配件管理制度
机械化公司
配件管理制度
一、采购管理
1、目的
确保所购产品(物料、服务)符合有关质量、价格、交期等要求。 2、适用范围
适用于公司采购的所有产品(物料、服务)。
3、定义
3.1物料:是指各种原材料、辅助材料、零配件、包装物和低值易耗品等。 3.2服务:是指外加工、油漆等。
4、
职责
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4.1技术部门和修理部门负责提供采购
标准
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、材料规范。
4.2技术部门于每月20日前提出下月各种工具及车辆配件的采购，报采购人员。
5、程序
5.1采购申请
5.1.1技术部门每月20日提交《生产计划》，采购人员依据《生产计划》和库存情况提出采购申请，于每月30日前编制出下月《采购计划》，并报机械化项目经理审核、财务主管审核、经理批准。
5.1.2其它未列入《采购计划》的生产急需物料，由需要部门人员提出申请填写《紧急采购申请单》，报项目经理审核、和财务主管批准后交采购人员执行。 5.1.3价格超过2000元的紧急采购应报机械化公司经理批准后采购。
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5.1.4对于外租车辆的配件订购，原则上由公司本部采购，在本部验收后发往使用地。对直接发往使用地的配件，由司机签收后保管员凭签收单和反馈意见入库出账。
5.2采购
5.2.1采购人员根据批准的《采购计划》进行采购。
5.2.2采购人员在执行采购订单时，必须在《合格分供方一览表》中优先选择评定等级高、得分高的分供方。如没有合格分供方，则应开发分供方。 5.2.3有毒有害物料的采购按政府有关部门的规定和顾客要求进行。 5.3采购合同
5.3.1 配件和材料(原则上每批采购额大于1万元的或需预付款的采购项)应事先签订报价合同，以保证价格/供应量/质量/到货期。
5.3.2在执行《采购计划》前，采购人员要求分供方提供报价单，经项目经理审核批准，方可与分供方签订确认订货。
5.3. 3对于低值易耗品的采购，直接执行《采购计划》。
5.3.4对于已经按《采购合同》签订长期供货合同的分供方，在每次订货时可以直接执行《采购计划》而不必再签供需合同。
5.3.5采购人员根据经批准的《采购合同》和库管员通知的交付日期通知分供方供货，并跟踪、监控分供方的交付情况。
5.4采购文件控制
所有《采购合同》和《采购计划》，项目采购员留存一份原件，并送一份原件交财务部门保存，以便核对发票和应付帐款。
二、物资入库验收制度
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1 、 采购员完成采购任务，货到厂时应及时通知保管员到仓库办理入库手续，其程序具体规定如下:
1 )、认真填写《验收单》，一式三联，并签署。
2 )、供货单位发票(符合国家税务规定)。
3 )、发货明细表。
3 )、公司领导批准的采购计划。
2 、 保管员应对货物及凭证认真检查所收物资名称、规格、数量、质量，当证件完全符合后，请有关技术人员进行质检后验收。
3 、 入库物资验收合格无误后，由保管员签署。
4 、 办妥后的入库单由保管员、财务部各存一联记帐。
5 、 下列情况应严格把关，不准验收:
1 )、无领导批准采购的。
2 )、与订货单计划不符的。
3 )、违反公司规定，采购员工作标准，没按规定进货渠道采购的。
4 )、质量不合格的。
6 、物资因生产急需或其他原因不便入库，而直接送到现场，由项目保管员办理入库和发料手续。
三、物资保管与保养
1 、根据不同类别、形状、特点、用途分库分区;保管要做到“三清”，“二齐”，“四号定位”摆放。
三清:材料清、数量清、规格清
二齐:摆放整齐、库容整齐
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四号定位:按区、按排、按架、按位定位
2 、 保管物资应做到“十不”，即不锈、不潮、不冻、不霉、不腐、不变质、不挥发、不漏、不爆、不混、按物资保管技术要求，适当进行加垫、通风、清洗、干燥、定期涂油或重新包装，存放不当应及时改进。 四、物资出库管理
1、保管员发料应按主管部门批准的领料单及计划单进行发料，物资发放应视生产需要。既发整又发零。
2、必须按需领用，严禁实物未出库，账面无库存。
五、清仓盘点
1 、保管员应坚持实地盘点法，年终进行全面盘点，盘点应做到:
1 )、盘点时发现数量与帐不符应重复一次，重新核实，并分析原因，提出改进意见或措施，做好记录。
2 )、检查安全防火设施和措施器材等，发现问
题
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及时向领导汇报并采取防范措施。
六、帐务处理
1 、保管员应建立台帐，并按规定项目仔细记好帐目。
2 、记帐要认真，帐、卡、物三相符，材料收支与库存要保持平衡。
3 、每月25 号前填报库存月报表，报财务部门。
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浙公网安备 33021202002483