公司办公室会议接待流程
会前准备工作:
一、接到会议通知单后确认出席会议的人数,会议类型、名称,主办单位,会议日程时间、安排,会议的宾主身份,会议标准,会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。
二、调配人员、分工负责。会前,介绍会议基本情况,说明服务中的要求和注意事项,进行明确分工,会议接待人员清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作,按照分工各自进行准备工作(包括安排司机待岗)。
三、确认会议厅内各种用具和设施符合会议通知单要求(签到
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、会议台签、椅、笔、会议桌、水杯、矿泉水、茶杯、茶叶、暖水壶、烟缸、鲜花和绿色植物)
四、确认会议设备就位及清洁无污,如:舞台、讲台、矿泉水及杯具、讲台花、激光笔、白板(红/蓝/黑3色马克笔)、投影屏幕、写字板。调试好相关设备如:话筒、多媒体投影仪、音响、空调(冷空调25-26度、热空调26-28度,可灵活控制)、空调和投影仪摇控器、灯光开启(无坏灯,可自由调节)
五、核对会议横幅&LED指示牌内容、时间同会议通知相符并放置指定位置。
六、对会场人数、台型及要求进行最后确认,也可根据客人要求现场改动。现场布置提出合理改动要求时,要积极主动配合。
七、会议摆台标准:
①茶水具
a.茶具要求:
第一,挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。第二,茶具不得有破损,必须干净。
第三,茶杯要按会议人数配放,每人一套。还要准备适量备用杯。
b.水具要求
第一,不用不保温的暖水瓶。
第三,如果与会人数较多,或会场服务不方便,可适当增加一些暖水瓶。
c.茶叶
第一,袋装茶叶,会议室要有充足的备用茶叶。
第二,散装茶叶可事先放入杯中,待宾客就坐后直接冲泡开水。
②签到桌(特殊会议)及文具用品
a.会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。
b.如会议要求配备信纸、便笺、圆珠笔或红蓝铅笔等,要每人一份整齐地摆放在会议桌上。
③水果饮料(特殊场合或上级要求)
根据会议标准,有时还要备有不同的饮料和水果。水果要经过挑选,事先洗净、装盘、摆放整齐。
各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。
八、落实鲜花及绿色植物摆放。检查烟缸、盖杯(茶叶泡好,杯具不可有缺口,茶叶无杂质)、灯光照明、空调、遥控器、投影仪、激光笔、餐巾纸等物品及用具符合标准。
九、检查茶具摆放是否合理、整齐。
十、通知清洁人员清扫会议室。
十一、会议较长时间的或天气炎热时,除茶水外加放一瓶矿泉水,摆放要求与茶水平行(右臂前方一臂长处)。
十二、人员较多,会议室无法安排座位时,在后排椅子上,每张椅子上放置一瓶矿泉水。
十三、会议开始前15分钟需把会议室再次检查一遍,包括开空调,开灯,检查话筒,投影等。
会议期间服务(会议开始前30分钟门口迎候)
一、会议室入口开启,会务人员精神饱满,微笑有礼的引领宾客进入会议室就坐。
二、主动询问主办方或主持人会议厅内灯光等需求是否OK,最终确认会议人数,做到心中有数,及时补给。
三、客人入座后开始冲泡茶水,会议开始十五分钟后进行第二次茶水的补充,以后每间隔30分钟左右为客人斟添茶水,服务动作要轻、稳。特殊情况按客人要求服务(如:培训会议茶歇时进场斟添茶水)。
四、会议室茶水倒入,不易太满,水位适宜(杯口下方1.5-2CM处),
并端至参会人员右臂前约一臂长的地方安放。
五、将签到表交给会议主持方。
六、会议进场期间主动为进出门客人拉/关大门。
七、遇会议中间休息,要尽快添补茶水、矿泉水等。
会议结束服务
一、会议退场阶段,当客人起坐时,主动打开大门,引领客人出会议室。
二、主动检查一遍会场,看是否有遗留物品等,设施设备有否损坏,如有问题及时联系并做好
记录
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。
三、关闭各类电器设备(如投影仪、电灯、电脑、激光笔、音箱、话筒等)。
四、因会议临时借用的设备,会议结束后,应检查无缺归还借方,并告知。
五、通知清洁人员清扫会议现场。
六、将桌椅归位,撤下会议所用物品。
七、将会议用具、设备(如电脑、激光笔、音箱、话筒等)整理好归仓保管。
八、关闭空调,照明设施,电源设施,门窗锁好,会议厅钥匙交指定存放处。
浙公网安备 33021202002483