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企业公文写作 培训讲义企业公文写作 培训讲义 前言 我们在实际工作和生活中~经常会遇到公文写作。包括:写个什么“请示”、简单的“通知”、写一张“请假条”等等~都会涉及公文格式和如何写的问题,但是~有些人往往愁眉不展~特别是新进入党政机关和企业集团的文秘和行政管理工作的人员~在实际写作运用过程中确实有点犯难。那么~我们今天一起来学习了解一下公文的有关知识。 一、公文基本知识 ,一,什么是公文: 公文是一个国家的领导集团在管理国家、处理各种公务时使用的书面文字工具。在我国~公文是党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面~表达意志、...

企业公文写作 培训讲义
企业公文写作 培训讲义 前言 我们在实际工作和生活中~经常会遇到公文写作。包括:写个什么“请示”、简单的“通知”、写一张“请假条”等等~都会涉及公文格式和如何写的问题,但是~有些人往往愁眉不展~特别是新进入党政机关和企业集团的文秘和行政管理工作的人员~在实际写作运用过程中确实有点犯难。那么~我们今天一起来学习了解一下公文的有关知识。 一、公文基本知识 ,一,什么是公文: 公文是一个国家的领导集团在管理国家、处理各种公务时使用的书面文字工具。在我国~公文是党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面~表达意志、传递政令的文字工具和手段。简单的说~公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。公文既包括法定公文~也包括准公文。法定公文就是我们通常所说的“文件”~党政机关的红头文件。而准公文也称事务文书、机关常用文。是指除上述法定公文以外用于处理日常事务性工作所使用的文书~是一个庞大的文书组群。大至总结、 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ~小至条据、便函~种类繁杂。一般来说主要有 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 、计划、规划、工作要点、安排、 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 、纲要、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、工作研究、宣言、声明、讣告、悼词、如办法、章程、细则、制度、守则、公约等等。 ,二,公文的特点: 1、政治性:第一~公文是随阶级、国家、文字的产生而产生的~其基本内容直接反映国家政权的政治意向和根本利益。第二~公文是传达党和国家的路线、方针、政策、法令、法规~实施党的领导、实施国家管理的重要工具。 2、权威性:第一~由法定的作者制发,第二~无论是事实、数字还是各种意见、结论~一旦进入正式公文~就不能任意更改、解释、否定,第三~公文是党政机关、社会团体、企 事业单位 事业单位结构化面试题事业单位专业技术岗位财务人员各岗位职责公文事业单位考试事业单位管理基础知识 组织开展工作的依据。 3、规范性:第一~ 公文的撰写和处理~从起草到成文~到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等~都有一套规范化的制度。第二~公文具有特定的体式。公文文种的选用、格式排版、结构的安排、语言的使用等都有统一的要求和规定。 ,三,公文的作用: 1、规范约束作用。国家各种法律、法令、行政法规都是以公文的形式制定和发布的~法规文件一经制订和发布生效~就具有维护社会生活的正常秩序~规范各项工作各种活动的作用~任何单位和个人都不得违反, 2领导指导作用。在我国~中国共产党是执政党~党的各级领导机关经常通过它所制发的重要文件~组织和领导各条战线、各个地区的工作。在政府系统~国家机关的上级领导部门对所属下级机关~经常通过制发有关指示、决定、通知等公文~对下级机关的工作进行领导和指导, 3、联系公务作用。各级各类机关单位在处理日常工作和进行业务活动中~经常利用公文进行上传下达~左右联系~沟通情况~商洽工作~处理问题。这样~公文就起着联系公务和办事工具的作用, 4、宣传教育作用。党和国家的各级机关制发的多数文件~既阐明了方针政策~又说明了道理和办法~不仅对下级机关起着指导工作的作用~而且对广大干部群众起着很重要的宣传和教育作用。有些公文就是为了进行宣传教育、统一思想而发~是广大党员和群众的学习材料。 5、依据凭证作用。绝大多数公文作为公务活动的工具和文字记录~在传达意图、联系公务的同时~也都具有凭证和依据作用。因为每份公文都反映了其制发机关的意图~收文机关依此作为贯彻执行或处理工作的依据。此外~像合同、协议、介绍信、证明等文书~其依据和凭证作用表现得就更为突出。在其转化为档案之后~仍可作为历史的凭证和依据继续发挥作用。 ,四,公文的种类: 1、党的公文:•中国共产党机关公文处理条例?规定: 决议、公报、指示、条例、规定、决定、意见、通知、通报、 报告、请示、批复、函、会议纪要。 2、行政公文:•国家行政机关公文处理办法?规定:命 令,令,、议案、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报 告、请示、批复、函、会议纪要。 3、企业常用公文:通知、通报、规定、请示、报告、批 复、会议纪要、 讲话稿、简报、计划、总结。 二、公文格式规范 本 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首,臵于红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体,臵于主题词以下的各要素统称版记。 0000001 机密?3个月 (3黑) 眉 特 急 (3黑)首 部 分 (初宋红) ?×××ׄ2000?××号 签发人:李×? ,3仿宋,,3宋,,3楷, 主 体×××关于××××工作的报告 (小2宋)部 分 ××××: ,3仿宋, ××××××××××××××××××××。 ,3仿宋, ??附件:1(×××× ,×份, ,3仿宋, ××××××× 二???年×月×日???? ??(附注:××××××) ,3仿宋, 主题词:××× ×× ××× ×× ,3黑,,小3宋, 版 记?抄送:××××××,××××,××××××。 ,3仿宋,部 分 ?××××× 2000年×月×日 印发 ,3仿宋, ,一,、眉首:印制份数顺序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。 1、公文份数序号:公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号~用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 2、秘密等级和保密期限:如需标识秘密等级~用3号黑体字~顶格标识在版心右上角第1行~两字之间空1字,如需同时标识秘密等级和保密期限~用3号黑体字~顶格标识在版心右上角第1行~秘密等级和保密期限之间用“?” 隔开。 3、紧急程度:如需标识紧急程度~用3号黑体字~顶格标识在版心右上角第1行~两字之间空l字,如需同时标识秘密等级与紧急程度~秘密等级顶格标识在版心右上角第1行~紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 4、发文机关标识:由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识推荐使用小标宋体字~用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定。联合行文时应使主办机关名称在前~“文件”二字臵于发文机关名称右侧~上下居中排布,如联合行文机关过多~必须保证公文首页显示正文。 5、发文字号:发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行~用3号仿宋体字~居中排布,年份、序号用阿拉伯数码标识,年份应标全称~用六角括号“„ ?”括入,序号不编虚位,即1不编为001,~不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 6、签发人:上报的公文需标识签发人姓名~平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字~签发人姓名居右空1字,签发人用3号仿宋体字~签发人后标全角冒号~冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 ,二,、主体:标题、主送机关、正文、附件说明,附件,、发文机关、成文时间、印章、附注。 1、公文标题:红色反线下空2行~用2号小标宋体字~可分一行或多行居中排布,回行时~要做到词意完整~排列对称~间距恰当。 2、主送机关:标题下空l行~左侧顶格用3号仿宋字标识~回行时仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时~应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上~标识方法同抄送。 3、公文正文:主送机关名称下1行~每自然段左空2字~回行顶格。数字、年份不能回行。 4、附件:公文如有附件~在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”~后标全角冒号和名称。附件如有序号使用 阿拉伯数码,如“附件:1.x x x x x”,,附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订~并在附件左上角第1行顶格标识“附件”~有序号时标识序号,附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文不能一起装订~应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件,或带序号,。 成文日期:用汉字将年、月、日标全:“零”写为“?”,5、 成文日期的标识位臵见8.2.6. 6、公文生效标识:,1,单一发文印章:单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称~只标识成文日期。成文日期右空4字,加盖印章应上距正文1行之内~端正、居中下压成文日期~印章用红色。当印章下弧无文字时~采用下套方式~即仅以下弧压在成文日期上,当印章下弧有文字时~采用中套方式~即印章中心线压在成文日期上。,2,联合行文印章:当联合行文需加盖两个印章时~应将成文日期拉开~左右各空7字,主办机关印章在前,两个印章均压成文日期~印章用红色。只能采用同种加盖印章方式~以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切~相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时~为防止出现空白印章~应将各发文机关名称,可用简称,按加盖印章顺序排列在相应位臵~并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前~每排最多排3个印章~两端不得超出版心,最后一排如余一个或两个印章~均居中排布,印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。,3,特殊情况说明:当公文排版后 所剩空白处不能容下印章位臵时~应采取调整行距、字距的措施加以解决~务使印章与正文同处一面~不得,再,采取标识“此页无正文”的方法解决。 7、附注:公文如有附注~用3号仿宋体字~居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 ,三,版记:主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。 主题词:“主题词”用3号黑体字~居左顶格标识~后 1、 标全角冒号,词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。 2、抄送机关:公文如有抄送机关~在主题词下l行,左右各空1字~用3号仿宋体字标识“抄送”~后标全角冒号,抄送机关间用逗号隔开~回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下~标识方法同抄送机关。 3、印发机关和印发日期:位于抄送机关之下,无抄送机关在主题词之下,占1行位臵,用3号仿宋体字。印发机关左空1字~印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准~用阿拉伯数码标识。 4、版记中的反线:版记中各要求之下均加一条反线~宽度同版心。 5、版记的位臵:版记应臵于公文最后一面~版记的最后一个要素臵于最后一行。 6、页码:用4号半角白体阿拉伯数码标识~臵于版心下边缘 之下1行~数码左右各放一条4号一字线~一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1字~双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页码不标识页码。 三 、公文语言规范 ,一,语言的表达方式 公文的语言表达方式~就是公文作者运用语言文字把思想内容表达出来的方法和手段。在文章的五种基本表达方式,叙述、描写、抒情、议论和说明,中~公文常用的有三种~即叙述、议论和说明。 1、叙述:叙述就是对人物或事件的发展变化过程进行客观反映的一种表达方式~是用来说明问题、反映情况、交流思想、阐明观点的一种最常用的方法。除法规性、指示性公文外~通知、通报、报告、请示、会议纪要、调查报告、简报、讲话稿等公文一般都以叙述为主。 公文中的叙述以叙事为主~采用概叙、顺叙的手段~开门见山地陈述事件的全貌~也可以根据实际需要~恰当地运用倒叙、插叙、分叙、补叙等多种方法。 2、议论:议论就是议事论理~对客观事物或问题进行分析评述~作出判断或评议~表明观点和态度的一种表达方式。 公文中的议论为了给受文者提供理解公文精神的理论依据~不是贯通全文的主要方法~而是从属于叙述和说明的一种方法。无须旁征博引~常用简单的结论性、论断性的语言~论述较客观、 冷静~不带或少带感情色彩~常结合叙述、说明使用。议论具有论点、论据和论证三要素。 3、说明:说明就是用简明扼要的文字~对事物的形状、性质、特征、原理、规律、作用等进行阐释的一种表达方式。 公文的说明范围主要限于党的路线方针政策和社会管理方面的事物~以治理国家和管理社会为主要目的~说明比较抽象、概括和简要。 上述三种表达方式中~以反映情况为主的公文侧重叙述,以阐明道理为主的公文侧重议论,以提高要求为主的公文侧重说明。 ,二,公文语言的特点:准确、简明、朴实、庄重 1、“准确”:就是准确贴切。这是对公文写作中文字的最基本要求~因为公文的高度严肃性和严格的政治性~不允许有半点纰漏。 2、“简明”:即语言简单、明确~使人一看就懂~易于理解。公文是推动党务、政务~解决实际问题的~不能有长篇大论~言不及义~语义不明将有害于实际问题的解决和执行。 3、“平实”:就是言之有理~言之有物~语言朴素~语意实在。描绘式的文艺语言~多数人不懂的方言俗语、浮华的词藻都应少用或不用。 4、“庄重”:就是庄严郑重。它是党和国家处理公务应有的严正立场和严肃庄重态度在公文中的体现。 四 、常用公文写作 ,一,通知: •办法?规定:它适用于批转下级机关的公文~ 转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布规章,传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项,任免和聘用干部。 通知的种类:发布性通知、指示性通知、转文性通知、1、 会议性通知、知照性通知 发布性通知 适用范围 :发布本机关制定的各类规章及其它材料~使之产生直接的行政效力。 标题:通常由发文机关名称、被发布的法规或规章名称和文种三要素组成~如•国务院关于发布†国家行政机关公文处理办法‡的通知?。 正文:内容比较简单的发布性通知~在写作上一般只有发布了什么法规规章及其时效两个方面的内容。如•国务院关于发布†国家行政机关公文处理办法‡的通知?一文:“现发布•国家行政机关公文处理办法?~自2001年1月1日起施行~1993年11月21日国务院办公厅发布~1994年1月1日起施行的•国家行政机关公文处理办法?同时废止”。 指示性通知 适用范围:就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布臵工作、提出要求。 标题:这类通知的标题都是标准式的~即由“制文机关”、“事由”与“文种”三个要素组成~如•中共中央关于在全党兴起学习贯彻“三个代表”重要思想新高潮的通知?。 正文:较简单的指示性通知~开头有一个开宗明义~交代缘由、背景的“撮要”~然后分条列项提出要求~其结构形式表现为“撮要分条式”~法开头有一个开宗明义~交代缘由、背景的“撮要”~主体部分分条列项提出要求~结构形式表现为“撮要分条式” 。结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。 转文性通知 适用范围:对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门 。对上级机关、不相隶属机关的来文~本机关用通知转发下级各有关单位执行 。 也就是说包括批转、转发性通知两种~其内容结构一般由以下几个部分组成: 标题。此种通知的标题~通常由批转,转发,文件的机关名称、主要内容与文种三个要素构成。这里讲的主要内容即被批转,转发,文件的标题~例如•国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知?。 在撰写转发性通知的标题时~经常会遇到几个“通知”重复出现的问题~如•×××县人民政府转发××市人民政府转发××省人民政府关于××,事由,的通知的通知的通知?。对于这种情况~为了防止重叠和繁琐~按照惯例~可以省略中间层次,即 市政府,和自己所使用的两个“通知”~只保留文件发源处的一个文种“通知”。这样~即可将标题简化为•×××县人民政府转发××省人民政府关于××××,事由,的通知?。 正文:主要写三层意思。一是表明对被批转文件的态度 。二是强调阐述批转该文件的重要性和必要性 。最后是提出贯彻执行的希望和要求。简单一点的只写第一层意思。 会议性通知 适用范围:各级领导机关召开的不宜用电话和其他形式通知的重要会议~事先要用正式文件通知。告知某机关、部门将召开某一会议~同时提出与会的相关要求。 会议通知的写法比较简单~一个总的原则是要写得明确具体~一般应交待出召开会议的机关或单位、会议的起止时间、地点~会议名称、基本内容~参加会议的人员以及报到时间、地点等项要素~比较重要的会议~在基本内容部分应载明会议的开法、中心议题、参加人员的范围、需要携带的材料以及生活安排等等。 会议通知要讲究时间性~一般应提前两三天以至一周通知到位~以便与会人员及早做出安排。 知照性通知 知照性通知用于要求各有关方面周知,只需要知晓而不要求直接执行,的事项。这类通知的用途比较广~主要涉及:庆祝节日~成立、调整、合并、撤消机构~人事任免~启用新印章~更改电话~更正文件差错~变更组织或刊物名称~出版发行刊物。 这类比较简单~不多作介绍。 ,二,、报告 报告适用于向上级机关汇报工作~反映情况~提出意见或者建议~答复上级机关的询问。 1、报告的分类:综合性报告、专题性报告、呈转性报告、检查性报告、答复性报告。 是向上级汇报本单位本部门一个时期内,1,、综合性报告: 全面工作或几个方面工作的综合情况~ 往往有一文数事的特点。如:•二OO八年上半年工作情况的报告?。 ,2,、专题性报告:是向上级汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告~往往有一事一报、 迅速及时的特点。例:•关于元旦春节市场安排情况的报告?。 ,3,、呈转性报告:是向上级机关汇报工作情况、提出意见、建议并请求将该报告批转有关部门或地区执行的报告。例:林业部•关于加强野生动物保护管理工作的报告?。 ,4,、检查性报告:对发生的事故、错误情况向上级机关报告。如•关于兴平煤矿发生瓦斯爆炸、造成人员严重伤亡重大事故的检查报告?。 ,5,、答复性报告:用于答复上级的询问或汇报所交办事情办理结果的报告。如:•关于第十届全国人民代表大会第一次会议代表提出议案处理意见的报告?。 2、报告的写法 标题:标题可省略发文机关~事由和文种不能省略~一般采用“事由+文种”的结构。,标题中最难的是对事由的概括和提炼,。如•关于兴平煤矿发生瓦斯爆炸、造成人员严重伤亡重大事故的检查报告?。 主送机关:报告主送机关应是发文机关的直属上级机关。 正文:由报告开头、报告主体项、报告尾语三部分组成。 报告开头主要交待报告的起因等,报告主体内容~一般情况下是三段式~基本情况、措施与办法、意见与建议等。检查报告通常由“四段式”组成。第一~写“情况”~即所犯错误、所发生事故,事件,的基本情况,第二~写“原因”~包括发生问题的直接原因和间接原因、主观原因和客观原因,第三~写“责任”和处理情况,第四~写及今后意见。 报告尾语:根据类别而定。综合性报告一般些表态性的话~鼓劲的话~展望未来等等话。呈转性报告比较特殊~报告者希望自己部门的意见以到党委政府的名义下发~所以结尾一般写上“以上报告如无不妥~请批转各地各部门执行”。其他报告一般以“特此报告”或“以上报告如有不妥~请指示”等作结尾。 报告例文:综合性报告 山东中正热力集团公司关于2009年度工作情况的报告 集团公司各部门、各控股公司: 受董事会委托~做工作报告~请予审议。 一年来~集团公司以年初制定的八个纲领性文件为总抓手~ 在管理、主业拓展、现有供热系统技术改造、新的经济增长点培育等方面取得了显著成绩~是浓墨重彩、可圈可点的一年。 第一部分 值得肯定的成绩 第二部分 主要存在的不足 第三部分 来年的主要工作 二〇〇九年十二月二十九日 (三)、请示 1、请示的种类:请示按请示目的分~可分为批准性请示和呈转性请示两类。 ,1,、批准性请示:内容比较简单、具体~往往是一些较为细小的实际事项的请求~主要是请求上级帮助解决人、财、物等实际困难和问题。请示被批准后~执行机关范围也比较小~常常就是请示单位自己。 ,2,、呈转性请示:即把有关某一方面的工作的意见~已“请示”是上报给上级机关~~不但需要上级批准~还需要上级批转有关单位执行。 2、请示的写法 标题:请示标题通常由事由和文种两部分组成。主要写明所需请示的问题~即“事由”~再加“请示”二字~例如•中国气象局关于加强人工影响天气工作的请示?。 主送机关:注意几个问题。 ,1,、“请示”的行文对象必须是发文机关的直属上级机关。 这里所讲的“上级机关”是指与自己的有领导或者指导关系的直属上级~比如一个县的教育局~县政府对它存在领导关系~市教育局与它是指导与被指导的关系~县委与县教育局党组又是领导与被领导的关系。但在实际工作中我们常常看到以下两种情形:一是县里的某一个局~需要一笔经费~它在给县财政局行文时用了“请示”,二是某县的县委~就县委学习中心领导组成员调整一事行文给市委宣传部~也使用了“请示”。~ 2,、“香烧一股”~是比喻写请示要坚持一文一事。即一份, 请示只能向上级请示批准一个问题~以便上级机关及时、专一地进行处理, ,3、“敬佛一尊”~是比喻请示的主送机关只能是一个~不能多头请示。多头请示易使主办与协办单位之间相互推诿、扯皮~延误批复时间或者由于批复意见不一致~使下级难以适从。受双重领导的单位~在请示问题时~应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则~可将另一上级单位列为抄送~以便对方了解情况。 ,4、不送领导个人~除领导直接交办的事项外~请示不要直接送领导者个人~或既写主送机关~又同时主送、抄送给主送机关领导人。 ,5,、应根据隶属关系逐级请示~一般不得越级请示。 正文。请示一般由三部分组成:请示理由、请示内容、请示结语。 (1)、请示理由~是文章的开头部分~常是导语式的~要扼要地讲明请示的背景和根据~及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话~简单的则就以一句话为之。请示理由之后~许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基本的格式是“现将……报告如下”。 ,2,、请示内容是请示的中心部分~要写得具体~条理清楚~说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述、说明道理两项内容。提出请示事项要详细~阐述说明道理要充分~只有这样才能使有关领导心中有数~易下决心。有些情况简单~请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可~不必阐释道理。 ,3,、 “请示”的结尾用语~按照惯例~通常是写“可,妥、当,否~请指示”、“是否可行~请批示”,要求上级加以批转的请示~一般写作“以上如无不妥~请批转……执行,办理,”,一些涉及工作重大问题解决措施的“请示”~也有的把“请批示”一语写作:“请指示”、,申请资金、物资设备的“请示”~多将“请批示”写作“请核示”。 ,四,会议纪要 1、概念:会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的~它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文~是会议议定的事项和重要精神~并要求有关单位执行的一种文体。 2、特点: ,1,、综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的~它具有整理和提要的基本特点。 ,2,、指导性。这一特性包含两层含义:一是会议本身的权威性,二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发~将对有关单位和人员产生约束力~起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。 ,3,、备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行~而是向上汇报或向下通报情况~必要时可作查阅之用。 3、写法 标题:一般有两种写法 ,1,、会议名称+文种:市长办公会专题会议纪要 ,2,、事由+文种:关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要 正文:分三部分 ,1,、开头:这是全文的前言、导语~即会议概况。一般要简要地交待会议的时间、地点、主持单位、参加人员、会议议题、会议情况、结果以及对会议的评价。然后用“现纪要如下”的固定性语句开启下文。 ,2,、主体:是会议纪要的重点、中心部分~主要反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。根据会议性质、规模、议 题等不同~大致可以有以下几种写法: 一是集中概述法。这种写法是把会议的基本情况~讨论研究的主要问题~与会人员的认识、议定的有关事项,包括解决问题的措施、办法和要求等,~用概括叙述的方法~进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议~而且讨论的问题比较集中单一~意见比较统一~容易贯彻操作~写的篇幅相对短小。 二是分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议~一般要采取分项叙述的办法~即把会议的主要内容分成几个大的问题~然后以数字或小标题标明~分项来写。 三是发言提要法。就是按在会议上的发言顺序~将每个发言人的主要意见归纳整理出来。这种写法能如实反映出会议的讨论情况和各人的不同看法。一些讨论会、座谈会的纪要~常采用这种方法。但要注意~记录时不可不加选择地将发言人的发言全部写出~要精选能代表发言人的观点的话语。此外~每次发言人的姓名都必须写出。第一次发言的人~要注明其职务。第二次发言~职务可以省略。如•××学院思想政治教育座谈会纪要?在由总述到分述的过渡词语“现将座谈会情况纪要如下”之后~接着写道:“一、××副院长传达了胡锦涛同志关于思想政治工作的讲话~分析了当前的思想状况。二、××同志说:党的十六届三中全会后……,三、××班党支部书记××汇报时说到……,四、许多同志谈了当前做好思想工作~首先要……” ,3,、结尾 一些会议纪要不单独写结尾~主体部分的最后一个问题写完就结束全文。有些会议纪要要单独写一段结尾~一般是写会议提出的希望、号召。 (五)函 1、概念:函适用于相互商洽工作~询问和答复问题~向无隶属关系的有关主管部门请求批准时使用的文种。 2、函的类别: 1,、商洽函:用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和, 委托对方办理某一事项。例:•× ×学校关于商洽×××同志调动工作事宜的函?。 ,2,、询答函 :用于单位、机关之间互相询问或答复问题。上下级、同级之间都可使用。例:•××省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函?。 ,3,、申请函:向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项时用。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位~而请求批准的只限业务事项。例:•×××××学报关于申请广告许可证的函?。 ,4,、告知函:主动将有关信息,如问题、意见、情况,告知对方。例•中国科学院关于学部委员增补结果的函?。 3、函的写法 ,1,、标题:函的标题一般由发文机关、事由和文种三部份组成。发函的文种不管是联系函还是请批函~均可写成“函”。 属答复性质的函~文种均须标明“复函”。 ,2,、主送机关:顶格写机关全称或规范化简称~后标冒号。复函的主送机关即来函单位。 ,3,、正文 开头:发函的开头应简述发函的缘由或目的,复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。 主体:发函要写清商洽、询问、告知、申请的主要事项,复函则要针对来函内容~作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一~做到一函一事。 尾语:属申请及商洽事项的函~通常结尾要写“可否~请审批”、“同意否~望请复函”等,答复函一般可写作“此复”、“特此复函”。 4、注意的问题 ,1,、叙事清楚~说理有节。“公函”是代表机关向外联系工作、告知、商洽事情、请求支持帮助的公文文种。欲要对方理解、接受、支持~取得圆满的效果~首先叙事要清楚、明白,其次就要说理有节~令人信服。如果这两点做不到~对方不能充分理解提出要求的背景~不能激起感情上的共鸣~他就不能千方百计地帮助你解决问题。 ,2,、用语平和。要用恳切、谦和的语言表述~避免使用“你们要……”~“你们不要……”~“否则~由此引起的一切后果由你方承担全部责任”,及“承蒙关照”等命令、声讨和客套、寒喧、 过分感激的语体,当遇有属于纠纷、交涉性的事情~相互致“函”时~也要注意掌握分寸~抑制过激词语~但用语要显得平和~即“外柔内刚”~切不可使用怒斥、讨伐等语调。 ,3,、要准确理解“函代批复”。对于下级机关的“请示”~由上级机关进行批复时要使用“批复”~但当这种批复是由上级机关的办公厅,室,代行时~由于它们之间形成了一种平行关系~故用“函”代行“批复”来行文~这就是人们通常所说的“函代批复”。因为从公文外形上看它是一份“函”~而实质上是一份千真万确的“批复”。 五 、常用事务文书写作 概念:事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失 、研究问题的实用文体。 它与传统意义上的公文(行政机关12类13种~党内机关14种)的区别在于:一是无统一规定的文本格式, 二是不能单独作为文件发文~需要时只能作为公文的附件行文。 (一)总结 概念:总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价~从中得出 规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。 1、总结的分类 从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结~它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查~进而总结 经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结~尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称~如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。 1. 总结的写法 ,1,、标题:标题的写法有三种形式。 一是公文式。由单位名称、时限、内容、文种四项要素组成~ 如•××市税务局2007年税收工作总结?。也可省某一要素~或由单位名称、内容、文种组成~或由时限、内容、文种组成~如•××市财政局政治思想工作总结?,也可由内容和文种两部分组成~例如•学习总结?。 二是文章式。以单行标题概括主要内容或基本观点~不出现总结字样~但对 总结内容有提示 作用。例某企业的专题总结•技术改造是振兴企业之路?和某高校的专题总结•我们是如何实行教学与科研相结合的?。 三是新闻式。即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题~正题揭示观点 或概括内容~副 标题点明单位、时限、性质和总结种类。例:•知名教授上讲台 教书育人放异彩——×× 大学德育工作总结?。如•越学越有信心~越学越长志气——学习胡锦涛同志重要讲话的体会?。 ,2,、正文 ——开头。也称导言~即情况概述。它简要地介绍有关形势 和工作背景、环境~说明担负的任务与要求~完成任务的基本情 况等。目的是使人们对全面情况有一个概括的了解。开头力求简洁~开宗明义。 ——正文。应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分~可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构~即按主体内容从所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分~ 标序加题~逐一写来。 ——结尾。作为总结的结束语可以归纳呼应主题~具体指出存在什么问题和缺点~努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结~要求简短利索。 ,3,、落款。交代出总结的单位名称和日期。如果标题中已有单位名称~结尾就不必再写。经验性的总结~一般作者署名写在标题之下、正文之上~文后不再写单位名称~也不标日期。 3、写作要领 要一气呵成~不要“十步九回头”。当按照提纲正式动笔写作时~一开始不要过多考虑文字的技巧。俗语讲“抛砖引玉”、“难得可贵的第一稿”~要以“小卒子过河直攻向前”的精神~跑步向前把初稿铺就出来。也就如同盖大楼一样~先把四框垒起来~而后再精雕细琢。俗话讲“有了骨头不愁肉”~然后再修修补补、抹灰压缝~“齐不齐~一把泥”。写“总结”也是在“冲”出初稿之后~再进行修改、推敲、润色~使之成文。总之~千万不要写写停停、停停改改。“十步九回头”~改乱了撕掉~撕后再改~如 此边写边改~边停边改~ 既浪费时光~又容易引起情绪上的烦燥~扰乱了预想的安排。总之~起草初稿犹如“冲锋”~尽量一气呵成~宜粗不宜细,修改稿子时则要精雕细刻~好似“绣花”~宜细不宜粗。 (二)计划 1、概念:计划是单位或个人对未来一定时间内要做的工作从目标、任务、要求到措施预先作出设计安排的事务性文书。 2、种类: 从形式分有以下三种:文件式计划~分目标、要求、措施、步骤等环节~写作严谨具体~内容重大并有一定篇幅,条文式计划~以列出任务为主~较少涉及措施、步骤等,表格式计划~通常用于项目较多又具共性的内容~有时辅之适当文字说明~使计划简洁明了。 计划是个统称~像规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排等都是根据计划目标远近、时间长短、内容详略等差异而确定的名称。 规划:是一种时间跨度长(三年以上)~范围广~内容较为概括的计划。例:•××市城市建设总体规划?。 纲要:和规划相同~它们都是各级领导机关根据战略方针~为实现总体目标对某个地区或某一事项作出长远部署。不同的是纲要比规划更为原则和概括~一般只对工作方向、目标提出纲领式要求和指导性措施。例:•××市2000年经济发展纲要?。 设想:是一种粗线条的、初步的、预备性的非正式计划。相 对来讲~其适用时限较长。例:•××市拓展就业安臵门路的设想?。 打算:也是一种粗线条的、其想法不太成熟的非正式计划。相对设想~它的内容范围不大且考虑近期要做的。例•××学校争创文明校园的打算?。 要点:是将计划的主要内容择要摘编~使之简明突出~它适 ××年工作要点?。 用于时间相对较短的计划。例:•××局19 方案:从目的、要求、方式、方法、进度等都部署具体周密有很强可操作性 的计划。方案一般适合专项性工作~其实施往往须经上级批准。例:•××市住房分配制度改革实施方案?。 意见:属粗线条计划~它适用于上级向下级布臵工作任务并提供基本的思路、方法~交待政策~提出要求等。例:•××公司关于下属企业19××年扭亏增盈全面提高经济效益的意见?。 安排:是短期内要做的~且范围不大、内容单一、布臵具体的一类计划。例 :•××系第×周工作安排?。 3、写法 ,1,、标题:一般由四个部分组成:计划的制订单位名称、适用时间、内容性质及计划名称。视计划文本的成熟程度~有可能出现第五个部分~即在标题尾部加括号注明:草案、初稿、征 求意见稿、送审稿等。如•××市19××年再就业工程实施方案(讨论稿)?。 ,2,、引言:计划通常有一个“前言”段落~前言文字力求 简明~讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性。 ,3,、主体:如果说引言回答了“为什么做”的问题~那么主体要回答“做什么”、“怎么做”、“何时做”等问题。 “做什么”:就是计划的目标与任务~首先要明确指出总目标和基本任务~随后应根据实际内容进一步详细、具体地写出任务的数量、质量指标。必要时再将各项指标定质、定量分解~以求让总目标、总任务具体化、明确化。 “怎么做”:就是计划的办法与措施~以什么方法~用什么措施确保完成任务实现目标~这是有关计划可操作性的关 键一环。所谓有办法、有措施就是对完成计划须动员哪些力量~创造哪些条件~排除哪些困难~采取哪些手段~通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作~又需要有预见性~而关键在于有实事求是的精神。唯有这般制订的措施、办法才是具体的~切实可行的。 “何时做”:就是计划的时限与步骤~工作有先后、主次、缓急之分~进程又有一定的阶段性~为此在计划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。这样才能职责明确、操作有序~执行无误。 ,3,、结尾~或突出重点~或强调有关事项~或提出简短号召~当然也可不写结尾。 ,4,、落款:在正文右下方署名署时即可。 (二)调查报告 1、概念:调查报告是对某项工作、某个事件、某个问题~经过深入细致的调查后~将调查中收集到的材料加以系统整理~分析研究~以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书。 2、种类: ,1,、情况调查报告。是比较系统地反映本地区、本单位基本情况的一种调查报告。这种调查报告目的是为了弄清情况~供决策者使用。 ,2,、典型经验调查报告。是通过分析典型事例~总结工作中出现的新经验~从而指导和推动某方面工作的一种调查报告。 ,3,、问题调查报告。是针对某一方面的问题~进行专项调查~澄清事实真相~判明问题的原因和性质~确定造成的危害~并提出解决问题的途径和建议~为问题的最后处理提供依据~也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告。 3、写法: ,1,、标题:调查报告的标题应当写得新颖、明朗、简洁~要从其内容和作用的需要出发~做到题文相符~揭示主旨~有画龙点睛之妙。调查报告的标题常用的拟写方法有以下四种: 公文式标题:一般由事由加文种(调查报告)组成~例如•关于海南进口和倒卖汽车等物资问题的调查报告?。 正副式标题:即将调查的事项、范围及对象作副标题~而以正标题概括调查报告的主题思想或主要内容~例如•基层民主的新验证——赵县村民代表会议制度建设调查?。 陈述式标题:直接揭示调查报告的内容和研究范围~例如•东北师范大学硕士毕业生就业情况调查?。 提问式标题:通过设问来引起读者的注意~例如•用公款请客为何愈演愈烈,?。 (2)、正文:包括前言、主体、结尾三部分。 引言:是调查报告的开头语~是全文的“序幕”和“引子”~它要用简洁凝炼的文字将有关调查的基本情况~诸如背景、目的、对象、范围、核心内容及评价等交待清楚~以给阅者一个总的印象和大体的认识~为下步铺开全文打下基础。具体写法: 一是介绍调查对象的基本情况,如时间、地点、原因、目的、方式、人员组成、内容、中心问题等,, 二是写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况~进而提出中心问题或主要观点来, 三是开门见山~直接概括出调查的结果~如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。 主体: 这部分是调查报告的核心~是对引言提出的问题加以分析和解决~或对引言提出的新经验、新做法进行具体的阐述和说明。它要详尽地说明调查的主要情况、经验和问题~并引出调查的结论。具体写作有这些框架: 反映基本情况的调查报告:“情况——成果——问题——建 议”式结构, 介绍经验的调查报告:“成果——具体做法——经验”式结构, 揭露问题的调查报告:“问题——原因——意见或建议”式结构~多用于, 揭示案件是非的调查报告:“事件过程——事件性质结论——处理意见”式结构。 结尾: 结尾的写法也比较多~可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议,或总结全文的主要观点~进一步深化主题,或提出问题~引发人们的进一步思考,或展望前景~发出鼓舞和号召。 落款: 调查报告的落款要写明调查者——单位名称和个人姓名~以及完稿时间。 校对符号及其用法 校对符号及其用法~,GB/T 14706—93~国家技术监督局1993年11月16日批准~1994年7月1日起实施,。 校对符号是在长期实践中逐渐形成而约定俗成的。稿件从写作到结束~有一个修改过程~或删节~或增补~或调换~或挪动~或分段~或合并等等~需要有公认确定的符号来表明~以便接受者清楚地会意。校对符号原本用于编辑和校对人员以及排版工人 之间所用的“联络语言”~但实际运用范围已经扩大。作者与编辑之间~以至日常书面语交往中都可用来交换意见。特别是现在广泛应用电脑~许多稿件都是电脑打印的~行距、字距都较窄~在中间修改就显得杂乱不清~特别是要增添内容不容易。如用校对符号来修改~就显得比较清楚、规范~也便于电脑录入人员操作。 因此~校对符号又有人称之为“改样符号”。它与文字、标点符号一样是信息的代码和载体。与文字、标点不同的是~它所代表的不是所传播的信息内容本身~而是表达信息内容改动的符号。这种符号对报纸出版是必不可少的~编辑修改稿件按照•中华人民共和国专业标准校对符号及其用法?~方能保证信息的准确传递~尤其是校样上要运用标准校对符号。 要求:正确使用校对符号~是防止信息传递出错的必要手段。校对符号过去能方便排字工人捡字和改样~不致延误时间~现在同样能够加快计算机录入、改样、排版速度。使用校对符号的具体要求主要有: 符合规范。即严格按照国家颁布的•中华人民共和国专业标准校对符号及其用法?~不要生造~以免引起混乱。 勾划分明。稿中的错误要用引线从行间画出~拉到页边空白处改正~不要在文中径改。符号不要沾及上下左右不需改动的文字和标点。 清晰易辨。改样所用笔的颜色~应根据校次采用不同色笔~ 以示区别。引线与引线之间不要重叠、交叉~如难以避免~要用 不同色笔区分开来。
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