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印章使用管理规定

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印章使用管理规定印章使用管理规定 为了加强对公司印章的保管、使用及管理,特制定本规定。 本规定中的印章是指公司对外、对内所使用的文件、凭证文书等与公 司权利义务有关的文件上,因需以公司或公司部门名义证明其权威作用而使用的印章。 公司采取分别保管的办法,各类印章由各岗位专人依职权领取并保管。 一、法定代表人签字章由总裁秘书或总裁指定专人负责保管和登记使用。 二、银行私章由财务部出纳负责保管。 三、公章由总裁指定专人负责保管和登记使用。 四、财务专用章由财务总监保管和登记使用。 印章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人。...

印章使用管理规定
印章使用管理规定 为了加强对公司印章的保管、使用及管理,特制定本规定。 本规定中的印章是指公司对外、对内所使用的文件、凭证文书等与公 司权利义务有关的文件上,因需以公司或公司部门名义证明其权威作用而使用的印章。 公司采取分别保管的办法,各类印章由各岗位专人依职权领取并保管。 一、法定代表人签字章由总裁秘书或总裁指定专人负责保管和登记使用。 二、银行私章由财务部出纳负责保管。 三、公章由总裁指定专人负责保管和登记使用。 四、财务专用章由财务总监保管和登记使用。 印章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人。 印章的保管人与批准盖章的人员不得为同一人; 印章保管人离职时,办理归还印章手续作为工作移交的重要部分。 所有需要盖章的文件、资料,必须在总裁或总裁授权人批准后印章保 管人方可用印。 公司总裁代表公司对印章保管人员和盖章审批人员进行授权,总裁办 负责备案。 经办人需使用印章,必须事先提出申请,填写“印章使用申请单”。 填写“印章使用申请单”须用电子打印方式填写,并与所需用印的文 件一并交部门经理审核。 经部门经理核准的,根据印章使用权限逐级上报总裁授权人或总裁审批。 经逐级核准的申请单,连同经审核的文件文稿等交相应印章保管人用 印。 印章保管人在用印时应在“印章使用申请单”上签字备案。 用印后该“印章使用申请单”作为使用印章的依据由印章保管人留存,定期整理后交行政部归档。 “印章使用申请单”所载内容必须与所盖章的文件内容相符,否则不予盖章。 “印章使用申请单”上内容严禁涂改,否则无效。 公司总裁对公司所有印章的使用拥有绝对的决定权。 印章原则上不许带出公司,对确需将印章带出使用的,应填写“印章使用单”,载明事项,按上述程序审批核准,经 同意后方可携带使用。 印章保管人必须妥善保管印章,不得遗失,如遗失,必须及时向公司办公室报告。 必须严格依照本规定中程序使用印章,未经本规定的程序,不得擅自 使用。 违反本规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予以处罚,造成严 重损失或情节严重的,移送有关机关处理。 本规定解释权为集团总裁办。 本规定自发布之日起实施。 附:印章使用申请单 宝胜科技创新股份有限公司 印章使用管理办法 (2009 年3 月制订) 第一章 总 则 第一条 为保证宝胜科技创新股份有限公司(以下简称“公司”)印章使用 的合法性、严肃性和安全性,维护公司利益,杜绝不法行为的发生,加强公司印 章的管理,特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司公文、便函、介绍信、授权委托书、证件、证书、 财务报表、统计报表及对外签署的 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 及其他须用印章的文本等。 第三条 公司印章的使用,必须严格执行公司印章使用管理规定,凡不符合 本办法的,一律不得用印。 第四条 印章的种类 (一)法人印章:公司及具有独立法人资格的各成员企业的印章。 (二)部门印章:公司各部门的印章,主要在公司内部使用。 (三)专用印章:由公司统一颁发的使下属有关部门履行某种特定的职责和 权力的印章(如财务专用章、报关专用章、合同专用章等)。 (四)其它根据工作需要刻制的印章。 第二章 印章的雕刻及启用 第五条 公司行政公章及法定代表人印章的刻制由办公室根据法定批准的营 业执照及法人证书提出申请,经总裁批准后按规定刻制。 第六条 部门印章由各部门提出申请,经办公室主任审核,报常务副总批准 后,交办公室按规定刻制。 第七条 业务专用章由各所需业务部门提出申请,经办公室主任审核,报常 务副总批准后,交办公室按规定刻制。 第八条 合同专用章的刻制,必须由法律和销售等相关部门提出,办公室主 任审核,报常务副总批准后交办公室按规定刻制。2 第九条 印章刻制完成后,由办公室专人负责领取印章并在印章备案表上登 记备案,印章启用应事先发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。由 办公室下发到部门并明确责任人后方可使用。 第三章 印章的使用及管理 第十条 印章的使用 一)公司行政公章用印必须履行登记手续。须由经办人认真填写《用印审 批表》,并按审批表权限逐级签署意见后,连同需盖章文件等一并交印章专管员, 由其审核材料后用印。公司印章不允许外带,若因工作需要,确需将印章带出, 须由部门提交申请,经常务副总批准后方可带出。公章带出期间,责任人只可将 公章用于申请事由,并对公章的使用承担一切责任。 (二)以公司名义发出的公文,须凭公司法定代表人或其授权人签发批准的 文件原稿用印。 (三)对外签署的合同或协议使用合同专用章,按《公司章程》有关规定履 行审批程序,最终经法定代表人或其授权代理人在合同或协议上签章后方可用 印。 (四)对外进行报关业务使用报关专用章,经分管副总批准后方可用印。 (五)财务专用章用印须经分管财务副总批准后方可用印。 (六)公司对外报送的各类业务报表(财务报表、统计报表)及其它需用公 司印章的文本等,须按规定办理用印手续。 (七)公司各职能部门、全资及控股子公司、分公司等须用公司印章,需经 法定代表人或其授权人批准,按规定办理用印手续。 (八)在法定代表人或其授权人出差期间,用印事项应由常务副总电话请示 法定代表人或其授权人同意后,并在《用印审批表》上做好记录后方可用印。 (九)用印盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,印章的名称与用印件 的落款要一致(代用印章除外),不漏盖、不多盖。 (十)介绍信、便函、授权委托书要有存根,要在落款和骑缝处一并加盖印 章。 (十一)对外签署的合同或协议、各类业务报表(财务报表、统计报表)及 其它需用公司印章的文本等,须在合缝处加盖印章。3 (十二)不得在空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书上用印。 第十一条 印章的管理 (一)公司印章实行用印审批登记 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 。 (二)公司印章由公司委托常务副总归口管理,负责公司印章日常监管。 (三)公司设印章专管人员,由常务副总提出建议,法定代表人批准指定人 负责保管和用印登记。 印章专管人员,每天下班前应检查印章是否齐全,并将印章锁进保险柜内, 妥善保管,不得将印章存放在办公桌内。第二天上班后,应首先检查所保管印章 保险柜有无异样,若发现意外情况应立即报告。 (四)印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时,常务副总应指定他 人代管,印章专管人员要向代管人员交接工作,交代用印时的注意事项。专管人 员正常上班后,代管人员应向专管人员交接工作,登记用印的起止日期,实行管 印人员登记备案制,以明确责任,落实到人。交接工作时,应严格办理交接手续, 登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签字,常务副总签字认 可后备存。 (五)印章专管人员调离或因各种原因离岗时,常务副总应提出建议指定他 人管理印章,并及时办理交接工作,交代用印注意事项,并对印章专管人员进行 离岗审查。 (六)部门印章由部门负责人明确其保管人和责任人。 (七)印章有破损、字迹不清、机构名称变更,要及时向办公室申请更换印 章,同时将作废印章交公司办公室,并定期销毁。 (八)印章销毁必须填写《印章销毁申请表》,经办公室主任审核,常务副 总批准,持有效申请表和待销毁的印章交办公室登记备案。由办公室声明作废并 定期销毁。 第十二条 印章专管人员要坚持原则,遵守保密规定,严格照章用印。 第十三条 未按批准权限用印或用印件内容有误的,印章专管人员不予用印; 经办人拒绝印章专管人员审核用印内容的,印章专管人员可拒绝用印,或报告领4 导处理。 第十四条 印章专管人员不得擅自用印,一经发现无论结果如何,严肃处理。 第十五条 公司所用印的文件、资料、附件资料及用印审批表等,年终由办 公室整理后,交档案室装订存档备查。 第四章 介绍信、便函和授权委托书的管理 第十六条 本公司主要使用存根类介绍信、便函、授权委托书。 第十七条 介绍信、便函、授权委托书由办公室指定专人负责保管。 第十八条 介绍信、便函、授权委托书开具要严格履行审批手续。即按权限 由相应领导签批后方可开具。 第十九条 开具介绍信、便函、授权委托书应按要求认真填写存根。 第二十条 公司严禁开出空白介绍信、空白便函、空白授权委托书。 第五章 法律责任 第二十一条 印章专管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向公司主 管负责人报告。 第二十二条 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章,未经本办法 规定的程序,不得擅自使用。 第二十三条 违反本办法的规定使用印章,造成丢失、盗用、仿制等,依情 节轻重,对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。 第六章 附 则 第二十四条 各全资及控股子公司、分公司等印章的保管、使用,应当参照 公司印章使用管理规定执行,也可参照本办法制定本单位印章使用管理办法,并 报公司备案。 第二十五条 本办法由办公室负责解释、补充,经公司董事会审议通过后生效实 施。 印章管理规定 1目的与范围 1.1为加强印章管理,使印章刻制、启用、封存、废止及印章日常使用管理工作更加 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 化,杜绝由印章管理不当而 带来风险,特制定本办法。 1.2 本规定适用于对本公司授权的所有印章的管理。各二级单位可参照本办法执行。 2 职责 2.1 办公室是印章、介绍信、法人授权委托书管理的责任部门。 2.2 公司所属各单位负责职责范围内的印章、介绍信、法人授权委托书管理。 3 印章的种类 3.1 正式印章: 公司公章(即行政公章)印文为公司的法定名称全称,是正式代表公司的公章,是公司对内、对外的凭信,具有对外法 律效力和对内最高管理效力,可以独立进行代表公司法人进行经济活动和管理活动。 所属各单位公章,印文为各单位的正式名称,由公司刻制并授权使用,主要用于公司内部管理及对外业务函件往来, 不得独立代表公司进行对外经济活动。 3.2 “中英文”印章即公章的中英文版,印文为公司的正式中英文名称,在涉外经济活动中代表公司法人,具有与公司 公章相同的效力。 3.3 专用印章:公司为履行某项专业业务而授权相关部门使用的印章,印文为公司法定名称加×××专用章,由公司 办公室刻制、启用、封存和废止。公司所属各单位如因某项专业业务需要,可自行刻制印文为各单位名称加×××专用 章(各类合同专用章除外),由各单位印章管理部门公司办公室管理,公司办公室对各单位的印章管理和使用情况定期 或不定期检查。各类专用章均不得超出印章刊名的范围使用。 3.4 钢印:是专门用来加盖各种证件的模印。与正式印章、专用印章有某些相似之处,但并不完全一样。它一般加盖 在像片与证件的骑缝上,以表示证件与像片相吻合,表示两者相同,以防止仿造。但钢印不能作为文件、介绍信及其 它票据凭证的有效标志,也不能独立使用。 3.5 法定代表人手章:由公司法定代表人亲笔书写,后而照其真迹按比例放大或缩小刻制的印章,它是公司法定代表 人行使职务的标志,与公司公章或专用章用时使用对外具有法律效力。 3.6 领导人个人名章:是代替手写签名,加盖在文件或凭据上以示负责,法定代表人和单位领导人个人名章与其他公 章同时使用,具有对外法律效力。 4 印章的使用范围 4.1 公司公章:用于公司公文(包括上行文、下行文、与相关单位往来函件等),对外联系业务、开具证明书、介绍信、授权书、代理声明书等。 4.2 “中英文”印章用于外经贸业务中原产地证明书、重量尺码证书、商业发票、装箱单、提单申请单、提单、出厂资 料、检验、检测报告、银行汇票、出口专用发票、授权书、代理声明书等。 4.3 专用印章主要有合同专用章、分包合同专用章、材料采购合同专用章、财务专用章、发票专用章,还有招聘专用 章、社会统筹专用章等等。 合同专用章:用于签订对外合同、协议等使用。 分包合同专用章:公司作为总包单位与分包单位签订分包合同。 材料采购合同专用章:根据工程需要签订材料采购合同。 财务专用章:公司及所属各单位对外支付款项需预留在金融机构备案的专门印鉴,用于处理有关银行业务和财务往来 等业务时使用。 发票专用章:公司购买或开具发票、收据时需加盖的专用印章。 招聘专用章及社会统筹专用章等等是在履行该项专业业务时使用。 4.4 法定代表人手章用于签订合同、工程招投标、开具法人委托。 4.5 个人名章用于报表、财务预决算、银行支票等有关事宜。 4.6 钢印用于工作证、退休证及有关资格培训证等。 5 印章的规格与样式 5.1 公司行政公章直径4.5厘米,中央刊五角星,五角星外刊公司法定名称,自左而右环形。公司各级职能部室、各 分公司、辅助单位公章直径4.2厘米,公司统管、自管项目部公章直径4.0厘米,中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右环形,五角星下方刊各单位名称。公司所属各单位一律不准自行刻制行政公章。 5.2 公司党委印章,直径4.5厘米,中央刊镰刀斧头,镰刀斧头外刊机关名称前加“中共”后加“委员会”,自左而右环 形。各分公司党委、总支印章直径4.2厘米,各统管项目部党工委印章直径4.0厘米,镰刀斧头下方刊各单位名称前加“中共”,后加“委员会”、“工作委员会”或“总支委员会”。 5.3 专用印章按照各单位公章刻制规格及式样,五角星下方刊×××专用章或各单位名称加×××专用章。 5.4 公司所属各单位下设部室印章直径比各单位行政公章小0.2厘米,中央刊五角星,五角星外刊公司名称,自左而右环形,五角星下方刊该分公司或项目部及下设部室名称。 6 印章的刻制、启用、备案、回收与废止 公司办公室负责公司刻制并授权使用的印章的刻制、启用、备案、回收与废止工作。 6.1 公司行政公章由公司办公室按规定刻制,公司所属各单位公章由公司办公室根据其具体成立或更名等情况统一刻 制,由公司办公室行文启用并附印章印模。 6.2 党工团印章由党工团组织提出申请,由公司党工团负责人批准,公司分管领导审核,交公司办公室按规定刻制并 行文启用。 6.3 各分公司、统管项目部成立隶属的自管项目部,应由所隶属单位向公司分管领导呈书面报告,经公司主管领导审 批同意后,由公司办公室刻制该自管项目部公章并行文启用。 6.4 公司各类专用印章由各使用单位提出申请,经单位负责人审核,由公司分管领导批准,交公司办公室按规定刻制。 公司各职能部室根据业务模块分类自行刻制的业务专用章,需公司办公室办理印模备案后方可使用。 6.5 公司所属各单位下设部室可按规定自行刻制印章,自行刻制印章需由各分公司、项目部自行行文启用并附印模, 交本单位印章管理部门备案后方可使用。 6.6 统管项目部根据工程管理要求,需要刻制“项目部分包合同专用章”和“项目部材料采购合同专用章”,可向公司办公室提出申请,经公司主管领导同意后,由公司办公室刻制并行文启用。 6.7 公司财务部可根据公司及集团公司财务制度要求为公司所属二级单位和项目部(含统管及自管项目部)开设银行帐户时刻制统一编号的财务专用章,并在公司财务部备案。 6.8 印章回收及废止 6.8.1 公司及公司所属各单位由于机构合并、撤销或更名时,应当停止使用原印章,及时将印章缴回制发单位封存或 销毁,印章管理人员应及时做好印章的收缴、调换、归档工作,印章销毁应经公司相关领导批准方可处理。 6.8.2 公司所属各项目经理部在完成交工验收后,立即将公司制发该项目的所有印章一并上交公司办公室,由印章管 理人员进行归档处理。 6.8.3 如因善后工作仍需要使用原印章时,应向公司档案室提出使用申请,经相关领导同意后方可使用,具体见本规 定7.4条。 7 印章的管理与使用 7.1 印章的管理 7.1.1 印章刻制完成后,由公司办公室印章管理人员填写印章备案表(见附录11)登记备案,领用单位人员签字并明确保管人和责任人后方可使用。 7.1.2 各类印章应由专人妥善保管、安全存放,防止丢失、盗用,若有遗失或损坏,应立即报告公司办公室,并由公 司办公室对外登报或发文声明作废。丢失或损坏的印章不得自行重新刻制,需报经公司领导同意后方可重新刻制、启 用。 7.1.3 任何单位和个人未经审批和授权不得以任何理由私刻公章、专用章和领导私章,凡未经领导批准、未在本规定 允许范围内擅自刻制印章,一律视为非法,由此造成公司不良影响和经济损失的,由该单位、部门负责人(审批人)承担后果,并追究其法律责任。 7.1.4 凡因印章使用管理不严,造成严重后果的,有关人员应承担相应法律责任。对利用各类印章进行违法经济活动、 损害国家和企业利益的,要追究行政和经济责任,触犯法律的,交由司法机关追究刑事责任。 7.2 印章的使用:见附录1用印审批流程图。 7.2.1需用正式印章或专用印章时根据实际情况填写用印审批表(见附录2)或合同(协议书、承诺书等)用印审批表(见附录3),经相关业务管理部门同意后,报公司分管业务领导审批,签字确认后方可用印。 7.2.2 工程投标文件应由投标单位的相关部门会审后,经法定代表人或其授权的公司其他领导审批方可用印。 7.2.3以公司名义对外签署工程承包合同文本、协议书、承诺书及相关的文件,须经三总师及相关业务管理部门审定 会签后,报法定代表人或其授权的公司其他领导审批后方可用印。 7.2.4 公司办理外经贸业务使用“中英文”公章,须填写用印审批表,报公司分管业务领导审批,签字确认后方可用印。 7.2.5 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章,但须执行有关财务内控 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 。 7.3 拒绝用印及携印外出 7.3.1各单位印章管理部门在确认审批程序符合要求后,加盖相关印章;印章管理人员不允许在空白凭证、白纸、空白 介绍信和空白法人授权委托书上加盖印章;如有违反审批程序、规定及权限的,印章管理部门有权拒绝用印。 7.3.2 各单位在非工作时段(包括双休日、国家法定节假日)期间提出用印申请,除确认审批程序符合要求后,还需填 妥《用印预约申请单》(见附录10)后预约用印时段,否则印章管理部门有权拒绝用印。 7.3.3如有特殊情况需将公司印章带离公司办公基地,须经有关领导同意,由办公室印章管理人员随同用印,并与暂 时接管印章人员办理好印章交接手续。 7.4 归档印鉴的再使用 7.4.1 公司因机构合并、撤销、更名或工程完工等原因废止和缴回的各类印章均属归档印章再使用的范围。 7.4.2 凡公司员工因工作需要用归档印章时,先至归档公章保管部门查询有无所需印章,再如实填写《归档印章使用 申请单》(见附录12)并办理相关手续。 7.4.3 公司员工需用分公司或项目部的归档印章时,需先经经办人分公司经理或项目经理签字后到归档印章管理部门 经其主管领导审签后方可用印。 7.4.4 公司员工需要用公司级归档印章时,需按本节第三条流程办理后再经公司分管业务领导签审后方可使用归档印 章。 8 公司介绍信、法人授权委托书的办理 8.1 开具公司《介绍信》,使用人为公司所属各二级单位、项目部的人员须出具公司所属各二级单位、项目部介绍信 方可转开公司《介绍信》(见附录7),如果是工程投标使用的,须经公司市场营销部备案后方可转开公司《介绍信》。使用人为公司各职能部室人员须填写开具介绍信申请单(见附录9),经本部室负责人审签后方可开具公司《介绍信》。 开具介绍信流程图附后(见附录8)。 8.2 因合同签订或其它业务而开具《法人授权委托书》须经法定代表人或法定代表人的授权人书面同意方可开具,合 同签订法人授权委托书(见附录4),其它业务法人授权委托书见(附录5)。开具《法人授权委托书》流程图附后(见附 录6)。 9 附录 附录一 用印审批流程 附录二 用印审批表 附录三 合同(协议书、承诺书等)用印审批表 附录四 合同签订“法人授权委托书” 附录五 其它业务“法人授权委托书” 附录六 开具法人授权委托书流程图 附录七 介绍信 附录八 开具介绍信流程 附录九 开具介绍信申请单 附录十 用印预约申请单 附录十一 印章备案表 附录十二 归档印章使用申请单 10 附则 本办法由办公室起草并负责解释。
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