行政专员岗位职责及工作流程

行政专员 岗位职责 总经理岗位职责总经理安全岗位职责工厂保安人员的岗位职责工厂财务部岗位职责工程测量员岗位职责 及工作流程 灵信互动职位说明书(行政专员) 职位名称 行政专员 职位代码 XZ001 所属部门 人事行政部 人事行政经理 工作地点 北京 公司其职位关系图 直接上级 人事行政经理 他部门 部门其他人员 行政专员 直接下级 无 工作目标 保证公司行政工作正常运转。 1、 不能胜任本职工作时，调换到本部门其他基层岗位工作; 轮岗方向 2、 本职工作优秀时，可考虑调换到其他相关岗位学习。 1.负责公司各部门文件处理、审稿及归档工作，建立完善的文书管理目录及手 册。 2.负责各项规章 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 文件的发放、推行、执行和跟踪，维护公司各项规章制度 的权威。 3.负责做好与公司领导及横向部门之间的联络、协调、沟通工作，做好与其他 外联机构的沟通协调以及相关的手续办理工作。 4.稽查考勤记录，负责员工考勤资料、请假单、调休单的整理归档。 5.负责日常办公用品的库存管理，并按照公司相关规定对企业行政财产物资登 记、造册、定期进行盘点，并负责财产物资的维修和保养。 操作类 6.负责协助公司各部门主要负责人起草各项制度章程，并向其提出文书修改的 意见和建议。 职位职责 7.负责公司领导和各部门负责人出行的飞机、火车等车票的预定工作。 8.负责公司各部门及领导办公室所属设施、设备的管理和维护工作。 9.负责公司水、电费、电话费等缴费以及根据每月费用产生情况及时 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 各项 数据，确保正常使用。 10.负责领导办公区域及公共办公区域卫生的清理及维护工作。 11.负责配合领导进行公司各类活动的组织及实 施工 文明施工目标施工进度表下载283施工进度表下载施工现场晴雨表下载施工日志模板免费下载 作。 12.参与公司后勤、人事等事务。 13.完成领导交办的其他工作事项。 1. 协助行政人事经理制定、修改、监督、执行、检查行政管理制度。 辅助类 2. 协助 1. 专科以上学历，两年以上同岗位工作经验; 2. 熟悉OFFICE办公软件，熟练操作各类办公设备; 3. 具有一定的文字表达及公文写作能力; 任职资格 4. 良好的协调、组织、沟通、语言表达能力; 5. 为人诚实、正值、可靠，能吃苦耐劳、严谨自律、上进心强，具有服从意识、团队合 作精神。 任职者签名 直接主管 批准者签名 执行时间 行政专员岗位流程、规范、及常见问题 序号 工作项 流程 规范 时间 常遇问题 解决办法 日常工作开启门每日9:00前、? 因本人晚来、或请假，需由本部 上班开启、下班关闭。 1 事项 厅灯 18:00后 门人员执行其工作。 ? 每日从打卡机内导出前一天的打卡记录，将异每日12:00前 常出勤人员汇总并发布; ? 建议各部门负责人在每天 ? 每日将异常出勤人员填写到《未(漏)打卡说9:00上班时向人事行政部报一 明表》内,再逐一找其个人及部门负责人签字确每日12:00前 下考勤情况; 认; ? 员工请假时只跟直属上级请假而? 凡是后补假条的员工未能及 ? 将每日考勤情况汇总到月度考勤表中。其中包从未通知人事行政部; 时补交假条的，人事行政部将视 括:每日的请假单、调休单、加班申请单、迟到每日12:00前 ? 员工请假多数为请过假后不主动为这天考勤为旷工; 员及未打卡的情况; 统计考补假条，而由人事行政部追要假条; ? 由各部门负责人统计下属员工2 考? 每日巡查各部门员工到岗情况; 每日11:00前 勤情况 ? 如有迟到便不打卡，之后追问便工考勤，每周向人事行政部提交 勤 说忘记; 一次; ? 每周一进行对各部门所提交的值班表进行审每周一12:00前 ? 员工外出从未主动填写外出申请? 凡早晨未打卡人员将视为迟核; 单。 到(外出人员除外); ? 凡外出人员不填写外出申请? 每月1号向张经理提交月度考勤表，每月5 单，视为此次外出无效，并按旷号发布月度考勤表，每月8号提交最终月度18:00前 工或者请假处理。 考勤表。 上午10点半-11 ? 领取办公用品; 点之间、下午为 3点半-4点之间 ? 通常负责人在下达命令时，员工? 如有员工不能及时有效地执? 每日将领出的日常办公用品汇总到办公用品每日18:00前 未能及时有效地执行，无视于负责人行公司制度及负责人下达的命日桌台账中; 常(包括人事行政部在发布通知及相令，是否该考虑该员工试岗问日常办? 每周五将部分部门下周所需的日常办公用每周六18:00前 办关制度)。 题。 公用品3 公品领出; 管理 用? 每周五将更新的办公用品桌台账提交张经品 每周六18:00前 理; ? 每月中、月末采购日常办公用品，将各部门填 每月中、月末? 因其它部门未及时申报需求，故写的物品申请表进行汇总，再结合库存情况，填 18:00前 不能按时采购办公用品。 写采办单; ? 增加沟通力:员工如有任何? 将采购回的办公用品进行审核入库，并逐一填采购回后18:00? 员工流动性大、对薪资不满、与想法应及时与负责人沟通;同时 写物品价格; 前 其它部门员工发生口角 负责人应不定期主动和员工进 行交流沟通。 提前2天查看; ? 各部门查看办公物品使用程度进行购买(提此3种物品由外————————— 前2天查看;此3种物品由外部人员送货)。 部人员送货 ? 每日检查2处卫生间打扫情况，检查过后执勤? 警告1次，再轮值1次，下卫? 每日中午人员签字确认，且将当日未执勤人员允以警告并月如还没主动按照卫生管理制生13:00 ? 员工自觉性不够，缺乏主动性。 卫生情况 4 检另再排一次; 度进行处罚。 ? 18:00前。 查 ? 每月不定期检查各部门内部卫生情况。 更新通? 离职人员未删、新进人员未添加、? 每周六更新员工通录并发送人事专员。 每周五18:00前 通讯录 5 讯录 职务为更改。 ? 因本人请假或不再座位上，由本 ? 将面试人员带到会客厅或会议室，并通知招当顾客到访时接待贵部门人员执行此工作; 聘专员; 及前来面试人接待工作 客及面6 ? 因本人低头忙于工作，未及时接? 接待副总级以上的朋友及顾客。 员询问时 试人员 待应聘者及到访人员。 ? 当电表亮红购电、? 购电，将每次充电日期及购电日期随时记录; 灯时进行充值; 未及时购买，突然停电，影响员购电、购充值水7 ? 购水频率不多，保持正常用水。 ? 当无水使用工正常工作。 水情况 卡 时。 ? 将员工拿来需要充值的电话，看其电话类型? 当电话卡无 随着业务量的增加，从而电话充电话卡情充值电进行为其充值，并填写在电话充值明细表内 无费用时。 8 值次数也随之增加。 况 话卡 ? 每月将储存10000元的充值卡 ? 每月底按照办公用品桌台账中的库存剩余数 来进行盘点，将盘亏、盘盈数如实填写,保证不亏员工领完物品忘记签字，造成库内有行政库房盘点库损; 每月底 9 盘亏现象。 管理情况 房 ? 将行政库房内的办公用品摆放整齐，做到不 凌乱。 ? 每月底按部门盘点一次固定资产及低值消耗 品; 盘点固? 将编号有损的地方重新巩固; 固定资产? 每月底; ? 部门在采购固定资产时，未走正定资产? 将新增品及废旧品做好记录; 及低值消10 ? 新入职员工常固定资产采购流程，导致固定资产及低值? 将离职人员的电脑收入库房，待新人入职搬耗品管理时。 的不准确。 消耗品 出并更换使用人; 情况 ? 将每月底盘点的固定资产及低值消耗品逐一 找其使用人及部门负责人签字确认。 ? 领导提供相关信息后，进行订购。 ? 订火车票时:询问有无车次，有无包厢或者 软卧(结合领导需求) ? 询问过后，向财务部借钱并携带出行者身份 证到火车票办理处，进行够哦买; 订火车? 订酒店时:询问有无住房(结合领导需求，通? 领导下达命票、酒? 领导临时通知，未有房、火车票、常是标间)，如有进行订购，并为其联系人电话及令后 店、饭饭店，从而预定情况不理想。 姓名，通常不必外出; 临店 时? 订饭店:询问有无包间(结合领导需求来订 交11 购包间大小)，如有进行订购，并为其联系人电话办及姓名; 事 项? 将所记录的信息向领导提供，并提醒相关事 宜。 ? 发送到各员工邮箱中，抄送各副总; ? 上传到QQ共享群中，同时发布通知; 发布通? 领导下达命? 截图到QQ平台上; ? 发布前没有仔细检查，导致员工知及文令后 ? 张贴到公告栏中; 提出异议。 件 ? 逐一用QQ途径通知各部门负责人，提醒负责 人告知其部门人员。 行政专员 2011年3月1日