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Excel常用技巧.doc

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上传者: 沉默是你的诠释 2017-10-19 评分 4.5 0 73 10 331 暂无简介 简介 举报

简介:本文档为《Excel常用技巧doc》,可适用于IT/计算机领域,主题内容包含Excel常用技巧、两列数据查找相同值对应的位置=MATCH(B,A:A)、已知公式得结果定义名称=EVALUATE(Sheet!C)已知结果得公式符等。

Excel常用技巧、两列数据查找相同值对应的位置=MATCH(B,A:A)、已知公式得结果定义名称=EVALUATE(Sheet!C)已知结果得公式定义名称=GETCELL(,Sheet!C)、强制换行用AltEnter、超过位数字输入()单元格设置为文本()在输入数字前先输入’、如果隐藏了B列如果让它显示出来选中A到C列点击右键取消隐藏选中A到C列双击选中任一列宽线或改变任一列宽将鼠标移到到AC列之间等鼠标变为双竖线时拖动之。、EXCEL中行列互换复制选择性粘贴选中转置确定即可、Excel是怎么加密的()、保存时可以的另存为>>右上角的"工具">>常规>>设置()、工具>>选项>>安全性、关于COUNTIFCOUNTIF函数只能有一个条件如大于为=COUNTIF(A:A,">=")介于与之间需用减为=COUNTIF(A:A,">")COUNTIF(A:A,">")、根据身份证号提取出生日期第一步:=IF(LEN(A)=,DATE(MID(A,,),MID(A,,),MID(A,,)),IF(LEN(A)=,DATE(MID(A,,),MID(A,,),MID(A,,)),"错误身份证号"))第二步:=TEXT(MID(A,,(LEN(A)=)*),"#")*、想在SHEET中完全引用SHEET输入的数据工作组按住Shift或Ctrl键同时选定Sheet、Sheet。、一列中不输入重复数字数据有效性自定义公式输入=COUNTIF(A:A,A)=如果要查找重复输入的数字条件格式》公式》=COUNTIF(A:A,A)>》格式选红色、直接打开一个电子表格文件的时候打不开“文件夹选项”“文件类型”中找到XLS文件并在“高级”中确认是否有参数,如果没有请手工加上、excel下拉菜单的实现数据有效性序列、列数据合计成一列=SUM(OFFSET($A$,(ROW())*,,,))、查找数据公式两个(基本查找函数为VLOOKUP,MATCH)()、根据符合行列两个条件查找对应结果=VLOOKUP(HA:EMATCH(IA:E)FALSE)()、根据符合两列数据查找对应结果(为数组公式)=INDEX(C:CMATCH(HI,A:AB:B,))、如何隐藏单元格中的单元格格式自定义或选项》视图》零值去勾。呵呵如果用公式就要看情况了。、多个工作表的单元格合并计算=Sheet!DSheet码CellsSelectSelectionLocked=FalseSelectionSpecialCells(xlCellTypeFormulas,)SelectSelectionLocked=TrueSelectionFormulaHidden=TrueActiveSheetProtect("")ActiveSheetEnableSelection=xlUnlockedCellsEndSub做好之后保存设置退出编辑窗口(图)在实际的操作过程中需要将默认的换成自己的密码以免造成泄露。图()、应用宏在Excel中打开“工具”菜单中的“自定义”命令在“命令”选项卡的“类别”中选择“宏”在“命令”中选择“自定义按钮”并将其拖放到工具栏上单击工具栏上的按钮在弹出的窗口中选择我们创建的宏名并保存设置。至此我们要加密时只需单击该按钮就可以将当前工作表保护起来并且默认密码为怎么样这样的操作是不是够方便呢。、让一列数的的前名显示为红色:选取该列单元格格式条件格式公式=C>=LARGE(C$:C$,)字体格式为红色。(说明:Large(Array,k)Array可以为一个单元格区域k为第k各最大值Small与之对应返回第k个最小值。)(返回数据集中第k个最大值。使用此函数可以根据相对标准来选择数值。例如可以使用函数LARGE得到第一名、第二名或第三名的得分。语法:LARGE(array,k)Array为需要从中选择第k个最大值的数组或数据区域。)Excel函数实例、求符合多个条件的单元格个数:()、=COUNTIF($A$:$A$,"=")解释:在A列范围内值等于的单元格个数()、=SUMPRODUCT(($A$:$A$=)*($C$:$C$="女"))解释:在A列范围内值等于且在C列中值等于女的单元格个数()、=SUMPRODUCT(($A$:$A$=)*($I$:$I$="初中"))解释:在A列范围内值等于且在I列中值等于初中的单元格个数()、=SUMPRODUCT(($A$:$A$=)*($I$:$I$="初中")*($C$:$C$="女"))解释:在A列范围内值等于在I列中值等于初中在C列中值等于女的单元格个数()、=SUMPRODUCT((C:CK:KI:I="女""""无户口")*J:J)解释:在C:CK:KI:I这三个范围内的值分别为“女”“空”“无户口”再计算J:J范围内相加的值、身份证第位值的确定函数:()、前位分别乘以()、把上面的乘积相加除以求出余数()、其余数的对应值分别如下余数X值求余数函数=MOD(F,)求对应值函数=IF(F=,"",IF(F=,"",IF(F=,"X",IF(F=,"",IF(F=,"",IF(F=,"",IF(F=,"",IF(F=,"",IF(F=,"",IF(F=,"",IF(F=,"")))))))))))、求学龄函数=DATEDIF(E,"","Y")解释:E内的时间到的整年值、文本格式转化=TEXT(H,"")解释:如H为“”则转化成“”的格式。、Excel新增加的五个函数:()、符合某个条件的所有单元格值的平均数:=AVERAGEIF(条件范围条件平均范围)()、符合多个条件的所有单元格值的平均数:=AVERAGEIFS(平均范围条件范围,条件,条件范围,条件,„„)()、符合多个条件的所有单元格值的个数:=COUNTIFS(范围,条件,范围,条件,„„)()、符合多个条件的所有单元格值的和:=SUMIFS(求和范围条件范围,条件,条件范围,条件„„)()、=IFERROR(公式公式为错误值的操作)、EXCEL取一段字符中间数值:()比如,可用LEFT和RIGHT可以取左边和右边的几位数值。()MID返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符该数目由用户指定。语法MID(text,startnum,numchars)Text是包含要提取字符的文本字符串。Startnum是文本中要提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的startnum为以此类推。numchars指定希望MID从文本中返回字符的个数。此例中用=mid("",,)Excel表格的必杀秘技也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算也许你认为Excel也不过如此甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手领略一下关于Excel的别样风情。一、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中如果想让大于等于元的工资总额以“红色”显示大于等于元的工资总额以“蓝色”显示低于元的工资总额以“棕色”显示其它以“黑色”显示我们可以这样设置。打开“工资表”工作簿选中“工资总额”所在列执行“格式条件格式”命令打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮选中“大于或等于”选项在后面的方框中输入数值“”。单击“格式”按钮打开“单元格格式”对话框将“字体”的“颜色”设置为“红色”。按“添加”按钮并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于字体设置为“蓝色”小于字体设置为“棕色”)。设置完成后按下“确定”按钮。看看工资表吧工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。二、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中为了保持名称的一致性利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。在Sheet中将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中建立一个企业名称数据库。选中A列(“工业企业”名称所在列)在“名称”栏内输入“工业企业”字符后按“回车”键进行确认。仿照上面的操作将B、C„„列分别命名为“商业企业”、“个体企业”„„切换到Sheet中选中需要输入“企业类别”的列(如C列)执行“数据有效性”命令打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中单击“允许”右侧的下拉按钮选中“序列”选项在下面的“来源”方框中输入“工业企业”“商业企业”“个体企业”„„序列(各元素之间用英文逗号隔开)确定退出。再选中需要输入企业名称的列(如D列)再打开“数据有效性”对话框选中“序列”选项后在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C)确定退出。选中C列任意单元格(如C)单击右侧下拉按钮选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D)单击下拉按钮即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示:在以后打印报表时如果不需要打印“企业类别”列可以选中该列右击鼠标选“隐藏”选项将该列隐藏起来即可。三、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单将常用的工作簿文档添加到其中方便随时调用。在工具栏空白处右击鼠标选“自定义”选项打开“自定义”对话框。在“命令”标签中选中“类别”下的“新菜单”项再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)将它拖到新菜单(常用文档)中并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作多添加几个文档列表名称。选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)右击鼠标在弹出的快捷菜单中选“分配超链接打开”选项打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮定位到相应的工作簿(如“工资xls”等)文件夹并选中该工作簿文档。重复上面的操作将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时只要展开“常用文档”菜单单击其中的相应选项即可。提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。四、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时常常需要输入一些特殊的专业符号为了方便输入我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。执行“工具宏录制新宏”命令打开“录制新宏”对话框输入宏名如“fuhao”并将宏保存在“个人宏工作簿”中然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮完成宏的录制。仿照上面的操作一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。打开“自定义”对话框在“工具栏”标签中单击“新建”按钮弹出“新建工具栏”对话框输入名称“专业符号”确定后即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中选中“类别”下面的“宏”将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。选中其中一个“自定义按钮”仿照第个秘技的第点对它们进行命名。右击某个命名后的按钮在随后弹出的快捷菜单中选“指定宏”选项打开“指定宏”对话框选中相应的宏(如fuhao等)确定退出。重复此步操作将按钮与相应的宏链接起来。关闭“自定义”对话框以后可以像使用普通工具栏一样使用“专业符号”工具栏向单元格中快速输入专业符号了。五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表经常需要打印其中不同的区域用“视面管理器”吧。打开需要打印的工作表用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉选中它们再右击鼠标在随后出现的快捷菜单中选“隐藏”选项将不需要打印的行(或列)隐藏起来。执行“视图视面管理器”命令打开“视面管理器”对话框单击“添加”按钮弹出“添加视面”对话框输入一个名称(如“上报表”)后单击“确定”按钮。将隐藏的行(或列)显示出来并重复上述操作“添加”好其它的打印视面。以后需要打印某种表格时打开“视面管理器”选中需要打印的表格名称单击“显示”按钮工作表即刻按事先设定好的界面显示出来简单设置、排版一下按下工具栏上的“打印”按钮一切就OK了。六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序也不是按笔画顺序怎么办可采用自定义序列来排序。执行“格式选项”命令打开“选项”对话框进入“自定义序列”标签中在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)单击“添加”和“确定”按钮退出。选中“部门”列中任意一个单元格执行“数据排序”命令打开“排序”对话框单击“选项”按钮弹出“排序选项”对话框按其中的下拉按钮选中刚才自定义的序列按两次“确定”按钮返回所有数据就按要求进行了排序。七、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅只好将它隐藏起来了。选中需要隐藏内容的单元格(区域)执行“格式单元格”命令打开“单元格格式”对话框在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项然后在右边“类型”下面的方框中输入“”(三个英文状态下的分号)。再切换到“保护”标签下选中其中的“隐藏”选项按“确定”按钮退出。执行“工具保护保护工作表”命令打开“保护工作表”对话框设置好密码后“确定”返回。经过这样的设置以后上述单元格中的内容不再显示出来就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。提示:在“保护”标签下请不要清除“锁定”前面复选框中的“”号这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时有的单元格中要输入英文有的单元格中要输入中文反复切换输入法实在不方便何不设置一下让输入法智能化地调整呢选中需要输入中文的单元格区域执行“数据有效性”命令打开“数据有效性”对话框切换到“输入法模式”标签下按“模式”右侧的下拉按钮选中“打开”选项后“确定”退出。以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时中文输入法(输入法列表中的第个中文输入法)自动打开当选中其它单元格时中文输入法自动关闭。九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本如《电脑报》而烦恼呢那就往下看吧。执行“工具自动更正”命令打开“自动更正”对话框。在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符“pcw”用小写)在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”再单击“添加”和“确定”按钮。以后如果需要输入上述文本时只要输入“pcw”字符此时可以不考虑“pcw”的大小写然后确认一下就成了。十、在Excel中自定义函数Excel函数虽然丰富但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数来完成一些特定的运算。下面我们就来自定义一个计算梯形面积的函数:执行“工具宏VisualBasic编辑器”菜单命令(或按“AltF”快捷键)打开VisualBasic编辑窗口。在窗口中执行“插入模块”菜单命令插入一个新的模块模块。在右边的“代码窗口”中输入以下代码:FunctionV(a,b,h)V=h*(ab)EndFunction关闭窗口自定义函数完成。以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示:用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。十一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景是衬在整个工作表下面的能不能只衬在表头下面呢执行“格式工作表背景”命令打开“工作表背景”对话框选中需要作为背景的图片后按下“插入”按钮将图片衬于整个工作表下面。在按住Ctrl键的同时用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉同时选中这些单元格(区域)。按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮在随后出现的“调色板”中选中“白色”。经过这样的设置以后留下的单元格下面衬上了图片而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实是图片被“白色”遮盖了)。提示衬在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字符“”来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中不需要利用函数一个小小的连字符“”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。在D列后面插入两个空列(E、F列)然后在D单元格中输入公式:=BCD。再次选中D单元格用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。选中E列执行“复制”操作然后选中F列执行“编辑选择性粘贴”命令打开“选择性粘贴”对话框选中其中的“数值”选项按下“确定”按钮E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。将B、C、D、E列删除完成合并工作。提示:完成第、步的操作合并效果已经实现但此时如果删除B、C、D列公式会出现错误。故须进行第步操作将公式转换为不变的“值”。生成绩条常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑我在这里给出一种用函数实现的简便方法。此处假定学生成绩保存在Sheet工作表的A至G单元格区域中其中第行为标题第行为学科名称。切换到Sheet工作表中选中A单元格输入公式:=IF(MOD(ROW())=″″IF(MODROW()(=sheet~AūINDEX(sheet~$A:$GINT(((ROW())))COLUMN())))。再次选中A单元格用“填充柄”将上述公式复制到B至G单元格中然后再同时选中A至G单元格区域用“填充柄”将上述公式复制到A至G单元格中。至此成绩条基本成型下面简单修饰一下。调整好行高和列宽后同时选中A至G单元格区域(第位学生的成绩条区域)按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮在随后出现的边框列表中选中“所有框线”选项为选中的区域添加边框(如果不需要边框可以不进行此步及下面的操作)。同时选中A至G单元格区域点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮然后按住鼠标左键自A拖拉至G单元格区域为所有的成绩条添加边框。按“打印”按钮即可将成绩条打印出来。十四、Excel帮你选函数在用函数处理数据时常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围挑选出合适的函数。执行“插入函数”命令打开“插入函数”对话框在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)然后单击“转到”按钮系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件即可快速确定所需要的函数。十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时我们编辑某个工作表(Sheet)时需要查看其它工作表中(Sheet、Sheet„„)某个单元格的内容可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。执行“视图工具栏监视窗口”命令打开“监视窗口”单击其中的“添加监视”按钮展开“添加监视点”对话框用鼠标选中需要查看的单元格后再单击“添加”按钮。重复前述操作添加其它“监视点”。以后无论在哪个工作表中只要打开“监视窗口”即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。十六、为单元格快速画边框在Excel以前的版本中为单元格区域添加边框的操作比较麻烦Excel对此功能进行了全新的拓展。单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮在随后弹出的下拉列表中选“绘图边框”选项或者执行“视图工具栏边框”命令展开“边框”工具栏。单击工具栏最左侧的下拉按钮选中一种边框样式然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉即可为相应的单元格区域快速画上边框。提示:如果画错了边框没关系选中工具栏上的“擦除边框”按钮然后在错误的边框上拖拉一下就可以清除掉错误的边框。如果需要画出不同颜色的边框可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后再画边框即可。这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。十七、控制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告那该多好啊!要实现这一功能对Excel来说也并不难。例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中为了输入的统一和计算的方便我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”且“长度”为“”。同时我们再来到“出错警告”卡片中将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。很显然当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时Excel就会弹出示的警告对话框告诉你出错原因并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧其实在Excel的“数据有效性”判断中还有许多特殊类型的数据格式可选比如“文本类型”啊“序列大小”啊“时间远近”啊如你有兴趣何不自作主张自己设计一种检测标准让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。十八、成组填充多张表格的固定单元格我们知道每次打开Excel软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联当然首先就需要同步输入。因此在很多情况下都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。那么如何对表格进行成组编辑呢首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet”然后按住Shift键单击最后一张表格的标签名Sheet”(如果我们想关联的表格不在一起可以按住Ctrl键进行点“选)。此时我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么我们发现“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。但是仅仅同步输入是远远不够的。比如我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢首先我们得改变第一张表格的数据格式再单击“编辑”菜单的“填充”选项然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框在这里我们选择“格式”一项点“确定”后同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。十九、改变文本的大小写在Excel中为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式也不是数据库而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字其实只要是写进表格中的内容Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。在Excel中至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是:“=UPPER(源数据格)”将文本全部转换为大写“=LOWER(源数据格)”将文本全部转换成小写“=PROPER(源数据格)”将文本转换成“适当”的大小写如让每个单词的首字母为大写等。例如我们在一张表格的A单元格中输入小写的“excel”然后在目标单元格中输入“=UPPER(A)”回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样如果我们在A单元格中输入“mrweiwei”然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A)”那么我们得到的结果就将是“MrWeiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接输入外从已存在的单元格内容中提取特定字符输入绝对是一种省时又省事的方法特别是对一些样式雷同的信息更是如此比如员工名单、籍贯等信息。如果我们想快速从A单元格中提取称谓的话最好使用“=RIGHT(源数据格提取的字符数)”函数它表示“从A单元格最右侧的字符开始提取个字符”输入到此位置。当然如果你想提取姓名的话则要使用“=LEFT(源数据格提取的字符数)”函数了。还有一种情况我们不从左右两端开始而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A单元格中提取“武汉”两个字时就只须在目标单元格中输入“=MID(A,,)”就可以了。意思是:在A单元格中提取第个字符后的两个字符也就是第和第两个字。二十一、把基数词转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式:大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀但大凡是以“”、“”、“”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且“”、“”、“”这个数字又不一样它们却仍然是以“th”结尾的。因此实现起来似乎很复杂。其实只要我们理清思路找准函数只须编写一个公式就可轻松转换了。不信请看:“=AIF(OR(VALUE(RIGHT(A,))={,,}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A))={,,,},CHOOSE(RIGHT(A),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式尽管一长串不过含义却很明确:如果数字是以“”、“”、“”结尾的则加上“th”后缀如果第原则无效则检查最后一个数字以“”结尾使用“st”、以“”结尾使用“nd”、以“”结尾使用“rd”如果第、原则都无效那么就用“th”。因此基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。二十二、用特殊符号补齐位数和财务打过交道的人都知道在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”那就是将金额中的空位补齐或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实在Excel中也有类似的输入方法那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”填充位数)”。比如我们要在中A单元格里的数字结尾处用“#”号填充至位就只须将公式改为“=(AREPT(″#″,LEN(A)))”即可如果我们要将A单元格中的数字从左侧用“#”号填充至位就要改为“=REPT(″#″,LEN(A)))A”另外如果我们想用“#”号将A中的数值从两侧填充则需要改为“=REPT(″#″,LEN(A))AREPT(″#″)LEN(A))”如果你还嫌不够专业要在A单元格数字的顶头加上“$”符号的话那就改为:“=(TEXT(A,″$#,##″(REPT(″#″,LEN(TEXT(A,″$#,##″))))”一定能满足你的要求。二十三、创建文本直方图除了重复输入之外“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单就是利用特殊符号的智能重复按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。比如我们首先制作一张年度收支平衡表然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下:在E单元格中写入公式“=IF(D,REPT(″n″,ROUND(D*,)),″″)”也拖动填充柄至G。我们看到一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前方便直观简单明了。二十四、计算单元格中的总字数有时候我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A单元格中输入有“howmanywords”字样那么我们就可以用如下的表达式来帮忙:“=IF(LEN(A)=,,LEN(TRIM(A))LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A),″,″,″″)))”该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格然后计算此字符串和原字符串的数位差从而得出“空格”的数量最后将空格数就得出单元格中字符的数量了。二十五、关于欧元的转换这是Excel中的新工具。如果你在安装Excel时选择的是默认方式那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项“确定”后Excel就会自行安装了。完成后我们再次打开“工具”菜单单击“欧元转换”一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然为了使欧元的显示更显专业我们还可以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。二十六、Excel怎样才能从一张表的位置链接到另外一张表的具体位置呢,日志评论推出新附加功能~评论可以通知所有好友了。您还可以进行设置保护个人隐私。插入超链接先按路径选择文件位置然后再选择"书签"在对话框内选择你要的工作表,然后在上面的默认为"A"的位置输入你需要链接的具体单元格Excel常用技巧、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符,例如:在单位的人事资料在excel中输入后由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位即要在每个人的证书号码前再添上两位数如果一个一个改的话实在太麻烦了那么我们可以用下面的办法省时又省力:)假设证书号在A列在A列后点击鼠标右键插入一列为B列)在B单元格写入:=""A后回车)看到结果为xxxxxxxxxxxxx了吗,鼠标放到B位置单元格的下方不是有一个小方点吗按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。若是在原证书号后面加则在B单元格中写入:=A“”后回车。、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数,打开“工具”选“选项”再选“常规”在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。、在EXCEL中输入如“”、“”之类的格式后它即变成月日月日等日期形式怎么办,这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成你只要点击主菜单的“格式”菜单选“单元格”再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件,点击“工具”菜单“自动保存”项设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项那么执行“工具”菜单下“加载宏”选上“自动保存”“确定”。然后进行设置即可。、用Excel做多页的表格时怎样像Word的表格那样做一个标题即每页的第一行(或几行)是一样的。但是不是用页眉来完成,在EXCEL的文件菜单,页面设置,工作表,打印标题可进行顶端或左端标题设置通过按下折叠对话框按钮后用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。、在Excel中如何设置加权平均,加权平均在财务核算和统计工作中经常用到并不是一项很复杂的计算关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式)分母是各个量值之和分子是相应的各个数量之和它的结果就是这些量值的加权平均值。、如果在一个Excel文件中含有多个工作表如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚,如何才能一次打印多个工作表,把鼠标移到工作表的名称处(若你没有特别设置的话Excel自动设置的名称是“sheet、sheet、sheet”)然后点右键在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项这时你的所有操作都是针对全部工作表了不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。、EXCEL中有序号一栏由于对表格进行调整序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦用什么方法可以快速解决,如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开如在“总分”与“排名”之间空开一列为了不影响显示美观可将这一空的列字段设为隐藏这样在调整表格(数据清单)的内容时就不会影响序号了。、用Excel做成的工资表只有第一个人有工资条的条头(如编号、姓名、岗位工资)想输出成工资条的形式。怎么做,这个问题应该这样解决:先复制一张工资表然后在页面设置中选中工作表选项设置打印工作表行标题选好工资条的条头然后在每一个人之间插入行分页符再把页长设置成工资条的高度即可。使用自定义方式重装了一遍中文officeExcel的打印纸选项中只有A一种怎么办,随便安装一个打印机驱动程序就可以了。、在Excel中小数点无法输入按小数点显示的却是逗号无论怎样设置选项都无济于事该怎么办,这是一个比较特殊的问题我曾为此花了十几个小时的时间但说白了很简单。在Windows的控制面板中点击“区域设置”图标在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文(中国)”在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“”(未改前是“”)按“确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。、如何快速选取特定区域,使用F键可以快速选取特定区域。例如要选取A:A最简便的方法是按F键出现“定位”窗口在“引用”栏内输入需选取的区域A:A。、如何快速返回选中区域,按CtrBacksPae(即退格键)。、如何快速定位到单元格,方法一:按F键出现“定位”对话框在引用栏中输入欲跳到的单元格地址单市“确定”按钮即可。方法二:单击编辑栏左侧单元格地址框输入单元格地址即可。、“Ctrl*”的特殊功用一般来说当处理一个工作表中有很多数据的表格时通过选定表格中某个单元格然后按下Ctrl*键可选定整个表格。Ctfl*选定的区域是这样决定的:根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。、如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格,有时需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护或填入与其他单元格不同的颜色以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格:选择“编辑”“定位”单击“定位条件”按钮在“定位条件”对话框中选择“公式”项按“确定”按钮即可。、如何在不同单元格中快速输入同一数内容,选定单元格区域输入值然后按CtrlEner键即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。、只记得函数的名称但记不清函数的参数了怎么办,如果你知道所要使用函数的名字但又记不清它的所有参数格式那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。具体方法是:在编辑栏中输入一个等号其后接函数名然后按CtrA键Excel则自动进入“函数指南步骤之”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时上述方法显得特别有用。、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置,按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法是:选定单元格按下Shift键移动鼠标指针至单元格边缘直至出现拖放指针箭头(空心箭头)然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志左右拖拉时会变为垂直“工”状标志释放鼠标按钮完成操作后选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。、如何让屏幕上的工作空间变大,可以将不用的工具栏隐藏也可以极大化Excel窗口或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。、如何使用快显菜单,快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域然后单击鼠标右健即可调出快显菜单根据操作需要选择不同命令。、如何使用快显菜单,快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域然后单击鼠标右健即可调出快显菜单根据操作需要选择不同命令。、如何防止Excel自动打开太多文件,当Excel启动时它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。另外还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件:选择“工具”“选项”“普通”将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。、如何去掉网格线,)除去编辑窗口中的表格线单击“工具”菜单中的“选项”再选中“视图”找到“网格线”使之失效)除去打印时的未定义表格线有时会出现这样的情况:你在编辑时未定义的表格线(在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线)一般情况下在打印时是不会打印出来的可有时却偏偏不听使唤给打印出来了特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单点击一下“网格线”左边的选择框取消选择“网格线”就行了。、如何快速格式化报表,为了制作出美观的报表需要对报表进行格式化。有快捷方法即自动套用Excel预设的表格样式。方法是:选定操作区域选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令在格式列表框中选取一款你满意的格式样式按“确定”按钮即可。要注意的是格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等个“应用格式种类”选项若某项前面的“x”不出现则在套用表格样式时就不会用该项。、如何快速地复制单元格的格式,要将某一格式化操作复制到另一部分数据上可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格单击工具条上的“格式刷”按钮此时鼠标变成了刷子形状然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。、如何为表格添加斜线,一般我们习惯表格上有斜线而工作表本身并没有提供该功能。其实我们可以使用绘图工具来实现:单击“绘图”按钮选取“直线”鼠标变成十字型(将其移至要添加斜线的开始位置按住鼠标左键拖动至终止位置释放鼠标斜线就画出来了。另外使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字但文字周围有边框要想取消它可选中文字框调出快显菜单选择“对象格式”“图案”选择“无边框”项即可。、如何快速地将数字作为文本输入,在输入数字前加一个单引号“”’可以强制地将数字作为文本输入。、如何定义自己的函数,用户在Excel中可以自定义函数。切换至VisualBasic模块或插入一页新的模块表(Module)在出现的空白程序窗口中键入自定义函数VBA程序按Enter确认后完成编写工作Excel将自动检查其正确性。此后在同一工作薄内你就可以与使用Exed内部函数一样在工作表中使用自定义函数如:FunctionZm(a)Ifa,Thenim,‘不及格”ElseZm=“及格”EndIfEndFunction、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数,可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为MYUDFXLS现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数应首先确保MYUDFXLS被打开然后使用下述链接的方法:=MYUDFXLS~ZM(b)、如何快速输入数据序列,如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列千万别逐条输入为何不让Excel自动填充呢,在第一个单元格内输入起始数据在下一个单元格内输入第二个数据选定这两个单元格将光标指向单元格右下方的填充柄沿着要填充的方向拖动填充柄拖过的单元格中会自动按Excel内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据(如办公室人员名单)定义成序列以备日后自动填充岂不一劳永逸~选择“工具”菜单中的“选项”命令再选择“自定义序列”标签在输入框中输入新序列注意在新序列各项间要输入半角符号的逗号加以分隔(例如:张三李四王二„„)单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。、使用鼠标右键拖动单元格填充柄上例中介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄将会出现包含下列各项的菜单:复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充序列„„此时你可以根据需要选择一种填充方式。、如果你的工作表中已有某个序列项想把它定义成自动填充序列以备后用是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项,不需要。有快捷方法:选定包含序列项的单元格区域选择“工具”“选项”“自定义序列”单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框按“确定”按钮返回工作表下次就可以用这个序列项了。、上例中如果你已拥育的序列项中含有许多重复项应如何处理使其没有重复项以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列,选定单元格区域选择“数据”“筛选”“高级筛选”选定“不选重复的记录”选项按“确定”按钮即可。、如何对工作簿进行安全保护,如果你不想别人打开或修改你的工作簿那么想法加个密码吧。打开工作薄选择“文件”菜单中的“另存为”命令选取“选项”根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”按“确定”退出。工作簿(表)被保护之后还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护起到双重保护的功能此时你可以这样做:首先选定需保护的单元格区域选取“格式”菜单中的“单元格”命令选取“保护”从对话框中选取“锁定”单由“确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令选取“保护工作表”根据提示两次输入口令后退出。注意:不要忘记你设置有“口令”。、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来,对那些加了保护的单元格还可以设置颜色和底纹以便让用户一目了然从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来表格的可视性就大打折扣。解决办法是:选择“文件”“页面设置”“工作表”在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后打印出来的表格就面目如初了。、工作表保护的口令忘记了怎么办,如果你想使用一个保护了的工作表但口令又忘记了有办法吗,有。选定工作表选择“编辑”“复制”、“粘贴”将其拷贝到一个新的工作薄中(注意:一定要是新工作簿)即可超越工作表保护。当然提醒你最好不用这种方法盗用他人的工作表。、“$”的功用Excel一般使用相对地址来引用单元格的位置当把一个含有单元格地址的公式拷贝到一个新的位置公式中的单元格地址会随着改变。你可以在列号或行号前添加符号“$”来冻结单元格地址使之在拷贝时保持固定不变。、如何用汉字名称代替单元格地址,如果你不想使用单元格地址可以将其定义成一个名字。定义名字的方法有两种:一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字另一种是选定想要命名的单元格区域再选择“插入”“名字”“定义”在“当前工作簿中名字”对话框内键人名字即可。使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读比如公式“=SUM(实发工资)”显然比用单元格地址简单直观而且不易出错。、如何在公式中快速输入不连续的单元格地址,在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住Ctrl键进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入”“名字”“定义”将此区域命名如Group然后在公式中使用这个区域名如“,SUM(Group)”。、如何定义局部名字,在默认情况下工作薄中的所有名字都是全局的。其实可以定义局部名字使之只对某个工作表有效方法是将名字命名为“工作表名~名字”的形式即可。、如何命名常数,有时为常数指定一个名字可以节省在整个工作簿中修改替换此常数的时间。例如在某个工作表中经常需用利率,来计算利息可以选择“插入”“名字”“定义”在“当前工作薄的名字”框内输入“利率”在“引用位置”框中输入“,”按“确定”按钮。、工作表名称中能含有空格吗,能。例如你可以将某工作表命名为“ZhuMeng”。有一点结注意的是当你在其他工作表中调用该工作表中的数据时不能使用类似“,ZhuMeng~A”的公式否则Excel将提示错误信息“找不到文件Meng”。解决的方法是将调用公式改为“,'ZhuMg'!A”就行了。当然输入公式时你最好养成这样的习惯即在输入“,”号以后用鼠标单由ZhuMeng工作表再输入余下的内容。、给工作表命名应注意的问题有时为了直观往往要给工作表重命名(Excel默认的荼表名是sheet、sheet)在重命名时应注意最好不要用已存在的函数名来作荼表名否则在下述情况下将产征收岂义。我们知道在工作薄中复制工作表的方法是按住Ctrl健并沿着标签行拖动选中的工作表到达新的位置复制成的工作表以“源工作表的名字()”形式命名。例如源表为ZM则其“克隆”表为ZM()。在公式中Excel会把ZM()作为函数来处理从而出错。因而应给ZM()工作表重起个名字。、如何拆分或取消拆分窗口,当我们给一个工作表输入数据时在向下滚动过程中尤其是当标题行消失后有时会记错各列标题的相对位置。这时可以将窗口拆分为几部分然后将标题部分保留在屏幕上不动只滚动数据部分。其方法是在主菜单上单击“窗口”“拆分窗口”。取消拆分窗口时除了使用“窗口”“撒消拆分窗口”命令外有捷径:将鼠标指针置于水平拆分或垂直拆分线或双拆分钱交点上双击鼠标即可取消已拆分的窗口。、如何给工作簿扩容,选取“工具”“选项”命令选择“常规”项在“新工作薄内的工作表数”对话栏用上下箭头改变打开新工作表数。一个工作薄最多可以有张工作表系统默认值为。、如何减少重复劳动,我们在实际应用Excel时经常遇到有些操作重复应用(如定义上下标等)。为了减少重复劳动我们可以把一些常用到的操作定义成宏。其方法是:选取“工具”菜单中的“宏”命令执行“记录新宏”记录好后按“停止”按钮即可。也可以用VBA编程定义宏。、如何快速地批量修改数据,假如有一份Excel工作簿里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的补贴增加(元)当然你可以用公式进行计算但除此之外还有更简单的批量修改的方法即使用“选择性粘贴”功能:首先在某个空白单元格中输入选定此单元格选择“编辑”“复制”。选取想修改的单元格区域例如从E到E。然后选择“编辑”“选择性粘贴”在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算按“确定”健即可。最后要删除开始时在某个空白单元格中输入的。、如何快速删除特定的数据,假如有一份Excel工作薄其中有大量的产品单价、数量和金额。如果想将所有数量为的行删除首先选定区域(包括标题行)然后选择“数据”“筛选”“自动筛选”。在“数量”列下拉列表中选择“”那么将列出所有数量为的行。此时在所有行都被选中的情况下选择“编辑”“删除行”然后按“确定”即可删除所有数量为的行。最后取消自动筛选。、如何快速删除工作表中的空行,以下几种方法可以快速删除空行:方法一:如果行的顺序无关紧要则可以根据某一列排序然后可以方便地删掉空行。方法二:如果行的顺序不可改变你可以先选择“插入”“列”插入新的一列入在A列中顺序填入整数。然后根据其他任何一列将表中的行排序使所有空行都集中到表的底部删去所有空行。最后以A列重新排序再删去A列恢复工作表各行原来的顺序。方法三:使用上例“如何快速删除特定的数据”的方法只不过在所有列的下拉列表中都选择“空白”。、如何使用数组公式,Excel中数组公式非常有用它可建立产生多值或对一组值而不是单个值进行操作的公式。要输入数组公式首先必须选择用来存放结果的单元格区域在编辑栏输入公式然后按ctrlShiftEnter组合键锁定数组公式Excel将在公式两边自动加上括号“{}”。不要自己键入花括号否则Excel认为输入的是一个正文标签。要编辑或清除数组公式(需选择数组区域并且激活编辑栏公式两边的括号将消失然后编辑或清除公式最后按CtrlshiftEnter键。、如何不使显示或打印出来的表格中包含有值,通常情况下我们不希望显示或打印出来的表格中包含有值而是将其内容置为空。例如图合计列中如果使用“=bcd”公式将有可能出现值的情况如何让值不显示,方法一使用加上If函数判断值是否为的公式即:=if(bcd,“”bcd)方法二:选择“工具”“选项”“视窗”在“窗口选项”中去掉“零值”选项。方法三:使用自定义格式。选中E:E区域选择“格式”“单元格”“数字”从“分类”列表框中选择“自定义”在“格式”框中输入“G通用格式G通用格式”按“确定”按钮即可。、在Excel中用Average函数计算单元格的平均值的值为的单元格也包含在内。有没有办法在计算平均值时排除值为的单元格,方法一:如果单元格中的值为可用上例“值不显示的方法”将其内容置为空此时空单元格处理成文本这样就可以直接用Average函数计算了。方法二:巧用Countif函数例如下面的公式可计算出b:B区域中非单元格的平均值:=sum(b:b)countif(b:bo"<>")、如何在Excel中实现“自动更正”功能,Word用户都知道利用Word的“自动更正”功能可以实现数据的快速输入(但在Excel中却没有类似“自动更正”功能的菜单命令。其实使用VloopuP函数可以巧妙地解决这一问题
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