word长文档编辑技巧

word长文档编辑技巧 分节设置、分页设置不同页眉 ....................................................................................................... 2 Word中节的使用 .............................................................................................................................. 2 Word长篇文档排版技巧(一) .................................................................................................... 4 单面打印的简单 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 ............................................................................................................... 4 设置纸张和文档网格 ............................................................................................................... 5 设置样式 ................................................................................................................................... 6 查看和修改文章的层次结构 ................................................................................................. 18 对文章的不同部分分节 ......................................................................................................... 20 为不同的节添加不同的页眉 ................................................................................................. 21 在指定位置添加页码 ............................................................................................................. 23 25 插入目录 ................................................................................................................................. 小结 学校三防设施建设情况幼儿园教研工作小结高血压知识讲座小结防范电信网络诈骗宣传幼儿园师德小结 ......................................................................................................................................... 26 Word长篇文档排版技巧(二) .................................................................................................. 26 双面打印的复杂报告 ............................................................................................................. 27 预留装订线区域 ..................................................................................................................... 28 设置节和页眉页脚 ................................................................................................................. 28 添加不同内容的页眉 ............................................................................................................. 29 去除页眉中多余的水平线 ..................................................................................................... 32 添加不同类型的页码 ............................................................................................................. 33 双面打印设置 ......................................................................................................................... 36 如何在word2002中删除页眉和页脚 ................................................................................... 37 word 页面设置和节的使用(转载) ................................................................................... 38 Word自动提取标题做页眉(转载) ................................................................................... 41 word使用技巧:论文排版及论文写作指导网站 ................................................................ 42 实用Word使用技巧大全 ............................................................................................................. 44 论文Word技巧小结 ..................................................................................................................... 55 Word 使用技巧(超强汇集、合集) ......................................................................................... 58 修改WORD默认设置优化操作 ........................................................................................... 58 自选图形的默认格式 ............................................................................................................. 60 如何在Word中高效选择录入表格 ...................................................................................... 61 给Word文档精确“减肥”五小招 ................................................................................................... 68 如何用Word实现在网上开会 ..................................................................................................... 72 七种办法减少Word容量 ............................................................................................................. 74 隐藏在word汉字里面的玄机 ...................................................................................................... 75 Word技巧:一次特殊的查找和替换 ............................................................................................. 78 在Word中为三位数字设置带圈字符 ......................................................................................... 80 巧用Word输入生僻字 .................................................................................................................. 81 用Word文档为图片添加解说词 ................................................................................................. 82 Word实用操作技巧之文字编辑 .................................................................................................. 83 巧改Word下划线与文字间的距离 ............................................................................................. 85 Office 2003新实例:打包刻录 ................................................................................................... 86 Word2000中上下标的四种输入方法 ......................................................................................... 88 1 Office Word打印设置技巧六则 ................................................................................................... 90 去除Word文档中的页眉横线 ..................................................................................................... 92 用好Word 2003的比较功能 ....................................................................................................... 93 在Word中插入条形码又一法 ..................................................................................................... 94 利用Word制作识字卡片对话框 ................................................................................................. 95 在Word中实现图片扭曲变形 ..................................................................................................... 98 修改默认设置Word 2003使用更轻松 ....................................................................................... 99 Word中的阿拉伯数字小技巧 .................................................................................................... 101 Word文件轻松变成Flash ......................................................................................................... 102 学习Word制作名片简单方法 ................................................................................................... 103 保卫Word文档安全五招 ........................................................................................................... 104 用好Office 2003中的翻译服务 ................................................................................................ 105 将WORD变为无所不能的播放器 ............................................................................................ 106 Word 2003域应用完全手册 分节设置、分页设置不同页眉 1、 在新的页眉页脚的第一页，第一个字前，如果有目录中的标题则将光标紧插在标题的第 一个字前，点击“插入”—“分隔符”—“连续”，给文章分节;若要去掉某一节，则将光标插入 到上一节的最后一个字那里，按“del键”删除空行直至该节被去掉。 2、 如果某一节页眉或页脚的设置不同，则双击页眉页脚，使之出现页眉页脚工具栏，或者 点击“视图”—“页眉页脚”，使之出现工具栏，选择需要更改的页眉/页脚，点击工具栏中的 “与 上一节的链接”，取消与上一节的链接，直至要更改的页眉或页脚的右上方没有“与上一节相 同”字样。 3、 在要更改或设置的页眉页脚中添加你要添加的字样，关于设置页脚，点击工具栏中的“插 入页码”,“设置页码格式”设置不同文字的页码，如果要接着上一节的页码，则“续前节”; 若本节与上一节没有联系，则设置“起始页码”。如果页码要居中，则点击顶上方工具栏的“居 中”。 4、 关于设置页眉，如果需要奇偶页有不同的设置，则点击工具栏中的“页面设置”,“版式” ,“奇偶页不同”，应用于“本节”，然后分别设置不同的奇偶页。 5、 如果要去掉页眉，主要是去掉页眉下的那一条横线，选中要更改的页眉，点击“格式” ,“边框和底纹”,“边框”,“无”，应用于“段落”。 Word中节的使用 在建立新文档时，Word 将整篇文档视为一节。为了便于对文档进行格式化，可以 将文档分割成任意数量的节，然后就可以根据需要分别为每节设置不同的格式。 1.Word 中节的作用 在编排一本书时，书前面的目录需要用“I，II，III，…”作为 页码，而文中要 2 用“1，2，3，…”作为页码。而有的用户此时就要 将目录存为一个单独的文件， 再设置不同的页码格式。但是，书的 前面还有扉页、前言等，这样的页一般不需 设置页码。如果再把它们都分为不同的文件，管理起来就不太方便了，特别是在批 量打印 时就非常被动。 例如，在编排某些文档时，经常需要为每个节设置各自的 页码。 如果整篇文档采用统一的格式，则不需要进行分节;如果想在文档的某一 部分中间采用不用的格式设置，就必须创建一个节。节可小 至一个段落，大至整 篇文档。节用分节符标识，在普通视图中，分节符是两条横向平行的虚线。Word 将当前节的文本边距、纸型、方 向以及该节所有的格式化信息存储于分节符中。 当要改变部分文档中的某些元素时，就可以创建一新节。如: 号及其显示行号的间隔、起始行号。 垂直对齐文本的方式。 页码的格式和位置。 报版样式的栏数。 页眉与页脚的文本、位置和格式。 页边距、纸型、页面方向。 背景、主题等。 2.分节符的使用 插入分节符 (1)单击需要插入分节符的位置。 (2)单击【插入】菜单中的【分隔符】命令。 (3)单击【分节符类型】下的分节符类型的选项按钮，如图1-36 所示。 (1)单击需要修改的节。 (2)单击【文件】菜单中的【页面设置】命令，然后单击【版 式】选项卡，会 出现【页面设置】对话框。 (3)单击【节的起始位置】列表框，从右面的列表框中选择所 需选项。 3. 分节后的页面设置 分节后，可以根据需要，为只应用于该节的页面进行设置。由于 在没有分节前， Word 自动将整篇文档视为一节，故文档中的节的页 面设置与在整篇文档中的页 面设置相同。只是注意要将【应用于】 后面的列表框中选择为【本节】即可， 如图1-37 所示。 4. 分节与页码编号 分节后的文档可以为该节设置不同的页码格式，还可以为该节的 页码重新编号。 具体步骤如下: (1)把光标移到要添加页码的节中，选择【插入】菜单中的【页码】命令，出现 如图1-38 所示的【页码】对话框。 (2)在【位置】下面的下拉列表框中指定页码出现的位置，具体有:页面顶端( 页眉)、页面底端(页脚)、页面纵向中心、纵向内侧和纵向外侧。 (3)在【对齐方式】下面的下拉列表框中设置页码的对齐格式。 (4)如果选中【首页显示页码】复选框，表示从第一页开始就 出现页码。如果该 节的第一页为标题页，不需要插入页码，可以清 除该复选框，但第二页的页码仍然是 从2 开始。 (5)单击【格式】按钮，将【页码格式】对话框。 (6)在【数字格式】列表框中可以选择一种页码格式，如“1， 2，3，…”、“A ，B，C，…”等。 3 (7)如果页码编号续前一节，就可以在【页码编排】选项组选 中【续前节】，如 果重新编号，就选中【起始页码】，然后在后面的文本框中输入起始的页码号即可。 5. 分节后文档的页眉与页脚的设置方法 分节后可以为该节设置新的页眉或者页脚，而不影响文档中其他 部分的页眉和页 脚。 为某节设置页面或者页脚的步骤如下: (1)把光标移到该节中，选择【视图】菜单中的【页眉和页脚】命令，弹出如图 1-39 所示的【页眉和页脚】工具栏。 (2)单击【页眉和页脚】中的【同前】按钮，让它不处于凹 下去的状态，即让 它的页眉或者页脚不同上一节，然后重新设置自己的页眉和页脚即可。 Word长篇文档排版技巧(一) 市场部经常要出各种分析报告，一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在话下，然而每每困扰他的却是排版的问题，每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修改，整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事，尽管小王知道Word中有插入目录的功能，可是尝试了几次就弃之不用了，原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录，加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己有时间下班后享受生活，小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧，这才发现，这半天的时间，可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。 小王把自己的体会重点总结为两点: 1. 制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置 2. 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页 下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。 单面打印的简单报告 这份报告要求的格式是:A4纸;要有封面和目录;单面打印;除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目;页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1页。 4 设置纸张和文档网格 写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是Word中的页面设置。 从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡，如图1所示。 图1 选择纸张 通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。 很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。 考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。 5 在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图2所示。 图2 用“文档网格”调整字距和行距 选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。 设置样式 现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。通常，很多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。 熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、上百次，岂不是变成白领油漆工了,使用了样式就不必有这样的担心。 样式是什么,简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较 6 复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。 样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。而通常情况下，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。 从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图3中，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，则显示如图4所示的内容。这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。 7 图3 有效格式 8 图4 有效样式 “正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。 “标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图4所示的样式列表中，只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”~“标题9”样式。 现在，规划一下文章中可能用到的样式。 9 , 对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。 , 文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式。 , 文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。 规划结束之后，即可录入文字了。 首先，录入文章第一部分的大标题，如图5所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式，如图6所示。 Word长篇文档排版技巧(二)小王经过一段时间的学习和摸索，现在已经成为市场部的Word高手，制作报告又快又好，同事们经常向他请教。不料，这却应验了那句话:能者多劳。市场部经理这次又给小王安排了一个重要的任务:制作一个专业的分析报告，要做成杂志的效果，还要正式出版印刷。小王找来很多正式出版的杂志和书刊进行对比，这才发现，杂志和书刊的编排难点很多，主要有以下几个特点: 正反面打印或印刷。 如果杂志或书比较厚，每页的左侧会留出一些空白，以便装订后不会遮挡文字。 奇数页总是位于翻开的书的右侧页上，偶数页总是位于左侧页上，如图1所示。 对于书而言，每一章的首页总是位于右侧页(奇数页)，如图1所示中的目录和第1章首页。 如果某章的前一页没有内容，会保留空白页，空白页总是位于左侧页(偶数页)，如图1所示中的目录左侧的页和第1章首页左侧的页。 奇偶页的页眉可以不同，一般偶数页可显示文章或书名，奇数页显示本章标题，如图1所示。 每一章的首页都没有页眉，如图1所示。 目录和正文部分采用不同的页码格式，(例如目录用罗马数字，正文用阿拉伯数字)，并且都从1开始编号。 图1 杂志或书的印刷规范 怎么设计这样的文档呢,抓住以下几个关键就行了: 1. 页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉 2. 分节时，每一节可以从奇数页或偶数页开始，而不一定是从下一页开始 3. 域可以帮助自动填写某些内容(例如目录、页眉文字) 4. 打印设置可以让纸张实现正反面打印 双面打印的复杂报告 这份报告要求的格式将完全按照上述所列的杂志或书的特点进行设计。 预留装订线区域 为了让双面打印的比较厚的文档能够在装订后不会遮挡文字，可以预留出装订线区域。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【页边距】选项卡，如图2所示。 图2 设置装订线 在“页码范围”中，设置“多页”为“对称页边距”;在“页边距”中，设置“装订线”为“2厘米”，并可预览效果;在“预览”中设置“应用于”为“整篇文档”。 设置节和页眉页脚 文档中已经用【插入】|【分隔符】|【分节符类型】|【下一页】的方式为不同的章分节(参见上一期内容)，现在需要将节和页眉页脚进一步设置。在“页面设置”对话框中选择“版式”选项卡，如图3所示。 图3 设置节和页眉页脚 在“节”中选择“节的起始位置”为“奇数页”，这样可以让每一节都从奇数页开始，从而让每章的首页位于奇数页。 在“页眉和页脚”中选中“奇偶页不同”和“首页不同”，这样可以分别添加奇数页、偶数页和每一节的首页的页眉和页脚，并使其内容不同。 在“预览”中选择“应用于”为“整篇文档”。 如果此时打印预览，会看到在目录前和第1章前等位置出现空白页。这是因为每一节都从奇数页开始的缘故。当上一节的文字在奇数页就结束时，为了让本节从奇数页开始，就会自动加入空白页。特别要注意，这个空白页只有打印预览时才可看到，在编辑状态下无法看到，不要误以为没有加入空白页。 添加不同内容的页眉 在添加页眉时，只要充分理解了分节的作用，就能快速设置出复杂的页眉。 设置 10 页眉和页脚时，从文档开始位置设置不容易出错。按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入页眉和页脚编辑状态，如图4所示。 图4 第1节的首页页眉 首先会显示第1节的首页页眉，这是封面的页眉，无需设置。在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第2节的首页页眉，如图5所示。 图5 第2节的首页页眉 第2节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”，表示与上一节的首页页眉相同，目录同样无需设置页眉。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第3节的首页页眉，如图6所示。 图6 第3节的首页页眉 第3节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”，表示与上一节的首页页眉相同，每一章的首页同样无需设置页眉。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第3节的偶数页页眉，如图7所示。 图7 第3节的偶数页页眉 在本文档中，这是第一次出现正文中的偶数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有偶数页页眉(例如目录比较长时，就有可能在目录节首先出现偶数页页眉)，就应该使此处的偶数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮 ，使“与上一节相同”消失。在页眉处输入本文档的大标题(一般是杂志名或书名)，并使其左对齐，如图8所示。 图8 与上节不同的偶数页页眉 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第3节的奇数页页眉，如图9所示。 图9 第3节的奇数页页眉 在本文档中，这是第一次出现正文中的奇数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有奇数页页眉(例如目录比较长时，就有可能在目录节首先出现奇数页页眉)，就应该使此处的奇数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮 ，使“与上一节相同”消失。奇数页的页眉要显示每章的标题，如果按照常用方法，可以录入标题内容，但是，必须在以后的每一节录入不同的标题，比较麻烦。 利用插入域的方法，可以一次性设置好所有奇数页的标题，并使标题自动采用该节的标题。注意到每一章的标题都采用了“标题一”样式，可以用一个域引用“标题一”样式，这样就能自动根据当前节的“标题一”样式显示它所对应的文字内容，无需反复录入。 定位到页眉中，从菜单选择【插入】|【域】命令，显示“域”对话框，如图10所示。 图10 插入“StyleRef”域，并引用“标题1”样式 在“域名”中选择“StyleRef”域，并在“样式名”中选择“标题一”样式，表示引用“标题一”样式中的文字。 单击【确定】按钮后，即可将本节“标题一”样式对应的文字插入页眉，设置页眉右对齐后，得到如图11所示的效果。 图11 与上节不同的奇数页页眉，引用“标题一”样式对应的文字 在“页眉和页脚”工具栏连续单击“显示下一项”按钮 ，显示其他节的首页、偶数页和奇数页页眉，此时都保持默认设置即可，让每个页眉都与上节相同。其中奇数页页眉会根据当前节的“标题一”样式所对应的文字的变化自动改变。 在“页眉和页脚”工具栏单击“关闭”按钮，退出页眉和页脚编辑状态。 去除页眉中多余的水平线 在文档的首页页眉中会注意到，虽然没有文字，却保留了一条水平线。可以去除这条多余的水平线。 按【Ctrl】+【Home】键定位到文档开始位置，在页眉处双击即可快速进入页眉和页脚编辑状态。要成功去除页眉中的水平线，必须先选中页眉中的段落标记，如图12所示。 图12 选中页眉中的段落标记 从菜单选择【格式】|【边框和底纹】命令，显示“边框和底纹”对话框，如图13所示。 图13 去除段落边框 在预览中可以看到段落底部添加了一条水平线，页眉中的水平线实际上是用段落的下边框线制作出来的。在左侧的“设置”中选择“无”，即可去除段落边框，从而使页眉中的水平线消失。 由于是在第1节的首页去除水平线，后续其他节的首页设置均为“与上一节相同”，因此后续节首页的水平线也会消失，不必再进行设置了。 添加不同类型的页码 在杂志和书中，目录和章节可以分别采用不同类型的页码。例如，目录的页码用罗马数字I，II，III，IV等，章节的页码用阿拉伯数字1，2，3等。要实现这样的页码编排，同样要借助分节来实现。 按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入页眉和页脚编辑状态。在“页眉和页脚”工具栏单击“在页眉和页脚间切换”按钮 ，切换到页脚，显示第1节首页页脚，如图14所示。 图14 第1节的首页页脚 第1节是封面，不需要添加页码， 11 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第2节的首页页脚，如图15所示。 图15 第2节的首页页脚 第2节是目录，需要添加罗马数字的页码。在第2节首页页脚的右上方显示“与上一节相同”，表示与第1节首页相同，显然，需要断开和第1节之间的链接。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ，“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图16所示。 图16 “页码”对话框 选择“对齐方式”为“外侧”，并可以在对话框中预览页码位于外侧的效果。选中“首页显示页码”。有些书籍在每章的首页不显示页码，如果是这种情况，也可以不选中此选项。 单击“格式”按钮，显示“页码格式”对话框，可设置页码的格式和起始编号，如图17所示。 图17 “页码格式”对话框 在“数字格式”中选择罗马数字格式“I，II，III，…”，在“页码编排”中选择“起始页码”为“I”。 单击【确定】按钮结束设置。注意第2节的页脚提示文字变为“奇数页页脚 -第2节-”，并且没有出现预期的页码，如图18所示。这是由于在如图16所示的对话框中，选择了“首页显示页码”，从而使原来的“首页不同”功能失效，自动转变为奇数页页脚，并且会显示“与上一节相同”。如果切换到页眉，还会看到自动添加了一条水平线，这是因为此节已经变为奇数页页眉，从而与上一节的首页页眉格式不再一样了。可以在完成所有的页码设置后，按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除水平线。 图18 第2节的页脚改变为奇数页页脚 重复一遍刚才的操作即可设置好此节的页码:在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ，“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图16所示。此时的页码格式已经自动采用了上次的设置，因此只需单击【确定】按钮即可。现在可以看到罗马数字页码出现在第2节奇数页右侧，如图19所示。 图19 第2节(目录)的页码 如果目录较长，在目录的第2页会显示偶数页页脚，其中将自动采用罗马数字格式，无需再进行设置。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第3节的首页页脚，如图20所示。 图20 第3节的首页页脚 第3节的首页页脚会显示“与上一节相同”提示文字。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ，“与上一节相同”提示文字消失。在“页眉和页脚”工具栏单击“设置页码格式”按钮 ，显示“页码格式”对话框，如图21所示。 图21 “页码格式”对话框 在“数字格式”中选择“1，2，3，…”，在“页码编排”中选择“起始页码”为“1”。设置完毕，后面的所有节都会延续页码的设置和编号。 至此，整篇文档的页码格式和编号设置完毕。 最后，按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除第2节(目录)页眉中的水平线即可完成所有的设置。 双面打印设置 文档需要双面打印时，可以选择“手动双面打印”设置。 从菜单选择【文件】|【打印】命令，显示“打印”对话框，如图22所示。 图22 手动双面打印 选中“手动双面打印”，其他设置保持默认值。 当开始打印时，打印机会在打印完所有奇数页后提示换纸，如图23所示。将所有打印完的奇数页纸张的背面一起放入打印机，即可打印出背面内容。 图23 提示换纸 小结 无论多么复杂的排版，只要用好了分节、样式、页面设置和页眉页脚设置，就能轻松快捷地制作出专业水准的文档。 域是提高效率、自动生成文本内容的工具。 Word的打印功能极其强大，可以满足各种打印需 , 在word中插入目录:首先必须将内容在大纲视图下设置成有标题级别的形式，然后鼠标定位在要插入目录的地方—插入—分隔符—分页符，这样就分出了封面页和目录页，然后插入—引用—索引和目录—目录—不显示页码—确定。然后再在插入的目录的后面单击鼠标—插入—分隔符—下一页分节符。这样就实现了封面占一页，目录占一页，其余的是正文。(这样实现的是目录和封面是一节，正文是一节，而word里面的页眉页脚等可以对“节”分别进行设置) 12 , 插入页码，并且首页和目录不参加编页，也不显示页码:在正文第一页单击—视图—页眉和页脚—在正文的页眉处单击—然后单击页眉页脚工具栏的“同前”按钮，使“与前一节相同”取消—再在正文的页脚处单击—然后单击页眉页脚工具栏的“同前”按钮，使“与前一节相同”取消—关闭页眉页脚。再在正文处单击—插入—页码—格式—起始页码1—确定。这样就实现了首页和目录没有页码，正文的页码从1开始。 图5 录入标题 图6 应用“标题1”样式后的格式 用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。 文章的部分内容录入和排版之后的效果如图7所示。为了方便对照，图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。 13 图7 用样式排版后的效果 在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。 将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图9所示。 14 图8 修改样式 15 图9 “修改样式”对话框 单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示“自定义键盘”对话框，如图10所示。此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1】，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。单击【指定】按钮，快捷键即可生效。 16 图10 指定快捷键 用同样的方法为其他样式指定快捷键。 现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。 文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。例如，“标题1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。这时可以修改样式。 将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图9所示。选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题1”样式的格式。 选中采用了“标题1”样式的某段文字，例如“一、中国互联网络宏观状况”，然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。 因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。 17 查看和修改文章的层次结构 文章比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后，由于“标题1”~“标题9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。 从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构，如图11所示。在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图。 图11 文档结构图 如果文章中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置。 从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏，如图12所示。在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别，例如“显示级别3”，则文档中会显示从级别1到级别3的标题，如图13所示。 18 图12 “大纲”工具栏 图13 在大纲视图中显示的标题 如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后，可将鼠标指针移动到“用户职业”前的十字标记处，按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方，即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。 从菜单选择【视图】|【页面】命令，即可返回到常用的页面视图编辑状态。 19 对文章的不同部分分节 文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。 正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。 定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示“分隔符”对话框，如图14所示。选择“分节符”类型中的“下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。 用同样的方法对文章的其他部分分节。 图14 插入分节符 对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录，如图15所示，然后分别在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况”文字前插入分节符。 20 图15 在文章最前面加入文章大标题和目录 如果要取消分节，只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮 (在常用中)，即可查看隐藏的编辑标记。在如图16和图17所示中，分别显示了不同节末尾的分节符。 图16 完整显示的分节符 图17 部分显示的分节符 在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。 为不同的节添加不同的页眉 利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。 设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图18所示。 21 图18 页眉编辑状态 注意在页眉的左上角显示有“页眉 – 第1节 –”的提示文字，表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面，不需要设置页眉，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ，显示并设置下一节的页眉。 第2节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。 第3节的页眉如图19所示，注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。 图19 设置不同节的不同页眉 在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。 此时再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标题“中国互联网络发展状况”作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为“同前”，即与第3节相同。 在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页眉编辑状态。 用打印预览可以查看各页页眉的设置情况，其中封面和目录没有页眉，目录之后才会在每页显示页眉。 22 在指定位置添加页码 通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。 按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图18所示。 在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮 ，显示页脚区域，如图20所示。 图20 页脚编辑状态 注意在页脚的左上角显示有“页脚 – 第1节 –”的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ，显示并设置下一节的页脚。 第2节是目录的页脚，同样不需要添加任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。 第3节的页脚如图21所示，注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。 图21 设置不同节的不同页脚 在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。 这时再插入页码，就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。 23 从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图22所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮，显示“页码格式”对话框，如图23所示。默认情况下，“页码编排”设置为“续前节”，表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置，则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号，这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”，这样就与前面节是否有页码无关了。 图22 插入页码 图23 设置页码格式 第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”，将会自动为每一节编排页码。 在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。 用打印预览可以查看各页页脚的设置情况，其中封面和目录没有页码，目录之后才会在每页显示页码，并且目录之后的页码从1开始编号。 24 插入目录 最后可以为文档添加目录。要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式，例如“标题1”~“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。 定位到需要插入目录的位置，从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，显示“索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡，如图24所示。 图24 插入目录 在“显示级别”中，可指定目录中包含几个级别，从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题1”~“标题9”样式的，它们分别对应级别1~9。 如果要设置更为精美的目录格式，可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。 单击【确定】按钮，即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的(会显示灰色底纹)，因此可以进行更新。 当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键，选择“更新域”命令，显示“更新目录”对话框，如图25所示。如果只是页码发生改变，可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减，可选择“更新整个目录”。 25 图25 更新目录 小结 至此，整篇文档排版完毕。在整个排版过程中，可以注意到样式和分节的重要性。 采用样式，可以实现边录入边快速排版，修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式 自动更改格式，并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。 对文档的不同部分进行分节，有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。 有关样式和分节应用，以及页眉页脚的设置，这里介绍的仅仅是最基本的用法。下一篇文章 将会看到更为精彩和美妙的应用。 Word长篇文档排版技巧(二) 小王经过一段时间的学习和摸索，现在已经成为市场部的Word高手，制作报告又快又好， 同事们经常向他请教。不料，这却应验了那句话:能者多劳。市场部经理这次又给小王安排 了一个重要的任务:制作一个专业的分析报告，要做成杂志的效果，还要正式出版印刷。小 王找来很多正式出版的杂志和书刊进行对比，这才发现，杂志和书刊的编排难点很多，主要 有以下几个特点: , 正反面打印或印刷。 , 如果杂志或书比较厚，每页的左侧会留出一些空白，以便装订后不会遮挡文字。 , 奇数页总是位于翻开的书的右侧页上，偶数页总是位于左侧页上，如图1所示。 , 对于书而言，每一章的首页总是位于右侧页(奇数页)，如图1所示中的目录和第 1章首页。 26 , 如果某章的前一页没有内容，会保留空白页，空白页总是位于左侧页(偶数页)， 如图1所示中的目录左侧的页和第1章首页左侧的页。 , 奇偶页的页眉可以不同，一般偶数页可显示文章或书名，奇数页显颈菊卤晏猓缤? 所示。 , 每一章的首页都没有页眉，如图1所示。 , 目录和正文部分采用不同的页码格式，(例如目录用罗马数字，正文用阿拉伯数字)， 并且都从1开始编号。 图1 杂志或书的印刷规范 怎么设计这样的文档呢,抓住以下几个关键就行了: 1. 页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉 2. 分节时，每一节可以从奇数页或偶数页开始，而不一定是从下一页开始 3. 域可以帮助自动填写某些内容(例如目录、页眉文字) 4. 打印设置可以让纸张实现正反面打印 双面打印的复杂报告 这份报告要求的格式将完全按照上述所列的杂志或书的特点进行设计。 27 预留装订线区域 为了让双面打印的比较厚的文档能够在装订后不会遮挡文字，可以预留出装订线区域。 从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【页边距】选项卡，如图2所示。 图2 设置装订线 在“页码范围”中，设置“多页”为“对称页边距”;在“页边距”中，设置“装订线”为“2厘米”，并可预览效果;在“预览”中设置“应用于”为“整篇文档”。 设置节和页眉页脚 文档中已经用【插入】|【分隔符】|【分节符类型】|【下一页】的方式为不同的章分节(参见上一期内容)，现在需要将节和页眉页脚进一步设置。 在“页面设置”对话框中选择“版式”选项卡，如图3所示。 28 图3 设置节和页眉页脚 在“节”中选择“节的起始位置”为“奇数页”，这样可以让每一节都从奇数页开始，从而让每章的首页位于奇数页。 在“页眉和页脚”中选中“奇偶页不同”和“首页不同”，这样可以分别添加奇数页、偶数页和每一节的首页的页眉和页脚，并使其内容不同。 在“预览”中选择“应用于”为“整篇文档”。 如果此时打印预览，会看到在目录前和第1章前等位置出现空白页。这是因为每一节都从奇数页开始的缘故。当上一节的文字在奇数页就结束时，为了让本节从奇数页开始，就会自动加入空白页。特别要注意，这个空白页只有打印预览时才可看到，在编辑状态下无法看到，不要误以为没有加入空白页。 添加不同内容的页眉 在添加页眉时，只要充分理解了分节的作用，就能快速设置出复杂的页眉。 设置页眉和页脚时，从文档开始位置设置不容易出错。按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入页眉和页脚编辑状态，如图4所示。 29 图4 第1节的首页页眉 首先会显示第1节的首页页眉，这是封面的页眉，无需设置。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第2节的首页页眉，如图5所示。 图5 第2节的首页页眉 第2节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”，表示与上一节的首页页眉相同，目录同样无需设置页眉。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第3节的首页页眉，如图6所示。 图6 第3节的首页页眉 第3节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”，表示与上一节的首页页眉相同，每一章的首页同样无需设置页眉。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第3节的偶数页页眉，如图7所示。 图7 第3节的偶数页页眉 在本文档中，这是第一次出现正文中的偶数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有偶数页页眉(例如目录比较长时，就有可能在目录节首先出现偶数页页眉)，就应该使此处的偶数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮 ，使“与上一节相同”消失。在页眉处输入本文档的大标题(一般是杂志名或书名)，并使其左对齐，如图8所示。 30 图8 与上节不同的偶数页页眉 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第3节的奇数页页眉，如图9所示。 图9 第3节的奇数页页眉 在本文档中，这是第一次出现正文中的奇数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有奇数页页眉(例如目录比较长时，就有可能在目录节首先出现奇数页页眉)，就应该使此处的奇数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮 ，使“与上一节相同”消失。 奇数页的页眉要显示每章的标题，如果按照常用方法，可以录入标题内容，但是，必须在以后的每一节录入不同的标题，比较麻烦。 利用插入域的方法，可以一次性设置好所有奇数页的标题，并使标题自动采用该节的标题。 注意到每一章的标题都采用了“标题一”样式，可以用一个域引用“标题一”样式，这样就能自动根据当前节的“标题一”样式显示它所对应的文字内容，无需反复录入。 定位到页眉中，从菜单选择【插入】|【域】命令，显示“域”对话框，如图10所示。 图10 插入“StyleRef”域，并引用“标题1”样式 31 在“域名”中选择“StyleRef”域，并在“样式名”中选择“标题一”样式，表示引用“标题一”样式中的文字。 单击【确定】按钮后，即可将本节“标题一”样式对应的文字插入页眉，设置页眉右对齐后，得到如图11所示的效果。 图11 与上节不同的奇数页页眉，引用“标题一”样式对应的文字 在“页眉和页脚”工具栏连续单击“显示下一项”按钮 ，显示其他节的首页、偶数页和奇数页页眉，此时都保持默认设置即可，让每个页眉都与上节相同。其中奇数页页眉会根据当前节的“标题一”样式所对应的文字的变化自动改变。 在“页眉和页脚”工具栏单击“关闭”按钮，退出页眉和页脚编辑状态。 去除页眉中多余的水平线 在文档的首页页眉中会注意到，虽然没有文字，却保留了一条水平线。可以去除这条多余的水平线。 按【Ctrl】+【Home】键定位到文档开始位置，在页眉处双击即可快速进入页眉和页脚编辑状态。要成功去除页眉中的水平线，必须先选中页眉中的段落标记，如图12所示。 图12 选中页眉中的段落标记 从菜单选择【格式】|【边框和底纹】命令，显示“边框和底纹”对话框，如图13所示。 32 图13 去除段落边框 在预览中可以看到段落底部添加了一条水平线，页眉中的水平线实际上是用段落的下边框线制作出来的。在左侧的“设置”中选择“无”，即可去除段落边框，从而使页眉中的水平线消失。 由于是在第1节的首页去除水平线，后续其他节的首页设置均为“与上一节相同”，因此后续节首页的水平线也会消失，不必再进行设置了。 添加不同类型的页码 在杂志和书中，目录和章节可以分别采用不同类型的页码。例如，目录的页码用罗马数字I，II，III，IV等，章节的页码用阿拉伯数字1，2，3等。要实现这样的页码编排，同样要借助分节来实现。 按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入页眉和页脚编辑状态。在“页眉和页脚”工具栏单击“在页眉和页脚间切换”按钮 ，切换到页脚，显示第1节首页页脚，如图14所示。 图14 第1节的首页页脚 33 第1节是封面，不需要添加页码，在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第2节的首页页脚，如图15所示。 图15 第2节的首页页脚 第2节是目录，需要添加罗马数字的页码。在第2节首页页脚的右上方显示“与上一节相同”，表示与第1节首页相同，显然，需要断开和第1节之间的链接。在“页眉和页脚”工具栏单击 ，“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命“链接到前一个”按钮 令，显示“页码”对话框，如图16所示。 图16 “页码”对话框 选择“对齐方式”为“外侧”，并可以在对话框中预览页码位于外侧的效果。选中“首页显示页码”。有些书籍在每章的首页不显示页码，如果是这种情况，也可以不选中此选项。 单击“格式”按钮，显示“页码格式”对话框，可设置页码的格式和起始编号，如图17所示。 34 图17 “页码格式”对话框 在“数字格式”中选择罗马数字格式“I，II，III，…”，在“页码编排”中选择“起始页码”为“I”。 单击【确定】按钮结束设置。注意第2节的页脚提示文字变为“奇数页页脚 -第2节-”，并且没有出现预期的页码，如图18所示。这是由于在如图16所示的对话框中，选择了“首页显示页码”，从而使原来的“首页不同”功能失效，自动转变为奇数页页脚，并且会显示“与上一节相同”。如果切换到页眉，还会看到自动添加了一条水平线，这是因为此节已经变为奇数页页眉，从而与上一节的首页页眉格式不再一样了。可以在完成所有的页码设置后，按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除水平线。 图18 第2节的页脚改变为奇数页页脚 重复一遍刚才的操作即可设置好此节的页码:在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ，“与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图16所示。此时的页码格式已经自动采用了上次的设置，因此只需单击【确定】按钮即可。现在可以看到罗马数字页码出现在第2节奇数页右侧，如图19所示。 图19 第2节(目录)的页码 如果目录较长，在目录的第2页会显示偶数页页脚，其中将自动采用罗马数字格式，无需再进行设置。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第3节的首页页脚，如图20所示。 35 图20 第3节的首页页脚 第3节的首页页脚会显示“与上一节相同”提示文字。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到前一个”按钮 ，“与上一节相同”提示文字消失。在“页眉和页脚”工具栏单击“设置页码格式”按钮 ，显示“页码格式”对话框，如图21所示。 图21 “页码格式”对话框 在“数字格式”中选择“1，2，3，…”，在“页码编排”中选择“起始页码”为“1”。设置完毕，后面的所有节都会延续页码的设置和编号。 至此，整篇文档的页码格式和编号设置完毕。 最后，按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除第2节(目录)页眉中的水平线即可完成所有的设置。 双面打印设置 文档需要双面打印时，可以选择“手动双面打印”设置。 从菜单选择【文件】|【打印】命令，显示“打印”对话框，如图22所示。 36 图22 手动双面打印 选中“手动双面打印”，其他设置保持默认值。 当开始打印时，打印机会在打印完所有奇数页后提示换纸，如图23所示。将所有打印完的奇数页纸张的背面一起放入打印机，即可打印出背面内容。 图23 提示换纸 小结 无论多么复杂的排版，只要用好了分节、样式、页面设置和页眉页脚设置，就能轻松快捷地制作出专业水准的文档。 域是提高效率、自动生成文本内容的工具。 Word的打印功能极其强大，可以满足各种打印需求。 如何在word2002中删除页眉和页脚 37 我想请教的是真正能删除已经插入的页眉和页脚的方法,而不是一些投机取巧的方法。 比如:在“格式”,“样式和格式”中--"清除格式" 。或者是:页面设置”按钮，在弹出的对话框上点“边框”，在“页面边框”,选项卡，边框设置为“无”，应用范围为“本节”;“边框”选项卡的边框设置为“无”,应用范围为“段落” 。例如上面这样的答案就请不用回答了.因为用上述方法操作后,只是看不到了而已,如果用鼠标双击页眉页脚的位置,还是会弹出页眉页脚设置的对话框,并没有真正的删除.。我是诚心诚意请教的,请各位高手帮帮忙。 最佳答案 页眉中线的上面和下面都可以输入文字,你想办法让线的下面也出现回车符(可以通过鼠标拖动复制文字的方法),然后将光标移动到线下面的回车符,按键盘上的退格键,此时线就不见了,但回车符还在.然后在菜单里再选一次"页眉和页脚",回车符就也不见了. 有点不太容易说明白,如果还没明白可以和我联系. 最佳答案是:将页眉页脚里的字删除-----再在\"格式窗格\"中选\"正文\"-----再选一次页眉页脚. 干干净净,和没有设置页眉页脚完全一样! 这种情况我遇到过多次了,也在网上或相关杂志上看到相关的解决办法,但我都记不住,我只用最简单的方法,打开页眉后全选然后按del.关掉页眉栏一看,什么线都没了. 回答者:lelecong - 魔法学徒 一级 11-5 01:59 按照下面的方式去做 打开文档 文件-〉页面设置-〉版式-〉边框和底纹(左下角行号后面的那个按钮，由于显示不全，只显示边框)-〉边框-〉设置选无-〉应用于选择段落-〉确定。好了，你会发现当前页页眉的横线没有了。如果要把每页的都去掉的话，视图-〉页眉页脚-〉选择链接到前一个。然后把首页按照上面说的去掉，后面的就应该没有了。 word 页面设置和节的使用(转载) 在建立新文档时，Word 将整篇文档视为一节。为了便于对文档进行格式化，可以将文档分割成任意数量的节，然后就可以根据需要分别为每节设置不同的格式。 1.7.1 Word 中节的作用 在编排一本书时，书前面的目录需要用“I，II，III，…”作为页码，而文中要用“1，2，3，…”作为页码。而有的用户此时就要将目录存为一个单独的文件，再设置不同的页码格式。但是， 38 书的前面还有扉页、前言等，这样的页一般不需设置页码。如果再把它们都分为不同的文件， 管理起来就不太方便了，特别是在批量打印时就非常被动。 例如，在编排某些文档时，经常需要为每个节设置各自的页码。如果整篇文档采用统一 的格式，则不需要进行分节;如果想在文档的某一部分中间采用不用的格式设置，就必须创 建一个节。节可小至一个段落，大至整篇文档。节用分节符标识，在普通视图中，分节符是 两条横向平行的虚线。Word 将当前节的文本边距、纸型、方向以及该节所有的格式化信息 存储于分节符中。 当要改变部分文档中的某些元素时，就可以创建一新节。如: , 号及其显示行号的间隔、起始行号。 , 垂直对齐文本的方式。 , 页码的格式和位置。 , 报版样式的栏数。 , 页眉与页脚的文本、位置和格式。 , 页边距、纸型、页面方向。 , 背景、主题等。 1.7.2 分节符的使用 分节符类型有几种类型，如表1-2 所示。 1.7.2.1 插入分节符 (1)单击需要插入分节符的位置。 (2)单击【插入】菜单中的【分隔符】命令。 (3)单击【分节符类型】下的分节符类型的选项按钮，如图1-36 所示。 39 (1)单击需要修改的节。 (2)单击【文件】菜单中的【页面设置】命令，然后单击【版式】选项卡，会出现【页面设置】对话框。 (3)单击【节的起始位置】列表框，从右面的列表框中选择所需选项。 1.7.3 分节后的页面设置 分节后，可以根据需要，为只应用于该节的页面进行设置。由于在没有分节前，Word 自动将整篇文档视为一节，故文档中的节的页面设置与在整篇文档中的页面设置相同。只是注意要将【应用于】后面的列表框中选择为【本节】即可，如图1-37 所示。 1.7.4 分节与页码编号 分节后的文档可以为该节设置不同的页码格式，还可以为该节的页码重新编号。具体步骤如下: (1)把光标移到要添加页码的节中，选择【插入】菜单中的【页码】命令，出现如图1-38 所示的【页码】对话框。 (2)在【位置】下面的下拉列表框中指定页码出现的位置，具体有:页面顶端(页眉)、页面底端(页脚)、页面纵向中心、纵向内侧和纵向外侧。 (3)在【对齐方式】下面的下拉列表框中设置页码的对齐格式。 (4)如果选中【首页显示页码】复选框，表示从第一页开始就出现页码。如果该节的第一页为标题页，不需要插入页码，可以清除该复选框，但第二页的页码仍然是从2 开始。 (5)单击【格式】按钮，将【页码格式】对话框。 (6)在【数字格式】列表框中可以选择一种页码格式，如“1， 2，3，…”、“A，B，C，…”等。 (7)如果页码编号续前一节，就可以在【页码编排】选项组选中【续前节】，如果重新编号，就选中【起始页码】，然后在后面的文本框中输入起始的页码号即可。 40 1.7.5 分节后文档的页眉与页脚的设置方法 分节后可以为该节设置新的页眉或者页脚，而不影响文档中其他部分的页眉和页脚。 为某节设置页面或者页脚的步骤如下: (1)把光标移到该节中，选择【视图】菜单中的【页眉和页脚】命令，弹出如图 1-39 所示的【页眉和页脚】工具栏。 (2)单击【页眉和页脚】中的【同前】按钮，让它不处于凹下去的状态，即让它的页眉或者页脚不同上一节，然后重新设置自己的页眉和页脚即可。 Word自动提取标题做页眉(转载) 自动提取标题做页眉，步骤如下:打开“视图?页眉和页脚”，进入“页眉和页脚”编辑状态，并将光标定在页眉。执行“插入?域?类别?链接和引用”，在“域名”下面选中“StyleRef”选项，再选中“样式”下面的“标题1”选项，再点击“确定”，此时相应的章标题名称就被自动提取到页眉了。 若要为奇偶页设置不同的页眉，如偶数页页眉显示论文标题，奇数页页眉显示章名，则可以在“页眉和页脚”编辑状态中点击“页面设置”，再在里面的选项卡中选择“版式”，将“奇偶页不同”打上勾，再逐一设置奇数页和偶数页的页眉，就行了。 41 word使用技巧:论文排版及论文写作指导网站 硕博论文排版格式都有比较严格的要求，其中有些排版要求也是比较难的。下面我针对东北大学工商管理学院的硕博论文排版打印格式要求做简单解析，并把其中的一些小技巧与大家分享。 问题一:版芯设置 要求:纸张大小:纸的尺寸为标准A4复印纸(210mm×297mm)。版芯(打印尺寸):160mm×247mm(不包括页眉行、页码行) 技巧:在WORD“页面设置”中，左右分别为(210mm,160mm)/2，上下为(297mm-247mm)/2，计算后数字填入即可，可转换成CM 问题二:每页行数及每行字数 要求:每页30,35行，每行35,38字 技巧:在“页面设置”,“文档网络”中选择“指定行和字符网络”，字符和行选项中改为你需要的行数和字数即可。 问题三:如何让每章的页眉不同，但页脚编码连续 要求:自摘要页起加页眉，眉体可用单线或双线(二等线、文武线)，页眉说明5号楷体，左端“东北大学硕士、博士学位论文”，右端“章号章题”。 技巧:主要用到“视图”,“页眉页脚设置“，其步骤如下: 1)在每一章最末加入分节符。方法:“插入”,“分隔符”,“分节符类型”(连续)不好 2)在每章的首页的页眉中填入章号章题，并取消“链接到前一个”(这个功能是一个类似开关功能，可取消和链接上)，位置在页眉和页脚工具栏中，这样保证每章的页眉不一样，因为每章的首页都取消了“链接到前一个”。 3)在每章的首页的页脚处选定页码，在页眉和页脚工具栏中选择“设置页码格式”，而“页码编排”中选择“续前页”，确定即可，这样保证了每一章的页码都顺延着前一章的页码。 42 另外,如果要改变页眉或页脚的样式或格式,可利用页"格式"工具即可 上面的一些技巧主要是针对东北大学硕士、博士学位论文排版打印格式的，也许与你的学校 有些不同，但大同小异。上面的技巧归根结底是WORD的操作应用技巧。 硕博士论文索引 论文计划工作站 博士信息网 论文写作、发表指南 论文写作指南 +writ.html 论文写作指南 论文写作指南 论文写作指南 论文写作指南 论文写作指南 论文写作指南 #contents 论文写作指南 论文写作指南 论文写作指南 论文写作指南 论文写作指南 43 论文书写导引 英文写作指南 研究设计 人类学写作工具 写作指南(MLA) 写作指南(APA) 写作指南 论文计划工作站 密西根大学论文指南 ~compose/student/ac_paper/write.html 写作导引 ~litrev/ 实用Word使用技巧大全 1.问:WORD里边怎样设置每页不同的页眉,如何使不同的章节显示的页眉不 同, 答:分节，每节可以设置不同的页眉。文件——页面设置——版式——页眉和页 脚——首页不同 44 2.问:请问word中怎样让每一章用不同的页眉,怎么我现在只能用一个页眉，一改就全部改了, 答:在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。简言之，分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两个字来了 3.问:如何合并两个WORD文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并，如何做, 答:页眉设置中，选择奇偶页不同/与前不同等选项 4.问:WORD编辑页眉设置，如何实现奇偶页不同? 比如:单页浙江大学学位 论文，这一个容易设;双页:(每章标题)，这一个有什么技巧啊 ,答:插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同 5.问:怎样使WORD文档只有第一页没有页眉，页脚, 答:页面设置,页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式,边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”——“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了。 6.问:如何从第三页起设置页眉, 答:在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉，把它设置成正文就可以了 ?在新建文档中，菜单—视图—页脚—插入页码—页码格式—起始页码为0，确定; ?菜单—文件—页面设置—版式—首页不同，确定; ?将光标放到第一页末，菜单—文件—页面设置—版式—首页不同—应用于插入点之后，确定。 第2步与第三步差别在于第2步应用于整篇文档，第3步应用于插入点之后。这样，做两次首页不同以后，页码从第三页开始从1编号，完成。 7.问:WORD页眉自动出现一根直线，请问怎么处理, 答:格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边;选中页眉文字和箭头，格式,边框和底纹,设置选无 8.问:页眉一般是---------，上面写上题目或者其它，想做的是把这根线变为双线，WORD中修改页眉的那根线怎么改成双线的? 答:按以下步骤操作去做: ?选中页眉的文字，包括最后面的箭头 45 ?格式,边框和底纹 ?选线性为双线的 ?在预览里，点击左下小方块，预览的图形会出现双线 ?确定 ?上面和下面自己可以设置，点击在预览周围的四个小方块，页眉线就可以在不同的位置 9.问:Word中的脚注如何删除,把正文相应的符号删除，内容可以删除，但最后那个格式还在，应该怎么办, 答:步骤如下: 1、切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。 2、在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。 3、再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。 4、切换回到页面视图,尾注和脚注应该都是一样的 10.问:Word 里面有没有自动断词得功能?常常有得单词太长了，如果能设置一下自动断词就好了 答:在工具—语言—断字—自动断字，勾上，word还是很强大的 11.问:如何将word文档里的繁体字改为简化字, 答:工具—语言—中文简繁转换 12.问:怎样微调WORD表格线,WORD表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办, 答:选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行 press "Alt"，打开绘图，其中有个调整坐标线，单击，将其中水平间距与垂直间距都调到最小值即可。 打开绘图，然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。 13.问:怎样微调word表格线,我的word表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，我想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办, 答:可以如下操作: ?按住ctl键还是shift，你have a try ?double click the line, try it :) ?打开绘图，设置一下网格(在左下角)。使水平和垂直都为最小，试一把～, ?press "Alt" 46 14.问:怎么把word文档里已经有的分页符去掉, 答:先在工具——> 选项——> 视图——> 格式标记，选中全部，然后就能够看到分页符，delete就ok了。 15.问:Word中下标的大小可以改的吗? 答:格式—字体 16.问:Word里怎么自动生成目录啊, 答:用“格式>>样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入->索引和目录 17.问:Word的文档结构图能否整个复制? 论文要写目录了，不想再照着文档结构图输入一遍，有办法复制粘贴过来吗, 答:可以自动生成的，插入索引目录。 18.问:做目录的时候有什么办法时右边的页码对齐,比如: 1.1 标题...............................1 1.2 标题...............................2 答:画表格，然后把页码都放到一个格子里靠右或居中，然后让表格的线条消隐就可以了，打印出来就很整齐。 19.问:怎样在word中将所有大写字母转为小写,比如一句全大写的转为全小写的 答:格式->更改大小写->小写 20.问:在存盘的时候，出现了问题，症状如下:磁盘已满或打开文件过多，不能保存，另开新窗口重存也不管用。如何解决, 答:把word文档全选，然后复制，然后关掉word，电脑提示你粘贴板上有东西，要不要用于别的程序，选是，然后，再重新打开word，然后粘贴，然后，保存。 21.问:WORD中的表格一复制粘贴到PPT中就散掉了，怎么把WORD里面的表格原样粘贴到PPT中, 答:1)比较好的方法是:先把表格单独存为一WORD文件，然后插入,, >对象，选由文件创建，然后选中上面的WORD文件，确定;2)还可以先把表格copy到excel中，然后copy到PPT中，这个也是比较好的办法;3)可以先做成文本框，再粘贴过去;4)复制粘贴，但是在PPT中不能粘在文本框里面;5)拷屏，做成图片，再弄到PPT里面。 22.问:有没有办法将PPT的文字拷入WORD里面, 答:另存就可以了。只要以.rtf格式另存即可 47 23.问:用word写东西时字距老是变动，有时候自动隔得很开，有时候进入下一行的时侯，上一行的字距又自动变大了，这是为什么,怎么纠正啊, 答:是因为自动对齐的功能，格式——>段落——>对齐方式可以选。还有允许断字的功能如果check上，就不会出现你说的情况了。 24.问:在使用WORD的样式之后，如标题1、标题2之类的，在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块，虽然打印的时候看不到，但看着总是不舒服，有没有办法让它不要显示呢, 答:“视图”,,>“显示段落标志”，把前面的勾去掉。其实这个很有用，可以便于知道哪个是标题段落 25.问:文章第一页下面要写作者联系方式等。通常格式是一条短划线，下面是联系方式，基金支持等。这样的格式怎么做出来,就是注明页脚吗, 答:插入——脚注和尾注 26.问:文字双栏，而有一张图片特别大，想通栏显示，应该怎么操作, 答:可以选择的内容，按双栏排。选择其他内容，按单栏排。 27.问:Word里面如何不显示回车换行符, 答:把视图->显示段落标记的勾去掉或工具->选项->视图->段落标记 28.问:有没有方法把WORD里的软回车一下子替换掉,识别出来的文字全带着软回车，能把他们一次全删掉吗,, 答:查找，替换，按CTRL+H;软回车好象是^l，在特殊字符里有 29.问:在WORD里的框框里怎么打勾, 答:画个文本框，文本框里写一个钩，然后拖过去;或者先在WORD里插入符号“?”，然后选中“?”，到-》格式-》中文版式-》带圈字符-》选“?” 30.问:还是不行，这样拷过去的框框字体是windings的，而原来的是宋体的，两者有很大的区别。 答:根据模板新建专业型传真，里面有框，双击后打勾，copy就ok 31.问:Word中怎么在一个英文字母上打对号, 答:透明方式插入图片对象，内容是一个? 32.问:WORD里怎么显示修订文档的状态,文档修订后，改后标记很多，但是在菜单里没有“显示修订最终状态”等，怎么调出来, 答:工具,>自定义,>命令,>类别(工具),>命令(修订),>把“修订”等拖到工具栏上 48 33.问:怎样把许多分开的word文档合并成一个文档。我的论文是按照章节分开写的，但现在图书馆要提交电子版的学位论文，是一个文档的，我找了很多选项但好象不能合并，选择插入文件功能，可以加入内容，但文档中的页眉却插不进去，有谁有高见, 答:acrobat6 可以直接把多个文档打印成一个pdf文档。可以提交pdf格式的论文，先一个一个word文档转换为pdf格式的，然后在pdf文档菜单的文件菜单中，选上作为pdf格式打开，追加上就可。 34.问:Word里面要写方程式怎么办啊, 答:插入,对象,公式编辑器equation，如果没有公式编辑器Equation，要自己从光盘中安装，或者安装Mathtype公式编辑器 按右键把它拖出来,,插入,,命令,,自定义,,工具 应该是倒过来 35.问:想在WORD里面表示矩阵，怎样才能画出那个很大的矩阵括号, 答:装公式编辑器mathtype好了~:) 36.问:Word的公式编辑器怎么安装, 答:工具,自定义,插入,公式编辑器，把它拖到工具条上即可;或者安装OFFICE后，再次安装，选增加功能吧，会有提示的 37.问:Word2000下调用公式编辑器的快捷键? 答:点击菜单[工具]->[自定义]，点击对话框下方[键盘]，在[类别]里选择[插入]，在命令里选择[InsertEquation]，指定你的快捷方式 38.问:WORD中出现公式的行往往要比只有文字的行来得宽，如何把这些行改的跟只有文字的行一样宽, 答:段落行距设为固定值即可。这样会有一个问题，比如设置为18磅，有些公式符号(特别是有下标的)不能全部显示打印稿可以显示。怎么解决这个问题,这个如何解决还需要考虑。 39.问:我的文档就是公式多，应该怎么办, 答:公式多的时候，最好的消除这个问题的办法就是每打几个公式就要存盘，如果连续打太多，就会出现这个问题。出现问题的时候: ?选中所有内容，ctrl，C ?把WORD所有文档关闭， ?最关键:出现一条信息，务必选择“是” ?重新打开WORD编辑器， ?ctrl，V，粘贴 49 ?ctrl，S，存盘 40.问:怎样在word里面的公式编辑器中输入空格, 答:ctrl+shift+space 41.问:如何使word中公式全都小一号,一个一个选实在麻烦 答:在Mathtype公式编辑器中: 首先，在Mathtype中的菜单Size中选define,定义所需的字号大小; 再次，在Mathtype中的菜单preferences中的equation preference的save to file存贮所定义的字号文件; 返回word中: 在Mathtype菜单中选Format equation: 1)在MathType preference file中，选你刚才所定义的文件; 2)在Range中，选Whole document。 最后，选OK，即OK了。 42.问:如何将WORD中的公式编缉拉到外面? 答:工具,自定义,命令,插入,右边找公式编辑器，往上拖 43.问:怎样可以去掉word里面公式，或是图片上方总是出现的灰色的横条啊,以前没有的，不知道怎么跑出来了，看着怪晕糊的。。。。。 答:工具,>选项->视图->域底纹，选不显示，或选取时显示，就可以了 44.问:整个论文用一个WORD文档，太大，不好编辑，一个地方有增删，后面那么长一个文档版面分布会变得乱七八糟，特别是图表之类的东东。想让每章的偶数页自动显示自己的章号和题目，WORD里这个能够自动实现吗, 答:不要整个论文放一个WORD文档，一章一个，然后每章就可以奇偶分开处理了 45.问:论文按照章节写的，想把它们合并成一个文件，并保持原有的文件格式。采用了在文件末尾插入分节符的方法，但插入后有些文件的部分格式发生了变化，请问如何解决, 答:用主控文档的方法比较好，在大纲模式里设置的;采取插入文件的方式，格式有些变化 46.问:WORD里边怎么样显示行号, 答:在页面设置那里，板式选项，最下面有个行号选项 47.问:Word里面怎么插入半个空格, 50 答:先在word的工具栏上，点中双箭头那个纽，就可以看到原先看不到的空格，然后再编辑一下这个空格的大小，比如小五或小四什么的。 48.问:只要一回车，或是改变光标位置的任何操作，都会使上一行的)变成,，有人遇到过这个问题么, 答:是不是设置了自动替换啊，符号里的自动替换看看吧～ 49.问:WORD有没有可以按单词的首字母进行排序,就是从A-Z进行排 答:表格中的内容可以按照拼音排序，弄到excel里，排序，再回来 50.问:怎么在word里面打R^2? 答:先打R2，然后用鼠标选中2,同时按"Ctrl"，“shift”和"+" 51.问:Word中发现空格都是小圆点，是怎么回事情,每输入一个空格就出现一个小圆点，怎么把它消除掉啊,这个空格会打印出来吗, 答:不会打印出来，如果想不显示:工具,选项,视图 格式标记中前面的勾去掉即可 52.问:word如何使两个表格能排在一起,我做的表格每一个都比较小，但是表格数比较多，我想两个表格排成一行，请问该怎么做, 答:试试在局部分栏，每个分栏中一个表格。 53.问:为什么换机器打开WORD文档排版变了,在一台机器上排好板的WORD文档换在另一台机器打开就变了,页码都不对了，怪哉。 答:是默认的页面设置不一样吧，或者版本不同 54.问:Word里面插入表格的问题，同一表格前后两行被分在了不同的页上，想限制他们在同一页怎么做, 答:转换成图文框可能更容易排版一点，或者加个文本框 55.问:怎么在word里画坐标图?在word里有了坐标图，文字却加不加去怎么办? 答:作图时直接将文字加上去;word中的绘图工具条，文字环绕里面寻找合适的 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ，把图放在文字的底层 56.问:WORD文件有密码，怎么办呢, 答:找破解软件，比如advanced_office_2000_password_recovery_pro_v1.03，但不一定好用。 57.问:怎么给word文档加密, 51 答:打开文档，另存为—工具—常规选项—打开、修改权限密码，保存 58.问:Word文件怎么转化为postscript文件, 答:先转化为pdf，然后打印到文件，通过distiller生成ps。 59.问:Word无法识别origin中的汉字怎么办,用origin做的图形中有汉字，copy到word中就成了问号，因此我不得不先用export把图形变为jpg文件才能解决这个问题，有没有方便的解决办法, 答:ORIGIN里面的字体改成宋体或者仿宋 60.问:请教怎么把Origin中的图表拷贝到Word, 答:点origin的Edit菜单里的copy page到word里粘贴就行了 61.问:把origin的图复制粘贴到word，总有一大块的空白，这个空白有什么工具可以去掉吗,还有就是用word自带的图表工具画图时，也是有一大块空白去不掉，这个可以解决吗, 答:右键选择图片工具栏，点裁减 62.问:插入的图片为什么老是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方，却又自动跑到顶端去，就是拖不下来，请问该如何处理, 答:改变图片的属性，就可以了。 63.问:如何保证一幅图像固定在某一段的后面，另一段的前面，而不会因为前面段落的删减而位置改变, 答:右键点击图片,>设置对象格式—>版式—>嵌入型 64.问:如何把在WORD里面图形工具画的图转化为jpg, 答:另存为html格式，然后在html文件对应的文件夹里找 65.问:请问什么格式的图片插入word最清晰,手头持有png和tif格式，复制粘贴到word中模糊一片，请问转换成什么图片格式用于word最清晰,什么方法(插入图片来自文件还是直接复制粘贴)对清晰度有否影响, 答:emf，eps等矢量图最清晰，不会因为缩放损失分辨率，而jpeg，bmp等点阵图就不行了。 66.问:在WORD中如何让图片的左、上、下边都是文本, 答:在分栏的数量为1的情况下实现。图片选中后右键，设置图片格式--版式-四周型就可以了 52 67.问:jpg文件插入word文件以后怎么让文件变小,jpg格式图片插到word文件以后文件变的巨大，有什么方法可以让它小一点,最好能一张软盘放的下。 答:两个方法: ?用photoshop改变图片的分辨率，当然要看得清楚，然后插入word ?word有强大的压缩功能，把文档另存为比如:temp.doc，看看是不是小了很多。 68.问:Matlab仿真图片大家一般怎么弄到word里面的?相对横轴和纵轴修改一下的说 答:一般都是在Matlab里面把所有的直接修改好了，然后再保存的时候用jpg格式，在word中间导入就好了 69.问:如何向WORD中的图片添加文本,想在图片上输入一些说明文字 答:插入文本框，将版式设成“悬浮” 在WORD的绘图工具里面有个自选图形，找到你要的括号，直接在页面上画就可以了。可以移动，大小也可以改。然后把他挪到文字边上，即可。一个小窍门就是用CTRL+箭头可以进行微调。 如果你觉得经常需要对这些文字编辑，怕图形错位的话，可以将需要的文字打在一个文本框里，记得将文本框设置成透明无色的(这样就看不见文本框了)，然后将文本框和你的括号(或其他符号)组合成一个图形，就万无一失了。 70.问:AUTOCAD的图拷贝到WORD下如何处理? 答:有几种办法:一是可以在WORD中进行CAD编辑的方法:将CAD的背景设为白色，然后将CAD窗口缩小，到你想复制的图形的大小，正好可以容纳就可以了，否则WORD里面有很大的空白，然后，拷贝，选中所有的图形中的线条，右键。到WORD中粘贴。二是，先转为wmf文件，具体先将窗口缩小，如上，然后，按emport，选中线条，存储。WORD中，插入，图形，来自, 文件，找到文件就可以插入了。 71.问:文章用WORD打开时，原有的公式全是红叉，以及WORD中图变成red cross(红叉)怎么办, 答:基本上没有办法挽救回来了，只能重新插一遍图。据微软的技术支持所说，红叉是由于资源不够引起的。也就是说，如果你所编辑的文档过大，可能因为资源问题导致图片无法调入，从而显示红叉。可是实际情况是，有时候所编辑的文档并不大，可是还是出现红叉。这就可能是因为你设置了快速保存，在选项菜单中可以找到。 这是由WORD的文档结构所决定的。当你设置为快速保存时，每次保存的时候只是把你改动过的部分添加到文档尾部，并不重写文档本身，以达到快速的目的。 53 所以，你会看到一个本来并不长的文档的实际大小可能有好几兆。当取消了快速保存后，文档长度将大大减小。还有一个减小红叉出现可能性的办法是把图片的属性中的"浮动"去掉。这样可能在编辑的时候有一定的困难，但是对于避免红叉的出现确实很灵。 再说一句，一旦红叉出现了，应该是没有办法恢复的，只有再重新贴图。 72.问:如果Word突然定在那里了怎么办, 答:重新打开会回复，或者在word自身的templates里面找到近期文件，重写的不用太多。 73.问:如何解决word说磁盘已满不让保存的问题, 答:有时候，当要保存一个文件时，Word会弹出一个对话框说是磁盘空间已满，无法保存文件，可实际上磁盘上空间还很大。这是非常令人恼火的一件事情。这一信息最常见的原因是Temp文件夹已经达到了一个文件夹中可以包含的最多文件数的上限。这时的解决方法很简单:在【资源管理器】中右击安装有Windows系统的磁盘，在出现的快捷菜单中单击【属性】，将出现【属性】对话框，从【常规】选项卡中选择【磁盘清理】按钮，此时将出现【磁盘清理】对话框。执行磁盘清理完毕以后，Windows会弹出一个新的对话框。 在【要删除的文件】框中选中【临时文件】选项，然后选择【确定】。 Windows将删除临时文件。要人工删除临时文件，进入临时文件夹，删除任何旧的临时文件(临时文件以波浪号开始，以(tmp扩展名结束)，返回 Word，再次试着保存文件。如果此时还不能正确保存文档，可以采取以下的方法，步骤如下: (l)按Ctrl，A选定整个文档。 (2)按Ctrl，C将整个文档复制到内存中。 (3)关闭Word程序。此时系统会提示:"您将大量文本放在了''剪贴板''中，是否希望在退出Word后这些文本仍可用于其他程序,"。 (4)选择【是】按钮。 (5)重新打开Word程序。 (6)按Ctrl，V，将复制下来的文本粘贴到新文件中。 注意:在删除临时文件时，可能会出现一个对话框，提示不能删除正在使用的文件。 这是因为Windows运行的时候，需要不断地用到一些临时文件。因而，在人工删除临时文件时，试着在开始时只删除几个文件，然后对桌面上的回收站进行清空。否则可能无法删除所有选择的文件。 54 论文Word技巧小结 下面我总结几条用Word排论文的技巧 插公式时经常需要让公式居中对齐、行末的公式编号右对齐。只要设一个居中制表位和一个右对齐制表位，输入时按TAB即可。建议居中制表位位置用字符做单位，比如五号字体在缺省A4页面上是每行40字符，居中制表位就可以设在20字符处。 我的公式编号用SEQ域输入，从“插入”菜单选“域”即可。这样做的好处是如果我有100个公式，在最开始插入一个新的，那么这100个公式的编号都要加1。 如果手工修改会非常耗体，而Ctrl+A全部选定再F9更新域则十分快捷。 参考文献用尾注，也在“插入”菜单里。缺省的是上标格式，按Ctrl+'+'可以改成正常格式。好处也是可以自动排号。 图片说明用题注。一般排版要让题注宽度小于版心距，我用水平标尺上的悬挂缩进加右缩进实现。 Word表格中可以进行简单的计算。比如我有一个表格，让第三列的值显示第二列比第一列多百分之几，用“表格”菜单的“公式”即可，不用Excel高射炮轰蚊子。 对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用，“插入”菜单下。好处是可以做成超级链接，而且公式编号改动的话对这个公式的引用会跟着改。 所有的章节标题都用样式，并且用多级项目符号列表。好处是标题编号(第几章、第几节)可以自动生成，可以在文档结构图(“视图”菜单)中浏览，可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位，还可以生成目录。我一般关闭“基于所用格式定义样式”这个自作聪明的功能，所有样式都自己选。 我的图片和表格做成嵌入式的，这样不会乱跑。表格每个单元格水平垂直均居中对齐(Word 2000新增功能)。表格段落格式选“段中不分页”，这样不会出现表格拆到两页上的恶心局面。 我的正文缺省样式是首行缩进2字符。输公式的时候要另起一行，但是逻辑上它应该跟前面的文字算作一段(鼠标三击可以选定段)，我用Shift+Enter小回车搞定。每次要输入公式的时候，点到前一个包含公式的段，用格式刷复制即可。 先写这么多，以后有新的再补充，也欢迎大家补充。 用Word编辑论文的几个建议 由于各方面的原因，大家主要还是用Microsoft Word (以下简称Word)编辑论文。Word在写科技论文方面虽然有一些先天不足，但却提供了非常强大的功能。如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，抛块砖。 原则: 内容与表现分离 55 一篇论文应该包括两个层次的含义:内容与表现，前者是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。在排版软件普及之前，作者只需关心文章的内容，文章表现则由出版社的排版工人完成，当然他们之间会有一定交互。Word 倡导一种所见即所得(WYSIWYG)的方式,将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设置并立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用 WYSIWYG，将内容与表现混杂在一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。 本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内容，所有与内容无关的排版工作都交给 Word 去完成，作者只需将自己的排版意图以适当的方式告诉 Word。因为Word不仅仅是一个编辑器，还是一个排版软件，不要只拿它当记事本或写字板用。主要建议如下。 1. 一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量和出错机会，如果要对排版格式(文档表现)做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word 自动生成各种目录和索引。 2. 一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。如果你发现自己打了编号，一定要小心，这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。公式的编号虽然也可以通过题注来完成，但我另有建议，见5。 3. 一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要敲回车来调整段落的间距。 4. 绘图。统计图建议使用Execel生成，框图和流程图建议使用Visio画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试 SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。如果使用Word的绘图工具绘图，最好以插入Word图片的方式，并适当使用组合。 5. 编辑数学公式建议使用 MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器是它的3.0版。安装MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。一定 56 要使用 MathType 的自动编号和引用功能。这样首先可以有一个良好的对齐，还可以自动更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。 6. 参考文献的编辑和管理。如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。Word没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建议使用 Reference Manager，它与Word集成得非常好，提供即写即引用(Cite while you write，简称Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。这除了可以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说，本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。类似软件还有Endnote和 Biblioscape。Endnote优点在于可以将文献列表导出到BibTeX格式，但功能没有Reference Manager强大。可惜这两个软件都不支持中文，据说Biblioscape对中文支持的很好，我没有用过，就不加评论了。 7.使用节。如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并设置当前节的格式与上一节不同。 上述7点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一定要停下来学一下Word的帮助，因为Word 早已提供了足够强大的功能。 我不怀疑Word的功能，但不相信其可靠性和稳定性，经常遇到“所想非所见”、“所见非所得”的情况让人非常郁闷。如果养成良好的习惯，这些情况也可以尽量避免，即使遇上，也可以将损失降低到最低限度。建议如下: 8.使用子文档。学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。 9.及时保存，设置自动保存，还有一有空就ctrl+s。 10.多做备份，不但Word不可靠，windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文 57 件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。还是多处备份吧 11.插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。 其他建议: 12. 使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便 13. 使用文档结构图让你方便的定位章节 14. 使用文档保护，方便文章的审阅和修改 上面的建议并不全面，但相信比较管用。如果还有疑问，自己花些时间研究一下Word的帮助，相信会有事半功倍的效果。 Word 使用技巧(超强汇集、合集) 修改WORD默认设置优化操作 其实，Word 2003的许多默认设置并不适合我们使用，在此让我们看看如何修改这些默认设置让Word使用起来更加方便。 默认图片环绕方式 在Word中插入或粘贴的图片环绕方式默认为“嵌入型”，在这种环绕方式下图片既不能 58 旋转也不能拖动移位，插入图片经常还需要将版式调整为“四周型”再进行处理。其实我们可以把默认设置改成“四周型”，具体的操作方法:依次选择“工具?选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，单击“图片插入/粘贴方式”下拉列表，从中选择“四周型”项，最后单击“确定”按钮 对象的精确调整 相信不少人都知道，在Word中按住Alt键拖动可以对选中对象进行精确调整。其实只要进行一些简单设置，即使不按住Alt键直接拖动也可以进行精确调整。 依次选择“绘图”工具栏的“绘图?绘图网格”命令(默认位于Word窗口下方)，在弹出的“绘图网格”界面中取消勾选“对象与网格对齐”复选框或将“水平间距”和“垂直间距”都设置为“0.01”(如图1)，再单击“默认”按钮，在提示“是否更改网格线的默认设置,”时单击“是”按钮。这样以后在Word中直接拖动就可以精确调整了。 图1 “绘图网格”界面 如果你只需要在当前文档中进行直接拖动微调，而不想彻底改变默认设置，那么修改后不要单击“默认”按钮。 告别绘图画布 在Word 2003中绘图画布会在每次插入自选图形或文字框时自动出现。虽然按Esc键可以暂时让绘图画布消失，但总觉得太麻烦，其实我们可以通过以下方法来取消:依次选择“工具?选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“常规”选项卡，取消勾选“插入'自选图形’时 59 自动创建绘图画布”复选框，最后单击“确定”按钮即可。 自选图形的默认格式 默认插入的自选图形格式为0.75磅黑色连线、白色填充，如需更改默认格式，可通过以下方法设置:首先画一个自选图形，然后鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令，在出现的对话框中选择“颜色与线条”选项卡，在其中自定义设置“线条”和“填充色”，设置完毕后单击“确定”按钮。最后，再次右击自选图形，选择“设置自选图形的默认效果”命令即可。 启动时打开常用输入法 通常只要一打开Word 2003就会自动切换到“微软拼音输入法”，如果你惯用的不是这种输入法恐怕就会觉得很困扰了。能不能让Word启动时自动打开我们惯用的输入法呢,这其实并不难做到。 依次打开“控制面板?添加或删除程序”，从列表中找到“Microsoft Office Professional Edition 2003”项并单击“更改”按钮。在Office 2003安装窗口中点选“添加或删除功能”单选项并单击下一步，接着勾选“选择应用程序的高级自定义”复选框再单击下一步，从中间的列表中依次展开“Microsoft Office?Office共享功能?中文可选用户输入法?微软拼音输入法 2003”，单击“微软拼音输入法 2003”前的按钮选择“不安装”(如图2)，单击“更新”按钮。等安装完成以后再进入Word时出现的就不是微软拼音输入法了，而是输入法列表中排在首位的中文输入法。最后只要让常用的输入法排在首位即可。 60 图2 Office安装窗口 如果你不希望Word在启动时自动打开中文输入法，那么还有另一个更简单的办法可以使用。依次选择“工具?选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，取消勾选其中的“输入法控制处于活动状态”复选框即可。 按像素显示图形尺寸 Word中的图形都是按厘米为单位来计算的，如果经常需要把Word中的图形转换成图片，你可能更喜欢采用像素的形式来显示图片的尺寸，具体的操作方法:依次选择“工具?选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“常规”选项卡，勾选其中的“为html功能显示像素”复选框即可实现。若取消勾选“使用字符单位”复选框，还可以使本来用字符或行高显示的数据变成按厘米来计算，比如:绘图网格的设置窗口。 如何在Word中高效选择录入表格 61 每个办公室都少不了上报一些报表什么的，故如何高效率地、正确地输入变成了大家追求的目标。在一些表格的项目中一定会有非此即彼的输入项，如果将这些项目设计成下拉列表就会大大提高输入的速度和正确性，今天笔者就和大家一起来探讨一下这方面的技巧。 一、在Word中设置“下拉型窗体域”，实现表格的选择性录入方式 在这里我们还是举个例子来说明我们的设计思路吧～比如，要上报一份“2003年计算中心上机情况统计表”，在这个表格中如职称、上机课程等几项是要反复重复输入的，那不妨将它设置成选择性下拉列表式输入方式，只要一点单元格，就会出现一个下拉列表，在列表中选择要输入的项就可以了。如图1所示为此表的一部分。 图1 2003年计算机中心上机情况汇总表 62 要实现上面如图所示的效果需要进行如下设置。 第一步:设计表格 先打开一个Word文档，在其中根据需要先设计好表格。可以先将一些不能用下拉输入的单元格先行输入。 第二步:插入下拉型窗体域 下拉型窗体域是比较常用的窗体域类型。这种类型的窗体域通常用于非此即彼的选择场合。我们设计的这个表格，在“职称、上机课程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗体域，用户在填写表单时可以直接点击鼠标选定，不必进行输入，省去了重复输入的麻烦。 具体方法:将鼠标移到指定位置，比如上机课程下面的单元格，点“视图?工具栏?窗体”，弹出“窗体”工具栏，点“下拉型窗体域”按钮，如图2所示。 63 图2窗体工具栏 窗体域插入后，单元格中会显示出一个带有灰色阴影的小方块(在按下“窗体域底纹”按钮的情况下才会显示阴影)。窗体域底纹只在屏幕上显示，用于提醒用户该域的具体位置，并不会被打印出来。双击插入的窗体域，系统弹出“下拉型窗体域选项”对话框。在“下拉项”的框格内添加下拉菜单中的选项。添加的步骤是:首先在“下拉项”项目中输入需要添加的第一个列表项，并单击“添加”按钮(或按回车键)，然后依次输入其余列表项。所有列表项添加完毕后，可以通过向上?、向下?这2个“移动”按钮改变列表项的排列顺序。选中“启用下拉列表”项，点“确定”按钮即可，如图3所示。 64 图3设计下拉项 这样一个单元格的下拉型窗体域就设置好了，下面的单元格就可以采用复制、粘贴的方法来完成。依次类推，完成其他项的域插入工作。 第三步:保护窗体 下拉型窗体域插入完成之后，单击“窗体”工具栏上的小锁状的“保护窗体”按钮，这样除了含有窗体域的单元格外，表格的其他地方都无法进行修改。此时用鼠标单击任一窗体域单元格，在单元格的右侧会出现一个下拉三角图标，点击该图标会弹出下拉列表，在其中选择即可。全部选择好后，再点“保护窗体”按钮即可解除锁定。 65 二、在Excel中设置“有效性”，实现表格的选择性录入方式 还是上面列举的那个例子吧。在Excel中可不能在玩儿窗体域了，得换个方法才行。 图4设计表格大体轮廓 先在Excel工作表中设计好表格的大体轮廓，再在任意一列中输入要在下拉列表中所显示的内容;选定要使用选择性输入的区域，如图4所示。 再点“数据”菜单中的“有效性”命令，在“数据有效性”窗体中的选“设置”选项卡，在“允许”栏中选择“序列”;在“来源”栏中输入序列来源的单元格绝对地址或点“来源”栏中右侧的隐藏窗体按钮，再用鼠标选定上面提前输入好的要在下拉列表中所显示的内容单元格，最后单击“确定”返回，如图5所示。 66 图5数据来源设置 此时只要用鼠标点中区域中的任一单元格，都会在单元格的旁边出现一个下拉箭头，单击箭头，会显示出所有的设置序列，我们只要从中单击所需的项目即可完成录入，如图6所示。 图6项目录入 上面说到的两种在Word和Excel中实现选择性录入的方法是不是省事多了,快试试吧～ 67 给Word文档精确“减肥”五小招 编辑一篇Word文档时，随着编辑次数增多，虽然内容增加不多，但是文档的大小却会迅速增大，这是怎么回事呢,原来Word在保存文档时，除了保存文档的内容外，还保存了一些编辑信息，这些信息的存在不但增大了文档的体积，而且会使打开文档的速度变慢，影响工作效率。为此，笔者给大家介绍几种给Word文档“减肥”的方法。 1.“另存为”法 在对一篇文章多次修改后，选取“文件?另存为”，将文档改名保存，这时你会发现Word文档的体积减少了很多。 2.取消“允许快速保存” 点击“工具?选项”，进入“保存”选项卡，取消“允许快速保存”前的钩即可。 注意:如果为了在别的机器上查看原汁原味的Word文档，勾选了“嵌入TrueType字体”项，则还须勾选“只嵌入所用字符”，否则Word会把所有的字体一同“打包”，增大文件的体积。 68 3.“页面设置”法 在保存之前，点击“文件?页面设置”，在“纸张大小”、“页边距”选项卡中选择任意项，先改变它的值(注意这时不要按“确定”)，然后再修改回来，按“确定”按钮后，你会发现文档自动刷新，再保存时文档的体积已经减小了。 4.另存为RTF文件 将Word文档保存为文本文件，文件会小很多，但同时也丢失了格式信息。所以笔者采用另存为“RTF”格式的方法，这样不但格式信息完好，而且能够被许多Windows应用程序支持，文件体积也会大大减小。 5.“更新域”法 如果在Word文档中插入了目录，则可以用更新目录的方法来为Word文档减肥。具体步骤是:右击目录，选择“更新域”，在出现的对话框中选择“更新整个目录”，按“确定”即可。设置后Word会把整个文档重新分页，这时再保存文档，它的体积就会有所减小。 浅谈Word中“分离下划线” 69 大家知道，在Word中，为字符添加的下划线，默认情况下是紧靠字符下方的。能不能调整一下字符和下划线之间的距离呢,答案是肯定的。 1.启动Word2003(其它版本请仿照操作)，输入字符“分离下划线的制作”。 2.选中“下划线”及前后各一个(多个也可以)字符(即“离下划线的”)，按“格式”工具栏上“下划线”按钮右侧的下拉箭头，在随后弹出的快捷菜单中(如图1)，选定一种下划线类型(如“双下划线”等)，并通过“下划线颜色”菜单，设置好下划线的颜色。 70 图1设置下划线颜色 3.选中字符“离”，然后按住Ctrl键，再选中字符“的”(这样操作可以同时选中多处不连续的字符，本操作不支持Word2000及以前的版本)，通过下划线颜色选项，将这两个字符的下划线颜色设置为“白色”。 4.选中字符“下划线”，执行“格式?字体”命令，打开“字体”对话框(如图2)，切换到“字符间距”标签下，按“位置”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“提升”选项，然后在其右侧“磅值”后面的方框中输入一个数值(这个数值就是分离的距离，此处为了突出这一效果，设置为30磅)，确定返回即可。 图2设置字体 71 如何用Word实现在网上开会 1. 安排会议 单击“工具”菜单之“联机协作”。注意:如果此时你的WORD中该菜单文字皆为灰色，那么，对不起，它表示你在安装OFFICE2000时没有装载可选项“MS NetMeeting(微软网络会议程序)”，而此程序却恰恰是本文的主角。请将它安装上。 现在单击“安排会议”选项，系统弹出 “会议”对话框。就像我们填过无数次的个人 简历 个人简历下载免费下载简历模版总经理简历下载资料员简历下载资料员简历下载 一样，你只须对号入座就行了。但对其中几个关键的项目应注意:首先，你只须点击一下“收件人”按钮，并在“选择与会者及资源”的对话框中动动鼠标就行了。另外，那个“这是联机会议”的选项一定要选定，否则到时你可能无法实时收到对方的信息;在“目录服务器”和“组织者的电子邮件地址”栏中，你也要如实填入你所使用的服务器名称和你的Email地址; 最后，还要在“OFFICE文档”项中选定开会时共享的文档以及会议的“类别”——我想还是“私有”最合适吧。一切搞定，单击“发送” 2. 现在开会 72 单击“工具”菜单之“联机协作”的“现在开会”选项，WORD应该弹出“联机会议”工具栏，同时Windows任务栏的系统托盘上也应出现一个叫“MS NetMeeting”的程序图标，两者缺一不可。 现在再右击系统托盘上的“NetMeeting”图标，选择“打开”——怎么样，咱们的“网络会议室”够豪华吧。赶快点击“呼叫”按钮(注意:此时，与点击“联机会议”工具栏上的“呼叫参加人”按钮效果相同，并在弹出窗口中选择相应的服务器，当然还有参加开会的朋友们。单击“呼叫”后你就静待佳音吧。此时，只要是参加进会议的朋友，首先看到的便是你在“安排会议”时所设的共享“OFFICE文档”。 也许性急的朋友现在已经坐不住了，这样的“联机会议”与Web浏览有什么区别啊,微软的NetMeeting至少为我们提供了三种互动式交流界面——谈天室、白板和音频视频输出(入)。运用起来都非常简单。其中的“聊天室”，只须单击NetMeeting“工具”菜单的“谈天”选项即可，交谈方式与其他类型的“聊天室”大同小异(而“音频视频输出(入)”呢，我因没有家用摄像头而无福消受，只能点点“工具”菜单上的“切换音频和视频”选项解解眼馋了;倒是一个叫做“白板”的东西让我流连忘返，因为它可以让你发挥无尽的想象，把某种不能用语言方式表达的意思用图案、绘画或别的什么方法表达出来。 3. Web讨论 73 既然是开会没有“讨论”气氛怎么能行,单击WORD2000“工具”菜单之“联机协作”之“WEB讨论”项，并在弹出的工具栏中选择“在文档中插入讨论”按钮，现在你就可以痛痛快快地高谈阔论了。注意:在输入讨论之前要确定主题，以便接收方便于查看。 需要说明的是，当你一旦收到或插入了讨论文字，WORD的窗口便会自动分成上下两截，上部是原文，下部是插话。插话的部分也并非全文显示，而是在其右边多出一个“信签”似的图标来表示。将鼠标移动其上，即可看到讨论主题，而右击该图标，又可进行诸如“答复”、“编辑”一类的操作。真可谓傻瓜式的操作，精灵般的效果。 七种办法减少Word容量 利用Word生成的文档，每页在20KB左右，但看到用记事本生成的文档，相同的内容只有1KB左右，能让Word也减减肥吗,其实我们可以采用一些行之有效的方法来减小Word文档的容量。 1(取消快速保存 当文件打开时，使用快速保存比使用完全保存需要更多的空间。可以在“工具?选项”命令中选择“保存”选项卡，取消“允许快速保存” 74 复选框即可(如图所示)。 2(文件另存法 Word在保存DOC文件时，只把后来修改的信息存入，这样即使你删除了文件中的部分内容也会使文件越来越大，如果我们使用“另存为”命令来保存文件，Word则会重新整理并存盘，如此一来，就可以有效地减小Word文件的容量。 隐藏在word汉字里面的玄机 75 1 打开word 2 在word里面敲入汉字 “胡” 3 圈住“胡” 字，打开鼠标右键菜单，点击 “ 字体 ” 4 在“字体”属性栏里面，改变 字体为“隶书” 改变效果为“ 空心 ” 改变大小为: 初号 5 关闭字体属性栏，将页面的显示比例设为“500,” 事情还没完呢,如果将字体设为"幼圆"，你再看看! 76 胡万进,何许人也,搜索一下便知~~~~~~~ 中国电子信息产业发展研究院综合协调处处长 副秘书长: 胡万进 中国计算机用户 副主编: 胡万进 中国电子信息产业发展研究院 执行总编: 胡万进 “卞扎珐翟”这几个字也同样的结果 77 Word技巧:一次特殊的查找和替换 前不久，领导吩咐我把一些材料整理出来。搞了好几个晚上，终于完工了。把整理好的几十页的材料送给领导审阅，领导很满意。不过，他提了一个小小的要求，就是要求把文中的所有的“第一章”、“第二章”等后面都加上一个顿号。 我心想，这还不简单，查找所有的“章”字，把它替换成“章、”不就行了吗,于是打开文档，进行了一次全面替换，可是，结果并不如我所料，虽然所有的“第一章”、“第二章”都变成了“第一章、”、“第二章、”，可是全文中其他出现的“章”也变成了“章、”。这可怎么办呢,好几十页呀，总不能真要我一个一个地去改吧, 想到Word的强大功能，总觉得应该有办法的。还不错，一会儿功夫，果然找到了好办法。打开“查找和替换”对话框，选择“替换”标签，在“查找内容”中输入“第章”，然后把光标移到两个字之间，单击下方的〔特殊字符〕按钮(如果没有这个按钮的话，单击〔高级〕按钮就会出现)，选择“任意字符”(如图1)，这时查找的内容就是“第^?章”。接下来， 78 把光标移到“替换为”框中，单击〔特殊字符〕按钮，选择“查找内容”，就会插入“^amp;amp;”，再加上一个顿号，这样就把查找的内容替换成原来的查找内容加上一个顿号了，也就是“^amp;amp;、”(如图2)，按下〔全部替换〕按钮即可，真是太方便了。 巧妙利用Word设置稿件格式 一、我的稿纸我做主 在Word 2003中，我们可以方便地用稿纸方式来书写稿件，但用Word创建的稿纸边框线为深灰色、网格线为浅灰色。如果我们希望用漂亮的框线颜色来美化自己的稿纸，但找遍所有的菜单和工具栏，都不能找到可以直接修改稿纸框线的命令或工具按钮，难道在Word 2003中只能使用这种单调的稿纸框线颜色，不能设置自己的稿纸方式吗, 其实在稿纸创建完毕后，依次选择“视图?页眉和页脚”菜单命令，在弹出的“页眉和页脚”工具栏可以看到光标在页眉编辑区中不停地闪烁，同时稿纸框线的颜色也变成较深的颜色。将鼠标指针指向稿纸的边框线，当鼠标指针变成黑十字方向箭头形状后，双击鼠标左键，这时Word 2003就会弹出“设置自选图形格式”界面，选择“颜色与线条”选项卡，然后在“线条”项目区中单击“颜色”下拉箭头，从线条颜色列表中选择所需要的稿纸边框颜色。 提示:如果你对稿纸还有更高的要求，还可以在“颜色”、“带图案线条”中选择相关的边框图案、虚实、精细等项目。 设置完成后单击“确定”按钮，此时我们就可以看到自定义的稿纸边框颜色了。 下面我们修改稿纸网格线的颜色。将鼠标指针指向稿纸网格线，当鼠标指针变成黑十字方向箭头形状后，双击鼠标左键，打开“设置自选图形格式”对话框，然后在此对话框中进行稿纸网格线颜色的修改操作，此外还可以对风格的填充颜色进行设置。设置完成后单击“确定”按钮关闭对话框。单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮。关闭“页眉和页脚”工具栏。 此时我们就可以在稿纸中进行文档编辑工作了，文档编辑完成后，得到的稿纸效果，是不是很漂亮～ 二、在文档末尾自动插入文章字数 写完一篇文章后，我们总希望知道它的字数。在Word中依次选择“工具?字数统计”菜单命令即可实现。但每次都要这样似乎有点麻烦，其实，使用“域”可以轻松完成上述任 79 务。 1. 将光标定位到需要加入字数统计的地方，手工输入有关统计字符的提示信息，如“本文档的总字数为:”。 2. 依次选择“插入?域”菜单命令，打开“域”对话框。在“域”对话框的“类别”列表中选择“文档信息”，在“域名”列表框中选择“NumWords”。 3. 单击“确定”按钮，关闭所有对话框。此时，当前光标处就会显示出该文档的字数。 对文档进行修改后，统计的字数并不会自动改变，只要将光标移到域代码上，待其变为灰色后用鼠标右击，执行“更新域”或按“F9”键，Word就会自动更新该域，显示出修改后的字数。如果你想一劳永逸，可直接打开Word的通用模式，将有关字数统计的域插入该模板文件并保存即可。 在Word中为三位数字设置带圈字符 从2000版本开始，Word提供了设置带圈字符的功能，选定相应的字符，执行“格式”菜单下的“中文版式?带圈字符”命令，然后“带圈字符”对话框中选择好圈号，单击“确定”按钮就可以了。 不过，最近笔者发现一个奇怪的现象，那就是Word只能为两位数字设置带圈字符，对三位数字会自动缩减为两位数字(如图1)，这是怎么一回事呢,原来，Word中的带圈字符功能只适用于一个中文字或两个数字的情况，超过这一范围就无能为力了。 80 其实，我们可以通过变通的方法为三位数字设置带圈字符。这里我们为999这个三位数字为例进行说明，具体的操作步骤如下: 1( 为两位数字设置带圈字符 首先，我们仍旧按照正常的方法为99设置带圈字符，然后按下“Alt+F9”组合键切换到域代码方式。 2( 扩大圈号 选定域代码中的圈号，按下“Ctrl+]”组合键或“Ctrl+[”组合键对圈号的大小进行调整(如图2)，当觉得圈号差不多时，请将域代码中的“99”改为“999”。 巧用Word输入生僻字 81 作为一名语文教师，应该什么字都认识，但在一些生僻字面前语文教师也是“文盲”。有一天，一位采用拼音输入法录入文字的老师问我“翀”字怎么录入。这可把我难住了，看着“翀”字面熟，就是不知道念什么。怎么办呢,我一看这是个生僻字，突然眼前一亮，试试吧～于是我对这位老师说:我教你怎么用Word输入这个生僻字吧，并且还能够知道它的拼音呢。这需要两个步骤: ”字的录入 一、“翀 1.由于这个字前半部分偏旁是“羽”，于是我先输入了“羽”字，然后选中这个字。 2.点击“插入”菜单中的“符号”选项，在出现的对话框中的“子集”列表中选择“CJK统一汉字”，这时由“羽”组成的字就全部出现了，于是很快找到了“翀”字。 3.点击[插入]按钮，将其插入文档中。 ”字的拼音 二、“翀 1.选中文档中的“翀”字，对其进行复制。 2.调出全拼输入法，在工具栏上按鼠标右键，在出现的快捷菜单中选择“手工造词”。 3.在“手工造词”对话框中的“词语”处，按Ctrl+V进行粘贴。 4.在“翀”字后面随便输入个汉字(本例输入“字”)，这时你会看到“手工造词”对话框中的“外码”处出现了“翀”的拼音“chong”。 经过以上两步，就可以轻松地输入生僻字以及得到它的拼音了。 用Word文档为图片添加解说词 最近，同事小狄编辑了一篇图文并茂的Word文档，为了让文档与图片更好地融合，因此向我请教如何给图片添加解说词。其实，在Word中我们可以通过添加题注、标签和标注的形式为图片添加解说词。 一、为图片添加题注 82 在Word文档中，我们可以为某些项目，如表格、图片、公式等添加带编号的题注。操作方法为: 1. 选择要为其添加题注的项目，依次选择“插入?引用?题注”菜单命令，接着出现“题注”界面。 2. 默认的题注为“图表 1”，单击“新建标签”按钮，我们可以创建新的题注(如图1)。 3. 如果让Word自动为其添加带编号的题注，可以在“题注”界面中单击“自动插入题注”按钮，在弹出的“自动插入题注”界面中勾选需要插入题注的项目即可。 Word实用操作技巧之文字编辑 为了发挥Word 的强大功能，建议你在使用时试试以下的技巧，灵活运用这些技巧，可以使你迅速成为Word高手(这里我们以Word XP为例，其他版本请参考操作)。 今天我们介绍Word 实用操作技巧的第三部分——文字编辑类。 1、插入特定文字 对于要经常输入的文字段，每次都一个字一个字的敲入，确实很麻烦～其实你可以把它制成一个按钮放在工具栏里，以后需要时，用鼠标一点即可。方法是:在“插入”/自动图文集/自动图文集中添加一项“特定文字”，然后打开“自定义”对话框，选取“命令”选项，在“类型”列表框中单击“自动图文集”，在右边命令框中找到刚才添加的“特定文字”项，将其拖放到工 83 具栏即可。 2、替换为特殊格式的字体 要将文档中的某个词或字统一替换为另一种格式，例如将“XP”改为斜体、下划线的字体格式，可以这样操作:单击菜单“编辑/替换”，在“查找内容”中输入“XP”，在“替换为”中同样也输入“XP”，然后打击“高级”选项，打开“格式”菜单，将字体设置为斜体、下划线，最后单击“全部替换”。 3、快速取消项目编号格式 当你在文档中输入了项目编号1和回车后，Word XP会自动生成项目编号2、3、 4……，取消这些项目编号的方法是:将文档全选，然后剪切，再粘贴回去，接着在Word XP中的智能标记中选“仅保留文本”格式，即可快速取消项目编号。 4、快速还原图形尺寸 当你在文档中放置一些图片，对它们进行适当地修改之后，如果觉得不满意，还可以快速还原图形尺寸，方法是:按住Ctrl键，用鼠标双击该图片即可。 84 5、一次插入多个图片 要在文档中插入多个图片，没必要一个一个的插入，你可以单击菜单“插入/图片/来自文件”，然后在插入图片对话框中，按住Shift键的同时用鼠标逐个点击要添加的图片，最后按“插入”即可。 6、将文字替换为图片 具体方法是:先把图片复制到剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在“替换为”框中输入“^c”(注意:c必须是小写的半角字符)，单击替换即可。“^c”的含义是让Word XP以剪贴板中的内容替换“查找内容”框中的内容，因此“^c”还可替换包括回车符在内的大段文本。 巧改Word下划线与文字间的距离 经常使用Word的朋友，都有这样的感觉，在Word中对文字设置下划线格式后，由于下划线与文字距离很近，两者几乎连在一起，看起来不够美观。其实，我们可通过下面的方法来调整下划线与文字之间的距离。 1. 首先，在文字前后各敲入一个空格，选中文字及其前后的空格，为其设置下划线格式。 2. 选中文字(不要选中文字前后的空格)，依次单击“格式?字体”菜单命令，在弹出的“字体”对话框中选择“字符间距”选项卡，将“位置”下拉框设置为“提升”、将“磅值”设置为“2磅”，单击“确定”按钮(如图)。 85 3. 最后，将文字前后的空格设置为白色。这样看起来效果就好多了～ 将“页面设置”请进右键菜单 我们在平时使用Word 2000/2002编辑、打印教案或试卷时，经常要用到“页面设置”命令。最通常的操作方法是:执行“文件?页面设置”菜单命令。其实，我们完全可以将“页面设置”放进Word右键菜单，这样可以给我们的操作带来很大的方便。 首先，打开Word 2000/2002，执行“工具?自定义”菜单命令，在弹出的“自定义”对话框中，单击“工具栏”选项卡，在其下的下拉列表框中选择“快捷菜单”选项。此时，屏幕上便会出现“快捷菜单”工具栏，再单击“命令”选项卡，在“类别”下拉列表框中选择“文件”项，单击“命令”下拉列表框中的“页面设置”后，用鼠标左键将“页面设置”选项拖动至“快捷菜单”工具栏的[文字]按钮上。这时，会出现“文字”下拉菜单，继续拖动“页面设置”至“文字”子菜单的“字体”命令上方后松开鼠标左键，然后再单击“自定义”对话框中的[关闭]按钮，退出设置。 至此，我们已经将“页面设置”放进了Word右键菜单，只要在Word文本编辑区单击鼠标右键，便可在弹出的快捷菜单中看到“字体”上面的“页面设置”命令了，是不是很方便呀, Office 2003新实例:打包刻录 大家知道，如果要在没有安装PowerPoint的电脑上播放演示文稿，可利用软件的“打包”功能来实现，在即将登台的PowerPoint 2003中，这一功能得到了较大的改进，可以将演示文稿、播放器及相关的配置文件直接刻录到光盘上，制作成一个具有自动播放功能的光盘。 86 第一步:启动PowerPoint 2003，打开需要打包刻盘的演示文稿。执行“文件?打包用于制作CD”，打开“打包成CD”对话框，在“将CD命名为”后面的方框中输入一些字符，为制作的光盘取名。 如果需要将多个演示文稿刻录到同一光盘上，可以通过按“添加文件”按钮来进行添加。第二步:单击“选项”按钮，打开“选项”对话框，完成必要设置后，按“确定”按钮返回。此步操作也可以不进行，而直接采用其默认设置。第三步:在刻录机中放置一张空白刻录盘，然后单击“复制到CD”按钮，系统出现如图所示的刻录进度对话框，一会儿刻录完成，关闭“打包成CD”对话框。 87 如果单击“复制到文件夹”按钮，则打开“复制到文件夹”对话框，为文件夹取一个名称，并设置好保存路径，然后按下“确定”按钮，系统将上述演示文稿复制到指定的文件夹中，同时复制播放器及相关的播放配置文件到该文件夹中。以后用刻录软件，将上述文件夹中所有的文件全部刻录到光盘的根目录下，也可以制作出具有自动播放功能的光盘。第四步:以后，如果需要播放演示文稿时，只要将上述光盘放入光驱，无论相应的电脑上是否安装了PowerPoint2003程序，系统都会自动启动播放器，并按第2步的设置播放光盘上相应的演示文稿，非常方便。 Word2000中上下标的四种输入方法 使用Word进行文字输入或试题编制时，少不了上下标的表示方法。上下标的输入方法有四种，现分述如下: (1)用“字体”活动窗口(图1)中的“效果”选项中的“上标”和“下标” 88 方法:选定作为上下标的字符，单击“格式”菜单中的“字体”，在“字体”活动窗口中的“效果”选项中选择“上标”或“下标”，最后点击“确定”按钮。 2)用工具栏中的上下标按钮“x2”和“x2” 方法:需要输入上标时，先点击工具栏的上标按钮(符号“x2”),再输入上标字符，最后再按一下上标按钮(x2).下标的输入方法同上，只是原单击的上标按钮(x2)全改为单击下标按钮(符号“x2”)。 “格式”工具栏上添加上标和下标按钮的方法:单击菜单“工具”，选择“自定义”，在“类别”选项中选“格式”，在“命令”中选择上标(x2)或下标(x2)按钮(图2),并用鼠标 89 拖到“格式”工具栏上，放手后，在“格式”工具栏上即出现上下标按钮“x2”和“x2”。 Office Word打印设置技巧六则 1.逆页序打印 如果你有一篇很多页的文档需要打印，按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最 90 后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，十分麻烦。其实我们在打印前只要先在“工具”—>“选项”—>“打印”选项卡中选中“逆页序打印”，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，从而打印完后所有的页是顺序排列的。 2.打印同一文档时使用不同的页面方向 如果要在一篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页面方向，我们可先选中需要改变方向的文档内容，然后选择“文件”?gt;“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中的“纸型”选项卡中设置所需的页面方向，并在“应用”选项栏中选中“所选文字”即可。其实Word是在所选内容的前后各插入一个分节符，并仅对这一节中的内容进行页面方向更改，从而实现了在同一文档中使用不同的页面方向。 3.避免打印出不必要的附加信息 有时在打印一篇文当时会莫名其妙的打印出一些附加信息，如批注、隐藏文字、域代码等。要避免打印出不必要的附加信息，只要在打印前在“工具”—>“选项”—>“打印”选项卡中的“打印文档的附加信息”下不选中相应的项即可。 4.打印含窗体的格式化文档 利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文档，其他用户可在文档中特定的地方填写相关的信息，而不能更改其他处于非填写区的内容。如果要利用已事先打印好的含窗体的空白文档(即在填写区还没有填写内容)来打印多份不同的统计信息，我们可以在“工具”—>“选项”—>“打印”选项卡中选中“仅打印窗体域内容”，这样当在窗体中填写完信息后，打印出来的将仅仅是所填写的信息，而不是将整个统计表格文档打印出来。 5.打印到文档 如果需要将一篇用Word编辑好的文档进行打印，而正好这台电脑又没有配备打印机，我们可以在“打印”对话框中选中“打印到文档”选项，在输入文件名后即可生成一个后缀名为prn的打印机文件，在其他配备打印机的电脑上用这个打印机文件即可将文档进行打印，即使那台电脑上没有安装Word也行。 6.在打印预览界面下编辑文档 我们一般在打印预览界面中通过放大和缩小来预览文档最终的打印效果，其实只要点击 91 打印预览工具条中的“放大镜”按钮(使按钮处于不按下的状态)，就可以在打印预览界面中直接编辑文档了，而不用关闭打印预览。 去除Word文档中的页眉横线 给Word文档添加页眉后，页眉下怎么会自动出来一条横线,删除页眉后，那条横线仍在。怎样才能去除页眉下的横线,能否将它换成其他的线型, 谈起这个问题，我们就不能不说起样式。在默认情况下，我们在Word下建立的文档都是基于Normal模板的，键入的文字会自动应用一些特定的样式。如:文本区的文字会自动应用“正文”样式，页眉区的文字会自动应用“页眉”样式。 所谓的样式其实是应用于文本的一系列格式特征，利用它可以快速改变文本的外观。当应用样式时，只需执行一步操作就可应用一系列的格式，大大提高了工作效率。Normal 模板中的“正文”样式就定义了“宋体5号”等一系列格式特征，而“页眉”样式则定义了“底端单实线段落边框”等格式。所以，自动应用“页眉”样式的页眉会出现一条横线。知道了页眉横线的来历，要去除它就不难了。 1( 改变页眉的样式 如果仅仅想去除页眉下的横线，最为便捷的就是改变页眉的样式。例如，我们在编辑页眉时可以把页眉的样式换成“正文”(见图1)。因为“正文”样式中没有段落边框的格式内容，页眉下自然也就不会出现横线了。 92 图1 改变页眉的样式 2( 修改“页眉”样式 改变页眉的样式，你失去的可能不仅仅是一条横线，还有其他一些包含在“页眉”样式里而在“正文”样式里所没有的格式特征。如果你不想失去它们，可以修改“页眉”样式，在“页眉”样式中去除有关横线的相应格式内容。如在Word 2000中，我们可以依次选择菜单栏中的“格式/样式”，在随后出现的“样式”对话框中依次选择样式列表框中的〔页眉〕和〔更改〕按钮(见图1)，此时“修改样式”对话框就出来了。单击“修改样式”对话框中的〔格式〕按钮，选择其中的“边框”。再在随后出现的“边框和底纹”对话框中选定“设置”下的“无”(见图2)，最后依次点击按钮〔确定〕和〔应用〕。你会发现页眉下的横线同样消失了。 用好Word 2003的比较功能 新一代办公应用软件Office Word 2003新增了一些比较实用的功能，因此备受用户的喜爱，笔者仅就其中的比较功能与朋友们交流。 一、并排比较文档 有时在阅读文档的同时你可能还需要与其他文档进行比较，在以前Word版本中要比较两篇 93 文档是比较困难的，但现在如果你用的是Word 2003，只需单击“窗口”菜单中的“与文件名并排比较”命令，就可以使打开的两个Word文档左右排开，您甚至还可以同时滚动两篇文档来辨别两篇文档间的差别，具体使用方法如下: 打开两篇需要比较的文档，然后单击“窗口”菜单中的“与文件名并排比较”命令，窗口会自动以平铺方式排列，同时显示出并排比较工具条，上面有三个按钮，如图1所示。 图1 并排比较对话框 第一个是同步滚动按钮 :可以控制一篇文档在滚动时，与之比较的另一文档是否同时滚动。 另一个是重置窗口位置按钮 :当窗口位置发生变化时，单击它，可以恢复到并排比较时的初始状态。 第三个是“关闭并排比较”按钮，单击它会退出文档比较状态。 我们还可以用“并排比较”功能来比较一篇文档的不同版本:单击菜单“窗口?新建窗口”命令，为当前文档新增一个窗口，然后执行“并排比较”命令，再改变其中一个窗口的版本，就可以对这篇文档的不同版本进行比较了。 编辑提示:该功能在Office 2003 其他子程序中有相同的用法。 在Word中插入条形码又一法 大家知道，在WPS中可以方便地插入和编辑条形码，我们可以将事先在WPS制作好的条形码复制到Word文档中。《中国电脑教育报》2004年第31期也曾刊登了《利用Word 2003制作条形码》一文，文中介绍了利用“条形码字体”实现条形码的输入，笔者试了一下，确实是可行的，其实在Word中还有更方便的插入条形码的方法，一起来看看吧。 右击工具栏，打开“控制工具箱”工具栏。单击“其他控件”按钮，在出现的命令选项列表中选择“Microsoft Barcode Control 9.0”，这样就可以在文档中插入条形码了。 1( 设置条形码的样式 94 若要修改默认条形码的样式、条形码线条的宽度以及颜色等内容，我们可以右击插入的条形码，从弹出的菜单中依次选择“Microsoft Barcode Control 9.0对象?属性”命令，在接着出现的“属性设置”界面中进行相应的设置即可。 2( 设置条形码数字 若要修改条形码下端的数字，可右击插入的条形码，选择“属性”命令，此时出现“条形码属性”界面(如图)，在Value值中输入我们需要的条形码数字，此时看到的条形码数字并未更改，甚至预览时也看不到修改的结果，此时不要着急，先将文档保存后退出，再次打开该文档时即可看到修改后的结果。 以上操作在Word 2002中测试通过，感兴趣的朋友不妨一试。 利用Word制作识字卡片对话框 利用Word 2003的“拼音指南”功能为文字添加拼音后，却无法将文字和拼音设置成不同的颜色——这是在为上学前班的女儿制作识字卡片时遇到的。经过研究，我发现通过下面的方法，不仅可以将文字、拼音，甚至是偏旁部首、声母、韵母等用不同的颜色区分开来，既醒目又容易识别。具体步骤如下: 95 1. 输入生字，依次选择“格式?中文版式?拼音指南”菜单命令为生字加注拼音。选中带拼音的文字，执行“剪切”命令，将其复制进剪贴板。 2. 依次选择“插入?图片?艺术字”菜单命令，在“艺术字库”中选中第一种样式(即默认的空心字样式)，在“编辑艺术字文字”窗口中按下“Ctrl+V”键，把拼音和文字粘贴进编辑窗口中，此时拼音与文字是并排的，将其调整为拼音在文字上方(如图1)。单击“确定”按钮把艺术字插入文档。 图1 调整拼音的位置 3. “剪切”该艺术字，依次选择“编辑?选择性粘贴”菜单命令，在打开的“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴”的形式为“图片(Windows图元文件)”，最后调整好图片的大小。 4. 选择“工具?自定义”菜单命令，选择“命令”选项卡，在“类别”列表中选中“绘图”，把右侧“命令”列表中的“分解图片”按钮拖到绘图工具栏上，关闭“自定义”窗口。选中上述图片后单击“分解图片”按钮，把文字和拼音的笔画分解出来。 5. 分解之后的每个笔画都已成为可单独编辑的对象，选中要改变颜色的部分(可配合Shift键选中多个笔画)，利用绘图工具栏中的“填充颜色”和“线条颜色”按钮，即可实现拼音、文字颜色各不相同(如图2)。 最后，利用彩色打印机将制作的拼音和文字打印出来，即成为漂亮实用的识字卡片。 96 图2 编辑拼音和文字 寻找Word文档中丢失的空格 Word是老师教学中常用的软件，很多老师都使用Word进行投影教学，或是用Word制作教案。然而，在一次教学中，我遇到了一个奇怪的问题:Word文档中的空格变成了一个一个的小点(如图1所示)。 奇怪的小点来自何处呢,这可如何是好呢,总不能把有小点的教案放到投影中给学生看吧～会不会文件本身出现了问题呢,下课后，我进行了认真的查找和寻觅。经过检查，并没有发现Word本身出现什么问题，就连打印文件和打印预览中也没有这个问题(如图2所示)。 97 这可就奇怪了，这些小点是从那里来的呢,经过认真的研究和对Word软件的多次实验，原来是Word自己在捣乱，其实驱除这些小点并不难。 首先，打开一个Word文档(有文字的也可以)，选择“视图?工具栏”，在“常用”一栏前加上“?”，这样一来，在Word的可用工具中，就多出来一栏(如图3所示)。 在多出的一栏中，有一个“显示/隐藏编辑标记”，只要不选中这个按钮问题就解决了(如图4所示)。 怎么样，非常简单吧，这样一来，你的教案就可以清晰地给学生看了，你也不会在学生面前出现尴尬。哈哈～赶快去试试吧～ 在Word中实现图片扭曲变形 图片的扭曲变形效果在图形处理软件中可以轻松实现，如果说在Word 2003中也可以实现该效果，恐怕就没有几个人知道了(如图)。下面就让我们来看看如何在Word 2003中实现图片扭曲效果。 98 1. 打开Word文档，依次选择“插入?图片?来自文件”菜单命令，选择插入一幅图片。 2. 鼠标右击图片，在弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”命令，选择“版式”选项卡，将“环绕方式”设定为“四周型”。 3. 选中图片，拖动上面的绿色旋转控点，按顺时针方向旋转30?。 注意:此旋转的角度直接决定了我们后面扭曲时图形相邻边线长度比值的变化。若角度为45?，则扭曲后图形的相邻边线长度仍会保持原有比值。此外，拖动时按住Shift键可以以15?为单位进行旋转。 4. 选中旋转后的图片执行“剪切”命令，再依次选择“编辑?选择性粘贴”菜单命令，在弹出的对话框中选择“图片(png)”确定把它粘贴为PNG图片。 5. 现在我们只要拖动其尺寸控点调整图片的高度和宽度，把它压扁或压窄就可以实现对图形的扭曲变形，然后再旋转一下图形使其保持水平即可。 利用这一招我们即使在Word中也可以轻松地制作出图形立方体，而操作绝对要比Photoshop更容易掌握。 修改默认设置Word 2003使用更轻松 其实，Word 2003的许多默认设置并不适合我们使用，在此让我们看看如何修改这些默认设置让Word使用起来更加方便。 默认图片环绕方式 在Word中插入或粘贴的图片环绕方式默认为“嵌入型”，在这种环绕方式下图片既不能旋转也不能拖动移位，插入图片经常还需要将版式调整为“四周型”再进行处理。其实我们可以把默认设置改成“四周型”，具体的操作方法:依次选择“工具?选项”菜单命令，在出现的 99 对话框中选择“编辑”选项卡，单击“图片插入/粘贴方式”下拉列表，从中选择“四周型”项，最后单击“确定”按钮 对象的精确调整 相信不少人都知道，在Word中按住Alt键拖动可以对选中对象进行精确调整。其实只要进行一些简单设置，即使不按住Alt键直接拖动也可以进行精确调整。 依次选择“绘图”工具栏的“绘图?绘图网格”命令(默认位于Word窗口下方)，在弹出的“绘图网格”界面中取消勾选“对象与网格对齐”复选框或将“水平间距”和“垂直间距”都设置为“0.01”(如图1)，再单击“默认”按钮，在提示“是否更改网格线的默认设置,”时单击“是”按钮。这样以后在Word中直接拖动就可以精确调整了。 如果你只需要在当前文档中进行直接拖动微调，而不想彻底改变默认设置，那么修改后不要单击“默认”按钮。 告别绘图画布 在Word 2003中绘图画布会在每次插入自选图形或文字框时自动出现。虽然按Esc键可以暂时让绘图画布消失，但总觉得太麻烦，其实我们可以通过以下方法来取消:依次选择“工具?选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“常规”选项卡，取消勾选“插入'自选图形’时自动创建绘图画布”复选框，最后单击“确定”按钮即可。 100 Word中的阿拉伯数字小技巧 时间过得真快，又到了一年的年终，写各种各样的总结少不了要用到大大小小的数据。于是，笔者将Word中有关阿拉伯数字的小技巧整理出来供大家参考。 技巧一:将阿拉伯数字转换成大写数字 年终财务总结中的一些数字，按国人的习惯，通常用大写的格式表示，直接输入大写字符吧，比较麻烦。其实，我们可以用转换的方法来解决:直接输入阿拉伯数字(如57689)， 数字”命令，打开“数字”对话框(如图1)，选中“数字类型”下面然后选中它们，执行“插入? 的“壹、贰……”(或“一、二……”)选项，“确定”返回，则相应的阿拉伯数字转换成大写数字(如“伍万柒仟陆佰捌拾玖”或者“五万七千六百八十九”)。 注意:这种转换不支持带小数的数值(带小数的数字仅转换整数部分)。 技巧二、把全角数字转换与半角数字 下属各部门报来的总结材料中，其中的数字，有的是全角格式的，有的是半角格式的，看起来很不规范，我们将其统一转换成半角字符吧:按下“Ctrl+A”组合键选中全文，执行“格 ，打开“更改大小写”对话框(如图2)，选中其中的“半角”选项，“确定”式?更改大小写”命令 一下就成了。 101 注意:这种转换对有全角和半角区分的所有字符都有效。 Word文件轻松变成Flash 如果想把自己的Word文件发布到网上和别人共享，一般都是直接保存为网页格式，但是这样会改变原先的排版格式，其实我们可以用“FlashPaper”(下载地址:点击下载)将Word文件保存为Flash，而且一点也不会影响原来的排版格式。 下载安装好FlashPaper后会在Word程序中多了一个“FlashPaper”的菜单，打开要进行转换的文件，接着点击菜单“FlashPaper—Convert to Macromedia Flash(.swf)”来选择保存Flash文件的目录和文件名，然后就可以进行转换了，如图1所示。 转换完成后会在指定的目录下生成一个Flash文件，打开就可以看见效果了，不错吧，文档的格式一点都没有变吧，而且还可以点击右上角的打印按钮来直接打开里面的内容呢，如图2所示。 102 学习Word制作名片简单方法 制作单张名片 新建一个文档，单击菜单“插入?对象”，弹出“对象”对话框，选择“Microsoft Word 图片”类型。接着单击“文件?页面设置”，在弹出的“页面设置”对话框中将“纸型”选项卡中的“纸型”项设为“自定义大小”，然后输入纸张大小为宽度“8.8cm”、高度“5.5cm”(5cm也可以)。在右侧“预览”部分可以看到单张名片的版式已经出来了(如图定义名片尺寸)。 点击切换到“页边距”选项卡设置界面，设置上、下、左、右页边距、装订线均为数字“0”。点击“确定”按钮返回到Word编辑状态后，根据需要设计好名片的内容和样式后单击“文件?关闭(c)文档……”菜单项。 103 保卫Word文档安全五招 文档也有安全性问题，尤其对于Office文档，为了让您的文档更安全，Office提供了比较完善的安全和文档保护功能，它包括:安全级别、数字签名、密码设置、窗体保护和批注口令。 文档的安全级别 对Word文档最大的安全隐患就是宏病毒，为了防止宏病毒Word设立了安全级别的概念。您可在“工具?选项?“安全性”选项卡?宏安全性”的“安全级”选项卡中进行设置，安全级别共分为高、中、低三挡。高级别将只运行可靠来源的宏，其它宏一律取消;中级别在打开一个宏时，您会看到一条警告，让您选择是否启用;低级别就不进行宏的保护。当选择高级 选项?安全别时，已安装的模板和加载项(包括向导)中的宏可能会被禁用。您只有在“工具?性?宏安全性”中单击“可靠来源”选项卡，然后点击“信任所有安装的加载项和模板”复选框，才能让安装的宏不被禁用。注意:所有随Microsoft Office XP的模板、加载项和宏都经过了Microsoft数字签名。一旦针对这些已安装文件中的一个安装添加到了您的可靠来源列表中，随后与这些文件的交互操作将不再生成消息。 数字证书的保护 很多文档的来源都是不详的，所以安全性无法保证。Office可以通过数字证书来确认来源的可靠。并通过数字证书对文件或宏进行数字签名。一般来说，数字证书是从商业证书颁发机构和内部安全管理员或信息技术专业人员处获得的。普通用户可以使用Selfcert.exe工具亲自创建数字签名(由于用Selfcert.exe自己创建的数字证书不是由正式证书颁发机构发行的，使用这种证书添加签名的宏方案将被认为是自签名的方案，这样其他用户有可能无法运行自签名的宏)。用数字证书进行宏的签名很简单:打开包含要签名的宏方案的文件，在“工具?宏?Visual Basic编辑器?工程资源管理器”中，选择要签名的方案。再点击“工具?数字签名”命令。 提示: 1. 一定要在宏测试完毕确认后再对宏进行签名，因为对已签名的宏方案的代码进行了更改，它的数字签名就会被删除。如果是自签名的证书，那么在每次保存时都会对宏方案自动重新进行签名。 2. 如果要防止用户因意外修改宏方案而导致签名失效，请在签发之前锁定宏方案。您 104 的数字签名只能说明您保证该方案是安全的，并不能证明是您编写了该方案。因此锁定宏方案不能防止其他用户利用另一个签名替换您的数字签名。 3. 如果您创建了一个可向宏方案添加代码的加载项，则代码应该确定下列内容:如果方案已经进行了数字签名，在继续运行之前，是否通知用户修改签名方案的结果。 用好Office 2003中的翻译服务 在早期的Office版本中，仅 Microsoft Word 可提供翻译功能。新一代的Microsoft Office 2003使用“信息检索”功能，可以在Word 2003、Excel 2003、Outlook 2003、PowerPoint 2003和Publisher 2003中进行翻译。它使用本地与联机双语词典和网上机器翻译来提供翻译服务。下面笔者以Microsoft Office Word 2003为例介绍Microsoft Office 2003的翻译服务功能，如果你还没有使用过，希望能对你有所帮助 一、安装翻译词典 ”即 第一次使用翻译服务时，会弹出一个要求安装对话框，需要安装客户端词典，点“是可实现安装(如图1所示)。 安装完毕后，当你连接到 Internet 时，联机词典也将自动可用。还可以通过设置“翻译选项”，添加或删除可用的语言对，以便在机器内安装的词典不可用时，使用在线联机词典或使用在线机器翻译，因为如果搜索引擎在计算机上安装的词典中没有找到结果，则会从联机词典返回可用的翻译(如图2所示)。 105 提示:如果在“翻译选项”中看不到所需的双语词典，则可能需要安装 Microsoft 校对工具。Microsoft Office 2003 校对工具是一种加载程序包，包含 Microsoft 为 30 多种语言开发的校对工具，例如，字体、拼写和语法检查程序、“自动更正”列表、“自动编写摘要”规则(只适用于 Microsoft Word)、翻译词典以及适用于亚洲语言的输入法。Microsoft Office ？2003的校对工具包含在单张CD上(可以从商店购买到这张光盘)，你可以将它们添加到任意Microsoft Office 2003程序中。 将WORD变为无所不能的播放器 Word是目前全球拥有用户最多的也是功能最为全面的一款文字处理工具，它除了可以进行各种复杂的图文编辑和文稿排版外，还具有多媒体视听文件播放功能，不信,那你跟我一起领略一下Word的神奇播放功能吧。 1( 在Word中播放MP3音乐 在Word中播放MP3音乐的方法其实很简单，用户打开Word程序，在其菜单栏中选择“插入? 对象”选项，接着在弹出的“对象”对话框中选择“由文件创建”选项卡，在该选项卡 106 中单击“浏览”按钮并通过文件夹切换选中需要播放的MP3音乐文件，单击“插入”按钮返回到“对象”对话框(如图1)，在“对象”对话框中单击“确定”，这时大家会看到在当前打开的Word文档中多了一个含有MP3音乐文件名的图标，用户只要双击那个图标，无限美妙的音乐旋律即可立即回响。 2( 在Word中播放视频电影 首先打开Word程序，在其菜单栏中执行“视图?工具栏?控件工具箱”命令，这时Word会打开一个“控件工具箱”浮动小窗口，单击该浮动窗口的最后一个“其它控件”按钮，然后在其弹出的列表中选择“Windows Media Player”选项(见图2)，这时在Word中会弹出一个播放器界面，用户在该播放器中单击鼠标右键，选择“属性”选项，在Word随后弹出的“属性”对话框中找到“文件名”选项，然后用户便可以在该选项右侧的空白框中手工输入需要播放视频的绝对路径及文件名，输入完毕后，用户关闭“属性”对话框返回到Word中，如果用户需要马上对指定的视频进行播放，则只要在Word的“控件工具箱”窗口中单击“退出设计模式”按钮即可。 107 3( 在Word中播放Flash动画 在Word中播放Flash动画的操作方法与播放视频有些类似。用户按照上面的方法在“其它控件”列表中选择“Shockwave Flash Object”选项，这时在Word中同样会弹出一个用于播放Flash动画的矩形区域，用户在该区域中单击鼠标右键，选择“属性”选项，在Word随后弹出的“属性”对话框中用户需要找到“Movie”选项，同样用户可以在该选项右侧的空白框中手工输入需要播放Flash动画的绝对路径及文件名，这里需要特别注意的是:在输入的文件名后面需要加输“.swf”文件名后缀。进行完上述所有设置后，用户返回到Word主界面并在Word的“控件工具箱”窗口中单击“退出设计模式”按钮即可进行Flash动画的播放了。 [上一篇] [下一篇] (宜兴人在深圳 的分类目录 [我的图书馆]) 文章评论 (共23条评论) 108 Word 2003域应用完全手册 d=1657 一、域应用基础 1.什么是域 简单地讲，域就是引导Word在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信息的一组代码。每个域都有一个唯一的名字，它具有的功能与Excel中的函数非常相似。下面以Seq和Date域为例，说明有关域的一些基本概念。 形如“{Seq Identifier [Bookmark ] [Switches ]}”的关系式，在Word中称为“域代码”。它是由: 域特征字符:即包含域代码的大括号“{}”，不过它不能使用键盘直接输入，而是按下Ctrl+F9组合键输入的域特征字符。 域名称:上式中的“Seq”即被称为“Seq域”，Word 2003提供了9大类共74种域。 域指令和开关:设定域工作的指令或开关。例如上式中的“Identifier”和“Bookmark”，前者是为要编号的一系列项目指定的名称，后者可以加入书签来引用文档中其他位置的项目。“Switches”称为可选的开关，域通常有一个或多个可选的开关，开关与开关之间使用空格进行分隔。 域结果:即是域的显示结果，类似于Excel函数运算以后得到的值。例如在文档中输入域代码“{Date \@ "yyyy年m月d日" \* MergeFFormat}”的域结果是当前系统日期。 域可以在无须人工干预的条件下自动完成任务，例如编排文档页码并统计总页数;按不同格式插入日期和时间并更新;通过链接与引用在活动文档中插入其他文档;自动编制目录、关键词索引、图表目录;实现邮件的自动合并与打印;创建标准格式分数、为汉字加注拼音等等。 2.在文档中插入域 (1)使用命令插入域 在Word中，高级的复杂域功能很难用手工控制，如“自动编号”和“邮件合并”、“题注”、“交叉引用”、“索引和目录”等。为了方便用户，9大类共74种域大都以命令的方式提供。 在“插入”菜单中提供有“域”命令，它适合一般用户使用，Word提供的域都可以使用这种方法插入。你只需将光标放置到准备插入域的位置，单击“插入?域”菜单命令，即可打开“域”对话框。 首先在“类别”下拉列表中选择希望插入的域的类别，如“编号”、“等式和公式”等。选中需要的域所在的类别以后，“域名”列表框会显示该类中的所有域的名称，选中欲插入的域名(例如“AutoNum”)，则“说明”框中就会显示“插入自动编号”，由此可以得知这个域的功能。对AutoNum域来说，你只要在“格式”列表中选中你需要的格式，单击“确定”按钮就可以把特定 109 格式的自动编号插入页面。如图1所示。 你也可以选中已经输入的域代码，单击鼠标右键，然后选择“更新域”、“编辑域”或“切换域代码”命令，对域进行操作。 (2)使用键盘插入 如果你对域代码比较熟悉，或者需要引用他人设计的域代码，使用键盘直接输入会更加快捷。其操作方法是:把光标放置到需要插入域的位置，按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{ }”。接着将光标移动到域特征代码中间，按从左向右的顺序输入域类型、域指令、开关等。结束后按键盘上的F9键更新域，或者按下Shift+F9组合键显示域结果。 如果显示的域结果不正确，你可以再次按下Shift+F9组合键切换到显示域代码状态，重新对域代码进行修改，直至显示的域结果正确为止。 (3)使用功能命令插入 由于许多域的域指令和开关非常多，采用上面两种方法很难控制和使用。为此，Word 2003把经常用到的一些功能以命令的形式集成在系统中，例如“拼音指南”、“纵横混排”、“带圈文字”等。用户可以像普通Word命令那样使用它们。 3.域的管理 (1)快速删除域 插入文档中的“域”被更新以后，其样式和普通文本相同。如果你打算删除某个或全部域，查找起来有一定困难(特别是隐藏编辑标记以后)。此时按下Alt+F9组合键可以显示文档中所有的域代码(反复按下Alt+F9组合键可在显示和更新域代码之间切换)，然后单击“编辑?查找”菜单命令，在出现的对话框中单击“高级”按钮，将光标停留在“查找内容”框中，单击“特殊字符”按钮并从列表中选择“域”(^P进入“查找内容”框)。单击“查找下一处”按钮就可以找到文档中的域，找到之后将其选中再按下Delete键即可删除。 (2)修改域 修改域和编辑域的方法是一样的，你对域的结果不满意可以直接编辑域代码，从而改变域结果。按下Alt+F9(对整个文档生效)或Shift+F9(对所选中的域生效)组合键，可在显示域代码或显示域结果之间切换。当切换到显示域代码时，就可以直接对它进行编辑，完成后再次按下Shift+F9组合键查看域结果。 (3)取消域底纹 默认情况下，Word文档中被选中的域(或域代码)采用灰色底纹显示，但打印时这种灰色底纹是不会被打印的。如果你不希望看到这种效果，可以单击“工具?选项”菜单命令，在出现的对话框中单击“视图”选项卡，从“域底纹”下拉列表中选择“不显示”选项即可。 (4)锁定和解除域 如果你不希望当前域的结果被更新，可以将它锁定。具体操作方法是:鼠标单击该域，然后按下Ctrl+F11组合键即可。如果你想解除对域的锁定，以便对该域进行更新。只要单击该域，然后按理Ctrl+Shift+F11组合键即可。 (5)解除域链接 110 如果一个域插入文档之后不再需要更新，可以解除域的链接，用域结果代替域代码即可。你只需要选中需要解除链接的域，按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。 二、域速查一览 1.编号 (1)AutoNum域 语法:{ AUTONUM } 用途:将段落顺序编号。 选项: 开 关 说 明 \s 定义分隔字符 (2)AutoNumLgl域 语法:{ AUTONUMLGL [Switches] } 用途:对法律和技术类出版物自动进行段落编号。 选项: 意 义 开 关 \e 显示无句点的法律式编号 (3)AutoNumOut域 语法:{ AUTONUMOUT } 用途:自动以大纲样式对段落进行编号。 (4)Barcode域 语法:{ BARCODE \u "LiteralText" 或 Bookmark \b [Switches ] } 用途:插入邮政条码(美国邮政局使用的机器可读地址形式)。它既可以插入POSTNET(收信人点条码)，也可以插入“外表识别标记”(或称为FIM)。 选项: 指 令 意 义 "LiteralText" 或Bookmark 收信人地址和邮政编码。后面跟\b开关时，书签可以替代 LiteralText。另外，LiteralText也可以是嵌套域的结果 开 关 说 明 \b 前接一个书签时，使用书签定义的地址中的邮政编码信息 \f "letter" 插入“外表识别标记”(FIM)，由字母指定回邮标记的类型:"A"插入一个礼节性回邮标记;"C" 插入一个商业回邮标记。要打印FIM-A和FIM-C标记，必须有POSTNET条码 \u 表示条码是美国的邮政地址 (5)Bookmark和Ref域 语法:{ [REF] Bookmark [Switches] } 111 用途:插入指定的书签所代表的文字或图形，而且活动文档中必须有该书签的定义。要插入其他文档中的用书签标记的文字或图形，可以使用INCLUDEPICTURE或INCLUDETEXT域。 选项: 指 令 意 义 Bookmark 书签名。如果书签所标记的文字包含段落标记，则BOOKMARK域之前的文字将使用书签中段落的格式 开 关 说 明 \f 增加书签所标记的脚注、尾注或批注序号并插入对应的注释或批注文字 \h 创建到用书签标记的段落的超级链接 \n 域将以无后续句点形式显示交叉引用段落的完整的段落编号 \p 使域使用“见上方”或“见下方”形式显示其相对于源书签的位置 \r 将书签标记段落的无后续句点形式的完整段落编号插入相关文字或相对于编号方案中的位置 \t 与\n、\r 或\w开关连用时，使REF域屏蔽非分隔符或非数字文字 \w 插入用书签标记的段落的段落编号，此编号会反映该段落在文档全部上下文中的位置 (6)ListNum域 语法:{ LISTNUM "Name" [Switches] } 用途:在段落中的任意位置插入一组编号。 选项: 指 令 解 释 Name 将LISTNUM域与指定的列表关联 开 关 说 明 \l 指定在列表中的级别，忽略域的默认动作 \s 指定此域的初始值。请使用整数值 (7)Page域 语法:{ PAGE [\* Format Switch ] } 用途:在PAGE域所在处插入页码。 选项: 开 关 说 明 \*FormatSwitch 可选开关，该开关可替代在“页码格式”对话框的“数字格式”框中选择的数字样式。要改变页码的字符格式，可修改“数字格式”框中的字符样式 (8)RevNum域 112 语法:{ REVNUM } 用途:插入文档的修订次数，该信息来自“文件”菜单的“属性”对话框中的“统计信息”选项 卡。 (9)Section域 语法:{ SECTION } 用途:插入当前节的编号。 (10)SectionPages域 语法:{ SECTIONPAGES } 用途:插入一节的总页数。使用该域时，必须将第一节之后每一节的页从1开始重新 编号。 (11)Seq (Sequence) 域 语法:{ SEQ Identifier [Bookmark ] [Switches ] } 用途:对文档中的章节、表格、图表和其他项目按顺序编号。 选项: 开 关 说 明 \c 重复上一个序列号 \h 隐藏域结果 \n 为指定项目插入下一个序号 \r n 将序号重置为指定的值 n \s 在“s”后的标题级别处重新设置序号 2.等式和公式 (1)Advance域 语法:{ ADVANCE [Switches ] } 用途:将ADVANCE域后面的文字的起点向上、下、左、右或指定的水平或垂直位置 偏移。 选项: 开 关 说 明 \d 下移指定的磅数 \u 上移指定的磅数 \l 左移指定的磅数 \r 右移指定的磅数 \x 指定距栏、图文框或文本框的左边界的距离 \y 移至相对于当前行的指定垂直位置 (2)Eq域 语法:{ EQ Switches } 113 用途:生成数学公式。 选项: 开 关 说 明 数组开关:\a() 绘制一个二维数组 括号:\b() 用括号括住单个元素 位移:\d() 将下一个字符向左或右移动指定磅数 分数:\f(,) 创建分数 分数:\i(,,) 使用指定的符号或默认符号及三个元素创建积分 列表:\l() 将多个值组成一个列表，列表可作为单个元素使用 重叠:\o() 将每个后续元素打印在前一元素之上 根号:\r(,) 使用一个或两个元素绘制根号 上标或下标:\s() 设置上下标 方框:\x() 在元素四周绘制边框 (3)Symbol域 语法:{ SYMBOL CharNum [Switches] } 用途:插入ANSI字符集中的单个字符或一个字符串。 选项: 指 令 说 明 CharNum 与ANSI代码对应的字符、或其十进制或十六进制值。其中十六进制值必须用0xn这样的格式，即在该十六进制值数n之前加0x(零后面跟一个字母x) 开 关 说 明 \f "字体名" 要插入的字符所用的字体，字体名必须括在引号中。如果没有该开关，字符用SYMBOL域代码所用的字体 \h 插入符号而不影响段落的行距。在用该开关插入大符号时，该符号上部的文字可能会被覆盖 以磅为单位指定字体的尺 \s 磅 \u 指定字符为Unicode 3.链接和引用 (1)AutoText域 语法:{ AUTOTEXT AutoTextEntry } 用途:插入指定的“自动图文集”词条。 选项: 指 令 意 义 AutoTextEntry 需要插入文档的“自动图文集”词条 114 (2)AutoTextList域 语法:{ AUTOTEXTLIST "LiteralText" \s [StyleName] \t ["TipText"] } 用途:为活动模板中的“自动图文集”词条创建下拉列表。列表会随着应用于“自动图文集”词条的样式而改变。 选项: 指 令 意 义 "LiteralText" 在用户显示下拉菜单前，在文档中显示的文字 StyleName 在列表中显示“自动图文集”词条使用的样式名。它可以是段落样式或字符样式 "TipText" 当鼠标指针停留在域结果上面时，屏幕提示中显示的文字 开 关 说 明 \s 指定列表包含基于特定样式的词条。没有此开关时显示的样式为当前段落样式的“自动图文集”词条。如果当前样式没有相应词条，则显示所有“自动图文集”词条 \t 指定在屏幕提示中显示的特定文字，以替代默认的提示文字 (3)Hyperlink域 语法:{ HYPERLINK "FileName" [Switches ] } 用途:插入带有提示文字的超级链接，可以从此处跳转至其他位置。 选项: 指 令 意 义 "Filename" 要跳转到的目标的位置。如果其中包含较长的带空格文件名，请用引号引起来，并用双反斜杠替代单反斜杠指定路径 开 关 说 明 \l 指定此超级链接跳转到的文件中的位置 \m 为服务器端图像映射添加超级链接的坐标 \n 使目标位置信息在新窗口打开 \o 指定超级链接的屏幕提示文字 \s 指定跳转位置，但此位置没有命名。以拖动信息方式创建的超级链接会出现此开关 \t 指定将链接重新定向进的目标。使用此开关可以创建从框架页指向要显示在该框架之外的页面的链接 (4)IncludePicture域 语法:{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches] } 用途:插入指定的图形。 选项: 指 令 意 义 "FileName" 图形文件名称和位置 115 \c Converter 标识所需的图形过滤器 \d 图形数据不随文档保存以减小文件长度 (5)IncludeText域 语法:{ INCLUDETEXT "FileName" [Bookmark ] [Switches] } 用途:插入命名文档中包含的文字和图形。注意:可以插入整篇文档;如果是Word文档，可以只插入由书签引用的部分。 选项: 指 令 意 义 "FileName" 文档名称和位置 Bookmark 书签名，引用文档中要包含的部分 开 关 说 明 \c ClassName \! 禁止 Word 更新插入文字中的域，除非此域先在源文档中得到更新 (6)Link域 语法:{ LINK ClassName "FileName" [PlaceReference ] [Switches ] } 用途:将从其他应用程序复制来的信息通过OLE链接到源文件。 选项: 意 义 指 令 ClassName 链接信息的应用程序类型 "FileName" 源文件的名称和位置 PlaceReference 标识源文件被链接的部分 开 关 说 明 \a 自动更新LINK域，删除此开关则使用人工更新 \b 链接对象作为位图插入 \d 图形数据不随文档保存，以减小文件长度 \h 以HTML文本格式插入链接对象 \p 链接对象作为图片插入 \r 以RTF格式插入链接对象 \t 以纯文本格式插入链接对象 (7)NoteRef域 语法:{ NOTEREF Bookmark [Switches] } 用途:插入用书签标记的脚注或尾注引用标记，以便多次引用同一注释或交叉引用脚注或尾注。 选项: 116 指 令 意 义 Bookmark 引用脚注或尾注引用标记的书签名。书签必须引用文档正文中的引用标记，而不是脚注或尾注窗口中的标记。如果不存在书签，必须创建一个 开 关 说 明 \f 插入引用标记和与脚注引用样式或尾注引用样式相同的字符格式 \h 插入指向用书签标记的脚注的超级链接 \p 插入脚注或尾注的相对位置。如果文档中书签之前有NOTEREF域，则其值为“见下方”。如果书签之后有NOTEREF域，则其值为“见上方”。如果NOTEREF域在书签之中，则返回一个错误 (8)PageRef域 语法:{ PAGEREF Bookmark [\* Format Switch ] } 用途:插入书签的页码，作为交叉引用。 选项: 开 关 说 明 \* Format Switch 可选开关，该开关可替代在“页码格式”对话框的“数字格式”框中选择的数字样式 \h 创建指向用书签标记的段落的超级链接 \p 使域显示其相对于源书签的位置。当PAGEREF域不在当前页时使用字符串“on page #”。当PAGEREF域在当前页时，省略“on page #”并且只返回“见上方”或“见下方” (9)Quote域 语法:{ QUOTE "LiteralText" } 用途:将指定文字插入文档。 选项: 指 令 说 明 "LiteralText" 插入文档的文字。这些文字必须用引号括起来。并可包含除AUTONUM、AUTONUMLGL、AUTONUMOUT或SYMBOL外的其他任何域 (10)Ref域 语法:{ [REF] Bookmark [Switches] } 用途:插入指定的书签。 选项: 开 关 用 途 \f 增加书签所标记的脚注、尾注或批注编号并插入相应的注释或批注文字 \h 创建一个指向有书签标记的段落的超链接 \n 使该域显示所引用段落的完整段落编号，后面不跟句号。Word 将不显示上几级的 117 信息，除非该信息包含在当前级中 \p 用单词“见上方”或“见下方”显示该域相对于源书签的位置 \r 将书签标记段落的无后续句号形式的完整段落编号插入相关文字或相对于编号方案中的位置 \t 与 \n、\r 或 \w 开关连用时，使REF域屏蔽非分隔符或非数字文字 \w 插入用书签标记的段落编号，此编号会反映该段落在文档全部上下文中的位置 (11)StyleRef域 语法:{ STYLEREF StyleIdentifier [Switches ] } 用途:插入具有指定样式的文本。如果将STYLEREF域插入页眉或页脚，则打印出的是当前页上具有指定样式置的第一处或最后一处文本。 选项: 指 令 用 途 StyleIdentifier 要插入文本所具有样式名。该样式可以是段落样式或字符样式。如果样式名中包含空格，那么请用引号将其括起来 开 关 说 明 \l 插入当前页上最后一处具有指定样式的文本，而不是第一处具有该样式的文本。Word在当前页自下向上搜索该样式，而不是由上而下搜索(后者是默认值) \n 使该域显示引用段落的完整段落编号，后面不跟句点。Word将不显示上几级的信息，除非该信息包含在当前级中 \p 用单词“见上方”或“见下方”显示该域相对于源书签的位置 \r 插入用书签标记的段落的，在相关上下文(即按段落编号安排相关的上下文)中的完整段落编号，后面不跟句点 \t 在与\n、\r或\w等开关连用时，指示STYLEREF域删除非分隔符或非数字文本 \w 插入用书签标记的段落在整个上下文中的完整段落编号 4.日期和时间 (1)CreateDate域 语法:{ CREATEDATE [ \@ "Date-Time Picture"] } 用途:插入第一次以当前名称保存文档时的日期和时间。 选项: 指 令 意 义 \@" Date-Time Picture" 指定替代默认格式的日期和时间格式 (2)Date域 语法:{ DATE [ \@ "Date-Time Picture"] [Switches] } 用途:插入当前日期。 118 选项: 开 关 说 明 \l 插入日期，其格式为最后一次在“插入”菜单中的“日期和时间”对话框中选中的格式 \@ "Date-Time Picture" 指定替代默认格式的日期格式 (3)EditTime域 语法:{ EDITTIME } 用途:插入文档创建后的总编辑时间，以分钟为单位。它与“文件”菜单中的“属性”对话框“统计信息”选项卡中的时间一致。 (4)PrintDate域 语法:{ PRINTDATE \@ "Date-Time Picture" } 用途:插入上次打印文档的日期。 选项: 指 令 说 明 \@ "Date-Time Picture" 指定一种与默认格式不同的日期格式 (5)SaveDate域 语法:{ SAVEDATE [\@ "Date-Time Picture"] } 用途:用“文件”菜单中“属性”对话框的“统计信息”选项卡的信息(指其中“修订次数”一项)，插入文档最后保存的日期和时间。 选项: 指 令 说 明 \@ "Date-Time Picture" 指定一种与默认格式不同的格式 (6)Time域 语法:{ TIME [\@ "Date-Time Picture"] } 用途:插入当前时间。 选项: 指 令 意 义 \@ "Date-Time Picture" 指定一种不同于默认设置的时间格式 5.索引和目录 (1)Index域 语法:{ INDEX [Switches] } 用途:建立并插入一个索引。 选项: 开 关 说 明 \b 书签 为文档中由指定书签标记的部分建立索引 119 \c 列 在一页上建立多于一栏的索引 \d "分隔符" 与\s开关连用时，指定序列号与页码之间的分隔符(最多为五个字符) \e "分隔符" 指定索引项和页码之间的分隔符(最多为五个字符) \f "标识符" 只用指定类型的索引项建立索引 \g "分隔符" 指定表示页面范围时所用的分隔符(最多为五个字符) \h "标题" 在索引中按字母顺序排列的各组索引项之间插入具有“索引标题”样式的文本 \l "分隔符" 指定多页引用间的分隔符 \p "范围" 根据指定的字母生成索引 \r 把次索引项与主索引项放在同一行中 \s 其后跟有序列名时，将序列号添加到页码中 (2)RD域 语法:{ RD "FileName"} 用途:用来在根据TOC、TOA或INDEX域创建目录、引文目录、或索引时，识别要包含的文件。 选项: 指 令 说 明 "FileName" 创建目录、引文目录或索引时要加入的文件。如果路径中包含带空格的长文件名，那么请用引号将其括起来。指定路径时应用双反斜杠代替单反斜杠 (3)TA域 语法:{ TA [Switches ] } 用途:定义引文目录项的文本和页码 选项: 开 关 说 明 \b 为目录项的页码设置粗体格式 \c "Category" 指定目录项的类别，这是一个对应于“标记引文”对话框中“类别”框中的类别顺序的数字。此数字确定了引文在引文目录中的分组方式 \i 使目录项的页码显示为斜体 \l "Long" 为引文目录中的目录项定义长引文 \r Bookmark 由将由指定书签标记的页的页码范围作为该目录项的页码插入 \s "Short" 定义目录项的缩写形式 (4)TC域 语法:{ TC "Text" [Switches ] } 用途:定义显示在目录或表格、图表及其他类似项目的列表中的项目的文本和页码。 120 选项: 指 令 意 义 "Text" 作为目录项的文本 开 关 说 明 \f 类别 收集在特定目录列表中的目录项类别。可使用唯一的“类型”标识符(通常为 A - Z )标识来标识不同类型的列表项 \l 级别 TC 项目的项目级别。例如域{ TC "Entering Data" \l 4 }标记项目的级别为4，于是Word将内置样式“TOC4”应用于目录中的该项。如果没有指定级别，则采用级别1 (5)TOA域 语法:{ TOA [Switches ] } 用途:生成并插入引文目录。 选项: 开 关 说 明 \c "Category" 指定引文目录中要收集的目录项类别 \b Bookmark 只从指定书签所标记的文档部分收集目录项 \e "Separators" 指定分隔引文目录目录项及其页码的字符(最多五个) \f 在引文目录中取消目录项在文档中所具有的格式 \g "Separators" 指定分隔页面范围的字符(最多五个) \h 在引文目录中包含目录项的类别标题 \l 指定分隔多页引用的字符(最多五个) \p 以“各处”替换指向同一引文的五个或更多个页面引用 \s Identifier 在页码之前包含一个编号，例如事例编号或节号 \d "Separator" 同 \s 开关结合使用，指定分隔序号和页码的字符(最多五个) (6)TOC域 语法:{ TOC [Switches ] } 用途:建立一个目录。 选项: 开 关 作 用 \a 标识符 列出用“插入”菜单中的“题注”命令加上题注的项目，但省略题注标签和编号 \b 书签名 只收集用指定书签标记的那部分文档中的目录项 \c "SEQ 标识符" 列出表格、图表或其他用 SEQ(序号)域编号的项目 \f 项标识符 基于TC域建立目录 \h 超级链接 将目录项作为超级链接插入 \l 级别 建立的目录中只包含指定为特定级别的 TC 域 \n 级别 在目录中省略页码 121 \o "标题" 根据具有内置标题样式的段落建立目录 \p "分隔符" 指定目录项和页码之间的分隔符 \s 标识符 在页码前加入如章节号之类的号码。章节或其他项必须用SEQ域编号 \d "分隔符" 与 \s 开关连用时，指定用于分隔序号和页码的字符 \t "样式，级别, 样式，级别，,..." 根据样式不同于内置标题样式的段落建立目录 \w 在目录中保留制表符项 \x 在目录中保留换行符 \z 在 Web 版式视图中隐藏制表和页码 (7)XE域 语法:{ XE "Text" [Switches ] } 用途:为索引项定义文本和页码。 选项: 指 令 说 明 "Text" 要索引中显示的文本。要指明一个次索引项，需加入主索引项文本和次索引项文本，并用冒号(将其隔开 开 关 说 明 \b 将该索引项的页码设为加粗格式 " 定义索引项类型 \f "类型 \i 将索引项的页码设为斜体 \r 书签 插入由指定书签标记的页面范围的页码作为索引项的页码 \t "文本" 插入文本以代替页码 6.文档信息 (1)Author域 语法:{ AUTHOR [ "NewName" ] } 用途:插入文档作者的姓名。新文档或模板的作者名在“选项”对话框的“用户信息”选项卡中指定。 选项: 指 令 意 义 "NewName" 用来替代活动文档或模板中的作者姓名的可选文字。最长255个字符，必须放在引号中 (2)Comments域 语法:{ COMMENTS ["NewComments" ] } 用途:插入当前文档或模板的“文件”菜单中“属性”对话框“摘要信息”选项卡“备注”框中的内容。 122 选项: 指 令 意 义 "NewComments" 可选文字，用来替代“备注”框中的内容，最长255个字符 (3)DocProperty域 语法:{ DOCPROPERTY "Name "} ”菜单中的“属性”对话框中的文件信息。 用途:插入“文件 选项: 指 令 意 义 "Name" “属性”对话框中的属性。单击“插入”菜单中的“域”对话框中的“选项”按钮可以选择一种属性 (4)FileName域 语法:{ FILENAME [Switches] } 用途:插入文档文件名，此文件名 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 在“文件”菜单的“属性”对话框中的“常规”选项卡内。 选项: 开 关 说 明 \p 文件名包含文件位置(即路径) (5)FileSize域 语法:{ FILESIZE [Switches ] } 用途:插入按字节计算的文档大小。 选项: 开 关 说 明 \k 显示按千字节(K)计算的结果，取整为最接近的整数 \m 显示按兆字节(MB)计算的结果，取整为最接近的整数 (6)Info 域 语法:{ [ INFO ] InfoType ["NewValue"] } 用途:插入记录于“文件”菜单中的“属性”对话框中有关活动文档或模板的信息。 选项: 指 令 意 义 InfoType 属性类型 "NewValue " 可选信息，用于更新活动文档或模板的“属性”对话框。可以为下列属性指定新信息:AUTHOR、COMMENTS、KEYWordS、SUBJECT和TITLE (7)Keywords域 123 语法:{ KEYWordS ["NewKeywords" ] } 用途:插入活动文档或模板的“属性”对话框中“摘要信息”选项卡上“关键字”框内的内容。 选项: 指 令 意 义 "NewKeywords" 可选文字，用于替代“属性”对话框中“关键字”框的内容。最长255个字符，必须置于引号中 (8)LastSavedBy域 语法:{ LASTSAVEDBY } 用途:插入最后更改并保存文档的修改者姓名，该姓名来自“文件”菜单中的“属性”对话框的“统计信息”选项卡。 (9)NumChars域 语法:{ NUMCHARS } 用途:插入文档包含的字符数，该数字来自“文件”菜单的“属性””对话框中“统计信息”选项卡。 (10)NumPages域 语法:{ NUMPAGES } 用途:插入文档的总页数，该数字来自“文件”菜单的“属性”对话框中“统计信息”选项卡。 (11)NumWords域 语法:{ NUMWordS } 用途:插入文档的总字数，该数字来自“文件”菜单的“属性”对话框中“统计信息”选项卡。 (12)Subject域 语法:{ SUBJECT ["NewSubject"] } 用途:插入“摘要信息”选项卡“主题”框的内容。 选项: 指 令 意 义 "NewSubject" 可选文本，用于替换活动文档或模板“主题”框中的内容。最多可以有255个字符，必须用引号括起来 (13)Template域 语法:{ TEMPLATE [Switches ] } 用途:插入文档模板的文件名，该信息来自“文件”菜单中“属性”对话框的“摘要信息”选项卡。 开 关 作 用 \p 在文件名中包括文件位置(即路径) (14)Title 域 124 语法:{ TITLE ["NewTitle"] } 用途:插入“摘要信息”选项卡“标题”框的内容。 语法: 指 令 意 义 "NewTitle" 可选文本，用于替换活动文档或模板“属性”对话框中的当前标题的，而且不能超过255个字符 7.文档自动化 (1)Compare域 语法:{ COMPARE Expression1 Operator Expression2 } 用途:比较两个值，如果比较结果为真，则显示“1”，如果为假，则显示“0”。 选项: 指 令 意 义 Expression1 Expression2 要比较的值或表达式。表达式可以是书签名、文字串、数字、能够返回一个值的嵌套域或数学公式 Operator 比较操作符。请在每个操作符前后各插入一个空格 操 作 符 描 述 = 等于 <> 不等于 > 大于 < 小于 >= 大于等于 <= 小于等于 说明:如果操作符是=或<>，则可以在Expression2中用问号(?)表示任意单个字符，或用星号(*)表示任意字符串。表达式必须在引号内，以作为字符串进行比较。如果Expression2中用了星号，Expression1中对应于星号的部分加上Expression2中其余字符，总共不能超过128个字符。 (2)DocVariable域 语法:{ DOCVARIABLE "Name" } 用途:插入赋予文档变量的字符串。每个文档都有一个变量集合，可用VBA(Visual Basic for Applications)编程语言对其进行添加和引用。可用此域来显示文档中文档变量内容。 选项: 指 令 意 义 "Name" 文档变量名 (3)GoToButton域 125 语法:{ GOTOBUTTON Destination DisplayText } 用途:插入跳转命令，以方便查看较长的联机文档。 选项: 指 令 意 义 Destination 书签、页码或脚注或批注等 字 母 说 明 节 s l 行 f 脚注 a 批注 字母后的数字并不指该项的实际编号。例如“f4”指文档中第四个脚注，与引用标记的编号无关 DisplayText 显示为“按钮”的文字或图形。可以在此使用结果为文字或图形的域，如BOOKMARK或INCLUDEPICTURE。域结果中文字或图形必须在一行中 (4)If域 语法:{ IF Expression1 Operator Expression2 TrueText FalseText } 用途:比较二值，根据比较结果插入相应的文字。如果用于邮件合并主文档，则IF域可以检查合并数据记录中的信息，如邮政编码或帐号等。例如，可只发信给某市的客户。 选项: 指 令 意 义 Expression1、Expression2 要进行比较的值或表达式(可以是书签名、字符串、数字、返回一个值的嵌入域或数学公式) Operator 比较操作符(其前后必须各插入一个空格) 操 作 符 说 明 = 等于 <> 不等于 > 大于 < 小于 >= 大于或等于 <= 小于或等于 TrueText、FalseText 比较结果为真时得到TrueText，为假时得到FalseText。如果没有指定假文字而比较结果为假，则IF域没有结果 (5)MacroButton域 语法:{ MACROBUTTON MacroName DisplayText } 用途:插入宏命令。 126 选项: 指 令 意 义 MacroName 双击域结果时运行的宏名。活动文档模板或通用模板中必须有要运行的宏 DisplayText 显示为“按钮”的文字或图形。可使用结果为文字或图形的域，如BOOKMARK或INCLUDEPICTURE。在域结果中，文字或图形必须在一行内，否则会出错 (6)Print域 语法:{ PRINT "PrinterInstructions" } 用途:将打印控制代码字符发送到选定的打印机，Word只有在打印文档时才显示结果。 说明:只有在用PostScript打印机或Hewlett-PackardLaserJet打印机时，PRINT域才能很好地发挥作用。如果使用其他类型的激光打印机，则可能无法正常工作。如果使用点阵打印机，PRINT域只有当该打印机支持PassThrough命令时才能正常工作。 8.用户信息 (1)User Address域 语法:{ USERADDRESS ["New Address"] } 用途:插入“用户信息”选项卡“通讯地址”框中的地址。 选项: 指 令 说 明 "New Address" 插入指定地址，而不使用“用户信息”选项卡中的地址。可将地址输在一行中，也可用Enter或Shift，Enter组合键来分隔地址的各行 (2)User Initials域 语法:{ USERINITIALS ["New Initials"] } 用途:插入从“用户信息”选项卡“缩写”框中得到的缩写。 选项: 指 令 意 义 "NewInitials" 插入指定的姓名缩写，而不使用“用户信息”选项卡中的缩写。新缩写不改变“用户信息”选项卡中的内容 (3)UserName域 语法:{ USERNAME ["NewName"] } 用途:插入从“用户信息”选项卡“姓名”框中得到的用户姓名。 选项: 指 令 说 明 127 "NewName" 插入指定的姓名，而不使用“用户信息”选项卡中的姓名。新姓名不改变“用户信息”选项卡中的内容 9.邮件合并 (1)AddressBlock域 语法:{ ADDRESSBLOCK [Switches ] } 用途:插入邮件合并地址块。 选项: 开 关 说 明 \c 指定国家/地区格式。键入0(零)将一直不包括国家/地区;键入1会一直包括国家/地区;键入2则只在与\e的值不同时包括国家/地区 \e 指定地址块中要排除的国家/地区，当邮件既包括国内又包括国外收件人时，此开关很有用处 \f 通过提供合并域占位符模板，指定名称和地址的格式 \l 指定用于设置地址格式的语言标识号 (2)Ask域 语法:{ ASK Bookmark "Prompt" [Switches ] } 用途:提示输入信息并指定一个书签代表输入的信息。 选项: 指 令 意 义 Bookmark 分配给应答信息的书签名 "Prompt" 显示在对话框中的提示文字，例如“请输入您的姓名:” 开 关 用 途 \d “Default ” 指定用户没有在提示对话框中键入应答信息时，使用的默认应答信息 \o 指定了在邮件合并主文档中使用该域时，只显示一次提示信息，而不是每次合并新的数据记录都显示提示 (3)Compare域 语法:{ COMPARE Expression1 Operator Expression2 } 用途:比较两个值，如果比较结果为真，则显示“1”，如果为假，则显示“0”(零)。在 = (Formula) 域中可使用该域以及AND和OR函数来创建复合逻辑表达式，然后在IF域中使用 = (Formula) 域的结果。 (4)Database域 语法:{ DATABASE [Switches] } 用途:在Word 表格中插入一个数据库查询的结果。如果列数大于等于62，DATABASE域将查询结果分列(用制表符分隔)插入。该DATABASE域含有连接数据库、并执行“结构查询语言”(SQL)查询所需的所有信息。 128 选项: 开 关 说 明 " 指明由\l开关指定的表格格式的哪些属性将应用于表格。如果\l开关为空，\b "求和 那么\b开关的值必须为16，即“自动匹配”。可使用下列值的任意组合来指定该开关的值 开 关 值 指定格式属性 0 无 1 边框 2 底纹 4 字体 8 颜色 16 自动匹配 32 标题行 64 最后一行 128 第一列 256 最后一列 \c "连接信息" 指定与数据的连接 \d "位置" 数据库的路径和文件名 \f "开始编号" 指定要插入的第一个数据记录的记录号 \h 把数据库的字段名作为列标题插入结果表格 \l "格式# " 对数据库查询结果使用“表格自动套用格式”对话框(该对话框位于“表格”菜单中)中的一种格式。“格式#”数字由对话框中所选的表格格式决定。如果使用了该开关并且\b开关未指明表格属性，那么Word将插入一个无格式表格 \s "SQL" SQL指令。指令中每个引号标记前必须插入一个反斜杠(\) \t "结束编号" 指定要插入的最后一个数据记录的记录号 (5)Fillin域 语法:{ FILLIN ["Prompt"] [Switches] } 用途:提示用户输入文字。用户的应答信息会打印在域中。 选项: 开 关 说 明 \d "Default " 当用户没有在提示对话框键入任何信息时，指定的默认应答信息 \o 在邮件合并过程中只提示一次，而不是每次合并新数据记录都提示。在每篇结果合并文档中都插入相同的应答信息 (6)GreetingLine域 语法:{ GREETINGLINE [Switches ] } 129 用途:插入邮件合并问候语。 选项: 开 关 说 明 \e 如果数据源的域名为空，则指定包括在合并域中的文本 \f 指定包括在域中的格式名称 \l 指定用于设置地址格式的语言标识号，默认的语言标识号是文档中的一个字符的语言的标识号 (7)If域 语法:{ IF Expression1 Operator Expression2 TrueText FalseText } 用途:比较两数值，并根据比较结果插入相应文字。 选项: (8)MergeField域 语法:{ MERGEFIELD FieldName } 用途:在邮件合并主文档中将数据域名显示在“《》”形的合并字符之中。 选项: 指 令 意 义 FieldName 所选数据源的域名记录中所列数据域名。域名必须完全符合域名记录中的域名 (9)MergeRec域 语法:{ MERGEREC } 用途:将 ERGEREC 显示为一个域结果。在一个邮件合并主文档中使用该域可在合并的各个文档中打印相应的合并数据记录的编号。 (10)MergeSeq域 语法:{ MERGESEQ} 用途:统计域与主控文档成功合并的数据记录数。 (11)Next域 语法:{ NEXT } 用途:指示Word将下一个数据记录合并到当前生成的合并文档中，而不是重新开始一个新的合并文档。 (12)NextIf域 语法:{ NEXTIF Expression1 Operator Expression2 } 用途:比较两个表达式，如果比较结果为真，则Word把下一条数据记录合并到当前合并文档中。主文档中NEXTIF域后面的Merge域由下一个数据记录的值所代替，而不是当前的数据记录;如果比较结果为假，则Word将下一个记录合并到一个新的合并文档中。 (13)Set域 130 语法:{ SET Bookmark "Text" } 用途:定义指定书签名所代表的信息。 选项: 指 令 说 明 Bookmark 要用来代表信息的书签名 "Text" 书签所代表的信息。文本需用引号括起来，数字不必用引号括起来。此信息可为嵌套域的结果 (14)SkipIf域 语法:{ SKIPIF Expression1 Operator Expression2 } 用途:SKIPIF域可以比较两个值。如果比较结果为真，那么SKIPIF取消当前合并文档，移至数据源的下一条数据记录，并开始一个新的合并文档。如果比较结果为假，那么Word将继续处理当前合并文档。 三、域应用实例详解 1.插入“题注” 文档中经常需要插入图片、公式和图表等对象，传统的手工编号方法仅仅适用于小型文档。如果文档中的此类对象很多，执行增删操作之后需要修改大部分编号，很容易发生错、漏等问题。利用“题注”功能可以提高编号更新的效率。 (1)新建标签 单击“插入?引用?题注”菜单命令，即可打开“题注”对话框，其中内置的“标签”(即编号的前缀)仅有“表格”、“公式”和“图表”。假如我们需要的标签是“图”，可以单击“新建标签”按钮，在出现的对话框中输入“图”，确定以后即可在“标签”下拉列表中看到它。如果你不再需要“标签”下拉列表中的某一项，只需选中它之后，单击“删除标签”按钮就可以将其删除。 假如你的图片编号(后缀)需要采用其他格式，如一、二、三等类型。可以单击“题注”对话框中的“编号”按钮。在出现的对话框中的“格式”下拉列表中选择你需要的编号样式。如果图片编号需要包含章节号，你只需选中“章节号”选项，然后在下面的列表中选择“章节起始样式”和分隔符样式。 (2)自动插入题注 当你在文档中插入图片(或其他对象)以后，Word就会根据设置自动将“题注”(图片编号)放到指定位置。单击“题注”对话框中的“自动插入题注”按钮，在出现的对话框中根据需要选中其中列出的若干对象。然后打开“使用标签”和“位置”下拉列表，选择自动插入时使用的标签和题注所在位置。 假如你选中了“自动插入题注”对话框中的“Microsoft Word图片”，只要你在Word文档中插入图片。Word即会按照设置自动将编号放入特定位置。当你再次执行图片插入操作以后，图片编号的前缀不变、后缀顺序增加，并按原来的设置自动插入文档。这种方法适用于把图片直接插入文档的场合。 131 (3)手动插入题注 如果用户没有设置“自动插入题注”，可以在文档中找到插入图片编号的位置。打开“插入题注”对话框，选择“标签”样式后单击“确定”按钮，图片编号就会插入光标所在位置。再次执行上述操作，编号同样按前缀不变、后缀顺序增加的原则插入。此法比较适用于图片没有插入文档，但是需要在文档中标注图片编号的场合。 (4)调整图片编号 图片插入文档以后，会发生增加或删除的情况。如果你在原来的编号之间插入了新的图片，Word会自动进行调整，使编号符合顺序排列的原则。假如你在图16后插入了一幅新的图片，则Word会自动将其命名为图17，并将原来的图17修改为图18，以此类推自动完成编号的整体调整。 假如你删除了文档中的某幅图片，只需将对应的编号删除。然后选中已删除编号前(后)某个图片编号，单击鼠标右键，在出现的菜单中选择“选择格式相似文本”命令，将文档中的所有图片编号选中。再次单击鼠标右键，在出现的菜单中选择“更新域”命令，所有图片编号就会自动顺序调整。 注意:“题注”不仅可以为文档中的图片编号，还可以为公式、图表、表格等对象编号，只要编号的前缀不同，编号就是相互独立的。例如文档中可以出现“图1”、“图2”和“公式1”、“公式2”之类编号格式，但它们是前缀不同的两个系列的编号。 2.交叉引用题注 编写论文、报告之类的文档，往往需要反复提及公式、图表之类的对象。如果遇到这些内容都采用重复输入的方法，不仅浪费时间而且不利于对象的更新。使用“交叉引用”就可以避免这类问题，下面以公式为例说明它的使用方法。 假如我们在文档中插入了一个表格，可以按前面介绍的办法给它设置一个编号(例如“表格1”)。而在后面的文档中需要出现“请参见表格1”字样，就可以使用交叉引用。 (1)插入交叉引用题注 首先把光标放置在“请参见”后面，单击“插入?引用?交叉引用”菜单命令，打开“交叉引用”对话框。单击“引用类型”下拉列表，选择你需要引用的对象类型，这里应该选择“表格”。单击“引用内容”下接列表，该列表中提供了“整项题注”、“只有标签和编号”、“只有题注文字”和“页码”等选项。对公式等对象来说，如果选择了“整项题注”，则公式和它的编号(即“题注”)会同时插入当前光标位置;如果选择“只有标签和编号”，则“表格1”这种形式的引用就会插入当前光标位置;选择“只有题注文字”以后，则“表格1”后面输入的一些说明性文字，例如“该表格制作于2003年8月18日”，那么交叉引用就会把这些文字(段落标记之前的)插入当前光标位置;选择“页码”以后，则“表格1”所在的页码就会插入当前光标位置。 “交叉引用”对话框还有一个“插入为超级链接”选项，如果选中该项以后把交叉引用插入文档，那么用户可以按下Ctrl键，单击交叉引用文字，这时光标就会跳转到引用的“题注”位置。例如插入“表格1”时选中了该选项，则按住Ctrl键单击交叉引用处的“表格1”，那么光标就会跳转到“题注”“表格1”前面，大大方便用户快速查看文档中的特定内容。 (2)管理交叉引用题注 132 交叉引用的内容不会自动更新，所以需要在文档定稿前手动更新。由于交叉引用题注使用的是“REF”域，所以它的删除、更新和编辑等，完全与前面介绍的域相同，这里就不再重复说明了。 注意:交叉引用只能引用位于同一文档中的对象，如果需要引用其他文档中的对象，首先请将文档合并到主控文档。 3.交叉引用标题 对于比较长的文档来说，用户往往需要查看某个标题或其下的内容，例如“参见2.交叉引用题注”之类，从而为读者的阅读提供更详细的线索。如果用户已经为文档的各级标题应用了标题样式，也就是为不同的标题设置了相应的级别，就可以在文档中交叉引用标题了。下面以交叉引用标题“2.交叉引用题注”为例，说明交叉引用标题的方法。 (1)插入交叉引用标题 打开“交叉引用”对话框。单击“引用类型”下拉列表，选择你需要引用的对象类型，这里应该选择“标题”。单击“引用内容”下拉列表，该下拉列表中提供了“标题文字”、“页码”、“标题编号”和“标题编号(无上下文)”等选项。 对“2.交叉引用题注”样式来说，如果选择“标题文字”，那么灰色(说明它是域)的“2.交叉引用题注”字样就会插入当前光标;在“引用内容”下拉列表中选择“页码”，并在“引用哪一个编号项”列表中选择好标题，单击“确定”按钮，所选中标题的页码就会出现在当前光标位置。“标题编号”、“标题编号(无上下文)”的用途与“页码”相似，它可以把“引用哪一个编号项”列表中所选择的标题编号插入当前光标位置(如果标题未使用Word提供的标题自动编号功能，则显示出来的标题编号是“0”)。 假如我们在交叉引用标题时选中了“插入为超级链接”选项，那么按住Ctrl键单击交叉引用标题，这时光标就会跳转到标题“2.交叉引用题注”的前面，其用途也是便于快速查看文档中的特定标题。 (2)管理交叉引用标题 从上面的介绍不难看出，交叉引用标题和交叉引用题注的本质是相同的，有关它的删除、更新和编辑请参照前文的介绍。 (3)其他交叉引用对象 除了上面介绍的这几种交叉引用对象以外，书签、脚注和尾注等也可以作为交叉引用的对象。其中脚注和尾注用来给文档中的文本提供解释、批注以及参考资料。一般脚注用于对文档内容进行注释说明，而尾注则用来说明文档所引用的文献。书签则是加以特别标识和命名的位置或文本，以便在需要的时候快速引用或定位，它与阅读普通书籍时使用书签的作用相同。用户可以使用书签标明需要重点阅读的文本，从而在需要时快速找到所在的位置(单击“编辑?定位”菜单命令)。 如果你的文档中插入了上述几种对象，打开“交叉引用”对话框的“引用类型”列表就可以看到它们。如果需要从文档的某处快速查看其他书签、脚注和尾注等，同样可以使用交叉引用，相关操作方法同上。 4.目录编制 133 对大型文档来说，目录是不可或缺的组成部分。它是文档中若干级别标题的列表，用户可以通过目录查阅文档主题和标题的页码，Word文档还可以通过目录实现文档的快速浏览。在Word中，我们可以利用域来实现自动编制和管理目录。 (1)设置标题级别 样式是应用于文本的一系列格式(字体、字号和标题级别等)的集合，它是快速设置文本格式和生成目录必不可少的工具，设置标题的大纲级别使用“样式”最为快捷。如果文档中以 2等编号开头的是二级标题，则设置标题样式(级别)一、二等编号开头的是一级标题，1、 的方法有以下几种: 把光标放入一、二等编号开头的标题，打开“格式”工具栏中的“样式”下拉菜单，选中其中的“标题1”选项。重复上述操作，将其他一级标题全部设置为“标题1”。接着按相同方法，给文档中的二级标题应用“标题2”样式，以此类推。全部标题的样式设置完成后，你就可以看到每个标题前面有一个小黑点。只有这样，Word提供的目录编制功能才能生效。 如果你经常使用几种固定的标题样式，但是模板中的样式又不符合要求，可以对模板或正在使用的样式进行修改。最简单的方法是单击“格式”工具栏中的“样式和格式”按钮，在打开的“样式”任务窗口中选中某种标题样式，单击其右边的下拉按钮打开菜单，选择“修改”命令，就可以打开“修改样式”对话框进行修改，修改完毕，存为模板文件即可。限于篇幅，这里就不介绍具体操作方法。 (2)建立目录 建立目录前，你需要将光标插入建立目录的位置(一般位于文档大标题之后)。然后单击 索引和目录”菜单命令，打开“索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡，单击“格“插入?引用? 式”下拉列表，从中选择内置的目录样式，然后设置目录编制的级别。假如编制的目录需要显示出三级标题，则应在“显示级别”框中输入或选择“3”。设置完成，单击“确定”按钮，Word即会在指定地方建立灰色的目录。如图2所示。 上述对话框中，“显示页码”选项可以显示目录中各级标题所在的页码;“页码右对齐”选项可以使页码与右页边距对齐;“制表符前导符”选项可以选择连接标题文字与页码的圆点、实线或虚线;“使用超链接而不使用页码”选项，则为目录中的每一个标题创建超链接，用户按住Ctrl键单击标题即可跳转到文档中的相应位置。 (3)更新目录 如果目录建立之后文档的结构发生了变化，这就需要用户更新目录。单击“视图?工具栏?大纲”菜单命令，打开“大纲”工具栏，单击其中的“更新目录”按钮即可。或者直接按下F9键也可对目录进行更新。 (4)删除目录 如果你想删除已经建立的全部目录，可以按上面介绍的方法打开“大纲”工具栏，单击“转到目录”按钮。则目录中的所有标题都会被选中，此时只要按下Delete键就可以将目录全部删除。假如你要删除目录中的部分标题，只要把这些标题选中即可按相同方法删除。 5.编制索引 134 索引是按照一定分类标准和需要，把文档中的主要概念或名词术语摘录下来，标明它们的出处(即页码)，并且按一定顺序排列供读者查阅的资料。Word提供了为文档编制索引的功能。 (1)标记索引项 编制索引的第一步是标记文档中的名词、短语和符号之类的索引项，以便为标记索引提供对象。索引标记可以是文档中的一处，也可以是文档中相同内容的全部。如果标记了文档中同一内容的所有索引项，可选择一种索引格式并编制完成。此后Word将会自动收集索引项，按照字母顺序排序和引用页码，并自动查找或删除同一页中的相同项，然后在文档中显示索引。 这里以标记本文中的“域代码”为例。首先用鼠标选中文档内的“域代码”三个字，然后单击“插入?引用?索引和目录”菜单命令，在出现的对话框中单击“索引”选项卡。单击“标记索引项”按钮，在出现的对话框中单击“标记”按钮。此时，文中的“域代码”后将出现“{XE "域代码"}”标记，单击工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮，可以隐藏或显示“XE "域代码"”标记。假如需要标记文中出现“域代码”三个字的所有位置，可以单击“标记索引项”对话框中的“标记全部”按钮，这样文中出现“域代码”的位置都会出现“XE "域代码"”标记。 (2)提取标记索引 当文档中的名词、短语等索引项被标记之后，就可以提取所标记的索引了。把光标插入文档最后的一个空白行位置，单击“插入?引用?索引和目录”命令，一个索引就出现在光标位置。如果单击了对话框中的“标记全部”按钮，则会标记出索引的名词或短语出现的页码，并且按照索引项的笔画或拼音进行排序，便于读者按照索引的提示查找相关内容。 (3)更改索引格式 当文档中的索引被提取出来以后，如果要对已经生成的索引格式进行更改，可以把光标放入索引所在的行或其下面一行。单击“插入?引用?索引和目录”命令，打开对话框以后在“索引”选项卡中选择以下内容: “页码右对齐”选项可以使页码与右页边距对齐;“制表符前导符”选项可以选择索引项和页码之间的实线、虚线等符号;“缩进式”选项可以在主索引项下方列出次索引项，“接排式”选项则将次索引项与主索引项置于同一行;“栏数”选项将索引设置为用户输入数字所确定的栏数，如果想使索引的栏数与文档中的栏数相同，可以选择“自动”;“语言(国家/地区)”选项供用户选择用于索引的语言，你只需打开列表进行选择即可;单击“修改”按钮，可以打开“样式”对话框修改索引使用的样式。 (4)更新索引 为避免重复劳动，建议用户在文档编辑完成之后进行索引。如果此后对文档进行了修改，原索引就不准确了，这就需要更新索引。用鼠标单击要更新的索引，按下F9键进行更新。但是整个索引更新之后，将会丢失更新前完成的索引或添加的格式。 (5)标记特殊符号 假如你需要把$、@、*之类的符号标记为索引项。首先需要选中该符号，然后按上面介绍的方法打开“标记索引项”对话框，所选中的符号就会出现在“主索引项”框中，你只要紧接 135 该符号输入“;#”，最后单击“标记”按钮即可。 6.编制图表目录 图表目录是Word为文档中的图表、公式等编制的目录，为读者阅读和查找图表、公式提供相关线索。下面介绍图表目录编制的主要过程。 (1)创建“题注” 在为文档中的图表、公式等编制目录之前，首先要为这些对象创建“题注”，具体操作请读者参看上文的介绍。 (2)编制目录 把光标插入需要编制图表目录的位置，单击“插入?引用?索引和目录”菜单命令，打开“索引和目录”对话框，单击“图表目录”选项卡。单击的“选项”按钮打开“图表目录选项”对话框，假如你需要使用“题注”以外的其他样式建立图表目录，可以选中“样式”复选项，然后在右边的下拉列表中选择样式。 上述对话框中，“显示页码”选项可以显示目录中各目录项(即图表、公式等的题注)的 页码;“页码右对齐”选项可以将页码显示在各目录项的旁边;“制表符前导符”选项可以选择目录项与页码之间添加的圆点、实线或虚线。 打开“格式”下拉列表可以选择要应用于图表目录内置格式，然后可以在“预览”框中显示它的效果。假如你要创建一种自定义格式，应当选中“来自模板”选项，然后单击“修改”按钮，在“样式”对话框中修改图表目录的样式。 打开“题注标签”下拉列表，选择要编排在图表目录中的“题注标签”类型，例如为图表编制目录时应该选择“图表”。如果选择列表中的“无”，则目录中的“图表”、“公式”等字样就会变成“题注”。 选中“包括标签和编号”选项，以后图表目录就会包括题注，即“图表”和“公式”等字样及其所在的页码。 完成设置，单击“确定”按钮就会在当前光标位置生成图表目录，按住Ctrl键单击某个目录光标就会跳转到某个目录项(例如“图表1”)的前面，实现通过目录对项目的快速访问。 四、利用域代码实现个性化功能 Word除了以功能命令的方式使用域以外，用户还可以使用域代码实现许多个性化功能。 1.设置特殊页码 (1)一页两版文档的页码设置 机关的公文和学校的试卷页面一般分为两栏，每栏算作文档的一页并在其下方印刷页码和页数。 假如你想让页码和页数的计算“自动化”，可以将光标插入第一页(其实是第一页的左栏)下面的“第页”中间。按下Ctrl+F9组合键2次插入域特征字符“{{}}”，然后输入“={Page}*2-1}”。按照相同方法，在第二页(其实是第一页的右栏)下面输入“{={Page}*2}”。 以后凡是页面左边一栏下面的页码，均按“{={Page}*2-1}}”的格式输入;而页面右面一栏下面的页码，则按“{={Page}*2}”的格式输入。即奇数栏下面的页码等于当前页数乘2减1，而偶数栏下面的页码等于当前页数乘2。当页码全部输入完毕后，选中页脚中的任意一个页 136 码，用鼠标右键单击并在出现的菜单中选择“更新域”命令，即可在每页的“第页”内显示正确的页码。 如果你要在“共页”直接插入总页数，可以按上面介绍过的方法在“共页”中间插入“{={SectionPages}*2}”，当你执行“更新域”操作后，即可显示“共x页”字样。 (2)同一页面的两种页码设置 报告或论文集是由许多篇文档汇集而来，既需要说明某一页在当前文档中的页码，又需要说明该页在整个文集中的页码，这就出现了同一页面设置不同页码的情况，利用域很容易解决这个问题。 假如某文档在文集中的起始页码为66(即自身的页码序列是1)，那么它在文集中的页码和在文档中的页码可以按以下步骤设计: 首先单击“视图?页眉和页脚”菜单命令，然后在页面中让光标停留在页眉处，输入“第页”。将光标移动到“第页”中间按下Ctrl+F9键输入“{ }”，接着在{ }中间输入“Page”，按下Shift+F9组合键即可获得该页在文档中的页码设置。 接下来把光标移动到页脚，先输入“总第页”字样，在把光标移动到“页”字前面。连续按下Ctrl+F9组合键2次插入域特征字符“{{}}”。然后把域代码写成“{=65+{Page}}”，更新后即 ”。 可获得该页在文集中的页码“总第66页 只要文集中的每一篇文档都照此办理，就可以每一页在文档中的页码以及在文集中的页码了。 2.显示文档信息 (1)显示文档的名称和位置 在局域网或公用电脑上存储的文件往往很难知道它的保存位置，利用域代码就能很快显示出相应的信息。先将光标移动到需要显示文档名称和位置处，单击“插入?域”菜单命令，在出现的对话框中的“类别”下拉列表中选择“文档信息”选项，在“域名”下拉列表中选择“FileName”域。然后选中“域选项”下的“添加路径到文件名”选项，单击“确定”按钮即可在光标位置看到完整的文件名及其路径了。 注意:如果是一篇还处于编辑状态，并没有保存的文档，即使按上述方法操作也只能显示文档的名称，必须将它保存后在文档名称处单击鼠标右键，在出现的菜单中选择“更新域”命令方可正确显示文档名称和保存路径。 另外，你也可以在光标插入位置按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”，然后输入“FileName \p”域代码，按下Shift+F9组合键更新域，就可以看到文件名及其完整路径了。 (2)即时显示文档大小 假如你想在编辑文档时看到它的大小，可以在文档的页眉或其他位置输入“文档大小:K字节”字样，然后把光标移动到“K”字符前。按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”，然后输入“FileSize k”(“FILESIZE”后要输入一个空格)，其中“k”表示以千字节为单位来显示文档大小，最后选中已经输入的域代码更新即可看到结果。如果要以兆字节为单位来显示文档大小，只要把域代码中的开关由“k”改为“m”即可。 (3)显示文档中的字符数 137 编写文档过程中，用户常常需要及时了解文档的字符数。如果在文档中插入统计文档字符数的域代码，一旦文档的字符数量发生了变化，用户只要更新域即可显示出结果。先在光标位置输入“字符数:”字样，将光标移至冒号后按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”，然后输入“NumChars”，更新后即可看到当前文档的字符数。如果要在文档中显示文档的字数，只需在域特征字符内输入“NumWords”即可。 (4)显示文档模板名称和路径 任何一个Word文档都是建立在模板基础上的，Word允许用户创建和使用各种模板。如果在文档中显示所用的模板名称和路径，可以给文档管理和交流带来很大方便。在光标位置输入“文档模板名称和路径:”字样，将光标移至冒号后按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”，然后输入“Template \p”(开关“\p”表示显示模板文件的路径)，更新后即可看到当前文档模板的名称和路径。 (5)自动更新文档日期和时间 某些文档要求记录送交或打印的日期和时间，采取手工输入的方法不仅欠准确，而且操作也比较麻烦。为此，你可以在文档的某一位置插入“文档完成日期和时间:”字样，按下Ctrl+F9组合键插入两个域特征字符，并分别输入“Time \@ "yyyy'年'M'月'd'日'"”和“Time \@ "AMPMh时m分"”，更新后即可看到相应的效果。 采用上面的方法插入文档的日期和时间，如果希望每次打印时都能自动更新，可以单击“工具?选项”菜单命令，在出现的对话框中单击“打印”选项卡，把“打印选项”中的“更新域”选项选中即可。 3.信息输入自动化 (1)设置输入提示语 多人合作编写的文档定稿后需要输入姓名等文字，“Fill-in”域可以在文档中设置输入提示语，从而方便用户的输入。 单击“插入?域”菜单命令，在出现的对话框中先单击“类别”下拉列表，选择“邮件合并”选项，然后在“域名”列表中找到“Fill-in”。在对话框的“域属性”、“提示”框内输入“请填写姓名”之类的文字，选中“对提示的默认反应”选项，并在后面的框中输入相同 文字。单击“确定”按钮完成。 此后，用户可以单击“请填写姓名”，然后在其中输入指定的内容，完成后删除其中不需要的文字即可。也可以用鼠标右键单击“请填写姓名”，在出现的菜单中选择“更新域”就会弹出对话框让你输入具体内容。 (2)使用域代码给公式编号 许多人编辑文档中的公式一直采用手工编号方法，它的最大缺点是一旦增加或删除了公式，所有的编号就需要重新修改一遍。利用“Seq”域可以实现文档公式的自动编号，而且可以在文档的其他地方引用。 假如我们要在公式后面插入“(1)”这样的编号，可以采用以下方法:先输入括号并将光标放在其中间，然后按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”，输入“SEQ tp”。其中“tp”为标识符，它的用途是为要编号的项目指定的名称。该名称必须以字母开头，可以含有字母、数字 138 和下划线，但不能超过40个字符也不能使用中文。输入完成后只要按下F9键，则编号“(1)”就会显示在公式后面。接下来重复上面的操作，就可以给公式顺序编号(2)、(3)、(4)、(5)了。 (3)自动插入页首标题 如果你的文档需要在每一页的页眉打印具有“标题 3”级别的标题，可以采用“StyleRef”域。单击“视图?页眉和页脚”菜单命令，进入页眉编辑状态。按下Ctrl+F9组合键插入域特 3"”，更新后每一页文档中第一个“标题3”级别的标题就会征字符“{}”，输入“StyleRef "标题 出现在页眉中。如果你要打印其他级别的标题或内容，只需修改域开关("标题 3")中的内容即可。 至于当前文档存在何种样式，可以打开“样式和格式”任务窗格，在“显示”下拉列表中选择“有效样式”，即可从“任务窗格”中看到。 (4)制作字典式页眉 字典式页眉可在每一页的顶部打印页的第一和最后一个文本，如人员名单中的第一个和最后一个姓名。单击“视图?页眉和页脚”菜单命令，进入页眉编辑状态。单击“插入?域”菜单命令，在出现的对话框中单击选中“类别”下的“链接和引用”，在“域名”下找到“StyleRef”域，单击“选项”按钮，打开“域选项”对话框。选中“样式”选项卡下的“默认段落字体”选项，单击“添加到域”按钮。 然后按相同方法操作一次，在“确定”之前请单击“域代码”按钮，在出现的对话框中再单击“选项”按钮。选中“域选项”对话框“域专用开关”选项卡中的“\l”，单击“添加到域”按钮，完成后单击“确定”关闭对话框即可。其中域开关“\l”可以使此域从页的底部开始寻找第一个“默认段落字体”样式的文本。 此后该页中第一个回车符前和最后一个回车符前的文本就会被添加到页眉中。 (5)自动插入“自动图文集”词条 通常情况下我们都是使用“插入?自动图文集”菜单命令向文档插入词条，下面让我们自动给文档插入“自动图文集”词条。 假设你的文档中定义一个名为“手指”的自动图文集词条(可以是文字也可以是图片)，你只要在文档的合适位置按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”，输入“AutoText "手指"”，更新后即可在光标位置看到自动图文集词条。域代码引号中的“手指”是你定义好的自动图文集词条。 4.文档特殊格式 (1)正规分数格式 对于正规的数学试卷或论文等文档，分数不能采用“3/5”这种格式，必须使用这种正规的分数格式。如果你感觉调用公式编辑器有点大材小用，可以使用“EQ”域实现。首先在光标处按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”，输入“EQ \f(3,5)”，域代码中的“f(,)”是EQ域的分数开关，“,”前后的两个字符分别位于分数线的上下。域代码“{ EQ \f(3,5) }”更新后的结果就是。 (2)概括结构图 139 在物理、语文等学科知识的讲解中，常常需要创建如“”的概括结构图。常规方法不容易使各行文字排列的很紧密，利用EQ域就可以达到比较完美的效果。 首先在光标处按下Ctrl+F9组合键2次，插入域特征字符“{{}}”，输入“EQ 牛顿第一定律 \b \lc\ {(\a \al \co (牛顿第一定律,牛顿第二定律,牛顿第三定律))”。其中“\a \al \co 牛顿第一定律,牛顿第二定律,牛顿第三定律)”可以使三大定律排成一个单列三行的数组。关键在于开关“\b \lc\{()”，其中“\b”是括号开关，默认用圆括号扩住“()”内的对象。而开关“lc\{”修改\b开关，使默认的圆括号变为左大括号“{”，从而产生上面所示的效果。这种方法的好处是相关文字是一个整体，不会像绘图工具那样发生文字对不齐的问题。 五、利用域在Word中实现计算功能 为了方便用户在表格中执行求和、求平均值等常规计算，在Word提供了SUM等18个函数，这种功能也是通过域实现的。 1.计算表格行或列 (1)计算表格行 假如需要计算表格行数据的平均值，如果存放计算结果的空白单元格在数据行的右边，可以把光标插入紧靠数据右端的空白单元格。按下Ctrl+F9组合键把域特征字符“{}”插入单元格，然后在大括号中间输入“=Average(left)”，完成后按下F9键更新，即可获得计算结果。 如果存放计算结果的空白单元格位于数据行的左边，只须按上述方法在紧靠数据左边的单元格中插入公式“=Average(right)”即可。 (2)计算表格列 计算表格列的方法和计算表格行非常相似，如果我们要计算某列中所有数据的平均值，而存放计算结果的空白单元格位于数据上面。只要按上述方法在其中插入公式“=Average(above)”，然后更新即可获得结果。如果存放计算结果的空白单元格位于数据下面，只要把公式修改为“=Average(below)”即可。 如果需要执行的计算是求和、寻找最大值、最小值等，只要把上述公式(域代码)中的函数名称改为Sum、Max和Min等即可。如果所计算的行或列中含有英文字母和汉字，则计算中均把它们当作“0”处理。 2.计算任意单元格 假如计算对象不是存放在连续的数据行或列中，我们可以把表格看成一个Excel表格，也就是表格左边第一列是A列、第二列是B列……，表格自上而下分别是第1行、第2行……。再按照类似Excel的公式构造原则进行计算，下面以Sum函数和If函数为例进行介绍。 (1)对任意单元格求和 假设表格第一行左起第一至三单元格(即A1、B1、C1)存放着“36 580”、“18 580”和“26 980”，第二行第三个单元格(即C3)存放着“52 360”，第四行第五个单元格(即E4)存放着“36 190”。你只需在存放计算结果的单元格中输入“{=Sum(A1:C1,D2,E4)}”，更新域后即可获得计算结果。如果被计算的数据发生了变化，只要对域进行更新就可以获得正确的结果。 (2)If函数的判断求和 表格的第一列(A)存放着“姓名”，第二列(B)存放着“岗位工资”的数值，第三列(C)存放着 140 “技能工资”的数值。假如“岗位工资”高于1 800元的员工需要额外加上200元的补贴，可以在第四列的空白单元格中输入“{=If(B2>1800,Sum(B2:C2,200),Sum(B2:C2))}”。该公式经过更新以后，若B2、B3等单元格中的数值大于1 800，则执行“Sum(B2:C2,200)”，也就是将B2、C2中的数值和200相加;若B2、B3等单元格中的数值小于1 800，则执行“Sum(B2:C2)”，也就是将B2、C2中的数值相加。 注意:除上面介绍的方法在单元格中插入公式(域代码)以外，还可以单击“表格?公式” ”对话框选中“域名”下的“Formula”项，菜单命令，在出现的对话框中进行设置;或者打开“域 再单击“公式”按钮，都可以打开“公式”对话框插入所需的公式。 141