浅析商务英语函电的语言特点

浅析商务英语函电的语言特点 作者简介: 王继毅 天津财经大学人文学院经外系 05级硕士研究生 摘要:随着世界经济的发展，我国与他国的商务活动日益增多。而语言书面沟通更是在各种商务情景中扮演着极其重要的角色。商务英语因其所属领域的特殊性， 所使用的语言也具有鲜明的特点。对于商务英语函电的语言特点作一总结有助于我们更准确地将商务英语函电运用到工作当中。 关键词:商务英语函电;语言特点; 随着国际贸易发展的突飞猛进，国际商务活动日益活跃，商务语言的使用也愈加频繁，尤其是商务英语。就国际商务而言，买卖双方分处不同的国家，相距十分遥远，面对面洽谈的机会并不多，因此，国际商务洽谈主要是通过信函、电报等方式进行。这种洽谈方式也形成了一种特殊的商务英语方面的文体—— 商务英语函电，又称外贸函电。从建立贸易关系到一项交易成功，这期间的大量书面磋商工作都是通过商务英语书信实现的，其主要形式是信函、电报和电子邮件。作为国际商务往来最为常用的联系方式 其双向交流的目的是使贸易双方有效地进行思想、信息的交流(获得相互理解与尊重(最终完成贸易。因此(商务英语函电质量的高低是商务成功与否的一个重要因素。 由于商务英语函电是商务英语在国际商务领域中的具体应用，其语言特点反映着国际商务的特点。据此，笔者就函电的语言特点作一简单分析。 1 商务英语函电文体特点 (1) 语言简洁，表达清晰 商务英语写作与一般的记叙式和描写式文章不同，它不需要大量的修辞和过多的词藻来增强其写作效果，相反，毫无意义的堆砌词藻或运用许多修辞只能给商务文函带来负面效果。商务英语写作中的用词应当力求简练、明了，应删除一切冗词废话。为此，在用词方面，首先，应删去意义相近甚至重复的词，例如，在They have developed a new and original product 一句里，“new”和“original”的意义相近，是不必要的重复(应将“and original”删除。其次应删去不言自明之词(例如，在The company was founded in the year of 1990一句里，“1990”显然是指年份，因此“the year of”，就显得多余和繁琐，应当删除。 (2) 准确具体 商务英语写作非同一般，如果一个词或一句话的意义不明确(就有可能给公司或企业带来损失。因此，商务英语写作的用词一般要求准确、具体。语言的含义应清楚,词语的内涵和外延应明确，意义笼统甚至模糊不清的词语以及似是而非的象征和隐喻往往会引起误解甚至误导，在写作中应删除。例如(在定购家具时，应明确表明定购的是哪种家具，而不能简单地用“furniture”一词表达，应使用具体的词，如“chair'’或是“table”等. (3) 行文果断 商务英语写作要求坦率直言，态度明确，忌犹豫、畏缩和模棱两可。因此，在写作时不应出现意义模糊的词，不应使用态度不明确甚至胆怯、畏缩的用语，这样的词句不但造成意义上的不明确，而且影响行文的力度和效果。例如，在It seems that you have forgotten to put your personal data in the records一句里。“it seems that you have forgotten to”这样的话就显得战战兢兢、畏畏缩缩，态度 不够果断和坚决，应当删除。 2 商务英语函电的词汇特点 (1) 频繁出现商务术语 频繁使用商务术语是商务英语问题的典型特征。商务英语函电的内容基本上是商务方面的，在它的语言中会出现大量的商务语。商务术语的使用会使语言表达更加言简意赅，更加节省时间(从而更加有效率。商务英语函电中出现的商务术语很多，如: FOB (Free On Board)是价格术语(表示“离岸价”; D,P (Documents against Payment)是付款方式，表示“付款交单”; B,L (Bill of Lading) 是一种运输单据，表示海运提单; (2)使用熟悉的词 在进行商务英语写作时要尽可能使用简单和人们熟悉的词汇。你所传递的信息先要让人理解，才能去执行。因此必须用双方都熟悉的词，而非随心所欲地滥用 生僻词语，更不可用行话。 以下是两类词的比较: 生僻词 熟悉词 access use construct build/make encounter meet (3)选择简短的词 作为商务作者，人们在工作中无暇顾及创造色彩斑斓的词语;作为读者也不想浪费时间去解读费解的话语。要达此目的就要选用简洁的词，抛弃臃肿浮夸的词语。始终牢记商务函电功能是传递某种信息，而无需炫耀文才。试比较: 臃肿:At this point in time we can’t ascertain the reason as to why the screen door was left open( 简洁:We don’t know why the screen door was left open( (4)使用具体的词语 具体的词语即简短明了的词语，它可以让收信人清楚地明白写信人的意思。而不产生疑问和误解。例如:抽象词语:Most 具体词语:69, ( 5) 选用正面的词 产生正面形象的词语比反面的词语更能帮助人们达到目的。对待某一件事来说，强调这样做的优势总比强调不这样做的劣势更能说服人们，更能促使其去这样做。正面的语言还可为作者和企业建立良好的商誉。注意下例句子中所给信息的质量及语调: 误:I do not yet have any work experience( 正:My two term s as secretary of the Management Club taught me the importance of accurate record,keeping and give me experience in working as part of a term ( 诸如can not和will not词语并非仅有的传递负面信息的词语，其它词语 mistake，damage，failure，refuse，deny等同样含负面的内涵，因而要尽可能避免。 误:Failure to follow the directions may cause the blender to malfunction( 正:Following the directions will ensure many years of carefree service from your blender( 2 商务英语函电的语气特点 (1)运用自信的语气 在商务写作中，所传递的信息须表明作者本身充满自信，能胜任交际的工作，读者才会接受你的决定～按你的要求去做。只要相信自己的解释是完整的、要求是合理的、所作的决定合乎逻辑，就能充满自信地落笔。这种自信对听众具有说服力的效果。应避免运用使自己被听上去缺乏自信的语言，特别要谨慎用“I hope”“If you agree”以及类似的词语。 误:I hope you agree that my offer provides good value for the money( 正:My offer surely provides good value for the money. (2) 礼貌语气 商务英语函电中应该注意礼貌原则，本处所说的礼貌是不仅有客气的表达，还需要主动体谅对方 。光有简单的礼貌用语如“Please”,“Your esteemed firm” 等是远远不够的。举例如下: 一般的表达: We are sorry that you misunderstood us 礼貌的表达: We are sorry that we didn't make ourselves clear 通过对以上两组句子的比较，可以看到，第一组句子显然让读者感受到有责备与命令的语气，也显得不太礼貌;而第二组句子语言显得礼貌，具体体现在写信人是用商量、征询的语气来与对方交流，可以让收信人感受到尊重与体谅，这样的来信更容易为对方所接受。 (3)积极的语调 在商务英语信函中使用积极的词语，对商业贸易来说，起着至关重要的作用。在起草一份商务信函时，应当为读者着想，强调出你能做什么，而不是你不能做什么;强调读者感兴趣的观点或意见。在选词时，不仅要表达出所要表达的意思，还要注意如何通过使用积极的词语，在读者心中产生积极的影响。 消极的表达:You failed to enclose a cheque you’re your order , therefore, it is impossible to send you merchandise( 积极的表达:As soon as your cheque arrives，we’ll send your order via parcel post( 综上所述，商务英语函电语言特点，即用词是否准确，文体是否正确，是否符合函电所要求的具体语气语调，直接影响到收信人对写信人的第一印象，进而关系到双方当事人的切身利益。商务英语函电是对外商务沟通的重要手段和方式，函电写的恰当与否，直接关系着企业商务活动的成功进行与延续。对于商务英语函电的语言特点作一总结有助于我们更准确地将商务英语函电运用到工作当中。 参考文献: 1 Ober, Scot～Contemporary Business Communication～Houghton Mifflin Company～2001 2 Critical Writing ， (June 21，2001) 3 郭熙(中国社会语言学[M](杭州:浙江大学出版社，2004( 4 徐美荣(外贸英语函电[M](北京:对外经济贸易大学出版社(2002(