酒店会议接待流程
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会议接待流程
一、 前期准备工作
1、 销售经理根据客户需求确定会议日期、会议场地、用餐
场地及用房数量。留客户联系方式进行后期跟进。 2、 以传真(旅行社)或电话(一般会议)形式完成初步报
价，双方初步达成合作意向。
3、 通过预订单及工作联系单以纸面形式做好相应场地的
预留，在本部门做好相应场地的登记，避免重复预定。 4、 检查所涉及场地是否可用，确保场地能够达到客户预期
需求，对于特殊或目前达不到的客户需求报领导处，批
准后将结果回复客户。
5、 双方预约考察酒店时间，前期对所涉及场地再次进行检
查，确保场地完好可用。
二、 中期对接工作
1、 根据预约时间带领客户参观酒店及所涉及的场地。 2、 对接会议细节，做好详细记录。其中对于客户再次提出
的特殊或目前达不到的需求报领导批准;亦或请所涉及
酒店部门领导出面协调商议，做好最终确定。 3、 洽谈会议付款方式、入住登记方式(出示证件或当地派
出所/接待办盖章免证件)、前台布置、引领安排，房务
要求(房间配备、撤消费品等其它要求)餐饮要求(桌
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餐、自助餐、用餐标准、场地及数量、场地布置等其它
要求)会议要求(会议室摆放、话筒音响及投影仪安排、
横幅、绿植等其它要求)安保要求(预留停车位，照相
位、特殊安全保障及其它要求)
工程
路基工程安全技术交底工程项目施工成本控制工程量增项单年度零星工程技术标正投影法基本原理
要求(安排工程人
员会期跟踪及配合等其它要求)
4、 可根据需要与该单位签订会议
合同
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书
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，对双方合作内容
及费用等事宜进行纸质确认，合同书中体现双方应尽的
责任及义务，对于合同内容不履行双方应做的赔偿进行
详细描述，双方负责人签字盖章后各执一份。 5、 根据对接详情制作详细会议任务单，会议所有要求及细
节均在会议任务单中体现，涉及所有相关部门，要求各
部门按会议任务单准备接待。会议任务单须显示会议期
间有效签字人全名及联系方式，必要时将该有效签字人
介绍于各个营业点认识。
6、 会议任务单呈销售部经理签字，报销售总监审批，签字
后复印发于各个部门，各部门签字收取做准备。 三、 会期跟踪工作
1、 销售部根据会议规模安排1-2位销售经理全程跟踪会
议，确保会议顺利进行，要求从客人进店时起全程跟踪，
包括报道、入住、用餐、会议及其它。
2、 会议期间、销售经理当天提前对所涉及场地及引领等相
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关安排再次进行检查，确保会议顺利进行。 3、 会议期间，保持与会务组的密切联系，对于会议临时所
做的一些更改及变动及时与相应部门进行沟通、协调，
最终以工作联系单形式发于涉及部门做相应变动。 4、 总台安排1名人员负责会议期间所有账务的核对，于当
天上午将昨日总消费汇总交于销售经理，销售经理与会
务负责人核对后该负责人签字，后销售经理将该账单交
于总台账务负责人员保存。会议结束当天将所有账务汇
总与会务组负责人再次进行核对，无误后客人签字，按
当初所谈付款方式进行付款或挂账。
5、 对于挂账会议单位进行后期跟踪，一般要求会议结束
10个工作日内结清账款。
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浙公网安备 33021202002483