下载
加入VIP
  • 专属下载特权
  • 现金文档折扣购买
  • VIP免费专区
  • 千万文档免费下载

上传资料

关闭

关闭

关闭

封号提示

内容

首页 如何开一场有效率的会议

如何开一场有效率的会议.doc

如何开一场有效率的会议

wang艳w
2019-01-13 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《如何开一场有效率的会议doc》,可适用于企业制度领域

一场缺乏管理的会议可以浪费时间、体力与金钱同时毫无生产力。但这是可以避免的。不管是您主持会议与否您都可以照以下的建议这么作同时建议您的团队让团队合作更加顺利。会前每场会议都会有W──When(何时)、who(对象)与why(为什么)。开一场有效率的会议需要先弄清楚这W。Why为什么要开会呢?把此问题弄清楚才不会发现会议最后什么都没达成。许多评论家也指出会议最初要先制定好议程。Crew创办人MikaelCho指出会议场合不应该是人们脑力激荡的地方应该要求与会者事先思考并带着清楚的讨论清单到来。同样地筹备会议者应该至少三天前寄送指定阅读的档给所有人此外档尽量精简确保所有人都能读完。Who会议很常发生一种状况:讨论的项目完全与某个人无关仍要求他参与开会只因为让所有同仁得到的信息一致。这很浪费时间其实只要邮寄会议纪录给他们就可以解决。Qwest运营长TeresaTaylor在会议开始时询问所有人三个问题(最好在发送会议通知时询问):大家知道我们现在为什么出现在这里吗?我们是要决定什么事吗?您是否有问题要在会议尾声时问我?若您是筹办会议的负责人您也要有心理准备回答这些问题您的回答会反映出到底他们是否应该出席会议。撇除要使大家信息一致的开会理由。When拥有开会的目的和对象之后很重要的是找出一个大家都可以开会的时间。和众多的人一同合作是困难的但不是不可能。会议规划服务WhenIsGood分析从项事件而来的个响应后发现星期二下午三点是大多数人最有空开会的时间。当然您可以使用任何会议规画软件例如TimeToMeet来找出团队最普遍有空的时间。除了会议开始的时间会议总长度也很重要。一般人通常会以个半小时或小时作为会议时间长度但这没有什么逻辑。事实上营销顾问ChristBrogan指出会议越简短越好:会议规画以简短为目标:我的前老板DanCarney告诉我会议以不要超过十分钟为原则。作为一位项目管理人员我老板要求我在会议时间外与股东协调事情而我也可以不需要耗费会议时间听到他们的想法。这达成神奇的效果有三个理由:l所有人知道会议很简短所以他们会准时到场。l所有人知道我有作功课所以他们在没问题之处点头表示ok加快会议速度。l所有人尽可能在会议中更新有用的信息因为落后、延迟等等的负面情况在分钟的会议中特别明显。另外一个让所有人都专注且会议保持简短的撇步:在下班前开一场站立会议。例如在下午点钟开会当所有人已经累了且准备下班的时候让大家站着开会。这样实施后会议从不会超过小时。大部分都只有~分钟。每一个人都专注且有效率。会中当会议的事前准备完成之后您所要作的就是专注在会议本身。指派一个会议管理者(parent)会议很容易在您意识到之前就偏离轨道了而大家也已经耗费了时间与精力讨论某件不在议程里面的事情。生产力大师MerlinMann指出每场会议都需要指派一个会议管理者确保讨论没有偏离方向。会议管理者不需要是会议的主持人会筹办者。通常会议主持人或筹办者是在会议中活跃讨论的一份子提出需要讨论的问题。为避免会议主持人或筹办者的责任太过繁重因此挑选另外一个公正的伙伴来保持会议在对的轨道上是很重要的。确保每个人准时TimeManagementNinja提出一个很好的技巧:针对出席时间制定违反的后果。某间公司规定对最后一个到的人要写会议纪录。另外一个公司则是要求最后一个到的人要在会议结束之后清理会议室。在另一方面给予早到的员工一些奖励例如小点心或者新项目的优先选择权。公正且具有责任感的会议管理者可以帮忙决定迟到的后果。确保每个人获得一致的讯息每个人一旦出席了就可以询问每个人对该主题的了解程度。会议报告者可以跳过大家都清楚的部分。要取得每个人的情况却又不致使他们尴尬可以运用FastCompany推荐的「气候象限」方法每个人在匿名填写:使用白版或会议簿呈现个象限:stormy(暗潮汹涌)、calm(平静)、清晰(clear)与模糊(foggy)。在会议开始前让每个与会者在根据自身对主题的了解与与展望四个象限中打勾在打勾的过程中其他人应先离开房间或者背对回避避免影响投票。如果大多数的勾都落在stormy或foggy的象限您就需要增加会后的QA时间甚或激励士气的谈话。但如果勾大多落在平静且清晰的象限就大胆执行新的事业吧!管理使用电子装置的时间许多人都会携带笔电或是平版计算机到会议现场这些东西无一不是使人分心的干扰。唯一可以控制的便是规定在会议中电子设备使用的方式。MannersAreSexy部落格主KarenCleveland提出「会议至上原则」:强制规定要把装置藏起来并且桌面清空。但这样并不能解决人们内心需要暂时将心思离开会议现场「神游」的需求例如查看手机的通知。为要避免上述情况企业管理教授ChristinePearson指出可以在会议中途给予休息时间让人们尽情使用他们的装置不过休息时间一结束就要强制把装置藏起来。避免在会议中使用像「我喜欢」的主观字眼根据《美国商业周刊》Yahoo执行长MarissaMayer认为在会议中放大数据比个人选择要重要太多因为这样一来就可以避免决策是出于偏心或是个人偏好的想法。MarissaMayer不鼓励在设计会议中使用「我喜欢」的字眼例如「我很喜欢画面看起来的样子。」相反地她鼓励像这样评论「这个网站实验显示他的设计改善的程度。」做会议纪录和笔记确保会议场合备有便条与纸张鼓励人们做笔记。这两件事不仅帮助人们厘清想法还有助于人们会后的讨论。不过仍需要有一个专职做会议纪录的人(唯一可以使用电子设备的人)以防有人迟到没听到前面的内容。会议纪录尽量详尽帮助记录讨论实况与详细的大纲可以提供给不需要参与开会但需要知道这些信息的同仁。会后团队需要做什么?哈佛商学院资深讲师RobertCPozen表示有三个问题需要在每场会议结束后提出询问:我们的下一步是什么?谁负责这些事情?时间表应该是怎么样呢?若没有做会议纪录那么每一个与会者对这些问题的答案都需要被记录下来并传递给每个人。不仅仅确保每一个人得到的信息是一致的并且也以防有人不记得当时讨论的细节。您应该做什么?撇除团队学习的部分很重要的一点是您个人的学习。您可以定期回顾您的笔记不过Medium作者RobynScott分享一个她从某个CEO学到的小技巧在某场会议结束后花半分钟的时间把会议最重要的结论写下来可以对您的一生带来良好影响。在每个课程、会议或任何重要的经验后花秒──不多也不少──写下最重要的重点。如果您总是做这件事情甚至只做这件事情不回头作任何修改您已经将事情掌握得良好。

用户评价(0)

关闭

新课改视野下建构高中语文教学实验成果报告(32KB)

抱歉,积分不足下载失败,请稍后再试!

提示

试读已结束,如需要继续阅读或者下载,敬请购买!

文档小程序码

使用微信“扫一扫”扫码寻找文档

1

打开微信

2

扫描小程序码

3

发布寻找信息

4

等待寻找结果

我知道了
评分:

/8

如何开一场有效率的会议

VIP

在线
客服

免费
邮箱

爱问共享资料服务号

扫描关注领取更多福利