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Access数据库应用.doc

Access数据库应用

甄珍珍
2017-10-20 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《Access数据库应用doc》,可适用于IT/计算机领域

Access数据库应用《Access数据库应用》教案第一章数据库基础【教学目的】()了解数据库的产生、发展和数据库的基本概念()掌握数据模型的有关知识、表示方式和有关数据模型中的基本概念()掌握实体的概念、实体之间的关系以及关系的完整性和关系模型、关系模型规范化基本知识()了解数据库设计的基本流程掌握ER图的绘制方法和转换成关系模型的方法【教学重点】()数据库的基本概念()数据模型、关系模型的完整性关系模型的规范化()设计数据库的基本思路()ER图的绘制方法和转换【教学难点】()ER图的绘制()ER图的转换成关系模式()关系模式的范式化【所需课时】学时、数据库概述一、数据库的产生和发展数据库技术产生于世纪年代中期但是数据库这个词汇最早源于世纪年代到现在为止数据库技术的发展已经经历三了个阶段,人工管理阶段(、、)世纪年代数据处理都是通过手工进行人工管理阶段时期的数据管理技术具有如下特点:()数据管理由应用程序完成。应用程序中不仅要规定数据的逻辑结构而且在程序中还要设计物理结构包括存储结构的存取方法、输入输出方式等一旦数据在存储器上改变物理地址就需要相应地改变用户程序。()数据不能共享。数据和程序一一对应数据不能共享数据组和数据组之间可能有许多重复数据会造成数据冗余。()数据缺乏独立性。一组数据对应一个程序数据面向应用独立性很差。()数据不能保存。在该阶段计算机主要用于科学计算一般不需要将数据长期保存只在计算一个题目时将数据输入计算机得到计算结果即可。,文件系统阶段(、、)文件系统阶段为世纪年代后期到世纪年代。在这一时期计算机的硬件和软件得到了飞速发展计算机不再只用于科学计算这个单一任务还可以做一些非数值数据的处理。这时也有了大容量的磁盘等存储设备并且已经有了专门管理数据的软件即文件系统。在文件系统中按一定的规则将数据组织成为一个文件应用程序通过文件系统对文件中的数据进行存取和加工。文件系统对数据的管理实际上是通过应用程序和数据之间的一种接口实现的文件系统阶段有如下特点:()数据可以长期保存数据可以长期保存在磁盘上。用户可以反复对文件进行查询、修改、插入和删除等操作。()文件系统提供了数据与程序之间的存取方法。应用程序和数据有了一定的独立性。数据物理结构的改变也不一定反映在程序上大大减轻了程序员的负担。()数据冗余量大。数据冗余是指不必要的重复存储。在文件系统中文件仍教职工的信息。通过上述分析在“教职工工资管理系统”中我们设计如下几张表:教职工基本信息表、部门表、考勤表、绩效工资、工资表。)确定表中的字段每个表中都包含关于同一主题的信息表中的每个字段则包含关于该主题的各个事件。例如教职工基本信息表中包含的字段有职工编号、姓名、性别、出生年月、参加工作时间、学历、职称、联系电话、邮箱地址、籍贯、部门编号部门表中包含的字段有部门编号、部门名称、负责人考勤表中包含的字段有职工编号、出勤天数、加班时间、迟到次数、早退次数、旷工次数、事假次数、病假次数绩效工资中包含的字段有职工编号、加班费、奖金、津贴、考勤扣除金额工资表中包含的字段有职工编号、姓名、固定工资、生活补贴、应发工资、水电费、公积金、税收、实发工资。图工资管理的业务处理流程图在草拟每个表的字段时要注意以下问题:()每个字段都直接与表的主题相关。()不包含推导或计算的数据如表达式的计算结果。()包含所需的所有信息。()以最小的逻辑部分保存信息。例如对英文姓名应该将姓和名分开保存。)确定表之间的关系首先要明确主码与外码。主码能唯一识别表中的每一条记录为确保主码字段的唯一性Access避免任何重复值或值进入主码字段。在Access中可以定义三种主码:自动编号、单字段和多字段。表之间的关联依靠外码来维系设计的表结构合理不仅可以存储所需要的实体信息而且可以反映实体之间客观存在的联系最终设计出满足应用需求的实际关系模型。例如在“教职工工资管理系统”中“教职工基本信息”表通过部门编号与“部门表”进行联系就能反映出职工与部门的关系“职工基本信息”表通过部门编号与“表考勤”进行联系等。)优化设计设计完所需要的表、字段和关系后还应检查该设计找出可能存在的问题。在设计阶段修改数据库要比修改已经填满数据的表容易得多。用Access新建表指定表之间的关系并且在每个表中输入一些记录然后检查能不能用该数据库获得所需的结果。绘制查询、窗体、报表的草稿然后检查显示的数据是否符合要求最后查找不需要的重复数据并将其删除。)输入数据并创建其他数据库对象如果认为表的结构已达到了设计目标则应该继续进行并在表中添加全部数据然后就可以创建查询、窗体、报表、宏和模块了。测试阶段这个阶段是根据需求说明书来审核已开发的系统从而确保该系统能够完全实现用户期望的功能。只有顺利通过测试阶段的系统才能够投入实际使用。测试阶段的主要活动如下:)单元测试单元测试用于测试软件中的各个组件。单元测试将一个单元与系统的其他单元隔离然后运行该单元。单元是单个开发人员开发的一个模块或窗体。由于单元是应用程序的最小部分可以对单元进行完全测试。大多数情况下开发人员测试各自的单元通过执行代码、结构和程序以验证出现的错误并查找其位置。)集成测试集成测试是指对几个相关的单元集成在一起形成的一个大单元进行测试。每个单元处理、传输数据到下一个单元或显示自身的数据因此单元必须保持合理流程。每个单元不得有任何缺陷或原有的缺陷已被纠正。集成测试可以按功能模块图自上而下进行即模块集成的顺序是首先集成主控模块然后按照控制层次结构向下进行集成。也可以从程序功能模块图最底层的模块开始组装和测试。例如在工资管理系统中先测试“主控界面”和“修改固定项”两个模块再与“插入记录”一起测试三个模块依此类推直到集成所有模块完成对整个程序的测试。)系统测试系统测试是一系列的测试其主要是在模拟环境中完整、准确地运行软件系统。由于每项测试都有不同的目标这些测试一起实现同一个主要目标这样能确保界面正确集成且执行分配的功能。系统测试通常需要开发小组组长或项目经理的参与。)用户验收测试一旦软件达到了要求用户会进入开发小组以熟悉软件。众所周知需求分析对系统开发具有非常重要的作用。用户参与检查软件的用户友好性和整个视觉效果。该测试的目的在于验证用户是否认可软件开发满足了需求分析说明书中的要求和规范。安装及维护阶段这个阶段将开发的数据库应用系统安装到用户环境中提供给用户使用。对已经完成系统开发的数据库软件维护阶段通常比较漫长包括对用户的培训、软件缺陷的跟踪和升级准备等。平时由数据库管理员(DBA)做日常的系统管理和维护工作他需要经常听取用户意见需要利用系统测试和分析软件对系统运行状态进行检测以便更好地维护系统。当系统运行一段时间后用户会提出新的功能需求DBA应尽量在原有系统基础上给予修改和扩充。随着时间的推移和计算机技术的飞速发展原有系统总有一天不能满足此时用户的要求和客观环境的需要必须重新设计到此一个数据库应用系统的生命周期就结束了新系统的生命周期就开始了。开发一个完善的数据库应用系统不可能一蹴而就它往往是上述个阶段的不断重复。需要指出的是这个阶段不仅包括数据库系统的静态设计还包括数据库系统的动态设计开发过程中应把两者紧密结合起来以完善系统设计。小结通过本章的学习要了解数据库的发展分为哪几个阶段以及每一阶段的特点数据、数据库、数据库管理系统、数据库系统等基本概念、关系模型的主要概念和关系模型的特点。要知道事物、事物的特征之间的关系以及编码的重要性要深刻理解实体集之间的三种联系掌握将多对多联系转化为一对多联系的方法。要理解关系的三类完整性的实质尤其是主码和外码的取值限制条件。要懂得关系模型规范化的但个第二章Acess概述【教学目的】()了解Acess的功能和特点()熟悉Acess的基本对象()熟悉Acess的工作环境()掌握Acess帮助系统的用法()了解Acess“视图”选项卡参数“常规”选项卡“编辑查找”选项卡“高级”选项卡参数设置【教学重点】()Acess的工作环境()Acess帮助系统的用法【教学难点】()Acess的工作环境()Acess“视图”选项卡参数“常规”选项卡“编辑查找”选项卡“高级”选项卡参数设置【所需课时】学时Access的功能和特点、、Access的特点Access的最新版本是Access它是Office的组件之一。Access具有以下特点:()使用简单。Access表设计器、查询设计器等可视化设计工具使用户基本不用编写任何代码通过可视化操作就可以完成数据库的大部分管理工作。()提供了大量的向导。几乎每一个对象都有相应的向导利用向导工具可以迅速地建立一个功能完美的数据库应用系统。()Access是一个面向对象的、采用事件驱动的关系型数据库管理系统。它符合开放式数据库互接(ODBC)标准通过ODBC驱动程序可以与其他数据库相连还允许用户使用VBA语言作为其应用程序开发工具这样可以使高级用户开发功能更为复杂的完美的应用程序。()支持Web功能的信息共享。用户可快捷方便地创建数据访问页并通过数据HTML页将数据库应用扩展到企业内部网络Intranet上实现信息共享并可以通过Access直接发布到Web中去Access可在数据库中创建超链接通过单击文档中的超链接很容易地将数据库定位到浏览器中将桌面的数据库的功能和网站的功能结合在一起并将用户链接到本地或其他Web站点上的有关文本或一个Email地址。()用于信息管理的强大解决方案工具。高级用户和开发人员可以创建那些将Access界面(客户端)的易用性和SQL服务器的可扩展性和可靠性结合在一起的解决方案。()具有完备的数据库窗口。Access可以容纳并显示多种数据操作对象增强了易用性并与Office软件包中其他应用软件的统一界面保持一致。()Access的主要缺点是:安全性比较低多用户特性比较弱处理大量数据时效率比较低仅适用于单机环境。、、Access的新增功能提供名称自动更正功能自Access开始Access可以自动解决当用户重新命名数据库对象时出现的常见负面效应。例如当用户重命名表中的字段时Access将自动在诸如查询的相关对象中进行相应的更改。具有子数据表功能自Access版本开始Access可以支持的子数据表功能可以使若干相关链的数据表显示在同一窗口中提供了一种嵌套式视图这样就可以在同一窗口中专注于某些特定的数据并对其进行编辑。可以采用拖放的方式与Excel共享信息用户只需简单地将Access对象(表、查询等)从数据库容器拖放至MicrosoftExcel电子表中即可从MicrosoftAccess中将数据导出到MicrosoftExcel从而方便了这两个Office软件交换数据的操作。共享组件的集成Access利用新的OfficeWeb组件和位于浏览器中的COM控件为用户提供了多种查看和分析数据的方式。MicrosoftSQLServer交互性MicrosoftAccess支持OLEDB使用户可以将Access界面的易用性与诸如MicrosoftSQLServer的后端企业数据库的可升级性相结合。Access的启动与退出Access的启动启动Access有多种方法常用的方法有种:使用【开始】菜单、快捷方式和已有的Access文档。使用【开始】菜单启动Access其中使用开始菜单启动Access的操作方法:单击【开始】【程序】【MicrosoftOffice】【MicrosoftOfficeAccess】菜单命令)在Access启动的同时并没有一个新的数据库建成这是因为在Access建立什么样的数据库要由用户确定。、使用快捷图标启动Access使用已有的文档启动Access在“我的电脑”或“Windows资源管理器”中双击要打开的用Access创建数据库文件可启动AccessAccess的退出、使用菜单命令退出【文件】【退出】使用系统控制菜单退出()单击标题栏左上角的“系统控制菜单”图标(按ALT空格)在系统弹出的系统控制菜单中单击【关闭】命令。()双击标题栏左上角的“系统控制菜单”图标可以直接退出Access。其他关闭的方法()使用【关闭】按钮退出:单击标题栏右上角的【关闭】按钮即可退出。()使用快捷键退出Access:在键盘上同时按下AltF快捷键即可退出。Access的工作环境标题栏标题栏由部分组成从左到右分别为系统控制菜单、应用程序名、Access数据库文件名、【最小化】按钮、【最大化还原】按钮和【关闭】按钮()【系统控制菜单】按钮:标题栏右上角可打开系统控制菜单利用此菜单可对系统窗口进行操作如改变系统窗口的大小、移动系统窗口、最大化系统窗口和关闭系统窗口。()应用程序名:指明当前窗口是MicrosoftAccess软件窗口。()Access数据库文件名:标明当前Access数据库文件名称。只有当数据库窗口最大化时才会出现这一项否则数据库的文件名出现在数据库窗口中。()【最小化】按钮:单击【最小化】按钮可将MicrosoftAccess软件窗口缩小为图标并放置在Windows的任务栏中。在任务栏上单击Access系统窗口图标可恢复Access系统窗口。()【最大化还原】按钮:当此按钮为【最大化】按钮时单击它将使Access软件窗口变为最大化窗口即窗口充满整个屏幕当此按钮为【还原】按钮时单击它将使Access软件窗口恢复为变成最大窗口前的窗口大小。()【关闭】按钮:单击【关闭】按钮将关闭Access软件窗口如果文件修改后没有保存过则在关闭Access软件窗口前系统会提示是否保存修改过的数据库文件。菜单栏菜单栏中包括【文件】、【编辑】、【视图】、【插入】、【工具】、【窗口】和【帮助】等个菜单如图所示单击任意一个菜单都会弹出一组相关性的操作命令用户可以根据需要选择相应的命令完成操作。这个菜单的主要功能在以后的操作中将逐步学到这里先介绍它们的特点。Access菜单除了与Windows菜单有相同的约定外还与其他Office成员一样可以根据用户的使用习惯智能地显示个性化的菜单。在打开一个菜单时所看到的只是常用功能项如果想要看到全部菜单则可以将鼠标在主菜单名称(或菜单最下方的标志)处停留稍长时间或者单击菜单最下方的标志即可展开整个菜单。Access的菜单与其他Windows软件的菜单形式相同都遵从以下约定:()菜单中的菜单项名字是深色时表示当前可使用是浅色时表示当前还不能使用。()如果菜单名后边有省略号(„)则表示单击该菜单命令后会弹出一个对话框要求选定执行该菜单命令的有关选项。()如果菜单名后边有黑三角标记()则表示该菜单命令有下一级子菜单单击该标记将给出进一步的选项。()如果菜单名左边有选择标记(或)则表示该选项已设定如果要删除标记(不选定该项)可再次单击该菜单选择标记。表示复选表示单选。()菜单命令名称右边的组合按键表示执行该菜单命令的对应快捷键按下快捷键可以在不打开菜单的情况下直接执行菜单命令。工具栏一般常用的菜单命令都有工具栏按钮单击工具栏上的按钮可以直接实现相应的功能。Access的工具栏很多随着所打开对象的不同出现的工具栏也不同。图打开一个数据库时的工具栏图打开一个表对象的工具栏显示隐藏工具栏除了启动Access默认的工具栏Access中还有其他工具栏。这些工具栏一般是处于隐藏状态以节省屏幕上的空间在需要时可以将其打开。显示隐藏Access的其他工具栏的方法有多种下面介绍其中的几种。()单击【视图】【工具栏】【XXX】菜单命令【XXX】是【工具栏】子菜单中列出的工具栏的名称如图所示。如果工具栏的左侧有显示标记表示此工具栏呈显示状态其他工具栏的左侧没有标记表示此工具栏呈隐藏状态。要显示某个工具栏只要单击该工具栏名称使该工具栏左侧出现显示标记即可。根据工具栏出现在屏幕上的两种默认方式将工具栏分为两种一种与数据库工具栏、绘图工具栏的显示方式相似它们与窗口形成一个整体将其称为入坞式工具栏另一种是工具栏在Access窗口的空白区或脱离窗口显示将它们称为浮动工具栏。用鼠标拖曳工具栏在屏幕上不同的位置可以使这两种工具栏相互转换。如果要隐藏已经显示的某个工具栏单击【工具栏】级联菜单中该工具栏的名称则可以取消显示标记同时隐藏该工具栏。这种方法适用于所有的工具栏对于浮动式工具栏还可以通过单击该工具栏右上角的关闭按钮来隐藏它。()单击【工具】菜单中【自定义】菜单命令调出“自定义”对话框选择其中的“工具栏”选项卡如图所示从中选取所需要的工具选项然后单击【关闭】按钮就可以在屏幕上看到相应的工具栏。()调入比较常用的工具栏也可以使用其快捷菜单方法是将鼠标移到工具栏上的任何位置并单击右键调出其快捷菜单如图所示在快捷菜单中选择所需的工具栏选项就可以显示这个工具栏。如果要用到在快捷菜单中没有列出的工具栏可以单击其中的自定义选项则可调出图所示的“自定义”对话框从中选择所需要的工具栏。任务窗格“任务窗格”是Office应用程序中提供常用命令的窗口。它处于屏幕的右侧尺寸较小可以在使用这些命令的同时继续处理文件。任务窗格最早出现于OfficeXP中。任务窗格的切换方法单击【视图】【任务窗格】菜单命令或单击【视图】【工具栏】【任务窗格】菜单命令均可显示任务窗格。在Access启动时自动显示“开始工作”任务窗格如图所示。在任务窗格的最上方是【其他任务窗格】按钮这个按钮上的文字是当前所显示的任务窗格单击该按钮可以调出其下拉菜单从中选择所需要的命令就可以切换到需要的任务窗格中了。例如单击“文件搜索”选项就可以切换到“基本文件搜索”任务窗格Office剪贴板除了使用以上方法调出“剪贴板”任务窗格外单击【编辑】【Office剪贴板】菜单命令也可以调出“剪贴板”任务窗格如图所示。在“剪贴板”任务窗格中可以同时放个粘贴项如果存放的粘贴项超过个则会弹出提示对话框提示将由新的内容替代剪贴板中的第一项。通过“剪贴板”任务窗格可查看“剪贴板”中都有哪些内容以便选择所需要的进行粘贴。如果要粘贴“剪贴板”中的所有内容单击【全部粘贴】按钮如果要清空“剪贴板”中的所有内容单击【全部清空】按钮。Office剪贴板与系统剪贴板的关系“剪贴板”是Windows中的一个概念在Office中它的作用与Windows剪贴板有以下的关系:()当向“Office剪贴板”复制多个项目时所复制的最后一项将被复制到系统剪贴板上。()当清空“Office剪贴板”时系统剪贴板也将同时被清空。()当使用【粘贴】命令时【粘贴】按钮或快捷键(【CtrlV】)所粘贴的是系统剪贴板的内容而非“Office剪贴板”上的内容。Access帮助系统的用法Access自带了一个完善的在线帮助系统Internet上也有大量的学习资料用户在学习和使用Access的过程中可以使用多种方法获取Access的帮助信息。在学习和使用Access的过程中要逐步培养自主学习能力逐渐养成遇到困难及时查找帮助信息的好习惯。使用搜索主题的方法获取Access帮助信息Access的帮助系统使用帮助主题组织帮助信息。用户只需选择需要的帮助主题“帮助”窗口就显示该主题的帮助信息。如果用户知道帮助主题通常使用Access的搜索主题功能就能快速找到需要的帮助主题。搜索主题可以使用如下方法:()在“键入需要帮助的问题”组合框中输入或选择帮助主题的关键词并按【Enter】键搜索帮助主题。()选择【帮助】【MicrosoftOfficeAccess帮助】命令打开“Access帮助”任务窗格。在“搜索”文本框中输入关键词并单击【开始搜索】按钮搜索帮助主题。()在“搜索结果”任务窗格的“请键入一个或多个关键词”文本框中输入关键词并单击【开始搜索】按钮搜索帮助主题。使用以上任意一种方法搜索帮助主题时Access都打开“搜索结果”任务窗格在其中显示个与指定关键词相似的帮助主题。此时只需单击“搜索结果”任务窗格中的某个帮助主题“帮助”窗口就显示该主题的帮助信息。使用查阅主题的方法获取帮助信息如果使用搜索主题的方法没有找到需要的帮助主题或希望使用帮助信息系统地学习Access的功能和操作方法可以使用查阅主题的方法获取帮助信息。操作步骤如下:()选择【帮助】【MicrosoftOfficeAccess帮助】命令打开“Access帮助”任务窗格。()选择其中的“目录”选项显示帮助主题的目录。()展开帮助主题的目录列表选择某个帮助主题即可在“帮助”窗口中查看该主题的帮助信息。用Internet获取帮助信息Internet上有大量的Access学习资料只要用户的计算机连上Internet就可以使用如下方法获取Internet上的学习资料。()在Access主窗口中选择【帮助】【MicrosoftOfficeOnline】命令打开MicrosoftOfficeOnline网站获取最新帮助信息。()在Access主窗口中选择【帮助】【Access开发人员资料】命令访问MicrosoftOffice开发中的主页OfficeDeveloperCenter获取Access数据库应用程序开发的技术资料。()Internet上有许多Access的学习网站用户可以使用Internet上的搜索引擎搜索相关网站更广泛地获取信息。获取对话框的帮助信息如果某个对话框有【帮助】按钮打开对话框后先单击该按钮再单击对话框的某个对象即可获得该对象的帮助信息。使用F键获取帮助信息在大多数情况下按【F】键Access将打开“Access帮助”任务窗格用户可以使用前面介绍的方法获取帮助信息。在下列特殊情况下按【F】键Access将直接显示对应的帮助信息。()在编写SQL语句的代码时先将光标定位于一个关键字或选择一个关键字按【F】键Access将在“帮助”窗口中显示该关键字的帮助信息。()在窗体设计器或报表设计器中先选择一个控件再按【F】键Access将使用文本框显示该控件的帮助信息。()在属性对话框中先选择一个属性再按【F】键Access将在“帮助”窗口中显示该属性帮助信息。使用Office助手获取帮助信息Office助手是一个具有动画效果的帮助助手。正确安装了Office助手后还可以使用Office助手查找相应的帮助主题获取帮助信息。使用Office助手获取帮助信息的方法可查阅Access的帮助信息。使用鼠标右键获取系统帮助在操作的过程中如果不清楚操作命令在哪个菜单中或不清楚下一步操作该做什么可以单击鼠标右键在出现的快捷菜单中选择下一步要做的操作。Access选项设置Access具有个可以设置的选项参数其中包括数据表视图的格式、文字与数据的字体各类对象的显示模式数据库文件夹的默认存储位置数据库打开模式年份的位数等。这些Access选项参数决定了Access运行的基本属性均被设置为相应的、也比较适宜的默认值。对这些Access选项参数设置不满意时可以应用Access提供的一个操作界面加以修改以获取自己所期望的Access运行属性。自Access版本开始Access使用Windows注册表为每一个Access用户存储各自的默认属性值这就使得Access用户可以定制自己所喜爱的Access运行属性。如果需要修改Access选项参数值可以在Access数据库设计视图菜单上单击【工具】【选项】即进入Access的“选项”对话框Access的“选项”对话框由个选项卡组成分别为“视图”、“常规”、“编辑查找”、“键盘”、“数据表”、“窗体报表”、“页”、“高级”、“国际”、“错误检查”、“拼写检查”、“表查询”。可以在不同的选项卡上进行相关的功能选项值设置。其中“视图”、“常规”、“编辑查找”、“键盘”等选项卡上设置的参数将对整个数据库应用系统产生作用“数据表”、“窗体报表”和“表查询”等选项卡上设置的参数将对数据表视图中的表、窗体、查询对象的显示格式产生作用“高级”选项卡上设置的参数主要与多用户数据库的性能有关。在这个选项卡中“键盘”、“数据表”、“窗体报表”和“表查询”选项卡参数设置非常直观而“视图”、“常规”、“编辑查找”和“高级”选项卡上的参数含义不太容易理解。因此下面将主要介绍“视图”、“常规”、“编辑查找”和“高级”选项卡上各个参数的含义。Access“视图”选项卡参数Access“视图”选项卡参数用于定义Access应用窗口的外观形式共有个参数可以设置这个参数被分为组显示。表Access“视图”选项卡参选项组选项功能状态栏选中此复选框则在Access应用窗口的底部显示状态栏数启动对话框选中此复选框则在启动Access时显示一个数据库操作对话框新建对象的选中此复选框则在数据库窗口中显示用于创建新对象的快捷方式快捷方式显示组隐藏对象选中此复选框则在数据库窗口中显示隐藏的对象系统对象选中此复选框则在数据库窗口中显示系统对象选中此复选框则将导致在任务窗口中将数据库窗口和每个打开的窗任务栏中的口显示为一个图标此选项只有在安装了MicrosoftInternetExplorer窗口ActiveDesktop时才可使用在宏设计名称列选中此复选框则在新宏中显示名称列中显示组条件列选中此复选框则在新宏中显示条件列数据库窗单击打开选中此复选框则允许鼠标左键单击打开数据库对象口中的选中此复选框则需鼠标左键双击才能打开数据库对象这也是默认双击打开鼠标的方式Access“常规”选项卡参数Access“常规”选项卡上的参数用于定义新创建对象的常规属性这些对象包括数据表、窗体和报表。Access常规选项卡上共有个参数设置可以分为个选项组。表描述了这个参数设定值的功能。选项组选项功能设置默认的数据库文件存储路径表Access“常规”选项卡参数默认数据库文件夹例如:C:MyDocuments选项组选项功能设置默认的数据库文件存储路径保存时从文件属性选中该复选框Access将在保存数据库文件时删除文件属默认数据库文件夹例如:C:MyDocuments中删除个人信息性中关于文件创建者的个人信息保存时从文件属性选中该复选框Access将在保存数据库文件时删除文件属中删除个人信息性中关于文件创建者的个人信息综合组最近使用的文件选择(或指定)Access在数据库窗口文件菜单中保留最近打综合组最近使用的文件选择(或指定)Access在数据库窗口文件菜单中保留最近打列表开过的数据库文件的个数列表开过的数据库文件的个数提供声音反馈选中该复选框Access将为每一项操作播放一段伴随音乐提供声音反馈选中该复选框Access将为每一项操作播放一段伴随音乐选中该复选框则每当关闭数据库操作时Access自动压选中该复选框则每当关闭数据库操作时Access自动压关闭时压缩缩该数据库关闭时压缩缩该数据库左边距以厘米为单位标记打印或预览显示时的左边距右边距以厘米为单位标记打印或预览显示时的右边距左边距以厘米为单位标记打印或预览显示时的左边距打印边距组上边距以厘米为单位标记打印或预览显示时的上边距右边距以厘米为单位标记打印或预览显示时的右边距下边距以厘米为单位标记打印或预览显示时的下边距打印边距组选中此复选框则本数据库中采用位数年份格式记录日上边距以厘米为单位标记打印或预览显示时的上边距仅这一个数据库使用四位数期数据下边距以厘米为单位标记打印或预览显示时的下边距年份格式组选中此复选框则所有数据库均采用位数年份格式记录所有数据库日期数据选中此复选框则本数据库中采用位数年份格式记录日仅这一个数据库单击【Web选项】按钮进入“Web选项”常规对话框在使用四位数期数据超链接的颜色其中可以选定超链接符号在尚未访问过的情况下显示的颜色年份格式组选中此复选框则所有数据库均采用位数年份格式记录Web选项已访问的超链接的单击【Web选项】按钮进入“Web选项”常规对话框在所有数据库外观组颜色其中可以选定超链接符号在已经访问过的情况下显示的颜色日期数据单击【Web选项】按钮进入“Web选项”常规对话框在给超链接加下画线单击【Web选项】按钮进入“Web选项”常规对话框在其中为超链接符号设定下画线超链接的颜色其中可以选定超链接符号在尚未访问过的情况下显示的颜色跟踪名称自动更改选中该复选框Access将记录由于改变数据库对象名字而信息需要进行相应更改的信息Web选项已访问的超链接的单击【Web选项】按钮进入“Web选项”常规对话框在名称自动选中该复选框则当某一数据库对象名字改变时Access外观组颜色其中可以选定超链接符号在已经访问过的情况下显示的颜色执行名称自动更正更正组将自动更正数据库中其他对象针对该对象的引用名单击【Web选项】按钮进入“Web选项”常规对话框在记录名称自动更正选中该复选框则当Access自动更正各个对象针对某一对给超链接加下画线其中为超链接符号设定下画线的更改情况象的引用名时将所有自动更名信息记录在更正日志表中跟踪名称自动更改选中该复选框Access将记录由于改变数据库对象名字而信息需要进行相应更改的信息名称自动选中该复选框则当某一数据库对象名字改变时Access执行名称自动更正更正组将自动更正数据库中其他对象针对该对象的引用名记录名称自动更正选中该复选框则当Access自动更正各个对象针对某一对的更改情况象的引用名时将所有自动更名信息记录在更正日志表中Access“编辑查找”选项卡参数Access“编辑查找”选项卡上的参数设置仅影响在“窗体”或“数据表”视图中操作数据时的查找行为以及模块中VBA代码的执行行为。Access“编辑查找”选项卡参选项组选项功能数共有个可分为个组项设置。表描述了这个快速搜索设置默认搜索方法为在当前字段中搜索并且匹配整个字段参数设定值的功能。设置默认搜索方法为在所有字段中搜索并且匹配字段的任一表Access“编辑查找”选项卡参常规搜索默认查找替部分数换方式组选项组选项功能与字段起始处快速搜索设置默认搜索方法为在当前字段中搜索并且匹配整个字段设置默认搜索当前字段并且只匹配字段的起始处字符匹配的搜索设置默认搜索方法为在所有字段中搜索并且匹配字段的任一常规搜索默认查找替部分换方式组与字段起始处如果选中此复选框Access将在记录修改后保存时要求操设置默认搜索当前字段并且只匹配字段的起始处字符匹配的搜索记录更改作者确认如果选中此复选框Access将在记录修改后保存时要求操记录更改作者确认如果选中此复选框Access将在删除文档操作发生时要求如果选中此复选框Access将在删除文档操作发生时要求确认组删除文档确认组删除文档操作者确认操作者确认如果选中此复选框Access将在增加记录或删除记录时要操作查询求操作者确认如果选中此复选框Access将在增加记录或删除记录时要如果选中此复选框则允许在设置筛选条件时可以使用局操作查询局部索引字段部索引字段求操作者确认显示值列表如果选中此复选框则允许在设置筛选条件时可以使用局局部非索引字段参数组部非索引字段如果选中此复选框则允许在设置筛选条件时可以使用局局部索引字段如果选中此复选框则允许在设置筛选条件时可以使用来部索引字段ODBC字段自远程ODBC表的字段读取记录超过读取数据记录该数目时不再显标记为一个数值用以指定所能读取的最大记录数设定组显示值列表如果选中此复选框则允许在设置筛选条件时可以使用局示列表局部非索引字段参数组部非索引字段如果选中此复选框则允许在设置筛选条件时可以使用来ODBC字段自远程ODBC表的字段读取记录超过读取数据记录该数目时不再显标记为一个数值用以指定所能读取的最大记录数设定组示列表Access“高级”选项卡参数Access“高级”选项卡上的参数设置会影响到多用户操作、OLE更新、DDE链接和更新以及使用Jet数据库引擎的ODBC功能所附加的表。Access高级选项卡参数分为个组项共个参数主要用于多用户环境下的数据库应用系统中的相关系统参数设置。表描述了这个参数设定值的功能。表Access“高级”选项卡参数选项组选项功能忽略来自其他Windows应用程序的所有DDE忽略DDE请求DDE操作组请求启动DDE刷新功能允许Access动态更新链接的DDE数据源如果选定将允许其他的网络用户共享打开的共享数据库默认打开模式选定该选项将以独占的模式打开数据库所独占有其他网络用户无法在此期间打开这个数据库如果选定所有打开的数据库表中的所有记录不锁定都不加锁这时每个网络用户都能够更新打开表中的所有记录如果选定所有打开的数据库表中的所有记录默认记录锁定所有记录都加锁这时每个网络用户都无权更新打开表中的记录如果选定仅锁定打开表中当前编辑的记录。编辑记录当保存编辑记录后Access将自动解除对该记录的锁定用以设定Access等待DDE或OLE服务器响应OLEDDE超时(秒)的时间。如果在设定的时间内没有响应Access将报告一个错误刷新间隔(秒)设定Access在刷新远程数据之前的等待时间指定Access在试图更新一个查询OLE对象或者更新重试的次数DDE连接时在放弃之前重复的次数远程数据参数组设定Access在刷新通过ODBC连接浏览的记录ODBC刷新间隔(秒)之前等待的时间更新重试时间间隔(毫设定Access在两次尝试更新一个OLE、DDE、秒)ODBC或者其他链接之间的等待时间使用记录级锁定打开如果选定Access将只是锁定当前被编辑的行数据库否则Access将锁定当前编辑行所在的整页指定从下拉式列表框中选定Access数据库文件默认文件格式默认文件格式格式为Access格式或Access格式默认格式为Access格式选项组选项功能忽略来自其他Windows应用程序的忽略DDE请求所有DDE请求DDE操作组启动DDE刷新功允许Access动态更新链接的DDE能数据源如果选定将允许其他的网络用户共享共享打开的数据库默认打开模式选定该选项将以独占的模式打开独占数据库所有其他网络用户无法在此期间打开这个数据库如果选定所有打开的数据库表中不锁定的所有记录都不加锁这时每个网络用户都能够更新打开表中的所有记录如果选定所有打开的数据库表中默认记录锁定所有记录的所有记录都加锁这时每个网络用户都无权更新打开表中的记录如果选定仅锁定打开表中当前编编辑记录辑的记录。当保存编辑记录后Access将自动解除对该记录的锁定用以设定Access等待DDE或OLE远程数据参数OLEDDE超时服务器响应的时间。如果在设定的时组(秒)间内没有响应Access将报告一个错误设定Access在刷新远程数据之前的刷新间隔(秒)等待时间指定Access在试图更新一个查询更新重试的次数OLE对象或者DDE连接时在放弃之前重复的次数ODBC刷新间隔设定Access在刷新通过ODBC连接(秒)浏览的记录之前等待的时间设定Access在两次尝试更新一个更新重试时间间OLE、DDE、ODBC或者其他链接之隔(毫秒)间的等待时间如果选定Access将只是锁定当前使用记录级锁定被编辑的行否则Access将锁定当打开数据库前编辑行所在的整页指定从下拉式列表框中选定Access数据库文件格式为Access格式默认文件格式默认文件格式或Access格式默认格式为Access格式第三章Acess数据库操作【教学目的】()掌握数据库的创建方法掌握打开数据库的方法()掌握数据库的管理方法()新建、删除或重命名组()熟悉数据库窗口、了解数据库中的基本对象()掌握在组中添加、删除对象。【教学重点】()创建数据库的方法()数据库对象的复制、删除及重命名等操作()数据库窗口()数据库中的基本对象【教学难点】()创建数据库的方法()数据库窗口()数据库对象的复制、删除及重命名等操作【所需课时】学时创建Access数据库创建空数据库对于熟悉数据库的用户来说如果要创建一个特殊的数据库可以直接创建一个空的数据库然后再依据自己的需要建立数据库。调出“新建文件”任务窗格在Access中创建数据库都要用“新建文件”任务窗格来完成调出此任务窗格的方法如下:()如果是刚启动Access界面上出现“开始工作”任务窗格单击任务窗格上方的“其他任务窗格”按钮调出它的下拉菜单如图所示从中选择“新建文件”菜单命令调出“新建文件”任务窗格如果已经使用过其他的任务窗格也可以单击这个按钮调出“新建文件”任务窗格。()如果工作界面上没有任务窗格单击【文件】【新建】菜单命令或单击工具栏上的【新建】按钮都可以调出“新建文件”任务窗格。创建空数据库创建空数据库的方法如下:()在Access窗口中选择【视图】【任务窗格】命令如图所示。()在“新建”栏中单击“空数据库”选项如图所示。()调出“文件新建数据库”对话框如图所示在“保存位置”下拉列表框中选择合适的路径(这里选择D:Access)在“文件名”文本框中输入数据库的名称(这里输入“基础篇学生成绩管理系统”)保存类型选择默认的“MicrosoftOfficeAccess数据库(*mdb)”。()单击【创建】按钮就可以生成空数据库窗口。使用向导建立数据库创建空数据库后还要建立真正的基本数据如表、查询、窗体与报表等。如果用户对数据库不太熟悉则可以使用“数据库向导”来快速、有效地创建一个完整的数据库文件。“数据库向导”在让用户回答多个对话框所提出的问题后建立一个用户所需要的数据库在这个数据库中包括表、窗体、查询、报表及宏等完整的对象。使用向导创建数据库的具体操作步骤如下:()单击【文件】【新建】菜单命令调出“新建文件”任务窗格如图所示。()在“模板”栏中单击“本机上的模板”选项调出“模板”对话框如图所示。第章数据库操作如果本机上的模板还不能满足要求可以在该栏中选择图“模板”对话框到网上进行搜索直接单击【OfficeOnline模板】按钮下载更多的模板。()在“模板”对话框中单击“数据库”选项卡选择“联系人管理”模板如图所示。()单击【确定】按钮调出“文件新建数据库”对话框如图所示。()在“保存位置”下拉列表框中选择合适的路径在“文件名”文本框中输入“联系人管理”文字保存类型选择默认的“MicrosoftOfficeAccess数据库(*mdb)”。()单击【创建】按钮调出“数据库向导”对话框之一如图所示。这时如果要对数据库进一步进行设置则单击【下一步】按钮如果不再创建此数据库则单击【取消】按钮如果准备全部按向导中默认设置创建数据库则可以单击【完成】按钮直接创建。注:本书中以后遇到的有关【上一步】、【下一步】、【取消】和【完成】按钮的使用方法和含义都与上面所述的基本一致向导的设置过程的作用都是相同的。()单击【下一步】按钮调出“数据库向导”对话框之二如图所示。图“数据库向导”对话框之一图“数据库向导”对话框之二在“数据库中的表”列表框中显示了本数据库所创建的三个表:“联系信息”、“通话信息”和“联系类型”。在向导中不能修改表的数量和名称单击一个表则可在右侧的列表框中对表中的字段进行设置。在此对话框中【上一步】按钮有效如果要修改对上一个对话框的设置单击此按钮可以回到上一个对话框。()在“数据库中的表”列表框中选中“联系信息”则其右侧“表中的字段”列表框如图所示根据需要选择要增加的字段。在这个列表框中有所有可以选择的字段。在所列出的字段中有些是正体字默认情况下字段前的复选框中有“”标记表示该字段为选中状态这些字段是必选字段不能取消另外一些字段是斜体字默认情况下字段前的复选框中没有“”标记如果单击该复选框选中该项则在表中可以添加此字段。()单击【下一步】按钮调出“数据库向导”对话框之三如图所示在右侧的列表框中选择一种样式。在该对话框中要对在屏幕上显示的样式进行设置右侧的列表框中是可以选择的样式左侧为该样式的效果。()单击【下一步】按钮调出“数据库向导”对话框之四如图所示对打印报表所用的样式进行设置在右侧的列表框中选择一种样式。图“数据库向导”对话框之三图“数据库向导”对话框之四()单击【下一步】按钮调出“数据库向导”对话框之五如图所示。在“请指定数据库的标题”文本框中输入其标题如果要在所有报表上加一幅图片则可以选中“是的我要包含一幅图片”复选框这时【图片】按钮有效单击它可以调出“插入图片”对话框用于选择所需要的图片。()单击【下一步】按钮调出“数据库向导”对话框之六如图所示。如果对前面所做的工作没有要修改的内容这时单击【完成】按钮如果要重新设置前面的选项单击【上一步】按钮。如果选中“是的启动该数据库”复选框则在创建完数据库后直接启动该数据库否则不启动它。图“数据库向导”对话框之五图“数据库向导”对话框之六()单击【完成】按钮则Access开始创建数据库屏幕上显示正在创建的提示对话框如图所示。创建完成之后就可以看到数据库窗口如图所示。同时在屏幕上显示“主切换面板”窗体如图所示。此窗体会在每次打开数据库后显示目的是让用户在此进行操作。图“数据库向导”对话框之七图“联系人管理”数据库窗口图“主切换面板”窗体在数据库中输入数据以后如果要预览报表可以在图所示的窗体中单击“预览报表”选项则显示下一层“报表切换面板”窗体如图所示在这层窗体中选择要预览的报表名称。图所示为选择“预览每周通话摘要报表”复选框后所出现的对话框在该对话框中输入开始日期和终止日期后单击【预览】按钮就可以看到报表了。图“报表切换面板”窗体数据库的打开方式打开数据库文件的方法有两种:第一种是使用Windows环境中打开文件的一般方法打开数据库文件第二种是在Access主窗口中利用【文件】【打开】命令来打开数据库文件。利用第二种方法打开数据库时有四种方式:共享方式、只读方式、独占方式、独占只读方式如图所示。图打开数据库方式()共享方式:网络数据库的访问方式该数据库允许多个用户同时共享使用户自己和其他用户都能读写数据。()只读方式:此方式只能查看但不能编辑数据库。()独占方式:网络数据库的访问方式此方式禁止其他用户再打开该数据库。()独占只读方式:网络数据库的访问方式具有只读和独占两种方式的属性即只能查看不能编辑数据库且不允许其他用户再打开数据库。数据库窗口的构成在打开数据库文件后Access环境中才会出现数据库窗口Access的数据库窗口如图所示。从图中可以看出数据库窗口由标题栏、工具栏、对象窗格和详细信息窗格四部分组成。图数据库窗口标题栏跟Access窗口标题栏的结构基本一致不同的是数据库标题栏包含的内容有“文件类型”无“应用程序名”其他内容都一样数据库标题栏操作参考第章节。工具栏工具栏中各工具的功能如图所示。图工具栏对象窗格在数据库窗口左侧包含两个方面的内容上面是“对象”下面是“组”。“对象”下分类列出了Access数据库中的所有对象单击一个对象例如单击“表”窗口右边就会列出本数据库已经创建的所有表和创建表的方法。“组”则提供了另一种管理对象的方法即可以把那些关系比较紧密的对象分为同一组或把不同类别的对象归到同一组中。在数据库中对象很多的时候用分组的方法可以更方便地管理各种对象。详细信息窗格在对象窗格中选择某一对象时这一对象包含的内容就在详细信息窗格显示在图中选中“表”对象详细信息窗格中就显示了创建表的工具及已经创建的表。数据库中的基本对象(有七个分别为表、查询、窗体、宏、模块、页)表(Table表由字段和记录组成。字段是表中的列每个字段代表一条信息在某一方面的属性字段有类型如“姓名”字段是字符型的“年龄”字段是数字型的。字段的基本属性有字段名称、数据类型、字段大小、默认值等将在节中详细介绍。表是整个数据库系统的基础。一个数据库中可以包含多个数据表一个表应围绕一个主题建立如学籍表、成绩表。表之间可以建关系建立了关系的多个表可以像一个表一样使用。记录是数据表中的行由一个或多个字段的值组成一条记录是一条完整的信息显示一个对象的所有属性。如“、”可以作为一条记录如图所示。图英语专业课成绩表查询(Query查询是通过设置某些条件从表中获取所需要的数据。按照指定规则查询可以从一个表、一组相关表和其他查询中抽取全部或部分数据并将其集中起来形成一个集合供用户查看。将查询保存为一个数据库对象后可以在任何时候查询数据库的内容。查询类型有:选择查询、交叉表查询、生成表查询、更新查询、追加查询、删除查询、SQL特定查询和参数查询如图所示。图查询类型窗体(Form)窗体是Access数据库对象中最具灵活性的一个对象是数据库和用户的一个联系界面如图所示用于显示包含在表或查询中的数据和操作数据库中的数据。在窗体上摆放各种控件如文本框、列表框、复选框、按钮等分别用于显示和编辑某个字段的内容也可以通过单击、双击等操作调用与之联系的宏或模块(VBA程序)完成较为复杂的操作。报表(Report)报表可以按照指定的样式将多个表或查询中的数据显示(打印)出来如图所示。报表中包含了指定数据的详细列表。报表也可以进行统计计算如求和、求最大值、求平均值等。报表与窗体类似也是通过各种控件来显示数据的报表的设计方法也与窗体基本相同。图窗体图报表页(Page)页(或称为数据访问页)可以实现数据库与Internet(或Intranet)的相互访问。数据访问页就是Internet网页将数据库中的数据编辑成网页形式可以发布到Internet上提供给Internet上的用户共享。也就是说网上用户可以通过浏览器来查询和编辑数据库的内容图页码宏宏是若干个操作的组合用来简化一些常用的操作。用户可以设计一个宏来控制系统的操作当执行这个宏时就会按这个宏的定义依次执行相应的操作。宏可以打开并执行查询、打开表、打开窗体、打印、显示报表、修改数据及统计信息、修改记录、修改表中的数据、插入记录、删除记录、关闭表等操作如图所示。图宏模块模块是用VBA语言编写的程序段它以VisualBasic为内置的数据库程序语言。对于数据库的一些较为复杂或高级的应用功能需要使用VBA代码编程实现。通过在数据库中添加VBA代码可以创建出自定义菜单、工具栏和具有其他功能的数据库应用系统。数据库对象的命名规则在数据库中创建对象时需要给它们命名。命名允许的自由度很大但也要遵循以下原则:()任何一处对象的名称不能与数据库中其他同类对象同名例如不能有两个名为“学生”的表。()表和查询不能同名。()命名字段、控件或对象时其名称不能与属性名或Access已经使用的其他要素同名。()名称最多可用个字符包括空格但是不能以空格开头。虽然字段、控件和对象名中可以包含空格但要尽量避免这种现象。原因是某些情况下名称中的空格可能会和MicrosoftVisualBasicforApplications存在命名冲突。用户应该尽量避免使用特别长的字段名因为如果不调整列的宽度就难以看到完整的字段名。()名称可以包括除句号()、感叹号(!)、重音符号(`)和方括号()之外的标点符号。()控制字符(,的ASCII值)。()softacess项目中表、视图或存储过程的名称中不能包括双引号(“)。()段、控件或对象命名时最好确保新名称和MicrosoftAccess中已有的属性或其他元素的名称不重复否则在某些情况下数据库可能产生意想不到的结果。有关命名的详细信息可以查看Office助手。有关组的操作新建、删除或重命名组新建一个组的方法如下所述:()将鼠标移动到Access数据库窗口的左边“组”下面的区域然后单击鼠标右键在弹出的菜单中选择【新组】菜单命令调出“新建组”对话框如图所示。()在“新组名称”文本框中输入名称单击【确定】按钮这时就新建了一个组。如果要删除一个已经存在的组就将鼠标移动到要删除的组上单击鼠标右键从菜单中选择“删除组”这个组就被删除。如果要修改一个组的名称可将鼠标移动到组名上右键单击这个组名在弹出的菜单中选择【重命名组】菜单命令弹出“重命名组”对话框如图所示在对话框的“新组名称”文本框中输入新组的名字然后单击【确定】按钮图所示为重命名为“订单”的组和组中的对象。如果要删除一个已经存在的组就将鼠标移动到要删除的组上单击鼠标右键从菜单中选择“删除组”这个组就被删除。如果要修改一个组的名称可将鼠标移动到组名上右键单击这个组名在弹出的菜单中选择【重命名组】菜单命令弹出“重命名组”对话框如图所示在对话框的“新组名称”文本框中输入新组的名字然后单击【确定】按钮图所示为重命名为“订单”的组和组中的对象。图“新建组”对话框图“重命名组”对话框图组中的对象在组中添加、删除对象()向建立好的空组中添加对象:首先要选中对象所属的类别然后在已有对象的列表中选中要添加的对象将它拖动到组中即可。()删除组中的一个对象:选中这个对象然后按键盘上的【Delete】键就会弹出一个对话框询问是否要删除这个对象单击【是】按钮组中的这个对象将被删除。这个对象被从组中删除只是删除了它在组中的快捷方式并没有将这个对象真正地删除
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