商业信函的格式.doc

商业信函的格式.doc 6. 商业书信的格式(Formats of Business Letters) 现代的英文信函越来越多的采用齐头式(block form)的形式。齐头式就是将信头写在信纸的右上角，而将信内地址、称呼、信的正文、结尾语、签名、附件等的每一行全部在左首的边线排齐。信函的另一种格式斜列式，就是将信头、信内地址、结尾语、签名的每一行及信的正文每一段的头一行都往右缩进几个字母;而混合式是由齐头式和斜列式混合而成。信头和信内地址用齐头式，而信的正文和结尾语及签名则用斜列式。 现代的商务信函正在从拘谨转向比较直接和简明的形式。齐头式(block form)和混合式(semi-intended)是在现代业务信函里长期和广泛使用的两种形式。 商务信函主要包括以下十个主要部分: 信头(Heading) 信头 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 示一家公司、行号的品格，往往是印就好的。包括发信人的公司名称、地址、电报挂号(电传号码)、发信日期。日期按 “日-月-年”的顺序全文缮打, 月和年之间无须使用逗号。例 th如:11 October, 20…. 11 October 20….. st nd rdth日可用基数(1，2, 3等)或序数(1,2,3 ,4 等), 也可放在月份的后面。例如: st 1 April 20……. 1 April 20…….. st March 1 , 20…… March 1, 20……. 用数字表示的日期(例如:10/12/20….)在商务信函里应避免。因为在英国是指20…年12月10日; 而在美国和其他国家, 是指20…年10月12日。 信内地址(Inside Address) 英文信函的地址由商行名称、门牌号和街名、城市或镇名、州名和其邮政编码，国名组成。如写给某特定的收信人，收信人的姓名和衔头可写在地址之前(现已不太常见)。例如: (Mr. James Green) Marketing Director Green Industries Inc. 999 Park Avenue Rockford IL 61125 USA 信函里的尊称有先生(Mr.)、夫人(Mrs.)、小姐(Miss)、先生 们(Messrs.)和女士们( Mmes.)。Mrs.(Mistress)用于已婚妇女;Miss用于未婚女子。现在惯用Ms作为已婚或未婚妇女的礼节尊称。Messrs.是Mr.的复数，但仅限于以人名为其名的公司行号，如:Messrs. J. Haying & Co. 。若用地方名字或非人名的名称作为行名时，前面一般用定冠词the，如:The London Trading Company 称呼(Salutation) 客气的称呼是每封信开头表示的敬意。一般用Dear Sirs，也可用Gentlemen(美国人常用)，注意用复数。称呼后面的标点一般用逗号。从美国、加拿大等国的来信中，常在Gentlemen之后用冒号。现在女性开设的公司越来越多，所以写信人若不能确定阅信者的性别，可用Dear Madam or Sir表示敬意。 标 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 (Caption) 信中加标题，便于醒目，使对方一看就知道信的内容是关于什么事。标题的第一个词或主要词的第一个字母要大写。在标题前常用“Re:”，意为“事由”。 开头语(Opening Sentence) 信的开头语根据信的内容的不同而有所变化。例如，在建立业务关系的首次通信中，开头语要告知收信人他的行名是如何被获悉的，然后告知对方自己的愿望，兴趣和经营范围。有的信函的开头语是写信人表明已收到对方来信(电)。 信的正文(Body of the Letter) 信的正文是信函的主体，是最重要的部分。 结束语(Closing Sentence) 一般用来表示希望回信或其他要求。如:We look forward to your early reply 结尾客套语(Complimentary Close) 国外商业书信的结尾客套语有几种，在英国Yours faithfully是正规用法;在美国常用 Yours sincerely, Yours truly。结尾客套语的第一个词的头一个字母要大写，标点用逗号。 签名(Signature) 写上行名，并由负责人签字，有时注明职衔，如:Manager,等。 附件(Enclosure) 如信中有附件，则应在左下角注明Encl.或Enc.，是Enclosure的缩写。 商务信函一般包括上述十个部分。其中第1、2、3、6、8、9项 是主要部分，不能缺少。此外，现代书信中的行名、地址常用免标点法(open punctuation)，如喜欢当然可用加标点(closed punctuation)的形式。除这十个部分外， 信函中有时根据实际需要还要添加一部分， 包括: 1( 再启(Postscript)，简写 P.S. 2( 口述员或打字员的姓名缩写，如:Harry Roston口述，P. Wilson 打字， 可以缩写为:HR: PW 3( 抄送(Carbon Copy Notation)，简写C.C. Sample One: block Letter Style 写信人地址 写信人地址也可在此 P.O. Box 位置 2369 1314 thNorth 38 Street 日 期 Kansas City, kansas 66110 1- 3100 收信人地址 January 31,200— Mr. George M.Cooper 称 呼 2945 Wyandotte Lane Greensleaves, Wyoming 90786 事 由 Dear Mr. Cooper: 开 头 Re: banking business 正 文 Welcome to Tower State Bank Land! We are please to learn that you have moved into the area served by Wyandotte County’s newest bank. Ewe sincerely invite you to do your banking business here. Checking and savings accounts, loans for all purposes , and complete banking services are available to you at our convenient location. Our banking windows are open Monday through Thursday until 5:30 p.m., Friday 6:30 p.m., and Saturday from 9:30 a.m. to 12:30 p.m. Plan to come in for‘ eager to please’ bank service. 结束语 客套语 Yours Very truly, Arthur J. Green 签 名 Public Relations officer KF/hs 口述者/打字员姓名缩写 Enclosed: one copy of service time 附 件 Sample Two: Semi-indented Letter Style 写信人地址也可在此 P.O. Box 位置 2369 1314 thNorth 38 Street Kansas 日 期 收信人地址 City, kansas 66110 2- 3100 January 地址下端第三行开始 31,200— Mr. George M.Cooper 2945 Wyandotte Lane Greensleaves, Wyoming 90786 Dear Mr. Cooper: Re: banking business Welcome to Tower State Bank Land! We are please to learn that you have moved into the area served by Wyandotte County’s newest bank. Ewe sincerely invite you to do your banking business here. Checking and savings accounts, loans for all purposes, and complete banking services are available to you at our convenient location. Our banking windows are open Monday through Thursday until 5:30 p.m., Friday 6:30 p.m., and Saturday from 9:30 a.m. to 12:30 p.m. Plan to come in for‘ eager to please’ bank service. Yours Very truly, Arthur J. Green 首行缩进6个字母 段 落 间 空 两 行 Public Relations officer KF/hs Enclosed: one copy of service time Exercises: Correct the errors in the letter. NEWSBOOK, Inc. The Newsbook Building Livingston, New Jersey 07039 Fax 201-592-7782 4390 Nagata ?tokoyo, 100 japan ?Dear Gentlemen , ?We appreciate your interest in Newsbook, and we would like to schedule an interview at 10:30 on Tuesday, September 13. ?We look forward to talking with you. ?Thank you for sending your letter and resume. They arrived in September 8. ?Sincerely yours; ?September 10,200- ?Human resources Director ?Jean Ryan