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岗位工作量分析.doc

岗位工作量分析

第一错乱
2017-11-08 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《岗位工作量分析doc》,可适用于项目管理领域

岗位工作量分析你的岗位设置合理吗,基于工作量的职能岗位分析实践文石才员当中国民企走过创业期进入稳步发展期后迫切要求完善管理流程建设、岗位重构等制度细化等管理工作。此刻岗位分析不仅是管理精细化的基础工作更是企业战略分解到各个岗位上的具体体现。深入来看民企要想成功过渡到成熟期也依赖于及时的组织重新设计、流程再造工程和科学的岗位分析让组织能够快速识别关键岗位和骨干人才实现岗位、人才和战略的三结合进而实现企业的战略发展目标。重塑岗位分析三大目标作为工作分析的第一步岗位分析的成败对于岗位价值评估、薪酬体系完善、员工职位管理及发展通道体系的建立健全都负有至关重要的责任。从战略发展眼光来看岗位分析不再只是简单地搜集、分析、综合各个岗位的基本信息以岗位说明书的形式表现出来这项工作更具有如下重要意义:,实现“以人定岗”到“以岗定人”的科学转变。细化组织运作流程厘清岗位设置和具体需求然后根据岗位职责和素质要求配备合格人员这才是具有战略性的、可发展的选人、用人准则。“以岗定人”不仅可以使组织机构达到精简、统一的目的还能杜绝人才选拔中的暗箱操作实现定岗定编促进组织绩效提升的科学效果。,实现组织结构和工作岗位的再设计。伴随企业的发展既定的组织结构和岗位设置必定滞后于企业的发展如何改变岗位设置的僵化问题呢,这就需要及时进行组织结构和工作岗位的再设计进一步明确组织目标和部门、岗位职责界定工作权限实现工作流程的重新梳理。,岗位分析是做好全部人力资源管理工作的基础为人员调配、招聘及绩效管理等做铺垫。可以说岗位分析是连接组织宏观规划和微观管理的重要纽带。通过岗位分析明确岗位职责和要求、工作权限和环境、任职资格以及部门和岗位的衡量标准编制岗位说明书为员工的合理调配招聘标准、培训内容、薪酬设计、绩效考核和职业规划等所有人力资源管理工作奠定标准化、科学化的平台。步步为营细化岗位分析流程从科学的角度出发我们可以将岗位分析分为四个层次的工作内容:首先分析组织内部各成员每周发生的工作事项的频率及每次所需时间的原始数据并根据岗位问卷调查和一对一的访谈进一步确定岗位工作量的准确数据。其次计算各个岗位平均每周实际发生工作量的总时间占周工作总时间的比例及平均每周多出的工作时间其中每周工作的总时间为小时。第三根据实际情况和准确工作量的评估按照饱满的周工作量和工作时间来整合、设计岗位。第四根据部门的实际总工作量和工作时间重构出理想的岗位数目和人员编制数目实现定岗定编。步骤一:记录岗位工作量利用表格记录问卷调查所收集到的组织内部各个成员的岗位名称、工作职责、每个职责实现对应需要的有序工作事项例如明确记录第一步工作事项、第二步工作事项等每一步的具体内容、每项工作事项每周发生的频率(基于工作量研究的岗位分析工具是以周为单位的)和每次的开始时间与结束时间(以小时为单位)、输出的成果(此成果和每项工作事项可以判定此岗位成员的工作复杂程度、风险大小、成本大小进而界定岗位价值)。表以“会务管理专员”岗位为例进行说明。表:工作分析清单岗位:会务管理专员(举例)填写人:×××填写说明:请按照工作重要性依次填写你从事的每项工作职责。工作职责强调的是工作的目的及完成该工作个人负有的责任~而非工作过程~请多用具体动词加名词的方式~少用“负责”之类笼统的动词,工作内容是对工作职责的分解~是达成职责的工作步骤或例行的工作事项,发生次数衡量单位为:次天、次周、次月、次年,输出成果包括各种报表、图片等可支撑与证明工作职责实现的信息资料。工作职开始时间与结束序号事项明细发生次数输出成果责时间、会前通知次周周一上午:会议通知、会场准备与投影调次周周一下午:干净可用的会场协助开试展总监例会、会议记录次周周一下午:会议笔记、会议纪录整理与签次周周二上午会议纪录发电话会议相关联的部门和岗位填报人签名与日期:步骤二:设计分析岗位访谈整理部门岗位成员提交的工作分析清单根据岗位成员所提交清单的复杂性、重要性、访谈配合度、沟通能力的强弱等列出访谈议程明确访谈的顺序、时间、被访谈人、访谈人、访谈内容通常会将复杂性不高、岗位重要性低、配合度好、沟通能力强的放在前面先开展访谈工作。具体访谈流程如表所示:表:工作量访谈日程安排被访顺访谈日谈人访谈时间访谈人访谈地点访谈内容序期姓名月同事A::日岗位工作职责发生的频石才员三楼A会议室率和需要的时间月同事B::日对比步骤一中的工作分析清单针对具体的工作职责、每一工作事项发生的频率、所需时间、输出的成果利用STAR法访谈分析岗位工作量的饱满程度。例如可以分别询问这样的问题:“为什么要开展总监例会一般什么情况下才开(Situation,情况),”、“开这个会议你要做些什么(Task工作任务),”、“你是怎么做会前通知的(Action采取了什么行动),”和“怎么才算通知到位(Result最后有什么结果),”同时还要确认每项工作事项发生的频率和发生的时间并用笔对每项工作事项重新标示清楚。访谈结束前要向被访谈者复述此次访谈了解到的工作职责、具体工作事项发生的频率、所需时间和输出成果等内容这算是第一次的确认与反馈。步骤三:确认岗位工作量访谈过后需要整理工作内容和访谈记录来确认各个岗位的真实工作量。对访谈记录进行回顾和整理并按照如下表格填写完毕打印出来连同访谈笔记、工作分析清单等交被访谈者一对一地确认对有异议的地方通过私下访谈再次反馈并作出调整后请被访谈者签名确认(如表所示)。表:工作分析确认清单岗位:会务管理专员填写人:×××序工作职号责任务清单发生次数每次用时、会前通知分钟协助开、会场准备与投影调试分钟展总监次周、会议记录小时例会、会议纪录整理与签发小时签名(含日期):步骤四:计算真实工作量根据先前的记录分析结果计算各个岗位成员的工作事项每周发生的总工作量时间并累加得到实际总工作量时间总值与周工作总时间的占比形成分析表格。明确相同或相似的工作事项并用相同颜色标示然后计算各类事项实际的总工作量以方便后期打散原有岗位各类工作事项与整合工作事项重新设计岗位(如表所示)最后评估各岗位成员的总工作量(如表所示)也可据此画出更为直观的柱形图。表:总经理办公室各位成员工作量记录姓名:王二岗位:法务专员事合同打假法律知识其其他与工合计时占比项审核维权咨询产权他法律商局间与草事务事事务沟通总拟办理项处罚量时间姓名:李八岗位:会务专员其它高各部门电话时间事项总监例会接待合计占比管会议会议会议总量时间姓名:张三岗位:高级秘书撰写撰写品牌发言年检会务企业时间事项接待合计占比公新闻软文稿年审监管报总量文时间姓名:李四岗位:档案管理主管事档案管证件材料变更文件报制度文时间占合计项理指导年检与申报送件管理总量比时间表:总经理办公室各位成员工作量对比刘成员张佳李萍王良马华陈真何芳林强李玉明工作时间空余时间占比步骤五:分析问题、提出改善根据表中的数据对所有岗位成员的具体工作事项进行分类计算各类工作事项发生的工作量总时间累加该部门成员所有实际发生工作量时间除以周工作时间总量得出理想的部门编制人数发现问题提出改善建议(如表所示)。表:问题分析与改善建议成员张佳李萍王良马华陈真何芳林强李玉刘明工作时间空余时间占比问题分析:,团队成员工作量未超过的有人未超过的有人,刘明工作量过大原因是一个人同时承担年检年审会务监管接待工作等工作任务每周耗时小时,张佳的工作量非常不饱和平均每周空余工作时间达到小时,法务专员同岗不同量需要进一步调整印章管理工作可由此两岗位分担,证件年审年检、材料变更与申报、对外事务、对外会议、上市工作等与政府及相关企业事业单位打交道的工作较多周工作量合计小时,但工作年度分布较分散故可单独设岗,撰写公文、新闻、品牌软文、发言稿、企业报、内外部文书处理等秘书工作量大每周合计小时可单独设岗,档案管理、检测报告、制度文件管理、文件报送、送董事长文件、文件处理工作量大每周合计小时可单独设岗,会议管理、文件与电话过滤、文件分发、接待、保险、电话手机及卡号管理、办公室用品登记发放、卖店购物卷、保险、澳港通行证、出国手续工作量大每周合计小时可单独设岗。改善建议:目前总工作量为小时按每周人均小时工作量可设置人另考虑到突发事件及后续工作的深度开展故建议办公室岗位可设法务专员人、外联专员人、高级秘书人、档案文件管理人会议管理人行政助理人合计人。注意工作量折算问题当HR运用上述五步骤来完成岗位分析时总会遇到如何科学地统计和估算的棘手问题这也是值得我们注意的问题。由于组织中部分岗位成员的工作职责或工作事项属于不定期的、突发性的或者是每年、每季度、每月才发生一次的事件如何才能准确估算工作量呢,其实HR们可以利用访谈结果对照周期性的工作回顾来计算一定时间内该工作事项发生的频率和时间从而通过年月周的换算来计算出平均每周所消耗的该工作量实际工作时间。例如行政部的营业执照年审三年一次每次要发生准备材料、与政府部门事先电话沟通、往返办理、复印存档等工作事项所需时间为天(每天小时合计工时小时)那么换算到每周的话也就是小时。以上就是基于工作量研究的岗位分析操作指南此工具简单有效特别是对职能部门岗位分析来说操作简单、用时较短(一般天内即可完成)、易于操作。若将此法用于业务部门的岗位分析时如生产车间工人的岗位分析则还必须考虑标准工时、产能、单件流速度等具体问题。若对研发部门进行岗位分析则实际工作量总时间占周工作总时间的比例就不一定能说明岗位工作量的情况毕竟研发部门要求创新、要求解决问题的能力较强而对实际发生的工作总时间的要求到不一定

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