百变OA系统使用手册

百变OA系统使用手册 用户使用手册 适用范围:政府行政单位，各事业单位 我们的目标: 简化开发、快速实施、降低成本、低碳办公 我们的 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 : 掌握需求、快速建模 their own conditions to develop the correct road, the maximum to avoid investment risk, gain profit.(three) vigorously promote the brand. To establish brand awareness, awareness of the use of brand, brand value, brand acquisition performance, enhance the competitive strength. Concentrated manpower, careful planning, packaging and publicity of a number of unique, market influence and coverage of the brand, the implementation of key breakthroughs, to enhance the competitive strength, walking business road the competition of alienation and characteristics, the pursuit of stability and development of the market.(four) to promote the integration of resources. To further broaden their horizons, effective integration of resources within the group, the city resources, other industries and regional resources, mutual trust, mutual benefit, seeking win-win principle, in the framework of national policies and regulations, strict inspection and argumentation, legal consultation, examination and approval procedures, strict regulation of economic activities, attract injection the social investment to the industry group, to achieve leveraging the development, ensure that the value of state-owned assets.(five) to strengthen the construction management personnel. Strengthen the management of education and training of cadres and workers of the existing business, firmly establish the concept of the market, enhance the sense of crisis to adapt to market competition, the sense of urgency, improve the ability to respond to market competition, improve management and operation of the market. At the same time, according to the need of industrial development, vigorously the introduction of high-quality management management personnel, and strive to build a high-quality professional management team, hard work, and promote the entire workforce knowledge structure, age structure, structure optimization and upgrading ability, enhance core competitiveness, adapt to the need of market competition.(six) seriously study the policy for policy. Serious research about social support the development of cultural undertakings in the country and the XX policy, especially the policy of industrial development, financial investment policy, financial policy and tax policy, and actively seek policy, projects and funds, enterprise and industry group mission to promote leapfrog development. 目 录 概述 .......................................................................................................................................................................................... 1 1. 办公桌面........................................................................................................................................................................... 2 2(系统初始设置.................................................................................................................................................................. 2 2.1设置单位信息 ................................................................................................................................................................2 2.2添加部门 ........................................................................................................................................................................3 2.3添加用户 ........................................................................................................................................................................4 2.4角色管理 ........................................................................................................................................................................5 2.5系统初始化 ....................................................................................................................................................................6 3. 个人办公........................................................................................................................................................................... 6 3.1 我的文档 ........................................................................................................................................................................7 3.2 任务管理 ......................................................................................................................................................................10 3.3 工作日志 ......................................................................................................................................................................11 3.4 工作计划 ......................................................................................................................................................................12 3.5 日程安排 ......................................................................................................................................................................14 3.6 通讯录 ..........................................................................................................................................................................15 5.7 便签 ..............................................................................................................................................................................16 4.邮件短信........................................................................................................................................................................... 16 4.1 内部短信 ......................................................................................................................................................................16 4.2 手机短信 ......................................................................................................................................................................17 4.3 内部邮件 ......................................................................................................................................................................18 4.4 外部邮件 ......................................................................................................................................................................18 5.信息发布........................................................................................................................................................................... 20 5.1 新闻管理 ......................................................................................................................................................................20 5.2 公告管理 ......................................................................................................................................................................21 6. 文档中心......................................................................................................................................................................... 22 6.1 部门文档 ......................................................................................................................................................................22 6.2档案中心 .......................................................................................................................................................................23 7. 交流园地......................................................................................................................................................................... 23 7.1 内部论坛 ......................................................................................................................................................................23 7.2 网络硬盘 ......................................................................................................................................................................25 8. 实用信息......................................................................................................................................................................... 25 8.1 常用网址 ......................................................................................................................................................................25 8.2 邮编区号 ......................................................................................................................................................................26 8.3 电话查询 ......................................................................................................................................................................26 8.4 万年历 ..........................................................................................................................................................................27 9.个人设置........................................................................................................................................................................... 27 9.1修改密码 .......................................................................................................................................................................27 9.2个人信息 .......................................................................................................................................................................28 9.3桌面设置 .......................................................................................................................................................................28 10(流程审批 ...................................................................................................................................................................... 28 10.1 功能介绍 ...................................................................................................................................................................28 10.2 流程审批示例 ...........................................................................................................................................................29 11. 流程设置 ...................................................................................................................................................................... 36 11.1表单制定 ....................................................................................................................................................................36 their own conditions to develop the correct road, the maximum to avoid investment risk, gain profit.(three) vigorously promote the brand. To establish brand awareness, awareness of the use of brand, brand value, brand acquisition performance, enhance the competitive strength. Concentrated manpower, careful planning, packaging and publicity of a number of unique, market influence and coverage of the brand, the implementation of key breakthroughs, to enhance the competitive strength, walking business road the competition of alienation and characteristics, the pursuit of stability and development of the market.(four) to promote the integration of resources. To further broaden their horizons, effective integration of resources within the group, the city resources, other industries and regional resources, mutual trust, mutual benefit, seeking win-win principle, in the framework of national policies and regulations, strict inspection and argumentation, legal consultation, examination and approval procedures, strict regulation of economic activities, attract injection the social investment to the industry group, to achieve leveraging the development, ensure that the value of state-owned assets.(five) to strengthen the construction management personnel. Strengthen the management of education and training of cadres and workers of the existing business, firmly establish the concept of the market, enhance the sense of crisis to adapt to market competition, the sense of urgency, improve the ability to respond to market competition, improve management and operation of the market. At the same time, according to the need of industrial development, vigorously the introduction of high-quality management management personnel, and strive to build a high-quality professional management team, hard work, and promote the entire workforce knowledge structure, age structure, structure optimization and upgrading ability, enhance core competitiveness, adapt to the need of market competition.(six) seriously study the policy for policy. Serious research about social support the development of cultural undertakings in the country and the XX policy, especially the policy of industrial development, financial investment policy, financial policy and tax policy, and actively seek policy, projects and funds, enterprise and industry group mission to promote leapfrog development. 11.2流程定制 ....................................................................................................................................................................39 11.3流程监控 ....................................................................................................................................................................49 their own conditions to develop the correct road, the maximum to avoid investment risk, gain profit.(three) vigorously promote the brand. To establish brand awareness, awareness of the use of brand, brand value, brand acquisition performance, enhance the competitive strength. Concentrated manpower, careful planning, packaging and publicity of a number of unique, market influence and coverage of the brand, the implementation of key breakthroughs, to enhance the competitive strength, walking business road the competition of alienation and characteristics, the pursuit of stability and development of the market.(four) to promote the integration of resources. To further broaden their horizons, effective integration of resources within the group, the city resources, other industries and regional resources, mutual trust, mutual benefit, seeking win-win principle, in the framework of national policies and regulations, strict inspection and argumentation, legal consultation, examination and approval procedures, strict regulation of economic activities, attract injection the social investment to the industry group, to achieve leveraging the development, ensure that the value of state-owned assets.(five) to strengthen the construction management personnel. Strengthen the management of education and training of cadres and workers of the existing business, firmly establish the concept of the market, enhance the sense of crisis to adapt to market competition, the sense of urgency, improve the ability to respond to market competition, improve management and operation of the market. At the same time, according to the need of industrial development, vigorously the introduction of high-quality management management personnel, and strive to build a high-quality professional management team, hard work, and promote the entire workforce knowledge structure, age structure, structure optimization and upgrading ability, enhance core competitiveness, adapt to the need of market competition.(six) seriously study the policy for policy. Serious research about social support the development of cultural undertakings in the country and the XX policy, especially the policy of industrial development, financial investment policy, financial policy and tax policy, and actively seek policy, projects and funds, enterprise and industry group mission to promote leapfrog development. 百变平台办公系统使用手册 第 1 页 概述 百变OA= OA+工作流+业务系统(客户管理/人力资源/项目管理等)+开发平台 百变OA是智岛软件依据多年开发企业管理软件的经验，推出的一款业务基础平台产品，它基于B/S架构，集OA系统、工作流系统、业务系统与开发平台于一体，提供了强大而灵活的定制开发功能，业务模块无限扩展，涵盖软件的需求、设计、开发、测试、实施和维护等整个生命周期，可以通过互联网随时随地访问与维护，代表了新一代管理软件体系和开发模式。基于百变OA，能够为企业灵活而迅速的构建一系列OA、客户管理(CRM)、人力资源管理(HR)、企业资源管理(ERP)等信息网络管理系统，为不同行业不同企业的不同的应用阶段，提供随需应变的整体解决方案。 百变OA是新一代的业务系统基础运行环境，为企业管理提供了全面支持，帮助企业成为紧密协作的整体，实现高效的业务流程控制，使企业在运营效率和响应速度方面实现突破，并适应组织内的持续完善和变革。百变OA可以使企业的整体IT成本得到大幅度降低，并从信息系统中得到前所未有的高回报。 基于百变OA，能有效降低软件的开发复杂度，简化软件的开发过程，提高软件的开发效率，提升软件的质量。并且还可以快速创建富Internet应用(RIA)与AJAX应用，增进软件的用户体验与交互效率，使B/S架构应用系统兼美C/S架构应用的界面风格操作习惯等优势。 简单来说，百变OA是一种彻底提升信息化成功的工具，用户可以在很短的时间内构建起符合企业所需的业务系统。“用户主控，随需而变，全局规划，整体集成”，这就是百变OA～ 百变OA可广泛适用于政府、事业单位、集团企业、中小企业、行业用户等。 百变OA欢迎软件开发商、集成商、信息中心、代理商等建立合作关系，共同为用户缔造价值。 百变平台办公系统使用手册 第 2 页 1. 办公桌面 办公桌面是OA办公系统的首页，也是用户的个人桌面。它可以根据用户的定制来实现常用的办公功能，例如查看时事新闻、公告通知、日程安排，工作计划、短消息、邮件通知等。登陆系统后，即进入办公桌面，如图1.1所示。 通用功能区 菜单 区域 内容显示区域 (图1.1) 百变OA分为三个功能区域: 通用功能区:包括通用的系统操作功能和个性化设置。 菜单区域:主要是系统的使用人员的日常办公区域，只显示与个人工作相关的内容。 内容显示区域:系统内容显示 2(系统初始设置 用系统管理员帐号进入系统后，首先需要进入“系统设置”菜单，进行单位最初始化的系统权限架构的搭建。 2.1设置单位信息 选择“系统设置,权限设置,机构管理”进入组织机构页面，组织机构的“根”是单位名称， 选中该名称，点击“修改”按钮，弹出机构资料对话框，可以进行修改，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 3 页 2.2添加部门 部门挂在单位名称下，部门允许多级设置，即一个部门下允许再设置子部门; 可以点击“修改”修改初始部门，也可以点击“删除”删除初始部门数据，然后点击“新建” 按钮，进行新增。如点击“新建”按钮，弹出新建机构资料对话框，在里面输入部门信息，以及选 择“上级机构”， 保存即可以建立部门。 百变平台办公系统使用手册 第 4 页 2.3添加用户 选择“系统设置,权限设置,用户管理”，进入“用户管理”页面: 新建 用户 点击【新建】按钮，在弹出的对话框里输入用户信息，保存即可添加用户到系统。 新增用户后，还需要把用户添加到指定部门，操作如下所示: 把用户加入到选中部门 选择部门 百变平台办公系统使用手册 第 5 页 2.4角色管理 用于管理本系统所属的角色信息，角色是一些相关权限的组合，角色包括权限，一个角色可授予多个用户，一个用户可拥有多个角色，每个系统分别有各自的角色，可以根据分工不同设置不同的用户角色。角色主要包括角色名、对应用户、可见菜单和拥有权限等信息。超级管理员可以对所有角色进行管理，机构管理员(单位负责人或部门负责人)只能将超级管理员分配给他的角色再分配给本机构的用户。 选择“系统设置,权限设置,角色管理”，进入“角色管理”页面，如下图所示: 选中角色 将用户加入选中角色，表 示用户拥有了该角色。 角色菜单，如下表示选择的角色，可以使用的模块菜单。拥有该角色的用户可以使用选中的菜单。 如需要拥有按钮等功能点权限，则在角色权限里添加功能点权限即可。如允许经理可以发布新闻，只需在经理角色的角色权限列表里添加”OA_新建新闻”权限即可。 百变平台办公系统使用手册 第 6 页 2.5系统初始化 在试用系统过程中，会产生一些无用数据，在正式使用前，需要清理这些无用数据，百变OA提供了初始化系统功能。 选择“系统设置,权限设置,系统初始化”，进入“系统初始化”页面，如下图所示: 3. 个人办公 个人办公用于用户进行个人的日常办公操作，其中包括我的文档、任务管理、工作日志、工作计划、日程安排、通讯录、便签等模块。 百变平台办公系统使用手册 第 7 页 3.1 我的文档 打开个人办公,我的文档，如下图所示: 目录操作: 鼠标右键点击目录，在弹出的菜单里可新增、删除或重命名目录，如下图所示: 新建文件: 可以在线新建OStar文档、Word文档、Excel文档和文本等类型文档，也可以从本地电脑中导入至我的文档中。 百变平台办公系统使用手册 第 8 页 在线编辑文档 我的文档提供在线编辑Word、Excel、OStar和文本文档，新建或双击文件时，都会自动在页面里打开相应的编辑软件，用户可在线编辑文档，编辑完成后，点保存按钮，文档将保存到我的文档目录里面。 在线编辑Word文档 在线编辑Excel 百变平台办公系统使用手册 第 9 页 在线编辑OStar文档 在线编辑文本文档 共享文件 利用文件共享功能，各用户间可共享文件，可查看或编辑其它用户的共享文档。文件共享方式有两种: 完全共享 用户可将目录里的所有文件共享给所有用户，其它用户可对文件进行各种操作，包括删除。 特定用户共享 用户可将目录文件共享给指定的用户、部门或角色，并且可限制其它用户对共享文件的操作，如只能查看、不能删除等。 百变平台办公系统使用手册 第 10 页 3.2 任务管理 打开个人办公,任务管理。任务管理界面提供了未完成任务、进行中任务、随后七天、过期任务、已完成任务、所有任务、我指派的任务等视图查看模式，还可以按任务分类来筛选。有管理角色的用户还可以查看下属任务，如下图所示: , 新建任务: 点击“新建任务”，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 11 页 3.3 工作日志 打开个人办公,工作日志，工作日志界面提供了查看日报、周报、月报三种查看视图，作为机构管理者的用户还可以查看下属日志，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 12 页 查看下属日志 3.4 工作计划 打开行政办公,个人办公,工作计划，工作计划界面提供了查看周计划、月计划、阶段计划、所有计划四种查看视图，作为机构管理者还可以查看下属的工作计划，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 13 页 , 新建周计划/月计划/阶段计划: 点击“新建周计划”，如下图所示: 图5.12 , 查看下属计划: 点击“下属计划”, 拥有管理角色的用户可以查看下属的计划，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 14 页 图5.13 3.5 日程安排 打开行政办公,个人办公,日程安排，日程安排界面提供了日历/清单视图查看模式，作为机构管理者还可以指派日程给下属用户，如下图所示: , 添加日程: 点击“添加日程”，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 15 页 3.6 通讯录 打开个人办公,通讯录，利用通讯录我们可以管理个人的通讯录及查看公共通讯录。通讯录包括私人通讯录、公共通讯录和员工通讯录，私人通讯录只有个人才能访问，公共通讯录中联系人所有人都可以共享查看，员工通讯录中的联系人只包括本单位内部。如下图所示: 图5.18 , 新增通讯录: 点击“新增通讯录”，打开新增界面。如要将该联系人设置共享，请在“分类”项目中选择“共享通讯录”或“公共通讯录”，保存后，该联系人将会在公共通讯录中供所有人查看。如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 16 页 5.7 便签 打开个人办公,便签，利用便签我们可以随手 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 一些事情。如下图所示: 4.邮件短信 4.1 内部短信 打开“行政办公,邮件短信,内部短信”，如下图所示 百变平台办公系统使用手册 第 17 页 将要选择的人 员打“?” 发送信息时，开始撰写 选择收件人 点击“发送”按钮 4.2 手机短信 打开“行政办公,邮件短信,手机短信”，如下图所示 添加收件人 发送 短信 可直接添加 手机号码 填写短息内 容 百变平台办公系统使用手册 第 18 页 4.3 内部邮件 内部邮件在系统内部使用，不需要邮件地址，直接选择收件人即可。 打开“行政办公,邮件短信,内部邮件”，如下图所示 4.4 外部邮件 外部邮件使用邮件地址，对外发送电子邮件。 打开“行政办公,邮件短信,外部邮件”，如下图所示 百变平台办公系统使用手册 第 19 页 配置信箱: 点击【设置】按钮，选择新建邮件，在弹出的对话框里输入邮箱参，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 20 页 配置完毕，即可新建、收发电子邮件。 5.信息发布 信息中心用于发布一些公共类信息，如新闻、公告、规章 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 等，并提供了相应的管理功能。系统默认包括3个模块:新闻管理、公告管理、规章制度等。用户可以根据需要，进行定制添加。 5.1 新闻管理 这些按扭，只有新闻打开信息发布,新闻管理，如下图所示: 管理权限的用户才 可以管理，否则只能 查看。 图3.1 , 新增新闻: 点击【新增】，打开新增界面，在此我们也可以通过HTML代码进行编辑，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 21 页 5.2 公告管理 打开信息中心,公告管理，如图3.3所示: 这些按钮只有 公告管理权限 的用户才可 用。 , 新增公告: 点击“新增公告”，打开新增界面，在此我们选择公告的类型，例如行政公告、财务公告等，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 22 页 6. 文档中心 6.1 部门文档 部门文档主要是保存各部门相关的文档，一般情况下，本部门文档只能本部门人员才能查看，其它部门人员不能查看，如其它部门人员需要查看，则需要共享后才能查看。 打开文档中心,部门文档，如下图所示: 图4.11 , 新建文档: 可以在线新建OStar文档、Word文档、Excel文档和文本等类型文档，也可以从本地电脑中导入至部门文档中。如下图所示: 签入和签出: 为了文档版本的统一性，如需要编辑文档，则需要签出该文档，此时系统生成一份复制文档，用户在复制文档上编辑，其它用户查看时，所查看的文档为原文档，但不能编辑原文档;用户编辑保存等操作都是在复制文档上进行，如要原文档内容与复制文档一样，则用需要签入文档，签入后复制文档将覆盖原文档，其它用户再查看时，所看的内容为最新修改的;文档签入后，其它用户才能签出该文档修改;如签出文档修改后，不希望修改生效，则可取消签出。 百变平台办公系统使用手册 第 23 页 6.2档案中心 档案中心主要保存单位的重要文件，如流程审批归档后，也将存贮到档案中心。 可在档案中心里新建或上传各种文档，可为档案中心设置共享权限，文档编辑具有与部门文档一样的签入签出功能。 7. 交流园地 交流园地用于用户进行个人文件操作，其中包括内部论坛和网络硬盘。 7.1 内部论坛 打开交流园地,内部论坛。如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 24 页 发布新帖 查看帖子 百变平台办公系统使用手册 第 25 页 7.2 网络硬盘 打开交流中心,网络硬盘，利用网络硬盘我们可以将一些文件上传到服务器中，以便随时可以下载访问。如下图所示: 8. 实用信息 实用信息用于用户记录管理一些实用的信息，方便随时访问查找。其中包括常用网址、邮编区号、电话查询、万年历等，我们可以根据需要定制添加一些其它的实用信息类别。 8.1 常用网址 打开实用信息,常用网址，如下图所示。 选中“桌面显示”，可以将所选网址显示在个人的办公桌面上。 百变平台办公系统使用手册 第 26 页 8.2 邮编区号 打开实用信息,邮编区号，如下图所示。 8.3 电话查询 打开实用信息,电话查询，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 27 页 8.4 万年历 打开实用信息,万年历，如下图所示: 9.个人设置 9.1修改密码 百变平台办公系统使用手册 第 28 页 9.2个人信息 9.3桌面设置 10(流程审批 10.1 功能介绍 流程审批是处理流转工作的场所，流转工作的载体为流转文档，它是利用流程创建的，为流程对应的表单，流转过程受流程控制。在流程审批模块中，每个工作人员只能接收到与本人 职责 岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx 相关和需要处理的工作文档，接收不到与本人无关的工作文档。 流程审批模块主要分为待办流程、已办流程、流程关注、处理中流程、已结束流程、流程草稿箱、新建流程、工作文档将自动按照处理的状态显示在相应的视图中，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 29 页 待办流程:上一环节送来，需要您处理的流程。 已办流程:您已经办结并提交给下一环节的流程。 流程关注:您关注的流程-是有其它人员指定您关注的工作，您只可以 看，不能可进行任何操作。 处理中流程:您自己启动的，并没有办结的，还在流转过程中的流程。 已结束流程:您自己启动的，已经办结了的流程。 流程草稿箱:由您新建，尚未提交流转的流程。 新建流程:新建一个流程 10.2 流程审批示例 下面我们以“请销假办理”做一个示例: 情景:王五因为有事需要向办公室张三主管请假 1、王五进入系统，选择“流程审批”，进入流程审批页面，如下图所示: 点击新建流程 百变平台办公系统使用手册 第 30 页 进入新建流程页面，在页面上有流程分类，如果分类中有您要新建的流程，可以双击分类中的流程就可以新建，如果没有，则有两种原因:1.此流是您没有权限新建(需要与有权限的用户联系受权开通) 。 2.系统中没有预先制定好该流程，需要有流程定制权限的用户(一般为管理员)要进行“表单定制”、“流程定制”来产生，并且受权于您使用。 3 、选择“业务流程”流程分类，然后双击“请销假申请”进入申请页面，填写表单，只能填写能填写的域(单元格)，如下图所示: 提交，即开始流转 到一下办理人中 显示这此流 程的各环节 步骤 附件，即上保存到“草稿设置流程 传文件 箱”中 标题 流程办理 流程图 保存:点击保存就会保存到流程草稿箱中，不会进行流转(也就是暂时保存-草稿箱中) 标题:这个流程的标题，也就是名字 提交:点击提交会新建一个流程，并提交给审批的人 删除:在没有保存，提交前或没有权限删除为灰色，不可用状态。 说明:对这个流程的说明内容 1、 点击“提交”，弹出“流程名称”对话框，填写好名称，点击确定，然后弹出“选择办理环节” 对话框，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 31 页 在当前环节中添加的人员 中，如果所有人为提交人， 则不出现该选项，这个选项 的控制由“审核”环节中控 制，由流程制定人设置。 选择环节:?，如果有多个环节供用户选择，这时跟据实际情况选择。 添加人员:表示转交到下一环节的办理人员，这里是“王五”选择的是“张三主管” 清空人员:为清空已添加的人员。 环节提交人:如果要转较到的下一环节中已添加了多个人员，这时需要指定一人对工作进行转交，否则由最后的一办理人员转交，在这个示例中“王五”只提交给“张三主管”审核，审核环节只有“张三主管”一人，张三本身就是环节转交人了，所以不需要指定下一环节提交人。这个环节提交人选项受“审核”环节控制，是流程制定人员设置的(如果“审核”环节中所有人为转交人，则不会出该选项)，是实上在这个请假流程中“审核”环节中，只有一人审核就可以了。所以我们提交给审核人。我们在“文件呈批流程”的阅办环节中的实例再作说明。 5、在“添加人员”对话框中选择审核的人，如下图所示: 选择“张三主管” 点击“确定”完成操作 百变平台办公系统使用手册 第 32 页 选择办理人员后，点击【确定】，这个新建的流程操作完成。 流程新建成功，显示在“处理中流程”的列表中，等待下一环节的办理，如下图所示: 点击处理中的流 程，可以了解，刚 才新建的流程. 6、“张三主管”登录系统，点击“流程审批,待办流程”，就看到“王五”提交的“王五_请销假办理流程_xx”流程要进行审核，如下图所示: 7、双击“王五_请销假办理流程_xx”行，就会在下面显示出表单的内容，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 33 页 签收:点击签收就能够对此“王五_请销假办理流程_xx”进行审核。 流转历史:此流程经过了那些环节以及这些环节的办理人的办理情况。 说明:流程说明内容 8、点击“签收”，进入审批页面，如下图所示: (图-2.11) 保存:保存填写的意见 (这里点击保存，不会保存到草稿箱中，而是暂不进行提交，但要保存填写的意见) 提交:把流程提交给下一环节进行办理 填写意见:填写对此流程的意见 流转历史:此流程经过了那些环节 说明:流程说明内容 操作提示:为了快速操作，我们可以签收后，直接“提交”这时会直接弹出填写意见对话框，输入意见后，点击“是”或“否”，“是”即可进行下一办理步骤环节选择，“否”暂不转交，回到表单页面。 9、点击“填写意见”，弹出“填写意见对话框”，在文本框中输入意见，然后“提交”，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 34 页 提交后，将弹出如下选择后续环节对话框: 选择办 理人员 后续环节中有两个分支，一是到“批示”，另一个则是到“备案”。在这里可以根据实际情况选择选择批示 分支流向。也可以同时选择两个或更多个分支。 “张三主管”签收办理后，再提交给相关领导进行“批示”，点击“添加人员”选择“管理员”批示(我们这里假设管理员为领导)，选择后点击“确定”，张三主管审核完成，之后张三主管可以在已办流程中，可以看到自己已办理的工作及相关情况。 10、这时“管理员”登陆系统，进入“流程审批->待办流程”,就可见到“张三主管”提交过来的“王五_请销假办理流程_xx”，“管理员”再次提交给张三主管“备案”，操作过程和上面相类拟，这里不再重复讲述。 11、“张三主管”进入“流程审批->待办流程”，再次见到“管理员”的批示，这时“张三主管”进行签收备案，备案后“张三主管”提交到“销假”环节。这时“张三主管”点击提交后，这里不会再次出现“环节选择”，“添加人员”对话框，而是直接提交到了销假环节(注:这里之所以不再选择环节是因为在流程控制中这个“销假”这一环节默认由流程的发起人接收，在这里“王五”是申请人所以备案后提交就直接到了销假环节“王五”)，“王五”在“待办流程”或“进行中的流程”中了解领导的批示情况。这时“王五”可以请假了，待他请假回来后，在“待办流程”中进行销假，提交到“归档”环节(这里的归档是可以指定的人工办理归档也可以是系统自动归档，在流程制定中设置控制的，后面章节讲述)直至流程结束。 百变平台办公系统使用手册 第 35 页 12、“王五”可以在已结束的流程中了解到整个工作执行的全过程，如下图所示: “文档中心->档案中心”中可以找到归档的流程审批文件，如下图所示: 一个完整的流程示例完成。 百变平台办公系统使用手册 第 36 页 11. 流程设置 工作流设置与使用过程如下图 表单定制 流程定制 流程应用 这三个步骤包括了从定制到应用的整个过程，能够根据业务的需要灵活的定制表单以及整个流程的走向，做到适用、易用。 11.1表单制定 表单是日常办公文档的格式，就像传统办公方式中的各种表格。拥有表单定制权限的用户可以在表单制模块中定制本单位办公需要的各种表单格式，定制表单的步骤包括:新建表单、插入表格、设置单元格三个步骤。 系统内置了一批日常办公常用的表单格式。 表单定制步骤主要是: 1 新建表单:打开“系统设置,流程设置,表单定制”节点，点击“新建”按钮，新建表单有不用类型，包括OStar文档、Word文档、Excel文档、文本文件等，可以根据需要进行选择，选择好类型，进入表单定制页面。 2 插入表格:插入一个表格，并通过“合并表元”、“画表线”和拖拉表格线等操作，产生所需要的表单结构。 3设置单元格:设置表单中各个单元格的类型和别名，为表单中的单元格设置别名是在流程归档时需要的标识，以便把填写的数据保存进数据表。设置单元格别名的方式是在要设置别名的单元格上点击鼠标右键，在右键菜单中选择“设置别名”，输入别名即可。 下面以定制一个“请假申请单”为例介绍表单定制的方法。 百变平台办公系统使用手册 第 37 页 请假申请单格式示意图 a、 新建表单 打开“系统设置,流程设置,表单定制”节点，点击“新建”按钮，选择类型“OStar文档”， 进入表单定制页面，如下图所示: 百变平台办公系统使用手册 第 38 页 新建选择类型生成的空表单 b、 插入表格 点击菜单“表格”，选择“插入表格”，指定行数、列数、行高、列宽的值，也可以套用格式， 如下图: 并通过“合并表元”、画表线“和拖拉表格线等操作，产生所需要的表单结构。 c、 添加文本与设置别名 在要添加文本的地方输入文本，对要设置别名的单元格点击右键，选择右键菜单中的“设置 别名”。 添加文本 百变平台办公系统使用手册 第 39 页 定制完成请假申请单，点击保存按钮，输入文件名“请假申请”，确定即可。 11.2流程定制 流程是一类工作的处理过程，如发文处理、收文处理、请假申请、采购申请、出差申请等等，一个流程由若干个环节组成，每个环节由相应的办理人根据权限进行办理。 系统管理员可以在流程定制模块中定义本单位的各项工作流程，流程定制包括:流程的基本信息定义与各个环节定义两大步骤。定义好的流程必须先“启用”，才能够在日常办公模块中应用。 一、 流程定制的步骤 流程定制的步骤主要是: 1、 流程的基本信息定义:新建一个流程并定义包括流程名称、表单类型、表单名称、所属类别、 使用权限、流程状态、流程说明等属性。 2、 环节的定义:为流程添加环节并对环节的名称、办理人、环节类型、后续环节等属性进行定 义及环节流向进行指定、一个流程通常包含有若干个的环节，每个环节又有一个或多个的流 向分支,通常环节包含以下几个种类: a.起始环节:流程中的第一个环节，通常是登记环节。 b.人工处理环节:指需要人工去处理的环节，如签意见，批示等这些，其实“起始环节”也 属于此类，但“人工环节”中有些属性它是没有的。 c.归档处理环节:归档环节通常是前面环节办理完批后，需要进行归档处理的环节，可以系 统自动归档或人工处理归档。 d.路由处理环节:非由人工选择的，由系统自动或根据条件选择流向的环节。 e.结束环节:表明一个流程的结束。系统会进行结束流程之的数据处理。 如图: 路邮处理环 节。 起始环节 人工环节 百变平台办公系统使用手册 第 40 页 二、 流程定义项一览表 1、“流程基本信息定义”中的定义项 定义项 说明 流程名称 为流程命名，如:收文处理、发文处理、费用申请等。 表单类型 选择表单类型，如:OStar文档、Word文档、Excel文档等 表单名称 每个流程对应一个表单，从表单名称下拉列表中选择一个表单，列表中显示了你已“表 单定制”好了的表单。 所属类别 选择流程的类别，如行政办公、公文管理等，这是你自行划分的类别。 使用权限 选择流程拥有的权限，表示有该权限的人员，才可以发起该流程 流程说明 可输入流程的说明信息 2、增加节点中的“人工处理”属性选项 定义项 说明 环节名称 为环节命名，如:开始、审批、归档、结束等 序号 用于显示环节时排序，一般是自动的。 办理人 在下拉列表中包括由上一环节的办理人指定、由创建人办理、指定用户办理、指定 角色办理、指定部门，创建人所在部门办理。 任务分配方当办理人选择为“指定角色”、“指定部门”，“创建人所在部门”时，它才有效。如法 果办理人选择的为指定“角色”任务分配方法解议如下: 所有人:所有属于已选角色的人员可以接收到工作。 工作量最少的人员:已选角色的人员中，只有待办工作最少的人员接收工作。 先登陆系统的人员:已选角色的人员中，最先登陆OA系统的人员接收办理。 所有人员轮流办理:已选角色的人员中，轮流办理(即当前流程某人已办过，下次 再发起时就会轮到其它人员接收办理) 环节提交人: 当工作办理完成某一个步骤时，需要向后一步骤转交，使工作可以按流程的设想执 行下去，这时需有至少一个人向后环节转交。下面列出几种情况。 1. 由上一环节的办理人指定:指定下一环节办理人，同时也可以指定转交人。系 统则按指定的优先级别去执行。 2. 当不知道时(不指定谁是转交人时)系统则默认由最后一个办理人转交。 3. 当环节中所在的办理人都是转交人时，这时由办理人员自行决定是否向下一环 节转交。 百变平台办公系统使用手册 第 41 页 办理权限 在下拉列表中包括可完全编辑正文、填表式编辑正文、修订式编辑正文、不能编辑 正文 ?允许查看意见汇总:文档菜单条将提供【意见汇总】操作按钮，可浏览文档的全 部办理意见 ?允许打印文档:文档菜单条将提供【文件打印】操作按钮，可以打印文档 ?允许退回:文档菜单条将提供【退回】操作按钮，可以将文档退回至上一环节的 办理人 ?允许分发:文档菜单条将提供【分发】操作按钮，可以将文档以邮件形式分发给 相关人员 ?允许编辑附件:可修改、删除前面环节上传的附件 ?允许跟踪后续办理过程:文档提交后，可以在流转监控中，跟踪后续办理过程， 直至文档流转结束 ?以下可编辑域:左边的字段为可编辑的，右边的为不可编辑的 提醒 ?新工作到达时，短消息提醒:文档送达本环节的办理人时，自动弹出短消息提醒 本环节的办理人 ?不在线时手机短信提醒:如果检测到本环节的办理人没有登录系统，将发送手机 短信提醒本环节的办理人 将意见填写在此选择一个文档域，将本环节办理人的办理意见自动填写到该文档域中 到文档中的 域 将办理人信可以设置将本环节办理人的部门名称、姓名、办理时间分别自动写入到指定的文档息填写到文域中 档域 3、增加节点中的“归档处理”属性选项: 定义项 说明 归档设置 正文归档，其实是将表单，流程中相关的文件一起归档到“档案中心”的某个目录 下面，我们在档案中心也可以对它进行管理。 除归档设置中的相关选项外，其余的和“人工处理”环节的选项上同。 4、增加节点中的“路由处理”属性选项: 百变平台办公系统使用手册 第 42 页 定义项 说明 分为“条件分叉”及“并行分叉”环节类型。 环节类型(分 条件分叉:在流程的某一点，依据一个结果或流程控制数据, 从多个分支路径中选叉) 定一个路径。 并行分叉: 在流程中，需将单进程的某控制点分成可并行执行的多进程控制，于是 允许任务同时执行或以任何顺序执行。 环节类型(合分为“单路合并”及“多路合并”环节类型。 单路合并: 在流程中某点，需将两个或更多可选分支聚合而不同步;换言之，“合并) 并”在任一入口连接触发时被触发。 多路合并: 流程中，多个并行子流程/任务在某点汇聚成一个单进程，从而同步多 个进程。换言之，“合并“在所有入口连接触发时被 触发。 三、 流程的启用和暂停 管理员在定义完流程之后，还需要点击“启用”按钮，进行启用。流程被启用后，流程的使用人就可以在“流程审批”中使用该流程创建流转工作。 管理员还可以“暂停”正在使用的流程，对流程进行修改，也可以删除已经不用的流程。流程暂停后，新的工作无法创建，已在流转的工作不受影响。 四、 流程定制示例 下面以新建“请假申请”流程为例，介绍流程自定义的方法，表单示意图就如上面表单定制中的“请假申请单”，流程示意图如下图，我们将根据这个流程示意图来进行流程定制。 流程示意图: 请假天数>3 领导批示 提出申请 部门审批 人事审批 领导批示 结束 1、流程基本信息定义 选择“系统设置,流程设置,流程定制”。 百变平台办公系统使用手册 第 43 页 点击“新建”按钮，弹出“新建流程模板”对话框，输入“请假申请”如下图所示，然后“确 定”即可: 点击确定后，如下图: 这里先择OSTAR文档,因 为前面设计的表单为 OSTART类型的文件。 选择已制作 好的请假表 单。 设置好后“保 存” 百变平台办公系统使用手册 第 44 页 提示:按上图设置好后，请点击“保存”后表单中设置的别名都会显示在环节定义中的“变量列 表”选项卡中)。 2、各环节定义: 在上图中设置好基本信息保存后，点击“流程图”选项卡,流程图中的节点是可以用鼠标拖动 的，将点击拖开后，如下图: 如上图的流程图中是系统默认创建的，但这个图并不适合我们要设置“请假申请”流程,所以 我们需要对它进行修改。 第一步:双击“开始”环节，如下图: 填写后如下图: 重命名“环节 名称” 申请人需要填写的 “请假单”中的内容。 操作提示:选中右则 框再点击”<---“即可 第二步:双击“主管审批”环节，如下图: 重命名“环节名” 百变平台办公系统使用手册 第 45 页 重命名“环节 名称” 提示:环节属性选项，请参照“人工处理”属性选项表。 重命名“环节第三步:双击“领导审批”环节，如下图: 名称” 第四步:增加节点“路由处理”->“条件分叉”:如下图: 百变平台办公系统使用手册 第 46 页 注意:我们这里是根据上面示意图，有条件的环节，所在我们这里也要设置一个条件，请见如下图。 输入“环节名称” 第五步:增加“人工环节”(领导批示) 如下图: 输入“环 节名称” 增加“人工环节”(领导批示)保存完成后，流程图如下: 第六步:删除“人事审批”到“归档”的流向(即删除“人事审批”到“归档”之前的画线。) 百变平台办公系统使用手册 第 47 页 点击“流向管理”选项卡，如下图 2.点击“删除流向” 1.选择“人事审批” 到“归档”流向。 操作后如下图: 第七步:点击“增加流向”(分别设置“条件环节”到“归档” 和 “条件环节”到“领导批示” 的画线) 点击“增加流向”后，如下图: “条件环节”到“归档” “条件环节”到“领导批示” 百变平台办公系统使用手册 第 48 页 完成后如下图: 第八步:“增加流向”(即“领导批示”到“归档”的画线) 重复第七步即可。如下图: 第九步:设置“归档”(在上面的示意图中并没有归档这一步骤，但日常的工作大部分是需要归档的，以备日后有据可依)归档的属性选项，请参照上面相关表格。 双击“归档”环节，如下图 第十步:启用流程(点击“基本信息”选项卡)，如下图: 百变平台办公系统使用手册 第 49 页 最后，点击“启用” 即可以使用这个流程 了。 至此一个完整的工作流程已制定完毕。请管理人员在使用此系统前认真理解工作流原理后，设计出合适贵单位应用的工作流程。 11.3流程监控 在现实情况中，经常遇到一些工作没能继续办下去而中途停止，或可能流程处理可能的数据出错等未知问题，为了灵活的解决这些问题，本系统专门开发了“流程监控”模块。获得受权的用户可以使用这部份功能。 如下图: 在流程监控中: 运行中的流程:可以了解流程的办理全过程，办理情况等，可以临时“挂起”使流程暂停流转、终止或删除它。 已完成的流程:可以删除它，也就是在“已办流程”中也不能找到它，不影响已归档的流程表单。 挂起的流程:就是被暂停执行的流转中的流程。 终止的流程:就是被终止执行的流转中的流程，也就是取消执行。 警告:有“流程监控”的用户可以删除运行中的流程，请一定慎重分配“流程监控”权限～