关于企业采购业务内部控制必要性的思考
2010-08-16 分享此文(0)人
内部控制对保证企业经济活动有效进行起着十分重要的作用,一个合理完善的采购内部控制
制度
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的落实已成为实现企业降低成本、保证企业利益最大化的重要条件。文章从分析采购业务内部控制制度的必要性入手,强调了采购业务内部会计控制的基本制度并对制度的流程进行了设计,对完善企业采购业务内部控制制度提出了新的看法。
近年来,因为采购环节内部控制不得当、不严密而产生贪污、受贿、浪费的案例不胜枚举,缺乏透明度的采购过程,产生了“以权谋私,暗箱操作,弄虚作假,收受回扣,跑冒滴漏”等问
题
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,导致企业采购物品质次价高,资金使用效益低下,故加强采购环节的内部会计控制,刻不容缓。
1 采购业务进行内部控制的必要性
采购,是指单位为了满足物品(原材料、固定资产、办公用品等)或劳务(技术、服务等)等需要进行的各项经济业务活动。在社会化大生产的环境下,任何单位要维持正常的生产或经营,都必须进行采购经济业务活动,可以说,采购是各单位经济活动中最频繁的、最常见的表现形式之一。内部会计控制是实施企业内部管理一个重要的组成部分。在采购业务的过程中内部会计控制的目标是:合理经济的进行各种采购业务;支付款项后获得相应的物品或劳务;合理揭示企业应享有的折扣、折让;及时支付款项,维护良好信誉。所以在采购过程中恰当地运用内部会计控制,有利于减少疏忽、错误及违法、违规行为,促进企业健康发展。
2 采购业务内部会计控制的基本制度
为了充分发挥采购业务内部会计控制的作用,实现控制目标,应针对采购业务的内容,设计以下采购业务内部会计控制的基本制度。
2.1 不相容职务分离
在采购业务中,需要适当职务分离的有:
(1)物品或劳务需要部门,不能同时担任采购职务;
(2)付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务;
(3)物品的采购人不能同时担任物品的验收工作;
(4)物品的采购、储存和使用人不能同时担任账务的记录工作;
(5)接受各种物品或劳务的部门或主管人,适当地同账簿记录人分离;
(6)审核付款人应同付款人职务分离;
(7)记录应付账款的人不能同时担任付款业务;
2.2 正确的授权审批
对于采购循环,一般应予以关注的控制审批要点包括:
(1)企业的生产
计划
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部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权;
(2)企业对资本支出和租赁
合同
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通常会特别授权,只容许特定人员提出请购;
(3)采购合同的签订需经有关授权人员审批;
(4)采购款项的支付应经有关授权人员审批;
2.3 订货报价控制
订货报价是采购业务中的核心,其中对供应商的选择又是保证所购物品成本和质量目标实现的重中之重,控制措施有:
(1)定期审查供应商的基本资料,如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况等,为企业采购决策提供可靠信息。
(2)对所有潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查。调查内容包括:企业采购业务内部会计控制探讨设备、工艺能力、质量记录、运输记录、劳动力情况、成本结构、财务状况、售后培训意向。
(3)对于一般和重要物品或劳务采购,应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系,综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等。
2.4充分的凭证和记录
为实现采购业务内部会计控制目标,企业应建立以采购申请、经济合同、验收、入库单和结算凭证为载体的控制系统。
2.5 稽核和监督评价
通过对采购业务的事前分析与评价和事后稽核、检查和监督评价采购业务的正确性、合理性起到把关、验收的作用。
3 采购业务主要流程及其控制
采购业务需要由供应、采购、验收、财会各部门共同协助完成。
为了充分发挥采购与付款的内部会计控制的作用,实现采购与付款的内部会计控制目标,应对企业主要的采购与付款业务流程进行具体的内部会计控制。
请购
提出物品和劳务的需要是采购环节的开始,企业可以根据不同的需要制定不同的请购制度。
其中还包括询价并确定供应商。由企业指定的询价人员对拟采购的物资进行供应商查询, 查询内容包括供应商的价格、质量、可享受的折扣、付款条件、交货时间和供应商的信誉等, 采购询问比较清楚后, 交由授权的主管人员对《请购单》或《订货单》进行二次审批,确定供应商。
采购
无论何种需要的请购,采购部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下三方面的决定:应订购多少;向谁发出订货单;什么时候发出订货单。
验收
为了达到控制目的,验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。
质量检验也是验收工作很重要的一部分。采购物资运抵企业后,首先应由企业的质量检验部门对此批物资进行质量的验收和检测,检测的依据是《请购单》或《订货单》、《
购销合同
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》和企业内部质量管理要求,在确认无误后,质量检验部门填写《验收单》,并签名盖章。
审核
对购货业务的各种凭证进行严格的审查,是保证业务的合法、合理性、内部控制制度的严密性的重要手段。
付款
付款这一环节表示采购业务的结束。对于现金支付的交易,为了进一步强化内部控制,还应当提倡根据付款凭证而不是原始凭证支付现金的方式。对于企业采用赊账方式购买物品时,必然形成债务,由此而引发债务结算业务也必须对此加强控制。
3.6 帐务处理
财务部门在收集到采购单据齐全的情况下,应按照《会计核算规定》及时、准确地编制记帐凭证,并将上述支持性凭证(请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票,若为进口的还应包括报关单)附在记帐凭证的后面,如资料较多,也可另外装订成册,注明索引号后存档。每月应根据记帐凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付帐款”分类明细帐中。
3.7 对帐
财务部门应于每月月末与供应商进行货款结算的核对。取得供应商对帐单, 审核其余额与企业“应付帐款”余额是否一致, 在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后, 企业与供应商的月末余额应保持一致。
总之,内部控制制度贯穿于企业经营活动的各个方面,企业应在采购业务中实施内部会计控制,对请购、审批、签约、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的业务处理程序;健全以采购申请、经济合同、结算凭证、验收入库单据为载体的控制系统;加强对请购、采购、验收、付款关键点的控制,实施采购决策环节的相互制约和监督机制。只有这样,才能有效的堵塞采购业务过程中的漏洞、消除隐患、保护企业财产安全、防止舞弊行为的发生。相信随着管理层对这项工作重视程度的加深,企业一定会沿着各项制度良性循环的轨道健康发展。
浙公网安备 33021202002483