现代公文写作常见错误分析

现代公文写作常见错误分析 国 家 重 点 建 设 大 学 成 人 高 等 学 历 教 育 学 生 毕业设计(实习、论文) ( 2008 — 2011 ) 题 目:现代公文写作常见错误分析 办学形式: 自学考试 办学层次: 本 科 专 业: 文 秘 年级 六年级体育公开课教案九年级家长会课件PPT下载六年级家长会PPT课件一年级上册汉语拼音练习题六年级上册道德与法治课件 : 08级 学 号: 姓名: 钱洪革 指导老师: 万文斌 完成时间: 2011年10月 毕业设计(实习、论文)成绩: 年 月 日 现代公文写作常见错误分析 专 业:文秘 学 号: 学生姓名:钱洪革 指导教师:万文斌 摘 要 公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。 本文探讨的是现代公文写作中易出现的错误等问题，研究对象为近年来公文写作中出现的某些典型错误实例。本文以提出问题、分析问题原因、寻求解决办法为基本思路，对公文写作中出现的问题进行探讨。最后，希望能为现代公文写作的发展增添一份力量，促进其更快更好地发展。 关键词:公文;问题;原因;解决办法 I Common Error Analysis Of Modern Documents ABSTRACT Documents, is formed in the business activities and the use of the writing material, is the policy, the policy, laws and regulations, decrees and information, the behavior, the carrier, is the implementation of the basic means management authority and important tool, play up to give, reporting and the important role of information communication. This paper explores the modern document writing the error to occur during problems such as research object, for in recent years the document writing appeared in some typical examples of mistakes. This paper put forward by this paper analyzes the reasons of problems, problems, seek the solutions for basic ideas of official document writing, discuss some problems. Finally, the hope for the development of modern document writing add a force, promote the development of better and faster. Keywords: documents; problems; reasons; solution II 目 录 摘 要............................................................................................................................? ABSTRACT.... .............................................................................................................? 第一章 绪论 ..................................................................................................................1 第二章 公文写作的常见错误 ......................................................................................2 (一)标题错误 .....................................................................................................2 (二)文种错误 .....................................................................................................3 (三)词语错误 .....................................................................................................4 (四)表达错误 .....................................................................................................5 (五)标点错误 .....................................................................................................6 第三章 公文写作错误成因 ..........................................................................................8 (一)责任心不强 .................................................................................................8 (二)办文能力有限 .............................................................................................8 (三)外界不良环境影响 .....................................................................................8 第四章 公文写作错误的避免 ....................................................................................10 (一)多读………… ...........................................................................................10 (二)多思…… ...................................................................................................10 (三)多写…… ...................................................................................................10 (四)多改…… ...................................................................................................10 (五)多交流…. ..................................................................................................10 (六)多投稿…. ..................................................................................................10 参考文献 ...................................................................................................................... 11 致 谢 ..........................................................................................................................12 III 第一章 绪论 公文，是一种具有特殊意义和色彩的实用文体，是公务活动中形成并固定使用的文书材料，是为解决实际问题而写作的文字材料，是为公务活动服务的重要工具。它作为一种实用文体，在公务活动中起着公务人员沟通交际、传递信息的作用，被用来传达贯彻国家的方针政策，公布法律、法规和行政命令，请示 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 或批示答复。这些都直接关系着国计民生、行政效能，关系着事业的兴衰、工作的成败， 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 通畅、表述明确的公文往往会有立竿见影的作用，从国家机关、群众组织、企事业单位到社会各界都很重视它。公文质量的优劣直接反映出了公务机关部门的形象、人员素质、工作态度与质量，所以只有规范的公文处理才能有益于工作效能的提高。本文对公文写作中出现的问题进行了针对性的研究，通过典型性的实例做以具体分析，纠正产生错误的原因、探索避免出错的方式，以期为今后的公文写作发展尽自己的一份绵薄之力。 1 第二章 公文写作的常见错误 (一)标题错误 1.标题不精 公文标题要主旨鲜明、重点突出、文字简洁尽量避免使用长句。如《××局关于认真做好汛期水库防汛和淤地坝防汛工作及进行汛前安全大检查的通知》，此标题比较冗长啰嗦，生怕别人看不明白，可修改为《××局关于认真做好汛 前安全大检查的通知》。 2.题不达意 这类问题主要表现在事由不清。如《××局关于××河流改造的请示》，从题意上看，是请示开展改造河流，而此文实际上是请求上级解决“治河经费” 的问题。因为事由不够清楚，往往使一些请示事项不能及时得到办理，此标题应改为《××局关于解决××河流治理经费的请示》。再如《××镇人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺少“价格” 、“收购”等词语来限制中心词“问题” ，造成事由过于笼统，不能准确表达公文的主要内容。 3.隶属不清 这类问题常出现在转文性通知当中。根据被转文件发文机关的不同，转文性通知可分为三类，即批转、转发、印发。不少文秘工作者经常用错，出现了不该用“印发” 的，用了“印发” ，该用“印发”的却用了“转发” 、“批转” 。如《××县人民政府关于印发××市人民政府关于加强教育改革的意见的通知》，《××区政府办公室关于批转××市××区长在××会议上讲话的通知》，其中，前面的例子当中的“印发”使用不当，对上级机关、同级机关及不相隶属机关的文件应该使用“转发” 。后面的例子中的“批转” 使用不当，应该使用“印发” 下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转” ，否则就混淆了上下级的隶属关系。 4.滥加标点 依据规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号，授予荣誉称号用引号外，一般不用加标点符号，但在实际的公文写作中有很多使用标点符号不规范的现象，有些公文标题却加上逗号、顿号、引号、括号、书名号等，尤其以非法规性公文加书名号居多。例如: 《国务院批转财政部<关于加强国有企业财务监督的意见>的通知》; 上例中被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见”是公文，不属法规 2 性文件，故应删去书名号。 (二)文种错误 文种的错用是实际运用中错误最多、最常见，也最影响公文最终制发效果的问题。写作中常出现以下几种文种错用现象: 1.生造文种 首先明确的是，使用党和国家公文法规规定以外的文种即为生造文种，如“汇报”、 “批转”、“转发”等。其中“汇报”是公文处理中的常用术语，不能作为文种; “批转"和“转发"只是两种重要的公文发布形式，仍旧不能作为公文文种使用。实践中，对此注意得不够，往往会使用生造文种，例如: 《××市××区计委关于电子乐器厂整顿工作情况的汇报》，将“汇报"作为公文文种使用，显失规范，应改为“报告"。党和国家机关应严格按照公文法规中所规定的文种使用，决不能乱起“名称”，以确保其规范性和严肃性。 2.混用文种 (1)请示与报告混用、并用 请示和报告虽然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是两个不同的文种。请示“适用于向上级机关请求指示、批准”，上级对于请示必须有答复，在行文时间上要求必须事前行文;而报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问"，不需要上级做出答复，可事中行文，也可事后行文。在具体应用中，写作者由于没有掌握二者的区别，常把请示混用为报告，或混用为请示报告，例如:《××公司关于急需购买碱性电池的报告》。 在上述例子中，从标题事由看，都是请求上级批准某事项，因此，应将 “报告"改为“请示”。 (2)通告与 公告 职业卫生公告栏下载公告怎么写公司公告范文安全风险承诺公告制度公告栏模版 混用 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。二者都是公布性与知照性相结合的公文，在写法上有相似之处，但是又存在着明显的区别，不少的写作者常常滥用这两种文种。 例如: 公告 为了繁荣市场，保障交通安全，经市政府批准，决定从2007年3月1日起，每日早9时至晚7时，都司街农副产品市场，包括南海正街、海子边修理服务市场，北起郭家巷西口，南至人民公园东门，除经批准许可车辆外，禁止各种机动车辆通行。 3 特此公告。 xx市公安局 二OO一年二月二十八日 这篇公告的错误主要表现在以下几个方面: 一，没搞清楚公告与通告的适用范围。公告是面向国内外公众，而通告则限于某一地区、系统、地段的群众和有关人员。 二，公告与通告的重要程度不一样。公告内容涉及重要事项或法定事项，而通告涉及的是一般事项，往往限于一个行业、系统或部门，内容有较强的专业性和业务性。 三，公告与通告发布的机关不同。公告的发布机关级别很高，一般由国家最高权力机关和管理机关发布。而通告则可以不受单位级别的限制。国家一般行政、机关和企事业单位都可以根据自己的职权范围来发布通告。据此我们可以看到上面列举的公文的内容属于一般性需要遵守或周知的事项，所以文种应改用为“通告"。 (三)词语错误 1.用字不准 用字不准确的现象在公文常见语误中很常见，这里只能是列举较为突出的，下面这些字在使用中极易混淆。例如: (1)法律法规和公文统用“其他"不用“其它"，相应用“他们”不用“它们”。 (2)按照与遵照的用法。如:按照法律法规或文件等的规定或要求，遵照上级或长辈的指示、教导等。 2.用词不对 公文文字必须准确严密，否则易产生歧义，从而影响政令的推行。然而，在撰写公文时，由于没有准确地理解词语的含义、表达时缺乏对词语认真推敲而常常出现文字使用不当的现象。例如: (1)“×局长表示，在今年元旦前完成机构改革任务。" “今年元旦前"是去年，应为“今年年底前”才合乎逻辑; (2)“省台总结出近20多条气象服务经验。" “近”是不足，“多”是超过，用在一起自相矛盾，应根据实际情况选用一个。 所以，公文文字表述只有力求严密，准确，经得起推敲，才能达到准确的表 4 述公文具体内容的作用。 3.词义不明 公文是流通范围广而且要求准确传达信息的文体，写作中词语的规范化使用应引起高度重视。词语运用是否恰当，影响到公文理解能否准确严谨。如果词语运用的不恰当，将会影响到信息的有效传递。因此公文写作中应使用规范的现代汉语词语。在行政公文写作中，词语运用错误相当普遍。 4.搭配不当 汉语用词要符合搭配习惯，有些词基本意义相同，但适用对象或搭配对象不同。如: “表达”和“传达”基本意义相同，但“表达”经常用于自己表达自己的思想感情，“传达”则适用于对他人;“改正’’用于对消极的事物，“改进”则往往用于对积极的事物;“保护"的对象是一般的事物，“保卫"的对象则是重大事物:“充足"多用于说明具体事物，“充分"则多用于说明较抽象的事物。 5.数词不对 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。而在现实的拟制行政公文工作中，不加区别地将所有数字都用阿拉伯数字书写，或将所有数字用汉字书写，或汉字、阿拉伯数字随意混杂使用的现象却并不少见。例如: “事故起数上升百分之五，损失上升百分之一十五。”还有的作者在同一公文中，数字使用前后不一致，先后出现“五百斤”、“60亩"、“七十人"、“捌仟元"等写法，这些数字都应按照规定统一使用阿拉伯数字。 6.语有歧义 公文的语言是一种非常讲究精确性的语言，因为公文的使用目的就是要使对方接受作者的影响，而且是对对方行为的强制性影响。要使这种影响有效，一个重要的前提条件就是使意思的表达高度精确。因此，每一个词，特别是每一个句子必须保持意思的唯一性，以避免对方“见仁见智”，按制发机关而不是各自的理解的真正意图去行事。 (四)表达错误 语言是构成文章的三大要素之一。提高公文写作的语言表达能力，减少文字表述不准确的毛病，最基本的就是使公文语言表达规范化、合理性、合情性。 5 1.不规范 公文写作语言的规范化就是指语言要符合现代汉语普通话的词汇和语法规范，做到搭配得当、不生造词语、不误用词类、不残缺成分、语序得当、句子运用合乎汉语习惯，等等。下面的例子都有不规范的毛病，例如: “局里组织力量检查了上半年目标运行情况。’’“运行"指的是事物周而复始的运转，只有能运转的东西才能与之搭配，如“机车运行”等。“目标”作为一个既定的“标准”，只能去实现它，它自身是不能运转的。因此，应将“目标运行’’改为“任务完成"。 2.不合理 公文写作语言的合理性，就是语言表达准确，合乎逻辑，做到事理通顺，包括概念明确，判断恰当，推理符合逻辑，前后一致等等。下面的例子有不合理性的毛病: “人们拿着各种灭火工具，一个跟着一个拥向失火现场。”此例中的“一个跟着一个”是表示前后有序，排列整齐的意思:而“拥”则表示拥挤，无顺序，不整齐，使用“一个跟着一个"这个与“拥”相矛盾的概念去限制和说明“拥"这个概念，必然造成模糊不清的逻辑错误。 3.不合情 公文并非无情物。公文写作语言的合情性，就是指公文同其它文章一样，总要在字里行间渗透着作者的思想感情。表现在语言运用上，其特点就是内容深沉、态度鲜明、褒贬准确、语气平和、格调庄重。下例存在不合情的问题: “我县发生一起个体工商户殴打报复税务干部的恶性事件。..税务专管员张××同志还没明白怎么回事，就被他拉扯到迎宾楼前，质问张××同志认识不认识他’’。“质问”是“依据事实责问"的意思，是个褒义词，只能用于正确的一方。这里用“质问”感情色彩不对，应改为“问”这一中性词。 公文语言的运用要做到合情性，还必须考虑具体的文种特点和语言环境，适应文种需要、考虑行文关系、注意阅读对象等，做到语言应用符合题旨情境的需要，力求口吻、语气、情感与色调的恰切得体。 (五)标点错误 公文中的标点符号是公文语句中一个不可分割的组成部分，在实际的公文写作中，标点符号具有举足轻重的作用。标点符号的运用错误类型很多，主要列举以下几种情况: 6 1.滥用标点 国家语言文字工作委员会、国家新闻出版署发布的《标点符号用法》的规定，表示句子内部的停顿一般用逗号、顿号、分号。但在实际写作中，常常在不该停顿的地方用标点符号。主要有:依据规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但在实际的公文写作中有很多使用标点符号不规范的现象。例如: ?《国务院批转财政部(关于加强国有企业财务监督的意见)的通知》; ?《中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中 小学 小学生如何制作手抄报课件柳垭小学关于三违自查自纠报告小学英语获奖优质说课课件小学足球课教案全集小学语文新课程标准测试题 教师职务试行条例等文件的通知》。 例?中被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见’’是公文，不属法规性文件，故应删去书名号;例?中被转发的对象“中小学教师职务试行条例"属法规性文件，故应加上书名号。 2.错用标点 每种标点符号在句中都表示停顿、语气以及词语的性质和作用，不能出现标点符号连用的现象，从而造成重复多余。如在省略号前或后加逗号或句号等，省略号前面若不是完整句子，说明它和省略的文字的意思紧密相连，其它点号应连同文字一起省略，否则是错误的。 (1)在“等"和“等等”前或后加省略号。比较常见的是“„„等”和“„„等等”，应删去省略号;若保留省略号，则应删去“等”和“等等”。省略号的作用和“等”、“等等”基本相同，不可同时使用。 (2)句内括号前或后加点号。句内括号由于是对句中一部分词语的注释或补充说明，因而前括号应紧贴这一词语，中间用点号隔开是错误的。如: “„„共计安排警卫力量12人，(一排3人，二排5人，三排4人)。” 例句中括号前的逗号多余，应去掉。 7 第三章 公文写作错误成因 把握好公文写作的规范性和准确性是每个文秘工作者最基本的素质要求，并且有《国家行政机关公文处理办法》、《中华人民共和国国家标准》、《国家机关公文格式》等文件的约束，为什么在公文写作中还会出现这么多不应出现的问题呢?自己通过搜集查阅大量资料，发现其中的原因主要有以下几个方面: (一)责任心不强 思想认识不到位，没有充分认识到公文写作处理工作的重要性，认为公文写作处理无非就是收收发发，缺乏技术含量，对工作没有足够的激情和动力，责任心不强。公文语言的正确、通畅、简明、规范，才能体现公文权威性、有效性，才能保证各级行政机关的政令畅通，也有利于机关办公效率的提高，进而促进机关工作质量的提高。掌握公文草拟、撰写的标准与方法，是每一个机关工作人员的基本功。所以要想成为一位优秀的文秘工作者首先需要树立热爱文秘工作的信念，其次更要认真的对待自己日常的工作，尽量的减少工作中的不规范行为，尽到自己的责任，以期提高本单位的工作效率。 (二)办文能力有限 有些文书人员虽然也喜欢干这项工作，但由于自身能力有限，对公文处理工作不大精通，缺乏变通能力，不知道具体情况具体分析，死板教条、不够灵活。有关领导和办公工作人员不认真学习《办法》和《标准》以及其他的规定，办文水平不高。由于有关领导和办公工作人员思想上的不重视，因而也同时造成没有认真学习钻研有关规定，甚至根本不知道公文制作的基本规定。因此，办公工作人员应该自觉加强知识的学习，常备有关的工具书，以便遇到问题及时查阅，而不是随意编写。有关领导也应该熟悉公文格式，重视对办公工作人员的培训，创造良好的办公氛围，形成严谨严肃的办公工作作风，减少公文写作格式的错误。 (三)外界不良环境影响 外界不良环境对公文格式的影响和单位权利意识的影响。例如联合行文中，无论几个什么机关联合行文，都应按照《办法》的规定将主办单位写在前面。但是，由于社会历史原因，形成了一些掌握实权的单位的“至上作风”，其他单位与这些单位联合行文时，往往不得不考虑这些因素，习惯性或“礼貌"地将这些单位排在自己前面。又如“抄送单位"项，以前机关发文曾经使用过“抄送”“报送”“抄报”“发"等词语。向上级机关发文时一般用“报”，以示尊重向同级机关或不相隶属机关发文时用“送”，以示礼貌;向下级机关发文时一般用“发"，以示权威。但《办法》发布后，一律改用“抄送”。有些上级机关或掌握重要权力 8 的机关仍然不愿意下级单位或其他单位使用“抄送”，造成格式用语不规范。除此以外，某些粗制滥造的公文写作培训书籍(甚至是教材)的错误的广泛影响、上级机关不规范公文的直接影响、媒体广泛充斥的不讲祖国语言纯洁的倾向影响，以及党、政、军、法不同公文格式、语言要求的交叉影响等等，都对机关工作人员的写作习惯有着潜移默化的影响。 9 第四章 公文写作错误的避免 (一)多读 多读就是多读多看，尤其是党和国家的方针政策、上级领导讲话、上级文件、各种政治业务书籍报刊内容，可以说，除了文艺作品，其他文章都应该算作应用文，都能够为我们写好现代公文提供帮助，特别是那些与我们业务有关系的领导讲话和文章，更能够给我们以直接的教导和帮助。积累非常重要，可以把感兴趣的文章讲话粘贴下来，放入专门的文件夹，既可以经常阅读，也可以引用。 (二)多思 多思就是多思多想多悟。读书贵在思考，光读不想，脑袋光光。联系现实，联系工作，为什么领导要这样要求，为什么上级这样规定，同样一项工作，上级的普遍要求与下级单位的特殊措施不那么一样。 (三)多写 多写就是要多动笔，多实践。首先就要敢于写，不要有畏难情绪。只要写了就迈出了成功的第一步。要有画家疯狂地扑向画布的那种感觉，不管后面有多少困难，写了，就会有收获。其次要多写，养成练笔的好习惯。 (四)多改 就是多修改，不厌其烦，包括读两遍，语句上也不让出毛病，改的时候，首先看大的方面，尤其是大标题是否合适，结构是否恰当，再看判断是否准确，运用实例是否合适，引用数字是否精确。公文稿子，修改三遍四遍甚至五六遍都很正常，肯定是越改越好，越改越精。 (五)多交流 多交流，实际上是修改过程中，多征求大家的意见，包括召开集体审稿会，集中大家的智慧，共同修改完成。向专家请教，让他们帮助把关也是一个好办法。 (六)多投稿 不管是论文还是经验材料，不管是信息还是通讯报道，最终目的是为了能够应用上。多投稿不怕退稿或石沉大海，是一种良好的心态。至少能够让编辑熟悉你，甚至能为你指点一二。现在发表稿件的途径和阵地越来越多，发表多了，成就感就强了，写作水平自然就提高了。 总之，公文写作是一件很辛苦的工作，但也是一件很能提高工作能力和水平的工作。只要我们用心体会，掌握方法，循序渐进，不断积累和提高，就一定能够提升自己的写作能力，更好的做好我们的本职工作，为公文写作的发展做出自己应有的贡献。 10 参考文献 [1]陈晓莉 行政公文写常见错误探析; [2]邓启权 常见公文错误实例解析; [3]周森甲 中国现代公文写作原理与方法(第1版) 知识出版社 1994.4; [4]李孝华 中国标准行政公文(修订版) 复旦大学出版社 2002.1; [5]董小玉 刘俐 刘苏 现代应用写作训练教程(第1版) 西南师范大学出版社 1999.10: [6]孙春曼 公文写作现用现查(第1版) 中国盲文出版社 2002.10; [7]任秀芹 公文写作特点之我见 昆明大学学报 1997.01; [8]尹振华 公文写作刍议 河北大学学报(哲学社会科学版) 1988.02 [9]国家行政机关公文处理办法 国发【2000】23号; [10]国务院办公厅《国务院公文主题词表》(1994年4月) 《标点符号用法》(1995 年12月13同发布); [11]万玲华 公文语病举隅及原因分析 1999.08; [12]杜纯梓 新时期公文语言问题存在的原因及对策 当代秘书 2002.11。 11 致 谢 近五个月的毕业设计已接近尾声，回想过去的这段时间，自己收获颇多，感慨颇多。 本论文是在万文斌老师的亲切关怀和悉心指导下完成的。万老师严肃的科学态度，严谨的治学精神，精益求精的工作作风，深深地感染和激励着我。从论文的选题到最终完成，万老师都始终给予我细心的指导和不懈的支持，在此谨向万老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。 在此，我还要感谢在一起愉快的度过大学生活的各位同学，在论文写作过程中，正是由于你们的帮助和支持，我才能克服一个一个的困难和疑惑，直至本论文的顺利完成。 最后再一次向给予我莫大帮助的万老师和我的同学表示最衷心的感谢。 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48