应商报价之间的差异来确定的，价格分的分值设定要根据采购项目的具体情况来综合考虑，如采购项目的技术要求、市场信息等。价格分设定标准的一般原则是低价高分，设定一个参照值作为基准价，以此来衡量供应商的价格分。参照值的设定一般有两种方法，第一种是加权平均法，采用加权平均法要注意权数比重 及报价差异的分值设置等，设置不合理会导致供应商得分结果的不合理，从而关系到中标成交结果。第二种是采用最低价报价作为基准价，这种方法要特别注意最低报价的有效性，应适当进行甄别，否则不合理的低价会过分影响到总分，从而影响采购质量。 货物采购项目采用性价比法，从质量控制的角度也要注意评分办法的设定，特别是要注意异常低价对评分的影响。 (2)工程采购评定标准的设置 工程建设项目一般采用公开招标或邀请招标采购方式，招标方在招标文件中应明白无误地向投标方介绍项目有关内容的实施要求，包括项目基本情况、工程及设备质量要求、工期要求、施工管理要求、施工图、工程量清单等。因此招标的前提条件是设计单位必须完成施工图设计，招标方要有详尽的工程量清单，制定出合理的评分办法，这样招标采购质量才能得到保证。 工程采购项目的评标通常采用综合评分法和最低价法，评审的质量控制重点是防止投标内容中有缺项、漏项、恶意低价的投标单位中标，恶意低价的投标单位中标后容易采取以次充好、偷工减料方式进行施工，影响建设质量。缺项、漏项的供应商获取中标，不仅反映了招标采购的不规范、不合理，而且容易导致工程建设追加预算等不良后果。工程建设项目的招标在我国已建立了一套较为完善的办法，对于工程建设项目应加强全过程的质量控制。工程建设项目招投标活动只是确定中标供应商的过程，更重要的是加强对工程建设的全过程质量控制。在确定中标供应商后，建设单位应聘请有专业技术力量的监 理单位进行施工过程的质量监理。 (3)服务采购评定标准的设置 服务类采购项目千差万别，首先应该认识到各种服务之间的差异，从服务项目的采购角度看应考虑:价值、确定性、服务对象、服务的提供、需求的特征、交货特征、按需定制的程度、提供服务所需的技术等。其次在评定标准的设置上应充分考虑各类服务的这些具体特点，由于服务的技术含量不同，对于象物业管理、绿化养护、道路保洁、汽车保险等服务项目，评定标准应侧重于低价中标成交，对于象软件开发、工程设计、专业咨询等项目，评定标准应主要考虑供应商的信誉、资质、技术能力等。 另外预算单位应当知道政府采购具有支持自主创新、环境保护等政策功能，在设置评定标准时，对自主创新产品可以在一定的范围内增加分值。 (二)审核采购文件 对于采购代理机构(集中采购机构或社会中介采购代理机构)制作的采购文件(包括招标采购、竞争性谈判、询价方式等)，预算单位应当认真进行核对，如由不当、不妥或不明确等情况的应作进一步沟通，最终对采购文件进行确认。 (三)组织好现场踏勘、疑问澄清答疑 有些采购项目可能需要组织供应商进行现场踏勘，才能让供应商进一步明确预算单位的采购需求。对发出的采购文件，通过由供应商踏勘现场、提问然后组织澄清答疑的方式进行修正或改进。对供应商提出的采购文件中的采购要求不合理、不明确或带有倾向性内容，以及采购文件中的疏漏之处， 预算单位和采购代理机构经核实后应进行相应变更，难以确定的必要时可再组织专家论证。采购文件的变更应当符合时间方面的程序规定，必要时可延迟供应商提交响应文件的时间。 (四)认真做好采购评审工作 供应商提交响应文件后，采购方组织评委对其进行评审，认真审阅响应情况，特别是技术服务部分的内容，必要时组织供应商进行澄清、说明或者补正，通过澄清进一步明确供应商对采购需求的响应度，在采购项目的评审前，必要时对参与竞争的供应商统一组织现场考察、实物操作、演示等，便于评审阶段的客观、准确评定。 政府采购项目一般由评标委员会或竞争性谈判小组、询价小组等进行独立评审，评审人员由专家和采购人代表组成。评审人员的职业道德素养和业务水平对评审结果有很大影响，作为预算单位参加采购项目的评审人员应遵守评审纪律，认真审阅采购响应文件，履行好自己职责。供应商为了参与政府采购项目竞争，研究、制作响应文件(包括响应方案、竞争报价等)，也化费了一定的劳动，因此我们参加采购评审的工作人员也应该尊重供应商的劳动，客观、公平、公正地对待每一家参与竞争供应商，对于全部参与采购项目竞争的供应商均应一视同仁。对采购响应文件逐项进行审阅，并对各家供应商的响应文件内容进行比较，在此基础上对采购评审项目逐项进行打分，尊重评审的最终结果。对于涉及供应商商业秘密的内容具有保密的义务。通过我们客观、公正的评审让供应商切实感到政府采购是一个客观、公正和公平竞争的平台，让供应商感觉每一次参加政府采购项目的竞争 就像财富大考场上的一句经典台词“财富大考场——来由己、去由人”。 三、协议、定点采购规范便捷 协议采购即是指通过定期公开招标的方式，统一确定所涉项目的中标供应商及其商品的品名、规格型号、价格、供货期限、服务承诺等内容，预算单位在供货有效期限内自主选择中标供应商及其商品的一种采购形式。 通用办公设备的采购具有频繁性、多样性和及时性的要求特点，根据这一采购项目的特点，集中采购机构通过公开招标采购方式，确定协议供货商，明确协议采购范围(如:电脑、打印机、复印机、空调等日常办公设备)、配置、市场价、折扣率、中标价、供货日期、服务承诺等内容，协议采购供货信息定期更新。协议供货商一般具备价格竞争优势、良好的售后服务。预算单位采购项目涉及协议采购范围的，应按照协议采购流程操作。但超过协议采购金额标准的，仍必须委托集中采购。 定点采购是集中采购机构通过公开招标采购方式，在一定时期内、一定的价格、服务承诺等内容确定的定点供货商。如:复印纸、公务车辆定点维修、定点保险、定点加油等项目的采购。定点采购具有采购规模的优势，因此价格优势明显。预算单位应将相应采购项目至定点供货商处采购 协议采购和定点采购均属于集中采购方式内容之一，预算单位在执行过程中遇到的问题应及时与采购代理机构和政府采购监督管理 机构反映，以便及时解决采购过程中出现的问题。同时为政府采购监管部门提供动态管理信息。 以上主要是集中采购项目预算单位应按照有关规定委托代理采购的，但属于分散采购的项目或者经过批准为自行采购的政府采购项目，预算单位也应当按照有关规定和内部的采购流程操作。 四、采购合同验收使用 (一)采购合同的管理 预算单位与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。在签订政府采购合同前，预算单位应认真审查中标或成交供应商的全部采购响应文件。政府采购法规定政府采购合同适应合同法，因此预算单位应根据采购项目内容选择相应的合同文本。在采购合同中，必须载明采购项目的标的、数量、质量、付款方式、履行期限、违约责任、解决争议的方法等，确保合同的完整性、严密性。为保证履约质量降低风险，付款方式、履约保证金等条款应考虑周全，比如预留一定款项待验收通过后支付，或留一部分尾款待质保期满后付清等。同时政府采购项目的采购合同自签订之日起七个工作日内，预算单位应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有关部门备案。预算单位政府采购项目在支付款项时，属财政集中支付的按财政集中支付管理的有关规定执行。 (二)采购验收的管理 预算单位在采购项目使用前应组织相关人员进行调试、验收，必 要时可聘请专家共同组织验收或聘请国家认可的质量检测机构参加验收，确保在正式使用前各项性能指标等完全满足各项采购要求，验收成员应当在验收书上签字，对验收质量承担责任。 (三)使用过程的管理 预算单位在对采购项目进行验收完成后，具体使用部门应加强对采购项目的使用管理，按有关管理规定规范操作使用，绝大部分政府采购项目在采购后形成固定资产，需要按固定资产的管理要求进行管理使用，固定资产帐、卡应记录采购时的完整信息，如:项目名称、供应商、采购日期、质保期、维修电话、使用情况记录、上门保养次数、保养情况及维修情况等。预算单位发现问题及时与供应商联系，通过沟通、协调及时解决问题，对发现供应商有严重质量问题等违约行为的，应向政府采购监督管理部门提供情况依据。监管部门根据违规情况进行相应的处罚并记录供应商诚信档案。 五、内部采购机构建设和采购纪律 预算单位应加强内部的采购机构建设和采购制度建设，明确各部门的工作职责，单位内部的采购、财务、使用等部门应加强协作，共同做好政府采购工作。 (一)建立内部采购机构 预算单位应落实相关部门负责具体的政府采购事宜，并落实到相关采购责任人，做到岗位分工明确、职责分明，并建立有效的内部审核、制约机制。 (二)健全内部规章制度 预算单位应当根据政府采购法、招标投标法等法律法规、规章制度以及单位内部管理的要求建立健全相应 的 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 。如:制定单位的采购操作程序，在相关制度中规定预算单位及其采购工作人员在采购活动中，不准擅自参加供应商邀请的宴请以及外出考察、参观等活动。不准接受供应商有损国家和单位利益的各种好处等。预算单位应知道违反政府采购法及相关法律法规所要承担的法律责任。同时单位应制定工作人员违反采购制度的相应处理的规定。 (三)加强采购人员培训 预算单位应加强对采购工作人员的教育和培训，定期组织采购人员和相关人员进行政治和业务学习，提高采购工作人员的职业道德素养和专业技术能力。