文件名称： 财务会计档案管理办法

文件名称： 财务会计档案管理办法 文件名称: 财务会计档案管理办法 文件编号:FSL-QWI/C-029 版 本 号: 1.0 生效日期: 2011-10-13 受控状态: 受控文件 ,1, , 更 改 记 录 ? 更改页码、条款 更改内容描述 更改人 更改日期 ?此份文件未经管理者代表的特别授权，不得转借、复印或应用于其它目的。 批 准 熊梅 审 核 校对 全伟伟 编 制 朱丽 财务会计档案管理办法 1. 目的 财务会计档案管理办法 文件编号:FSL-QWI/C-029 会计档案是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据，为了加强公司会计档案管理，统一健全会计档案制度，特制定本办法。本制度的会计档案特指一年以内由财务部保管的会计档案。一年以上由公司档案室统一保管的会计档案，其相关制度流程由办公室统一编制。 2. 适用范围 公司以及下属子公司财务部应遵照本办法管理会计档案。 3. 相关文件及附件 《会计法》和《中华人民共和国会计档案管理办法》 4. 术语及定义 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报表等会计核算专业材料。 1) 会计凭证类:原始凭证、收\付\转记帐凭证、银行对帐单、银行余额调节表; 2) 会计帐簿类:总帐、明细帐、日记帐、辅助帐簿、其它会计帐簿; 3) 财务报告类:月度、季度、年度财务报告、审计报告、包括会计报表、附表、附注及文字说明 等其他报告类; 4) 税务类:税审报告、纳税申报表、完税证明、税务证明、税务报表等税务资料; 5) 财务管理规定类:财务制度、办法、规定; 6) 文书类:成本、利润、资金、投资、预算等有关的财务资料;现金盘点表;办公会议、财务工 作 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 总结;会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等;经济 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、财务 指标计划、工联单;财务部内部人员的档案等。 5. 职责 会计档案的管理部门为公司档案室和公司财务部。一年内的会计档案由财务部保管，一个会计年度终了后，财务部将当年形成的会计档案整理造册，上交公司档案室归档保管。本制度术语中:“5)财务管理规定类”和“6)文书类”的财务档案可以不移交给公司档案室。 6. 控制要点 6.1 会计档案的整理 6.1.1 会计凭证的整理 1) 会计做账时，分别将收款、付款、转账等记账凭证黏贴在对应的原始凭证上，形成会计凭证。 月末将会计凭证按顺序号整理分册，加上会计凭证封面，并按规定填写封面各项内容; 2) 装订会计凭证时，剔除凭证上的金属物和空白页。装订后要求整齐、牢固、美观，不掉页、不 压字、不串行、不倒页，便于翻阅; 3) 银行对账单及银行存款余额调节表应当单独装订与当年会计凭证一同保管; 4) 对于数量过多的原始凭证，如:运输清单、材料收支小票等可单独装订保管，封面上注明所属 记账凭证日期、编号、种类、保管期限，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称 第 2 页 共 11页 财务会计档案管理办法 文件编号:FSL-QWI/C-029 及编号。 6.1.2 会计账簿的整理 1) 会计账簿按银行存款日记账、现金日记账、科目总账、科目明细账、供应商明细账、客户明细 账、个人明细账分别打印整理立册，并加装封面和扉页，封面应标明:单位全称、账簿名称、 会计年度、册数等，扉页应列明科目索引表及帐薄使用登记表。 2) 账簿内账页排列顺序是:银行存款、现金日记账按自然形成日期;总账、明细账按会计科目。 3) 账簿装订后应依次在每页非装订线一侧的上角编页号。每册账簿单独编一个流水号，编号可用 号码机打印。会计帐薄编号使用“页号”。 4) 关于账簿打印规则见附件1 6.1.3 财务会计报告的整理 1) 财务会计报告月、季、年度分别整理，有关财务会计报告说明与分析应与报表一同组卷装订。 厚度超过50毫米时应分别组卷装订。 2) 月、季度财务会计报告较薄的，可以分别合并组卷装订，凡合并组册的财务会计报告应在案册 标题中注明月、季及合并组册的单位名称，单位名称可以用 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 的简称。 3) 凡归档的财务会计报告及文字说明，均应存原始件，不得使用圆珠笔及蓝色双面复写纸或复印 件。 4) 各类会计报表应编写页码，其方法与账簿相同。 6.1.4 其他财务文书档案整理: 1) 税务有关资料按类装订整理，需打印的税务报表和税务资料每月底整理汇总打印纸版，由税务 会计保管; 2) 财务 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 、规定、办法等按公司ISO9000规定由各科室整理归档保存、登记变更信息; 3) 财务部保管的经济合同、财务指标计划等重要文件由财务部长或财务部长指定专人保管，分年 装订成册; 4) 成本、利润、资金、投资、预算等有关的财务资料各科室自行根据档案内容和数量及时整理归 档。 5) 现金盘点表由出纳整理归档。 6) 办公会议、财务 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 总结、公司内部来往工联单，内部人员档案情况均由财务部综合管理 员记录整理归档保存; 7) 会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册有会计核算科长负责整理保存。 8) 所有财务文书类档案整理完后必须加附封面和扉页索引表，封面注明单位全称、档案名称、会 计年度、册数等。 6.1.5 财务会计档案整理其他要求: 第 3 页 共 11页 财务会计档案管理办法 文件编号:FSL-QWI/C-029 1) 对破损的会计资料应按裱糊技术要求托裱，字迹己扩散的应复制并与原件一并立卷。 2) 对于电子档案也应归类存放于电脑上并且打印纸版留底，装订成册，比如公司预算资料。 3) 档案封皮，应逐项按规定填写清楚，题名简明，能确切反映档案内容，打印或者用钢笔书写， 字迹要工整、清晰;材料装订后，其尺寸不能大于封面，封面不能大于档案盒，归档的会计档 案均应保持齐全完整;形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理成册，编制会计档 案保管清册。 6.2 档案归档 1) 每月15号前由综合会计将上月会计核算资料统一整理分册，装订后由财务部保管，由会计科 长管理;在会计年度结束后两个月内，财务部人员须办理会计档案移交清册并将会计档案移交 公司档案室统一保管; 2) 档案室接收保管的会计档案，应当保持原来的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务 部门和原经办人共同拆封整理，以分清责任。 3) 税务资料及其他各类文书类档案须每月整理保管，一个年度后的两个月内按按日、月、季度、 年度顺序整理存放档案室归档，财务管理制度等未涉及财务重要数据而常用的档案由综合管理 员保管。 4) 档案保管前应事先做好档案记录，设置归档登记簿、档案查阅登记薄，档案保管存放应排列科 学、存放有序以便查询，做好防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防温、防虫、防尘、防 磁等工作，严防会计档案毁损、散失和泄露;会计档案管理人员要严格执行安全和保密制度， 不得将会计档案随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 5) 归档的会计档案按年、月依次排列，区分起止年度和保管期限，在一册档案目录内不得出现重 复的档案号。 6) 档案目录应区别不同保管期限，分年度编制目录号，目录号不得重复。 7) 存放档案的档案柜外应清晰的注明存放档案的类别、年月以便于查阅。 8) 会计档案管理人员应定期对档案管理状况进行清查，对于清查中出现的问题应及时向主管领导 汇报，并采取积极有效的措施，保护档案的安全。 6.3 档案查询和借用 1) 档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，对归档的会计档案必须编制《会计档案归档登记簿》， 以利于有关公司的查阅利用。 2) 会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，需经公司总经理和财务负责人批准，方可借阅，凡 是需要查阅会计档案的人员都应按规定办理查阅手续，认真填写《档案查阅登记簿》，借出的 会计档案,会计档案管理人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续 。公司以外人员查阅会计 档案，经公司总经理和财务负责人批准后，方可办理查阅手续但不得复制;内部人员查阅会计 档案，应填写资料借阅、复印申请单经财务部批准、方可办理查阅; 3) 财务部应建立会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人的姓名、工作单位、日期、查阅内容、 用途、归还日期等。 第 4 页 共 11页 财务会计档案管理办法 文件编号:FSL-QWI/C-029 4) 查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上作任何记录、符号和标记，不准涂画、拆封、 抽换或涂改。 5) 查阅会计档案时，会计档案管理员必须现场监督 6.4 档案移交 1) 会计档案管理员工作变动时，要办理会计档案移交手续。 2) 移交时，由原管理员编制会计档案移交清册，列明会计档案所属会计档案名称卷号、册数、 起止年度和档案编号、应保管期限、己保管期限等内容。 3) 交接双方应就移交清册所列内容逐项清查无误后办理交接，并由分管领导负责监交。 4) 交接完毕，交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上鉴名或盖章。 5) 档案管理人员工作调动时，必须在办完档案移交手续后方能离开工作岗位。 6.5 档案销毁 1) 会计档案保管期满由档案管理人提出销毁意见，并编制会计档案销毁清册。 2) 会计档案要销毁时，报公司总经理批准后销毁。 3) 销毁会计档案，由公司共同派员监销。 4) 监销人在销毁会计档案前，要按会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。 5) 销毁后，监销人应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。 6) 销毁后，监销人应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。 7) 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证，不得销毁。应单独 抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册 和会计档案保管清册中列明。 8) 会计档案保管期满后，经鉴定具有保存价值的会计档案，应重新组册，确定保管期限，存放 在案册形成年的的相应保管期限内，重新编制案册号，在案册备考表中注明有关问题。 7.流程图 会计档案归档流程 责任人 流 程 图 说 明 相关财务人员 包括所有需归档的会计资料 生成会计资料 第 5 页 共 11页 财务会计档案管理办法 文件编号:FSL-QWI/C-029 相关财务人员 整理成册 N 会计主管 审核 Y 加装封面归档 档案管理人员 档案管理人员 达到移交条件，办理资料移交 到期移交 Y 公司档案室 办理归档手续 会计档案查询流程 责任人 流 程 图 说 明 经办人 经办人需提交工联单 提交申请 经办单位负责确认可行性，批准申请 审核 人 N 财务负责人 审核申请事宜是否可行，财务档案能否给出 审核 Y N 总经理 按权限审批 审批 Y 由相关事宜的档案管理人员查找资料或陪档案管理人员 提供档案 同经办人一起查找资料 Y N 分管会计 分管会计监督资料是否可借出、复制 监督 第 6 页 共 11页 财务会计档案管理办法 文件编号:FSL-QWI/C-029 Y N 档案管理人员 资料查阅，档案管理人员要做好相应登记 登记 档案管理人员要监督追踪档案资料的去向，档案管理人员 按时归还，注销查阅要求经办人按时归还，归还注销查阅手续 手续 工作交接之会计档案移交流程 责任人 流 程 图 说 明 财务部岗位调岗位调整需填写岗位调整申请表 岗位调整 整人 财务部岗位调将现工作有关资料整理，列出移交清单 工作移交 整人 N 岗位交接人接收移交事项，资料档案是否齐接收人 接收 全 Y 接收人 核实完毕，交接人填写移交表单，签字确认 填写表单确认 分管领导 交接人交接经分管领导审核 审核 Y 接收人 交接人交接完毕将交接资料留底归档 交接完毕，留底归档 第 7 页 共 11页 财务会计档案管理办法 文件编号:FSL-QWI/C-029 档案销毁流程图 责任人 流 程 图 说 明 档案保管期满 档案保管期满由财务主管列出销毁清单，提财务主管 提出申请 出销毁申请 N 财务负责人 需销毁的档案由财务负责人审核批准 审核 Y 需销毁的档案需经公司领导同意后方能销公司领导 N 审批 毁，否则重列清单 Y 分管会计及财编制清单 决定销毁的档案编出销毁清单 务主管 Y 分管会计及财 N 档案销毁前核对销毁清单是否正确 核对清单 务主管 分管会计及财档案销毁需在分管会计及会计主管监督下 销毁 务主管 进行 第 8 页 共 11页 财务会计档案管理办法 文件编号:FSL-QWI/C-029 档案销毁完毕，销毁人需在清册上签名盖档案管理员 签名盖章，清册归档 章，清册归档由档案管理员保管 8.记录表单 会计档案保管清册 顺序号 类别 档案名称 起止日期 凭证编号 册数 保管期限 已保管期限 备注 监交人: 接收保管人: 交接人: 交接日期: 会计档案移交清册 顺序号 类别 档案名称 起止日期 凭证编号 册数 保管期限 已保管期限 备注 第 9 页 共 11页 财务会计档案管理办法 文件编号:FSL-QWI/C-029 监交人: 接收保管人: 交接人: 交接日期: 会计档案保管清册 顺序号 类别 档案名称 起止日期 凭证编号 册数 保管期限 已保管期限 备注 监交人: 接收保管人: 交接人: 交接日期: 9.附加说明 1) 本制度由财务部负责制定、修改和解释。 2) 本制度自颁布之日起施行，未尽事宜，按国家相关规定办理。 10.附件 第 10 页 共 11页 财务会计档案管理办法 文件编号:FSL-QWI/C-029 账簿打印规则.xlsx 账薄打印规则: 第 11 页 共 11页