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Access入门使用教程.doc

Access入门使用教程

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2017-10-20 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《Access入门使用教程doc》,可适用于高等教育领域

Access入门使用教程Access入门教程大全Access教程第一章Access数据库基础数据库基础知识及关系数据库管理系统。Access中文版介绍。数据库技术产生于年代末、年代初它的出现使计算机应用进入了一个新的时期社会的每一个领域都与计算机应用发生了联系。数据库是计算机的最重要的技术之一是计算机软件的一个独立分支数据库是建立管理信息系统的核心技术当数据库与网络通信技术、多媒体技术结合在一起时计算机应用将无所不在无所不能。作为本课程学习的开始我们首先要了解的是:什么是数据库,什么是数据库管理系统,什么是Access呢,一、数据库的基本知识(什么是数据库数据库这个词有多种解释简单的定义是这样的:数据库(DataBase)是结构化数据的集合。从广义上讲数据库就是数据或信息的集合相当于一个数据仓库。具体来说数据库是一组经过计算机整理后的数据在关系数据库中它由许多数据表组成。DavidMKroenke关于数据库的定义是:数据库是指自描述的完整记录的集合。它表达了三层含义:数据库是自描述的。数据库除了包含用户的源数据以外还包含关于它本身结构的描述这个描述称作数据词典(或数据目录、元数据)。从这个意义上讲数据库与作为一个自描述的书的集合的图书馆相似:除了书籍以外图书馆还包含一个描述它们的卡片目录。数据库是集成记录的集合。数据的标准结构如下:位>字节>域>记录>文件,按这种模式说文件组合成数据库是非常诱人的但却无法深入数据库将包含四种数据:用户数据文件、元数据、索引、应用元数据。用户数据大多表示为表格称之为数据表它存放了用户的各种有用资料和数据。例如:元数据是关于用户数据的结构的描述称之为系统表。例如:索引数据改进了数据库的性能和可访问性称之为概括数据。例如:应用元数据用来存储用户表格、报表、查询、媒体数据和其它形式的应用组件。并非所有的DBMS都支持应用组件支持应用组件的DBMS也不一定把全部组件的结构作为应用元数据存储在数据库中。数据库是模型的模型。数据库是用户关于现实世界的模型的模型。具体解释是:非计算机操作数据的情况下人们所建立的一套文件、表格、数字等的处理内容和规则是人们关于现实世界的模型在计算机操作数据的情况下数据库设计者将在人们关于现实世界的模型的基础上再次建模从而建立一个适用于计算机处理的数据库模型。三个世界的划分:现实世界(客观世界):实体、实体集、属性、连接使用准则表达式生成器三、创建特殊用途查询数据查询未必总是静态地提取统一信息。只要用户把搜索类别输入到一个特定的对话框中就能在运行查询时对其进行修改。例如:当用户希望能够规定所需要的数据组进就需要使用一个参数查询。另一个特殊用途的查询就是把字段值自动填充到相关表中的“自动查询”查询。“自动查询”查询通过查找用户输入在匹配字段中的数值并把用户指定的信息输入到相关表的字段中。参数查询如用户想要查询价格在,元之间的各种产品并想知道产品的供应商和产品的类别。这需要向查询设计器中添加【产品】、【供应商】、【类别】三个表。具体步骤如下:首先打开查询设计器将数据表添加到上面。添加字段。并给出条件:Between输入最低值And输入最高值然后运行输入两参数:可查看到结果:如要改变参数类型可打开【查询】|【参数】对话框来解决:自动查找查询自动查询查询使用具有一对多关系的两个表若要创建一个自动查找查询首先把两个相关表添加到查询设计窗口然后把匹配字段从“多”方拖到网格上。这种查询是查找“一”方中的相关记录并从匹配记录中的其他字段检索数值。下面创建一个在【供应商】列中选择一个供应商时自动填充【联系人姓名】、【地址】、【邮政编码】、【电话】的自动查找查询。具体操作如下:运行在底部通过选择供应商而添加记录其中“一”方表中的公司名称、联系人姓名、地址、邮政编码、电话等字段将自动加上。而“多”方的产品名称则须人工加上。交叉表查询交叉表查询是一种特殊的合计查询类型可以使数据按电子表格的方式显示查询结果集这种方式在水平与垂直方向同时对数据进行分组使数据的显示更为紧凑。这一点在前面已讨论过了。下面我们再创建一个雇员销售订单金额汇总表。由于每一个定单中有多个订单明细产品所以金额必须求和。所以按订单分组利用表达式数量*单价求和即可并按雇员分列之。四、操作查询操作查询用于同时对一个或多个表执行全局数据管理操作。操作查询可以对数据表中原有的数据内容进行编辑对符合条件的数据进行成批的修改。因此应该备份数据库。更新查询更新查询用于同时更改许多记录中的一个或多个字段值用户可以添加一些条件这些条件除了更新多个表中的记录外还筛选要更改的记录。大部分更新查询可以用表达式来规定更新规则。如下表实例:字段类型表达式结果货币单价*把“单价”增加日期##把日期更改为年月日文本“已完成”把数据更改为“已完成”文本“总”单价把字符“总”添加到“单价”字段数据的开头是否Yes把特定的“否”数据更改为“是”追加查询当用户要把一个或多个表的记录添加到其他表时就会用到追加查询。追加查询可以从另一个数据库表中读取数据记录并向当前表内添加记录由于两个表之间的字段定义可能不同追加查询只能添加相互匹配的字段内容而那些不对应的字段将被忽略。删除查询删除查询是所有查询操作中最危险的一个。删除查询是将整个记录全部删除而不只是删除查询所使用的字段。查询所使用的字段只是用来作为查询的条件。可以从单个表删除记录也可以通过级联删除相关记录而从相关表中删除记录。生成表查询生成表查询可以从一个或多个表查询的记录中制作一个新表。在下列情况下使用生成表查询:把记录导出到其数据库。如创建一个交易已完成的订单表以便送到其它部门。把记录导出到ExcelWord之类的非关系应用系统中。对被导出的信息进行控制。如筛选出机密或不相干的数据。用作在一特定时间出现的一个报表的记录源。通过添加一个记录集来保存初始文件然后用一个追加查询向该记录集中添加新记录。用一个新记录集替换现有的表中的记录。例如要以【产品】表为基础查询出【产品名称】、【类别】、【单价】、【库存量】并生成一个新表:五、SQL专用查询结构化查询语言(即SQL语言)是最重要的关系数据库操作语言在过去的几年中SQL语言已经发展成为标准的计算机数据库语言。年美国国家标准协会ANSI(AmericanNationalStandardsInstitute)和国际标准化组织ISO(InternationalStandardsOrganization)颁布了SQL正式标准同是时确认SQL语言为数据库操作的标准语言现在已有多种遍布在从微机到大型机上的数据库产品SQL产品。SQL语言基本上独立于数据库本身及其使用的机器、网络、操作系统基于SQL的DBMS开发商所提供的产品一般都具有良好的可移植性。SQL语言最初由IBM的研究人员在年代提出最初的名称为SEQUEL(结果)从年代开始改名为SQL看似是SEQUEL的缩写但一般又理解为结构化查询语言StructureQueryLanguage。下面讨论年ANSI制定的SQL语言的核心。VFP的SELECTSQL可以据此理解之。(对单个表进行查询下面考虑SQL对单个表进行简单的查询。为了进行实例分析下面我们先建立三个表:学生信息表ST:学生注册表EN:面授安排表CL:使用SQL进行投影投影是指取表的某些列的字段值。下面是使用SQL语句进行投影的例子从ST表中列出需要的学号、姓名和主修:使用SQL进行选择选择是指到表的某些行的记录值。请看下面的例子:SELECT学号,姓名,主修,年龄FROMSTWHERE主修=‘MATH’SELECT*FROMSTWHERE主修=‘MATH’上述两条件命令的结果是一样的。我们可以将投影和选择进行合并如下:SELECT姓名,主修,年龄FROMSTWHERE主修=‘MATH’SELECT姓名,主修,年龄FROMSTWHERE主修=‘MATH’AND年龄>SELECT姓名,主修,年龄FROMSTWHERE主修IN(‘MATH’‘ACCOUNTING’)SELECT姓名,主修,年龄FROMSTWHERE主修NOTIN(‘MATH’,‘ACCOUNTING’)SQL排序SELECT姓名,主修,年龄FROMSTWHERE主修=‘ACCOUNTING’ORDERBY姓名SELECT姓名,主修,年龄FROMSTWHERE主修IN(‘MATH’,‘ACCOUNTING’)ORDERBY姓名DESC,年龄ASCSQL内置函数SQL主要提供了前面我们提到的五个内置函数:COUNT、SUM、AVG、MAX、MIN。SELECTCOUNT(*)FROMST上述语句计算表ST中的行数并用一行一列表示出来。注意:除非和GROUPBY相连在查询的项中SELECT后内置函数一般不和字段名一起使用。如下面的查询语句虽然不是非法的但结果的含义不清:SQL内置函数和分组为了增强统计内置函数的功能内置函数可以和分组函数合用将源表中的数据分组再对每一分组生成一个汇总行。例如:学生可以按照主修专业进行分组这意味着每一个专业将形成一个分组然后可以对每一组进行一定的统计。有时我们不需要得到每一个分组的值例如我们对学生按照专业进行分组然后只需要具有两个以上的行数的分组在这种情况下我们需要用到SQL中的HAVING关键字对不符合条件的分组进行过滤。下面的SQL语句可以统计出具有两个以上学生的专业并统计该专业的学生数。在上面的查询中还可以对查询的学生进行条件选择使用关键字WHERE进行查询但是这样会产生一定的模糊性请看下例的结果分析之:从上述结果来看首先选择适合条件的学生对选择出来的学生进行分组去除不适合HAVING条件的分组显示得到结果。(对多个表进行查询下面我们将讨论基于两个或更多的表的SQL查询语句。下面的例子基本上针对ST、CL和EN三个表而言。学生信息表ST:学生注册表EN:面授安排表CL:带有子查询的SQL查询语句假设我们需要知道入学到A班的学生的名字则来通过两个步骤:首先通过条件班名为‘A’在EN表中找到学生的学号然后通过上面找到的学号‘’和‘’在ST表中找出这些学生的姓名。如下面的两个查询语句:我们将第二个查询语句称为子查询(SUBQUERY)它嵌套在主查询的条件中。这种查询方式是很有用的但要注意子查询的结果与主查询的条件的类型匹配问题。对于一般的SQL查询语句而言子查询可以嵌套二层以上甚至更多但VFP对子查询的深度进行了限制。请看下面的语句:同时通过上述查询我们得到一个重要的结论RYE的报名有问题或要将面授时间作调整大家可以思考为什么,SQL联接查询子查询的结果总是来自一个表如果同时提供来自不同的表的数据(如每一个学生的学号、姓名、所在班名等)则必须将多个表(ST、EN)相联接。请看下面的语句:回顾专用查询在专用查询中使用了除SELECT以外的其它几个操作语句:UPDATE、INSERTINTO、DELETE、SELECTINTO等等。Access教程第四章报表报表的功能报表的设计报表的记录分组和排序报表的打印和预览一、报表的功能尽管数据表和查询都可用于打印但是报表才是打印和复制数据库管理信息的最佳方式可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以输出到屏幕上也可以传送到打印设备。报表是查阅和打印数据的方法与其他的打印数据方法相比具有以下两个优点:报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容从而可以方便有效地处理商务。报表作为Access数据库的一个重要组成部分不仅可用于数据分组单独提供各项数据和执行计算还提供了以下功能:可以制成各种丰富的格式从而使用户的报表更易于阅读和理解。可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。通过页眉和页脚可以在每页的顶部和底部打印标识信息可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。二、报表设计如同数据库中创建的大多数对象一样用户可以采用多种方式来创建所需的报表。首先打开数据库窗口单击【对象】栏下的【报表】按钮然后单击【报表设计】工具栏上的【新建】则弹出【新建报表】对话框。报表设计工具工具栏视图、对象、超链接、字段列表、工具箱、排序分组、自动套用格式、代码、属性、生成器、数据库窗口、新对象、线条边框宽度、特殊效果工具箱在报表设计过程中工具箱是十分有用的下面具体介绍【工具箱】中的各个控件。选择对象用于选定操作的对象。控件对象单击该按钮后在使用其他控件时即可在向导下完成。标签显示标题、说明文字。文本框用来在窗体、报表或数据访问页上显示输入或编辑数据也可接受计算结果或用户输入。选项组显示一组限制性的选项值。切换按钮当表内数据具有逻辑性时用来帮助数据的输入。选项按钮与切换按钮类似属单选。复选框选中时值为取消时值为。属多选。组合框包括了列表框和文本框的特性。列表框用来显示一个可滚动的数据列表。命令按钮用来执行某些活动。图像加入图片。非绑定对象框用来显示一些非绑定的OLE对象。绑定对象框用来显示一系列的图片。分页符用于定义多页数据表格的分页位置。选项卡控件创建带有选项卡的对话框。子窗体子报表用于将其他表中的数据放置在当前报表中。直线划直线。矩形划矩形。其他控件显示Access所有已加载的其他控件。工作区报表页眉以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。页面页眉页面页眉中的文字或字段通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第页则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下。主体用于处理每一条记录其中的每个值都要被打印。主体区段是报表内容的主体区域通常含有计算的字段。页面页脚页面页脚通常包含页码或控件其中的【=“第”page“页”】表达式用来打印页码。报表页脚用于打印报表末端通常使用它显示整个报表的计算汇总等。除了以上通用区段外在分组和排序时有可能需要组页眉和组页脚区段。可选择【视图】|【排序与分组】命令弹出【排序与分组】对话框。选定分组字段后对话框下端会出现【组属性】选项组将【组页眉】和【组页脚】框中的设置改为【是】在工作区即会出现相应的组页眉和组布脚。属性窗口使用向导创建报表创建报表最简单的方法是使用向导。在报表向导中需要选择在报表中出现的信息并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段这些字段可来自多个表和查询向导最终会按照用户选择的布局和格式建立报表。新建报表:选择表和字段按学分分组:按课程ID排序:选择报表布局:选择报表样式:确定报表标题:运行报表结果:自动创建报表及图表向导自动创建报表报表向导提供的自动创建报表有两种格式:一种是纵栏式另一种是表格式。自动创建图表如果需要将数据以图表的形式表示出来使其更加直观就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大提供了几十种图表形式供用户选择。新建报表向导选择图表向导和数据来源表:选择图表数据所在字段:选择图表的类型:指定图表的布局:指定图表的标题:运行图形报表得到结果图:标签向导标签向导的功能强大它不但支持标准型号的标签也支持自定义标签的创建。使用报表设计视图下面介绍如何利用工具箱进行简单的报表创建。以罗斯文数据的【产品】数据表为例创建报表。启动【新建报表】:报表设计工作区如下:向报表工作区添加控件:报表中的每一个对象都称为之为控件控件分为三种:绑定控件绑定控件与表字段绑定在一起。在向绑定控件输入值时Access自动更新当前记录中的表字段值。大多数允许输入信息的控件都是绑定控件。绑定控件可以与大多数数据类型捆绑在一起包括文本、日期、数值、是否、图片、备注字段。非绑定控件非绑定控件保留所输入的值不更新表字段值。这些控件用于显示文本、把值传递给宏、直线和矩形、存放没有存储在表中但保存窗体或报表的OLE对象。计算控件计算控件是建立在表达式(如函数和计算)基础之上的。计算控件也是非绑定控件它不能更新字段值。用户可以在设计视图中对控件进行如下操作:通过鼠标拖动创建新控件、移动控件。通过按Del键删除控件。激活控件对象拖动控件的边界调整控件大小。利用属性对话框改变控件属性。通过格式化改变控件外观可以运用边框、粗体等效果。对控件增加边框和阴影等效果。向报表中添加非绑定控件可通过从【工具箱】中选择相应的控件拖动到报表上即可。向报表中添加绑定控件是一项重要工作这类控件主要是文本框它与字段列表中的字段相结合来显示数据。在报表中创建计算控件时可使用以下两种方法:如果控件是文本框可以直接在控件中输入计算表达式。另不管控件是不是文本框都可以使用表达式生成器来创建表达式。使用表达式生成器创建计算控件的操作步骤如下:在设计视图中打开报表。创建或选定一个非绑定的【文本框】。单击【报表设计】工具栏中的【属性】。打开属性对话框中的【数据】标签并单击【控件来源】。单击表达式生成器按钮弹出【表达式生成器】。单击“=”按钮并单击相应的计算按钮。双击计算中使用的一个或多个字段。输入表达式中的其他数值然后【确定】。控件的更改和设置更改控件的方法通常有两种:即在窗体内直接修改或利用属性窗口进行修改。在报表中添加节为了使报表更易于理解可将报表分成若干节在报表上以不同的间隔显示信息。默认空白报表有个节:“页面页眉”、“主体”、“页面页脚”选择【视图】|【报表页眉页脚】可增加两个节:“报表页眉”、“报表页脚”。报表的节也具有属性不过比报表的其他控件的属性要少得多。使用【格式】工具栏上的【填充背景色】可设置节的颜色但所有其他的属性必须使用节的属性对话框进行设置。要打开节的属性对话框可以双击节中任意空白区域、节的边线或节选择器。属性设置除了可以移动控件的位置和改变控件的尺寸外还可以通过属性对话框设置控件的其属性。方法是右击需要进行属性设置的控件在弹出的快捷菜单中选择属性。保存报表在对报表进行修改后单击工具栏中的【保存】就会弹出【另存为】对话框。在文本框中输入报表名称然后单击【确定】按钮就可以保存报表。用报表设计视图创建报表下面通过实例说明设计报表的步骤:打开相应数据库新建报表选择【设计视图】、选择【订单】表。添加相应字段到报表设计主体区内。添加页面页眉和页面页脚其中页面页脚的文本框内容由属性窗口和表达式生成器生成。保存运行得到结果报表属性下面是报表的属性窗口该对话框有五个选项卡分别是:【格式】、【数据】、【事件】、【其他】、【全部】。如果没有用设计视图打开报表而是选中一个报表后单击工具栏上的【属性】按钮则将会弹出另外一种报表属性对话框。使用报表快照Access提供了一种称为报表快照的新型报表。它是一个具有snp扩展名的独立文件包含Access报表所有页的备份。这个备份包括高保真图形、图标和图片并保存报表的颜色和二维版面。报表快照的优点是不需要照相复制和邮寄印制版本接收者就能在线预览并只打印他们所需要的页面。为了查看、打印或邮寄一个报表快照用户需要安装“快照取景器”程序它是一个独立的执行程序它提供了自己的控件、帮助文件和相关文件。在默认情况下当用户第一次创建一个报表快照时Access就自动安装了“快照取景器”。通过电子邮件发送三、报表高级设计下面对报表设计中排序、分组及子报表等内容进行详细讨论。排序与分组所谓分组是指按某个字段值进行归类将字段值相同的记录分在一组之中。而排序是指按某个字段值将记录排序。在设计视图方式打开相应的报表单击工具栏上的【排序与分组】按钮弹出对话框在对话框上部的【字段表达式】和【排序次序】中选定相应内容则在下部出现【组属性】区域。系统默认的排序顺序为升序排列。当需要对数据进行分组时可以单击要设置分组属性的字段或表达式然后设置其组属性。最多可对个字段和表达式进行分组。组页眉用于设定是否显示该组的页眉。组页脚用于设定是否显示该组的页脚。分组形式选择值或值的范围以便创建新组。或用选项取决于分组字段的数据类型。组间距指定分组字段或表达式值之间的间距值。保持同页用于指定是否将组放在同一页上。下面对不同的分组情况进行介绍:按日期时间字段分组记录每一个值按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。年按照相同历法中的日期对记录进行分组。季度按照相同历法季度中的日期对记录进行分组。月份按照同一月份中的日期对记录进行分组。周按照同一周中的日期对记录进行分组。日按照同一天的日期对记录进行分组。时按照相同小时的时间对记录进行分组。分按照同一分钟的时间对记录进行分组。按文本字段分组记录每一个值按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。前缀字符按照字段或表达式中前几个字符相同的值对记录进行分组。按自动编号、货币字段或数字字段分组记录每一个值按照字段或表达式中相同数值对记录进行分组。间隔按照位于指定间隔中的值对记录进行分组。设置排序与分组的步骤在对报表中的数据分组时可以添加【组页眉】或【组页脚】。组页眉通常包含报表数据分组所依据的字段称为分组字段而组页脚通常用来计算每组的总和或其他汇总数据。它们不一定要成对出现。子报表子报表是出现在另一个报表内部的报表包含子报表的报表称为主报表。主报表中包含的是一对多关系中的“一”而子报表显示“多”的相关记录。一个主报表可以是结合型也可以是非结合型。也就是说它可以基于查询或SQL语句也可以不基于它们。通常主报表与子报表的数据来源有以下几种联系:一个主报表内的多个子报表的数据来自不相关记录源。在此情况下非结合型的主报表只是作为合并的不相关的子报表的“容器”使用。主报表和子报表数据来自相同数据源。当希望插入包含与主报表数据相关信息的子报表时应该把主报表与一查询或SQL语句结合起来。主报表和多个子报表数据来自相关记录源。一个主报表也可以包含两个或多个子报表共用的数据在此情况下子报表包含与公共数据相关的详细记录。四、预览及打印报表预览报表单击数据窗口中【对象】栏下的【报表】按钮选中所需预览的报表后单击工具栏中的【预览】按钮即进入【打印预览】窗口。打印预览与打印真实结果一致。如果报表记录很多一页容纳不下在每页的下面有一个滚动条和页数指示框可进行翻页操作。报表打印打印报表的最简单方法是直接单击工具栏上的【打印】按钮直接将报表发送到打印机上。但在打印之前有时需要对页面和打印机进行设置。AAccess教程第五章窗体窗体的功能窗体的设计窗体中的数据操作窗体的打印和预览一、窗体的功能窗体和报表都用于数据库中数据的维护但两者的作用是不同的。窗体主要用来输入数据报表则用来输出数据。具体来说窗体具有以下几种功能:数据的显示与编辑窗体的最基本功能是显示与编辑数据。窗体可以显示来自多个数据表中的数据。此外用户可以利用窗体对数据库中的相关数据进行添加、删除和修改并可以设置数据的属性。用窗体来显示并浏览数据比用表和查询的数据表格式显示数据更加灵活不过窗体每次只能浏览一条记录。数据输入用户可以根据需要设计窗体作为数据库中数据输入的接口这种方式可以节省数据录入的时间并提高数据输入的准确度。窗体的数据输入功能是它与报表的主要区别。应用程序流控制与VB窗体类似Access中的窗体也可以与函数、子程序相结合。在每个窗体中用户可以使用VBA编写代码并利用代码执行相应的功能。信息显示和数据打印在窗体中可以显示一些警告或解释信息。此外窗体也可以用来执行打印数据库数据的功能。二、窗体设计与设计报表类似用户也可以采用多种方式创建数据库中的窗体。Access提供了种创建窗体的方式。如下图的【新建窗体】对话框列出的示。窗体设计概述工具栏工作区工具箱属性窗口字段列表使用自动创建窗体向导创建窗体在Access中表是由字段和记录构成的。类似地窗体的基本构件就是“控件”。控件比构成表的字段和记录更灵活些它能包含数据运行一项任务或是通过添加诸如直线或矩形之类的图形元素来强化窗体设计还可以在窗体上使用许多不同种类的控件包括复选框、矩形块、文本框、分页符、选项按钮、下拉列表框等。自动创建窗体向导创建的窗体包含窗体所依据的表中的所有字段的控件。当字段显示在窗体中时Access会给窗体添加两类控件:文本框和标签。纵栏式窗体在纵栏式布局中每次仅能看到一个记录。文本框及所附标签并排显示在两栏中。标签显示在每个文本框的左面并标识文本框中的数据。表格式窗体在表格式布局里标签显示于窗体顶端而各字段的值则出现在标签下方的表格里而且可同时显示多条记录。数据表窗体数据库表布局同样以行和列的形式显示数据所以窗体类似于在数据表视图下显示的表纵栏式和表格式布局中的一些窗体格式在数据表布局里无法使用。相对于数据表视图而言数据表窗体具有自定义的窗体方式。使用窗体向导创建窗体使用窗体向导来创建窗体格式将比自动创建窗体要丰富一些。首先选择新建窗体中的【窗体向导】可确定要使用的表。确定窗体上使用哪些字段。使用图表向导创建窗体以上所创建的窗体大都以数据形式为主。为了使窗体更形象或为了特殊需要可以使用图表向导来创建带有图表的窗体。使用设计视图创建窗体在创建窗体的各种方法中更多的时候是使用设计视图来创建窗体因为这种方法更为灵活直观。其一般步骤是打开窗体设计视图、添加控件、控件更改然后可以对控件进行移动、改变大小、删除、设置边框、阴影和粗体、斜体等特殊字体效果等操作来更改控件的外观。另外通过属性对话框可以对控件或工作区部分的诸如格式、数据事件等属性进行设置。下面以【订单】表为例使用设计视图创建一个简单窗体。再看一例:创建“雇员销售窗体”下面是创建的窗体:之前建立的订单及明细查询:金额表达式的生成:创建子窗体如同存在子报表一样也有子窗体。子窗体是指在一个窗体中插入的窗体。将多个窗体合并时其中一个窗体作为主窗体其余作为子窗体。主窗体和子窗体一般有三种关系:主窗体中多个子窗体的数据来自不相关的记录源。在这种情况下非结合型主窗体只是作为多个子窗体的集合。主窗体和子窗体数据来自相同的数据源。主窗体和子窗体数据来自相关的数据源。当子窗体只显示与主窗体相关的记录时意味着主窗体和子窗体是同步的。要实现同步作为窗体基础的表或查询与子窗体的基础表或查询之间必须是一对多关系。作为主窗体基础的表必须是一对多关系中的“一”而作为子窗体基础的表必须是一对多关系中的“多”。下面创建一个雇员的主窗体然后增加一个子窗体来显示每个雇员发出的订单明细情况。创建切换面板切换面板是一种带有按钮的特殊窗体用户可以通过单击这些按钮在数据库的窗体、报表、查询和其他对象中查看、编辑或添加数据。当用Access“数据库向导”创建一个数据库时系统将自动为数据库添加一个切换面板作为用户界面。切换面板上的每一个条目都连接到切换面板的其他页或链接到某个动作。切换面板不仅提供了一个友好的界面还可以避免用户进入数据库窗口特别是窗体或报表的设计视图。通过切换面板管理器用户可以对向导提供的切换面板进行修改也可以自己创建切换面板。数据库的切换面板系统由分层排列的切换面板组成排列从主切换面板开始一般扩展到两个或多个子页面。每个页面包括一组项目项目组含有执行特定操作的命令。绝大多数项目包括一个变量该变量规定打开哪个窗口、预览哪个报表等。有关切换面板的说明:添加命令如上图所示Access提供了一些命令类型具体说明如下:转至“切换面板”打开另一个切换面板并关闭自身面板。参数为目标面板名。在“添加”模式下打开窗体打开输入用窗体出现一个空记录。参数为窗体名。在“编辑”模式下打开窗体打开查看和编辑数据用窗体。参数为窗体名。打开报表打开打印预览中的报表。参数为报表名。设计应用程序打开切换面板管理器以对当前面板进行更改。参数无。退出应用程序关闭当前数据库。参数无。运行宏运行宏。参数为宏名。运行代码运行一个VB过程。参数为VB过程。打开另一个切换面板用户可以在一个切换面板中打开另一个切换面板。如果数据库中没有另一个切换面板用户可以创建一个。修改切换面板如果用户想修改已经创建好的切换面板可选择【工具】|【数据库实用工具】|【切换面板管理器】命令进行编辑。也可以在设计视图状态下打开切换面板并修改之。三、窗体中数据的操作创建完窗体之后可以对窗体中的数据进行进一步操作如数据的查看、添加以及修改、删除等。除此之外还可以对数据进行查找、排序和筛选等。在窗体的操作中有些操作不会更改窗体中的记录当然也就不会更改创建窗体所依据的表或查询中的数据。如:数据的查看、数据的排序和查找。而有些操作则会更改窗体中的数据从而也会更改创建窗体所依据的表或查询中的数据。如:记录的添加、删除和修改。请看【窗体视图】工具栏。其中的主要的特殊操作按钮有:视图、升降序、按选定内容筛选、按窗体筛选、应用筛选、新记录、删除记录、属性、数据库窗口、新对象等。按选定内容筛选在窗体中选定某个数据的部分或全部单击此按钮屏幕可显示符合选定内容的所有记录。按窗体筛选弹出对话框单击任一字段名会出现一个下三角按钮单击之在下拉列表中会显示窗体中该字段对应的所有值供用户选择。应用筛选在建立筛选后单击此按钮可以进行筛选。再次单击返回。新记录单击此按钮系统将窗体中所有字段对应值置空当前记录号加可添加记录。删除记录选择要删除的记录后单击此按钮将删除所选的记录且窗体自动显示下一条记录。筛选目标可以直接在【筛选目标】文本框中输入数值进行筛选。高级筛选如果希望进行较复杂的筛选则需要使用高级筛选方式。选择【记录】|【筛选】|【高级筛选排序】命令此时弹出【筛选】窗口。其操作类似如建立一个查询。窗体的预览和打印与报表的情况类似用户可进行窗体的预览和打印。在打印窗体之前最好使用打印预览功能对窗体进行预览然后打印以上操作可通过单击工具栏上的【打印预览】、【打印】按钮来完成。如果需要对页面或打印机进行设置可以选择【文件】|【页面设置】命令或【打印】命令进行操作。Access教程第六章数据库实例分析数据库总体分析和设计数据库的建立数据库对象的完善本章是对前面学习的回顾、联系和巩固通过建立一个微型的学生信息数据库实例来灵活运用前面的知识。一、数据库功能分析所建立的学生信息数据库实例主要有如下功能:用户能存储学生个人情况的有关信息。用户能存储学生学习情况的有关信息。用户能存储学生老师情况的有关信息。用户能存储学生住宿情况的有关信息。用户能存储学生班级情况的有关信息。用户能对上述信息进行录入、修改、删除等操作。用户能通过多种方式对上述信息进行查询和统计。用户能对查询和统计结果进行报表输出。二、数据库设计与表的建立设计表根据上述功能要求需收集如下信息:学生表(Student):学号、姓名、性别、籍贯、年龄、政治面貌、班名、宿舍号课程(Class):课程ID、课程名称、任课老师ID、学分、学时任课老师(Teacher):任课老师ID、姓名、家庭住址、电话、邮箱宿舍(Dormitory):宿舍号、宿舍长、电话、宿舍床位班级(Team):班名、系部、成员数、班主任、班长、学习委员、生活委员成绩(Score):成绩ID、学号、课程ID、成绩建立数据表在设计表的过程中关键是两个问题一是要有哪些表二是表有哪些字段这是非常重要的起始步骤。这样实际上就建立了数据库表的结构。下面进一步的是建立数据表的数据。本例输入一些示例数据。具体如下图所示:建立表间关系练习筛选和查阅向导练习:查看“班名”为“信科”的所有学生的记录。练习:查看所有“政治面貌”不为空的所有学生记录。练习:对【课程】表的“任课老师ID”字段进行类型修改使之能显示为【任课老师】的名字。三、查询设计查询是数据库中使用频率最高的对象之一。前面介绍了Access的各类查询它们同样可以用于我们已建立的学生信息数据库。建立查询的关键是设计场景所谓场景设计就是模拟用户的需要提出查询需求模式。下面首先回顾一下建立选择查询查询的一般知识和一般步骤然后设计一些场景来建立相应的查询示例。表达式表达式是由运算符控制的一项或多项操作。在Access中可以用表达式完成各种任务。在SQL语句、查询和筛选器中用表达式可以设置属性建立条件定义函数等。系统每次用到表达式时会自动计算表达式的结果如果表达式在窗体或报表中在每次刷新窗体或报表时Access会重新计算表达式的结果。如果果把表达式用作查询中的条件系统每次执行查询时计算表达式的值。如果在表设计中把表达式用作有效性规则系统在每次输入字段值时执行该计算。下面是几个表达式的例子:=CustomerFirstName””CustomerLastName客户姓和名连接=TotalAmount(TotalAmount*Discount)<打折后金额少于Deceased=Yes已故AnimalType=”Cat”AndGender=”M”雄性猫科动物DateofBirthBetweenAnd年月至年月出生的由上可见表达式通常由运算符、对象名、函数、字面值、常量等值构成。而通过表达式输入框可以创建表达式。输入字段条件输入单值字段条件单值条件的输入只要简单地将一个表达式放到一个字段中。表达式可以是示例数据也可以是函数。如输入字符(文本或备注)条件、利用Like运算符和通配符、指定非匹配值、输入数值条件等。在一个字段中输入多个条件使用And、Or、BetweenAnd,可以为一个字段指定多个条件。另外还有In运算符和值查找。在多个字段中输入条件通过查询设计器中的多个字段的【条件】和【或】栏进行设置可以实现在多个字段中输入条件。创建总计查询要创建一个总计查询首先要创建一个选择查询然后在查询设计窗口激活“总计:”行。操作方法有二:【视图】|【总计】、【工具栏】|总计按钮。对所有记录进行总计对成组记录进行总计可以在查询设计窗口指定某一字段为分组字段系统将这个字段中的相同记录分成同组并对分组进行总计计算。对单组进行总计对多组进行总计为总计查询指定条件创建交叉表查询四、报表设计创建查询报表报表可以看成是查看一个或多个表中数据记录的方式这个概念是所有报表的基础。前面已介绍了单个表的报表输出而通过查询报表可以从多个表中收集用户想要的数据。这时创建报表必须选择【查询或表】并把字段显示在报表上。除非希望在报表上看到单个表的所有记录否则就要把报表绑定到查询上。可以说如果希望在多个表中访问数据来产生报表唯一的方法是将报表和查询绑定在一起。创建查询创建报表并与一个查询绑定设计查询报表美化查询报表创建选项组如果一个字段的值是数字类型可以使用选项组控件来创建报表。而对于其它的控件也同样可以根据它们的特性来设计创建从而生成多种多样的报表。创建多列报表Access还提供了一种称为“多列报表”的报表这种报表能够定义报表的各个部分从而使用一个页面上能打印出多列数据来。它通过一个页面设置对话框来创建。五、窗体设计六、系统完善从前面的情况来看似乎还不够系统这是为什么呢,因为实际上我们对本示例系统缺少功能模块的设计下面我们回头来分析本系统将有一些什么样的功能模块至于模块的实现有些可以马上设计好有些可能要等以后章节学习完以后才能更好地完成。本系统的功能主模块主要有以下几个:学生信息数据库数据录入模块本模块主要包括如下子模块:学生信息录入、老师信息录入、课程录入、成绩录入、班级录入、宿舍录入等。学生信息数据库数据修改、删除、编辑模块本模块包括对数据库中数据的修改、删除和编辑等功能子模块。学生信息数据库数据查询模块本模块包括与学生信息相关的数据查询子模块:学生情况查询、老师情况查询、班级情况查询、课程查询、成绩查询、宿舍查询。学生信息数据库数据统计模块本模块包括如下子模块:学生基本情况统计、学生成绩情况统计。学生信息数据库数据打印模块本模块主要包括如下子模块:学生基本情况打印、学生成绩打印。数据数据库管理。包括数据库整理、压缩、备份、还原等还是比较重要的。帮助信息与关于本系统。可提供帮助文档。提供版本信息、版权信息、求助联系方式等。为此我们建立切换面板如下:Access教程第七章宏宏的概念和功能宏的建立和应用宏是一个或多个操作的集合其中每个操作执行特定的功能。如果用户频繁地重复同一系列操作就可以创建宏来执行这些操作。宏由一些操作和命令组成这些操作和命令用来完成自动化操作。用户可以通过创建宏来自动执行某一项重复的或者复杂的任务。在创建宏时就定义了一系列任务只要启用宏Access就执行了这些任务。一、宏的功能宏是一种功能强大的工具可用来在Access中自动执行许多操作。通过宏的自动执行重复任务的功能可以保证工作的一致性还可以避免由于忘记某一操作步骤而引起的错误。宏节省了执行任务的时间提高了工作效率。宏的具体功能如下:显示和隐藏工具栏。打开和关闭表、查询、窗体和报表。执行报表的预览和打印操作以及报表中数据的发送。设置窗体或报表中控件的值。设置Access工作区中任意窗口的大小并执行窗口移动、缩小、放大和保存等操作。执行查询操作以及数据的过滤、查找。为数据库设置一系列的操作简化工作。二、创建宏单击数据库窗口的【宏】选项卡中的【新建】按钮即可打开宏的定义窗口和宏的设计工具栏。(宏设计的基础知识【宏设计】工具栏:【宏名】显示宏定义窗口中的“宏名”列。【条件】显示宏定义窗口中的“条件”列。【插入行】在宏定义表中设定的当前行的前面增加一空白行。【删除行】删除当前行。【运行】运行宏。【单步】单步运行宏。【生成器】设置宏的操作参数。宏定义窗口如下:默认情况下宏定义窗口上面部分由两列组成:操作和注释列。【操作】列在此列中输入宏中所有操作运行时将按照输入顺序执行操作。【注释】列在此列中输入对应操作的备注说明。【宏名】列在此列中输入宏的名称在多个操作的宏组中这一列是必选的。【条件】列在此列中输入条件表达式以决定运行宏的条件。【操作参数列】用以设定操作的相关参数。在操作列中提供了多种操作用户可以从这些操作中做选择创建自己的宏。而对于这些操作用户可以通过查看帮助从中了解每个操作的含义和功能。在宏中添加操作主要操作说明:AddMenu将菜单添加到窗体或报表的自定义菜单栏菜单栏中每个菜单都需要一个独立的AddMenu操作。此外也可以为窗体、窗体控件或报表添加自定义快捷菜单或为所有的窗口添加全局菜单栏或全局快捷菜单。ApplyFilter对表、窗体或报表应用筛选、查询或SQLWHERE子句以便对表的记录、窗体、报表的基础表或基础查询中的记录进行相应的操作。对于报表只能在其“打开”事件属性所指定的宏中使用该操作。Beep可以通过计算机的扬声器发出嘟嘟声一般用于警告声。CancelEvent取消一个事件该事件导致Access执行包含宏的操作。Close关闭指定的Access窗口。如果没有指定窗口则关闭活动窗口。CopyObject将指定的数据库对象复制到另外一个Access数据库(mdb)中。或以新的名称复制到同一数据库或Access项目(adp)中。CopyDatabaseFile为当前的与Access项目连接的SQLServer或更高版本数据库作副本。DeleteObject删除指定的数据库对象。Echo指定是否打开回响。例如:可以使用该操作在宏运行时隐藏或显示运行结果。FindNext查找下一个符合前一个FindRecord操作或【在字段中查找】对话框中指定条件的记录。FindRecord查找符合FindRecord参数指定条件的数据的第一个实例。该数据可能在当前的记录中在之前或之后的记录中也可以在第一个记录中还可以在活动的数据表、查询数据表、窗体数据表或窗体中查询记录。设置操作参数选定操作后在【操作参数】区域会出现相应的操作参数。可以在各操作参数对应的文本框中输入数值以设定操作参数的属性。如上图中。也可以使用表达式生成器生成的表达式设置操作参数。创建宏组如果有多个宏可将相关的宏设置成宏组以便于用户管理数据库。使用宏组可以避免单独管理这些宏的麻烦。在数据库窗口中的宏名称列表中将显示宏组名称。如果要指定宏组中的某个宏应使用如下结构:【宏组名宏名】。宏中的条件操作有时用户可能希望仅仅在某些条件成立的情况下才在宏中执行某个或某些操作。宏中的条件可以达到这个目的。(创建AutoKeys宏Autokeys宏通过按下指定给宏的一个键或一个键序触发。为AutoKeys宏设置的键击顺序称为宏的名字。例如:名为F的宏将在按下F键时运行。命名AutoKeys宏时使用符号“^”表达Ctrl键。下表列出了可用来运行AutoKeys宏的组合键的类型:语法说明示例^numberCtrl任一数字^F*任一功能键F^F*Ctrl任一功能键^FF*Shift任一功能键F创建AutoKeys宏时必须定义宏将执行的操作如打开一个对象最大化一个窗口或显示一条消息。另外还需要提供操作参数宏在运行时需要这种参数如要打开的数据库对象、要最大化的窗口或要在对话框中显示的消息的名称。下面举例说明:新建宏显示宏名列在宏名列中输入宏名“^”在操作列中选择操作。选择操作OpenForm设置相应的参数。用同样的方法建立其它三个宏。以AutoKeys为宏保存宏组。这时只需按下Ctrl就会打开【供应商】窗体Ctrl最大化该窗体Ctrl最小化该窗体Ctrl关闭该窗体。(创建条件宏条件宏是满足一定条件后才运行宏。利用条件宏可以显示一些信息如雇员输入了订单却忘记了输入雇员号则可利用宏来提醒雇员输入遗漏的信息。或者进行数据的有效性检查。要创建条件宏需要向【宏】窗口添加【条件】列单击【宏设计】工具栏上的【条件】按钮并输入使条件起作用的宏的规则即可。如果设置的条件为真宏就运行。如果设置的条件为假就转到下一个操作。下面举例说明:新建宏显示条件列输入条件。选择操作和参数。以名MoreThan保存宏并关闭之。在设计窗口打开“雇员销售明细金额窗体”并在金额控件的属性中设置事件。金额超过元时将鼠标进入金额框再离开时有如下提示:(创建事件宏事件是在数据库中执行的操作如单击鼠标、打开窗体或打印报表。可以创建只要某一事件发生就运行宏。例如在使用窗体时可能需要在窗体中反复地查找记录打印记录然后前进到下一条记录。可以创建一个宏来自动地执行这些操作。Access可识别大量的事件但可用的事件并非一成不变这取决于事件将要触发的对象类型。下表给出了几个常用的可指定给宏的事件。事件说明OnOpen当一个对象被打开且第条记录显示之前执行OnCurrent当对象的当前记录被选中时执行OnClick当用户单击一个具体的对象时执行OnClose当对象被关闭并从屏幕上清除时执行OnDblClick当用户双击一个具体对象时执行OnActivable当一个对象被激活时执行OnDeactivate当一个对象不再活动时执行BeforeUpdate在用更改后的数据更新记录之前执行AfterUpdate在用更改后的数据更新记录之后执行下面举例说明事件宏的创建。三、运行宏创建完一个宏后就可以运行宏执行各个操作。当运行宏时Access会运行宏中的所有操作直到宏结束。可以直接运行宏或者从其宏或事件过程中运行宏也可以作为窗体、报表或控件中出现的事件响应运行宏。也可以创建自定义菜单命令或工具栏按钮来运行宏将某个宏设定为组合键或者在打开数据库时自动运行宏。(直接运行宏如果希望直接运行宏通过双击宏名、通过【工具】【宏】|【运行宏】、通过单击工具栏上的【执行】按钮等操作可以直接运行宏。(在宏组中运行宏要把宏作为窗体或报表中的事件属性设置或作为RunMacro(运行宏)操作中的MacroName(宏名)说明可以用如下格式指定宏:宏组名宏名(从其他宏或VB程序中运行宏如果要从其他的宏或VB过程中运行宏请将RunMacro操作添加到相应的宏或过程中。如果要将RunMacro操作添加到宏中在宏的设计视图中请在空白操作行选择RunMacro选项并且将MacroName参数设置为相应的宏名即可。如果要将RunMacro操作添加到VB过程中请在过程中添加DoCmd对象的RunMacro方法然后指定要运行的宏名即可。如语句:DoCmdRunMacro“MyMacro”。下面看一下RunMacro操作。在下列三种情况下使用这个操作:从另一个宏运行宏。执行基于某个条件的宏。将宏附加到一个自定义的菜单命令上。RunMacro操作的参数如下:操作参数描述宏名执行的宏的名称重复次数宏执行的最大次数。空白为一次重复表达式表达式结果为True()或False()。如果为假则宏停止运行。如果用户在【宏名】参数中设置宏组名则会运行组中第一个宏。(从控件中运行宏如果希望从窗体、报表或控件中运行宏只需单击设计视图中的相应控件在相应的属性对话框中选择【事件】选项卡的对应事件然后在下拉列表框中选择当前数据库中的相应宏。这样在事件发生时就会自动执行所设定的宏。例如建立一个宏执行操作“Quit”将某一窗体中的命令按钮的单击事件设置为执行这个宏则当在窗体中点击按钮时将退出Access。(在菜单或工具栏中运行宏可以将宏添加到菜单或工具栏中从而在菜单或工具栏中运行宏。首先选择【视图】|【工具栏】|【自定义】命令Access弹出一个【自定义】对话框。将其图标直接拖动到菜单或工具栏中即可。单击该宏的图标即可运行宏。(将一个或一组操作设定成快捷键可以将一个操作或一组操作设置成特定的键或组合键。可以通过如下步骤来完成:在数据库窗口中单击【对象】栏下的【宏】按钮。单击工具栏中的【新建】按钮。单击工具栏上的【宏名】按钮。在【宏名】列中为一个操作或一组操作设定快捷键。添加希望快捷键执行的操作或操作组。保存宏。保存宏后以后每次打开数据库时设定的快捷键都将有效。此外还可以创建一个在第一次打开数据库时运行的特殊的宏:AutoExec宏。它可以执行诸如这样的操作:打开数据输入窗体、显示消息框提示用户输入、发出表示欢迎的声音等。一个数据库只能有一个名为AutoExec的宏。Access教程第九章练习(建立具有如下表格结构的学生信息数据库。(分析并列出每个表的字段信息。(分析表间关系并指出建立它们的相关要素和过程。【练习二】(对上述数据库表格进行备份、复制、删除、改名、属性设置等操作。(对上述数据库表格中的字段进行插入新字段、移动字段、复制字段、删除字段、修改字段属性等操作。(定义学生表中年龄字段的有效性规则为“到岁之间”。(对学生表中的数据按窗体筛选出姓李的学生按选定内容筛选出党员内容排除信科专业学生。(在成绩表中使用查阅向导使学号字段显示为学生姓名。【练习三】(什么是查询,查询与筛选有什么异同,(查询的种类有哪些,为什么说各种查询方式不是相互孤立的,(查询有什么作用和功能,(建立一个查询将学生表中的学生姓名、籍贯、年龄显示出来。(建立一个查询对学生按专业分组并显示出每组的平均年龄。(基于学生表建立一个交叉表查询将班名作为列标题性别作为行标题并统计其学生的平均年龄。(什么是查询设计器说明它的构造和作用。(分别建立参数查询(按年龄段)、自动查找查询。(什么是更新查询、追加查询、删除查询、生成表查询。【练习四】参照下面的数据建立学生信息表ST、学生注册表EN和面授安排表CL。(以下问题要求写出SQL查询语句)学生信息表ST:学生注册表EN:面授安排表CL:(写出SQL语言得到学生姓名和年龄值。(写出SQL语言得到年龄小于岁的学生记录。(写出SQL语言得到会计专业学生的姓名和年龄值。(写出SQL语言得到历史和会计专业的学生之姓名和年龄。并按姓名升序排序。(写出SQL语言得到历史和会计专业的学生之姓名和年龄。并按姓名升序排序去掉年龄为岁的学生记录。(写出SQL语言统计年龄在岁以上的学生人数并计算他们的平均年龄。(写出SQL语言通过子查询找出在MWF时间有课的学生之姓名和专业。(写出SQL语言通过联合查询列出和号学生的姓名、所在班名、开时间时间和地点。【练习五】(为什么说报表才是打印和复制数据库管理信息的最佳方式。(针对练习一的数据库表建立一张如下的报表(给出操作步骤)。(试述怎样建立图形和标签报表。并分别针对学生成绩表和学生表建立相关的的图形报表和标签报表。【练习六】(窗体的作用是什么它有何主要功能,(基于成绩表score在窗体设计视图下建立一个可以进行成绩录入的窗体。(基于学生表student建立一个可以学生信息窗体并建立每个学生的成绩子表。(构成窗体的基本元素是什么,窗体是通过怎样的方式与数据相连接的试举例说明。(什么是切换面板,请针对学生信息数据库建立一个有自己特色的切换面板窗体。【练习七】(什么是宏宏的作用和功能有哪些,(创建AutoKeys宏完成打开某个窗体并实现将其最大化、最小化和关闭等功能。(创建条件宏当某个窗体时的输入数据文本框中的值大于时系统提示数据输入出错。(创建事件宏当打开某个窗体时提示欢迎信息当关闭这个窗体时提示退出当单击这个窗体时记录指针下移一个。(说明宏组、宏、操作之间的关系和应当注意的事项
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