销售管理手册
销售管理篇
2008-12-31发布 2009-01-01实施
**公司
销售管理篇 Q/SDZD-2009
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前 言 .................................................................................................................................................................... 5 一、目的 ...................................................................................................................................................... 5 二、编制及修改 .......................................................................................................................................... 5
第一章 销售事业部组织机构图及岗位职责 .................................................................................................... 6
一、销售事业部组织机构及岗位图 .......................................................................................................... 6
二、营销组织岗位职责 .............................................................................................................................. 8
1、营销总经理岗位职责 .................................................................................................................... 8
2、 营销总监岗位职责 ...................................................................................................................... 8
3、技术总监岗位职责 ........................................................................................................................ 8
4、系统工程师岗位职责 .................................................................................................................... 8
5、业务人员岗位职责 ........................................................................................................................ 9
6、办公室主任岗位职责 .................................................................................................................... 9
7、业务助理岗位职责 ........................................................................................................................ 9
8、行政助理岗位职责 ........................................................................................................................ 9
9、售后助理岗位职责 ...................................................................................................................... 10
10、市场助理岗位职责 .................................................................................................................... 10
11、物流助理岗位职责 .................................................................................................................... 10
12、发货司机岗位职责 .................................................................................................................... 10
13、销售会计岗位职责 .................................................................................................................... 10
14、销售出纳岗位职责 .....................................................................................................................11
15、外贸总监岗位职责 .....................................................................................................................11
16、外贸助理岗位职责 .................................................................................................................... 12
国内业务篇
第二章 销售管理制度 ...................................................................................................................................... 13 一、业务人员待遇及考核办法 ................................................................................................................ 13
二、系统工程人员待遇及考核办法 ........................................................................................................ 14
三、外贸人员考核办法 ............................................................................................................................ 14 四、2009年销售目标 ............................................................................................................................... 14 五、2009年国内市场仪表销售目标分解图 ........................................................................................... 15
六、业务规定 ............................................................................................................................................ 16
1、费用规定 ...................................................................................................................................... 16
2、销售规定 ...................................................................................................................................... 16
3、报价规定 ...................................................................................................................................... 16
4、业务监督 ...................................................................................................................................... 16 七、管理规定 ............................................................................................................................................ 17
1、斯达公司“三大天条” .............................................................................................................. 17
2、日常规定 ...................................................................................................................................... 17
3、日报、周报、市场分析报告 ...................................................................................................... 17
1
八、记录表 ................................................................................................................................................ 17
表1：国营企业产品限价表（不含税） ......................................................................................... 18
表2：经营单位产品限价表（不含税） ......................................................................................... 21
第三章 工作流程 .............................................................................................................................................. 24 一、发货流程 ............................................................................................................................................ 24
表1：发货通知单 ............................................................................................................................. 25
表2：发货信息通知单 ..................................................................................................................... 26
表3：客车发货信息短信通知单 ..................................................................................................... 26
表4：（）月成品库存报表 ............................................................................................................... 27
二、票据开出流程 .................................................................................................................................... 28
表1：开票通知单 ............................................................................................................................. 29
表2：发票登记表 ............................................................................................................................. 30 三、货款回收流程图 ................................................................................................................................ 31
表1：缴款单 ..................................................................................................................................... 32
表2：月收入核查表 ......................................................................................................................... 32
表3：业务监督审批表 ..................................................................................................................... 33
表4：销售发货一览表 ..................................................................................................................... 34
表5：业务跟踪记录表 ..................................................................................................................... 35
四、质量（信息）反馈流程 .................................................................................................................... 36
表1：质量信息反馈单 ..................................................................................................................... 37
五、产品售后服务流程 ............................................................................................................................ 38
表1：修理单 ..................................................................................................................................... 39
表2：售后产品服务单 ..................................................................................................................... 40
六、销售业务统计流程 ............................................................................................................................ 41
1、填写说明 ...................................................................................................................................... 41
2、填表要求 ...................................................................................................................................... 41 十一、记录表 ............................................................................................................................................ 41
表1：区域月度销售额/回款/费用累计统计表 ............................................................................... 42
表2：销售事业部业务经理月度销售额/回款/费用累计统计表 ................................................... 43
国际业务篇
第四章 国际业务部管理制度 ........................................................................................................................ 44
一、日常工作 ............................................................................................................................................ 44 二、
工作总结
关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结
............................................................................................................................................ 44 三、信息发布 ............................................................................................................................................ 44 四、企业邮箱 ............................................................................................................................................ 44 五、电子文档的管理 ................................................................................................................................ 44 六、记录表 ................................................................................................................................................ 44
表1：电子文件分类表 ..................................................................................................................... 45
七、邮件留档 ............................................................................................................................................ 46 八、单证留档 ............................................................................................................................................ 46 九、收汇水单 ............................................................................................................................................ 46 十、核销单领用 ........................................................................................................................................ 46 十一、会谈纪要 ........................................................................................................................................ 46 十二、记录表 ............................................................................................................................................ 46
2
表1：客户卡片 ................................................................................................................................. 48 表2：BtoB网站推广登记表 ............................................................................................................ 48
表3：竞品客户卡片 ......................................................................................................................... 48
表4：展会展览卡片 ......................................................................................................................... 49
表5：代理商品卡片 ......................................................................................................................... 49
表6：外贸助理代码登记表 ............................................................................................................. 49
表7：客户名片 ................................................................................................................................. 50 表8：客户代码登记表 ..................................................................................................................... 51
表9：报价单 ..................................................................................................................................... 52 表10：形式发票 ............................................................................................................................... 53 表11：商业发票 ............................................................................................................................... 54 表12：装箱单 ................................................................................................................................... 55 表13：出口货物代理委托书 ........................................................................................................... 56
表14：形式发票编号登记表 ........................................................................................................... 57
表15：装箱单/箱号表 ...................................................................................................................... 58
表16：销售回款登记表 ................................................................................................................... 59
表17：外贸发货（文件）登记表 ................................................................................................... 59
表18：外来样品、资料登记表 ....................................................................................................... 60
表19：外贸加工(验货)通知单 ........................................................................................................ 61
表20：工作协调通知单 ................................................................................................................... 62
表21：发货通知单 ........................................................................................................................... 62 表22：开票通知单 ........................................................................................................................... 62 表23：质量信息反馈单 ................................................................................................................... 62
表24：国外授权代理登记表 ........................................................................................................... 63
表25：外贸销售统计月报 ............................................................................................................... 64
表25：外贸销售统计月报 ............................................................................................................... 64
十三、表样(盖章) ................................................................................................ 65 表1：形式发票（代
合同
劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载
） ......................................................................... 65 表2：商业发票 ............................................................................................. 66 表3：装箱单 ................................................................................................. 67 表4：核销单 ................................................................................................. 68 表5：代理报关委托书 ................................................................................. 69 表6：报关单 ................................................................................................. 70 表7：出口货运代理委托书 ......................................................................... 71
第五章 外贸工作流程 ...................................................................................................................................... 65
一、外贸工作流程 .................................................................................................................................... 65
二、外贸工作流程说明 ............................................................................................................................ 66 1、 搜集客户资料 ............................................................................................................................ 66 2、报价 .............................................................................................................................................. 66 3、签订合同 ...................................................................................................................................... 66 4、生产准备 ...................................................................................................................................... 66 5、发货准备 ...................................................................................................................................... 66 6、发货管理 ...................................................................................................................................... 67 7、 验货 ............................................................................................................................................ 67 8、 发货 ............................................................................................................................................ 67 9、 装船通知，邮寄提单文件 ........................................................................................................ 67
3
10、 核销单核销 .............................................................................................................................. 67
11、 客户信息反馈 .......................................................................................................................... 67
12、 资料归档 .................................................................................................................................. 67
4
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为强化销售管理管理的执行力度，充分调动销售人员的积极性、主动性，充分本现多劳多得、绩
效优先的分配原则，为使销售管理水平不断得到持续改进，特制定本制度。
1、总经理负责本制度的持续改进、监督及执行；
2、为保证本制度的持续改进，每年1月1日执行新版本，老版本同时作废；
5
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1
（1）负责国内外市场营销战略的制定。
（2）负责营销制度体系的建设与制定。
（3）负责销售事业部行政人事、财务、市场营销的监督管理。 （4）与各事业部加强沟通，向总裁及各事业部提供产品质量信息及市场信息。 （5）负责重大客户的开发与维护。协助业务人员做好市场开发工作。 （6）负责公司驻外办事处、分公司及总代理的监督与管理工作。 （7）负责销售事业部财务审批工作。
（8）负责裁定业务归属及及处理其它重大事件。
（9）及时完成总裁交办的其他工作。
2
（1）负责销售事业部市场营销及日常工作的监督管理。
（2）负责销售事业部管理制度及流程的优化完善。
（3）负责公司年度营销战略目标
方案
气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载
的起草。制定各区域销售策略并组织实施。 （4）每月5日前向总经理提交上月工作总结及本月
工作计划
幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划
。 （5）负责营销人员的专业培训、考核、业务指导，强化营销队伍的建设与管理。 （6）负责审核营销人员的借款单、差旅费、差假等。
（7）配合办公室处理退换货和客户投诉。
（8）负责大客户的开发、维护及接待工作，协助业务人员开拓市场。 （9）按时完成领导交办的其他临时性工作。
3
（1）负责销售事业部技术咨询及技术工作。
（2）负责销售事业部售前、售中和售后的技术服务工作。 （3）负责系统工程技术方案的设计、实施、沟通及售后工作。 （4） 负责销售事业部对内、对外的技术培训工作。
（5） 协助业务人员做好市场开拓的技术支持工作。
（6） 每月5日前向总经理提交上月工作总结及本月工作计划。 （7） 负责工程项目的监督与指导。协调、解决系统安装过程中的技术及沟通问题。
（8） 提交项目奖金的分配方案，报营销总经理审批。
（9） 负责工程项目的验收，以及技术资料和相关文件的移交与归档。 （10） 及时完成领导交办的其它工作。
4
（1）负责系统工作的设计、安装及售后工作。
（2）负责售前技术支持，勘察施工现场，制定施工方案。 （3）负责与用户进行沟通，制定优化方案。
（4）协助业务人员做好市场开拓的技术支持工作。
（5）负责系统产品的销售及推广工作。
（6）负责系统产品的安装调试及培训工作。
（7）及时完成领导交办的其它工作。
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5
（1）业务人员应全面熟悉本公司的产品，能以专业的言行与客户沟通。 （2）业务人员应以谦恭和气的态度和客户接触，并注意服装仪容之整洁。 （3）严守公司销售机密，不得泄漏予他人。
（4）认真贯彻执行公司销售管理规定和
实施细则
工程地质勘察监理实施细则公司办公室6S管理实施细则国家GSP实施细则房屋建筑工程监理实施细则大体积混凝土实施细则
。
（5）负责所在区域客户的开发和维护及各类信息的收集。积极完成销售指标。 （6）负责与客户签订销售合同，并积极负责货款回收。
（7）收集市场信息，及时准确地反馈客户意见及质量问题，协助公司进行产品改进及完善售后服
务工作。
（8）按要求提交工作日报和周报及市场分析报告。。
（9）完成领导安排的其它工作。
6
（1）负责办公室日常管理工作。
（2）受理客户来电咨询、转接、记录，能立即产生销售的客户按订单流程处理，其它客户信息交
由区域业务人员，由市场开拓内勤负责监督。
（3）每月20日向客户发布产品信息或节日祝福短信。
（4）负责电话催款，督促业务人员收款。
（5）负责销售人员的后勤服务工作，核实销售人员担保材料和家访。 （6）协调处理售后、退换货及投诉事宜。
（7）每周三、六审核缴款单、销售一览表并签字确认，并在电脑系统登记销帐。 （8）安排好下班后电话的转接及休息日的工作。
（9）每周六组织内勤人员的业务学习，总结上周工作并做出下周工作计划。 （10）每月5日前向营销总监提交上月工作总结和本月工作计划。 （11）完成领导交办的其他工作。
7
（1）接受办公室主任的管理和业务指导。
（2）填写销售发货单，开票通知单，办理审批手续，归档管理。 （3）负责客户发票的邮寄和底联的保存。
（4）填写每日销售一览表，建立重点客户台帐。
（5）客户欠款的核查及欠款到账的核对、销账。
（6）办理相关的退换货手续。
（7）每月5日前向出纳提交上月业务人员回款明细，经出纳核算业务提成后，进行复核，并签字
确认。
（8）每月5日前向营销总监和总经理提交上月销售报表。 （9）完成部门领导交办的其它工作。
8
（1）负责销售事业部行政人事及日常的的辅助工作。
（2）负责各类文件的呈送、转交及归档。
（3）负责销售事业部邮件的收发管理工作。
（4）负责员工午餐的安排及餐费的审核，每月电话费审核和缴纳。 （5）代销售人员填写“借款单”，报营销总监和总经理批准后交财务。 （6）负责业务人员的出差用品、样品资料、空白合同的领用和记录。
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（7）负责名片及资质证书的制作。
（8）销售人员生日祝福及生日礼品发放。
（9）处理日常文字性工作及资料整理工作。
（10)完成部门领导交办的其他临时工作。
9
（1）接受办公室主任的管理和业务指导。
（2）负责与物流助理就售后问题进行沟通，并监督执行。 （3）负责产品在途运输、到站等信息查询。
（4）负责合同、报价单、标书等文件的制作，并将文本及电子版文档归档。 （5）经营性产品信息的系统录入。
（6）完成部门领导交办的其他工作。
10
（1）接受办公室主任的管理和业务指导。
（2）负责业务人员日报、周报信息的审查和核实，对客户信息进行系统录入。 （3）建立完善的A类（成交客户）、B类（潜在客户）资料，标出重点客户。 （4）每月至少一次对成交客户进行电话回访，对潜在客户进行开发，对普遍反映的问题向营销总
监提交《质量信息反馈单》。
（5）对转交业务人员的信息，应及时监督业务进展情况，并在系统中如实填写跟踪结果。
（6）每日9点至9点30分在互联网上搜寻煤矿招标信息，及时向总经理汇报。 （7）负责客户的接待、业务洽谈等工作。
（8）完善客户资料（如：客户生日、家庭情况、个人爱好等）。 （9）完成部门领导交付的其它工作。
11
（1）负责物流工作的正常运行。
（2）审核、确认发货单完整有效后，按要求发货。
（3）控制发货成本，节约物流费用。
（4）产品发运后，应及时以传真或《短信通知单》等形式告知客户，确保客户能够安全、准确、
及时接收到产品。
（5）每月5日将上月《发货通知单》交回办公室，由业务助理查收。 （6）跟踪售后维修产品进度,保证维修产品按期交付。
（7）及时完成领导安排的其他临时工作。
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（1）在物流助理的管理下，负责产品的物流配送工作。 （2）负责零散货物的打包工作，保证货物发运安全。
（3）负责所驾驶车辆的日常保养、维修，保证车况良好。 （4）完成部门领导交付的其它工作。
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（1）负责海洋区报销凭证的审核。
（2）根据《发货通知单》，建立销售明细帐。
（3）负责**工资核算汇总并转交财务主管。
（4）负责发票的审核及发票专用章的保管。
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（5）每月第二、三、四周周六上午将**区票据送达生产区财务。 （6）负责应收帐款的查询。
（7）每月5日前以书面形式向总经理、办公室主任提交截止上月末应收帐款明细。 （8）每月5日前向财务主管和总经理提交上月工作总结和当月工作计划。 （9）负责机电公司凭证的编录入，负责月度、年度会计报表的编制，建立明细帐、总帐。
（10）负责机电公司税金的计算、发票的认证、抄税、申报工作。 （11）负责机电公司工资、费用及票据的审核、管理。
（12）负责机电公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证的变更、年检、保管。 （13）负责机电公司凭证、帐册、报表的装订及财务章的保管。 （14）及时完成领导安排的其它临时工作。
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（1）负责**区现金日记帐及现金的保管。
（2）负责**区费用的报销及其他款项的支付。
（3）负责发票的保管及开具。
（4）负责销售事业部业务人员的汇款及电话费缴纳。
（5）负责销售事业部存取款业务。
（6）负责核算业务人员的提成。
（7）负责机电公司现金日记帐、现金、银行帐及余额的核对与保管。 （8）负责机电公司费用报销及其他款项的支付。
（9）负责机电公司名章的保管、银行帐的查询、现金核查表的编制。 （10）负责机电公司发票的购买、开具及认证工作，并建立发票领用表。 （11）负责机电公司支票的填开、进帐、银行回单的领取工作。 （12）及时完成领导安排的其他临时工作。
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（1）负责公司国际市场开发计划的制定。
（2）负责国际市场的开发、维护。
（3）负责国外客户的来访接待。
（4）负责国际贸易的日常工作。
（5）负责海外市场推广方案的策划与执行。
（6）负责外贸合同的管理与审核；
（7）负责出口产品报价的审核；
（8）协助、检查、监督业务人员开展国际业务；
（9）负责与相关部门的沟通和协调工作；
（10）负责本部门人员的培训；
（11）完成公司领导安排的各项临时性任务。
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（1）负责公司产品市场推广，新客户开拓；
（2）负责市场分析及规划，推广策划；
（3）负责维护老客户关系；
（4）负责产品报价工作的进行，调查海外市场竞品的价格； （5）负责客户合同的签订及跟进工作；
（6）负责制作、审核外贸单证；
（7）负责商品出货运输安排及跟进。
（8）负责出口产品的售后服务与跟踪；
（9）负责客户资料归档及外贸单证归档工作； （10）配合相关部门完成涉及外贸相关工作的处理； （11）负责所辖区域来访客户的接待工作；
（12）负责所辖区域外贸销售统计；
（13）完成公司领导安排的各项临时性任务。
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除另有规定外，公司业务人员均依本制度执行。
公司的销售管理层要全力培养、支持、鼓励、协助业务员做好区域业务及市场开发，积极主动协
助业务人员促成业务结果，监督业务人员的业务过程，并及时给予指导、帮助，同时对不良行为给予纠
正，及时解决监督过程中发现的问题，对制度及流程及时给予完善，力求公平、公正对待每一位业务人
员，让其充分地发挥其潜能，在收入不断增长的同时，个人素质及能力不断提高，让每一位业务人员的
自身价值得到最大化体现。
1、业务人员在试用期间形成的业务回款按0.5%计算提成，并计入年终考核。
2、业务人员应严格在所负责区域作业，区域或人员调整时，原区域业务员需带领新业务人员进行
市场交接。在交接过程中及交接后业务人员对业务有推诿、抵触等行为，一经查实给予警告处
分，第二次发现解除劳动合同。
3、新任业务人员回收上任业务员遗留的货款，按回款额的0.5%给予奖励，业绩计入年终考核。
4、对原区域业务人员通知公司完成的原区域业务，交接后三个月内按回款额的0.5%给予奖励,业
务归公司。
5、业务人员若年中因离职或辞退等原因终止业务工作的，不参加年终考核。
6、公司根据各业务区域的具体情况，如市场情况的优劣、目标市场的成熟度、过去的投入和铺垫
及客户群的分布等情况，将国内市场划分为三类：
A类 核心市场：山西、云南、贵州、陕西（榆林地区）。
B类 战略市场：内蒙、河北、河南、陕西（铜川、延安、渭南、彬县、陕南）、新疆。
C类 培育市场：甘肃、宁夏、青海、四川、江苏、山东、湖南、湖北、江西、福建、广西、东北
地区。
每年由总经理组织相关人员根据市场情况评定，制定全年业务目标及考核基准。
7、正式业务人员薪酬=底薪+当月提成+年终提成（底薪为业务人员计时工资考核的结果）。 （1）、底薪考核：
A类 核心市场：月度回款额考核基准为20万元。
B类 战略市场：月度回款额考核基准为10万元。
C类 培育市场：月度回款额考核基准为6万元。
例如：某人区域属B类战略市场，当月回款8万元，底薪=8万元/10万元×当月计时工资。 （2）、当月提成（月度业绩考核）
?经营单位：按回款额的2%×当月出勤率预提，价格低于底限价经总经理批准销售时，按回款额
的1%×当月出勤率预提，回款额计入年终考核总量。
?国营企业：该笔业务的回款率×高出底限价部分×当月出勤率计算提成，价格低于底限价经总经
理批准销售时，按回款额的2%×当月出勤率预提，回款额计入年终考核总量。
?团队协作完成的业务或由公司开发的客户交由业务员维护的，回款时按此笔业务回款额的（0——2%）×当月出勤率预提，此项回款（0——100%）计入年终考核总量，具体百分比由总经理根据个
人在此项目中的作用大小确定。
?培育市场按回款额的1%×当月出勤率预提，回款额计入年终考核总量。
?非煤矿山及石化单位的直接业务回款，按回款额另外奖励1%。 （3）、年终提成（年终累计业绩考核）
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年终12月31日按当年累计回款总额分段计算提成，次年元月31日前公布结果并结算发放。
A类 核心市场：月度回款额考核基准为20万元。 （a）、250万元＜X?400万元 0.5% （b）、400万元＜X?550万元 1%
（c）、X＞550万元 1.5%
B类 战略市场：月度回款额考核基准为10万元。 （a）、120万元＜X?200万元 0.5% （b）、200万元＜X?300万元 1%
（c）、X＞300万元 1.5%
C类 培育市场：月度回款额考核基准为6万元。 （a）、80万元＜X?130万元 0.5% （b）、130万元＜X?200万元 1%
（c）、X＞200万元 1.5%
全年国企销售额必须高于全年销售总额的40%，不足者年终提成总额降20%。
（4）目标考核：
(a)未完成全年目标,年终提成降低10%
(b)全年任务完成，奖励5000元
(c)50%＜超额完成全年任务?100%，奖励10000元 (d) 150%＜超额完成全年任务?200%，奖励15000元 超额完成全年任务＞250%，奖励20000元
备注：当月出勤率=实际出勤天数/标准出勤天数 回款率=该笔业务实际回款额/该笔业务销售额 当月工资=当月底薪＋当月提成－借款
1、系统工程人员薪酬?工资?奖励
2、工资：按公司薪酬制度统一执行。
3、奖励：奖励总额为项目总额的1%。项目如期完成并通过验收后，由部门经理根据个人贡献确定
分配方案报总经理审核批准。项目未如期完成或完成情况不佳，视项目完成情况酌情扣减，扣
减额度由总经理决定。
4、系统工程人员从事销售业务的，回款时按此笔业务回款额的（0——2%）奖励，具体百分比由
总经理根据个人在此项业务中的作用大小确定。 1、外贸人员薪酬=工资?奖励。
2、工资：按公司薪酬制度统一执行。
3、奖励：奖励总额为年销售额的1%。次年元月31日前核算确认后，由外贸总监经理根据个人贡献确定分配方案报总经理审核批准。如完成当年任务目标，奖金全额发放。未完成当年目标，
由总经理酌情扣减。年中离职者，不再参加考核。 1、2009年国际业务部销售目标： 万元。 2、2009年国内业务部仪表销售目标： 万元。 3、2009年国内系统销售目标： 万元.
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2009年国内仪表销售目标
1 山西省
2 陕西省
3 河南
4 河北 5 内蒙古 6 四川（重庆）
7 贵州 8 云南 9 广西
甘肃（华亭除10 外） 11 青海
12 宁夏、甘肃华亭
13 新疆
14 江苏
15 安徽
16 山东
17 福建 18 浙江
19 北京、上海
20 湖南
21 湖北
22 江西
24 黑龙江
25 吉林 0.4
26 辽宁
15
销售管理篇 Q/SDZD-2009
销售管理制度 版本/修改状态A/0 页码 4/5
1
（1）试用期业务人员和培育市场正式业务人员出差实行包干制，每天补贴60元。公司报销火车票、
长途客车票（需注明线路），其他票据一律不予报销。特殊情况需经营销总监签批。 （2）试用期业务人员出差，需填写《出差申请单》、《借款单》，由总经理签批，借款金额省内不超
过800元，省外不超过1000元。差费不足可向营销总监申请，经总经理批准后交财务执行，
每次金额不得超过500元，尽量在周六统一办理。
（3）正式业务员出差需填写《出差申请单》，原则上公司对正式业务人员不予借款，所有费用自理。
特殊情况需向营销总监申请，经总经理签批后由财务执行。
（4）试用期业务员和培育市场正式业务员出差返回三天内，填写《出差费用报销单》，将差旅费的
正式及非正式票据按财务要求粘贴，由内勤核实考勤并签字，经办公室主任审核、总经理签
批后，交财务执行。
（5）正式业务员出差返回三天内，需将差旅费的正式凭证按财务要求粘贴后，由内勤核实考勤并
签字，交办公室主任审核后转交总经理。未按时上交者不予核算工资。 （6）业务人员业务过程产生的信息费需提前向营销总监汇报，经总经理批准后备案，货款回收后
由公司安排支付。
（7）业务人员可根据需要向公司申请业务用车，司机的费用由公司承担，其它费用由使用者承担。
（8）对于来访客户由公司根据客户级别酌情负责接待。
（9）业务人员手机卡由公司统一配发，不得使用其他手机卡，否则取消话费补贴并给予警告处分。
话费补贴由公司直接存入手机中，业务联系沟通均用此号码，离职离岗时交回公司，余额不
退。
（10）业务人员手机须24小时开机，一月内超过3次联系不上或出差期间一星期不与公司联系，
取消当月话费补贴，情节严重者解除劳动合同。
（11）业务人员出差天数不得少于180天/年，年终考核缺少一天按100元/天从业务提成中扣除。
（每次连续出差超过30天，可享有两天换休假，不累计）。
2
（1）产品售价必须高于底限价，低于底限价销售的必须由总经理批准(产品底限价见附表一、二)。
（2）款先到账的业务，由办公室主任签批即可发货，特殊情况及国营企业须报总经理批准。 （3）经营单位实行款到发货，特殊情况总经理批准；先发货的必须限定回款时间，到期不能回款
的停发业务员的工资，直至货款回收。若造成货款损失的，由个人全额承担。 （4）售出的产品非质量原因概不退换，特殊情况经总经理批准后方可退换。 （5）国企客户试用产品，需办理产品出库手续并注明试用期限，除公司同意赠送外，试用样品到
期不能追回的，由业务员按底限价承担。
（6）外贸发货及开票由外贸总监签字即可。
3
（1）公司在区域设有总代理或办事处的，公司不得直接报价，需将信息转交总代理或办事处，除
尽可能支持与指导外，原则上不得参与该区域的业务。
（2）客户向办公室询价，原则上办公室不得直接报价，需将客户需求及相关信息记录，并告知业
务员及时与之联系，同时进行业务监督。在监督过程中，办公室要多给予支持和协助，必要
时营销总监和总经理协助业务员促成业务。公司认为此项业务有丢失可能的，公司有权直接
处理，业绩归公司。
（3）公司将业务尽可能下放的同时，原有老客户直接与办公室或总经理联系的，应尽可能逐渐转
交业务人员，同时监督及要求业务人员要积极加强与客户的联系和沟通。对不能积极与客户
联系沟通、及时反馈信息的业务员，办公室有权直接插手其业务，业绩归公司，并给予当事
人警告处分。
4
（1）由办公室负责的业务区域，当时成交的业务由办公室主任安排，未当时成交的，办公室主任
填写《客户信息登记表》，移交市场助理跟踪并将结果及时向办公室主任汇报。 （2）业务需转交的，办公室主任负责将信息传递相关人员，填写《客户信息登记表》转交市场助
16
销售管理篇 Q/SDZD-2009
销售管理制度 版本/修改状态A/0 页码 5/5
理监督业务执行情况，并将结果及时向办公室主任汇报。
（3）公司将业务尽可能下放的同时，原有老客户直接与办公室或总经理联系的，应尽可能逐渐转
交业务人员，同时监督及要求业务人员要积极加强与客户的联系和沟通。对不能积极与客户
联系沟通、及时反馈信息的业务人员，办公室有权直接插手其业务，业绩归公司，并给予当
事人警告处分。
1
（1）不欺骗公司----实事求是，一切以公司利益出发，对说假话、报假账、吃回扣等损害公司利
益的行为，一经发现以开除论。
（2）不在外兼职----严禁业务人员在外兼职或代理销售任何其他公司产品，一经发现以开除论。 （3）不挪用公款----未经批准业务人员不得在外收取现金货款，经批准收现金的应及时汇款并通
知业务部收款销帐，未经批准挪用公款或隐瞒不报者，一经发现以开除论，情节严重者将追
究其法律责任。
2
（1）出差到达目的地当日、周一、周四及返回当日应以当地固定电话向公司报到，缺少一次按缺
勤一天论。
（2）正式业务人员出差回来后，每日上午应正常考勤，晨会后由营销总监或办公室主任根据具体
情况安排。
（3）每周例会：每周六上午11时至12时，由营销总监或办公室主任主持，主要对本周工作做总
结及下周工作的安排以及工作中存在的需解决的问题。
（4）销售人员请长假，营销总监需另行安排业务人员接替，待返岗后另行安排。 （5）业务员离职时，须对所在区域客户信息、项目信息向营销总监提交书面报告，作好市场及工
作交接，客户名片资料、合同、电话卡、员工手册、领用物品等须交还公司，结清财务手续，
方准予离职。
3
（1）业务人员周一至周六需填写日报，周日填写工作周报。缺少一次以缺勤一天论。 （2）日报需记录当天走访客户的姓名、部门、职务、地址、电话、手机、需求、市场信息，及工
作中的想法、要求、困难等。字数不少于100字。日报可以采取手机QQ形式。 （3）周报内容包括上周工作总结和下周工作计划。总结包括上周工作中遇到的困难及原因，市场
状况、产品质量、价格及竞争对手的情况、新产品信息及需要公司提供的帮助。计划包括下
周工作安排，如何解决工作中遇到的困难。字数不少于200字。周日采取电子邮件形式发送
到**邮箱。主题用个人姓名。
（4）日报、周报必须真实有效，客户信息必须完整，由内勤负责查实。编造虚假信息一经查实给
予警告处分。第二次发现解除劳动合同。
（5）业务人员出差回来一周内，需以电子邮件形式向营销总监提交《市场分析报告》，发送到**
邮箱。主题为个人姓名。内容包括区域市场客户分布、需求、本公司及主要竞争对手的产品
价格、质量、市场竞争力情况，新产品信息及合理化建议），字数不少于800字，未按时提交
者给予警告处分。
序号 名 称 编号 保存部门 保存期限
1 国营企业产品限价表（不含税）
经营单位产品限价表（不含税） 2
17
1
国营企业产品限价表（不含税）
2009年元月 共3页 第1页
单序号 名称 规格型号 单价（元） 备注 位 1 2
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36
备注：按开票金额的20%收取税金 2009年1月1日起执行
18
国营企业产品限价表（不含税）
2009年元月 共3页 第2页
单序号 名称 规格型号 单价（元） 备注 位 37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59 60
61 62
63
64
65
66
67
68
69 70 71 72 73 74 备注：按开票金额的20%收取税金 2009年1月1日起执行
19
国营企业产品限价表（不含税）
2009年元月 共3页 第3页 序号 名称 规格型号 单位 单价（元） 备注 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 备注：按开票金额的20%收取税金 2009年1月1日起执行
20
2
经营单位产品限价表（不含税）
2009年元月 共3页 第1页
单序号 名称 规格型号 单价（元） 备注 位 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36
备注：按开票金额的15%收取税金 2009年1月1日起执行
21
经营单位产品限价表（不含税）
2009年元月 共3第2页
单序号 名称 规格型号 单价（元） 备注 位 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74
备注：按开票金额的15%收取税金 2009年1月1日起执行
22
经营单位产品限价表（不含税）
2009年元月 共3页 第3页
序号 名称 规格型号 单位 单价（元） 备注 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 备注：按开票金额的15%收取税金 2009年1月1日起执行
23
管理制度文件 Q/SDZD-2008
发货流程 版本/修改状态A/0 页码 1/4
发货通知单 销售会计挂帐
物流助理
出库单（一式三联）
成本会计
盘库核查 库房
货物发出
执行记录
月初交业务助理
年终归档
编制说明
1、由业务助理填写《发货通知单》，经审核批准后传真至物流助理，将原件交销售会计挂帐，电脑留存。
2、由物流助理对《发货通知单》进行审核，如有疑问，迅速与业务助理沟通落实。
3、物流助理根据《发货通知单》办理制式《出库单》，一式三联。
4、《发货通知单》经财务审核，并在《出库单》上签字后，财务留存一联。
5、库管审核《出库单》，见成本会计及物流助理签字后，在《出库单》上签字，留存一联并办理出库。
6、货物出库后发货司机根据《发货通知单》验货，并在《发货通知单》签字后发出。
7、物流助理填写完执行记录后，月初3日前将《发货通知单》按月装订，交业务助理归档。
8、每月初5日前，成本会计、生产部经理、成品库管共同盘库，由成品库管制《成品库存月报表》报生产部经理、
销售总经理各一份。
24
1
发货通知单
一、货物信息 2009年 月 日 NO： 序产品名称 规格型号 数量 单位 单价 金额 备注 号
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
合 计 0 二、发货信息 收货单位 到 站 发货时间 运输方式 提货方式
收 货 人 电 话 传 真 邮 编 备注
三、核准信息 区 域 业务归属 制 单 付款情况 签 字 批 准 审 核
执行记录（由物流助理填写） 货运单号 运输方式 运费 发货人 备注
25
2
您订购的产品__月__日已发出,货单号为_____,预计____天到达______（地点），货运部电话
______。请注意查收。
****公司
3
您订购的产品__月__日已发出，车号_____,预计_____（时间）到达______（地点），随车电话______。
请注意查收。
****公司
说明：短信由物流助理发货后及时发送给客户。
26
4
（ ）月成品库存报表
序号 产品名称 规格 单位 当月入库数量 当月出库数量 库存数量
备注：每月统计日期为1日至31日
成品库管（制单）: 成本会计（审核）: 生产部经理（复核）:
27
管理制度文件 Q/SDZD-2008
票据开出流程 版本/修改状态A/0 页码 1/3
业务助理填写开票通知单
办公室主任审批
出纳开票、登记
销售会计审核盖章，留存年末成册归档
业务助理审核后领用签字、发出
1、业务助理制《开票通知单》，电脑留存、输出一份。
2、《开票通知单》由办公室主任审批后交出纳执行。
3、出纳开票、销售会计依据《开票通知单》审核盖章、留存，月末装订成册，年末归档。 4、发票由业务助理审核后在《发票登记表》签收，并负责发票发出。
28
1
一、开票信息 年 月 日 编号： 单位名称 税 号 开户行 帐 号 地 址 电 话 二、开票内容
序单产品名称 规格型号 数量 单价 金额 备注 号 位
0
0
0
0
0
0
合 计 0 三、发票送达
收票单位
地址 送达方式 联系人 电 话 传 真 邮编 四、审核
发货单号 制单 出纳 审核 批 准
备 注
29
2
发票登记表
序号 日期 发票号码 开票单位 金额 签收 备注
备注：此表由出纳填制、保存。
30
管理制度文件 Q/SDZD-2008
货款回收流程 版本/修改状态A/0 页码 1/5
办公室主任（出纳）查询
业务助理办理《缴款单》，一式三联
办公室主任审核、签字，留存一联核查，
《销售一览表》签字及电脑销帐
会计签收一联做帐
月初，三方核查回款
1、由办公室主任或出纳查询回款。
2、办公室主任通知业务助理办理一式三联《缴款单》，存根由业务助理留存，年末归档。 3、办公室主任在《缴款单》上签字并留存一联，每月核查交总经理。
4、销售会计签字并留存一联财务销帐。
5、办公室主任在销售收入一览表中签字确认，并在电脑销售系统中销帐。 6、每月3日前由业务助理制《月收入核查表》，经销售会计、办公室主任核对签字后交总经理。 7、外贸回款由外贸部办理《缴款单》
31
1
2
（ ）月收入核查表
银行 农行 中行 现金 工行卡 农行卡 建行卡 邮政卡 中行卡 外贸
金额
备注
备注：每月初3日前由业务助理制单，销售会计和办公室主任核查签字后交总经理。
业务助理（制单）： 销售会计（审核）： 办公室主任（复核）：
32
3
业务员： 年 月 日 期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 来电时间 电话号码 通讯地址 手机状态 日志审核 日 期 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 来电时间 电话号码 通讯地址 手机状态 日志审核 日 期 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 来电时间 电话号码 通讯地址 手机状态 日志审核 总 结
行政助理： 办公室主任：
备注：由行政助理制表，并按销售公司规定进行电话考勤及监督； 每月3日前将上月监督结果汇总并签字后，交办公室主任审核，并依据审查表进行当月出勤统计。
33
4
销售发货一览表
日期：
发货信息 开票信息 付款 摘要 主管签字
购货单位 金额 实收金额
发货单号 日期 开票 日期 付款方式 日期
34
5
业务跟踪记录表
接听记录 追踪记录 来电跟踪执行结果 时间 客户姓名(地址) 电 话 内容及处理意见 第一次 第二次 第三次
35
管理制度文件 Q/SDZD-2008
质量（信息）反馈流程 版本/修改状态A/0 页码 1/2
信息收集
销售总经理
生产总经理 生产、技术、质量、分析会
执行部门
质量分析总结会
年末成册归档
1、由销售负责信息收集，并填写《质量信息反馈单》，由销售总经理审批后传真至生产总经理；
2、生产总经理召集技术及质量部门分析研究，与销售总经理沟通后，制定解决方案；
3、方案交执行部门执行完后将书面报告交生产总经理，生产总经理将相关信息反馈销售总经理；
4、生产总经理每月召开一次质量分析会，对本月质量问题进行总结分析，提出改进意见责令有关部门完成。
36
1
质量信息反馈单
编号： 用户单位
用户地址
联系人 邮编 电话
产品名称 规格型号 数量 备注
情况
说明
填报人： 年 月 日
销售 建议 销售公司总经理： 年 月 日
处理 意见
生产总经理： 年 月 日
执行 结果
执行人： 年 月 日
总结 备注
生产总经理： 年 月 日 备注：单纯的信息反馈用此单。
37
管理制度文件 Q/SDZD-2009
产品售后服务流程 版本/修改状态A/0 页码 1/3
物流助理 售后产品发出
销售总经理
生产总经理
生产车间 执行部门（人）
生产总监
1、由物流助理接收货物，制《修理单》《售后产品接收单》，传真至售后助理。由售后助理制《售
后服务单》交销售总经理签批处理意见，传真至物流助理。
2、由物理助理将《售后服务单》报生产总经理签批后，与售后产品一并交执行部门（人）。
3、执行部门执行完后将售后产品交物流部发出，将《修理单》及质量分析报告交生产总经理审批，
并将相关信息反馈销售总经理。
4、车间完成的售后，由生产部根据《修理单》核算工时及维修材料成本，传真至售后助理。。
38
1
**公司
修理单
编号： 用户单位 维修日期： 年 月 日 用户地址
联系人 电话 修理类别： 保内（ ） 保外（ ）
产品名称 规格型号 数量 故障内容
取货时间： 年 月 日 客户签字： 接修员签字： 更换零件型号规格 名称 单价 更换零件型号规格 名称 单价
修理内容： 修复日期： 维修工费：
维修员签字： 零件费：
合计费用
39
2
编号： 用户单位
用户地址
联系人 邮编 电话
产品名称 规格型号 数量 备注
情况
说明
填报人： 年 月 日
销售 建议 销售公司总经理： 年 月 日
处理 意见 生产总经理： 年 月 日
执行
结果
执行人： 年 月 日
总结 备注
生产总经理： 年 月 日 备注：产品维修用此单
40
管理制度文件 Q/SDZD-2008
销售业务统计流程填写说明 版本/修改状态A/0 页码 1/1
本填写说明适用于销售事业部销售额、回款额、销售费用累计统计表 1
（1）本销售累计统计表分为两种格式：
? 录入；
? 自动生成。填表人在录入表格内输入相关的数据后，将在自动格式内生成相对应月份的销售综合累
计统计表及柱形图表。
（2）在填写本表时如需增、减人员：
? 增加人员时，只需在录入格式内的三个表格中后续加入人员姓名即可（三个表格内填写人员姓名一
定要相对应），此时在自动生成格式内销售综合累计表及柱形图将自动生成人员姓名；
? 人员离职时，为防止将离职业务人员的业绩加入新进人员的业绩，暂保留其所在的序号，待次年重
新录入人员名单时再删除。
2
（1）要求填表人员及时、有效、准确地填写本表，如发现所填数据与实际不符，将按照销售公司的有
关规定，作出严肃处理。
（2）要求填表人员于每月10日前将销售额，回款费用统计表交会计审核，经总经理批准后存档。并将
自动生成的柱形图在公示栏张贴一份。
序名 称 编号 保存部门 保存期限 号
1 区域月度销售额/回款/费用累计统计表
2 销售事业部业务经理月度销售额/回款/费用累计统计表
41
1//
年度： 制单： 日期： 单位：万元
一 二 三 四 五 六 七 八 九 十 十一 十二 费月份 销售回款应收账用销 销回销回销回销回销回销回销回销回销回序号 区域 姓名 额小费销售回款费销售回款费费费费费费费费费费小计 款小计 小售 回款额 售款售款售款售款售款售款售款售款售款销售情况 计 用 额 额 用 额 额 用 用 用 用 用 用 用 用 用 用 计 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 1 30 20 5 50 40 8 80 65 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 160 125 35 16 2 200 180 9 300 280 7 400 360 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 900 820 80 21 3 160 140 8 240 200 5 306 320 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 706 660 46 17 4 200 180 6 220 190 7 320 300 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 740 670 70 18 5 160 150 8 240 200 7 320 300 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 720 650 70 19 6 160 150 7 180 160 4 200 180 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 540 490 50 14 7 170 140 8 150 130 6 180 150 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 500 420 80 18 8 0 0 0 0 9 0 0 0 0 10 0 0 0 0 11 0 0 0 0 12 0 0 0 0
1080 960 51 1380 1200 44 1806 1675 28 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4266 3835 431 123 合 计
42
2//
年度： 制单： 日期： 单位：万元
一 二 三 四 五 六 七 八 九 十 十一 十二 月份 姓名 序费用 销售额回款应收账销 回 销回销回销回销回销回销回销回销回销回 销售情况 费销售回款费销售回款费费费费费费费费费费号 小计 小计 小计 款小计 售 款 售款售款售款售款售款售款售款售款售款用 额 额 用 额 额 用 用 用 用 用 用 用 用 用 用 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 额 1 10 8 1 15 12 2 20 15 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 45 35 10 5 2 20 10 4 25 20 1 40 30 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 85 60 25 6 3 30 20 1 60 50 2 70 60 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 160 130 30 5 4 40 30 4 50 40 2 70 60 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 160 130 30 8 5 20 10 3 30 20 3 50 40 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 100 70 30 9 6 30 30 4 20 10 1 80 40 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 130 80 50 8 7 40 30 4 50 40 2 60 50 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 150 120 30 7 8 50 40 4 70 60 2 70 65 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 190 165 25 7 9 40 30 2 60 50 2 80 70 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 180 150 30 5 10 40 30 4 50 40 3 60 50 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 150 120 30 8 11 40 30 5 50 50 4 90 80 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 180 160 20 11 12 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 13 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 14 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 合 计 360 268 36 480 392 24 690 560 19 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1530 1220 310 79
43
销售管理篇 Q/SDZD-2009
国际业务部管理制度 版本/修改状态A/0 页码 1/2
外贸助理每天要发出至少5封客户开发性邮件并在《客户卡片》（潜在客户登记表）中登记客户基
本信息及反馈情况或注册2-3个B2B网站（一周按5天计算，若当天未完成， 可在次日补发）。
每月3号前提交业务区域内的市场分析报告，其中可包括对开拓某市场主要途径的建议，现有国外
客户资源和当月业绩分析。（结合这个工作完成公司统一规定的月计划考核表）。
对外发布信息采用统一的公司名称及联系方式，具体内容如下：
注册ID ：SSCMSE
英文：Company：
Address:
Zip code:
Tel::
Fax:
Website:
Email:
中文： 单位：
地址：
邮编：
总机：
传真：
网址：
E-mail：
国际贸易部
所有注册的B2B网站做好登记工作。
与客户的邮件使用统一分配的企业邮箱，给客人的邮件同时抄送到 1、电脑硬盘上电子文件的分类
在C: D:盘以外得到其他磁盘上，建立以个人姓名命名的文件夹，个人所用文件一律存在此文件夹
下。并建立以下分类：
序名 称 编号 保存部门 保存期限 号
1 电子文件分类表
44
1
一级分类 二级分类 三级分类 文件命名原则（参考） 备注
公司邮箱 以个人名字命名，公司域名后缀的邮箱
欧洲、亚洲、北美、南美、非洲、南非、大洋洲、俄语系国家、客户邮件 国家+客户代码 收（发）+日期+关键词 按年整理成册 国内贸易、其他
报价单、形式发票、报关文件、报关文件扫描件、货物照片、快单证 按相应文件编号 按年整理成册 递形式发票、产地证扫描件、客户名片？？
发货通知单、开票通知单、外贸加工单、协调通知单、质量信息按相应文件编号+客户代工厂沟通 按年整理成册 反馈单 码
产品配置清单、说明书（电子版、印刷版）、纸质检验报告（记录）、客户代码+产品名称+对外工作 OEM资料 国家+客户代码 包装图纸命名规则？？ 包装箱印刷版、铭牌、商标 版本号A~Z
客户来访 按客户分类 （邀请函、日程安排、会谈纪要、来访照片） 国家+客户代码
代理协议+客户代码+日代理协议 授权代理登记表、按客户分类 国家+客户代码 期
产品认证 按客户分类（图纸等技术文件） 国家+客户代码 按文件内容+日期 按项目整理成册
客户卡片、竞品客户卡片、展会展览卡片、代理商品卡片、BtoB资料卡片 网站推广登记表
项目文件 展会、宣传
货运代理（国内、外、快递）、保险公司、酒店卡片、危险品检验、服务商资料 服务商 产品认证机构、商检等相关联系单位 供应商 运输 DHL、FedEx、空运、海运、运费计算模板、保函 我的文档 工作总结、销售统计、合理化建议 工作总结+姓名+日期
产品说明书、产品图片 、产品证书、产品标准、产品检验报告、产品资料 按产品名称 产品目录、产品价目表、包装数据表、重量体积计算模板 公司产品
行业标准 国内、国际 按标准名称 收集资料 国内、国外 按内容主题 同事文件 同事、领导、外来文件等 其他 与外贸无关的工作 按工作内容
45
销售管理篇 Q/SDZD-2009
国际业务部管理制度 版本/修改状态A/0 页码 2/2 2、邮件分类方法
收件箱、发件箱，按区域分类（欧洲、亚洲、北美、南美、非洲、南非、大洋洲、俄语系国家、国
内贸易、其他），次级按客户代码分类。
邮件主题标准化：按开发客户的不同业务阶段，在邮件主题中采用以下主题词： Inquiry(开发阶段),Quotation(报价阶段),Proforma Invoice(订单阶段),Shipment(货物/样品的运输), 在不同的阶段之间可能还会有具体的业务主题，如照片(photo),说明书(operation manual),客户地址(sending address)，报关文件、样品、质量反馈、技术问题等,可根据实际讨论的主题加注方便日后快
速查询。
3、浏览器收藏夹管理
按客户网站、潜在客户网站、BTOB网站、竞品网站（国内、国外）、认证、其他等分类。
国外邮件往来进行翻译后，保留中英文对照，打印留档，每月末整理电子文档交部门主管存档，年
末归档。（按客户归档， 以客户来信，回复的顺序归档）
发给客户的报价单、形式发票、报关单证及客户的订单传真，均保留纸质文档。其中：报关单证， 寄给客人的正本文件均要复印留底归档。
客人支付货款时， 财务部给外贸部提交到款水单或银行收汇凭证，业务员提交形式发票（代合同）
给财务部以便结汇。
出口收汇核销单由财务部管理，按规定领用；领用时提供盖章的商业发票一份，并提供报关口岸。
每次客户来访、会谈，该客户的外贸专员须整理会谈纪要，提交给部门主管。
序号 名 称 编号 保存部门 保存期限
1日常工作表格
3 年 1 客户卡片（潜在客户登记表）（国内、外） 表WM(01)01
长期 2 BtoB网站推广登记表 表WM(01)02
长期 3 竞品客户卡片 表WM(01)03
长期 4 展会展览卡片 表WM(01)04
长期 5 代理商品卡片 表WM(01)05
2客户、业务员管理
6 业务员代码登记表 表WM(02)01 长期
7 客户名片（已提交形式发票的客户） 表WM(02)02 长期
8 客户代码登记表 表WM(02)03 长期
3报关单证
46
9 报价单 表WM(03)01 3 年 10 形式发票 表WM(03)02 长期 11 商业发票 表WM(03)03 长期 12 装箱单 表WM(03)04 长期 13 出口货物代理委托书 表WM(03)05 长期
4业务管理 14 形式发票编号登记表 表WM(04)01 3 年 15 装箱单/箱号表 表WM(04)02 3 年 16 销售回款登记表 表WM(04)03 3 年 17 外贸发货（文件）登记表 表WM(04)04 3 年 18 外来样品、资料登记表 表WM(04)05 3 年
5与工厂沟通
3 年 19 外贸加工(验货)通知单 表WM(05)01
3 年 20 工作协调通知单 表WM(05)02
3 年 21 发货通知单 表WM(05)03
3 年 22 开票通知单 表WM(05)04
3 年 23 质量信息反馈单 表WM(05)05
6市场管理
长期 24 授权代理登记表 表WM(06)01
7统计分析
3 年 25 外贸销售统计月报 表WM(07)01
47
1
客户卡片
单位名称 Company
地址 Address:
电话 Tel
传真 Fax
手机 Mobile
邮箱 Email
联系人 Contact
网址 Website
描述 Description
2BtoB
BtoB网站推广登记表 序号 网站名称 所属国家 用户ID 密码 注册日期 备注
3
竞品信息登记表 序号 产品名称 生产厂家 网址 品牌 备注
48
4
展会卡片
序号 展会名称 网址 描述
5
代理商品卡片
序号 产品名称 生产厂家 网址 品牌 联系人 联系方式 备注
6
外贸助理代码登记表
序号 日期 外贸助理姓名 代码
49
7
客 户 名 片
客户代码 名片编号：
公司名称
公司地址
国 家 所属区域 网 址 快递帐号
通讯地址 邮政编码 联系人1 联系人2 职 务 职 务 手机 手机 E-mail E-mail 电 话 电 话 传 真 传 真 信息来源
关注产品
公司简介
备 注
建档日期 外贸助理姓名
客户成为固定客户后，增加附表，详细说明说明客户对产品的要求，及货运代理，港口等信息
50
8
客户代码登记表
序号 客户代码 名片编号 国家 建立日期
51
9
t, Xi’an, China
Tel: +86 29 Fax: +86 29 E-mail
QUOTATION
To QUOTATION No.08SD -Q01001 Address Date City Country From Phone Fax Attn E-mail
Price Term FOB Description It. N/P Description Unit price Quant. Sub Total Remark
TOTAL: -
Remarks:
1.Period of validity Three months from this invoice is sending out.
2.Outer packing With paper carton.
3.Delivery date within days upon receipt of prepayment
4.Our bank
Signed by
52
10
PROFORMA INVOICE To
Address P/I No.08SD02 -SIM-101 City Country Purchase No. Phone Fax Pay Conditions Bank transfer
Attn Date: 04 -Jan-08
Price Term Description
It. N/P Description Unit price Quant Sub Total Remark
TOTAL
Remarks: 1.Payment method T/T(30% deposit in advance to arrange the production and the full balance after finishing products) 2.Period of validity Three months from this invoice is sending out. 3.Outer packing With paper carton. 4. Shipment 5.Freight agent 6.Delivery date within days upon receipt of prepayment 7.Brand 8.Marks 9.Our bank
Signed by Approved by
53
11
COMMERCIAL INVOICE
Invoice No.
Purchase No.
Date:
Marks N/P Description Quant. Unit Price Sub Total
N/M
TOTAL:
54
12
PACKING LIST
Invoice No.
Purchase No.
Date:
Total Voltage Nw GW Case No. N/P Description Total Case Quant. CMB Kgs Kgs
N/M
TOTAL:
55
13
2006-12-1 委托日期
d.
Shipper
联系人:
Consignee
Notify party
Xi’an, China Port of loading Port of delivery
FOB 提单份数 3/3 集装箱预配数： 拼箱 成交方式 发票号码(Invoice No)
NOT ALLOWED 装期 可否分批 运费支付 合同号(Contract No)
Airfreight T/T 效期 可否转船 运输方式 信用证号(L/C No)
Marks N/P Description Total Case Quant. CMB Kgs
TOTAL:
1 费用明细： 报关单 L/C副本
3 1 备注 商业发票 合同副本
随3 1 1. 请 年 月 日到我司提货, 请带上货运提取签收单。 装箱单 核销单
件 提货地址： 单
2. 请收到委托书后签字盖章回传， 谢谢！ 证
1 3. 海运船舶必须为500总吨以上有自航自运能力的非个体经营或单船公司的适航船舶 商检证 报关委托
船龄为15年以下（不含15年）， 船级必须是IACS(institute Association of Classification DGM报告
Societies)的成员
4. 海运必须为集装箱班轮运输.
受委托单位 委托人：
联系人 联系人
电话： 传真： 审核
56
14
形式发票编号登记表
序号 日期 形式发票号 签名 执行结束日期 签名
57
15/
PACKING LIST/CASE No
To Invoice No. Address Purchase No. City Country Date:
Total Voltage GW Case No. N/P Description Total Case Quant. CMB Kgs
.
TOTAL: 80 0 0.000 0.00
58
16
外贸销售回款登记表
日期 实收金额 形式发票号 应收金额 备注
17
序号/客户名称/货物名称/合同号/核销单号/报关口岸/件数/体积/重量/启运地/目的地/委托日期/货运代理/货单号/产地证号/客户预付运费/国内运费/提单签收日期/财务签收核销单日期
注：此表在登记本上手工填写，按表头对应内容填写，用“/”分割。
59
18
外来样品登记表
日期 样品名称 来样单位名称 备注
60
19()
外贸加工（验货）通知单
执行部门： 生产部 2008年12月2日 编号： 09SD/JG 001 合同号 交货日期
验货结论 序号 产品名称 型号/图号 数量 单位 要 求
配置清单 1 产品型号 2 电池 3 电缆 4 5 6 7 铭牌（图号） 8 包装箱图号 9 包装盒图号 10 包装箱印刷图号 11 包装盒印刷图号 12 说明书 说明书电子版 印刷版 外贸部提供 备注
验货时提供以下文件
产品出厂编号
检验报告 制单人 总监 验货 注 1 一式两联，生产部一联，国际部一联，作为外贸加工生产指令. 2 验货时由验货人记录并签字。
61
20
工 作 协 调 通 知 单
年 月 日 编号：×××
提出部门： 要求完成时间： 年 月 日
工作内容：
主管：
协助部门： 要求完成时间 工作安排：
主管 执行部门： 实际完成时间 完成记录
执行部门（人）： 备注
备注：工作提出部门制单，传真（Email）给协助部门，协助部门签署意见后交执行部门，执行部门将执行结
果记录后交协助部门主管复命，协助部门审核后向工作提出部门主管复命。
21
同销售国内表
22
同销售国内表
23
同销售国内表
62
24
国外授权代理登记表
序号 客户名称 客户代码 代理产品名称 授权期限 授权区域 代理协议编号 备注
63
25
2008
统计日期：2008年月1日－1月31日。 7.3
合同号 客户名称 产品名称 客户预付运费 应收货款 ****实际回货款**** 实际运费 到款账户/日期 备注
样品合计
人民币合计
美元合计
总合计
64
销售管理篇 Q/SDZD-2009
外贸工作流程及流程说明 版本/修改状态A/0 页码 1/3
第五章 外贸工作流程
信息收集沟通
外贸加工单
生产总经理
执行部门
NO
外贸总监 与用户沟通
货款到帐 YES
验货
发货通知单
货物（发出）
外贸加工流程说明：
1、由国际业务部负责外贸信息沟通；
2、取得定单后由部门主管制定《外贸加工通知单》；
3、《外贸加工通知单》外贸总监批准后，传真至生产总经理；
4、生产总经理审阅批示后交生产总监安排生产；
5、加工完成后向生产总经理汇报，并通知外贸总监；
6、国际部派外贸助理验货；
7、货款到帐后，国际部办理发货通知单，由生产部将货物发出。
65
销售管理篇 Q/SDZD-2009
外贸工作流程及流程说明 版本/修改状态A/0 页码 2/3
1
（1）境外客户的搜集
在国内外各大B2B网站发布产品信息，搜集国外经销商及用户的信息，发送产品推荐邮件, 定期跟踪，填写《客户卡片》并记录跟踪情况。
（2）国内相关产品的贸易公司，收到客户寻盘，按国际贸易国内做的原则执行 （3）参加展会，搜集客户资料；
（4）搜集国外相关展会信息，填写《展会卡片》；
（5）搜集竞品信息，填写《竞品客户卡片》；
（6）搜集代理商品信息，填写《代理商品卡片》；
（7）市场按区域划分，外贸助理负责所辖区域的业务。
2
外贸助理收到客户询盘后，外贸助理按《报价表Quotation》要求内容填写，经总经理审核批准后
发出， 并进行报价反馈跟踪，并在《客户卡片》中填写反馈情况。《报价表Quotation》与客人询盘一起装订，归入客人档案中。
在与客户沟通过程中了解客户找到我们的途径。
3
客户接受报价或收到客户订单后，填写《客户名片》及《客户代码登记表》，确定客户代码。根据
给定的客户代码及客户订单要求，填写《形式发票Proforma Invoice》(一式二份，一份交财务，一份留档)，详细说明客户的要求，无法用文字说清楚的，附加图片，经总经理批准，发给客户回签后生效。
如需更改合同，要重新订立新合同（合同号保持不变），并注明revised 字样和修改日期，旧合同盖作废章，最终发货清单与合同内容必须一致。
《形式发票Proforma Invoice》和客人回签后的《形式发票Proforma Invoice》以及客户订单或客人接受报价的确认信一起装订归档。
在与国外客户沟通过程中，给客户提供的：产品说明书、包装箱规格及内容、图纸、产品照片等均
填写《文件评审表》，由相关人员签字确认，经总监批准，作为正式文件存档执行。
如果客户要求签订《代理协议》，经充分协商、沟通，经批准后，签订《代理协议》，并在《国外授
权代理登记表》进行登记，《代理协议》原件归档。
4
在收到客户定金或信用证L/C，按《形式发票Proforma Invoice》内容填写《外贸加工（验货）通知单》，向统计人员出具相关的客户定金入账证据或信用证L/C, 《外贸加工（验货）通知单》经生产总经理签字确认后生效。将生产部门确认后的《外贸加工（验货）通知单》归入档案。订单生产完成后，
由生产部门通知国际部。
外贸助理在黑板上写明客户及交货日期，随时提醒跟踪合同履行情况。 5
在生产进行的同时，根据客户要求，外贸助理准备《危品检验报告》、报关单证、联系船公司及货
运代理, 并及时了解生产进度，催付余款。
生产部按《装箱单/箱号表》编号要求，给包装箱号贴标签，此文件同时E-mail给客户。
（1）报关单证包括以下内容：
1《商业发票》 正本3份 ?
2《装箱清单》 正本3份 ?
3《货物出运代理委托书》 1份 ?
4《报关单》 1份 ?
5《报关委托书》 1份 ?
6《核销单》 1份 ?
7合同（《形式发票》或客户订单代替）副本1份 ?
8《产地证》（需要时提供）?
66
销售管理篇 Q/SDZD-2009
9《危品检验报告》（需要时提供） ?外贸工作流程及流程说明 版本/修改状态A/0 页码 3/3 2、产地证办理流程
运行《**电子》软件填写产地证信息，通过网络提交，到九城电子公司（电话：88407209）打印
产地证，到商检局盖章（商检局电话：85365718）。
3、外汇核销办理提交文件
1结汇需提交《形式发票》 ?
2核销需提交《商业发票》、《核销单》、《报关单》、《结汇水单》 ?
6
（1）寄样或发货前确认内容：
1货款是否到账； ?
2如果发运样品，确认《形式发票》上的价格，运输信息、如货物到目的地付运费时，确认客户?账号；
3给货物拍照留样； ?
4包装上帖标签。 ?
（2） 标签内容：
1中性包装：产品名称、合同号、箱号 ?
2OEM包装：箱号。 ?
（3） 填写《发货通知单》，办理出库手续。
备注： 1. 批量发货出现货物不满一箱的情况时，按整箱包装计箱数及体积。
2. 在样品或货物包装箱内增寄《产品宣传册》，事先应与客户沟通。
3. 客户现金购货，必须填写《形式发票》、《发货通知单》。 7
国际部收到生产部订单完成的通知，外贸助理根据《外贸加工（验货）通知单》的要求进行验货，
在原《外贸加工（验货）通知单》填写验货结论并签字。 8
1外贸助理申请领用核销单，并填写《出口货物（核销单领用）及快递登记表》，并在电子口岸提交?核销单备案。
2依据合同的贸易方式向货运代理或船公司提供单证，核对提单内容。 ?
3向销售部提供发货清单，由销售部编制《发货通知单》，按规定发货。 ?
4生产部给国际贸易部提交发出货物的检验报告，与此次发货单证一起保存，年末归档。 ?
9
1 T/T付款方式，货款付清后，将客户需要的单证（提单、产地证、船证、商业发票、装箱单）?邮寄给客户；
2 L/C付款方式，核对单证，无误后，寄往银行。 ?
通知客户船期等信息。所有正本文件复印月末交部门主管存档，年末归档。
10
货物发出后催促货运代理及时返回核销单及报关单，核销单返回后将核销所需单证交财务部，并在
《出口货物（核销单领用）及快递登记表》登记核销单返回日期，接收核销单的财务人员签字确认，财
务人员及时在电子口岸结单。核销单应在一个月内完成核销。在办理核销单的核销手续应给财务部提供
下列材料：核销单、报关单、商业发票及结算水单。 11
对于客户提出的产品质量问题填写《客户信息质量反馈表》，按流程处理。
12
归档资料分类：日常来往邮件（中英文对照），形式发票，报关单证，按客户装订，月末交部门管
存档，年末归档。
67
浙公网安备 33021202002483