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房地产公司档案管理制度.doc

房地产公司档案管理制度

吴飞蛟
2017-09-18 0人阅读 举报 0 0 0 暂无简介

简介:本文档为《房地产公司档案管理制度doc》,可适用于高等教育领域

房地产公司档案管理制度房地产公司档案管理制度为了加强公司文件、图纸、图片、材料等重要资料管理保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密防止丢失和损坏便于查找、利用规范公司档案管理增强公司档案的实用性和有效性特制订本制度。一、总则、公司实行档案集中管理专人负责制度。、公司档案管理部门为公司行政办公室。、凡公司及各部门在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件材料必须按规定定期或随时向公司档案管理部门移交任何部门和个人不得据为已有。、财务档案暂由财务部保管待条件成熟整体移交公司档案管理部门。、各部门产生的重要文件、材料、图纸、图片等除本部门保存至少一份外必须送交公司档案管理部门保存至少一份。二、归档范围、公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、函件、文件、通知、图片、照片等具有参考价值的文件资料。、项目方案、项目资料、工程图纸、工程会议纪要、工程联系函以及其它工程资料。、向政府部门的请示、报告政府部门的批复、文件、通知与其它单位的来往文书等。、有关公司、房产、财产、物资、档案、债权等的证照、凭证。、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。、商家、客户的相关资料招商资料及其它资料。、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。、其它需要归档的文件、材料。、既包括文字、图像材料等纸质材料也包括照片和电子材料。三、档案资料的收集与管理、公司的档案管理由公司行政办公室专兼职档案管理人员负责专柜规范保管待条件成熟时建立专门档案室。、公司的归档资料实行“年度归档”和“即时归档”制度即每年二月份为公司档案资料统一归档期重要资料随时归档。、在档案资料归档期由档案管理人员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门应积极配合与支持。、档案管理人员根据文书立卷归档管理相关规定实施档案归档整理。四、文书档案材料的立卷归档、归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点保持文件之间的有机联系区别不同价值便于保管和利用。、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。、在归档的文件材料中应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件立在一起不得分开。、卷内文件材料应区别不同情况进行排列密不可分的文件材料应依序排列在一起即批复在前请示在后正件在前附件在后印件在前定稿在后、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号不装订的案卷应在卷内每份文件材料的右上方编号。、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录对文件材料的题名不要随意更改和简化没有题名应拟写题名有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚填入有关项内卷内文件目录放在卷首。、声像材料、电子文档应用文字标出摄像、录音、建立的对象、时间、地点、中心内容和责任者。、档案应按单位、分专题分别保存统一编号、目录建立账册以便查阅。、重要文件和图纸、资料应当纸质和电子文档同时保存。五、档案保管期限、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右短期为十五年以下三年以上。、确定公司档案保管期限的原则:()凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的对本公司有长远利用价值的档案列为永久保管。()凡是反映公司一般活动在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。()凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料列为短期保管。六、档案的鉴定与销毁、公司任何个人或部门非经公司允许不得销毁公司档案资料。、公司办公室对所保存的档案定期进行鉴定对于保存期限已满的档案材料按规定进行销毁。、档案鉴定工作由办公室主持有关部门参加组成档案鉴定小组对被鉴定的档案进行逐件审查提出存毁意见。、档案材料鉴定小组审定并经公司有关领导批准后方可销毁。、销毁档案材料要由二人以上并在指定地点进行监销监销人要在销毁清册上签字。七、档案的借阅、公司各部门因工作需要借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准然后到公司办公室填写档案借阅单登记台账签字方可借阅。、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。、借阅档案必须严格履行登记手续归还的档案要进行检查、清点并在登记薄上注销。、借阅档案的人员不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出如有特殊情况需要转借或携带档案外出时须经办公室负责人批准。、借阅的档案用完后应及时归还借用时间一般不得超过十天。档案借用时间将至档案管理人员应催促档案借阅人及时归还。、借阅人对档案要妥善保管不得遗失如有遗失按本制度相关规定进行处罚。、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印如工作需要确需复印的应经公司领导批准并严格执行保密规定。八、罚则、公司各部门凡违反本制度无故延期或不交应归档的文件材料的一经发现限期上交经催交仍拖延不交的除责令其文件负责人和部门领导写出书面检查外各罚款元,元并予以通报批评。、公司各部门凡涂改、拆散或未经行政办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的视具体情况对其部门领导和当事人各罚款元,元并予以通报批评。、公司各部门凡违反本制度不按借阅期限归还的限期归还并责令其当事人写出书面检查。、公司各部门凡违反本制度遗失档案的应立即报告。因遗失档案泄露秘密的按相关规定进行处理。九、本制度于下发之日起执行。

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