（最新）材料设备采购管理制度

（最新）材料设备采购 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 材料(设备)采购管理制度 第一章 总则 第一条 为做好建设项目材料设备的供应工作～确保工程质量和进度～减少流通环节费用～降低材料成本～加强对材料设备采购环节的控制～结合公司的实际情况～特制订本管理制度。 第二章 采购产品分类 第二条 战略性采购 指采购总金额大～使用频次较高～对建筑产品质量和成本影响大～较易采购～可分长合作和批量购进～适合与供应商形成长期、稳定、互信的合作关系～并可在特定产品和服务需求范围内对其采取有条件的非竞争性采购方式的材料或设备。随着与供应商的合作进展由优秀供应商发展为战略合作伙伴。如钢材、商混、涂料、电梯、卫生洁具、电线电缆、给排水管材等。 第三条 招标或邀标采购 采购单项金额或总金额大～竞争充分易采购～采购金额在50万元以上的工程材料、设备。 第四条 议标或直接委托 指可提供同质工程服务和产品的供应商很少～无法形成有效竞争～包括行业垄断性项目、市场竞争不充分的行业或已有设备、材 1 料、配件的重复购臵～涉及金额较小的材料设备。如有线电视、宽带、健身器材等。 第五条 直接采购 总金额较小的急需物资～不便于进行招标或比质比价采购的物资,一般不超过5万元,～或近期通过招标或议标采购过的、价格基本保持平衡的材料,设备,～包括紧急采购、追加采购、现款采购。 第三章 采购计划管理 第六条 采购计划管理的目的 为了保证项目所需材料按期到场～采购主管需制定材料采购计划～采购计划分为年度采购计划和月度采购计划。 第七条 计划管理职责 ,一,项目施工 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 签订后成本预算部提供《建设工程甲供材料(设备)预算总表》, ,二,项目开工后工程管理部提供《项目材料,设备,进场总计划》及档次定位 说明 关于失联党员情况说明岗位说明总经理岗位说明书会计岗位说明书行政主管岗位说明书 。 ,三,工程管理部每月28日前提供次月《项目材料月进场计划》,施工单位每月22日将材料进场计划报监理单位审核～25日前报甲方工程管理部,, 第八条 控制程序及方法 ,一,制定计划 1、成本预算部采购主管每年年底按照工程管理部提供的每个 2 项目的《项目材料,设备,总进场计划》要求～依据《材料采购周期表》制定《×××年主要材料,设备,采供计划》～初拟采购时间、采购形式, 2、每月根据工程管理部提供的《次月材料进场计划》和《×××年主要材料,设备,采供计划》制定《成本预算部月采购计划》～明确采购时间、采购方法、采购负责人～报公司主管领导批准, 3、因设计变更或其它原因发生的计划外急需采购的材料,设备,～由工程管理部填写“急需物资请购单”～经工程管理部经理审核～公司领导审批后由成本预算部采购主管按照紧急采购程序进行加急采购。 ,二,计划的督促实施 1、通过周例会的形式检查督促月采购计划的实施。每周六开周例会～将月计划分解到本周并明确责任人,开会同时检查上周工作完成情况。 2、通过绩效考核办法对个人计划完成情况进行绩效打分～得分和个人的绩效工资挂钩～以督促部门计划的按时完成。 ,三,计划的变更 1、变更原因:工程管理部施工计划变更,设计材料变更, 2、成本预算部采购主管接到以上变更后～对相应采购计划进行调整～调整后报公司领导审批～获批后实施。 附件:材料采购周期参考表 1、电气类采购周期 3 序号 材料名称 订货周期 供货周期 合计采购周期 1 电线电缆 招标20日 7-15天 27-35日 2 高低压柜 招标20日 30日 50日 3 配电箱 招标20日 30日 50日 4 发电机 招标20日 40日 60日 5 桥架母线 20日 20日 40日 6 景观灯具 7日 20日 27日 2、设备类招标采购周期 序号 设备名称 采购周期 1 电梯 3个月 2 水泵水箱 2个月 3 大型设备,制冷机、发电机, 4个月 4 家具及户外用品 1个月 5 其他设备 1个月 3、土建类材料采购周期及供货、安装周期 序号 材料名称 订货周期,天, 供货周期,天, 合计采购周期 ,天, 4 1 钢材 2 3-5 5-7 2 水泥 2 2 4 3 瓷砖 30 30 60 4 防火门 30 30 60 5 人防门 10 15 25 6 入户防盗门 30 30 60 7 运动设施 5 25 30 注:以上材料如采购总金额大则相应增加时间 第四章 供应商选择与管理 第九条 目的 供应商是采购的必要资源～供应链是公司良好运行的重要资源～合格的供应商是材料供应的保障～为了保证采购最终选择的供应商是合格的～必须把好供应商选择关～做好供应商管理。 第十条 职责 ,一,成本预算部采购主管负责寻找供应商～考察供应商, ,二,工程管理部负责提供供应商评价的部分内容, ,三,成本预算部采购主管负责供应商信息库管理、供应商评价的动态管理。 第十一条 控制程序和方法 ,一,供应商寻源 5 1、采购主管通过网络、他人推荐等渠道寻找供应商～并对供应 登记, 商按照以下初选条件筛选并 2、成本预算部采购主管接受来自各种渠道供应商的报名～并进行初审。 ,二,供应商筛选 1、供应商筛选条件:以下条件是公司选择供应商的基本条件～符合以下条件～初审通过, ,1,《企业法人营业执照》在有效期内～执照年度审核已完成,组织机构代码证注册时间同《企业法人营业执照》在有效期内～年度审核已完成, ,2,《税务登记证》注册时间同《企业法人营业执照》在有效期内～年度审核已完成, ,3,《授权书》生产企业对销售企业的委托范围须明确, ,4,特种行业需有《特种行业生产许可证》～与生活饮用水有关的产品须有《中华人民共和国卫生部颁发的卫生许可批件》, ,5,工程业绩:在本地至少有1个以上类似公司项目的业绩～新产品除外, ,6,注册资本:注册资本大于所采购材料设备的数量的价款。 2、采购主管负责供应商的筛选～筛选后填写“供应商基本情况调查表”、“供应商报名登记表”。 ,三,供应商考察 1、供应商考察程序 ,1,确定供应商考察内容见后面条款～考察主要指标,详见附 6 表一《供应商考察报告》,, ,2,成立供应商考察小组,由成本预算部采购主管牵头工程管理部配合,实施考察, ,3,成本预算部采购主管填写《材料设备供应商考察记录表》, ,4,报公司领导批准后成为合格供应商。 2、供应商考察内容 ,1,产品审核 ?初审:审核产品证书是否有效、真实, ?产品《检测报告》,CMA, ?《质量合格证》 ?中国质量认证中心,CQC, ?《中国国家强制性产品认证证书》,CCC, ? 审核产品参数、性能、功能必须符合我公司需求材料设备的参数或技术要求, ?索要样品～检验样品是否符合我公司要求～通过样品检验初审供应商产品质量是否符合我公司要求, ,2,公司审核 ? 对初选中的公司资质文件真实性和有效性进行审核, ?对公司实力和信誉进行调查: ?供应商本地办公地实地考察, ?审核银行资信证明, ?调查公司及产品荣誉、资质证书, ?调查公司规模行业排名,产品行业排名, 7 ?公司年销售额、本地年销售量、销售额, ?公司背景、发展历程、管理水平、技术力量等, ?合作经历、业内口碑, ?有必要时需进行工厂实地考察。 ,3,业绩实地考察 ? 考察数量:至少考察1个以上与本公司项目类似工程实例。新产品可例外, ? 考察内容:检查产品外观、产品使用状况,调查供应商售后服务情况,调查供应商的实力和信誉。要提前制定考察内容表～见《供应商基本情况调查表》, ? 考察方法:供应商提供业绩表～标明地址、联系人、联系电话。可自行考察～通过其他业主或供应商同行,可明察可暗访～也可由供应商牵头成本预算部采购主管与相关人员到其推荐的样板工程实地考察～通过几家供应商的样板工程对比进一步了解各供应商的实际情况, ? 考察时要及时记录使用人反映的情况～包括正面的和反面的内容。 3、战略合作伙伴考察内容:寻找战略合作伙伴～除考察以上内容外～还需详细考察以下内容: ,1,工艺过程层次审核。主要针对那些质量对生产工艺有很强依赖性的产品。必须深入到供应商的生产现场了解其工艺过程～确认其工艺水平、质量控制体系及相应的设备设施, ,2,质量保证体系层次审核。对供应商质量体系和过程～参照 8 ISO9000标准或其他质量体系标准而进行实地审核, ,3,公司层次的评审 ?供应商质量管理体系 ?经营管理水平 ?财务与成本控制 ?计划制造体系 ?设计能力 ,4,对公司标准合同中材料款支付条件的认可。 ?材料款支付方式:预付款限额控制 ?材料款支付进度:首次验收后付款总额按进度控制 ?保修款:保修款一般不低于合同总价的5% ,四,供应商选择判断简便方法:对一些供应量不大～产品同质化程度较高的供应商还可采用以下简便方法选择 1、直观判断:依靠长期采购工作的经验～从公司规模、办公环境、员工素质、合作伙伴等几个方面得出结论, 2、等位比较:利用同等规模的合作供应商作为参照物比较～或者根据合格供方库内的商家从几方面,注册资金、注册时间、主要业绩、用户反馈意见、销售量、销售金额,比较。 ,五,选择合作供应商 1、投标单位的选择 ,1,投标单位选择要求 ?公司规模相当、所供产品质量在同一个档次～价格基本在同一个水平 9 ?投标积极性高～中标欲望强烈。 ,2,选择方法～如下表: 规格多 规格少 数量大 生产厂家或有实力的经销商 生产厂家 数量少 有实力服务好的经销商 灵活的小型经销商 大型设备 生产厂家或有实力的经销商 生产厂家 2、比质比价单位选择 ,1,选择标准:根据设计技术部定位的档次标准～质量标准选择同等档次的供应商～即质量、品牌、公司规模档次相当的单位, ,2, 选择方法见下表 规格多 规格少 数量大 有实力服务好的经销商 生产厂家或有实力的经销商 数量少 经营灵活的经销商 服务好的灵活的经销商 ,六,供应商管理 1、进行供应商信息收集汇编:建立各类建材的供应商、生产商信息库。内容包括:公司名称～供应物资名称～规模～联系方式～业绩等, 2、建立合格供应商档案。即经过公司领导批准的合格供应商的详细档案。内容包括:公司名称～资质资料～营业执照～产品样本～主要业绩～客户反馈信息～考察记录等。档案还应收录《供应商合作情况记录》～该记录由采购员进行填写并涵盖以下内容:合同签订 10 时间、首次供货情况、供货结束情况、供应商是否按照合同要求进行供货、供应商的优秀事件、供应商的不良表现、供应商评审结果。该《记录》从合同签订之日起开始起填写～在供货期结束后填写完毕, 3、供应商分级管理: ,1,分级:根据管理需要～将供应商分为四个等级:A级-优秀供应商、B级-合格供应商、C级-试用供应商、D级-不合格供应商。《合格供应商名单》是指A、B二个等级的供应商名单。分级标准为: ?优秀供应商:在给本公司组织供货的同时能够积极响应我方的要求～对产品的售前、售中、售后都能够给予积极的配合～对临时出现的各种特殊问题能够及时的解决～保证及时供货～积极配合我方工作的。连续与公司合作且在连续两年在供应商评价中定为合格的单位。 ?合格供应商:通过考察～有供货实力～满足公司要求～经公司领导批准的合格供应商。集中评审得分为:60?得分，80。 ?试用供应商为新录入供应商档案的供应商～还未对其作进一步的考察。 ?不合格供应商:多次发生质量问题～多次退货,延期供货～没有应急能力～有违约、单方面终止合同行为发生的。 ,2,优秀供应商待遇:对于合作良好的供应商～即为优秀供应商～在以后的合作中重点考虑选择～招标时允许直接参加投标～并作为本公司长期合作伙伴, ,3,不良合作的处理:对于有不良合作记录～有违约行为～单 11 方面终止合同的供应商～根据程度可能被评为不合格供应商～被取消合格供应商资格, ,4,供应商级别实行动态管理:每半年对该期内发生业务的合格供应商集中评审一次～根据其评价结果实施升降级处理～被降级的供应商～要发出警告通知。 4、合格供应商评审制度: ,1,评审频次:每年十二月份对供应商集中复评一次, ,2,评审对象:评审对象为合格供应商名单中的在合作供应商～评价阶段内未合作供应商不评审。未合作供应商每年对其资质情况进行了解、收集～资质齐全者继续列入合格供方库～否则取消其合格供应商资格, ,3,评审内容:产品质量、供货及时性、与现场的配合、售后服务等, ,4,评审依据:从工程管理部收集的信息、成本预算部采购主管掌握的信息, ,5,评审标准:见本文附件, ,6,评审方法: ?整理评审名单:由信息管理员从合格供应商库中汇总本年度合作供应商～编制合作供应商评审名单～制作成《供应商年度评定结果汇总一览表》, ?信息收集:评审前由成本预算部采购主管向工程管理部发放《材料设备供应商评价表》～收集工程管理部对供应商的评价信息,同时成本预算部采购主管根据实际情况填写《材料设备供应商评价 12 表》。评审信息整理完成后进行统一评审, ?评审形式:由成本预算部采购主管组织评审～参加人由成本预算部相关人员和工程管理部各专业负责人。 ?评审办法:成本预算部采购主管根据项目主管工程师和成本预算部相关人员评审意见进行综合审定。 ?评审结果:根据工程管理部和成本预算部部相关意见～综合得出评审结果。 5、评审完成后以表单形式报公司领导审批～审批后形成新的《合格供应商名单》、《不合格供应商名单》。 6、新增供应商处理:新增供应商时～按照以上《供应商考察程序》进行评审～评审合格后进入合格供应商名单。 7、合格供方的动态管理:由于供方提供的材料设备和服务质量问题而造成不合格时～由成本预算部采购主管按合同规定的要求处理～必要时以函件方式传递给供方进行原因分析～并制定纠正措施限期整改。对纠正措施实施结果进行验证～对未能在限期内改进的～将会同工程管理部填写《材料设备供应商评价表》～建议取消其合格供应商资格～经领导审批后～做不合格供应商处理。 相关记录表: 1、材料设备供应商信息登记表 2、设备供应商考察记录表 3、材料设备供应商评价表 4、《合格供方名单》 5、《不合格供应商名单》 13 附件: 优秀供应商评价标准 1、在验收及此后使用中未发现产品质量问题, 2、年发生不影响工程进度的推迟供货次数不超过两次, 3、 能及时响应甲方由于变更或其他原因引起的供货规格型号的变更～并圆满处理,能及时供应甲方的零星补货以及退货, 4、能给甲方在材料的选型或使用方面提出合理化的建议, 5、能理解并同意甲方资金短缺时的付款合理延迟行为。 14 第五章 招标采购管理 第十二条 目的 为 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 工程材料,设备,采购招标投标活动～提高经济效益～保证建设工程质量。 第十三条 职责 ,一,公司招标领导小组负责招标管理工作, ,二,成本预算部采购主管负责组织工程材料设备的招投标工作。 第十四条 控制程序和方法 ,一,工程材料,设备,采购招标范围 采购单项金额或总金额大～竞争充分易采购～采购金额在50万元以上的工程材料、设备。 ,二,招标准备工作 1、首先编制招标计划单～明确招标内容、预算金额、招标形式、招标组织形式等, 2、采用公开招标。须提前发布招标公告～招标公告内容应当注明招标项目的名称、性质、数量、实施地点和时间以及投标注意事项等内容～招标公告经公司领导审批后～在指定媒体发布～接受潜在的投标单位报名～然后考察、选择投标单位, 3、成本预算部负责提供本次招标产品工程预算价～工程管理部提供招标产品技术要求～及供货时间、批次。 15 ,三,招标文件的起草、发放及回收 1、起草、审批:成本预算部采购主管编写“招标文件”～一般约定及商务条款～工程管理部负责技术条款编制～成本预算部采购主管汇总后将“招标文件”报成本预算部负责人、工程管理部负责人、公司主管领导汇签～汇签完成后～编写人按照汇签意见对招标文件初稿进行修改～修改后报部门负责人审核, 2、发放:投标人持单位介绍信或法人委托书领取“招标文件”。“招标文件”只能发放给“投标单位名单确定表”上确定的投标单位, 3、发标人要将招标文件重要条款给投标人强调清楚～要求投标人按照“招标文件”的要求编制投标文件～投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应～对材料,设备,的有关性能、技术参数和质量指标要求和表达应当全面真实～不得遗漏或隐瞒, 4、发标人允许:投标单位应于截止日期前提交“投标文件”～逾期未交的～视为自动放弃。投标文件的提交截止日期前～投标人对投标文件可以补充、修改或撤消已提交的投标文件～其补充修改的内容作为投标文件的组成部分～应书面提交, 5、标书发出后～如投标单位弃权～要求弃权的投标单位出具书面弃权书和法人委托投标授权书并存档～同时收回招标文件～罚没投标保证金。 ,四,投标单位的选择 1、投标单位数量要求: 50-100万,不含100万,不少于四家, 16 100万以上,含100万,不少于五家。特殊情况下可少于以上要求但不得低于三家, 2、采购主管填写“投标人资格审批表”～报招标领导小组审批, 3、发标前可根据本次招标的重要性向确定的投标单位收取2%-5%的投标保证金～否则不能发放招标文件。 ,五,开标、评标及定标 1、开标时间确定后～按照投标管理办法相关规定～及时通知评委, 2、开标会前首先请投标单位法人授权投标人在“投标单位人员签到表”上签到～并确认投标单位到场, 3、开标要坚持公平、公开、公正、透明原则～指定专人对开标、评标、中标过程进行记录, 4、评标:商务标评委主要负责对投标产品清单和价格进行核实～对付款方式进行评审,技术标评委主要负责对技术标进行评审,包括投标产品使用要求、性能及参数、满足招标文件的程度、工地配合要求、交货日期、服务承诺等进行评审,监标人员对投标单位资质文件审查～对开标、评标、定标过程进行监督,评标方法可根据具体招标项目确定～须经过招标领导小组会议通过批准, 5、定标～经过评标小组打分～成本预算部采购主管根据评标小组打分情况汇总出结果～由评标小组确定推荐三名候选单位～最后由招标领导小组开会确定中标单位, 6、开标会结束后～经评标小组评议～报招标领导小组审定确定 17 中标人～招标经办人将“中标通知书”发送给中标单位～成本预算部采购主管负责编制“评标报告”并请各评委及招标领导小组成员签字。中标通知书发出后五个工作日内应与中标单位洽谈～完成合同初稿及签订。 第六章 工程材料,设备,招投标资料移交 第十五条 目的 为了加强和规范公司工程材料,设备,招投标档案的管理工作～维护工程材料,设备,招投标档案的完整、准确与安全～充分发挥工程材料,设备,招投标档案在项目建设和管理中的作用～更好地服务于本公司的发展。 第十六条 范围 凡由公司招标的工程材料,设备,～在招标完成十五日内～由成本预算部采购主管向公司档案室移交归档招投标资料～所移交的招投标资料必须执行本规定。 第十七条 职责 成本预算部采购主管负责工程材料,设备,招投标资料的移交～综合办公室负责工程材料,设备,招投标资料的接收及归档。 第十八条 控制要求 ,一,归档范围 18 工程材料,设备,招投标资料 ,1,投标单位名单确认表 ,2,投标单位名单签到表,领取标书、开标会, ,3,评标报告 ,4,中标通知书 ,5,招标文件,会签, ,6,招标文件 ,7,投标文件,正本, ,8,招标现场投标单位投标内容澄清及承诺记录,如果投标单位在招投标现场对其提供的标书有任何澄清及承诺～需填写并在移交资料时向综合办公室移交,反之无,。 ,二,归档要求 1、书写采用耐用性强的碳素墨水、蓝黑墨水～不得使用复写纸、铅笔、圆珠笔, 2、资料的规格尺寸:纸张宜为A4幅面,297*210毫米,～采用能够长期保存的韧力大～耐久性强的纸张。若移交资料中尺寸不一致～需要进行裁剪、折叠～并保证文件左边与底边靠齐,在左侧留出2-3cm的装订位臵,, 3、文件材料必须去掉订书钉、大头针等金属物～所有资料必须按归档顺序与移交清单对应一致, 4、移交资料必须经部门经理审核、签字。 ,三,工程材料,设备,招投标资料的移交程序 19 工程材料,设备,招投标资料在招投标结束十五日内～由成本预算部采购主管将整理好的整套工程材料,设备,招投标资料移交至公司档案室。经综合办公室 档案管理 财务及档案管理制度档案管理制度培训安全生产档案管理制度人事档案管理制度人事档案管理制度范本 人员对所移交的工程材料,设备,招投标资料内容进行审核～确认合格并符合《工程材料,设备,招投标资料移交规范》的规定～填写《资料移交清单》～同时向档案管理人员提供电子版移交清单～双方可签字办理移交手续。 第七章 议标及直接采购管理 第十九条 目的 对除招标采购外的其它采购方法进行规范～保证采购活动的公正性～控制采购产品质量和成本。 第二十条 适用范围 不适合用招标形式采购的其他采购活动的管理～如议标采购、直接采购,紧急零星采购、追加采购、现款采购,。 第二十一条 控制要求及方法 ,一,议标采购 1、定义:就是向选定的若干个供应商发出报价要求～然后根据各个供应商的密封报价而选定供应商, 2、适用范围:金额达不到招标金额标准的产品, 3、实施程序: ,1,从合格供方库中筛选三家以上供应商～由采购主管组织～ 20 相关技术、项目主管共同参与～编写报价文件要求～经部门经理审批, ,2,向经过审批合格的供应商发出报价文件要求, ,3,报价单位送达的报价文件应涵盖询价所涉及的所有内容～密封后加盖单位公章～在规定的时间内送达成本预算部采购主管进行验收～过期不收, ,4,采购主管组织工程管理部、成本预算部共同召开会议～当众开启报价文件～共同评审、统一综合意见后形成评标报告。 ,二,直接采购,包括紧急采购、追加采购、现款采购, 1、紧急采购 ,1,定义:因要满足紧急进场要求～按照应急快速程序进行的采购, ,2,适用范围:因设计变更、工程进度提前或其他原因导致按照正常的招标或比质比价采购程序不能满足材料进场时间要求的～且单台金额在5万以内总金额在20万元以内的采购任务, ,3,实施程序 ?紧急采购申请审批程序:工程管理部填写“急需物资请购单”经工程管理部经理审核～报公司领导审批后报成本预算部采购, ?紧急采购方式: 采用比质比价采购方式～询价单位可以是两家,如果之前采购过的产品～参考采购～写采购说明报公司主管领导批准后～直接采购, 21 2、追加采购 对于部分常用的、技术要求不是很高的～于近期通过招标或议标采购过的、价格基本保持平衡的材料,设备,～可拟定同原供应商追加采购～经公司领导审批后直接签订供货合同～不经过比质比价采购程序～为续签合同方式。 3、现金采购 ,1,现金采购适用范围:总金额较小的急需物资～近期没有进行过采购且不便于进行招标或比质比价采购的物资～采购金额不应超过5万元, ,2,现金采购程序:由工程管理提出需求计划～采购主管进行市场询价后～选择信誉良好的商家用现金实施采购～不需要签订采购合同。 第八章 材料到场验收管理 第二十二条 目的 把好材料验收关～确保到场材料符合相关规范以及合同要求。 第二十三条 适用范围 甲供材料、设备的到场验收。 第二十四条 控制程序和方法 ,一,参加人员:成本预算部采购主管负责组织验收～工程管理部、施工单位、监理公司、供应商参加。大宗材料、重要表面装 22 饰材料和大型设备的验收～成本预算部采购主管必须参加并组织～一般材料如钢材、商混等由成本预算部采购主管委托工程管理部组织验收, ,二,验收的依据、标准、方法:采购合同、招标文件、投标文件中的技术要求及质量标准。验收标准和方法见附件《甲供材到场验收标准及方法》, ,三,验收程序: 1、供应商将材料,设备,及相关资料送至项目工地后～由成本预算部采购主管组织验收人员按照验收依据对货物进行验收～验收合格后～填写“甲供材料,设备,验收单”～经各方签署验收意见并盖章后各自留存备查。到场材料,设备,因资料不全无法验收时～可暂存工地现场由供应商负责看管～待供应商补齐资料后再组织验收, 2、货物经验收不合格或与合同有差异时～验收人员应拒收货物～并立即通知供应商拒收的数量和原因～作退货处理～成本预算部采购主管要监督货物的退回过程～并根据《合同》进行后续事宜的办理, 3、供应商评价:供应商供货完毕后～采购主管应对供应商在供货合同执行期间的服务、和供货情况进行评价～做好评价记录填写在《供应商合作情况记录》中～作为年中或年末供应商评价的依据。 第九章 材料款支付管理 23 第二十五条 目的 规范材料款支付流程～保证按照合同约定～按时、正确付款。 第二十六条 适用范围 成本预算部采购材料款的支付。 第二十七条 控制要求和方法 ,一,付款条件: 1、到场材料设备款支付条件:供货验收合格,填写完成“甲供材料,设备,验收单”,后～到成本预算部采购主管填写付款申请单。 ,二,材料款具体支付要求: 1、每月30日前～采购主管根据上月的材料,设备,到货情况及供货单位的欠款情况编制本月材料,设备,已发生款支付计划,根据采购主管报来的下月预计付款清单编制预估付款计划～汇总部门材料款支付申请计划～部门经理审核～经总经理办公会审批后转交财务部, 2、材料,设备,款支付计划获得批准后～成本预算部采购主管通知办理付款手续～并登入付款台账。付款时严格按照付款计划执行～不能超计划付款。 ,三,质保金支付 根据合同条款～在质保期满后～由采购主管通知供应商填写“材料,设备,质保金支付单”～由工程管理部对需要支付质保金的材料 24 或设备是否存在问题签署意见～如无问题～由成本预算部采购主管负责办理付款手续～根据支付程序及时办理。如属产品质量问题～要求供应商处理～处理合格后～再行办理相关手续,如在保修期间～发生由使用部门支付的维修费用～应当从质保金中扣除, ,四,预付款的支付: 根据合同条款～在合同生效后～由成本预算部采购主管材料采购主管填写“付款申请单”～后附合同～按照计划外资金付款流程经公司总经理审批后支付, ,五,投标保证金的退付: 根据所招标材料的金额～投标人应在投标前缴纳一定比例的投标保证金。未中标单位的投标保证金应在开标定标后7日内退还～中标单位的投标保证金转为履约保证金～应在标的物供到现场后10天内退还。 第十章 乙供材料的认质认价管理 第二十八条 目的 控制乙方供应材料的质量和价格。 第二十九条 适用范围 由乙方供应的材料。 第三十条 控制要求和方法 ,一,认质认价的范围 25 1、未按照工程量清单招标的项目中～需建设单位承担价差的材料,设备,中～除甲方供应材料,设备,外的所有材料,设备,均需进行认质认价, 2、按照工程量清单招标的项目～除甲方供应材料,设备,外的所有材料,设备,均需进行认质认价。 ,二,认质认价的程序 1、所有需要认质认价的材料,设备,由施工单位按设计要求提出清单～注明名称、规格型号、品牌、产地、单位、数量或附上材料样品～交现场监理审核后～由工程管理部和成本预算部进行审定, 2、成本预算部采购主管根据所掌握的市场信息价和信息库进行认价～填写《材料,设备,认质认价会签表》交成本预算部和工程管理部会签～副总经理、总经理审批后下发。《材料,设备,认质认价会签表》一式四份～由成本预算部采购主管、工程管理部、监理单位和施工单位分别保管, 3、采购主管接到认质认价单后～应在10个工作日内完成认质认价。 ,三,认质认价材料的验收 认质、认价材料到场后～由工程管理部,建设单位,组织监理单位进行材料的规格、品牌、质量及生产厂家确认～核对无误后～在《材料,设备,认质认价会签表》质量确认栏内签章认可。如未经建设单位和监理单位签章认可～本认质认价单不能作为成本预算部最终核算的依据。 26 附记录表: 1、材料认质、认价会签表 第十一章 采购信息管理 第三十一条 目的: 为了规范公司工程物资信息的分类收集、整理办法～保证材料 价格信息共享～为采购工作提供依据和支持。 第三十二条 适用范围 1、价格信息 2、供应商信息 第三十三条 控制要求和方法 ,一,采购价格信息分类 1、采购材料的价格～包括, ,1,采购中标价, ,2,招标未中标价, ,3,比质比价未中标价。 2、认质认价的材料价格, ,二,供应商信息分类 1、报名的供应商名单:《供应商报名花名册》, 2、初审合格的供应商名单:《材料,设备,不同档次供应商库》 27 包含所有合格供应商和初审合格而为进行考察合格的供应商, 3、《合格供应商名单》:包括 ,1,A级:优秀供应商名单, ,2,B级:合格供应商名单, ,3,C级:试用供应商名单,包含未合作过的合格供 应商,, ,4,D级:《不合格供应商名单》, ,5,E级:《供应商黑名单》。 ,三,信息的采集和管理 1、采购主管负责采购信息整理～按照以上分类建立《价格信息库》和《供应商信息库》保管信息, 2、采购主管应及时收集各种材料价格～特别是对市场上的新信息要及时收集,每周更新一次, 3、采购主管每月初对上月自己所负责的主要类型材料价格信息进行分析～编写《月采购信息总结报告》～主要对上月材料价格信息进行总结分析～对本月此类型材料的价格走势预测。报告同时交部门经理。 ,四,信息库的建立及主要要素 1、成本预算部采购主管负责按照以上信息分类建立信息库～信息库分为电子版和手工台帐两类。内容应包含供应商的资质资料文件和合作情况记录～手工台帐序号和电子板序号一致～便于查找, 2、价格信息应包含:材料名称、规格型号、采集时间、品牌等, 28 3、供应商信息应包含:供应商名称、地址、所有制形式、注册资金额、法人名称、联系人、联系电话、资质资料名称, 4、对各类供应商应建立供应商档案～档案中应包含:资质文件、考察报告、合作记录。对优秀供应商和进入黑名单的供应商在合作记录中应对合作情况有详细的记录。 ,五,信息库的管理: 1、信息库由采购主管负责管理～采购主管定期将新的 信息分类存入信息库～并将信息库文件设为只读文件和共享文件, 2、任何人不得对信息库进行更改或删减, 3、信息库为本公司所有～任何人要对信息库信息保密～不得泄露给本公司以外任何人或任何单位。 ,六,信息库的使用: 采购主管要充分利用信息库信息作为比价、招标采购、认价的依据～保证采购价格相对较低～认价价格合理等, 第十二章 采购公平廉洁管理规程 第三十四条 目的 为维护公司声誉～维护个人形象,为供应商在本公司销售活动中提供公平竞争环境,为市场负责～为供应商负责,为公司采购到真正物美价廉的物资。 第三十五条 管理规程和制度 29 ,一,采购工作原则:公平、公正、公开、透明, ,二,采购活动管理:严格按照本手册规定的流程～进行招标、比质比价及其他采购活动,严格遵守集团和公司廉政管理制度, ,三,付款管理:严格按照本手册付款规程及时给供应商支付货款,严格按照已批准资金计划按供应商、按数额支付。严禁无故拖延付款～延迟付款须说明原因～月资金计划未支付完成须说明原因, ,四,认质认价管理:遵守规定的认质认价完成时限,确认价格有根有据、符合市场, ,五,采购员廉洁自律制度 1、严格执行上级及公司制定的廉政制度和规定～执行公司廉政责任目标书签订的各项内容。坚决抵制各种诱惑～不接受供应商的请吃饭～不收礼～不受贿, 2、采购员家属、亲戚不得参与对公司的销售活动, 3、严守公司各种采购竞争信息秘密。不得将供应商销售所报价格泄露给任何其他供应商,不得将投标单位名称等信息泄露给除主管领导外的任何人, 4、严禁设臵有针对性的供应商筛选限制和招标限制, 5、不得与供应商合谋取得中标结果,不得操纵招标项目, 6、招标开标前期不得在工作地点之外、工作时间之外与供应商进行任何交往活动。 第三十六条 违反廉洁制度的处罚 30 采购人员如有以上行为发生～情节轻微者～公司给予警告处理,情节严重者给予除名处理～并承担公司的经济损失,违法者公司将追究其法律责任。 第十三章 附则 第三十七条 成本预算部负责本制度的起草、解释和修订～并监督各相关部门执行。 第三十八条 本制度自董事会审批通过之日起执行。 31