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公文写作基础知识讲义(整理版).doc

公文写作基础知识讲义(整理版)

要坚强的夏静
2018-09-07 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《公文写作基础知识讲义(整理版)doc》,可适用于考试题库领域

目 录第一章 公文概述  、含义  、分类  、公文的行文关系  第二章 公文的种类  第一节 通告  第二节 通 知  第三节 报 告  第四节 通 报  第五节 请 示  第六节 批 复  第七节 会议纪要  第八节 函  第三章 常用文书  第一节 计划类公文  、规划  、设想  、计划  、要点  、方案  、安排  第二节 总结  第三节 调查报告  第四节 述职报告  第五节 讲话稿  第六节 开幕词  第七节 闭幕词  第八节 简报  第四章 行文规则  第一节 含义  第二节 基本规则  第三节 常见病例  、公文标题中常见病例分析  、公文写作中常见的问题  公文写作基础知识讲义第一章 公文概述、含义公文即公务文书的简称属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文是指党政机关处理公务时所使用的公文。、分类公文按其行文方向可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。公文按其时限要求可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求需迅速传递办理的称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种紧急公文应随到随办时限要求越高传递、办理的速度也就要求越快但要“快中求准”。随着社会的发展对公文的时效要求越来越高即使常规公文也应随到随办以提高办文效率。公文按其机密程度可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件是指内容涉及党和国家的机密需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高传达、阅办、保管的要求也越严。、公文的行文关系行文关系是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。建立正确的行文关系遵守必要的行文规则有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理避免行文混乱防止“公文旅行”克服文牍主义提高工作效率。一定的行围只在单位内要求执行所以一般不以文件形式下发因而除标题和正文外往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法其中哪一个要素都不应省略。正文写法由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容:(1)开头或阐述依据或概述情况或直述目的要写得简明扼要(2)主体即计划的核心内容阐述“做什么”(目标、任务)、“做到什么程度”(要求)和“怎样做”(措施办法)三项内容既要写得全面周到又要写得有条不紊具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”(任务、措施分说)。(3)结尾或突出重点或强调有关事项或提出简短号召当然也可不写结尾。、要点所谓要点实际就是计划的摘要即经过整理把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式。要点的具体写法:要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要一般都要以文件形式下发因而多用某个通知作“文件头”所以只要有标题和正文两部分内容就可以了不必再落款再写成文时间但也有些要点由于涉及的工作重大为郑重起见往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。要点的标题可写“四要素”也可写“三要素”但“三要素”的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。正文写法由于要点的内容是摘录计划的主要之点所以其正文都写得比较概要既不要兼顾到各个方面也不必讲具体做法更不用讲道理没有过渡段段落也不长。在结构方式上大都是并列式可分若干项目一贯到底也可分几大项大项下分若干小项其中的小项可在每一大项下单独排列也可全文排列。、方案方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂不作全面部署不足以说明问题因而公文内容构成势必要繁琐一些一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。方案的具体写法:方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作一般都用带“文件头”形式下发所以不用落款只有标题、成文时间和正文三部分内容。方案的标题有两种写法:一个是“三要素”写法即由发文机关、计划内容和文种三部分组成如《东北师范大学五年发展规划总体方案》一个是“两要素”写法即省略发文机关但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”(文件头)的标题中体现出来如《治理采掘工业危机实现良性循环方案》。成文时间为郑重起见方案的成文时间一般不省略而且要注在标题下。方案的正文一般有两种写法:一是常规写法即按“指导方针”、“主要目标(重点)”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作二是变项写法即根据实际需要加项或减项的写法适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的实际写作时的称呼可以不同如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中一般还要分总体目标和具体目标“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤关键步骤里还有重点工作项目“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。、安排安排是计划中最为具体的一种格式:由于其工作比较确切、单一不作具体安排就不能达到目的所以其内容要写得详细一些这样容易使人把握。安排的具体写法:安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作所以一般有两种发文形式:一种是上级对下级安排工作尽管涉及面较小也要用“文件头”形式下发。“安排”的格式是“标题”和“正文”两部分。另一种如果是单位内部的工作安排也可直接下发文件格式就由“标题”、“正文”、“落款及时间”三部分组成。但不管哪种形式作为“安排”本身都不该有受文单位如果必须有则或者以“文件头”形式下发或者以“关于安排的通知”名义下发。安排的标题可是“三要素”写法也可是“两要素”写法(省略机关名称)。安排的正文一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成也有的省略“结尾”“主体”结束正文即随之结束。“开头”同计划的开头差不多或阐述依据或概述简明扼要。“主体”是正文的核心一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写也可把任务和要求合在一起把步骤和措施合在一起来写还可以先写总任务然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务每一项有每一项的要求及措施要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构其任务都要具体其要求都要明确其措施都要得当。方案和安排有共同之处即写作题材都是单项的工作即只对一项工作作出部署和安排。这也正是方案、安排与规划、设想、计划、要点的根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分:方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作安排的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作如《××市关于计划生育的工作安排》。方案和安排还有一种较为概要一点的写法以便于下级具体实施时灵活掌握叫做“意见”:方案大多称“实施意见”如《××市“七五”期间社会主义精神文明建设的实施意见》安排往往称“安排意见”如《××××系统关于开展增收节支活动的安排意见》。在此需要说明的是有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作计划也称之为“方案”这是不合适的因为这些工作都比较切近、具体也并不复杂只要用“安排”就足够了如果较为原则则可称为“安排意见”。写好计划的方法 写好计划可能是公文写作中比较难的事。因为这不仅仅是个文字表达上的事还是个涉及具体工作业务的组织和安排问题需要有长远眼光和领导魄力这种写作是一个人综合能力的表现。但是在写作上也有一些章法。首先写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类适合用哪一个具体的计划种类来表达从而确定具体文种即是规划、设想、计划、要点、方案、安排中的哪一种。然后再根据具体内容和文种写作要求进行写作。如果是时间较长、范围较广的计划就要用“规划”。因为规划不必也不能写得太细只要能起到明确方向鼓舞人心激发热情的作用也就差不多了。当然这并不是说规划就可以写得不切实际但规划的切合实际问题的确只是个大致的切合。如果是初步的、不太成熟的计划就要用“设想”。因为设想是为计划作准备的也不必写得很细甚至不用写得很好只要能把大致的“思路”或想法写出来也就够了。但这也不是说设想就可以写得没条理而只是说它更注重“想”即要有突破和创新。如果计划内容是某一项工作一般则用“方案”或“安排”工作项目比较复杂者用“方案”较简单者为“安排”。因为方案和安排都必须写得很细(或很全面或很具体)否则工作就没法开展。当然若考虑到要给下级执行中留有余地这方案可变成“实施意见”这安排也可变成“安排意见”。如果计划内容既不是单项工作又不是很宏大的这就该用真正的“计划”了。因为狭义的计划是广义计划中最适中的一种。当然若只想把这计划摘要加以公布则可用“要点”来写。计划写作注意事项 不论哪种计划写作中都必须注意掌握以下五条原则:第一对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神反对本位主义。第二切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准既不要因循守旧也不要盲目冒进。即使是做规划和设想也应当保证可行能基本做到其目标要明确其措施要可行其要求也是可以达到的。第三集思广益的原则。要深入调查研究广泛听取群众意见、博采众长反对主观主义。第四突出重点的原则。要分清轻重缓急突出重点以点带面不能眉毛胡子一把抓。第五防患未然的原则。要预先想到实行中可能发行的偏差可能出现的故障有必要的防范措施或补充办法。第二节 总结总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。(一)总结的种类从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。(二)总结的写法、标题文件式标题一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例:《××局××年度拥军拥属工作总结》。文章式标题以单行标题概括主要内容或基本观点不出现总结字样但对总结内容有提示作用。例某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的》。双行式标题即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题正标题揭示观点或概括内容副标题点明单位、时限、性质和总结种类。例:《知名教授上讲台 教书育人放异彩×× 大学德育工作总结》。、正文前言一般介绍工作背景、基本概况等也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁开宗明义。主体 应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分标序加题逐一写来。结尾 作为结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结要求简短精练。、落款一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结应在标题下方居中署名。第三节 调查报告(一)、概念与特点调查报告是对某项工作、某个事件、某个问题经过深入细致的调查后将调查中收集到的材料加以系统整理分析研究以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书。调查报告有以下几个特点:、写实性。调查报告是在占有大量现实和历史资料的基础上用叙述性的语言实事求是地反映某一客观事物。充分了解实情和全面掌握真实可靠的素材是写好调查报告的基础。、针对性。调查报告一般有比较明确的意向相关的调查取证都是针对和围绕某一综合性或是专题性问题展开的。所以调查报告反映的问题集中而有深度。、逻辑性。调查报告离不开确凿的事实但又不是材料的机械堆砌而是对核实无误的数据和事实进行严密的逻辑论证探明事物发展变化的原因预测事物发展变化的趋势提示本质性和规律性的东西得出科学的结论。(二)、分类调查报告的种类主要有以下几种:、情况调查报告。是比较系统地反映本地区、本单位基本情况的一种调查报告。这种调查报告平方根是为了弄清情况供决策者使用。、典型经验调查报告。是通过分析典型事例总结工作中出现的新经验从而指导和推动某方面工作的一种调查报告。、问题调查报告。是针对某一方面的问题进行专项调查澄清事实真相判明问题的原因和性质确定造成的危害并提出解决问题的途径和建议为问题的最后处理提供依据也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告。(三)、写法调查报告一般由标题和正文两部分组成。、标题。标题可以有两种写法。一种是规范化的标题格式即“发文主题”加“文种”基本格式为“××关于××××的调查报告”、“关于××××的调查报告”、“××××调查”等。另一种是自由式标题包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。陈述式如《东北师范大学硕士毕业生就业情况调查》提问式如《为什么大学毕业生择业倾向沿海和京津地区》正副标题结合式正题陈述调查报告的主要结论或提出中心问题副题标明调查的对象、范围、问题这实际上类似于“发文主题”加“文种”的规范格式如《高校发展重在学科建设――××××大学学科建设实践思考》等。作为公文最好用规范化的标题格式或自由式中正副题结合式标题。、正文。正文一般分前言、主体、结尾三部分。()前言有几种写法:第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法以及人员组成等调查本身的情况从中引出中心问题或基本结论来第二种是写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况进而提出中心问题或主要观点来第三种是开门见山直接概括出调查的结果如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用要精练概括直切主题。()主体这是调查报告最主要的部分这部分详述调查研究的基本情况、做法、经验以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和基本结论。()结尾结尾的写法也比较多可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议或总结全文的主要观点进一步深化主题或提出问题引发人们的进一步思考或展望前景发出鼓舞和号召。第四节 述职报告(一)、述职报告的性质、种类述职报告是领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性报告。述职报告的种类很多从时间上分有任期述职报告、年度述职报告、临时述职报告从范围上分有个人述职报告、集体述职报告从内容上分则有专题(单项)述职报告、综合述职报告。(二)、述职报告的写作格式、标题 有四种写法:一是只写“述职报告”四个字二是“XX年任XX职务期间的工作汇报”的公文写法三是“XXX(姓名)XXX(职务)XX会议上的汇报(或报告)”的写法四是新闻标题式的写法。、署名及日期 可以写在题下也可以写在正文后。、正文 述职报告的正文包括三部分内容。第一部分是任职概况和述职评估包括何时任职、工作变动情况、背景情况、岗位职责、目标及对个人尽职的总体估价、确定述职范围和基调。第二部分是尽职情况这是述职报告的主体主要写工作实绩、经验和问题。对于核心内容的写作多数是按性质不同分成几个方面(可列小标题)来写每个方面可先写实绩后写认识和做法也可先写认识和做法后写实绩。但不管怎么写都要实现个人的工作能力和管理水平尤其是在处理敏感、棘手问题方面以及突发事件或重大事件方面更能表现出个人的素质、才能和领导水平。在具体业务工作中党的方针、政策和上级的批示、部署的任务是如何在自己分管的部门或单位得以贯彻实施的……等等。第三部分是今后的设想和决心要从实际出发对今后工作在科学分析的基础上作出战略性规划表明尽职的态度。(三)、述职报告写作应注意的事项在写作述职报告时要实事求是严肃认真客观公正。要注意论断准确重点突出有针对性既不要脱离自己的职责范围和工作目标又要分析概括不能写成流水帐既要突出政绩又要评价正确、适当不能故意夸大或缩小缺点和不足的地方也要说够、说充分。第五节 讲话稿讲话属会议主要领导者使用的文种。领导者为实施领导在各种会议上所作的指示性发言即领导讲话。讲话一般专门就某一方面的问题发表意见内容集中中心突出容易讲深讲透。讲话稿是会议的主要文件有些会议不安排会议报告讲话稿起到报告的作用成为反映会议精神的最主要的文件。(一)领导讲话具有三个特点一是权威性讲话历来是政治家和各级领导宣传政见、安排部署工作的有效形式。领导讲话不同于一般的演讲和发言目的是贯彻上级的指示精神实施本级的决定对分管的工作提出指导性意见。因此领导讲话具有一定的权威性和有效性。领导职务的不同讲话的权威效果也不同。二是思想性领导讲话一定要有理论色彩要能以马列主义的理论为指针阐述所进行的工作的意义以动员群众投身于改革开放和经济建设之中。讲话就是要用自己的语言去思考去总结通过自己的思考和理解去分析问题去说服人。这样才能打动听众让人接受共同与你去实行。三是鼓动性统治者要达到某种政治目的要通过讲话起到激励、鼓动的作用。讲话稿要注意鼓动、激励作用针对形势、问题或某种思想动态展开富有启发性的议论才能取得成效。(二)起草领导讲话要处理好三个关系一是权威与平易的关系。一篇好的讲话稿总是权威性与平易性相结合的产物。领导讲话无疑要具有权威性这种权威与讲话人的身份、地位、所代表的方面相符合立场坚定原则性强严肃、认真、鲜明、有力地展示自己的观点起到应有的强调、号召作用。这种权威确实是一种原则的把握。但如果一个领导者在讲话中处处炫耀自己的身份、地位措辞生硬居高临下发号施令危言耸听地阐明自己的思想、观点、就会拉远与听众的距离阻碍双方情感上的交流就得不到思想上的共鸣起不到应有的影响、教育和引导作用。领导讲话的坦率、诚挚能很快沟通大大缩短与听众之间的距离在自然而亲切的气氛中传达自己的思想。起草领导讲话稿不仅要言之成理还要善于把“理”说白说透将各种事理渗透到亲切、自然的语言诱导中便于领导权威的自然贯彻消除逆反心理起到讲话应有的权威效果。二是庄重与幽默的关系。领导讲话无疑要庄重不能拉家常式的漫谈、闲扯要严肃、认真、准确地传达上级的指示精神阐明自己的思想。这是领导讲话所必须把握的原则。这个原则要求一个领导者不论是在何种社会环境中运用什么样的语言都不能超越一定的原则限度去阐述、说明、表现领导者的思想意识。领导者既不能无原则地去评价某些事、某些人也不能无原则地按照自己的思想意识一味地表现自己或以我为中心。起草领导讲话一定要坚持这个原则行文沉稳、扎实、郑重其事以使领导活动严肃、认真、原则性强达到预期目的。但如果在讲稿中一味照本宣科或讲些大话、套话开始说一通形势如何如何结尾原则性地提提要求没有一点灵活性也打动不了听众的。讲话作为一种鼓动、号召的手段还必须讲求一些现场效应努力与听众产生共鸣才能起到应有的作用。灵活性是原则性运用过程中一种必要的补充以基本原则为指导对具体问题进行具体分析和灵活处理。幽默性是灵活性的种绝妙体现。在讲话中适当增强语言的幽默性不但会提高语言的艺术魅力而且也会为领导者的风度增添异彩。当然讲话中使用幽默的方式、方法是多种多样的需要灵活运用以使领导讲话丰富多彩独具魅力。三是深入与浅出的关系。领导讲话总是要通过阐明一定的道理来说服人、教育人“以理服人”可以说是讲话所必须遵循的一条原则但是如果仅仅以此为根据通篇都是名词、定义、概论一味进行简单的“满堂灌”会使人觉得深奥难懂。起草领导讲话稿只有将说理性与通俗性结合起来才能使所要阐明的道理生动、明了听众易于接受从而起到讲话应有的效果。能够把高深的道理讲得明白流畅、简单透彻首先需要宽广的知识面和具有灵活运用语言的功力。撰写讲话要想事理严明而又深入浅出、明白通畅撰稿人必须要具备一定的知识素养平时注意积累各学科的知识并在实践中注意培养自己的悟性与灵感。其次掌握语言的技巧也是一个重要的方面。讲话语言的技巧是多种多样的如数字串连法、借题发挥法、引经据典法、用数字说明法掌握语言表达的技巧并能在起草中灵活应用会使领导讲话有理有据生动有趣具有较强的吸引力。(三)起草领导讲话应注意三个问题1、避免雷同领导者参加会议应邀讲话常常会遇到多位领导人讲同一个问题如果在这种情况下再重复讲势必使听众失去兴趣会场将产生无人关注的局面。起草人员应预先考虑到这一点在避免雷同上下功夫使领导讲话既全面又独特紧紧抓住观众收到好的效果。一般来讲独劈蹊径会避免雷同现象常常也会出乎意料地大受欢迎。有些会议的主办单位分头请领导出席并讲话所送的是相同的背景材料缺乏总体设计起草讲稿很可能重复。避免雷同确实需要动脑筋、想办法。一般说来撰稿人在起草讲话过程中避免雷同可以在以下几个方面下功夫:一是可根据领导者的特定身份就会议的主旨阐发观点展开议论这样可较为自然地成为“一家之言”二是适当变换议题的角度用独特的角度来看待问题、阐发观点使人耳目一新三是选择那些富有新意的材料来说明问题不同程度地满足人们审美活动和求异思维的需要使听众开拓视野回味无穷四是会议组织者要有总体设计撰稿人不仅要拥有会议背景材料还应该和会议组织者研究讲话的内容、侧重点。避免重复的方式方法是多种多样的需要撰稿人预先着手多角度展开同一主题下的不同论述以使领导讲话独具色彩而富有成效。2、独树风格领导讲话最忌千篇一律地发表意见平淡无奇。讲话要有自己的风格才能抓住听众。撰稿人要在把握领导者思维、语言特点的基础上发挥创造性使领导讲话讲出自己的风格来。每个人所具有的异于他人的品格异于他人的创造特点就是其风格的具体体现。领导讲话要有风格这也是客观实践所决定的。传达贯彻上级指示安排部署工作每个领导都有各自的方式方法不可能千人一面。如果整篇讲话都是文件搬家、照抄报纸那么听众的感觉便始终处于麻木的、未触动的状态。这样的讲话是过去也是现在存在的一种通病即在内容的安排上成为上级领导讲话或有关文件的翻版。常有这样的事当有人问起文章上的几句话的时候起草人则说这句话是谁的那句话是谁的这句是从那个文件上讲的那句话是那个报纸上说的问他哪句话是你的他说那句话都有出处没有我的可见讲话成了拼字游戏在篇章结构上也常常是:帽子、总结肯定前段工作、根据上级指示提出要求。长此以往形成了许多“套路”。这讲话四平八稳毫无新意使听众越来越没有耐心。其实任何一篇成功的讲话稿都有其独具的风格或真挚细腻或警喻深刻或文采飞扬。起草领导讲话要以传达、贯通领导者的思想、观点为主旨不应拘于一章一法的限制和束缚。讲话不应有固定的章法应随讲话的内容和场合而随时变化不仅逻辑严明、思路清晰而且生动活泼、文采盎然。撰写领导讲话稿应当潇洒一些讲究一些文采。文采对形成风格有着很大的关系可使讲话更富有生气富有感染力、号召力是语言表述中的一个极其重要的方面。由于领导人的性格职务特点语言习惯不同讲话风格也必然各具特色。3、适当调剂由于会议不同领导的讲话有长有短如果是遇到长一些的讲话一般来讲任何都会感到疲劳精力往往不会象开始那样集中特别是到会议最后主要的东西已经讲完听众的情绪开始松弛下来台下有人开小会有人收拾东西准备走这样讲话就需要调剂情绪和气氛即需要兴调剂情绪了。对这一点撰稿人也要预先考虑到适当在较长的讲话中增加一些“调剂品”激发听众的情绪和注意力。运用即兴调剂要因领导讲话的内容而变化因听众不同而变化有时用在开头有时用在中间有时用在结尾。讲话即兴调剂是领导者机智灵活的表现能够很好地借鉴使用调剂艺术将使领导讲话自始至终保持活力富有吸引力。第六节 开幕词开幕词是在一些大型会议开始时由会议主持人或主要领导人所作的开宗明义的讲话。它具有宣告性、提示性和指导性。(一)开幕词的特点一是简明性开幕词要简洁明了、短小精悍最忌长篇累牍言不及义多使用祈使句表示祝贺和希望二是口语化。它的语言应该通俗、明快、上口。(二)开幕词的种类按内容可以分为侧重性开幕词和一般性开幕词两种。侧重性开幕词往往对会议召开的历史背景、重大意义或会议的中心议题等作重点阐述其他问题一带而过。一般性开幕词则只对会议的目的、议程、基本精神、来宾等作简要概述。(三)开幕词的写作方法通常由标题、称谓及正文三部分组成。1、标题通常有三种写法:一是用会议名称作标题二是前边再加上领导人姓名三是用提示内容中心或主旨的标题在后面通常加上副标题。、称谓一般写在标题下行顶格称呼通常用“同志们”、“朋友们”、“各位代表”等。、正文一般包括开头、主体和结尾。开头写宣布开幕之类的话。主体部分一般包括以下内容:会议的筹备和出席会议人员情况会议召开的背景和意义会议的性质、目的及主要任务会议的主要议程及要求会议的奋斗目标及深远影响等等。但写作中一定要把握会议的性质郑重阐述会议的特点、意义、要求和希望对于会议本身的情况如议程等要概括说明点到为止行文则要明快、流畅评议要坚定有力充满热情富于鼓舞力量。最后是结尾一般都是“祝大会圆满成功”之类。第七节 闭幕词(一)闭幕词的概念和种类闭幕词是一些大型会议结束时由有关领导人或德高望重者向会议所作的讲话。具有总结性、评估性和号召性。闭幕词与开幕词一样具有简明性和口语化两个共同特点其种类与开幕词相同。(二)闭幕词的写作方法由标题、称呼和正文三部分组成标题与称呼的写法与开幕词基本相同。在标题和称谓之后另起一段首先说明会议已经完成预定任务现在就要闭幕了然后概述会议的进行情况恰当地评价会议的收获、意义及影响。核心部分要写明:会议通过的主要事项和基本精神会议的重要性和深远意义向与会人员提出贯彻会议精神的基本要求等等。一般说来这几方面内容都不能少而且顺序是基本不变的。写作时要掌握会议情况有针对性地对会议内容予以阐述和肯定同时可以对会议未能展开都已认识到的重要问题作出适当强调或补充行文要热情洋溢文章要简洁有力起到激发斗志增强信念的作用。结尾部分一般先以坚定语气发出号召提出希望表示祝愿等最后郑重宣布会议闭幕。闭幕词出现在会议终了因此要写得与开幕词前后呼应、首尾衔接显示大会开得很圆满、很成功。第八节 简报(一)、概念简报是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种是信息类公文中最重要、最常用的一种。它是一种机关文书。(二)、作用、反映情况。通过简报可以将工作进展情况以及工作中出现的新情况、新问题、新经验及时反映给各级决策机关使决策机关了解下情为决策机关制定政策、指导工作提供参考。、交流经验。简报体现了领导机关的一定指导能力通过组织交流可以提供情况、借鉴经验、吸取教训这样对工作有指导和推动作用。、传播信息。简报本身即是一种信息载体可以使各级机关及从事行政工作的人互相了解情况吸收经验、学习先进、改进工作。(三)、简报种类可分为三种类型:、工作情况简报。主要用于反映工作中的动态和一般工作进展情况。、经验交流简报。专门用来简要介绍一些工作经验的简报。、会议简报。在某一会议召开期间为交流代表观点、反映会议动态而缩写的简报。(四)、简报的格式结构简报的种类尽管很多但其结构却不无共同之处一般都包括报头、标题、正文和报尾四个部分。有些还由编者配加按语成为五个组成部分。简报一般都有固定的报头包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。1、简报名称 印在简报第一页上方的正中处为了醒目起见字号易大尽可能用套红印刷。2、期号 位置在简报名称的正下方一般按年度依次排列期号有的还可以标出累计的总期号。属于“增刊”的期号要单独编排不能与“正刊”期号混编。3、编发单位应标明全称位置在期号的左下方。4、发行日期以领导签发日期为准应标明具体的年、月、日位置在期号的右下方。报头部分与标题和正文之间一般都用一条粗线拦开。有些简报根据需要还应标明密级如“内部参阅”、“秘密”、“机密”、“绝密”等位置在简报名称的左上方。报尾部分应包括简报的报、送、发单位。报指简报呈报的上级单位送指简报送往的同级单位或不相隶属的单位发指简报发放的下级单位。如果简报的报、送、发单位是固定的而又要临时增加发放单位一般还应注明“本期增发×××(单位)”。报尾还应包括本期简报的印刷份数以便于管理、查对。报尾部分印在简报末页的下端。(四)、简报的写作要求第一、抓准问题有的放矢。简报应该围绕本单位的实际反映那些最重要、最典型、最新鲜、最为群众关心、最需要引起注意的问题。一是围绕领导决策抓“超前型”问题。在领导进行某项活动或者将要讨论决定问题之前搞小超前努力收集与此有关的情况经过筛选加工、研究提出可供领导参考的建议和方案。二是在领导决策之中抓“追踪型”问题。努力掌握决策贯彻执行的情况、各方面有什么反应、发生什么偏差迅速地反馈给领导使领导能及时纠正偏差使决策逐步完善。三是要着眼大局从小中见大。收集情况时就要从全局考虑从小处着手深入上点“解剖麻雀”抓住有代表性的小问题作推广放大的思考挖掘和开拓更广泛深刻的涵意。四是抓新情况、新经验、新问题。在改革、开放的过程中许多新情况、新问题迫切需要领导去认真研究和解决制定符合实际的方针、政策和措施。所以必须花气力积极地收集捕捉这类信息抓这类的问题提供领导参阅。五是注意抓倾向性、苗头性的问题。对这类问题若不及时发现和注意解决而任其发展可能会酿成大问题给工作带来不应有的损失。六是抓突发性问题。如假期寝室大范围被盗直接关系到学校治安管理和全体学生切身利益的问题。得到这类信息后应迅速向领导报告。抓准问题应该注意四点:1、从全局着眼。简报的作者必须站在单位领导的高度、全局的高度去观察事情、分析问题。一定要跳出自己工作岗位的“小天地”放眼全局做到“全局在胸”。2、善于抓趋势。所谓趋势性问题既不是偶然发生的问题也不是个别的问题而是反映事物发展的动向性问题。这种动向有好的也有不好的不论哪一种只要及时抓住就能提炼出有针对性的好的简报主题。掌握了事物发展的趋势了解了本单位工作和生产下步朝着哪个方向发展再去观察问题就能是非清楚。符合事物发展方向的先进经验、障碍事物发展的不良倾向以及事物发展遇到的实际问题都是撰写简报应该抓准的问题。3、善于抓苗头。所谓苗头性问题就是那些代表新生事物的先声、新创造的火花、新经验的先导具有强大的生命力采写简报应该对这种代表事物发展方向但还处于萌芽状态的苗头性问题予以高度的注意。不能只注意那些众所周知的典型性事物还必须特别留神尚未引起人们注意的细小之事认真剖析放大比较沙里淘金抓出“小中见大”的带有典型意义的问题用简报宣传、反映。 4、具备工作敏感。所谓工作敏感是指作者对于单位内外各种客观事物具有敏锐的观察能力、判断能力和预见事物发展进程的能力以及能够及时、准确反映事物的能力。我们要抓准问题从长远看必须不断地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功它是长期学习、观察和实践的结果。第二、材料准确内容真实。简报作为加强领导和推动工作的重要工具内容必须保证绝对真实、准确。否则就会造成不良后果。简报一是要准确。不允许对那些心理活动、环境、气氛等无形的事实搞“合理想象”。必须深入调查研究不走马观花、浮光掠影更不可“听风就是雨”保证材料绝对真实可靠。也就是说要做到简报所选用的任何材料包括人名、地点、时间、情节、数字、引语、因果关系等等都完全准确无误没有丝毫的虚构、夸张、缩小和差错。特别在估计成绩和宣传先进时更要严格把握分寸有一说一有二说二实事求是恰如其分留有余地。二是要强调真实性。必须注意做到不为迎合而弄虚作假不赶“浪头”追时髦不歪扭写作角度不搞事态发展的“提前量”必须忠实于事实保证符合事物本来面貌。第三、简明扼要一目了然。简报的写作必须注意做到简短、明快用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。一是注意主题集中一稿一事不贪大求全。一份简报只抓住一个问题不搞面面具到才能使简报的主题凝聚篇幅短小问题说得透彻。如果简报所涉及的内容较多可以把想说的问题进行归纳、提炼抓住最能反映事物性质的东西做主题重点来写其他则一概摒弃也可以将可写的几个问题各写一期简报分期介绍一期一个重点上篇一个侧面千万不可使几个观点纠缠在一篇简报上。二是注意精选材料围绕主题精心挑选典型事例。简报所使用的材料和其他文章一样总是以个别反映一般不能也没有必要写尽事物的整体。因此撰写简报之前必须对材料进行分析研究精心选择。凡是能够表现主题的材料都要注意加以精选不可轻易放过凡是与主题无关的材料即使十分生动也必须忍痛割爱、坚决舍弃。选择材料还要注意选择典型材料。典型材料具有代表性最能反映事物的本质。筛选出最能代表一般的典型材料加以使用做到不堆砌不罗列不雷同少而精。要通过材料的剪裁突出主题、缩短篇幅。使简报的主题充分而明确地表现出来使简报的内容更加简洁。三是注意既要求简又要写清。简报求简是在说明问题的前提下求简。“简”应该是服从内容的需要不能由一个极端走向另一个极端。第四、讲究时效反映迅速。简报是单位领导对一些问题做出决策的参考依据之一也是单位推动工作的一个重要手段。简报的功能决定了简报的编者必须讲求时效。这就要求简报的作者思想敏锐、行动敏捷对问题反映得快对材料分析得快写作构思快动笔成稿快同时还要求简报的编辑、签发、打印、发稿速度快共同把握发稿时机。第五、内容实在不空洞。简报的写作既不同于文字作品也不同于评论文章。文学作品的创作靠刻划形象来表达主题思想评论文章的写作靠理论论证来阐述观点。简报则和新闻报道一样是靠用现实生活中活生生的生活事实来宣传党的路线、方针、政策。用事实说话是简报的主要特征之一也是我们编写简报应该注意的一个重要问题。(五)简报的选稿要求选稿是机关文字工作中常涉及到的问题但简报选稿最有代表性。选好稿子必须围绕该简报所在机关的职能来确定主要选稿原则“有的放矢”选稿。简报编辑要从大量来稿中挑出好的稿子需要注意四个问题:1、思想要敏感。简报编辑的思想敏感应该表现在三点上:一是对中央的方针政策对上级机关的工作部署和本单位领导的要作安排头脑要敏感。既要能够迅速理解其精神实质又要能够清醒而敏捷地意识到简报在贯彻落实这些部署中应起的作用。二是对周围的事物对各方面工作的变化和发展对各式各样的信息反应要敏感。既能够条理清楚地把这些情况输入自己的脑海又能够迅速地反应出简报工作应采取的对策。三是对来稿中反映的动向、火花、事物萌芽反应要敏感既能意识、鉴别又能牢牢抓住不放不让好的线索在自己手中白白放过。2、看问题要有预见性。工作不是一成不变的是在不断发展的。作为单位“机关报”的简报要起到对工作的指导作用就必须对工作的进程有预见性。也就是说简报的编辑看问题、审稿子不能只想到今天只看到眼前还是看到明天还要想到工作的下步发展这样才能真正抓住符合事物发展方向的先进经验抓住障碍事物发展的不良倾向抓住事物发展过程中即将遇到的实际问题选择出有指导意义的简报来。3、判断要准确。简报编辑的水平在很大程度上体现在对稿子的判断能力上。具体讲做好稿子的选择工作应从三个方面搞好判断:一是搞好稿件的真伪和准确程度的判断。也就是通过看稿要对稿件的真实程度心中有数对稿件在政治上、政策上、理论上以及工作上的指导意义正确与否心中有数。二是搞好稿件实际价值的判断。有的来稿所反映的问题抓得很准写得也很清新也有的来稿反映问题不突出缺乏指导意义简报编辑对这两类稿子是容易鉴别的是能够迅速做出选择的。但有的稿子拉拉杂杂往往把有价值的内容淹没在一大堆材料中了对这种稿子编辑要慧眼识货能从璞玉中剖露出“和氏璧”来。三是搞好稿件刊发“利与弊”的判断。有些来稿事情是真实的观点也是对的但怎样刊发什么时候刊发有的应该掌握一定的火侯。特别的一些反映问题的、对工作提出批评的稿子在刊发时机上是早发还是晚发“情况简报”让大家都知道还是发“情况反映”只供领导参阅不扩大宣传范围在提法和措词上掌握什么样的分寸、用什么样的口径这些都需要简报编辑认真动一番脑筋积极而稳妥地做出判断。4、要灵活掌握稿件的写作质量。有些来稿虽然在写作质量上差一些但反映的问题都很重要材料也是翔实的就应该考虑编发。必要时简报的编辑还可以亲自动手重写决不要仅仅因为文字逊色了一点就把一些很有价值的文稿抛弃。第四章 行文规则第一节 含义行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。遵守这一原则有利于公文传递方向正确、线路短捷有效避免公文旅行阻止部分公文进入不必要的流通过程抑制无价值公文的产生。行文规则规定了各级机关的行文关系即各级机关之间公文的授受关系它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的。它对行文关系有决定性的影响规定着公文传递的基本方向。机关之间的工作关系有如下几种类型:第一类处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。第二类处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系。第三类处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系。如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。第四类非同一组织系统、专业系统的机关之间无论级别高低均为不相隶属关系。如军事机关与各级地方人民政府之间。根据公文授受机关的工作关系不同可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一类和第二类工作关系类型中上行文是指下级机关向上级机关发送的公文如报告、请示等。下行文正好相反是上级机关向下级发送的公文如批复、指示等。平行文存在于以上第三类和第四类关系类型中同级机关和不相隶属机关相互发送公文都是平行文如函等。第二节 基本规则正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则:、按机关隶属关系和职责范围行文的规则。这条规则要明确两点:一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示上级机关对请示事项应予研究答复。除了这一层关系外在我们国家现行管理体制中还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系但在业务上的确存在指导与被指导的关系也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行文。这一点的要求是行文的内容应是本机关职责范围内的事项而不能超出超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务不仅在实践中行不通而且会造成政令混乱。当然不相隶属机关之间也有公文往来那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等而不存在请示、报告或布置任务的性质。、授权行文的规则。这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时这就可以通过授权行文来解决。具体说这个部门可向本级政府请示经本级政府同意并授权后向下级政府行文。在操作中应将文稿拟好由本部门领导签署请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿在行文时才能在文首或文中注明“经**政府同意”的字样。这里特别需要说明的是各级政府办公厅(室)的行文都具有授权行文的性质(内部事务除外)。各级政府办公厅(室)以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构对外行文都是代表政府和部门的与本级政府和本部门的公文具有同等效力下级机关(部门)都应贯彻执行可不在文首或文中标注“经***同意”的字样。、联合行文的规则。这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间部门与部门之间上级部门与下级政府之间可以联合行文政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间就某些互相有关的业务经过会商一致后可以联合行文。联合行文既可联合向上行文也可联合向下行文。联合行文应当确有必要单位不宜过多。、一般情况下不越级行文的规则。不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况下不能破坏这种原则破坏了就会造成混乱也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题可越级行文特事特办但要抄送被越过的上级机关。否则受文机关对越级公文可退回原呈报机关或可作为阅件处理不予办理或答复。、不越权行文的规则。第一条规则中已明确要求按机关职责范围行文如果有涉及其它部门职责范围的事项又未与其它部门协商或虽经协商但未达成一致意见不可以单独向下行文。如果擅自行文就构成侵权行为会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况有权责令纠正或撤销这类公文。现实中这类情况时有发生因此造成“文件打架”、“政出多门”。解决这类问题应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通通过联合行文或授权行文的方式解决。、“请示”不直接报送领导者个人的规则。“请示”直接报送领导者个人其危害性大体上有三点:一是未经文秘机构签收、登记成了“帐外公文”公文的流向、处理情况不得而知查无踪迹成了“断线的风筝”二是这类公文到了领导同志手里领导同志也颇为难批没有部门的审批意见只能以经验、凭感觉办事往往失去决策的科学性不批也有可能影响报送单位的工作三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”到有关部门要钱要物借领导批示向对方施加压力引起矛盾。所以领导同志一般不受理这类直报的请示而退给文秘机构统一签收、登记、分办这便形成了公文“倒流”它破坏了公文处理的正常程序造成了不必要的紊乱。如果上级领导个别交办、答应的事项由此而上报的“请示”最好也应主送该领导所在的机关并在公文中作出说明。收文机关在分办时自然会把这份公文分送给这位领导同志批阅。、“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关的规则。这条规则包括三项内容:一是一文一事。机关或部门都有明确分工各自只能办理职责范围内的事如果一文数事必然涉及几个主管部门给公文交办带来困难即使勉强交办出去可能谁也不愿牵头办理造成互相推诿、扯皮。二是请示公文只主送一个机关。请示内容是要求答复的事项主送机关有责任研究并作出答复。相关的机关或部门采用抄送形式以便主办机关征求意见或会签。如果多头呈送上级机关一般不予受理。如果办理会造成机关之间相互等待或意见不统一增加协调难度影响工作效率。三是不同时抄送下级机关。请示内容是未决事项在上级机关还没有批准前向下级机关抄送透露会引起不必要的误会或矛盾不利于工作的开展。因此请示事项只能在上级机关答复或批准之后通知下级机关。、“报告”中不得夹带请示事项的规则。“报告”和“请示”是两种不同的文种适用范围有明显的界限不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作反映情况或向上级机关提出意见、建议供上级机关决策参考。上级机关对“报告”一般不作答复如果报告中夹带请示事项很容易误事。如果既想汇报工作让上级掌握又想请示解决问题一般有两种办法解决:一是将“报告”和“请示”分开形成两份公文分别上报二是以请示公文为主将报告的内容作为附件附在请示后面作为背景材料让上级了解请示的充分理由。、公文由文秘机构统一处理的规则。为了使公文按正常的渠道运转按规范的程序办理机关都设有专司公文处理的文秘机构或配备专人处理公文。公文的正常流程应该是:“收”由文秘机构统一签收拆封清点分类登记拟办分办催办“发”由文秘机构统一核稿分送领导签批然后再回到文秘机构登记编号缮印校对用印分发分发前要经过复核或第一读者认真阅读无误后才可照单分发。这样无论是公文收进或发出都经过专司公文处理工作的一个口子把关就能保证公文在机关有秩序地运转规范办理提高机关办事效率保证公文质量。行文规则中还要说明的是党的领导机关根据工作需要可向同级政府及部门或下级政府机关行文而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。经批准的报刊上全文发布的行政法规和规章应视为正式公文依照执行可不再发文。发文机关可印制少量文本供存档备查。第三节 常见病例、公文标题中常见病例分析标题是行政公文的重要组成部分它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此须精心制作。但是有相当一部分公文标题存在病句最常见的有两大类:一是语句不合语法规范二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下:()语句不合语法规范例、***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。例的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文其办文意图应是面向全国各单位的但也可理解为只是面向本系统易产生歧义其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”应补上。例、***高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。例的动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”其限定部分为“关于”引导的介词词组“进一步搞活校产办集体企业有关政策”“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”“有关政策”紧接宾语之后则需要另有一个动词与之搭配因为“政策”只能是贯彻执行而不能是“试行”“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。例、***高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。例的动宾搭配失当文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”阅文件内容有“决定采取以下措施”等语应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种应另拟发文通知并随通知附发。例、***省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。例的标题有多项错误:、动宾搭配不当标题限定部分“加快和发展”的宾语应是“普通高校教育体制改革”而不能是“若干问题”。“若干问题”需另外用一个动词与之搭配、在没有适配动词与之搭配的情况下“若干问题”被迫充当限定部分的中心词而“若干问题”不能限定“试行意见”、“意见”本属于导向性和参考性文书不具强制性在“意见”之前再加上“试行”实属多余。例、***高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。例缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。()请示、函、报告三者混淆例、***关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。例、***关于申请年公费医疗补助费的报告。例、***关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。病例分析:例的标题内容十分明确就是要求解决问题关键词是“请示”“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。例的标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”他们之间不属于隶属关系是属于平行关系。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题向有关主管部门请求批准等应用"函"”。该文件是属于请求批准“函”性公文理应删除“报告”将“报告”两字改为“函”。例的标题显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。《办法》中规定向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文“报告”两字应改为“请示”。、公文写作中常见的问题()文种使用不当有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种以致长期只使用通知、决定等二三个公文其余文种一概不用有的公告、通告、通报分不清望文生义去应用有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种经常混淆不清使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”有的不知有命令(令)、批示函、会议纪要等公文遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。()格式不规范公文格式上存在的问题主要有以下表现:(一)公文文头不规范(二)标题冗长、混乱、残缺不全(三)主送机关排列混乱(四)结构层次序数混乱(五)附件不符(六)主送、抄送单位不正确。()行文规则混乱(一)越级行文。(二)多头行文。(三)请示一文多事。(四)党政不分。()提法不当有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背从而造成一定的混乱。()名称表述混乱公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有:一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。()时间表述含糊(一)用时间代名词而不用具体日期。(二)年份随意省略。(三)年份不使用公元纪年。()用词不当(一)  词义误用。(二)生造词语。(三)词语使用不当。(四)滥用模糊词语。()不符合语法不少公文存在不合语法的现象以致于造成理解上的歧义或错误。(一)成分残缺。(二)成分多余。(三)搭配不当。(四)语序不当。()数字使用不统一公文使用数字概念模糊书写形式杂乱和不准确主要有以下几种情况:(一)是数字概念不清楚。(二)是数字概念不准确。(三)是数字书写形式不统一

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