从《庆元条法事类·文书门》看南宋的文书档案管理制度

从《庆元条法事类·文书门》看南宋的文书档案 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 从《庆元条法事类?文书门》看南宋的文书 档案管理制度 口 赵 彦 昌 于 红 滨 【摘要】《庆元条法事类》是一部由南宋谢深甫等编纂的法律书籍.该书始修于 嘉泰元年,成书于嘉泰二年,为南宋法律资料的汇编.其特点在于以事分门,门 下分类,每类汇集敕,令,格,式,旁照法和随敕申明.其中文书门作为一个类 别.单独对南宋的文书档案工作进行了规范.这体现了南宋统治者对文书档案 工作意义的深刻认识,也为文书档案工作的顺利开展提供了法律保障. 【关键词】《庆元条法事类?文书门》南宋文书档案管理制度 《庆元条法事类》由南宋谢深甫 监修,全书共80卷,附录2卷,所收 为南宋初年(1127年)起至庆元年间 (1195年——12o0年)的敕,令,格, 式,旁照法及随敕申明.《庆元条法 事类》是"以事分门"进行编纂的,分 职制,选举,文书,榷禁,财用,库务, 赋役,农桑,道释,公吏,刑狱,当赎, 服制,蛮夷,蓄产,杂门等16门,每门 之下又分许多小类,每类之下按敕, 令,格,式,旁照法,随敕申明的顺序 进行编纂,为南宋法律,经济资料的 汇编. 《庆元条法事类?文书门》作为该 书的一个类别,主要对南宋文书档案 工作制度进行了规范.《庆元条法事 类?文书门》下分十一类,它们是:诏 敕条制类,包括敕令格,其内容为对 违反文书运行制度的惩罚,公文制 作,流转的总章程;赦降类,包括敕令 格申明,其内容涉及对具体犯罪进行 审理和判决的原则,刑期的确定方式 及不同公文的运行制度;文书类,包 括敕令式,该类规定了不同公文的格 式,文书工作的具体运行制度及惩罚 措施;程限类,仅有令条,主要规定公 文的行文时间限制;行移类,包括敕 令申明,其内容为对公文办理程序的 规定;架格类,包括敕令格,其内容为 有关档案工作的具体规定,这些法条 构成一个完整的档案工作法规体系; 给纳印记类,包括敕令,对用印制度 作出具体规定;雕印文书类,包括敕 令格,主要对出版工作作出限制;毁 失类,包括敕令格式申明,内容为对 丢失档案情况的处理措施;质卖类, 包括敕令格,其内容为对变卖,毁失 档案的处理方法;私有禁书类,包括 敕令格,对书籍流转做了限制规定. 以上十一类内容涉及南宋文书 档案工作的方方面面,系统地规定了 文书档案工作的具体工作流程.从 总体上看,《庆元条法事类?文书门》 里的规定大体可分为两类,即文书制 度与档案管理制度. 一 ,公文制度 (一)公文书写的标准化 1.公文用纸,用字制度 南宋王朝为了突出皇权至高无 上的地位,体现森严的封建等级制 度,严格规定了各级衙门文书的用纸 制度.《庆元条法事类?文书门》对此 做了详细规定,对于纸张的质量,"诸 翻录制敕,其纸用黄,(需无粉药者) 不得用屑骨纸若竹纸,笺纸."宋 造纸原料多样化,主要有麻,竹,藤, 稻秆,麦秆等,不同原料造出来的纸 的质量是不同的.北宋初人苏亦简就 灌江酋案 2008年第5期 褰惫 庭黪譬 曾说过:"竹纸如做密书,无人敢拆发 之,盖随手而裂,不复帖也."显而易 见,竹纸是不适用于书写重要档案 的.对于纸张规格,"诸诏敕纸,(高一 尺三寸,长二尺者)余官司纸高长不 得至此.及写宣纸,各不得私造及卖, 违者,纸仍没官."?此类规定散见于 其他类别,如文书令也规定:"诸翻录 赦书,德音,其纸用黄,须无粉药 者."呵见,用纸制度贯穿于文书工 作始终,从源头上保证了文书质量. 关于用字,文书令规定:"诸文书 奏御者,写字稍大.(臣名小书)上 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 仍每行不得过十八字,皆长官以臣名 款其背缝,然后用印.余文书无印, 则所判者款之……诸上书及官文书 皆为真字,仍不得轻细书写,凡官文 书有数者,借用大字."? 2.公文格式的标准化 南宋统治者为了加快文书的运 转,提高办事效率,对文书的格式也 做了标准化规定.常用文书可分为 三类:"诏令文书,即册书,制书,诰 命,诏书,敕书,御扎,和敕榜;上奏文 书,即表,奏状,札子,榜子等文体;往 来文书,即申状,呈状,符(贴),宣, 札,咨,关,刺,移和咨报"?.《庆元条 法事类?文书门》中文书类对表,奏 状,状,牒,关,符,帖,勾销承受簿等 文书格式做了详细的规定,有助于实 现文书工作的规范化. (二)一文一事制度 文书令规定:"诸事应奏请者,皆 为表状,不得辄申三省,枢密院.其 奏陈公事,皆直叙事状.若名件不同 应分送所属而非一宗事者,不得同为 一 状,即上表使多,表内不可尽论者, 表前话一条析."?公文实行一文一 事制度,避免了同一奏陈在内容上可 能出现两件以上涉及到两个以上官 府衙门的事项,有效地杜绝了可能出 现的两个衙门之间相互推脱,不予办 理的现象,在一定程度上保证了当时 公文办理的时效. 文书令同时还规定奏章有两种 封装方式:实封和通封.实封,指"凡 系实封者,并令依例程封书毕,更用 纸折角重封,准前题字及两折角处并 令用印,无印者,系书名字."@=;豆封, 指将那些非机密材料集中起来送到 朝廷.对于适用对象,文书令规定: "诸奏事涉机密,若急速及灾异,或告 妖术若狱案,或臣僚自有所陈(谓非 叙身事者)及被纸分析事状,皆实封, 余通封."寸于实封方法,文书类也 做了缜密的规定:"诸奏事应实封而无 印者,文书及内外封面须一手写."? "诸申发奏章及公文皆书实口应书名 者亲书其报应,仍具承受月日,要速 机密仍实封其公文."?"诸奏状应印 而无印者,借非钱谷,刑狱印."@此 外,对违反封装规定的行为也规定了 惩戒措施:"诸军马粮草数及事干机 密应行文书而不实封者,杖一百.军 马机密事辄下司者,罪亦如之."'诸 奏事应通封而实封者,杖一百."@ (三)誊抄制度 关于誊抄制度,诏敕条制中文书 令规定:"诸受制敕应翻录行者,给书 写程,急速限当日,满百纸一日,二百 纸以上二日,每二百纸加一日,非急速 各加一日,余文书各加制敕限一日.所 加虽多,制敕不得过五日,余文书不得 过十日.即军务急速不以纸数,皆限当 日发出."@"诸翻录制敕,其纸用黄. (须无粉药者)奏御文书,不得用屑骨 若竹纸,笺纸."@即规定了誊抄工作 期限和用纸质量. 由上可知,南宋王朝对公文誊抄 也设定了十分严格的规则.诸官司交 办的制,敕,包括诏,诰,宣,敕,御札, 御宝,批降及三省枢密院奉旨所拟办 的文书,办理前都要翻录抄写,誊抄 时不得遗漏错写,更不能更改其中的 辞句.凡是文书中原有的改动之处, 必须在改动的文字上加盖印章,以示 慎重,也便于日后检查."诸制书脱误 于事理无改易者,验案检改正,不须 覆奏.若官文书脱误者,咨长官改正, 其事理要切处,皆用印."@誊抄制度 的施行,一方面使公文字面清洁,整 齐,另一方面可以制作多份副本,用 以储存架阁库和发往各路州县,从而 更好地传达统治者的意图. (四)公文用印制度 印章在南宋具有重要作用,它能 代表一个人的身份地位,也是衙门办 事的凭证.《庆元条法事类?文书门》 中给纳印记类对用印制度做了专门 规定.关于用印机关规定:"诸官司 应铸印记,先具以某字为文,保明申 所隶,再行实验,关申尚书礼部."@ 关于用印文书规定:"诸官司印记,不 得印私文书."@关于印记改换规定: "诸官司旧印应换铸者,给讫,限当日 以旧印申纳尚书礼部捶毁."@关于 代印规定:"诸奏状应用印而无印者, 借非钱物,刑狱印."@''诸奉使不及 印记而文书应印者,就所在官司借 用."酋关于印记监造规定:"诸受纳 官物团印,长印,稍印,州县长官监 造,起纳日以印样缴送销簿官司对钞 比验,至纳毕,长官监毁.即公吏并 钞内辄置私记,阻节受乞钱物者,许 人户越诉."@关于印记使用期限规 定:"诸受纳官物团印,税务团条印, 知州面勒雕造,岁一易之,旧印送州 毁."@此外,旁照法还规定了对盗 用,伪造官印的惩罚规定:"诸盗用官 印(朱记,团印,长印同)杖一百.有 所规求者,减伪造一等坐之,情重者, 配本城,即避罪重者,加所避罪二 等."'诸伪造官印,印成伪文书或 商税务者,流三千里.已行用者,绞, 仍奏裁,未成者,徒三年,已行用者, 流三千里."@以上对用印制度的规 定,保证了印记安全,用印准确,促进 了文书工作的规范化和标准化. (五)公文邮递制度 历代统治者都格外重视及时有 效地掌握全国范围内的情报信息,而 公文传递通畅是确保文书安全,准 灌! 期ill5520085年第期1 zHEJ【^NG~CHIVE$ 56I 确,及时传递的关键.对于传送时 限,《庆元条法事类?文书门》中的程 限类做了细致规定:对誊抄期限作 出规定(前文已阐述);对公文上报 期限规定:"诸奉使官司取会文书, 限三日报,急,一日,于法当应副事, 限二日."@对承办期限规定:"诸官 司所受之事,皆用日印,当日受,次 日付.事速及见囚徒,皆即时发付, 其行遣小事限五日,中事十日,大事 二十日,签实经三人以下,小事别给 一 日,四人以上,给二日,中事,大事 各递加一日."国''诸被受尚书左右司 取会邀车驾陈诉事,限当日回报,仍 人马递."0对不能及时回报的情形 规定:"诸承受文书有程限而以故未 能回报者,具事因先报."?另外,还 规定催告制度:"诸文书应互相取会 未报者,每十日一催,三经催举不报 者,听关申所究治."@对于邮递方 式,架阁类下驿令规定:"诸急脚,马 递铺给大历,人给小历,本州预于前 一 日中旬,以官纸用印,递付逐铺节 级分授.遇有传送,以日时名数抄上 大历,誊入小历,其御前急递并尚书 省,枢密院,入内侍省,御乐院,经略 安抚都总管司急递文书及夜过险恶 道路,并差二人共送前铺,交讫具时 辰批回.阙人应越过者,逐铺批录事 因及发遣日时.巡辖使臣,县尉曾无 检察,书历报州,仍封历同送本州架 阁,及申提举司,季一点检,其逐州 县并巡辖使臣界首府,每季相互取 历磨勘."@ 二,档案管理制度 (一)归档制度 关于归档范围,《庆元条法事 类?文书门》中的文书令规定:"诸条 制先次行下者,置册,分门编录,仍 以所受月日次第粘连,候颁降到印 册,以先受者架阁."'诸官司被受 条制及文书,皆着于籍,分授诸案, 案别置籍,依式勾销.州,幕职官掌 之,县令佐通签."@由此可知,南宋 档案的归档范围是很广泛的,特别 疆江苗寨 2008年第5期 是对本朝有关政体之事,要求随目 必录.关于归档时间,《庆元条法事 类?文书门》对不同文书做了不同规 定,如对于户口帐籍:"诸户口增减 实数,县每岁具帐四本,一本留县架 阁,三本连粘保明,限二月十五以前 到州,州验实毕,一本留本州架阁, 二本限三月终到转运司,本司验实 毕,一本留本司架阁,一本限六月终 到尚书礼部."0而对一税租簿规定: "诸税租簿,每三年别录实副本,保 明送州,覆毕印缝,本州架阁."圆归 档时间的严格限制,保证了分散于 各级官府的不同文书档案有 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 地 自下而上地集中于相关架阁库. (二)档案鉴定,销毁制度 鉴定,销毁是档案工作中极为 重要的环节,是决定档案存亡的基 本手段.对于公文价值的鉴定标准, 架阁类下的文书令规定:"诸制书及 重害文书,若祥瑞,解官,婚田,市 估,狱案之类,长留."@I'诸架阁公 案,非应长留者,留十年."@从中我 们可以看出,南宋档案的保管期限, 一 般分成长留和留十年两种.应长 留的档案包括声祥瑞物的上报文 书,官员被解免官职的文书,婚姻田 产诉讼文书,市场交易的税收文书, 狱囚徒罪以上的审判文书等.留十 年的档案主要是各级衙门的官文 书.这类档案虽然比长留档案价值 低,但也不能散失,都要移架阁库保 管十年.需长留的档案要在专门的 库房保管并按时晾晒,防止霉烂.对 于留十年者,要"每三年一检简,申 监司差官覆讫除之.其有本应长留 者,移于别库,籍内仍随事朱书所 除,所移年月,同覆官签书."@即对 于初步鉴定保存十年的文书,每隔 三年要鉴定挑选一次,对于可以销 毁的档案,应申报路一级监察机关, 派官员复查完毕,即可除掉;经鉴定 认为应该长留的档案,要移到专用 库房,在登记簿内注明所除,所移的 时间,一同复查的官员应签字.从南 宋的这些规定可以看出,其关于档 案鉴定,销毁的制度相当完善,手续 也十分严格.这对七百多年前的南 宋来说,不能不算是我国封建社会 档案工作的一大进步. (三)档案整理制度 档案集中以后,要对其进行适 当的整理,这在南宋已初步形成了 比较流畅的程序. 1.档案编录 "诸一路一州一县一司条制,各 置册编录,仍别录粘连原本架阁,虽 系一时指挥,而通行下者准此."0由 此可见,我国在南宋时期就产生了 档案汇抄制度.档案汇抄制度是我 国古代重要的档案管理制度之一. 2.档案立卷,编号 "诸条制先次行下者置册,分门 编录,仍以所受月日次第连粘."0同 时又规定"诸仓库各置销抄簿,具注 送纳钱物数年月日,纳人姓名…… 以千字文为号."0此外,还规定:"诸 架阁文书印缝,计张数,封题年月事 由."0由此可见,当时的档案立卷已 经非常规范,卷内文件按时间顺序 排列,编写页次,拟写案卷标题,案 卷提要及立卷时间,以"千字文"排 号.这种对档案进行分类编排的方 法,符合档案产生的实际情况,适应 了当时的档案管理,并沿用近千年, 具有极强的生命力. 3.档案分类 以档案的产生机构划分,架阁 类将保存的档案分为十类,分别是 法令条制,户口帐肌,请给券历,差 出小券,租税簿,官物帐历,仓库销 钞簿,官物登记簿,鞫狱文案,急脚 铺和马递铺大小历.并对架阁的方 式,地点,时间,架阁检查等皆有详 细的规定. (四)档案保管制度 档案的保管工作不仅是对档案 整理成果的巩固,也是档案利用工 作开展的基础.为了保护图籍档案 的完整性,宋真宗于咸平五年四月 下了"诫约三司收掌簿书不得遗失 诏".@以诏书形式对档案保管工作 的重要性进行了确定,《庆元条法 事类?文书门》对此也做了详细规 定. 1.保管机构 从《庆元条法事类?文书门》中 架阁类可知,南宋王朝开创了架阁 库制度.架阁库就是贮藏架阁文字 即档案的库房,架阁库的创立是南 宋档案工作全面,深入地向前发展 的一大标志.中央及地方普遍设立 架阁库的制度,保证了档案的安全 与完整,方便了政府的查考和利 用,也有利于更好地进行档案管 理,对以后各朝代产生了深远影 响. 2.保管人员 为保证架阁库发挥其应有的 作用,南宋王朝为架阁库配备了专 职的档案官吏."诸架阁库,州职官 一 员,县令丞,簿掌之."0鉴于档案 在国家管理中的重要作用,为提高 办事官员的综合素质,又逐渐形成 了六部架阁官制度.这不仅提高了 行政效率,还为统治阶级输送了层 出不穷的才俊. 3.保管方法 在具体的保管工作中,《庆元 条法事类?文书门》规定架阁库收 藏的档案不得随意搀杂,并要按时 晾晒.关于晾晒时间,宋史规定"岁 于仲夏曝书."0对于受潮,水淹,被 烧档案的抢救,南宋也采取了相应 措施.为防止档案在保存过程中受 潮,对存放在架阁库里的档案要及 时晒曝.对于档案水淹或被烧后的 抢救手段是:"诸文书为水漂坏者, 官吏收寻晒曝……有损烂者,雇人 誊写,为或所焚,应传写."@对重要 的文书,要存放到专门的架阁库, 对于接收的没有施行先例的公文, 也要放到专门的架阁库,.此外,还 规定掌管档案的官员在交替时,必 须办理移交手续,"文案皆立正案, 分付后人."@ (五)档案借阅制度 南宋时期,对档案管理的加强 是为了更好地控制档案,便于统治 者的利用.为了规范档案借阅,既 满足利用者的需求又保证档案的 完整和安全,《庆元条法事类?文书 门》对此做了规定:"诸被受手诏以 黄纸造册编录,并续颁诏册,并于 长官厅柜帕封锁,法司掌之,无法 司者,选差职级一名,替日对簿交 受,遇有检用,委官一员(发运监 司,委主管文字检法官,州委司法 三军,县即令)应文书印缝计张数, 对题年月事目,并簿历之类,冬以 年月次序注籍立号编排,乃置籍, 遇借,监官立限,批注交授,纳日勾 销,按察及季点官点检."0此条文 说明宋朝统治者为维护档案文件 的安全与完整而制定的档案工作 法律法规是较严格的. (六)关于档案违法行为的处 罚 为了保障法规的贯彻实施, 《庆元条法事类?文书门》在规定文 书档案工作程序的同时,也对毁失 档案,质卖档案的情形作了规定. 为强调其重要作用,《庆元条法事 类?文书门》将毁失,质卖档案分别 列为一个类别进行阐述.具体而 言: 1.关于毁失档案 对于丢失重要文件规定:"诸 弃毁交钞,递牒,便钱,公据,请给 券,历者,论如重害文书律."@对于 丢失档案的官吏规定:"诸公人亡 失见行公案,帐籍,簿历等应架阁 文书,限满寻访不得者,断罪枷锢, 再限通满百日不得者,降一资,县 吏人杖八十."@对于因意外毁失档 案:"诸因水火,盗贼毁失印记,制 书,官文书者,勿论."@ 2.关于质卖档案. 对于将制书,官文书"质当财 务及质当之者,各杖一百,财物没 官."0对于质卖他人文书的行为规 定:"诸以他人制书及诸军恩赏付 身,印纸,差贴之类质当财物者,徒 二年,受质当者,与同罪,不知情 者,减一等,财物没官."0此外,对 于质卖祖父告,敕,宣,札的行为, 质卖上纲兵级券,历的行为,买卖 牒,帖,文引,辞状之类的行为,质 卖文书却谎称丢失的行为,都分别 规定了奖惩措施. 以上所列条文,均是违法行为 的惩罚措施.毁失和质卖两类的赏 格条文对告发上述违法行为的人 也根据违法行为的危害程度而给 予不同程度的奖励.如"诸色人告 获以祖父告,敕,宣,札卖于人及买 者,钱三十贯……诸色人告获藏 匿,弃毁,拆换见行及应架阁文书, 有情弊者,非重害,钱五十贯,重 害,钱一百贯."@由此可见,南宋王 朝对于文书档案工作的规范,采取 赏罚并用的原则.这不仅增强了法 律条文的规范力度,也加大了检察 力度,值得我们借鉴和学习. 注释: ?????,?一?,?,◎一?【宋】 谢深甫:《庆元条法事类》,见田涛《中国 珍稀法律典籍续编》第一册,哈尔滨:黑 龙江人民出版社.2002年版 ?苏亦简:《文房四谱》,北京:中华 书局,1985年版 ?江少虞:《南宋事实类苑》,上海: 上海古籍出版社,1981年版 ?徐松:《宋会要辑稿》,北京:中华 书局,1957年版 ?《宋大诏令集》,北京:中华书局, 1962点校本 ?脱脱:《宋史?职官四》,北京:中华 书局,1977年版 (作者单位:辽宁大学历史学 院辽宁大学法学院) 溪嘉l5720085年第期I