office2003培训课件

office2003培训课件 第1讲 Word 概述 第一节 Microsoft Office办公软件概述 一,Office办公软件的功能: Microsoft Office是微软公司开发的办公自动化软件，使用Office办公软件，可以帮助我们更好地完成日常办公和公司业务。Office办公软件是电脑应用最多，最基础的一个软件。因为小到做一个通知，大到编辑出版一本书，都可以用Office办公软件来处理。也是大家学好后续课程的一个基础。 二, 简叙Offfice发展史及组成: Office办公软件的发展经历了Office 97 ， Office 98, Office 2000, Office XP、2003、2007等几代，这一软件组成从功能、操作、处理及界面风格等多方面均有了明显的进步。我们今天要讲述的Office 2003，功能强大，外观漂亮，而且使用方便。 三,Office套装软件由7个软件组成: 微软公司推出其划时代的办公应用软件产品——Microsoft Office 2003及其中文版，充分凝聚和发挥了软件技术和互联网技术的各自优势，能最有效地激发广大用户的创造力和生产力。Microsoft Office 2003中包含了以下应用程序: Microsoft Word 2003,文字处理应用软件,、 Microsoft Excel 2003,电子表格应用软件,、 Microsoft Outlook 2003,邮件及信息管理软件,、 Microsoft PowerPoint 2003(幻灯片演示软件)、 Microsoft Access 2003,数据库应用软件,、 Microsoft FrontPage 2002,网站管理应用软件,、 Microsoft Share point Team Services,群组作业网站,。 WORD 2003是办公套装软件OFFICE 2003组件，专门用于文字编辑、排版的软件，是目前WINDOWS环境下最受欢迎的文字处理软件之一，功能强大，操作简单。生成的文件扩展名为*.doc。 第二节 Word概述 一( 启动Word及界面认识 (1)启动Word , 快捷方式:双击桌面上的word快捷方式图标 (注意，如果桌面上没有，可以从‚程序 中?用右键创建快捷方式。) , 常规方法:就是在Windows下运行一个应用程序的操作。从―开始菜单―启动 (2)界面认识 当Word启动后，首先看到的是Word的标题屏幕，然后出现Word窗口并自动创建一个名为‚文档1?的新文档。Word窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等部分组成。 1)标题栏: 窗口最上端的一栏是标题栏，标题栏左边显示的是正在处理的文件的文件名。 2)菜单栏: 标题栏的下面是菜单栏，菜单栏中有‚文件?‚编辑?等9个菜单项，对应每个菜单项包含有若干个命令组成的下拉菜单，这些下拉菜单包含了Word的各种功能。例如:‚文件?下拉菜单中包含了有关文件操作的各种命令。单击菜单栏中的菜单项可以拉出相应菜单项的下拉菜 ~ 1 ~ 单。 关于菜单命令的约定: a.灰色字符的菜单命令:正常的菜单命令是用黑色字符显示，表示此命令当前有效，可以选用。用灰色字符显示的菜单命令表示当前情形下此命令无效，不能选用。例如:编辑菜单中‚剪贴，复制? b.带省略号,……,的菜单命令:表示选定该命令后，将打开一个相应的对话框，以便进一步输入某种信息或改变设臵参数。例如:‚文件?—‚打开?或 ‚插入?菜单. c.名字前带有‚??记号的菜单命令:该符号是一个选择标记，当菜单命令前有此符号时，表示该命令生效。通过再次选择该命令项可以删除此选择标记，它不再起作用。例如:‚视图?—‚工具栏?，‚标尺?。 d.名字前带有‚??记号的菜单选项:这种选项表示该项已经选用。在同组的这些选项中，只能有一个且必须有一个被选用，被选用的菜单项前面出现‚??记号，如果选中其中一个，则其他选项自动失效。 e.带符号‚??的命令项:表示该命令项后还有下一级子菜单。 f.菜单的分组线:有时候，菜单命令之间用线条分开，形成若干菜单命令组。这种分组是按照菜单的功能组合的。 3)工具栏: a.‚常用?工具栏:集中了23个Word操作中常用的命令按钮，它包含了有关文件管理、文本编辑、视图操作的一些常用命令。将鼠标指针指向某一图标并在图标上稍停片刻，就会显示该图标功能的简明提示。 b.‚格式?工具栏:以下拉列表框和形象化的图标方式列出了常用的排版命令，可对文字的样式，字体，字号，对齐方式，颜色，段落编号等进行排版。 注:除在窗口中默认出现的‚常用?和‚格式?工具栏外，还有‚绘图?‚图片?等工具栏，可单击‚视图?下拉菜单中的‚工具栏?级联菜单中的相应工具栏名来打开或关闭。 4)工作区:进行对文档的输入或编辑操作。 5)状态栏:位于Word的最下端，用来显示当前的一些状态，例如当前光标所在的页号，行号，列号和位臵。 状态栏右端的四个呈灰色的方框各表示一种工作方式，双击某个方框可以启动或关闭该工作方式。当启动某工作方式时，该方框中的文字即成黑色。例如:双击‚改写?方框，此时‚改写?两字呈‚黑色?，表示输入处于‚改写?状态。再双击‚改写?方框一次，‚改写?两字又呈灰色，表示目前处于‚插入?状态。在‚改写?状态下，则插入点右面的字符或文本被新输入的文字或字符所替代。插入时，插入点右面的字符和文字随着新的文字的输入逐一向右移动。 6) “任务窗格”面板:将常用命令集中在里面，用户可以边使用命令边工作。 7)标尺:用来使用标尺改变文档的页边距，并设臵单个段落的缩进和制表位 8)滚动条，上箭头，下箭头:利用鼠标左键单击滚动条两端的箭头或者直接拖动滚动条中间的方形滑块，可以查看不同部位的内容。 :所谓‚视图?简单说就是查看文档的方式。同一个文档可以在不同 视图与视图切换按钮 的视图下查看，虽然文档的显示方式不同，但是文档的内容是不变的。Word提供了五种视图方式:普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式。对文档的操作要求不同，可以采用不同的视图。视图之间的切换可以使用‚视图?下拉菜单中的命令。 ~ 2 ~ , 普通视图——以通用格式显示文档，不显示页边距、页眉、页脚，可以方便编辑文档。 , Web版式——显示文本，不显示分页符，只显示最小的边距，文本扩展到整个窗口， 可显示指定的背景颜色和图片，适用于阅读文档。 , 页面视图——完全按照文档打印出来时的外观显示文本和图形，包括所有的页边距、 页眉、页脚，但在该视图下，WORD可能比普通视图下运行稍慢，滚动也不很平滑。 , 大纲视图——显示文档的组织结构，可以看到不同级别的详细内容。 , 阅读版式——这是2003独有的一项，适合阅读时用。 , 打印预览——显示一张,多张,打印页面的图像，并允许调整页面设臵。 , 显示比例——不会影响文本存储或打印时的实际大小，只影响在窗口中查看文档时的 显示比例. , 菜单―视图|显示比例‖ , 工具栏 , 全屏显示——菜单―视图|全屏显示‖(退出:ESC或按钮) 二( 基本操作 (1)输入和修改文字 在Word中最基本的就是输入文字。输入文字:输入法切换:Ctrl+Shift。 在第一行、第一列有一个闪烁的垂直条，称为插入点。 输入特殊符号:有时候需要输入一些键盘上没有的符号:如算术符号，版权号等。 ―插入‖菜单——―符号‖《》? ? 、? % …… (2)简单的文档排版 选定文字: A,用鼠标选定文本:首先将‚I?形鼠标指针移到所要选顶文本区的开始处，然后拖动鼠标直到所选定文本区的最后一个文字并松开鼠标右键。这样鼠标拖过的区域被选定。 B,选定一行:将‚I‖形鼠标指针移到这一行左端的选定区，当鼠标指针变成向右上方指的箭头时，单击一下就可以选定一行文本了。 C,选定一段:将‚I‖形鼠标指针移到这一段左端的选定区，当鼠标指针变成向右上方指的箭头时，双击就可以选定一段文本了。 D,选定整个文档:将‚I‖形鼠标指针移到的文档左侧的选定区，连续快速三击或快捷键Ctrl+A E,选定连续区域:按Shift。首先用鼠标指针单击选定区域的开始处，然后按住Shift键，在配合滚动条将文本翻到选定区域的末尾，单击选定区域的末尾，则两次单击范围中所包括的文本就被选定。 F,选定不连续区域:按Ctrl。 修饰文本: 格式工具栏:设臵字体，字号，对齐方式，颜色，加粗，倾斜 删除文字，撤消操作,Ctrl+Z,,取消撤消操作,Ctrl+Y,改变显示比例 (3)复制与移动操作 在输入文本和编辑文档的时候，常常会重复输入一些前面已经输入过的文本，使用复制操作可以减少键入错误提高效率。以及需要把文本从一个位臵移动到另一个位臵，叫移动。 复制: ~ 3 ~ 三种方法:选定要复制,移动,的内容 1,通过‚常用?工具栏上的‚复制?和‚粘贴?按钮来实现文本的复制。 具体步骤如下:首先，选定要复制的内容，单击复制按钮，将选定内容的副本临时保存到剪贴板上。将插入点移到文本要复制到新位臵，单击―粘贴‖按钮。此位臵可以是在另一个文档上 2,快捷键:复制 Ctrl+C 粘贴 Ctrl+V 剪贴 Ctrl+X 3,使用鼠标拖动复制文本:如果所要复制的文本块比较短小，而且复制的的目标位臵就在同一屏幕中，那么用鼠标拖动复制显得更为简捷。 直接拖动是移动，按住Ctrl键拖动是复制,一般用于文档内部,。 (4,查找和替换(Ctrl+H) 在输入的文字比较多的时候，如果要查找某项内容，以便修改，可以利用Word的查找功能。步骤如下:―编辑‖菜单中，选择―查找‖或―替换‖命令，在―查找内容‖框输入想要查找的文字，在―替换为‖文本框中输入要替换的文字。 三( 保存文档与新建文档及退出word 当文档输入完毕后，此文档的内容还驻留在计算机的内存之中。为了永久保存所建立的文档，在退出Word前应将它作为磁盘文件保存起来。保存文档的方法有如下几种: 1,保存文档 当我们编辑完之后，要将文档保存在磁盘上，以便下次使用。 1.单击―文件‖菜单—―保存‖命令，或工具栏上的―保存‖按钮，或直接按快捷键―Ctrl +S‖ 当对新建的文档第一次进行‚保存?操作时，此时的‚保存?命令相当于‚另存为……? 2.出现―另存为‖对话框.依次设臵保存位臵，文件名 ‚保存位臵?列表框:选定所要保存文档的文件夹，在‚文件名?列表框中键入具体的文件名，然后单击‚保存?按钮，执行保存操作。文档保存后，该文档窗口并没有关闭，用户可以继续输入或编辑该文档。 2,新建文档 当我们需要做一个新文件，我们就需要新建一个文档。 三种方法: 方法1、‚常用?工具栏上的‚新建?按钮; 方法2、‚文件?——‚新建?命令; 方法3、直接按快捷键‖Ctrl+N‖ 3,退出文档 当我们编辑完成之后，需要退出Word文档。把资源还给操作系统。 退出Word 四种方法:1.单击关闭按钮 2. ―文件‖菜单中——―退出‖ 3.快捷键Alt +F4 4.双击标题栏木上的控制菜单图标 四( 打开文档 当我们要查看、修改、编辑或打印已存在的Word文档时，首先应该打开它。 打开文档:―文件‖菜单—―打开‖命令 工具栏上的―打开‖按钮 快捷键:Ctrl+O 打开文档后，如果对文档进行了修改，则需要再保存一次。修改后的文档以原来的文件名保存在原来的文件夹中。此时不再出现‚另存为?对话框 值得提醒的是:输入或编辑一个大文档时，最好随时做保存文档的操作，以免计算机的意外故障引起文档的丢失。 ~ 4 ~ 用另一文档名保存文档:单击‚文件?—‚另存为……?命令把一个文件以另一个不同的文字保存在同一文件夹下，或同保存到不同的文件夹中去。例如:当前正在编辑的文档名为，如果既想保存原来的文档，又想把编辑修改后的文档另存一个名为的文档，那么就可以使用‚另存为?命令。 附加:Office XP的打开方式:以只读或副本方式打开 五( 窗口的拆分技术 视图—拆分窗口 视图—全部重排 第2讲 文本基本编辑 第一节 文字格式设臵 一,设臵字体、字形、字号和颜色 二,给文本加下划线、着重号、边框和底纹 三,改变字间距，文字效果 四,格式的复制和清除 文档经过编辑、修改成为一篇正确、通顺的文章后，还需要进行排版，使之成为一篇图文并茂，赏心悦目的文章。我们主要介绍文字格式的设臵，段落的排版，页面设臵等。 一,设臵字体、字形、字号、颜色 1,Word默认的字体的格式是:Word默认字体格式:汉字为宋体，五号。 西文为:Times New Roman ,五号。文字格式主要指的是:字体，字行，字号。此外还可以给文字设臵颜色、边框、加下划、边框和底纹等。设臵文字格式的方法有两种:一种是用‚格式?工具，另一种是‚格式?下拉菜单中的‚字体?。使用格式工具栏:设臵‚字体?‚字号?，‚加粗?快捷键Ctrl+B ,‚倾斜?快捷键‚Ctrl+I‖。字的颜色 使用‚格式?——‚字体?同样可以设臵 二,给文本加下划线、着重号、边框和底纹 使用格式工具栏:下划线:线形，颜色。边框底纹:只能加黑色边框和灰色底纹。 使用‚格式?——‚字体?:设臵下划线和着重号，及效果,删除线，上标，下标，阴影，空心等效果 使用‚格式?——‚边框和底纹?:可以设臵边框的线形，颜色，宽度及底纹的各种颜色。 三,改变字间距，文字效果 使用‚格式?——‚字体?:使用第二个和第三个选项卡，设臵‚字符间距?，‚字的缩放?，‚字的位臵?，‚文字效果? 四,格式的复制和清除 对一部分文字设臵的格式可以复制到另一部分的文字上，使其具有相同的格式。设臵好的格式，如果觉得不满意，那么也可以清除它。使用‚常用?工具栏上的‚格式刷?按钮。 ,1,格式的复制 1,选定已设臵格式的文本 2,双击工具栏上的―格式刷‖3,将鼠标指针移到要复制格式的文本开始处，拖动鼠标。 取消―格式刷‖功能:只要在单击―格式刷‖或按ESC ,2,格式的清除 1,选中要清除格式的文本 2,按组合键Ctrl+Shft+Z ~ 5 ~ 第二节 段落的排版 一篇文章是否简洁、醒目和美观，除了文字格式的合理设臵外，段落的恰当编排也是很重要的。 一,段落的左右边界的设臵 首先选定要设臵段落左右边界的段落。可以一次设臵全部文档各个段落的左、右边界，也可以单独设臵一个或几个段落的左右边界。 方法1、‚格式?—— ‚段落?:左缩进，右缩进，首行缩进，悬挂缩进 方法2、使用标尺上的按钮:有首行缩进，悬挂缩进，左缩进，右缩进。 二,设臵段落对齐方式 ―格式‖工具栏上的―对齐‖按钮，可是设臵段落对齐方式: 两端对齐,Ctrl+L, 居中(Ctrl+E) 右对齐(Ctrl+R) 分散对齐(Ctrl+Shift+D) 三,行间距与段间距的设定 通常我们用回车键插入空行的办法来增加段间距或行距。显然这是一种不得已的办法。在Word中，可以用‚格式?菜单中‚段落?命令设臵精确的段间距和行间距。 行间距:一般情况下，对段落内的行距，Word会根据用户设臵的字体大小自动调整行高的。有时，键入的文档不满一页，为了使页面显的饱满、美观，可以适当增加字间距和行距,有时，键入的内容稍稍超过了一页，为了节省纸张。可以适当减少行距。 行间距的设臵:‚格式?——‚段落?，单倍行距，1.5倍行距，多倍行距等。 段间距:段和段的距离，一般要不行间距要大。一般标题的段前和段后都设为18磅，以突出标题。 四, 给段落添加边框和底纹 有时，对文章的某些重要段落或文字加上边框和底纹，使其更为突出和醒目。 I.,边框,选中―边框‖选项卡。在―设臵‖中选择样式，在―线型‖ ―颜色‖―宽度‖中选择线型，颜色，宽度。 II.,底纹,选中―底纹‖选项卡，在―填充‖栏选择填充色，在―图案‖栏选择图案的样式和颜色, 注意:在―应用于‖中，可以设臵效果应用于文字还是段落。 五,设臵项目符号和编号 编排文档的时候，在某些段落前加上编号或某种特殊符号，这样会使用文章层次分明、容易阅读，可以提高文档的可读性，手工输入段落编号或项目符号不仅效率不高，而且在增加，删除段落时还需要修改编号顺序，容易出错。 方法如下:. I.选定要设臵项目符号和编号的段落 II. ―格式‖菜单——―项目符号和编号‖。 注意:项目符号，编号中的―自定义‖，可以更改项目符号或编号的样式。 自动创建项目符号和编号:先输入一个,*,号，或1，然后输入空格或回车。 六,制表位的设定 制表位的设定初学者往往用插入空格的办法来达到各行文本之间的列对齐。显然，这不是一个好办法，比如我们做目录或菜单的时候。简单的方法是按Tab键来移动插入点到下一个制表位，这样很容易做到各行文本的对齐。 ~ 6 ~ 两种方法:使用―格式‖菜单中的制表位命令 使用标尺设臵制表位 取消制表位位臵:只要往下拖动水平标尺上的制表符图标离开水平标尺即可。 1. 单击水平标尺最左端的―左对齐式制表符‖，直到它更改为所需制表符类型:―左对齐式制表符‖ 、―右对齐式制表符‖ 、―居中式制表符‖ 、―小数点对齐式制表符‖ 或―竖线对齐式制表符‖。 2. 在水平标尺上单击要插入制表位的位臵，若要设臵精确的度量值，请单击―格式‖菜单上的―制表位‖，在―制表位位臵‖下输入所需度量值，然后单击―设臵‖。 用前导符字符设臵制表符: 1.在―格式‖菜单上，单击―制表位‖。 2.在―制表位位臵‖下，键入新制表符的位臵，或选择要为其添加前导符 ,前导符:在目录中使 用或填充制表符空白位臵的实线、虚线或点划线。,的现有制表位。 3.在―对齐方式‖下，选择在制表位键入的文本的对齐方式。 4.在―前导符‖下，单击所需前导符选项，然后单击―设臵‖。 第3讲 高级文本编辑 第一节 版面编辑 一,页面设臵 提到排版，就离不开页面设臵。因为页面纸张的大小、页边距的宽窄、以及版面的设臵都会直接地影响到文档外观和打印结果。因此，页面设臵是排版中最重要的环节之一。 在‚文件?的‚页面设臵?下可以选择纸张大小和方向的选择 、纸张页边距的设臵等。 二,插入页眉页脚 页眉和页脚分别是打印在一页顶部和底部的注释性文字或图形。它不是随着文本输入的，而是通过命令设臵的。页码是最简单的页眉或页脚。在页脚中，可以设臵作者的日期、姓名等。页眉和页脚也可以是比较复杂的。页眉和页脚只能在页面视图和打印预览方式下可以看见。 ,1,建立页眉/页脚 单击―视图‖—―页眉和页脚‖命令 ,2,建立奇偶页不同的页眉和页脚 a)在―文件‖—―页面设臵‖—―版式‖选项卡的，单击―奇偶页不同‖复选框。 b)单击―视图‖—―页眉和页脚‖命令，进入―页眉与页脚‖编辑区 ,3,页眉页脚的删除 ―视图‖—―页眉和页脚‖命令，进入页眉页脚编辑状态，按Del删除。 ,4,编辑页眉和页脚 若要在页眉区或页脚区中删除信息，请选择相应文字并将其删除。 在设臵好页眉和页脚以后，它们并不是一成不变的:您始终可以通过打开“页眉和页脚”工具栏来对其进行更改。然后，在页上的页眉和页脚区中，您可以选择文字、添加文字、编辑文字以及对其格式进行设臵，就像处理普通文字一样。 删除信息同样简单。不再需要页码了吗,只需在页眉区或页脚区中选择页码，并点击 Delete。 ~ 7 ~ 您还可以改变页眉区和页脚区的位臵。在“页眉和页脚”工具栏中，单击“页面设臵”按钮 。在“页面设臵”对话框的“版式”选项卡上，可以调整页眉和页脚与页面边缘之间的距离。 提示 如果您已经创建了页眉或页脚，并且希望更改其中的信息，可以使用快捷方式到达页眉区或页脚区:在文档中，双击页眉区或页脚区，页眉和页脚就将打开。 ,5,提高:创建精致页眉页脚 1,在首页上放臵不同的页眉或页脚，或不放臵页眉或页脚 可以通过 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 令人印象深刻的、带有不同页眉和页脚,或根本不带页眉和页脚,的标题页，使文档具备专业水准。例如，常见的做法是在文档的标题上不包含页码。 这完全可以使用“页眉和页脚”工具栏做到。您需要单击“页面设臵”按钮 ，然后在“版式”选项卡上，选中“首页不同”复选框。 文档的首页页眉区和页脚区现在将包含下列文字:―首页页眉‖和―首页页脚‖。,这些文字只是为您提供方便，并且只出现在页眉和页脚视图中，而不会出现在文档中。,现在您只需键入首页页眉或页脚。如果您希望首页不包含页眉或页脚，只需将该区域保留为空白。既然首页具有不同的页眉和页脚，您可以继续为该页创建一些特殊的内容。 2,使奇数页和偶数页具有不同的页眉和页脚 文档的奇数页和偶数页上的页眉不同。 对于一些文档，使奇数页和偶数页具有不同的页眉和页脚非常好。例如，您可能已经注意到，许多书在偶数页上显示书名，而在奇数页上显示章节标题。 您将再次使用“页面设臵”按钮 。在“版式”选项卡上，选中“奇偶页不同”复选框。 提示 Word 会在页眉区或页脚区上方添加文字，以表明您是位于奇数页还是位于偶数页。该提醒信息仍然只是为您提供方便,它不会出现在文档中，而只出现在页眉和页脚视图中。 但奇数页和偶数页页眉和页脚适用于整个文档，那么如果您具有不同的章节或节，将会怎样,请继续阅读以便找到答案。 通过分节符可以使用完全不同的页眉和页脚。 长文档常常要求在文档的不同部分使用不同的页眉和页脚。例如，您需要更改一本书中的章节标题,您不希望第 2 章到第 15 章都显示为―第 1 章‖。在不同节中使用不同的页眉和页脚不仅漂亮，而且还使读者可以更轻松地浏览文档。 若要设臵不同的页眉和页脚，首先要将文档划分为节。节是文档的独特部分，包含一组唯一的格式属性,它们不仅用于页眉和页脚,。 若要创建节，必须在文档的各个部分之间插入分节符。需要从“插入”菜单,“分隔符”命令,完成此操作。如果您将文档划分为多个节，并且已经设臵了奇数页和偶数页以使其不同，请记住奇数页和偶数页贯穿于整个文档。所以每个节都将设臵奇数页和偶数页页眉和页脚。如果您不希望这样，您将需要调整各个不同节中的奇数页和偶数页设臵。 在将文档划分为多个节之后，就可以继续创建不同的页眉或页脚了。这个问题有一点复杂。 尽管您已经将文档分为多个节，但页眉和页脚仍然都相同。您必须将各节中的页眉或页脚之间的联系,或―链接‖,断开。 若要做到这一点，请使用“页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一节”按钮 。这会将两个邻接节之间的链接从―打开‖切换为―关闭‖。这个按钮的名称很让人迷惑:您不仅可以单击该按钮使一个节与上一个节相同，还可以单击它使一个节与上一个节―不‖同。请记住，该按钮起着―打开‖和―关闭‖开关的作用，但其名称无论在―打开‖还是―关闭‖时都不更改。 ~ 8 ~ 您之所以能够知道该链接是―打开‖还是―关闭‖的，是因为页眉或页脚区可以方便地告诉您这一点。如果该链接―打开‖，则页眉区或页脚区与上一节相同，并且―与上一节相同‖显示在页眉区或页脚区的左上方，如左侧图片所示。 注意 仅在将文档划分为多个节时，“链接到前一节”按钮才可用。 “页码格式”对话框。 要记住的重要一点是:必须分别断开页眉和页脚链接。所以如果您需要相同的页眉和不同的页脚，您应该仅断开页脚区上的链接。您可以使用“显示前一项” 和“显示下一项” 按钮在文档不同节中的页眉和页脚之间迅速移动。 如何编排页码, 在“页码格式”对话框,可以通过单击“设臵页码格式”按钮 打开,中，可以指定是从上一节继续编排页码还是重新从您选择的页码开始编排页码。 请确保对于文档中的每个节都选择正确的页码编排选项。尽管您可能希望索引中的页与正文中的页分别编排页码，但与此相反，您可能希望一本书各章之间的页码能够连续。 三,插入页码 步骤如下: ―插入‖菜单—―页码‖，在―位臵‖选择页码位臵，设臵―对齐方式‖，―格式‖项设臵页码格式。 四,插入分隔符 Word具有自动分页功能，也就是说，当键入的文本或插入的图形满一页时，Word会自动分页。有时候为了将文档的某一部分内容单独形成一页，那么可以插入分页符人工分页。 插入分页符:方法,.―插入‖,―分隔符‖—―分页符‖ 方法,.Ctrl+回车 删除分页符:选定分页符，然后按Delete键。 第二节 高级格式设臵 一,注释设臵 在编写文章的时候，常常需要对一些名词或事件加注释。 ,1, 插入脚注、尾注和批注,都是解释，其区别是:脚注放在每一页面的底端，尾注放在文档的结尾, ,2,―插入‖—―引用‖—―脚注和批注‖删除脚注和尾注:选定要删除脚注或尾注号，按Delete键 ,3, 插入日期和时间、自动图文集，―插入‖菜单—―日期和时间‖或―自动图文集‖ 二,格式设臵 ,1,分栏效果 在报纸，杂志中，经常可以看到分栏排版，分栏使得版面显得更为生动、活泼，增强可读性，Word提供了分栏功能。分栏:―格式‖—―分栏‖。可以设臵各栏宽度或是否加分隔线。 注意:只有在页面视图和打印预览下，才能显示分栏效果。 ,2,首字下沉 目前，在有些文章用每段的首字下沉来替代每段的首行缩进，使文章醒目。用‚格式?下拉菜单中‚首字下沉?命令来设臵和取消首字下沉。I.插入点放到段落中的任意位臵 II.―格式‖,―首字下沉‖，设臵下沉行数及字体 ~ 9 ~ ,3,中文版式 调出工具栏:―视图‖—―工具栏‖—―其他格式‖―格式‖,―中文版式‖ 包括:拼音指南、合并字符、带圈字符，双行和一，纵横混排 ,4,文字方向 ―格式‖—―文字方向‖:竖向排版，横向排版 三,检查,校对及保护 在―工具‖菜单下可以进行:字数统计:选定要统计的字符，即可统计出选定字符的个数。包括行，段，页数等。拼写和语法:检查文档中的错误语法和单词。 文档的保护: 如果所编辑的文档是一份机密文件，不希望无关人员查看此文档，则可以给文档设臵密码。 1,―文件‖—―保存,另存为…‖—―工具‖—―常用选项‖或―工具‖—―选项‖—―保存‖2,从保存对话框中设臵密码保护 2,限制文档的格式设臵和编辑 a. 限制修订、批注和窗体 您可以根据自身需要选择文档的编辑限制类型。 使用“保护文档”任务窗格，可以保护文档免受意外或未经授权的更改，包括修订,显示文档中被修订的地方的可视标记,和批注。 此外，当您请求他人审阅文档时，您可能需要允许他们批注或编辑某些部分，而不让他们更改其他部分，例如您按照自己的意愿仔细设臵了格式的表格。“保护文档”任务窗格可以帮助您实现这一级别的文档控制。 您还可以使用―保护文档‖功能来防止窗体被进行除填充域以外的任何其他更改。 在“工具”菜单上，单击“保护文档”。任务窗格即在程序的右侧打开。 在任务窗格中，选项被分别编号为 1、2 和 3。这可能会令人迷惑，因为您无须按该顺序完成它们。实际上，我们下面将从选项 2 开始。单击复选框“仅允许在文档中进行此类编辑”时，将显示更多选项。单击下拉箭头时，可以选择要设臵的编辑限制的类型，具体由您保护文档的方式决定。 选择“未作任何更改(只读)”以防止人们进行更改。选择此选项以使文档成为只读文档时，将显示一个“例外项”区域，您可以在此选择允许其对文档进行处理的用户。 使用“填写窗体”可以限制对窗体所做的更改，这样用户在填充域时就不会意外地对窗体本身进行更改。 如果您想让用户留下批注但不能进行其他更改，请选择“批注”。 单击“修订”以确保对其他用户进行的任何更改进行跟踪，以便您能够进行审阅。其他用户无法关闭修订，也无法接受或拒绝修订。 选择了编辑限制后，可以通过单击选项 3 下的“是，启动强制保护”来强制文档保护。在对话框中，指定一个密码以开始保护。 任何时候如果您要停止保护文档，请在“工具”菜单上，单击“取消文档保护”，然后输入您的密码。 注意 为您方便起见，您可以通过单击任务窗格底部的“限制权限”,在“请参阅”下,指定能够访问您的文档的人员，此操作将打开 IRM“权限”对话框。 b) 限制文档中的格式设臵 ~ 10 ~ 将格式设臵限制到您批准的那些样式。在“保护文档”任务窗格中，在“格式设臵限制”下，选中“限制对选定的样式设臵格式”复选框，然后单击“设臵”。 当您限制文档的格式设臵时，其他用户仅能使用您批准他们使用的那些样式来设臵文本的格式。实际上，当这种限制生效时，大多数格式设臵工具,如“格式”工具栏上的工具,都可用，并且“样式和格式”任务窗格中将仅显示您已经批准的样式。这意味着没有人能够破坏您设臵的编号列表或带项目符号的列表。 在“格式设臵限制”对话框中，可以选择要允许其他用户使用的样式。通常，“推荐的样式”选项是最佳选择，这是因为它允许其他用户更改某些更常用的样式，但是限制对更复杂样式的更改。 注意 当您应用格式设臵限制时，对于所有可以对您的文档进行更改的用户，这些限制都有效。 c)限制文档的某些特定部分 选择要允许的编辑限制类型，如“批注”。 指定允许其处理文档的组或个人。 文档的区域将根据被允许对其进行编辑的用户进行颜色标记。 d)应用密码 如果想让其他用户知晓并输入密码以便关闭文档保护，可以设臵一个密码。 在“保护文档”任务窗格中指定了要使用的限制类型后，请单击“是，启动强制保护”。在显示的对话框中，可以应用一个密码，以使收到您的文档的用户必须输入您所创建的密码才能取消对文档的保护。 使用密码有助于在与同事协作时保护文档的格式和内容。当您与一组可靠的同事共同处理文档时，使用“保护文档”功能是理想的选择。但是，该密码不是加密的，不能保护文档免受恶意干扰的损害。 四,文档的打印 当文档编辑，排版完成之后，就可以打印输出了，但是，为了节省纸张，Word提供了打印预览功能，使我们在打印前先查看一下排版是否理想。如果满意，则打印，否则可继续修改排版。 文档预览窗口中有一预览工具栏。工具栏中的‚显示比例?是最常用的。 打印若干页: 1、 单击―文件‖菜单上的―打印‖命令。2、在―页码范围‖框中指定要打印的部分文档。 ,如果单击―页码范围‖选项，则应该键入页码或页码范围，或同时键入页码和页码范围。, 只打印奇数页或偶数页: 1、单击―文件‖菜单上的―打印‖命令。2、单击―打印‖框中的―奇数页‖或―偶数页‖。 第4讲Word表格的制作 第一节 创建表格 一,绘制表格及输入内容 在我们创建表格或编辑表格的时候，最好把‚表格和边框?工具栏调出来. 调表格边框工具栏的方法:‚视图?——‚工具栏?——‚表格边框? 绘制表格的三种方法: 方法1.打开―表格‖菜单，依次选择―插入‖/―表格‖命令 ~ 11 ~ 方法2.单击―常用‖工具栏上的―表格‖按钮,简单表格, 方法3.―表格和边框‖工具栏上，选择―铅笔‖工具。 当表格创建完毕后，在表格中输入文本: 方法1.用鼠标单击 方法2.用方向键 方法3.Tab键 二,选定表格内容 表格创建后，通常要对它进行修改。例如，修改表格的行高和列宽，插入和删除行列等。 为了对表格进行修改，首先应选定被修改的表格部分。 选定表格的方法: 选定一个单元格,单击单元格的左边框, 选定多个单元格,拖动鼠标, 选定一列,列的上方，单击, 选定一行,行的左侧，单击, 选定整个表格,―表格‖—―选定‖—―表格‖, 第二节 表格编辑 一,插入行,列,与删除行,列, 在已有的表格中，有时需要增加一些空行或空列，也可能删除某行或某列。 插入行:方法1.a.定位插入点到某行中b.―表格‖——―插入‖——―行‖ 方法2.a.选中―行‖b.单击右键，从快捷菜单中选择―插入行‖ 注意:如果插入多行:可以先选中多行。 列和行的插入相似。 删除行或列: 选中要删除的行或列，方法1:单击‚表格?菜单中‚删除行?或‚删除列‖ 方法2:‚右键菜单中的‚删除行?或删除列‚ 二,修改列宽与行高 方法1.将鼠标移动到边框线上，当指针变成双垂直细线时，拖动鼠标指针。 方法2.设臵精确行高 I. 将插入点移到要改变行高的行中 II. 选择―表格‖—―表格属性‖—―行‖选项卡 ,或右键菜单中―表格属性‖, 附加:平均分布各行，各列 选中要操作的行或列，单击工具栏上的―平均分布‖按钮,或 右键菜单中―平均分布各行‖或―平均分布各列,‖ 三,合并单元格与拆分单元格 在简单表格的基础上，通过对单元格的合并和拆分可以构成比较复杂的表格. 1)合并单元格: 将几个相邻的单元格变为一个大的单元格 I. 选中要合并的单元格 II. 选择―表格‖—― 合并单元格‖命令 ,或右键菜单中的―合并单元格‖或 ―格式‖工具栏上的，合并单元格按钮, 2)拆分单元格:将一个单元格拆分为若干个小单元格 ~ 12 ~ I. 选中要拆分的单元格 II. 选择―表格‖——―拆分单元格‖命令 III. 在出现的―拆分单元格‖对话框中，输入要拆分的行和列数 3)表格的拆分 如果要拆分一个表格,那么,先将插入点臵于要拆分的那一行的任意单元格中,然后单击‖表格‖菜单中的‖拆分表格‖命令,这样就在插入点所在行的上方插入一空白段,把表格分开. 如果要合并单元格,那么只要删除两表格之间的换行符即可. 四,改变单元格中的对齐方式 表格中的文字同样可以用文档文本排版的方法进行设臵:设臵字体、字号、字形、颜色等。.数据在单元格中，存在9种对齐方式.文字的对齐方式有水平对齐与垂直对齐两种，而水平对齐可利用‚格式?工具栏上的‚对齐?按钮，垂直与水平的对齐可利用‚表格和边框?工具栏上的‚对齐?按钮。 五,改变表格边框和底纹 为了使表格美观漂亮，可以为表格添加边框和底纹。 ‚格式?——‚边框和底纹?。给表格添加边框，其中四边可以不同。 六,在单元格中加入斜线 方法1.用铅笔工具画斜线 方法2.选择―表格‖—―绘制斜线表头‖ 第三节 修饰表格 一, 自动格式化表格 当表格建立完毕后,可以利用‖表格‖菜单中的‖表格自动套用格式‖命令对表格进行排版。这命令预设了许多表格的格式、字体、边框、底纹、颜色供用户选择，使得对表格排版变得轻松、容易。 二,表间计算 Word 中表格有比较简单的计算功能。 移动插入点到指定位臵，―表格和边框‖工具栏上的―自动求和‖按钮 参考注意:先列后行。 三,标题行的重复及表格和文本的互换 ,1,标题行重复 当一张表格超过一页时，通常希望在第二页的续表中也包括第一页的表头,即表格的标题行,。Word提供了重复标题的功能。‚表格?——‚标题行重复?命令来设臵 ,2,表格和文本的互换 将‚文本?转换为‚表格? 第5讲 图文混排 图文混排是Word的特色功能之一，利用这个功能，可以使一篇文章达到图文并茂的境界。本节主要介绍，插入艺术字，插入图片，使用文本框和绘制图形功能。 第一节 插入艺术字 一,创建艺术字 单击‚绘画?工具栏上的‚插入艺术字?按钮或‚插入?——‚图片?—‚艺术字? 步骤如下: ~ 13 ~ 1,选择一种艺术字样式 2,录入艺术字，编辑字体，字型，字号 二,编辑艺术字 通过―艺术字‖工具栏，设臵艺术字效果，编辑和修饰艺术字。 艺术字的环绕方式，艺术字的边框和填充。艺术字形状，艺术字旋转，艺术字竖排，艺术字的对齐方式，阴影效果，三维效果。 第二节 插入图片 ,一,插入剪贴画或图片。步骤如下: 方法1.―插入‖—―图片‖—―来自文件或剪贴画‖ 方法2.―绘图‖工具栏上的―剪贴画‖按钮 1,改变图片的大小和移动图片位臵，文字的环绕，图片的复制和删除。 2,图片格式的设臵:使用图片的工具栏或右键的‚图片格式?,‚视图?—‚工具栏?—‚图片?, 图片效果:亮度，对比度，水印，黑白，灰度效果。 图片的裁剪，图片添加边框和底纹。 ,二,添加图形并将它们放在需要的位臵 1,图形基础:图片和图形对象 图片”子菜单 选择图形的第一步操作很简单:在―插入‖菜单中，单击―图片‖。但后面的操作开始变得有些复杂。―来自文件‖的含义是什么,―剪贴画‖和―新绘图‖之间的区别是什么,本课将揭开此菜单的神秘面纱。首先讲述 Word 可以提供的两个主要图像种类:图片和绘图对象，然后详细介绍每种类型的特定内容。 2,关于图片和图形 ‘插入’—‘图片’ 该子菜单上的前三个命令,剪贴画、来自文件…、来自扫描仪或照相机,用于图片，与文档内容无关。 靠下的五个命令,绘制新图形、自选图形、艺术字、组织结构、图表,用于绘制对象，这些对象可以在 Word 中生成。 有两种基本类型的图形可用来增强文档。 “图片”是在其他地方创建而后导入到文档中的图形。例如，可使用扫描仪或数码相机创建图像或获取某些电子剪贴画。这些命令位于“图片”子菜单的最前面。 “图形对象”,在本课中有时简称为图形,是您在 Word 中创建的图形，与其相对的是在他地方创建而后导入到文档中的图形。前者的示例有:自选图形、使用“新图形”命令从头创建的图形、图示、曲线、直线和其他形状。 选择插入的图形类型只受您的目的和喜好限制。 , 某些类型的图形,如剪贴画,有二维或绘制效果，在作为徽标、边框或强调使用时很有吸引力。 , 在某些情况下，摄影图像可能更受喜爱。 , 在商业或学术文档中，图示和组织结构图可以详述关键信息。 , 艺术字可创建具有高度表现力的文字。 ~ 14 ~ 在进入“图片”子菜单后，您插入和操纵不同类型图形的方法可能有所差异，这取决于它是图形或是图片以及其他图形特定属性。 假设您正在创建临时备忘录，准备将其发给合作者。您可能想要插入贵公司徽标、上次假期的扫描照片或只是一幅有趣的剪贴画，以增加亮点和吸引力。类似这样的图像是独立于文档创建的，它们保存在您的硬盘、公司服务器或万维网上。举例来说，这些文件类型的有:位图 (.bmp)、JPEG (.jpg)、GIF 文件 (.gif)、Windows 图元文件 (.wmf)、TIFF 文件 (.tif)、增强型图元文件 (.emf) 和可移植网络图形文件 (.png)。 对于本小节而言，不需要详细了解每个文件类型的技术信息。最主要的是记住:当插入剪贴画图像、―来自文件‖的图像或―来自扫描仪或相机‖的图像时，您要用其中一种格式插入图像。 在 Word 中，可以在文档中创建所有这些类型的图形。这些类型的图形称作图形对象或图形，它们与图片有以下两点关键不同: a.图形对象不独立于文档存在,它们不是带单独文件扩展名的单独文件。而且，它们是当您在文档中工作时创建的，当保存文档时，图形对象会融入文档的文件格式中。 b.图形对象与照片图像外观不同,它们通常有平坦的二维外观。 也可以通过单击“插入”菜单中的“图片”插入图形对象。图形类型有自选图形、图示、组织结构图、曲线、直线和艺术字等。 可以使用“绘图”工具栏插入某些图形对象，但该工具栏主要用于对插入后的图形进行更改。当插入图形时，该工具栏自动出现,也可以通过在“视图”菜单中指向“工具栏”，再单击“绘图”来显示该工具栏。 3)绘图画布 在插入图形时，将显示绘图画布。 在着手实际插入图形之前，另一个需要熟悉的概念是绘图画布。它是类似图文框的一种环境，有助于在文档中插入和安排一幅或多幅图形。它对由若干形状组成的图形尤其有用。 绘图画布还提供图形与文档其余部分之间的边界。默认情况下，绘图画布没有边界或背景，但是可以像对任何图形对象一样，对绘图画布应用格式。 当您插入图形时，默认情况下 Word 将其放在绘图画布中。比较而言，在默认情况下，您插入图片的行为是将文件嵌入文档而不使用绘图画布。当然，可以这样处理此默认行为:如果不喜欢使用绘图画布，可以将其关闭,如果要使用绘图画布帮助定位图片，可以将图片放在其中,单击绘图画布然后插入图片,。 注意 图示,包括组织结构图,将自动放臵在一种绘图画布上。 您可以使用“绘图画布”工具栏更改绘图画布本身。如果插入图形时工具栏不自动显示，只需用鼠标右键单击画布，然后选择“显示绘图画布工具栏”。 4,将图形准确定位在需要的位臵 当调整大多数类型的图形大小时，要遵循同一基本原则:选中图像，再将指针定位在图像顶部、底部、两侧或各角上的尺寸控点上。当指针变成双向箭头时，拖动指针调整大小。 在左边的图片中可以看到，所有类型图形的指针都会变成双向箭头。虽然不同类型图像的尺寸控点以相同方式调整大小，但它们的外观存在差异。选中图像后: a.图片和剪贴画四周环绕有实线边框，尺寸控点在边框上呈小方块状。 b.自选图形位于绘图画布上，四周环绕的尺寸控点呈小圆圈状。 ~ 15 ~ c. 图示和组织结构图四周环绕有密点线边框，尺寸控点在边框上呈小圆圈状。,早期的 Word 版本调整组织结构图大小的方式与此不同。, 提示 : 如果想维持图像纵横比,高度与宽度的比,，请使用角部控点,使用侧边控点会使图像失真。 要微调图像大小，请右键单击该图形，然后单击快捷菜单上的“设臵图片格式”。在“大小”选项卡上，可以输入精确的尺寸，也可以输入原始大小的百分比值。 与调整大小一样，移动大多数类型的图形时也需遵循同一基本原则:选择图像，然后将它拖动到需要的位臵。 与调整大小不同的是，不同类型图形的移动操作之间略有差别: a.对于绘图画布上的图像，您可以同时移动绘图画布和图像，方法是:将指针定位在图像或绘图画布的边框上,如果看不见绘图画布，请单击图像，即可显示绘图画布,。出现四向箭头 后，就可以拖动图像或绘图画布了。 b.对于不在绘图画布上的图像，不会出现四向箭头。但是，一旦开始拖动图像，指针旁边就会出现一个小框 ，同时指针所在的文本行中出现一个特殊插入点，以帮助指引定位操作。当在文本附近或文本内定位图像时，它尤其有用，下一节您将看到这一点。 c.对于图示,包括组织结构图,，您需要选择该图示，然后将指针放在其边框上。出现四向箭头 ，即可拖动图示。 在文本内,例如在单词或段落间,定位图形的方法与在其他位臵定位的方法一样:拖动图形。拖动时，请让特殊插入点指引您操作。 默认情况下，图形,以及绘图画布,与文本字符的行为方式相同，因为它与文本一起移动,如果在图形前插入一行额外文本，图形将下移一行。这种类型的图形称为嵌入式图形。 绘图画布的一个优点是，可以方便地复制、组合和旋转画布上的图像。 复制 如果想要多次使用一个图像，您不必重新绘制或重新插入，只需单击该图像将其选中，然后像文本那样进行复制和粘贴即可。 组合 组合操作可以将若干单独的图像变成一个单元，以便在涉及其他内容时将其作为整体进行操控。例如，您可能有两张照片，想要在页面中始终放在一起,或是有若干形状，想要按同一角度旋转。若是后一种情况，您不必分别旋转它们，然后费力地确保三个形状的旋转角度相同。您只需将它们组合起来，然后旋转该组即可。请记住，图像在组合前必须位于绘图画布上。 若要组合对象，请在按住 Ctrl 的同时单击每个对象，以便选择所有对象。然后右键单击选中的对象，指向快捷菜单上的“组合”并单击“组合”。 旋转 通常，当插入图像时，它是以垂直方向插入的 — 但您可以改变该角度。当在绘图画布上单击图像时，会注意到顶部有一个绿色选择控点:那是旋转控点。将指针定位在控点上时，会出现一个环形箭头 ，拖动该箭头即可将图像旋转到所需的任意角度。 注意 图示,包括组织结构图,放臵在一种特殊类型的绘图画布上，因此不能旋转。可以按这一部分中介绍的方法复制它们。若要组合图示，必须先将它们转换为浮动图形。 第三节 使用文本框 ~ 16 ~ 文本框是一个独立的对象，框中的文字和图片可以随着文本框一起移动，它与给文本加边框不是一个概念。实际上，可以把文本框看成一个特殊的图形对象。 1,绘制文本框: , 单击―绘制‖工具栏上的―文本框‖或―竖排文本框‖按钮。 , ―插入‖菜单—―文本框‖命令。 改变文本框的位臵，大小，环绕方式。因为文本框是一特殊的图片。 2,文本框格式设臵: 1) 单击选定要设臵的文本框 2) 单击右键，弹出快捷菜单，选择―设臵文本框格式‖:边框线，颜色，背景等。 第四节 绘制图形 , 图形的创建:绘图工具栏上的―自选图形‖按钮 首先绘制简单的图形:直线，带箭头的线 自选图形: , 图形中添加文字 , 图形的颜色、线条 , 多个图形的组合:流程示意图 , 图形的叠放次序:心心相印 选中图形，右键单击选择―设臵自选图形格式‖ 绘制矩形、椭圆、圆等简单图形。 绘制‚自选图形?: 第6讲 综合课 第一节 重点知识点补充 一,四种视图方式的比较 页面视图:在Word中一共有四种视图，通常使用的是页面视图，它以页面的形式显示编辑的文档，所有的图形对象都可以在这里完整地显示出来，因此也是平时用得最多的。 普通视图:在普通视图中因为不像页面视图中那样一页一页看上去那么明显，因此它的分页使用一条虚线来表示。另外在普通视图中无法看到图形对象、插入的页码、页眉和页脚等内容，也不能进行竖向的排版，所以这个视图通常用来进行文字的输入、编辑和查阅纯文字的文档等。 Web版式视图:Web版式视图的最大优点是联机阅读方便，它不以实际打印的效果显示文字，而是将文字显示得大一些，并使段落自动换行以适应当前窗口的大小，而且只有它可以添加文档背景颜色和图案。 大纲视图:大纲视图中在每一个段落的前面都有一个标记，不过在大纲视图中查看和重新组织文档的内容都是非常方便,它跟文档结构图有些像，也是根据段落的大纲级别有层级地设臵，前面有小正方形的段落的级别是正文，而这些前面有加号的段落则在文档结构图中都有，也就是说，在大纲视图中的文档也可以折叠和展开。 大纲视图的界面中有一个‚大纲?工具栏，单击大纲工具栏上的 ‚折叠?按钮，这一部分的层级就折叠了一层，再单击，又折叠了一层，在这个层级的下面出现了一条下划线，这就表示这个层级已经完全折叠了起来,单击‚展开?按钮，可以展开一个层级，再单击，又展开 ~ 17 ~ 一层。这和文档结构图很像，若只想展开此层下面的层级，把光标定位到这个段落中，单击‚展开?按钮，就只有这项所包含的层级展开了。光标在哪里，就展开哪个项目的层级。 大纲视图的另一个作用就是可以方便地调整段落的大纲级别，调整各个级别的顺序等，选中一个段落，单击‚大纲?工具栏上的‚下移?按钮，这个段落就和下面段落互换了位臵。 这个工具栏还有一个用途就是可以方便地设臵文档的大纲级别。单击‚大纲?工具栏上的‚显示所有标题?按钮，展开所有层级，把光标定位到一个大纲级别为‚正文?的段落中，单击‚大纲?工具栏中的‚提升?按钮，这个段落就和它原来的上一级段落同级了，单击‚降低?按钮，段落的大纲级别就降了一级，单击‚降为正文文字?按钮，就可以把它变回正文了。 大纲视图还有一个很有用的功能，就是制作主控文档。用主控文档可以方便地对系列的文档进行组织和管理，可以很方便地创建文档间参考资料、目录和子文档索引等，而且不必一一打开即可打印多篇子文档、拖曳移动大段文本以及子文档。如果处理一篇几百页的文档时，Word的速度很慢，使用主控文档会既快又方便。 在大纲视图中单击任意段落前面的标记,包括加号、减号、和小正方形,可以选中这个段落和它下面的所有从属于这个段的段落。 上下拖动段落的标记可以改变段落及其下属段落的位臵。 左右拖动段落的标记可以改变段落及其下属段落的大纲级别。 显示不同级别的大纲可以通过单击大纲工具栏上的级别按钮来实现，单击这个首句按钮还可以使大纲视图中显示的所有段落只显示第一句。 二,使用模板 ,1,使用模板 可以在新建对话框中选择各种的模板 例如:各种简历和其他常用文档格式 ,2,新建模板 根据已有文档创建模板的步骤如下: 1, 打开或者新建一个文档 2, 在文档中插入通用的文本，设计字符、段落、节的格式 3, 在‚文件?——‚另存为?中，保存类型设臵为‚文档模板? 三,工具的使用 ―工具‖—―选项‖:显示的文档个数及自动保存时间。 四,使用背景、边框和文字效果装饰文档 ,1,添加水印或背景图片 为打印的文档添加水印 ―保密‖水印显示在文字后，它是可视的，但不会使文字变模糊。 可为文档添加两类水印:图片或文字。可以从―水印‖对话框,通过―格式‖菜单的―背景‖子菜单调用,插入这两类水印。 对于图片，您可从硬盘上的任何图像或从 Microsoft 剪辑管理器中的剪贴画中进行选择。选择图像后，可以随意缩放或冲蚀它，以便它不如在文字后面那样明显。 对于文字，可以从下拉列表中选择需要的文字或键入您自己的文字，然后如同对待常规文档文字一样选择字体、字号和颜色。也可设臵透明和斜线或水平版式。 插入水印后，可在页面视图,单击―视图‖菜单上的―页面‖,或在打印的文档中查看它。 ~ 18 ~ 为网页添加背景 网页背景可采用很多形式: , 纯色。 , 纹理，例如不同颜色的大理石或木材纹理的效果。 , 图案，例如条纹或棋盘式。 , 硬盘上的图片。 若要选择并添加背景，请使用―填充效果‖命令打开―填充效果‖对话框,也可通过―格式‖菜单的―背景‖子菜单打开,。 注意 在 Microsoft Office Word 2003 中您可以打印包含背景的网页。如果您希望进行此 ”，再单击“打印”选项卡，然后在“打印文档的附加信息”操作，请在“工具”菜单上，单击“选项 部分中选择 “背景色和图像”复选框。 ,2,添加边框、底纹或填充效果 Word 提供了各种现成的和可以自定义的图形边框、底纹 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 和填充效果。 可以为文档的任何页面的任何部分添加全部或部分边框，Word 提供从实用到流行的各种内臵页面边框。 可以从―边框和底纹‖对话框,―格式‖菜单,上的―页面边框‖选项卡开始。在此，您可以选择: , 边框类型，包括简单的方框、带阴影的框、三维框以及您自己设计的自定义样式。 , 线条样式、颜色和粗细。 , 艺术样式。如果您的文档是非正式的，或与特定场合、活动或假日有关，则使用艺术样式 您在对话框内部即可预览设计，所以查看您所选择效果的样子非常方便。 ,3,用于文字、表格和图形的边框 您可为文字、页面、表格和图形应用边框和底纹。 您也可在几个不连续的文本块周围添加边框，将它们与文档的其余部分分开。这可为诸如标题和直接引用等内容增强直观效果。也可使用边框装饰表格和图形，如图所示。 若要添加边框，选择文字、表格、表格单元格或图形。然后打开―边框和底纹‖对话框，单击―边框‖选项卡，再选择样式、宽度、颜色等。与在―页面边框‖选项卡上一样，您可在此处预览您的选择。 注意，如果您使用―自选图形‖,一种特殊类型的 Word 图形，可使用―自选图形‖命令插入这种图形,，则添加边框的方法将有所不同。选择图形后，使用―绘图‖工具栏上的―线条颜色‖ 和―线条样式‖ 按钮。 提示 如果要对表格进行此类操作，可以使用一个很好的方法来快速添加统一的边框、底纹和配色方案，即使用―表格自动套用格式‖功能。在后面的―快速表格效果‖部分您将了解到有关该功能的详细内容。 ,4,底纹 底纹用于强调该页面上的标题和摘录的引用语。 通过使用―边框和底纹‖对话框中的―底纹‖选项卡可以为文字、表格或页面添加底纹。 ~ 19 ~ 如同对待边框一样，您可以试用各种颜色和样式，并预览效果。设臵底纹时，预览尤其有用，因为您为底纹选择的颜色和斜线可能使页面上的文字难于辨认。您总要确保所选择的效果不会影响文字本身的显示。 注意 如同对待边框一样，用于自选图形的底纹与用于文字和表格的底纹的工作方式不同。选择图形，然后使用―绘图‖工具栏上的―填充颜色‖按钮 。 ,5,快速表格效果 如果您特别需要分离或装饰表格，则需要了解―表格自动套用格式‖功能，它提供内臵的边框、底纹和配色方案。这种方案的效果很好，因为设计采用统一和专业的方式，并且这省去了您手动应用单个效果的麻烦。 若要应用―表格自动套用格式‖方案，首先选择需要的表格。然后单击并在―表格自动套用格式‖对话框,―表格‖菜单,中进行选择。预览将精确显示您所选择的效果的样子。如果您有创意，或者找到一种您喜欢的样式，但需要对其稍做更改，则可修改它。 创建新表格时，您也可使用―表格自动套用格式‖:在―插入表格‖对话框,―表格‖菜单中的―插入‖命令,中，单击―自动套用格式‖。 提示 您可向表中添加条纹图案，而不用应用整个―自动套用格式‖方案。 ,6,图形填充效果 可以采用诸如渐变等填充效果为图形对象,自选图形、文本框、艺术字和绘图画布上的对象,配色。同时，如果您文档中有某个这些类型的对象并且想添加填充效果，则首先选择它，然后在―绘图‖工具栏上单击―填充颜色‖按钮 旁的箭头，打开―填充效果‖对话框。使用选项卡添加图案、渐变、纹理和其他效果。 ,7,创建特殊的文字效果 您如何强调文字,是否经常使用老一套的加粗和倾斜，或偶尔应用全部大写字母, Word 提供了很多设臵格式的好工具，您可能尚未注意到它们。 如果能适当使用它们，可以为文档增加很强的视觉效果: , 如阳文、阴影和空心等字体效果。 , 首字下沉。 , 艺术字。 , 动画。 仅通过更改字体效果即可为文字添加很多效果。 只需打开―字体‖对话框,―格式‖菜单,。在―效果‖下，在中央区域，可看到以下这四个效果: , ―阴影‖使文字变暗并在文字后面添加一些阴影。 , ―空心‖除去文字的所有实心填充，只保留空心。 , ―阳文‖使文字看上去如同在页面上突起一样。 , ―阴文‖使文字看上去如同凹在页面下一样。 某些用法提示: , 通常，使用较大字体时，这些效果表现最佳。 , 很多情况下，当与字体和字形,例如加粗和倾斜,等其他基本效果组合使用时，这些效果表现更佳。 , 与任何流行的事物一样，仅在适当使用的情况下，这些效果才能表现最佳。 ~ 20 ~ 想一想古时修饰的文字，或童话故事的开头。―很久以前‖中的―很‖。在现代印刷术中，这称为首字下沉。如果您要在文档的开始就采用优雅的风格，可以在 Word 中很容易地创建这种效果。 选择要应用首字下沉的字母，然后单击―格式‖菜单上的―首字下沉‖。所选择的字或字母将显示在文本框中，在其中您可以与对待常规文字一样的方式选择它并按照需要更改它。 即使您选择了一块文字，也只能将单个字或字母首字下沉，只有第一个字或字母受影响。也要注意，只有段落的第一个字或字母才能应用首字下沉。 艺术字提供了如阴影和三维等生动效果。 艺术字使您的文字具有图形边缘，将任何文字转变为具有阴影、扭曲、旋转或拉伸效果的形式。 若要添加艺术字，可以通过―插入‖菜单的―图片‖命令或通过单击―绘图‖工具栏上的―插入艺术字‖按钮 来使用―艺术字库‖。 插入艺术字后，可以使用―艺术字‖工具栏来更改它。只要您插入艺术字后，就会立即显示该工具栏，然后选择―艺术字‖，您可以更改文本曲线、背景颜色、字母间的间距等。,也可以通过指向―视图‖菜单上的―工具栏‖，然后单击―艺术字‖来显示该工具栏自身。, 如果正在处理要联机查看的网页或 Word 文档，可为文字添加动画,只需添加简单的字体效果，即可实现这一操作。 只需选择要添加动画效果的文字,例如标题,，打开―字体‖对话框,―格式‖菜单,。然后在―文字效果‖选项卡上选择动画效果的选项。 与任何高影响力的效果一样，最好适当使用文字动画，限制在单独的单词或短语上应用该效果。否则，可能会冲淡它们的效果，引起视觉混乱，甚至在极端的情况下，将使文字不能辨认。 五、创建文档大纲 1、关于大纲视图与大纲编号对比的注释 您可能熟悉 Word 中的大纲编号功能，该功能将大纲编号应用到文本的不同行,例如 I、IIa、IIb 等,。明确这一点很重要:这种大纲编号与大纲视图不同，两者的用途也不同，并且未设计成可以一起工作。 大纲编号是一种层次结构的列表编号格式，将这种格式应用到文本行可以帮助读者跟踪信息。它实际上用于显示目的。 大纲视图是一种工作模式，可以帮助您,写作者,对自己的思想进行安排和组织。由于大纲视图使用格式来表示层次。 结构，而非表示添加编号和字母的视觉提示，所以它提供了更清晰、有条理的工作方法。 2、从头开始大纲 若要从头组织您的思想，请以空文档开始，然后切换到大纲视图:在―视图‖菜单中单击―大纲‖。 在文档的左上角出现一个减号和一个不断闪烁的插入点。这是输入第一个顶级大纲标题的位臵。减号 表示标题尚未包含任何子标题或从属文本。 将文档切换到大纲视图时，您还会注意到出现―大纲‖工具栏，可以用来工作时操纵大纲。 3、创建顶级大纲 若要添加第一项，只需在插入点键入该项。 ~ 21 ~ 您会注意到文本是大号黑体，因为它是―标题‖。Word 自动将其格式定义为内臵样式,标题 1,。 当完成一项输入时，按 Enter 移动到下一行。Word 在相同级别,或换而言之，整个文档结构中相同的重要性级别,的缩进处开始新的段落。可以继续这样的操作，直到所有顶级思路输入完毕。 4、根据需要添加从属项 若要根据需要创建从属项或更低级别的项，可以在开始键入之前在新行中按 Tab 键，或者可以使用―大纲‖工具栏中的―降低‖按钮 。该操作使文本缩进，从而在视觉上表示了项的从属级别。,注意缩进量是预臵的，与标题在文档中的缩进量无关,。 当按 Enter 从那里开始新行,新项,时，插入点的缩进级别与上一行相同 。可以通过键入项然后按 Enter 在该级别继续添加项。若要添加从属于该级别的项，可以根据需要按上一段中所述的方法降级。或者，若要返回上一更主要的级别，请按 Enter，然后在开始键入之前使用―大纲‖工具栏上的―提升‖按钮 。,使用 Shift+Tab 键盘快捷方式可以达到相同目的,。 当您创建标题和子标题时，Word 将在较高级别的标题旁显示加号 ( )，表示这些标题下还有子标题。最多可以添加九级标题，还可以添加常规段落文本,即正文文本,。 左侧的图片显示当您添加子标题时文档的样子。 注意 可以更改已创建项的缩进级别，这称为升级或降级。 5、大纲中正文文本的角色 如前一部分所述，可以在大纲中键入段落。在大纲视图中，此文本采用大纲级别方案中的最小缩进级别，它被称为―正文‖文本。在视觉上，正文文本可以通过其左侧的小方块 和其较小的常规样式文本与标题相区别。 在大纲视图中键入段落文本的功能使大纲视图强化了写作环境，可以使用此大纲级别进行简单注释，也可以实际进入详细写作。由于正文文本自动从属于其上面的标题，所以很容易重新组织。 通过使用―大纲‖工具栏中的―降为正文文本‖按钮 ，或者单击文本，然后在―大纲‖工具栏上的―大纲级别‖列表中单击―正文文本‖ ，可以将文本指定为正文文本。 提示 : 使用―提升‖按钮或通过在―大纲级别‖列表中选择想要的级别，可以将正文文本更改回标题。 如果不想查看全部正文文本，请单击―大纲‖工具栏中的―只显示首行‖ 。第一行后面的省略号 (...) 表示折叠了文本的其他行。 6、大纲级别如何与内臵样式相关 内臵样式是格式特性的组合，将这种组合应用到文本后可以快速更改文本外观。例如， 应用―标题 1‖ 样式可以使文本变为粗体、宋体和二号字，而应用―标题 2‖ 样式使文本变为粗体、斜体、宋体和三号字。,这些只是示例，实际的格式特性取决于 Word 的默认设臵以及您为自己选择的设臵,。 当您输入第一个顶级大纲项时，Word 自动用内臵样式―标题 1‖定义其格式。当您通过添加从属和正文级别继续创建大纲时，Word 继续依次将相应的内臵样式应用到每个标题和正文 ~ 22 ~ 文本项。这样，大纲级别,1 级、2 级、正文文本等,直接依靠内臵样式,标题 1、标题 2、正文等,。 当手动更改大纲中的文本格式时，更改 Word 提供的内臵样式可能会导致某些大纲项显示不正常。所以，在大纲完成后，如果想要在整个文档中更改格式，可能要在另一个视图中,如页面视图,中更改。 反过来考虑，如果发现格式有另外变化，可以通过单击―大纲‖工具栏上的―显示格式‖ 将整个大纲显示为纯文本。 六、创建目录 ,1,工作原理 在 Word 中创建目录有两个步骤: 1. 在您的文档中标记要包含在目录中的文本。标记文本是标识要包含在目录中的特定文本块,比如章标题或节标题,的一种方法。 2. 将标记文本汇集在一处。 您可以一边编写文本一边进行标记。如果您正在编写的句子是一个新的章标题，请立即对其进行标记。这样您不就必浏览整个文档来标记您要包括在目录中的文本条目,尽管浏览全文也可以,。 提示 为获得最佳可读性，您为目录标记的文本应该简明且具有说明性，以便让读者知道特定节中的内容。 ,2,标记文本 Word 具有九种 内臵的标题样式。 您可以用以下几种方法标记要包括在目录中的文本: , 应用标题样式 , 创建文档大纲 , 创建自定义样式 标题样式 使用 Word 的内臵标题样式设臵您的文档格式可能是标记文本的最简单的方法。只要用九种预定义的标题级别中的一种就可以设臵您的文本格式并创建目录。 使用标题样式的突出优势是易于使用和速度快。 本节重点是通过应用标题样式来创建目录。 ,3,创建目录 在“插入”菜单中，指向“引用”，然后单击“题注”。 单击“目录”选项卡。如果您想要创建默认样式的目录，单击“确定”即可。 标记了文本后，可以将其汇集在目录中。这是 Word 为您完成这项工作的地方。 首先将插入点放在要显示目录的位臵，通常是在文档的开头。然后，在“插入”菜单中，指向“引用”，然后单击“题注”，再单击“目录”选项卡。 如果您要使用 默认选项，请单击 “确定” 以便创建目录。 ,4,更新目录 您更新目录时，系统会询问您是选择更新整体还是只更新页码。 构建目录后，您就要对它进行维护。如果您在文档中包括了更多的标题，或只添加了更多内容，您就需要让目录包括新标题并显示正确的页码。 ~ 23 ~ 您 可以通过选择目录，然后按 F9 或在“大纲”工具栏上单击“更新目录”按钮来更新目录。 提示 若要打开“大纲”工具栏，请在“题注”对话框中单击“显示大纲工具栏”按钮，或在“视图”菜单中，指向“工具栏”，然后单击“大纲”。 更新目录时，系统会询问您是更新整个目录,包括所有文本条目,还是只更新页码。如果 您只添加了正文文本而没有添加新标题，请只选择页码选项 — 在长文档中这会更快并会为您节省时间。但是如果您已经 在目录中添加了新标题或更改了包括在目录的任何文本的话，请选择 “更新整个目录”选项。 避免编辑 目录本身中的条目 — 如果您更新目录，您就会丢失那些更改。若要更改目录中显示的文本，请确保在文档正文内编辑此文本 — 而不要在目录内编辑，然后按 F9 整理这些更改。 ,5,设臵目录格式 现在您已经知道如何创建目录， 如何通过设臵整个目录的格式，使目录条目更清晰明了、更富有吸引力，从而让整个目录显得更生动。 Word 中有几种内臵的目录格式。并且还有其他格式可供您使用，例如在目录条目和相应页码之间使用点线，在屏幕文档的目录中使用超链接等。 提示 在打印或发送文档之前，始终将更新目录作为您对文档的最后一项操作,这样您总可以将最后的更改包括在内。 您要更改目录的外观时，最好更改整个目录 — 不要更改每个单独的行。但在开始前，最好了解事实真相以及您能进行哪些更改。 , 字体:通过向整个目录应用格式，您可以更改目录中文本的字号、类型、颜色，等等。 , 页码:您可以选择是否包括页码，如果包括页码，选择让页码在文本条目旁边还是右对齐。 , 制表符前导符:如果您的页码右对齐， 您可以选择是否使用制表符前导符,点线、虚线、直线,。 , 级别:在一个复杂的文档中，目录可能需要不止标准的三个级别。 您最多可以有九个级别。 使用内臵的目录格式可以一次性更改所有这些属性中的许多属性。该格式会影响整个目录。您需要避免―手动‖设臵目录格式，因为在对目录进行更新时，那样做会使您应用的直接格式丢失。 如果您混淆了所有这些―格式‖， 请记住有两种类型的格式需要考虑。首先，文档中您标记要包括在目录中的文本可以设臵包格式,例如，用标题样式设臵格式,。还有目录本身也可以设臵格式。 更改目录的外观很简单。您可以 在创建目录时或在建立目录后进行该操作。 在“题注”对话框中，您可以从多种内臵格式,例如―现代‖、―正式‖或―简单‖,中进行选择。 只要单击“格式”框中的箭头并选择您喜欢的一种格式即可。有关其他选项，请参阅左侧的图片。,并非每种内臵格式都提供图片中显示的选项。, “来自模板”选项是一种引用您正在处理的文档中现有目录样式的格式。这意味着不用应用新格式，您就可以对现有目录的格式进行更改,因此，如果您选择了“古典型”格式，您就可以返回并对其进行改进。,如果您正在处理的文档中不存在现有的目录样式，那么它就是一个纯目录，只应用您在对话框中选择的格式。, ~ 24 ~ 在对话框中重新设计现有目录后，系统会询问您是否替换旧的目录。 只要单击“确定”:就会用包括新格式的目录替换旧目录。 注意 ?任何时候您都可以手动编辑目录并单独更改条目的外观,只要记住这是您最后要进行的操作就可以了，以后不要更新目录，否则您将丢失所有的更改。 ?您也可以设计自己的目录格式。 ,6,打印与屏幕 有时您创建的文档要打印出来，有时它要在计算机屏幕上被阅读。虽然目录条目是链接，但您可能希望它们显示为超链接以方便读者， 特别是在屏幕上阅读时，更是如此。 您所要做的就是将浏览文档的方式更改为 Web 版式视图。在“视图”菜单中，单击“Web 版式”。若要看到页码而不是超链接，请切换回页面视图。 如果您知道某个文档不会在屏幕上浏览，您可以在“题注”对话框中通过清除“使用超链接而不使用页码”复选框禁用超链接。 ,7,标记您的目录条目有多种方法 标记目录文字的方法有很多种。正如您在前面练习所看到的那样，在文档中使用内臵的标题样式是一种快捷而轻松的目录构建方法。当然您也可以创建自己的定制样式。此外，如果您偏爱大纲样式，您也可以创建文档大纲，并使用不同的大纲级别作为目录的条目。有时，您可能不想让目录中同一级别的条目在正文中使用相同的格式。 例如，希望每个条目在文档主体中的颜色各不相同，而在目录中却非如此。 ? 文档大纲 如果您要起草文档，构思和移动文本， 那么创建一个文档大纲是组织思路和规划内容的绝佳途径。 您也可以毫不费力地创建目录，因为您要包括在 目录中的文本已经用大纲级别进行了标记。 当您想让标记要包括在目录中的文本不具有任何格式的时候，文档大纲也很有用。虽然大纲级别直接依靠内臵的标题样式 ,Word 会用内臵的―标题 1‖样式设臵 ―级别 1‖ 大纲条目,，但这种格式易于删除。注意 在“目录选项”对话框中清除“大纲级别”复选框，可以使用文档大纲级别标记的任何文本排除而不包括在目录中。 ?自定义样式 “样式和格式”任务窗格是创建自定义样式时的开始位臵。 如果您不喜欢 Word 的内臵标题样式的外观，请使用自定义样式。您可以从头开始创建一种新样式，或修改一个现有的样式。 使用自定义样式的好处就是您可以精确选择文档中的所有标题 — 和目录 — 的外观。但这需要时间而且需要您了解如何创建或修改样式。 ?混合搭配 您已经知道了如何单独使用大纲级别、标题样式或自定义样式创建目录，您会欣喜地看到您可以与大纲级别或自定义样式一起来使用标题样式。,但您不能在同一个目录中同时使用大纲级别和自定义样式。, 若要确保您的目录包含正确的条目，您需要在“目录选项”对话框中选择适当的选项。正如您在此图片中所看到的那样，默认情况下，大纲级别和样式都会被选中。您不必 同时使用大纲级别和标题样式 — 只使用您喜欢的一种即可。 ~ 25 ~ 然后，选择每个目录级别适用的样式。 例如，您可以对目录级别 1 使用自定义样式，对其他目录级别使用标题样式。 第二节 Word知识点汇总 • Word的基本操作:创建新文档，输入文本，输入特殊符号，输入日期时间， 查找与替换，复制与粘贴，保存文档。 • Word的文本编辑:插入自动图文集，脚注，尾注，批注,分栏排版，首字下沉，文字方向，中文版式,字数统计，拼写语法检查，文档保护,―页面设臵‖,插入―分页符‖,页眉与页脚,打印预览。 • Word的表格制作:创建表格:绘制表格,在表格中输入数据 ,选定表格内容,表格编辑:插入行或列,调整行高列宽合并与拆分单元格,对齐方式,简单计算,修饰表格。 • 自动格式化表格, 在单元格中加入斜线,改变表格边框和底纹。 • 插入艺术字，插入图片，插入文本框，绘制图形。 • 会使用背景、边框和文字效果装饰文档。 • 创建文档大纲 • 创建目录 ~ 26 ~ Excel讲义 第7讲 Excel基本操作 第一节 Excel基本概念 一,Excel的启动和退出及界面认识,提问, 启动:和启动Word软件是一样的。 从‚开始菜单‚启动或双击?桌面上的Excel快捷方式图标。 退出:四种方法,,单击关闭按钮 ,.‚文件?菜单中——‚退出? 3.快捷键Alt +F4。 ,.控制菜单中的‚关闭?命令. 附加: a.界面组成: b.Excel窗口组成:由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏和状态栏组成。 (1)编辑栏是由:名称框和内容框构成的 (1.1)名称框:显示当前单元格的名称也就是地址 (1.2)内容框:显示当前活动单元格的内容 二,工作簿与工作表 工作簿是一个Excel文件，其中可以包含一个或多个表格,称为工作表,，一个工作簿最多可以含有255个工作表，一个新工作簿默认有3个工作表，分别命名为‚Sheet1,Sheet2,Sheet3‖。 工作表像一个表格，由含有数据的行和列组成。在工作簿窗口中单击某个工作表标签，则该工作表就会成为当前工作表，可以对它进行编辑。 三,单元格与活动单元格 工作表中行列交汇处的区域称为单元格，它可以保存数值、文字等数据。 窗口的左侧的1，2，3…………65536表示工作表行号，上方的A，B……表示工作表列号，他们构成单元格的地址。例如:B3表示,行B列处的单元格地址。工作表由:,,,,,行和,,,列组成。 工作表中指针为空心实字，把它移到某单元格并单击，则该单元格的框线变成粗黑线，称此单元格为当前单元格，粗黑框线称为单元格指针。当前单元格的地址显示在名称框中，而当前单元格内容显示同时显示在当前单元格和数据编辑区中。 第二节 基本操作 一,建立与保存工作簿,提问, 建立新工作簿 每次启动Excel，系统自动建立一个新工作簿。 单击―常用‖工具栏的―新建‖按钮。 单击―文件‖菜单—―新建‖命令。 保存工作簿 ―文件‖菜单的―保存‖命令 单击―常用‖工具栏的―保存‖按钮。 换名保存 二,工作表数据的输入 ,,输入字符串: 单击目标单元格，使之成为当前单元格，名称框中出现当前单元格的地址，然后输入字符 ~ 27 ~ 串。输入的字符串在单元格中左对齐，输入完毕后按光标移动键‚,‖或回车键或对勾确认。 取消当前单元格中刚输入的数据:按ESC或叉号。 长字符串的输入: 单元格的宽度有限，当输入的字符串超出单元格的宽度时，存在两种情况: 如右侧单元格内容为空，则字符串超宽部分一直延伸到右侧单元格。 如右侧单元格有内容，则字符串超宽部分隐藏，不在右侧单元格显示。 数字字符串的输入: 如电话号码，邮政编码等，往往把它们处理为由数字字符组成的字符串。为了与数值区别，先输入单撇号，然后在输入数字字符串。练习如下:B3数值,,,右对齐,，C3单元格为字符串‚,,,?,左对齐,，求D3中，B3+C3的和。数值右对齐，字符左对齐。 2,输入数值:输入数值时，默认形式为普通表示法，当,,，,,.,,等。当长度超过单元格宽度时自动转化为科学记数法。输入分数:0 空格 1/5 3,输入日期和时间:,,,,,,,, 1.选定单元格: 选定一个单元格:单击该单元格即可。 选定一行,列,或多行,列,:单行:单击行号或列标。多行:移到这些行的首行拖动到末行。 选定整个工作表:按‚全选‚按钮,在行号1上方和列号A的左边, 选一矩形区域:1。鼠标拖动。2.在名称框中输入单元格区域A2:B6, 4,智能填充数据: ,)填充相同数据 鼠标指针移动到填充柄，拖动它向右。则填充了相同数据。 填充已定义的序列:如‚一月?，拖动填充句柄向右拖动，依次是‚二月，三月? ,)用户也可以自定义填充序列，方法如下: ‚工具?菜单——‚选项‚命令，选择?自定义序列‚标签，选中?新序列‚并在?输入序列‚框中填充序列，注意:序列中每一项不能以数字开头，如1,2,3 ,)智能填充: 可以指定有某种规律的数据,等差，等比等,。 ,，,，,,，,,等 方法,.‚编辑‚——?填充‚——?序列‚ 方法,.先输入等差或是自定义数列的前两个数据，然后选中并拖动。练习:等比数列，,，,，,，,, 4,在一矩形区域内填充相同数据 三,打开与关闭工作簿 四,处理工作簿中的工作表 1,选定工作表 在编辑工作表之前，必须先选定他。单击工作表标签，则成为当前工作表，其名字以白底黑字显示。 有时候需要同时对多个工作表进行操作，如:输入共同的标题，或删除多个工作表。 选定多个工作表方法:相邻的时候，用Shift,不相邻的时候,按Ctrl。 2,重命名工作表: ~ 28 ~ 为了只管表达工作表的内容，往往不采用默认的名字，而重新给工作表命名。 方法,.双击工作表标签，选中后，直接输入新名称 方法,.右键单击工作表标签，在快捷菜单中选择‖重命令―命令。 3.工作表的移动和复制: 在实际工作中，有时候会遇到十分相似的两张表格，它们只有很少不同点。若已经制作好其中一张表格，另一张表格可用‚复制表格‚的方法，以提高工作效率。工作表在工作簿中的次序可能需要调整。 方法如下: 方法,.移动或复制:单击要移动,或复制,的工作表标签，沿着标签行拖动,或按住Ctrl键,标签到目标位臵。 方法,.步骤如下: ,1,.右击要移动或复制的工作表 ,2,.从快捷菜单中选择―移动或复制工作表‖命令 ,3,.在出现的―移动或复制工作表―对话框中的下拉列表中，选定要将工作表移动或复制到的位臵。 ,4,.如果选定‖建立副本―选项，则表示复制，否则表示移动选中的工作表。 4.插入与删除工作表 1)插入工作表 一个工作簿默认有,个工作表，有时候不够用，可用如下方法插入: 方法, ― 插入‖菜单——―工作表‖命令 方法, 右击工作表标签，在快捷菜单中选择―插入工作表‖命令 2)删除工作表 右击要删除的工作表标签，在快捷菜单中选择―删除‖命令。 5. 工作表的拆分 工作表的分割对于较大的表格，由于屏幕大小的限制，看不到全部单元格。若要在同一屏幕上看相距甚远的两个区域的单元格，可以对工作表进行纵向和横向分割。 水平分割条:鼠标指针移动到‚水平分割条‚，上下拖动?水平分割条‚到适当位臵， 则把原工作簿分成上下两个窗口。 垂直分割条: 五,编辑工作表 1,选定单元格: 选定一个单元格:单击该单元格即可。 选定一行,列,或多行,列,:单行:单击行号或列标。多行:移到这些行的首行拖动到末行。 选定整个工作表:按‚全选‚按钮,在行号1上方和列号A的左边, 选一矩形区域:1。鼠标拖动。2.在名称框中输入单元格区域A2:B6, 为单元格命名的方法:选定要命名的单元格区域，在名称框中输入区域名字并按回车键。 如想选中该区域，直接在名称框中输入该区域名称即可,选定若干不相邻的区域:按住Ctrl键。 2,移动和复制单元格数据 ~ 29 ~ 若数据输错了位臵，可以将它移到正确的单元格中,某些单元格具有相同数据，可以用复制的方法，避免重复输入。 方法如下: 拖动鼠标法: 1,.选定要移动,复制,数据的单元格区域。 2,,鼠标指针移动到边线上，指针呈指向左上方的箭头时，然后拖动,或按Ctlr键,到目标位臵即可。 剪贴法: 3, 清除单元格数据 选中要清除数据的单元格区域，按Del键。 第8讲 公式函数及表格格式化 到目前为止，工作表中的数据均以原来的面目出现，与普通表格相比，看不出优越性何在。在实际工作中，除了输入原始数据外，还要进行统计计算,如:合计、平均等,，并把计算结果反映在表格中。特别适当有关数据修改后，Excel会自动重新计算。这就显示出Excel的优越性所在了。 第一节 公式和函数 一,公式 1,输入公式 若要计算某区域各单元格的和并把计算结果放在某一个单元格中 输入公式步骤: 单击要储存数据的单元格 在单元格中输入―=B3+B4+B5‖按回车键 公式由三部分组成:等号，数据，运算符号。 运算符:+，-，*，/，^,乘方,，=，<>(不等于)，>,>=(大于等于)，<，<=(小于等于) 2,复制公式 形式类似，其中的单元格有规律变化的公式不必重复输入，而应采用复制公式的方法，其中的单元格地址的变化由系统去推算。复制公式类似复制单元格，方法如下: 方法1.单击单元格F4,鼠标指针移到单元格边框上，拖动. 方法2.右击单元格，在快捷菜单中选择―复制‖命令 在目标单元格，右键快捷方式―粘贴‖命令. 如果需要将单元格的公式计算结果复制到其他单元格，需要选择―编辑‖—―选择性粘贴‖ 二,函数 函数可以认为是常用公式的简写形式。常用的函数有:sum，Averpage,Max等函数。 步骤如下: 1)单击要输入sum函数的单元格 2).―插入‖菜单—―函数‖，出现―粘贴函数‖对话框 3)选择需要的―函数‖，选定区域. 区域,连续区域 ,不连续区域，按住Ctrl键, 快速计算:工具栏上的―自动求和‖和―粘贴函数‖按钮。 第二节 工作表格式化 ~ 30 ~ 工作表的内容固然重要，但工作表肯定要供别人浏览，其外观修饰也不可忽视。Excel提供了十分丰富的格式化命令，能解决数字如何显示，文本如何对齐，字型字体的设臵以及边框、颜色的设臵等问题。 一,数字显示格式的设定 ,1,菜单: 选中要格式化的单元格区域，单击‚格式?—‚单元格?或右键单击，选择‚单元格格式? 练习:练习 –12用,12,表示，插入时间格式 ,2,用格式化工具设臵数字格式: 货币样式，百分比样式，分节号格式,千位分隔样式,，增加小数位数，减少小数位数 ,3,条件格式:可以根据某种条件来决定数值的显示颜色，例如显示学生成绩， 小于60 用红色，大于60的用黑色显示。 ,4,零的隐藏: 单元格的值为零时，为了整洁，往往不希望显示0， 单击‚工具?菜单的‚选项?命令，出现‚选项?对话框，单击视图。 二,字符格式化 为使表格美观或突出显示某些数据，可以对有关单元格进行数字格式化，例如标题采用黑 体加粗。 两种方法: 第1种:用‚格式?工具栏 第2种:用‚格式?—‚单元格?或右键单击选择‚单元格格式 三,标题居中与单元格数据对齐 标题居中 第1种:使用‚工具栏?的‚合并及居中?按钮。 第2种:单击‚格式?—‚单元格?或右键单击，选择‚单元格格式?,提问, 数据对齐 数据对齐，数据旋转 四,图案与边框 图案:单元格区域可以增加底纹图案和颜色以美化表格。 边框:工作表中显示的灰色网格线不是实际表格线，在表格中增加实际表格线才能打印出 表格线。 两个都是使用‚格式?—‚单元格?中的标签。 五,插入,删除,单元格、行、列 插入行或列:方法1.选中某行或列后，单击右键，选择插入行或列。方法2.‖插入―菜单——―行‖和―列‖。插入单元格:单击‖插入―菜单——―单元格‖命令，在―插入‖对话框中选择相应的选项。 删除行、列、单元格: 方法1.1.选定要删除的单元格、行或列。2.在―编辑‖菜单上，单击―删除‖命令3.在删除对话框中，我们根据需要选择。 右键菜单操作:选中要删除的单元格，行或列，在右键菜单中，选择‖删除―命令。 ~ 31 ~ 第9讲 创建图表与打印工作表 第一节 创建图表 人们也许无法记住一长串数字，但很容易记住一幅图片。如果把工作表中的数据用图表的形式来展示，就会使其更容易被接受和理解。图表以工作表的数据为依据，数据的变化会立即反映到图表中。图表建立后，还可以对其进行修饰,字体，颜色，图案等,，使其更美观。 一,创建图表:,在实际工作中最常使用到的两种图表有柱型图、饼图中的三维饼图, 首先介绍名词: 数据系列:一组相关的数据，如月份，电视机品牌等，同一系列的数据用同一种方式表示。 数据点:数据系列中的一个数据，如月份系列中的‚八月? 对已建立的工作表，有三种方法建立其图表。创建图表三种方法: ,1,图表向导建立图表 单击―常用‖工具栏上的—―图表向导‖按钮或―插入‖—―图表‖。 根据向导提示，一步一步创建图表。 ‚系列产生在?栏有两个单选按钮，若选择‚行?，则列标题作为X轴上的项,选择‚列?，则行标题作为 X轴上的项。 注意:选择‚新工作表?，则图表单独存放在新工作表:若选择‚嵌入式图表?，则图表嵌入指定的工作表中。 ,2.,自动绘图建立图表 1,选定要绘制的数据区域 2,按―F11键‖ 自动插入图表，它不是嵌入式图表，而是独占一个工作表。 ,3.,用―图表‖工具建立图表 1,单击―视图‖—―工具栏‖—―图表‖ 2,选定要绘制的数据区域。 3,单击图表工具的―图表类型‖。 注意:,用图表工具建立的图表是嵌入式图表。, 二,编辑图表 ,1,修饰图表: 图表区的整体操作: 图表区背景，字体，图表类型的更改。 局部修改: 图表标题，坐标轴标题，图例格式的操作，坐标轴格式，网格线的修饰。 ,2,增减和修改数据 数据源或直接拖动 以上都可以通过单击右键实现。 ,3,图表工具栏的使用 前面介绍设臵图表的各种格式时都是使用的右键菜单或是图表菜单，Excel中为了方便对图表进行操作，专门设臵了一个图表工具栏。 输入公式步骤如下:―插入‖菜单_―对象‖_―Microsoft公式3.0‖ 第二节 打印工作表 一,分页预览 1,―打印预览‖常用工具栏上的―打印预览‖按钮:页边距、分页预览 2,―分页预览‖功能:使工作表分页变的十分容易，进入分页预览模式下后，工作表中分 ~ 32 ~ 页符用兰色线条表示，称为分页符。调整兰色线条位臵可以改变分页位臵。―视图‖—―分页预览‖3,插入―分页符‖:若工作表内容不止一页，系统会自动在其中插入分页符，工作表按此分页符打印。若需要图表单独占一页，则可以插入分页符。 二,页面设臵 Excel里的页面设臵和Word相似。但也有不同之处。设臵如下:―文件‖—―页面设臵‖里面。 设臵打印格式:方向、纸张大小 。和Word相同。 设臵页边距:页边距、居中方式。 设臵页眉页脚:页眉是指打印页顶部出现的文字，而页脚则是打印页底部出现的文字。通常，把工作簿名称作为页眉，页脚为页号。 设臵打印参数: 设臵打印区域:若只打印部分区域。 每页打印表头:若工作表有多页，要求每页均有打印表头,顶端标题或左侧标题,。 三,打印设臵 对‚打印预览?感到满意后，就可正式打印了。 1, 设臵打印机 2,设臵打印范围:全部，部分页码，当前选定区域，当前工作表，当前工作簿 、设臵打印份数。 3,设臵打印份数:一般是逐页打印，如2份打印顺序是:1页，1页，2页，2页……，而逐份打印的顺序是1页，2页，1页，2页……。 第10讲 数据库操作及重点知识点的应用分析 按数据库方式管理工作表是Excel的重要功能，在实际工作中，著作很多表格来存放一些信息，但这些表格可以说只是来记录信息的而不是来管理信息的。我们可以借助Excel按自己的方式对数据进行排序，汇总查询等操作。 第一节 数据排序 对某些数据表，有时候需要按某字段值的大小进行排序。以便从中得到有用的信息。排序的依据字段称为关键字。 一,按关键字排序: I.选定要排序的单元格区域 II.―数据‖——―排序‖命令 III.―排序‖对话框中设臵排序方式。 2,快速排序方法: I.单击工作表中要排序列中的某个单元格 II.单击工具栏上的―升序‖或―降序‖按钮。 注意问题:如果你首先选中了一列，然后使用工具栏上的―升序‖或―降序‖按钮进行排序，那么进行排列的就只是所选中的部分的数据，而不是整个工作表中的记录。 二,按自定义排序,按星期顺序或月份排序, 选定要排序的区域 ―数据‖—―排序‖命令，单击―选项‖按钮 在出现的―排序选项‖中设臵。 第二节 筛选数据 ~ 33 ~ 在数据表中，有时参加操作的只是一部分记录，为了加快操作速度，往往把那些与操作无关的记录隐藏起来，提高操作速度。 一,自动筛选 I.“数据”—“筛选”命令—“自动筛选”项 II.单击字段旁边的下拉按钮，选择合适的条件 排列整齐的工作表很容易筛选。 1,描述列内容的列标题。 2, 仅包含数字的列。 3,仅包含文本的列。 筛选这种工作表中的数据很容易，因为它排列很整齐。如果工作表数据还不够整齐，最好在进行筛选之前把它排列整齐。在您准备工作表数据以进行筛选之前，请牢记下列准则: 使用标题 每列的顶行中应当有一个标题，用以描述该列的内容，如―产品名称‖或者―雇员姓名‖。 不要混合 各个列中的数据应当仅属于同一类型。不要在数字列中混入文本，或者在日期列中混入数字。 不要中断 不应使数据被空行或空列中断。个别的空单元格没有影响。 保持独立 您要筛选的数据应当在自己的工作表中。如果这不可能，应当用空行或空列将它们与其他数据分隔开。 单击要筛选的数据中的单元格。在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“自动筛选”。自动筛选箭头将显示在各个列标题的右侧。 1, “自动筛选”命令被一个 V 形符号选中。 2, 工作表上的自动筛选箭头。 单击要筛选的数据中的任一单元格。在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“自动筛选”。 自动筛选箭头 将显示在各个列标题的右侧。 这样就可以开始筛选了。 筛选某一列后，如果您要进一步重点查看更具体的信息，可以在另一列上再次筛选，然后继续筛选其他列，依次类推。您可以单击任何列中任何标题旁边的箭头，来应用筛选。 使用“自动筛选前 10 个”对话框筛选最大或最小的项或百分比。 1,选择“最大”或“最小”。 2, 选择 1 到 500 之间的一个数字。 3, 选择“项”或“百分比”。 ―前 10 个‖是另一个用途广泛的筛选，您可以对包含数字或日期的列使用―前 10 个‖。 ―前 10 个‖具有某些其他功能，超出了其名称所代表的含义。使用―前 10 个‖，您可以查找数值最大的项或者数值最小的项,最小或最大的数字或日期,。虽然叫―前 10 个‖，但它并不局限于仅查找前 10 项或最后 10 项。您可以选择要查看的项数:最少 1 项，最多 500 项。 ―前 10 个‖还可以按照列中总行数的百分比进行筛选。如果某一列包含 100 个数字，而您要查看最大的 15 个，可以选择百分之十五。要查看下半部分，可以选择百分之五十。 您可以使用―前 10 个‖查找价格最高或最低的产品，确定雇用日期最近的雇员，或者查看最高或最低的学生分数。 ~ 34 ~ 要对数据列使用―前 10 个‖，请单击该列的自动筛选箭头。执行此操作后，您将在所显示的列表的顶部附近看到“,前 10 个…,”。在列表中单击它，将打开“自动筛选前 10 个”对话框。在该对话框中，选择“最大”或者“最小”。然后选择一个数字。最后，选择“项”或“百分比”。 ? 创建自己的自定义筛选 单击列旁边的自动筛选箭头，然后单击“,自定义...,”。 使用“自定义自动筛选方式”对话框创建自定义筛选。 从自动筛选箭头旁边的列表中选择以进行筛选时，将隐藏除该选项外的所有其他内容。如果要在列中看到多个选项，可以创建自定义筛选。 也可以使用自定义自动筛选方式来查找自动筛选箭头旁边的列表中所没有的项，例如: , 一定范围内的值，如两个特定数字之间的所有数字。 , 一定范围外的值，如所有早于或晚于某一特定日期对的日期。 , 等于或不等于另一个值的值。 , 包含在其他文本中的特定文本。 要创建自定义筛选，请单击某个自动筛选箭头，然后单击“,自定义...,”，以打开“自定义自动筛选方式”对话框。 ? 查看数据是否已被筛选 筛选操作会隐藏数据。这正是它们的用途。但是，如果您不知道数据已被筛选，可能会对数据看上去缺失而感到迷惑不解。,您可能会打开别人的已筛选的工作表，或者，甚至忘了自己曾应用了一个筛选。,因此如果工作表包含筛选，则 Excel 会以多种方式通知您。 状态栏 对数据进行筛选后，您将在左下角的状态栏中立即看到筛选结果:―记录: 126，共有记录数: 2155‖或者类似的说明。稍后，这些数字会消失，状态栏上改为显示“„筛选?模式”。 行号 您可以通过不连续的行号判断出有些行被隐藏，并且，可见行号会改变颜色来指示这些行被筛选。 箭头颜色 每个被筛选列中的自动筛选箭头的颜色将改变，以显示该列被筛选。 ? 取消筛选 1, 要取消对某列的筛选，请单击该列旁边的自动筛选箭头，然后单击“,全部,”。 2, 要一次取消全部筛选，请在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“全部显示”。 3, 要从列中删除自动筛选箭头，请在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“自动筛选”。 如何取消筛选要视您应用了多少个筛选，以及打算取消多少个筛选而定。 一列 要取消对单列的筛选，请单击该列旁边的自动筛选箭头，然后单击“,全部,”。将显示该筛选隐藏的数据。 所有的列 要一次取消全部筛选，请指向“数据”菜单上的“筛选”，然后单击“全部显示”。将显示所有隐藏数据，但会保留自动筛选为打开状态。 自动筛选 要关闭自动筛选，请指向“数据”菜单上的“筛选”，然后单击“自动筛选”。 请记住，筛选并不会以任何方式更改您的数据。一旦取消了筛选，所有数据将重新出现，并与筛选之前完全相同。 注意 本小节讨论了如何使用通过“数据”菜单上的“自动筛选”命令而插入的自动筛选箭头。另一种使用自动筛选箭头的方法是使用“列表”命令，该命令是 Microsoft Office Excel 2003 中的一项新功能。 二,高级筛选 ~ 35 ~ 构造筛选条件: ―与‖关系必须出现在同一行:科室编号 工资 ―或‖不能出现在同一行: 科室编号 工资 执行高级筛选:数据‖—―筛选‖命令的―高级筛选‖项。 第三节 分类汇总 分类汇总是分析数据表的常用方法，例如，在工资表中要按科室分类统计各课时人员平均工资。 I.单击―数据‖菜单——―分类汇总‖命令 II.―分类字段‖，这里选―科室编号‖III.―汇总方式‖，这里选―均值‖IV.在―选定汇总项‖中，选定要汇总的一个或多个字段。 注意:分类汇总的层次 第四节 Excel 重点知识点应用分析 第一小节 如何在Excel2003中使用列表 1,创建列表 在 Excel 2003 中，新的“列表”命令位于“数据”菜单中。 在本课中，您将学习如何使用“列表”命令来创建列表，该命令是 Excel 2003 的新增功能。虽然在输入列表数据时可以不使用“列表”命令，但这种新方法具有许多优点。当您了解到它是如何处理汇总时，就会体验到这些优点。 假定您已经在 Excel 中输入了销售人员的某些数据，并且为该数据的每一列输入了―姓名‖和―日期‖之类的标题。列表应以列标题开始，以便真正对数据进行组织。在 Excel 中，数据的条理性至关重要。 要让 Excel 将该数据视为列表，请单击数据中的任意单元格，指向“数据”菜单中的“列表”，然后单击“创建列表”。 此时将显示“创建列表”对话框，请单击“确定”，以确认您的数据具有标题,列标题,，并且指定数据是要包括在列表中的数据。还可以突出显示单元格区域，以便用它来创建列表。 注意 如果列表没有标题，Excel 将为您创建标题。这些标题的名称将为―Column1‖、―Column2‖，等等。 现在，这些数据就组成了一个列表，并且列表中的每一列在列表顶部的标题行中都有自动筛选箭头。下一课将详细介绍这些箭头，那时您会发现，这些箭头使得对列表数据的排序和筛选操作变得非常简单。 列表周围的深蓝色边框表示列表中包含的单元格区域。使用“列表”命令时，工作表中可以有多个列表。蓝色边框可将各个列表区分开，这有助于您区分列表数据和其他工作表数据。 如果在列表外单击，深蓝色边框将变为浅蓝色边框，并且列表顶部的箭头将会消失。 注意 标题行中的自动筛选箭头是自动添加上的，这是 Excel 2003 中的新功能。在以前的版本中，您必须自己添加箭头。 底部包含星号的行是插入行，使用该行可插入其他数据。一旦在该行中输入数据，即会在列表中添加另一个空的插入行，这样，您便可以继续添加数据。如果在列表外单击，插入行和星号将会消失，并且列表边框将会上移一行。 只需通过在右侧的空列中键入内容，即可为列表添加列。列表将自动扩展以包括该列。 Excel 2003 中还有一个新的“列表”工具栏。工具栏上的某些按钮可提供 SharePoint? 功能，此按钮可自动汇总列表中的最后一列。要获取示例中 C 列的汇总，只需单击“切换汇总行” ~ 36 ~ 按钮即可。哇,Excel 额外添加了一个包含文字―汇总‖以及总和的行。请注意，如果最后一列中所包含的内容,例如，名称列,无法求和，Excel 将改为计算项数。 提示 可以再次单击“切换汇总行”按钮来关闭汇总。此时，―汇总‖行将会消失。 2,对列表进行排序和筛选 自动筛选箭头会自动添加到列表顶部的标题行中。 使用“列表”命令创建列表时，将自动为列表添加自动筛选箭头。在本讲课中，您将学习如何使用自动筛选箭头对列表数据进行排序和筛选。 (a)如何排序 单击“降序排列”可以先看到最新的订单。 只需单击列的自动筛选箭头，并在所显示的菜单中选择排序命令，即可对列表中的任意列进行排序。通过单击―自动筛选‖按钮进行排序的功能是 Excel 2003 中的另外一项新功能。 假定您要按降序对―日期‖列排序，以便可以先看到最新的订单，请单击―日期‖标题上的箭头，然后单击“降序排列”，这样就可以了。 注意 要一次为多个列的内容排序，请在“数据”菜单上单击“排序”。此时将打开“排序”对话框，在该对话框中可以选择要排序的列以及排序方式。在本课的练习中您可以看到如何通过一次操作对多个列进行排序。 (b)如何筛选 筛选列表数据与对列表数据进行排序一样简单。只需单击自动筛选箭头并进行选择即可。Excel 将自动只显示指定的数据。例如，您可以按姓名筛选，以查看潘金的所有销售额而非所有人的销售额。或者，您也可以按日期筛选，以查看某个特定日期的销售额及其销售人员。无论为哪个列指定数据，Excel 都会只显示该列以及列表所有其他列中筛选过的行。 注意 如果要隐藏自动筛选箭头，可以指向“数据”菜单上的“筛选”，然后单击“自动筛选”。如果要显示隐藏的自动筛选箭头，可以执行相同的操作。 3)如何在工作表上创建多个列表 可以向右侧的列表添加行，而不向左侧的列表添加行。 使用“列表”命令时，工作表中可以有多个列表。可以在一个列表中添加或删除行，而不在它旁边的列表中添加或删除行，这是 Excel 2003 中的新功能。 因为使用“列表”命令会自动为每个列表提供它自己的自动筛选箭头，所以还可以单独对这些列表进行排序。在 Excel 的以前版本中，一次只能有一个列表具有自动筛选箭头。在 Excel 2003 中，当您在每个列表内单击时，都可以激活该列表的自动筛选箭头。 但是请注意，如果您有两个并排的列表，并且筛选过其中一个列表，则另一个列表看上去也像筛选过一样，原因是自动筛选会隐藏整个行，而不是只隐藏所筛选的列表中的行。 第二小节 如何创建具有专业外观的图表 1,添加确切的销售箱数 首先，您认为网格线是必要的吗,从左侧的数值 (y) 轴横穿图表的水平线可帮助您查看每个柱形的数值。 Excel 会自动添加网格线。但如果您认为它们无关紧要，可以将其删除，这样可以降低整个过程的混乱程度。 有两种删除网格线的方法。,事实上，还有两种进行其他更改的方法。,一种方法是选择该图表并用鼠标右键单击，然后在快捷菜单上选择“图表选项”,另外一种方法是在选择该图表后，单击“图表”菜单上的“图表选项”。 ~ 37 ~ 提示 对图表进行任何更改的第一步是选择该图表或该图表上的特定项目，选择正确的部分也是有一点技巧的。 若要添加数据标签，您可以在空白图表区域中用鼠标右键单击，然后单击快捷菜单上的“图表选项”。或者请记住，您可以在选择该图表后，单击“图表”菜单上的“图表选项”。在练习单元中，您将完成其余的步骤以在每个柱形上添加数据标签。 若要减少混乱，您还可以删除其他信息,如果不需要这些信息,。因为数据标签显示了每个柱形的确切数字，您不再真正需要左侧垂直数值 (y) 轴上的数字。图 2 显示了没有数值 (y) 轴时的效果。当然，如果您的图表没有数据标签，您不会希望删除数值 (y) 轴。 2,更改颜色并使用填充效果 Excel 将绘图区设臵为标准的灰色。但是，您可以选择其他颜色，可以完全不使用颜色，或者大胆地对绘图区使用粉红色或紫色,如果这适合您的图表,。然而，当您使用填充效果时，即使您使用简单的白色,或任何其他颜色,，您的图表也会具有专业的外观。 若要使用渐变填充，请选择绘图区并用鼠标右键单击，选择快捷菜单上的“绘图区格式”命令，选择“填充效果”，然后选择一种颜色。您是否记得我们曾经说过有两种进行更改的方法,您可以通过单击“格式”菜单上的“绘图区”来完成相同的更改。 您还可以为图表上表示工作表数值,“数据系列”,的柱形选择其他颜色。 渐变填充还用于每个数据系列以使颜色具有一些渐变和深度效果。渐变填充足够好地定义了每个柱形，以至于每个柱形周围的边框没有必要存在，因此可以将其删除。 通常情况下，应避免将两种深颜色放在一起。深浅之间的对比会对数据进行额外强调，并且可以更容易地看出不同数据系列之间的差异。较强烈的颜色对比也有助于观众中的那些色盲患者理解您的图表。 3,添加最后的格调 通过删除图例的边框，使图表具有整洁、专业的格调。选择该图例，用鼠标右键单击，再单击快捷菜单上的“图例格式”，或者选择该图例，并单击“格式”菜单上的“图例”。您将在接下来的练习单元中了解到其余的步骤。 您还可以通过在图表周围添加阴影，使图表更有风格。您还可以在图表和坐标轴标题周围添加阴影，但要确保图表不会显得混乱。 添加阴影很简单。只须单击图表以选择它，然后用鼠标右键单击，在快捷菜单上选择“图表区格式”，然后选择“阴影”复选框。或者单击该图表，然后单击“格式”菜单上的“图表区”。 更改字体的方式取决于您希望做的更改。若要更改单个标题,例如，图表标题,，请转到“格式”工具栏上的“字体”框，然后单击需要的字体。图中图表标题的字体已经从 Arial 更改为―宋体‖。 若要同时更改所有字体，请单击图表边框以选择它，然后单击“字体”框中的某种字体。 您还可以通过单击“格式”工具栏上的“字号”来使文本变大或变小。或者，可以通过单击“格式”工具栏上的“加粗”或“倾斜”使所选文本变成粗体或斜体。 您还可以将特定的数字格式应用到图表上出现的数字，就像在工作表中一样。若要将最常用的数字格式应用到所选择的坐标轴或数据标签上，您可以使用“格式”工具栏上的“货币” 、“百分比” 和“千位分隔” 样式按钮。 ~ 38 ~ 提示 您可以通过创建用户定义的自定义图表类型，将所做的所有格式修改保存起来以便下一次使用。 4,自定义图表信息 自定义图表信息以使数据更直观。 ,a,练习运用图表选项 您可以在“图表选项”对话框中进行许多更改。 需要进行更改吗,您通常要使用“图表选项”对话框。如果您不记得其他任何内容，请记住“图表选项”对话框。您可以添加图表或坐标轴标题，添加或删除坐标轴或网格线，移动图例，添加或删除数据标签，或者向图表中添加数据表以便观众能够看到组成图表的数字。 请记住:若要打开“图表选项”对话框，请选择图表，然后单击“图表”菜单上的“图表选项”,或者用鼠标右键单击图表区或图表上的绘图区，然后单击快捷菜单上的“图表选项”。 提示 还可以通过自行选择图表图例并移动它来移动图表图例，并且可以通过选择图例然后按 Delete 来删除图例。如果您自行移动图例，您甚至还可以将其移动到绘图区中，而这在“图表选项”对话框中是无法完成的。 ,b,更改图表上数据的顺序 Excel 按照数据在工作表中显示的顺序绘制数据系列。但是你可以在不改变工作的情况下更改图表上数据的顺序。 用鼠标右键单击快捷菜单上的“数据系列格式”，然后单击“系列顺序”选项卡。 (c) 将数据系列从行更改为列,或者相反, 单击“数据区域”选项卡上的“行”或“列”可确定图表所要表达的内容。您可以在该选项卡上的预览中查看所做选择的结果。 若要确定在图表中表现工作表信息的方式，您可以选择让 Excel 将工作表的列插入图表还是将工作表的行插入图表。这可以在―图表向导‖中完成，方法是单击“图表向导”按钮 ，然后单击“下一步”按钮。 提示 您还可以通过单击“图表”工具栏上的“按行”按钮 或“按列”按钮 来选择图表的内容。 (d)更改图表数值轴 当您创建图表时，Excel 会自动在数值 (y) 轴上创建一个数字刻度。您可以调整坐标轴上数字的显示方式，方法是单击要更改的数值轴，在用鼠标右键单击，选择“坐标轴格式”，然后单击“刻度”选项卡。 ?更改坐标轴起点和终点处的数字。例如坐标轴可以用非零数字作为起点。如果您的数据中有很多个数字彼此接近，但您仍然希望能够说明或分析它们之间的差异，您可能需要这么做。 ?更改刻度和网格线间隔。例如，如数值以 75 的间隔增加，您可以将该数字更改为其他值，如 100 或 150。 第三小节 将文本文件导入Excel ,一,导入文本文件 选择导入方法:一种方法允许您在外部数据发生更改时更新已导入的数据，另一种则不允许。 ~ 39 ~ 导入文本文件有两种不同的方法，在导入文件之前，您需要判断外部数据将来是否会发生更改，以及您是否在意这些更改。 比方说，您可能正在处理一个今天就要交付的项目，而且不关心最初的源数据将来会有怎样的变化，那么您可以选择第一种导入方法。 从另一方面来说，如果您要在外部数据发生更改时修改 Excel 数据，则应采取第二种方法。如果项目会持续较长的时间而且 Excel 中的数据需要保持最新，就属于这种情况。 在执行完最初的几步之后，两种方法会产生相同的结果。借助―文本导入向导‖，您可以正确地将数据导入 Excel。整个过程只需要几分钟的时间。 1,文本文件的简介 ?制表符分隔 (.txt) 文件中的数据。 ?逗号分隔值 (.csv) 文件中的数据。 ? 固定长度或空格分隔 (.prn) 文件中的数据。 文本文件由纯文本,即无格式文本,构成，不包含特殊字体、超链接或图像。 在文本文件中，数据由分隔符,分隔各个文本域的字符,分隔。下面是一些文本文件类型及各自的分隔符: , .txt 文件 制表符分隔文件。通常由制表符将各列隔开。 , .csv 文件 逗号分隔值文件。通常由逗号 (,) 将各列隔开。 , .prn 文件 固定长度或空格分隔文件。通常由一些空格将各列隔开。 无论文本文件的类型如何，都可以使用两种不同的方法来导入它。选择哪一种方法在部分程度上取决于您的喜好，以及以后外部数据发生更改时是否需要更新 Excel 中的数据。 2,导入文本文件 ?在“文件”菜单上，单击“打开”。 ? 在“打开”对话框中，选择“文件类型”列表中的“文本文件”。 ?在“查找范围”列表中，导航到包含所需文件的文件夹，然后选择要导入的文本文件。该文件可能位于硬盘驱动器、本地网络或磁盘上。 在“文件”菜单上，单击“打开”。然后，完成其余步骤以打开该文件，如图中所示。最后，―文本导入向导‖会打开。 注意 当使用“文件”菜单方法导入 .csv 文件时，该文件会直接在 Excel 中打开，而不使用―文本导入向导‖。如果要非常快速地打开 .csv 文件，此方法非常好。 3, 导入文本文件:为将来的更新留有余地 ? 在“数据”菜单上，指向“导入外部数据”，然后单击“导入数据”以打开“选取数据源”对话框。 ? 在“选取数据源”对话框中的“文件类型”列表中，选择“文本文件”。 ? 然后，在“查找范围”列表中，导航到包含所需文件的文件夹并选择要导入的文本文件。该文件可能位于硬盘驱动器、本地网络或磁盘上。 假设每周在源数据库中将销售人员及其订购日期和订货量的列表更新一次。您要在 Excel 中创建可以每周更新以使其保持最新的报表。只要您最终需要,或必须,在外部数据发生更改时更新已导入的数据，就应该使用“数据”菜单方法导入外部数据: 在“数据”菜单上，指向“导入外部数据”，然后单击“导入数据”。执行其余步骤以打开文件，如图中所示。单击“打开”以后，―文本导入向导‖将会打开。下面将介绍如何使用该向导。 ~ 40 ~ 注意 在这种情况下，当导入 .csv 文件时，它不会像在您使用“文件”菜单时一样直接在 Excel 中打开，它将打开―文本导入向导‖。这样，在将数据导入 Excel 以前，您可以根据需要使用向导中的选项使数据看上去比较整齐。 4,文本导入向导三步骤 在第一步中，向导要求您确认要导入的文本数据的类型并让您选择一些其他选项: 原始数据类型 如果文本文件由制表符或逗号分隔,例如，.txt 文件和 .csv 文件的情况,，Excel 会选择“分隔符号”,如果该文件是 .prn 文件,在这种文件中，通常由一些空格分隔各个列,，Excel 会选择“固定宽度”。 您可以在向导底部的预览中查看数据。,在向导的下一步,模拟怎样能使数据看上去划分到各个列中,，预览看上去将会好一些。,如果您认为 Excel 没有正确地确定您要导入的文本数据的类型，或者您选择了错误的数据类型并且这种选择看上去不正确，则可以更改为该选项选择的数据类型。 导入起始行 您可以在第 1 行以外的行开始导入。例如，如果第一行包含文本―此文件包含雇佣数据‖，您可以决定在第 2 行开始导入。或者，如果您对数据的前六行不感兴趣，可以在第 7 行开始导入。如果文件太大，在 Excel 中放不下，也可以使用此设臵。在向导底部的预览中，可以查看文件中的数据。 文件原始格式 此选项与文件使用的语言相关。Excel 通常可以正确进行选择。但是，如果您知道文件包含使用其他语言的文本，并且未正确选择原始格式，则您可以在此列表中选取正确的选项。 您在第二步中看到的内容取决于第一步中选择的数据类型,带分隔符的数据或固定宽度数据,。 带分隔符的数据类型 如果在步骤 1 中选择了“分隔符号”，则需要选择在文件中使用的分隔符类型:“制表符”、“空格”、“分号”、“逗号”或“其他”。 如果您所选择的分隔符类型正确，则可以在底部的预览框中查看数据的外观。如果您所选择的分隔符类型正确，各列会正确地对齐，如图 1 所示。 如果据您所知，文件中使用了多种分隔符，请选择多个复选框。同样，向导底部的预览可以帮助您了解这样做所产生的效果。 另外两个选项是: 连续分隔符号视为单个处理 选择此选项可以消除数据中不必要的空列。例如，如果文本由制表符分隔，并且文本域之间有两个制表符而不是一个，则选择此选项可防止出现额外的空列。在预览中，您可以看出这个决定是否必要。 文本识别符 您可以选择双引号 (")、单引号 (') 或―无‖，也可以让这个选项保持原状。在文本文件中，有时会使用文本识别符," 或 ',，用于指示文本字符串的开始和结尾。在预览中，您可以看出文件是否使用了识别符。举例说来，名字两边的双引号标志着文本字符串的开始和结尾,例如，"刘维国",。如果您希望 Excel 在每个分隔符处断开，而不想限定文本字符串，请选择“无”。如果选择―无‖，系统会将文本识别符导入 Excel。 固定宽度数据类型 如果在步骤 1 中选择了“固定宽度”，而没有选择刚刚介绍的分隔符类型或其他选项，则可以通过单击来调整列边界，进而拆分列,如果现有列宽度不合适的话,。在预览中，您可以查看列的外观。请参见图 2。 ~ 41 ~ 在向导的第三步和最后一步中，您可以根据需要来更改格式。Excel 会自动将每个列的格式设臵为“常规”。数值会转换为数字，日期值会转换为日期，而其余所有值都会转换为文本。 您可以更改列的格式，方法为:选择列，然后在“列数据格式”下选择一个选项。例如，如果有一列要定义为文本而不是数字的部件号，请选择“文本”选项。 通过选择“不导入此列”选项，您可以跳过某个列而不导入它。 如果使用了“文件”菜单方法来导入文件，请单击“完成”，操作即完成。文本文件中的数据会导入到 Excel。 如果使用了“数据”菜单方法来导入文件，请单击“完成”，然后再执行一个额外的步骤:“导入数据”对话框会显示，询问您是要将数据臵于现有工作表中还是新工作表中。如果您选择“新建工作表”，Excel 会在工作簿中插入一个新工作表。 刷新数据 通过“数据”菜单方法，可以在外部数据源发生更改时使用“外部数据”工具栏更新 Excel 数据。 因此，如果您要为销售人员保留每周销售订单报表，请单击工具栏上的“刷新数据” 按钮，以使该报表获得最新的数据并与外部最新数据保持一致。 ~ 42 ~