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如何管理电脑文件及文件夹[整理版]

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如何管理电脑文件及文件夹[整理版]如何管理电脑文件及文件夹[整理版] 如何管理电脑文件及文件夹 我们有的人办公桌上的文件成堆,找的时候找不到,电脑内的文件也是放的乱七八糙,有的桌面上堆满了临时文件,文件夹的划分没有规矩,文件存放时又乱放,而且文件的版本也十分混乱,经常出现硬盘不够用的情况,实际上一个文件存了很多份,而且拷了一堆无用的文件在电脑里。事实上,我们真正需要的是坐下来,多动动脑子,想一想如何管理好自己的电脑了,好好花时间将电脑里的文件真正管理起来,会为自己日后省下更多的时间。 一、目标: 文件能在15秒内找到; 文件归类合理; ...

如何管理电脑文件及文件夹[整理版]
如何管理电脑文件及文件夹[整理版] 如何管理电脑文件及文件夹 我们有的人办公桌上的文件成堆,找的时候找不到,电脑内的文件也是放的乱七八糙,有的桌面上堆满了临时文件,文件夹的划分没有规矩,文件存放时又乱放,而且文件的版本也十分混乱,经常出现硬盘不够用的情况,实际上一个文件存了很多份,而且拷了一堆无用的文件在电脑里。事实上,我们真正需要的是坐下来,多动动脑子,想一想如何管理好自己的电脑了,好好花时间将电脑里的文件真正管理起来,会为自己日后省下更多的时间。 一、目标: 文件能在15秒内找到; 文件归类合理; 没有无用的文件; 不同版本管理合理; 文件的备份及时。 二、具体做法 从硬盘分区开始,每一个分区放什么要十分清晰,一盘电脑分区为4个区比较好,C区用来放系统文件,D盘用来放置工作文件,E盘用来放个人文件和娱乐文件,F盘用来放备份文件或长期不用的文件。不同的文件不能乱放,当电脑重新做系统后,文件是全部不会丢的。 文件夹的设置:原则是不漏不重、命名简洁、设置合理。 不漏不重就是所有的事项都有相应的文件夹对应,既不漏掉,也不应产生重复。如果是偶然来的事项,不好归的话,我们可以设置一个其他文件夹;命名简洁,就是命名时很容易地看出里面是什么,而不是必须进去后才能知道,字数不宜太多,一般3-6个字即可;设置合理是指内部的文件数量要差不多,如果一个文件夹每年只有一两个文件,而一个文件夹一年产生了300个文件,则说明不太合理,将太少的文件夹合并,将文件太多的文件夹分开。按事项设置完了以后到每一个子项,如果是技术类的可以不分年,如果是管理类需要分年的尽可能的分成年代,一年一个文件夹,今后就非常好找。 一个分区设置文件夹不宜过多,一般限制在20个以内,对于一般的技术人员,如D盘主要放工作中的文件,按自己的工作分几个文件夹,对于一些临时收到的文件夹可以建立一个待办事项文件夹,当这个文件夹中的文档处理完了以后,就应该对于系统中的我的文档,可以放一些临时文档。 如果一个子文件夹虽然文件不多,但有个别文件太大,如一个2G,则将这些大文件不要放的太深,最好单独放置,可以设置一个专门的文件夹,这样备份的时候就比较好备份。 举例说明: D分区(工作) 根目录: 部门管理 人力资源 收到公文 上级制度 部门制度 培训管理 技术监督 会议纪要 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 总结 初级经济法重点总结下载党员个人总结TXt高中句型全总结.doc高中句型全总结.doc理论力学知识点总结pdf 政治学习 合同管理 参考资料 本人工作 个人情况 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 技术 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 电话 常用规程 培训资料 照片及视频 照片素材 视频素材 做好成果 侍办事项 ,同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名,同类的文件最好存储在同 一目录,如图片目录用image,多媒体目录用media,文档用doc等等,简洁易 懂,一目了然,而且方便用一个软件打开。这样,当我们想要找到一个文件时, 能立刻想到它可能保存的地方。 三、版本管理 在编各种文档时,我们一般均要进行多次的修改,这样就会出现不同的版本,一般情况下不要将旧的版本删除,而是编好相应的版本,均进行保留。在未正式成稿前,可以在文件名之后标上V0.1,V代表version版本,0代表这是草稿,.1代表这是草稿的第一版,如果草稿做了修改则为V0.2,依次类推,到了正式发布的第一版则为V1.0,发布后再改,小的改动我们可以在小数点后加,如V1.1说明正式发布版本有了较小的改动;大的改动可以在小数点前加,如V2.0则说明比V1.0有了较大的改动。这样就非常清晰明了。 四、经常整理 文件夹在使用了一段时间后,可能东西越来越多,也有时更换电脑,更换工作岗位,都需要整理电脑。这时候就需要进行整理,其坚持的原则是一样的,过期不用的原则上可以删除,但如果不是很大的文件我建议还是找个移动硬盘备份下来,也许今后用得到。 ,五、定期备份 必须养成定期备份的好习惯,而且应该是不同介质的备份。一般重要的东西可以在办公电脑上有一份,家里电脑有一份,在移动硬盘或光盘上再备一份,这些应永远不会丢了。 备份时要写明备份的时间等信息,并妥善保管备份介质。一般情况下半年或者有较大变动时需备份,一个星期进行一次增量备份。 六、其他技巧: 1、排序:如果经常访问的文件夹在后面,就在此文件夹前加一个“A”或“?”,这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面,而相对次要但也经常访问的,就可以加上“2”或“??”,以此类推。, 2、文件名要力求简短 虽然Windows已经支持长文件名了,但长文件名也会给我们的识别、浏览带来混乱。 能用数字命名的优先考虑数字命名,如:与时间有关的事件20130101,与学期有关2012-2013-1. 3、发挥快捷方式的便利 ,如果我们经常要快速访问文件或文件夹,那可以右击选择“创建快捷方式”,再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。当然,当文件和文件夹不再需要经常访问时,你需要及时将快捷方式删除,以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。, ,最重要的是:长期坚持。
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