Word高级应用-操作提示

第1章Word高级应用 Word软件考核的重点内容为:正文排版(样式设置、项目符号与编号、文档注释),分隔设置,生成目录(分节、交叉引用、索引和目录),分节处理,添加页眉/页脚(使用域、奇偶页处理)。 本章围绕实例展开讲解,借助实例操作,掌握Word高级应用的技巧。实例由三个文件组成:Dword.doc(排版文檔)、题目要求.doc(排版要求)、DWord-Ans.pdf(排版后参考样本)。为便于分解成三部分讲解。 1.1 正文排版 1.1.1 样式设置 高级Word排版提倡的是用样式对全文中的 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 进行 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 管理。应用样式可以快速完成对文字、图、表、脚注、题注、尾注、目录、书签、页眉、页脚等多种页面元素统一设置和调整。 样式是已命名的应用于文檔中的一组格式组合,每种样式都有惟一确定的名称。 样式设置示例: 1.题目要求: (1)新建样式,样式名为:“样式”+准考证号后四位;其中: a.字体:中文字体为“楷体-GB2312”,西文字体为“Times New Roman”,字号为“小四”; b.段落:首行缩进2字符,-段前0.5行,段后0.5行,行距1.5倍; c.其余格式,默认设置。 注意:题中准考证号设为: (2)将(1)中样式应用到正文中无编号的文字。 注意:不包括章名、小节名、表文字、表和图的题注。 2.操作步骤: 将光标置于第一段正文处设置如下: (1)新建样式。 步骤1:选择菜单“格式”→“样式和格式”(弹出任务窗格如图1-1所示)→单击“新样式”按钮,弹出“新建样式”窗口; 步骤2:在“新建样式”窗口中输入样式名称:样式0123;然后单击“格式”按钮弹出菜单,如图1-2所示,选中“字体”菜单项,在如图1-3所示“字体”窗口中设置:中文字体为“楷体-GB2312”,西文字体为“Times New Roman”,字号为“小四”;按“确定”返回“新建样式”窗口。 图1-1 样式和格式 图1-2 新建样式 图1-3 字体 步骤3:在图1-2“新建样式”窗口,选中“段落”菜单项,在“段落”窗口中设置:首行缩进2字符,-段前0.5行,段后0.5行,行距1.5倍;按“确定”返回“新建样式”窗口。 图1-4 段落 步骤4:其余格式不要改动,在图1-2选择“自动更新”,按“确定”按钮结束。可以看到,在图1-1右侧“样式和格式”任务窗格中增加一项“样式0123”。 图1-5 样式0123 (2)样式应用。 将光标依次置于各段正文中(注意:不包括章名、小节名、表文字、表和图的题注),然后单击图1-5所示“样式和格式”任务窗格中的“样式0123”。就可快速设置所有正文段落格式。 也可以在格式工具栏“样式”中选择“样式0123”;另外,第一段落设置后,其余段落也可用常用工具栏的“格式刷”设置。 1.1.2 项目符号和编号 为了使文档条理化,通常将文档划分为章、节、段落,在添加章、节、段落标题时可以使用“项目符号和编号”来统一快速的添加序号和设置格式。 多级符号示例: 1.题目要求: (1)章名使用样式“标题1”,并居中;编号格式为:第X章,其中X为自动排序。 (2)小节名使用样式“标题2”,左对齐;编号格式为:多级符号,X .Y。X为章数字序号,Y为节数字序号(例:1.1)。 2.操作步骤: (1)设置章名、小节名使用的编号。 将光标置于第一章标题文字前; 步骤1:选择菜单“格式”→“项目符号和编号”→“多级符号”,弹出图1-6窗口, 选择预设标题项,点击“自定义”按钮,弹出图1-7窗口。 选择预设标 题项 图1-6 项目符号和编号 图1-7 设置章名编号 步骤2:在图1-7窗口中,选择级别:1,编号格式:第1章(1由编号样式决定,在1前输入“第”,在1后输入“章”);标题1编号设置完毕。 步骤3:在图1-8窗口中,选择级别:2,编号格式:1.1,按“确定”按钮.多级编号中的标题2编号设置完毕。 图1-8设置小节名编号 (2)设置各章标题格式。使用格式工具栏设置: 首先选中各章标题(Ctrl+单击各章标题);在格式工具栏“样式”中选择“第1章标题1”,再单击“居中”按钮,各章标题设置完毕。 注意:别忘记删除各章标题中的原有编号“第二章、第三章……”。 (3)设置各小节标题格式。使用格式工具栏设置: 首先选中各小节标题(Ctrl+单击各小节标题);在格式工具栏“样式”中选择“1.1 标题1”,多次单击“编号”按钮,直到设置成所需格式,各小节标题设置完毕。 同样也可以使用菜单或格式刷完成,方法自己探索。 自动编号示例: 1.题目要求: (1)对出现“1.”、“2.”…处,进行自动编号,编号格式不变; (2)对出现“1)”、“2)”…处,进行自动编号,编号格式不变。 2.操作步骤: (1)对“1.”、“2.”…处,进行自动编号格式设置。 逐次选中或置于“1.”、“2.”…处(若连续可同时选中),按下格式工具栏中的“编号”按钮即可;或选择菜单“格式”→“项目符号和编号”→“编号”,选中列表编号“1.”、“2.”…,按“确定”按钮。 (2)对“1)”、“2)”…处,进行自动编号格式设置。方法同上,不再重复。 1.1.3 脚注和尾注 在文章中通常要对某些名词术语在页下边或章节后加解释文字,这就是脚注和尾注;脚注通常位于每页底部,如作者简介、名词和术语解释;尾注通常位于文档的结尾,如参考文献。脚注和尾注由两个关联部分构成:注释引用标记、对应的注释文字。这里重点介绍脚注,尾注与脚注方法相似,同学们可以自行练习。 脚注示例: 1.题目要求: 对为正文文字(不包括标题)中首次出现“乒乓球”的地方插入脚注,添加文字“乒乓球起源于宫廷游戏,并发展成全民运动”。 2.操作步骤: (1)查找首次出现“乒乓球”的地方。 将光标置于文档开始处,使用菜单“编辑”→“查找”(如图1-9所示)→在“查找内容”中输入:乒乓球→单击“查找下一处”按钮,在正文中首次找到“乒乓球”时按下“取消”按钮。 图1-9 查找和替换 (2)插入“乒乓球”脚注。 将光标置于找到的“乒乓球”文字后,使用菜单“插入”→“引用”→“脚注和尾注”(如图1-10所示)→选择脚注位置:“页面底端”,编号格式:“1,2,3…”→按下“插入”按钮,光标自动跳转到插入脚注文本的当前页面底部,输入注释文字:“乒乓球起源于宫廷游戏,并发展成全民运动。”。 注意:插入脚注的文字“乒乓球1”后自动添加上标符号,本页底部有相应的注释文字。可参考看本页底部。 插入尾注方法与脚注相同,不在重复。脚注和尾注标记位置可以复制、移动、删除。 1乒乓球起源于宫廷游戏,并发展成全民运动。 图1-10 脚注和尾注 1.1.4 题注 题注通常是对文章中表格、图片或图形、公式或方程等对象的下方或上方添加的带编号的注释说明。 图题注示例: 1.题目要求: (1)对正文中的图添加题注“图”,位于图下方,居中。 a.编号为“章序号”-“图在章中的序号”,(例如第1章中的第2幅图,题注编号为1-2 ); b.图的说明使用图下一行的文字,格式同标号; c.图居中。 2.操作步骤: 前提:必须将标题中的章节符号转变成自动编号,否则不能生成题注的编号。 准备:将光标置于图的下方文字前。 (1)使用菜单“插入”→“引用”→“题注”(如图1-11所示)→修改标签为:图→确定。 如果希望输入图片时自动生成题注编号,则在按下“确定”按钮前先单击“自动插入题注”按钮,这样每次插入或粘贴图片时,都会在图下方自动生成图题注编号,然后自己在输入图的注释文字就行了。 图1-11 图题注 (2)同时选中图及题注,单击格式工具栏设置“居中”对齐。 表题注示例: 1.题目要求: (2)对正文中的表添加题注“表”,位于表上方,居中。 a.编号为“章序号”-“表在章中的序号”,(例如第1章中第1张表,题注编号为1-1); b.表的说明使用表上一行的文字,格式同标号; c.表居中。 2.操作步骤: 前提:必须将标题中的章节符号转变成自动编号,否则不能生成题注的编号。 准备:将光标置于表的上方文字前。 (1)使用菜单“插入”→“引用”→“题注”(如图1-12所示)→修改标签为:表→确定。 图1-12 题注 如果希望插入表格时自动生成题注编号,则在按下“确定”按钮前先单击“自动插入题注”按钮,这样每次插入或粘贴表格时,都会在图下方自动生成表格题注编号,然后自己在输入表格的注释文字就行了。 (2)分别选中题注及表格(单击表格的“全选”光标),用格式工具栏设置“居中”对齐。 1.1.5 交叉引用 交叉引用是将编号项、标题、脚注、尾注、题注、书签等项目与其相关正文或说明内容建立的对应关系,既方便阅读,又为编辑操作提供了自动更新手段。创建交叉引用前要先对项目作标记,然后将项目与交叉引用连接起来。这里以题注的交叉引用为例介绍。 图题注的交叉引用示例: 1.题目要求: (1)对正文中所有出现“如下图所示”的“下图”,使用交叉引用,改为“如图X-Y 所示”,其中“X-Y”为图题注的编号。 2.操作步骤: 前提:必须对该图用添加题注的方法生成图的题注编号。 准备:查找或移动到文檔中第一处“如下图所示”,并选中“下图”两字。 (1)使用菜单“插入”→“引用”→“交叉引用”(如图1-13所示) (2)在图1-13窗口中,修改“引用类型”为:图,“引用内容”为:只有标签和编号,“引用哪一个题注”选择:图1-1 国际乒联总部图(要连接的图题注),单击“插入”按钮,原来文字“如下图所示”自动变成“如图1-1所示”,即完成第一处插入; (3)移动光标到下一处“如下图所示”,并选中“下图”两字。重复(2)中操作,直到全部插入完毕,最后按下“关闭”退出 图1-13 图的交叉引用 表题注的交叉引用示例: 1.题目要求: (2)对正文中出现“如下表所示”的“下表”,使用交叉引用,改为“如表X-Y所示”,其中“X-Y”为表题注的编号。 2.操作步骤: 前提:必须对该表用添加题注的方法生成表的题注编号。 准备:查找或移动到文檔中第一处“如下表所示”,并选中“下表”两字。 (1)使用菜单“插入”→“引用”→“交叉引用”(如图1-14所示) (2)在图1-14窗口中,修改“引用类型”为:表,“引用内容”为:只有标签和编号,“引用哪一个题注”选择:表2-1 24-29届冠军获得者表(要连接的表题注),单击“插入” 图1-15 分隔符 按钮后,原来文字“如下表所示”自动变成“如表2-1所示”,即完成第一处插入; (3)移动光标到下一处“如下表所示”,并选中“下表”两字。重复(2)中操作,直到全部插入完毕,最后按下“关闭”退出。 图1-14 表的交叉引用 注意:当题注的交叉引用发生变化后,不会自动调整,需要用户自己要求“更新域”(“域”在后面的章节加以介绍)。“域”的更新方法如下: 鼠标指向该“域”右击,在快捷菜单中选择“更新域”命令,即可更新域中的自动编号;若有多处,可以全选(Ctrl+A )后再更新;更新域也可以使用快捷键。 1.2 分节、目录 1.2.1 分节 “节”是文檔版面设计的最小有效单位,可以以节为单位设置页边距、纸型和方向、页眉和页脚、页码、脚注和尾注等多种格式类型。 Word 将新建整篇文檔默认为一节,划分为多节主 要是通过插入分节符实现。插入分节操作可使用菜单: “插入”→“分隔符”,如图1-15所示,然后选择“分 节符类型”,按“确定”按钮完成。设置后在普通视图 方式下可以用删除字符的方法删除分节符。 分节符类型共有四种如下表所示。 表格 1 分节符类型 分节设置示例: 1.题目要求: 对正文做分节处理,每章为单独一节,每节总是从奇数页开始。 2.操作步骤: 注意:光标置在“第2章”文字后,使用菜单:“插入”→“分隔符”→“分节符类型”:奇数页→“确定”。重复上述步骤,直到每章都分节完毕为止。 1.2.2 目录 目录是通常位于文章之前,由文檔中的各级标题及页码构成。可以手工创建和自动创建,当文檔做过修改其标题和页码就会发生变化,手工创建的目录修改起来很麻烦,使用自动创建方式,使用更新域的方式就可自动修改目录。 Word目录分为文档目录、图目录、表格目录类型。通过下面实例介绍三种目录的自动创建方法。 目录设置示例: 1.题目要求: 在正文前按序插入节,使用“引用”中的目录功能,生成如下内容: (1)第1节:目录。其中: a.“目录”使用样式“标题1”,并居中; b.“目录”下为目录项。 (2)第2节:图索引。其中: a.“图索引”使用样式“标题1”,并居中; b.“图索引”下为图索引项。 (3)第3节:表索引。其中: a.“表索引”使用样式“标题1”,并居中; b.“表索引”下为表索引项。 2.操作步骤: (1)在文檔最前面插入三节。 光标置在“第1章”文字前,使用菜单:“插入”→“分隔符”(如图1-15所示)→分节符类型:下一页→“确定”。 再重复上述操作,再插入一个“下一页”、一个“奇数页”分节符。 (2)完成题目要求中(1)~(3)中的a 要求。 步骤1:在第一个分节符(下一页)前输入文字:目录,按两次“回车”键;在格式工 具栏中,单击“编号”按钮,取消目录前的自动编号。 步骤2:在第二个分节符(下一页)前输入文字:图索引,按两次“回车”键;在格式工具栏中,单击“编号”按钮,取消目录前的自动编号。 步骤3:在第三个分节符(奇数页)前输入文字:表索引,按两次“回车”键;在格式工具栏中,单击“编号”按钮,取消目录前的自动编号。 (3)创建文档目录,即题目要求中(1)中的b要求。 光标置于第一个分节符(下一页)的回车符前,使用菜单:“插入”→“引用”→“索引和目录”(如图1-15所示)→“目录”→“确定”。 图1-15中“显示级别”根据实际需要设定,本题目不作改动。 (4)创建图目录,即题目要求中(2)中的b要求。 光标置于第二个分节符(下一页)的回车符前,使用菜单:“插入”→“引用”→“索引和目录”→“图表目录”(如图1-16所示)→“题注标签”选择:图,选中“包括标签和编号”→“确定”。 图1-15 创建文文件目录 图1-16 创建图目录 (5)创建图目录,即题目要求中(3)中的b要求。 光标置于第三个分节符(奇数页)的回车符前,使用菜单:“插入”→“引用”→“索引和目录”→“图表目录”(如图1-17所示)→“题注标签”选择:表,选中“包括标签和编号”→“确定”。 图1-17 创建表目录 从创建的三种目录可以看出,自动生成的目录都带有灰色的域底纹,都是域。当标题和页号发生变化,与题注和交叉引用一样目录可以用更新域的方式更新。即在生成的目录区或 选中目录区右击,在快捷菜单中选择“更新域”命令,在“更新目录”对话框中选择“只更新页码”或“更新整个目录”,按“确定”按钮就可以完成目录的修改。 1.3 页眉和页脚、域 在文档每页上方会有章节标题或页码等,这就是页眉;在每页的下方会有日期、页码、作者姓名等,这就是页脚。在同一文档的不同节中可以设置不同的页眉和页脚、奇偶页页眉和页脚、不同章节中的不同页码形式等。 在页眉和页脚区域中可以输入文字、日期、时间、页码或图形等,也可以手工插入“域”,实现页眉页脚的自动化编辑,例如在文档的页眉右侧自动显示每章节名称等。 创建页眉页脚可使用菜单:“视图”→“页眉和页脚”,弹出“页眉和页脚”工具栏,借助此工具栏,实现页眉、页脚间的切换,以及其他功能。 1.3.1 创建页脚 页脚设置示例: 1.题目要求: 添加页脚。使用域,在页脚中插入页码,居中显示。其中: (1)正文前的节,页码采用“i,ii,iii…”格式,页码连续; (2)正文中的节,页码采用“1,2,3…”格式,页码连续,并且每节总是从奇数页开始。 (3)更新目录、图索引和表索引。 2.操作步骤: (1)正文前的节,页码采用“i,ii,iii…”格式,页码连续; 光标置于第1节中,使用菜单:“插入”→“页码”(如图1-18所示)→“对齐方式”选择:“居中”,单击“格式”按钮,弹出图1-19所示窗口→“数字格式”选择:“i,ii,iii…”“页码编排”选择:“续前节”→“确定”→“确定”。 光标分别置于第2节、第3节中,重复上述步骤,直到正文前各节设置完毕为止。 图1-18“页码”对话框 图1-19“页码格式”对话框 (2)正文中的节,页码采用“1,2,3…”格式,页码连续,并且每节总是从奇数页开始。 步骤1:光标置于第1章首页(即第四节)中,使用菜单:“插入”→“页码”(如图1-18所示)→“对齐方式”选择:“居中”,单击“格式”按钮,弹出图1-20所示窗口→“数字格式”选择:“1,2,3…”→“起始页码”选择:“1”→“确定”→“确定”。 图1-20“页码格式”对话框 (3)更新目录、图索引和表索引。 拖动选中“目录”、“图索引”和“表索引”各节,右击使用快捷菜单,选择“更新域”命令,弹出“更新目录”(如图1-21所示)对话框,、弹出“更新图表目录”(如图1-22所示)对话框→选择“只更新页码”→“确定”。 图1-21“更新目录”对话框 图1-24“更新图表目录”对话框 1.3.2 创建页眉 页眉设置示例: 1.题目要求: 添加正文的页眉。使用域,按以下要求添加内容,居中显示。其中: (1)对于奇数页,页眉中的文字为“章序号”+“章名”, (2)对于偶数页,页眉中的文字为“节序号”+“节名”。 2.操作步骤: (1)页面设置。 光标置于第1章所在节中;使用菜单:“文件”→“页面设置”→“版式”(如图1-21所示)→“节的起始位置”选择:“奇数页”,“页眉和页脚”选择:“奇偶页不同”,“应用于”选择:“本节”→“确定”。重复上述步骤,直到每章都分节完毕为止。 图1-21“页面设置”对话框 (2)创建奇数页页眉。 步骤1:使用菜单:“视图”→“页眉和页脚”,光标将自动置于奇数页页眉处如图1-22所 示,并且自动弹出“页眉和页脚”工具栏,单击“链接前一个”按钮,使得页眉处“与上一节相同”取消,使本节设置的奇数页页眉不影响前面各节的奇数页页眉设置。 步骤2:光标将置于奇数页页眉处,使用菜单:“插入”→“域”→“类别”选择:链接和引用,“域名”选择:StyleRef,“域属性”选择:标题1,“域选项”选择:插入段落编号,如图1-23所示; 与上节相同 链接前一个 图1-22 创建奇数页页眉 图1-23 插入奇数页页眉中的“章序号” 步骤3:使用菜单:“插入”→“域”→“类别”选择:链接和引用,“域名”选择:StyleRef,“域属性”选择:标题1,如图1-24所示; 图1-24 插入奇数页页眉中的“章名” 插入奇数页页眉结果,如图1-25所示。 显示下一项 图1-25 插入奇数页页眉 (2)创建偶数页页眉。 步骤1:奇数页页眉创建后,在图1-25窗口中,单击“页眉和页脚”工具栏中的“显示下一项”按钮,光标将自动跳转到偶数页(下一页)页眉处,如图1-26所示;然后单击“页眉和页脚”工具栏中的“链接前一个”按钮,使得页眉处“与上一节相同”取消,使本节设置的偶数页页眉不影响前面各节的偶数页页眉设置。 图1-26 创建偶数页页眉 步骤2:使用菜单:“插入”→“域”→“类别”选择:链接和引用,“域名”选择:StyleRef ,“域属性”选择:标题2,“域选项”选择:插入段落编号,如图1-27所示; 图1-27 插入偶数页页眉中的“节序号” 步骤3:使用菜单:“插入”→“域”→“类别”选择:链接和引用,“域名”选择:StyleRef ,“域属性”选择:标题2,如图1-28所示; 链接前一个 与上节相同 图1-28 插入偶数页页眉中的“节名” 插入结果如图1-29所示,单击“页眉和页脚”工具栏中的“关闭”按钮,完成设置。 图1-29 插入的偶数页页眉 设置完毕要预览文档,参考.pdf效果文件,从开始到结尾检查所有设置是否正确。 图1-30 “文档结构图”窗口方式 修改文档时为了快速浏览,可把视图切换到其他方式,如“文档结构图”方式,操作使用菜单:“视图”→“文档结构图”,窗口会分成左右两部分,如图1-30所示,左边显示标题,右边显示所有内容;这样能快速的在各章节中移动修改。 1.3.3 域 1.哪些是域 在前面的应用中多处出现了域,比如插入能自动更新的“时间和日期”,页眉和页脚中的“页码”、“页数”、自动添加的“章节编号和名称”,题注的引用、自动创建的目录等这些在文档中可能发生变化的数据,都是域。Word提供了9大类73个域,我们不可能全部掌握,只需要对经常用到的作以简单了解就行了。 2.域的构成 由三部分组成:域名、域参数和域开关组成;域名是关键字;域参数是对域的进一步说明;域开关是特殊命令,用来引发特定操作。 我们使用时不必直接书写域,可以用插入域的方式,在“域”窗口中选择插入即可。 3.域的操作 插入域:使用菜单:“插入”→“域”→选择“类别”、“域名”、“域属性”、“域选项”参数设置即可,如图1-31所示。不同“域”,其属性、选项都不同。当选中某个时,在“域名”下方有说明,通过此说明可以了解“域”;单击“域代码”,可以将域代码显示出来,如 图1-32所示。 “域”说明 单击显示“域代码” 图1-31 “域”窗口 图1-32 “域代码”窗口 4.常用域 要想对“域”,有深入的了解,可以选择相应书籍作深入学习。这里希望大家了解下列几个常用域: (1) Page 域 作用:插入当前页的页号。 说明:参考1.3.1 创建页脚示例。 (2) NumPages域 作用:插入文档中的总页数。 说明:在页眉页脚中操作。 (2) toc域 作用:建立并插入目录。 说明:参考1.2.2 创建目录示例 (3) StyleRef域 作用:插入具有样式的文本。 说明:参考1.3.2 创建页眉示例 (4) MergeField域 作用:插入合并域在邮件合并中使用,作用是将主文档中的占位符与数据源联系在一起。自动生成不同“人员”相同格式内容的通知。 由于篇幅有限,这里不再举例。虽然是一个很有用的功能,但等级考试中没有此项;限于篇幅,不再举例。 5.编辑域 指向“域”右击,使用快捷菜单中的“编辑域”命令。 6.更新域 指向“域”右击,使用快捷菜单中的“更新域”命令。 7.删除域 与删除其他对象一样。 8.域的常用快捷键 :下一个域; +:前一个域; :更新当前选择域; +:切换显示域;