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[设计]孔斌国际对外联络部简介.doc

[设计]孔斌国际对外联络部简介

王雷豫
2017-11-13 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《[设计]孔斌国际对外联络部简介doc》,可适用于市场营销领域

设计孔斌国际对外联络部简介对外联络部简介自【孔斌国际】集团成立以来在公司领导的艰苦工作拼搏努力的情况下集团公司整体发生了很大的改观组织机构也发生了很大的变化。随着公司的壮大团队的不断扩张集团公司与其他企业之间的联系甚是紧密交往也越来越频繁公司在不断的成长企业对社会的奉献义务也在不断加强在这种情况下孔斌国际对外联络部这一专门负责公司对外事宜的部门就应运而生了。孔斌国际对外联络部围绕着不同时期孔斌国际的中心任务开展对外交往工作范围不断扩大对外联络部是【孔斌国际】与社会各行各业信息沟通的纽带和桥梁也是企业爱心传播的窗口。它的主要职能在于企业与企业间的招商合作学术交流论坛研讨新闻发布会、大学演讲、爱心公益活动的举办。为常规活动联系外界合作以及取得其他方面的支持加强企业与公司各行业团体及其他企业组织间的联系并建立长期的合作关系。孔斌国际对外联络部负责【孔斌国际】对外联络及外部事宜工作承办或参与公司及其他部门开展的各项工作促进公司活动的组织筹备工作的顺利进行。【孔斌国际】对外交往形式:全方位、多渠道、宽领域、深层次的新格局最终达到“知交尽四海万里有亲朋”的可喜领域局面。孔斌国际对外联络部使命一:推动企业社会联盟资源整合多极化互利共赢二:推动企业社会关系全面协调持续的发展。三:着眼为发展服务努力推企业经贸交流与深化互利合作促进两司较快增长通过资源整合达到互利共赢。四:搞好公共关系协调协助企业各部门加强对外交际及招商合作工作有计划的开展公益活动参与政府及有关部门组织的活动与社会各界建立长效和谐、可行的公共关系。五:加强与新闻媒介的联系与沟通负责安排公司领导人接受媒体采访公司新闻稿件的发布举行新闻发布会及公益演讲等活动通过媒体的支持提高公共关系协调的质量和效率。六:开展对外公共关系人脉的调研工作及时了解政府及有关部门出台的政策及实施要求侧重媒体关注的新闻热点。七:关注各大企业行业动态及电子商务的发展趋势及势潮对外联部对外合作关系的工作进展汇报。孔斌国际对外联络部组织架构孔斌国际对外联络部新金外闻融事司司司金金金外外外新新新融融融事事事闻闻闻司司司司司司司司司总司助司总助司编助长监理长监理长辑理孔斌国际对外联络部职责金融司职责:银行融资招商合作人脉结交外事司职责:会议出访爱心活动公益演讲新闻司职责:媒体报道新闻报道书籍发行职位名称对外联络部部长职位代码所属部门对外联络部对外联络部部长关优惠政策并将不同银行的融资要求分别整理记录。了解各大银行的个人及企业的贷款条件的情况变化正规银行和信贷公司的个人及企业的融资要求分别整理记录金融司总监职位说明职位名称金融司总监职位代码所属部门对外联络部直属上级金融司司长管辖人数职等职级晋升方向金融司司长候选渠道轮转岗位薪金标准填写日期核准人工作内容收集各地融资信息并定期报送书面报告分析研究国家和地方的有关投资政策及各种优惠政策。收集各地投资信息并定期报送书面报告。定期报送公司融资情况报告。组织实施投资的相关调查和分析并形成投资分析报告。组织审核投资合作单位的信誉度并报送意见。权责范围制订公司年度投资计划。对公司投资项目的运作情况及效益情况进行测算与监控。按要求参加投资机会的研究进行投资的相关调查和分析。与外部咨询服务机构联系取得投资的技术支持进行公司闲置资金的短期投资业务的操作与管理。任职资格大专以上学历金融专业人士有一年以上的金融方面的工作经验有一年以上的投融资经理助理有参加过项目投资研讨会议事宜工作环境办公室。工作环境舒适无职业病危害。金融司总监工作流程协助金融司司长完成公司的融资投资的计划工作了解本部门的工作方向首先制定出年融资策划书了解行业动态寻找好的投资项目制定出投资策划书了解公司的动态结交各行企业高端人脉和银行家和政家每天通过网络关系网结识高端人脉人并详情录入表格《金融司人脉结交详情记录表》预约并上门拜访各行各业的企业家以及银行家每周预约为高端人士和司长或是部长一起面谈建立信任感将预约面谈的详情录入表格《金融司约访记录表》协助金融司司长利用会议营销公益演出大学演讲等活动来获取企业赞资金完成部门业绩指标结交银行朋友了解银行贷款政策和贷款标准了解各大银行的个人及企业的贷款条件的情况变化结交政界朋友了解最新企业相关政策利于公司顺利运转结交企业老总有利于吸引风险投资职位名称金融司助理职位代码所属部门对外联络部直属上级金融司司长管辖人数职等职级金融司助理职位说明晋升方向金融司司长候选渠道轮转岗位薪金标准填写日期核准人工作内容收集各银行融资信息并定期报送书面报告分析研究国家颁布的有关企业投资政策及各种优惠政策。收集各地投资信息并定期报送书面报告。定期报送公司融资情况报告。组织实施投资的相关调查和分析并形成投资分析报告。组织审核投资合作单位的信誉度并报送意见。权责范围制订公司年度投资计划。对公司投资项目的运作情况及效益情况进行测算与监控。按要求参加投资机会的研究进行投资的相关调查和分析。与外部咨询服务机构联系取得投资的技术支持进行公司闲置资金的短期投资业务的操作与管理。任职资格大专以上学历金融专业人士有一年以上的金融方面的工作经验有一年以上的投融资经理助理有参加过项目投资研讨会议事宜工作环境办公室。工作环境舒适无职业病危害。金融司助理工作流程协助金融司总监做好公司的融资及投资方向的调查工作搜集并整理了出本部门结交各行企业高端人脉和银行家和政家的相关资料整理成册做好档案保留工作。电话预约并随从金融司总监一起上门拜访各行各业的企业家以及银行家并随手记录交谈时的重要内容和对方的相关信息每天网上搜索各行企业家或是银行家或是政界人士获得人脉名额人间断性的给结识的人脉发祝福信息和上门拜访协助金融司总监做好会议营销公益演出大学演讲等活动的获取企业赞资金的配合工作完成部门业绩指标做好赞助嘉宾的面谈赞助的时间预约工作通过网络、电话杂志或是新闻了解各行的的贷款标准和贷款条件及相关贷款的优惠政策将各银行或是信贷公司的贷款政策及融资要求分别整理记录每日网上查询家银行的基本情况并联系该银行经理预约时间让司长或是部长了解银行融资条件并记录总则(一)目的为规范公司融资行为降低资本成本减少融资风险提高资金利用效益依据国家有关财经法规规定并结合公司具体情况制定本办法。(二)融资定义本制度所指的融资包括权益资本融资和债务资本融资两种方式。权益性融资是指融资结束后增加了企业权益资本的融资如增加实收资本债务性融资是指融资结束后增加了企业负债的融资如向金融机构借款、发行企业债券、融资租赁等。短期债务性融资是指负债期限不超过一年(含一年)的债务性融资。长期债务性融资是指负债期限超过一年(不含一年)的债务性融资。(三)融资的原则遵守国家法律、法规规定所有融资由公司统一筹措。根据公司战略和业务发展的需要以及资本市场的情况在不同时期采取不同的融资政策综合权衡降低成本合理确定公司资本结构适度负债防范风险。(四)适用范围本办法适用于公司融资行为集团所属分子公司的融资行为遵照集团公司章程规定办理。一、融资组织与决策根据融资方案的不同按照公司章程的规定在授权范围内由公司财务部和董事会具体实施全公司的融资工作。(一)财务部融资责任财务部负责公司短期负债融资和长期借款、融资租赁等主要负责以下事项:(制订公司以上融资事项的管理办法。(提出以上融资事项具体方案并负责落实。(提出或审查公司重点项目的长期负债融资方案。(负责对公司所有筹集资金的使用监督与管理。财务总监和董事会应协助财务部门做好融资管理工作分析资本市场资金供给状况为公司制定合理的融资政策提出建设性意见协助建设、维护公司与资本市场、金融机构的公共关系。(二)融资决策程序(公司长、短期借款、融资租赁的融资由财务部提出具体融资方案报财务总监审核同意后数额在董事会授权范围以下的经总经理办公会讨论后由总经理批准董事会授权范围以外的报董事会批准。(重大经营项目的融资由总经理协助资金使用部门提出融资需求和建议方案公司在审批该投资项目时一并审批其融资方案。项目实施阶段融资方案或融资规模需要改变的变动数额在董事会授权范围以下的由公司总经理审批超过授权范围的报公司董事会批准后办理。(进行权益性资本融资时由董事会负责组织协调财务部以及资金使用部门提出具体融资方案经总经理办公会审议通过后报董事会批准。(三)融资政策的选择融资政策应结合公司发展状况、资金需求、经营业绩、风险因素、外部资金市场供给情况、国家相关政策法规要求制定。(公司调整时期应采取保守的融资政策尽可能减少银行借款等负债融资。(公司发展时期应采取稳健的融资政策可通过增加银行借款等负债融资改善资本结构降低资本成本。(公司迅速扩张时期可采取激进的融资政策选择多种融资方式积极筹措资金充分利用财务杠杆作用适当增加负债比例。二、权益资本融资公司根据经营和发展的需要依照法律、法规的规定经董事会分别作出决议可以采用下列方式增加权益资本:(增加新股东和新股本(向现有股东增加股本(寻求上市融资。权益性资本融资应根据公司的长远发展战略及资本市场的状况在满足基本发行条件时以尽可能低的募集成本募集公司发展所需资金。权益性资本融资的顺利募集需要以下各方面的配合:(对资本市场动态的跟踪分析。(公司在资本市场的形象维护。(已募集资金投向和使用的严格管理。(与效益良好企业、优秀中介机构的积极配合。三、债务资本融资财务部统一负责公司债务资本的融资工作。(一)债务资本融资方式:(通过银行贷款获取短期借款、长期借款。(其他金融机构的借款。(融资租赁(二)公司短期借款融资程序:(财务部根据财务预算和资金计划确定公司短期内所需资金编制融资计划表(按照融资规模大小分别由财务总监、总经理和董事会审批融资计划(财务部负责签定借款合同并监督资金的到位和使用借款合同内容包括借款人、借款金额、利息率、借款期限、利息及本金的偿还方式、违约责任等。(双方法人代表或授权人签字。(三)短期借款的管理(财务部在短期借款到位当日按照借款类别在短期借款台帐中登记。(财务部负责监督借款资金的使用原则上应按照借款计划使用该项资金不得随意改变资金用途。(财务部及时计提和支付借款利息。(财务部应建立资金台账详细记录各项资金的筹集运用和本息归还情况(四)长期借款融资程序及管理长期债务资本融资包括长期借款、融资租赁等方式。(以下只考虑长期借款)(长期借款必须编制长期借款计划使用书包括项目可行性研究报告、项目批复、公司批准文件、借款金额、用款时间与计划、还款期限与计划等。(财务总监、总经理和董事会依其职权范围审批该项长期借款计划。(财务部负责签订长期借款合同其主要内容包括贷款种类、用途、贷款金额、利息率、贷款期限、利息及本金的偿还方式和资金来源、违约责任等。(长期借款利息的处理按照《企业会计制度执行》。(五)债务性融资的报批材料管理债务性融资的报批材料应包括以下内容:(融资款项的用途及用款项目背景情况(用款与还款计划(融资数量与债权人(担保方式与内容(用款项目经济性与还款能力分析(其他需要说明的事项。如果某项筹资是直接为项目投资服务的则此项目的投资收益率必须大于该项筹资的资本成本如果某项筹资的直接效果是无法计量的则应该选择资金成本最低的筹资方案。四、融资风险管理(一)风险评价的负责部门融资风险的评价由财务部负责。(二)公司融资风险的评价原则:(以投资和资金的需要决定融资的时机、规模和组合。(充分考虑公司的偿还能力全面地衡量收益情况和偿还能力做到量力而行(负债率和还债率要控制在一定范围内(融资要考虑税款减免及社会条件的制约。融资成本是决定公司融资效益的决定性因素对于选择评价融资方式有重要意义。财务部应采用加权平均资本成本最小的融资组合评价公司资金成本以确定合理的资本结构(长期资本的资金成本计算见附件)。(三)风险评价方法融资风险的评价方法采用财务杠杆系数法财务杠杆系数越大公司融资风险也越大。财务杠杆系数DFL=税后利润变动率息税前利润变动率公司财务部依据公司经营状况、现金流量等因素合理安排借款的偿还期和归还借款的资金来源。附则(本管理办法的拟定和修改由公司财务部、经公司总经理审核后报董事会批准执行。(本办法由公司财务部、董事会负责解释。(本办法自公布之日起实施。附件一:资本成本计算资本成本是为筹集和使用资金而付出的代价包括筹资费用和资金占用费两部分。加权平均资本成本是公司全部长期资金的总成本。它是以各种资本占全部资本的比重为权数对个别资本成本进行加权平均确定的。(一)长期借款成本长期借款成本=长期借款年利息*(所得税率)借款本金*(筹资费用率)(二)债券成本债券成本=债券年利息*(所得税率)债券筹资额*(筹资费用率)(三)留存收益成本计算留存收益成本的方法主要有以下三种:资本资产定价模型法留存收益成本=无风险报酬率β*(平均风险必要报酬率无风险报酬率)风险溢价法债券成本股东比债权人承担更大风险所需求的风险溢价留存收益成本=风险溢价可以凭经验估计。通常情况下公司风险溢价对其自己发行的债券来讲大约在之间。(四)全部长期资金的总成本加权平均资本成本n加权平均资本成本KW,KjWj,,j式中:KW加权平均资本成本Kj第j种个别资本成本Wj第j种个别资本占全部资本的比重(权数)。附件二:资本成本分析表项目年年年差量权益筹资负债筹资筹资总额息税前利润减:利息税前利润减:所得税税后利润减:应提特种基金提取盈余公积本年可分配利润本年资本利润率本年负债筹资成本率融资方式即企业融资的渠道。它可以分为两类:债务性融资和权益性融资。前者包括银行贷款、发行债券和应付票据、应付账款等后者主要指股票融资。债务性融资构成负债企业要按期偿还约定的本息债权人一般不参与企业的经营决策对资金的运用也没有决策权。权益性融资构成企业的自有资金投资者有权参与企业的经营决策有权获得企业的红利但无权撤退资金。从狭义上讲融资即是一个企业的资金筹集的行为与过程。也就是公司根据自身的生产经营状况、资金拥有的状况以及公司未来经营发展的需要通过科学的预测和决策采用一定的方式从一定的渠道向公司的投资者和债权人去筹集资金组织资金的供应以保证公司正常生产需要经营管理活动需要的理财行为。公司筹集资金的动机应该遵循一定的原则通过一定的渠道和一定的方式去进行。我们通常讲企业筹集资金无非有三大目的:企业要扩张、企业要还债以及混合动机(扩张与还债混合在一起的动机)。一、融资方式()银行贷款银行是企业最主要的融资渠道。按资金性质分为流动资金贷款、固定资产贷款和专项贷款三类。贷款分为信用贷款、担保贷款和票据贴现。()股票筹资股票具有永久性无到期日不需归还没有还本付息的压力等特点因而筹资风险较小。()债券融资企业债券也称公司债券是企业依照法定程序发行、约定在一定期限内还本付息的有价证券表示发债企业和投资人之间是一种债权债务关系。()融资租赁融资租赁是通过融资与融物的结合兼具金融与贸易的双重职能对提高企业的筹资融资效益推动与促进企业的技术进步有着十分明显的作用。融资租赁有直接购买租赁、售出后回租以及杠杆租赁。()海外融资企业可供利用的海外融资方式包括国际商业银行贷款、国际金融机构贷款和企业在海外各主要资本市场上的债券、股票融资业务。()典当融资典当是以实物为抵押以实物所有权转移的形式取得临时性贷款的一种融资方式。与银行贷款相比典当贷款成本高、贷款规模小但典当也有银行贷款所无法相比的优势。首先与银行对借款人的资信条件近乎苛刻的要求相比典当行对客户的信用要求几乎为零典当行只注重典当物品是否货真价实。而且一般商业银行只做不动产抵押而典当行则可以动产与不动产质押二者兼为。其次到典当行典当物品的起点低千元、百元的物品都可以当。与银行相反典当行更注重对个人客户和中小企业服务。第三与银行贷款手续繁杂、审批周期长相比典当贷款手续十分简便大多立等可取即使是不动产抵押也比银行要便捷许多。第四客户向银行借款时贷款的用途不能超越银行指定的范围。而典当行则不问贷款的用途钱使用起来十分自由。周而复始大大提高了资金使用率。二、融资手法()基金组织手段就是假股暗贷。()银行承兑投资方将一定的金额比如一亿打到项目方的公司帐户上然后当即要求银行开出一亿元的银行承兑出来。投资方将银行承兑拿走。()直存款这个是最难操作的融资方式。因为做直存款本身是违反银行的规定的必须企业跟银行的关系特别好才行。()银行信用证国家有政策对于全球性的商业银行如花旗等开出的同意给企业融资的银行信用证视同于企业帐户上已经有了同等金额的存款。只有国外独资和中外合资的企业才可以。所以国内企业想要用这种方法进行融资的话首先必须改变企业的性质。()委托贷款所谓委托贷款就是投资方在银行为项目方设立一个专款账户然后把钱打到专款账户里面委托银行放款给项目方。()直通款所谓直通款就是直接投资。这个对项目的审查很严格往往要求固定资产的抵押或银行担保。利息也相对较高。多为短期。()贷款担保现在市面上多投资担保公司只需要付高出银行利息就可以拿到急需的资金。()公司债券公司债的表现形式基于公司债券的发行在债券的持有人和发行人之间形成了以还本付息为内容的债权债务法律关系。公司债券是公司向债券持有人出具的债务凭证。项目融资流程第一步:创业者提交创业申请VC作初步审查。第二步:如果VC对该项目持肯定态度将要求创业提供完整的商业计划。该商业计划应包括:()业务简介:风险企业的管理者简历过去的赢利状况公司的战略定位以及对投资者的退出安排。()经营计划:经营战略营销计划行业分析对竞争对手的分析资金用途分析。()其它与公司的有关背景资料分析。VC将用两周时间作出分析并对创业者所提供的资料承担保密义务创业者所提供的资料VC不承担归还的义务。第三步:尽职调查阶段。在VC审查完创业计划并认为该项目具备较大的增值潜力之后将与创业者用合同的形式锁定一段时期做尽职调查工作在此期间该创业者不能与其他投资者讨论融资问题。我公司将派人到投资对象公司及其相关客户供应商等个方作调查创业者应给予必要的协助。第四步:价格谈判。在VC进行尽职调查的后期或完成之后如无发现重大隐瞒问题将与创业者就被投资企业的价值进行谈判。关于风险企业的价值衡量见风险企业定价方法。第五步:确定投资方式、投资条款与投资条件。在准备签署的有关文件或投资合同中主要明确以下三个内容:()双方的出资数及各自所占股份包含对技术的定价对员工持股的安排。()企业的组织结构及双方各自担任的职务。()投资者的控制与保护。VC将会选择以下几种投资方式:)可转换优先股)参与分红优先股)投资倍数回报)保债权。第六步:结束谈判资金到位,VC与创业者开始一种新的伙伴关系。新闻司工作指南新闻司新新新闻闻闻司司司司编助长辑理新闻司负责的官方平台:新浪、网易、搜狐、天涯、雅虎、阿里、官网共个新闻司工作的价值和意义:()能及时、迅速的传播出对公司和本部门有益的相关信息()每天按时完成任务给部门和公司带来宣传材料()为公司各项公益、文艺晚会等做好准备工作使公益活动或文艺晚会能正常举行()在日常工作中若需要其他部门配合的工作应提前和配合人的同事事先好并提前给到时间的通知使其他部门的同事可以事先做好准备从而提沟通高工作效率。新闻司工作目标:()明确本部门的各项工作职责规划管理协调各部门工作()加强本部门成员工作能力的培养完善各项规章制度()提高新闻部的工作质量加强对新闻部工作器材的管理加强对成员的主持能力与调控音响能力的培训()将工作做到实处使各项活动能顺利完成。同时在活动开展过程中做好管理工作做到工作有计划、有总结、有存档()以团结、创新、高效为工作理念在工作中不断创新让常务工作更加稳定提高本部门的工作效率()处理好本部门和其他部门及成员之间的关系做到友好相处、团结奋进、取长补短()积极主动地挖掘新闻题材编辑出更好的富有理念、创新的新闻稿在完成本部门工作的同时协调与其他部门的合作()在举行文艺晚会时提前半小时将音响设备抬到指定地点并进行安装调控()做好工作总结。以上是对外联络部金融司的工作指南本司人员一定按照以上目标完成需要的事情当然有必要的话也会根据实际情况有所调整。希望员工们在本部与其他部门同事共同努力下为公司带来价值的同时提升自己的做事能力。外联络部年月日职位名称新闻司司长职位代码所属部门对外联络部直属上级对外联络部部长管辖人数职等职级晋升方向对外联络部副部长候选渠道轮转岗位薪金标准填写日期核准人新闻司司长职位说明工作内容在宣传政策及孔斌国际发展战略指导下管理【孔斌国际】重大新闻及行业重大新闻资讯。负责公司的重大事宜的消息发布会议出访的相关报道准确把握党政宣传导向行业趋势走向快、准、活的宣传报道追求信息丰富和传播效果的完美权责范围官方网站运营整体方案、项目策划预算的制定权和管理权部门工作的指挥权栏目内容的审核权栏目运作执行的决策权新闻部全体工作人员的考核权任职资格有一年以上管理新闻资讯的选题规划、重点策划、选题审批、版面组织、人员组织、审稿审片等各项工作经验有一年以上制定及执行部门相关项目工作的预算计划和管理负责部门人员岗位规范标准和工作流程制定量化、绩效考评和创优等工作的经验有一年以上对外联络部新闻资讯推广的策划组织和项目的整体策划等工作的经验有一年以上负责栏目日常管理、考勤考核组织召开策划会、例会和部门内部人员业务培训等工作的经验有一年以上直接对外联络部部长、新闻司司长负责本部门总责并按时保质保量完成公司领导布置的其他任务的经验。工作环境办公室。工作环境舒适无职业病危害。新闻司司长工作流程负责公司及其他部门的重大新闻事件的编辑和发表工作注意:新闻报道必须以正确的新闻报道的格式编辑发布负责管理部门官方各大平台的网站的运营工作每天在官方博客平台发布的博文录入《新闻司博文发布记录表》每天至少篇博文每天在官方微博平台发表说说录入《新闻司微博说说发布记录表》每个平台每日发表说说次审核新闻司编辑的出手的每一篇新闻资讯并给以指导注意:部门的每篇新闻必须经过司长最终审核后方能发布负责新闻司助理联系的人脉维持人脉关系进一步联络管理新闻司助理的媒体人脉的结交情况查看媒体结交记录表每天加媒体群个并聊天结交媒体人物人了解媒体广告的基本要求和情况负责本部门的营销会议的主持和举办工作即会后新闻的发布制定出新闻发布会的策划方案会后总结会议的优势和不足之处负责公司级相关部门的文章的收集和改编工作并整理成册将所有文章统一收藏已被后续的部门出书工作新闻司司长必须最终审核部门的任何一篇文章字段后方能对外发布协助对外联络部部门主管完成部门月工作业绩指标负责协助金融司司长谈判顺利完成关于融资的指标协助外事司以为举办大学公益演讲爱心公益活动的顺利进行职位名称新闻司编辑职位代码所属部门对外联络部新闻司编辑职位说明直属上级新闻司司长管辖人数职等职级晋升方向新闻司司长候选渠道轮转岗位薪金标准填写日期核准人工作内容新闻资讯编辑及发布工作对外联络部官方网站的运营和管理权责范围职责范围内的建议权新闻采编的参与权采编设备的使用权任职资格依照本部门的管理规定每天按时到岗工作或待命服从新闻司司长的调度、指挥服从部门量化和绩效管理完成新闻司司长交给的其他工作任务。保持通讯畅通确保随传随到。协助值班主任处理日常杂务负责在新闻司接听电话以及新闻司资料整理和保存等工作负责新闻司的编辑工作(每天最少二篇)新闻资讯的终审无误过后新闻司司长同意后方能网上发布。负责【孔斌国际】新闻资讯及公司最新动态及本部门的事宜文稿撰写和发布工作。工作环境办公室。工作环境舒适无职业病危害。新闻司编辑工作流程协助新闻司司长一同完成新闻司的工作任务指标和业绩指标每天发表行业相关资讯篇公司及其他部门的相关新闻篇每日在官方博客平台发表博文篇并录入《新闻司博文发布记录表》每日在官方微博平台发表说说次并录入《新闻司微博说说发表记录》编辑好的文章审稿次后转于新闻司司长终审后再将新闻资讯发布出去每天成功添加媒体界(电视台网络媒体和报社杂志等)的QQ好友人每天添加QQ好友个每天加媒体界QQ群个每日将或得的媒体界的相关信息录入《新闻司媒体结交记录表》每天联系相关媒体界人士了解媒体不同行业的宣传情况分别将电视媒体和网络媒体及报社杂志的宣传要求做出分类统计每周预约人相互了解并结交成好友了解相关媒体的情况每一篇新闻报道必须按照新闻的正规格式编辑发布每天群发公司业务相关的案例消息个群职位名称新闻司助理职位代码所属部门对外联络部新闻司助理职位说明直属上级新闻司司长管辖人数职等职级晋升方向新闻司司长候选渠道轮转岗位薪金标准填写日期核准人工作内容密切与其他企业家联系争取及时、快捷、传达公司最新动态向多个平台发出新闻资讯、部门动态、服务大局的新闻加强我司新闻外宣工作提升部门对外形象。权责范围职责范围内的建议权上送新闻组织策划的参与权后期设备使用权任职资格依照部门的管理规定每天按时到岗工作或待命服从新闻司司长的调度、指挥服从部门量化和绩效管理完成领导和新闻司长交给的其他工作任务。保持通讯畅通确保随传随到。严格依照部门对上送新闻管理的规定和要求负责上送新闻稿的稿件组织、整理、图像编辑和传送等工作争取多送新闻、送好新闻同时必须每天向新闻司长报告上送新闻的条数、内容和播出情况等。负责每月上送新闻的管理登记造册和上报以及通联稿费的统计和发放等工作。工作环境办公室。工作环境舒适无职业病危害。新闻司助理工作流程每天在QQ上添加个好友每天加媒体广告群个获取媒体相关报道的条件和资质以及做好各不同媒体的情况记录统计每天朋友网上添加个好友群发条公司新闻资讯案例的链接每天发布微博互动条并及时和有意向的人员做好联系工作并约好时间洽谈合作。每天约访个企业老总并向其推荐公司业务和沟通相关的赞助合作事宜每日关注行业最新动态并记录相关报道的标题每日对新的动态发表观点每次外出之后都要有将有价值的新闻消息情况转达给新闻编辑到官方网站发布并报道在朋友网里邀请好友加入《Loveyou,Loveme》爱心社并随时将公司及部门的相关爱心公益活动发布出去新闻传播管理制度第一条新闻媒体接待(一)新闻媒体记者前来采访统一由公司宣传中心归口接待和管理。接待来访记者先核实记者身份了解采访事由。属区外媒体的应履行登记备案手续如实填写记者来访登记备案表报经分管副总经理或总经理同意安排采访或拍摄事宜。(二)记者来访按照分类管理、区别对待的原则接待。记者接待应报公司办公室统一安排。常规采访安排礼节性接待协调好采访活动视情况安排陪同较为重大采访接待报请领导出面安排全程陪同重大选题采访活动按照公司领导要求安排食宿接待公司重大活动或与媒体合作的宣传活动按照方案或双方协议安排接待。(三)宣传中心对新闻媒体采访进行组织、协调和指导。宣传中心陪同采访人员要做好采访引导和现场管理重大情况必须及时报告。(四)接受采访的各单位应坚持真实、客观、准确的原则以正面为主、事实为主介绍有关情况对较为复杂的事项应事先准备难于把握或敏感问题须及时请示领导。(五)记者采访或参观需进景区的原则上全部开放按《神旅集团免票管理办法》有关规定办理手续。(需与免票办法核对:属于采访进景区的直接通知景区接待属于参观的按贵宾办理免票程序紧急情况可先直接通知景区事后补办手续。)第二条新闻信息采集与发布(六)宣传中心负责新闻信息报送与发布工作的指导、管理和考评。(七)公司所属各单位负责做好本单位或行业的新闻信息采集报送务求客观真实杜绝虚假新闻信息。(八)新闻信息报送范围和主要内容:围绕保护、科研、旅游的成就突出新的工作部署和进展重大项目、重大建设、重大事件、重大发现反映公司发展中的新景象、新动向、好人好事、杰出人物等。(九)新闻信息要求内容积极导向正确。时间、地点、人物、情节、原因、趋向等要素齐全、条理清晰不得有违现行法律法规和伦理道德不得危害社会安定、破坏民族团结不得影响神农架声誉和旅游形象。(十)新闻信息由新闻信息员通过快捷、可靠的方式报送公司宣传中心。(十一)新闻信息原则上由宣传中心统一发布。一般性新闻随时发布阶段性新闻信息分步发布重大紧急事项及大众关注的新闻信息按有关要求发布。(十二)公司单位可以对外自行发布一般性新闻信息但须同时报送宣传中心。自行发布不当造成不良后果的由发布单位和有关个人承担责任。(十三)重大新闻信息只能由宣传中心或公司领导指定的单位发布在发布内容、发布途径、发布范围、发布时间等方面须按照程序报批。第三条新闻信息员管理(十四)宣传中心对公司系统新闻信息员进行统一管理负责新闻信息员的业务衔接、培训、评价、奖励。(十五)新闻信息员实行动态管理。新闻信息员因工作变动等原因不能履职时应及时调整补充并上报宣传中心。(十六)新闻信息员的主要职责是:掌握本单位工作动态收集新闻素材撰写新闻稿件提供新闻信息、宣传稿件或重要新闻线索配合、安排新闻媒体采访关注媒体有关报道参与舆论引导。(十七)新闻信息员报送新闻信息实行分类管理。一般新闻信息及时报送公司宣传中心重大、突发、群体性事件负面曝光及重大自然发现等要求第一时间报送由宣传中心上报公司领导处置。第三条突发事件新闻信息发布(十八)突发事件新闻信息是指在公司系统和地域范围内发生的较大自然灾害、安全事故、突发群体事件等重大紧急新闻信息。(十九)突发事件新闻发布须报经公司相关领导审核后发布事关重大的按要求由具备权限的政府新闻机构发布。(二十)宣传中心及事发单位新闻信息员必须尽快准确、及时了解事情基本情况力求了解事件原因等更多信息具备条件的要及时赶赴第一处置现场全面、客观、公正地记录事件信息在第一时间拟定发布稿统一发布口径指导或准备新闻发布。(二十一)突发事件新闻信息要坚持“正面为主积极引导”的原则和“先报事实慎报原因”的要求按照有利于及时公布信息、有利于事件处置、有利于社会稳定的方向进行发布。(二十二)突发事件新闻发布应根据事件的性质、类型及处置的进度等确定发布的方式和进度选择一次性发布或跟进发布。(二十三)突发事件新闻发布的同时应做好有关舆情收集工作及时对发布工作进行调整和完善。第四条重大舆情通报(二十四)重大舆情是指涉及保护、科研、经营等方面的媒体集中报道、外部社会公众舆论、内部集中性意见表达。(二十五)宣传中心负责舆情报送工作的组织、指导、培训及考评工作。(二十六)公司各单位负责人、新闻信息员负责舆情收集。舆情收集要做到实事求是、客观全面、重点明确。(二十七)舆情信息收集编写后应及时上报宣传中心进行统一编报。重要舆情必须随时收集及时上报由宣传中心向有关单位部门负责人通报。(二十八)舆情信息仅供内部掌握作为公司领导研究问题、部署工作的参考。领导做出批示的应及时转办。第五条网络舆论引导(二十九)网络舆论引导的主要内容是:网络媒体、社区论坛等登载的有关神旅集团、神农架旅游的重要或有影响的报道、评论、意见等。(三十)公司宣传中心负责全系统网络舆论引导工作指导和业务培训。(三十一)公司各单位负责人是网络舆论引导的第一责任人。新闻信息员承担本单位网络舆论引导工作发动、组织力量参与网络舆论引导。(三十二)网络舆论引导坚持“实事求是开诚布公合理疏导包容理解”的要求针对不同的问题及性质采取不同的引导对策实现团结人、影响人、鼓舞人的目的引导网上舆论向有利的方向发展。(三十三)建立舆情收集研判机制。公司各单位要发动全体员工加强网络舆论察看、研判对重要舆情要及时通报宣传中心并组织引导。(三十四)宣传中心负责收集上报事关重大的网络舆情拟定对策意见及时报公司领导批示执行。第六条新闻传播奖励(三十五)对在公开出版发行的各级报(刊)、电台(电视台)、网站发表新闻报道和文章(图片)的按不同刊载级别媒体给予奖励。(三十六)在国家级报(刊)发表新闻报道字以上奖励元篇字以下奖励元篇在省、部级媒体发表的奖励元篇在地市级发表的奖励元篇在神农架报发表的奖励元篇。(三十七)摄制电视新闻片在中央新闻联播其他栏目播出并以通讯员身份署名的每条奖励元省级电视台奖励元林区电视台奖励元。(三十八)在国家级刊物刊发图片一幅奖励元省、部级刊物刊发一幅奖励元地市级及以下发表的奖励元。(三十九)一稿多发的按最高类别得奖被媒体转发量较大达到按最高奖励额度相应的另行奖励。(四十)在国家级门户或商业网站头版发布图文报道的每条奖励元二级版面每条奖励元省级新闻网站头版每条奖励元二级版面每条奖励元。(四十一)集团宣传中心以外人员在集团内刊、网站发表新闻、文章等的按专门制定的方法核发稿酬。外事司工作指南外事司外外外事事事司司司司总助监理长外事司负责的官方平台:百度空间及贴吧、土豆、优酷、酷六共个外事司工作的价值和意义:()能及时、迅速的将对公司和本部门有益的相关外事活动新闻资讯资料转给新闻司让新闻司及时发布相关新闻资讯。()每天按时完成任务给部门和公司带来新的相关报道题材()为公司各项公益、文艺晚会等做好准备工作使公益活动或文艺晚会能正常举行()在日常工作中若需要其他不部门配合的工作应提前和配合人的直属上司提前给到时间的通知使其他部门的同事可以事先做好准备从而提高工作效率。外事司工作目标:()明确本部门的各项工作职责规划管理协调各部门工作()加强本部门成员工作能力的培养完善各项规章制度()提高外事司工作质量加强对外事司工作的管理加强对成员的交流能力与谈判能力的培训()将工作做到实处使各项活动能顺利完成。同时在活动开展过程中做好管理工作做到工作有计划、有总结、有存档()以团结、创新、高效为工作理念在工作中不断创新让常务工作更加稳定提高本部门的工作效率()处理好本部门和其他部门及成员之间的关系做到友好相处、团结奋进、取长补短()积极主动地挖掘新闻题材编辑出更好的富有理念、创新的新闻稿在完成本部门工作的同时协调与其他部门的合作()在举行文艺晚会时提前半小时将音响设备抬到指定地点并进行安装调控()做好工作总结。以上是对外联络部金融司的工作指南本司人员一定按照以上目标完成需要的事情当然有必要的话也会根据实际情况有所调整。希望员工们在本部与其他部门同事共同努力下为公司带来价值的同时提升自己的做事能力。职位名称外事司助理职职位代码所属部门对外联络部外联络部年月日外事司司长职位说明直属上级对外联络部部长管辖人数职等职级晋升方向对外联络部副部长候选渠道轮转岗位薪金标准填写日期核准人工作内容做好企业对外各种公益活动大学公益演讲爱心公益演出公益事业会议等活动工作外事司司长对外举行的招商会议论坛会议和营销会议的开张工作和服务工作协助其他部门完成公司活动会议的开展工作权责范围在外事司有对职责范围内的有发表建议权有协助与公司其他部门完成公司的各项任务指标和工作项目的顺利进行一切外事活动要有利于公司品牌形象的宣传维护公司的对外的良好形象。活动举办完之后第一时间将整理出活动相关素材转交给新闻司进行新闻资讯的发布任职资格大专以上学历有一年以上参与组织活动或项目策划工作经验有积极向上的精神面貌有一定的外事工作经验者优先工作环境办公室。工作环境舒适无职业病危害。外事司司长工作流程外事司长主要负责大学公益演讲爱心公益活动和公司新闻发布会三方面的工作。每周一、二两天将大学演讲的方案做出来并提前和相关讲师沟通并请教相关讲师帮助审核演讲方案准备好演讲相关资料。每周三、四联络上海市各大高职以上院校确定演讲标题和演讲内容(最少联系所以上)并确定好演讲的时间和地点以及座听人数。演讲时间最好定在每周五的下午或是周六下午较宜周六或周日事先将要用的物品(如条幅、笔记本、摄像机、照相机等)准备齐全公益演讲每月做次爱心活动每月召开一次新闻发布会议每三个月召开一次每天搜集并联系爱心活动场所的相关负责人进行沟通制定出爱心公益活动的策划方案并和相关负责人商议一下主题和爱心活动的工作内容情况将方案申报上去并将活动的相关费用做出总结并上报如需要公司其他部门协助完成需提前申请并通知该人员需要配合的工作是什么提前让其做好准备。每天在土豆、优酷、酷六平台上发表个视频和篇文章外事司总监职位说明职位名称外事司总监职位代码所属部门对外联络部直属上级外事司司长管辖人数职等职级晋升方向外事司司长候选渠道轮转岗位薪金标准填写日期核准人工作内容协助做好企业对外各种公益活动大学公益演讲爱心公益演出公益事业会议等活动工作协助外事司司长对外举行的招商会议论坛会议和营销会议的开张工作和服务工作协助其他部门完成公司活动会议的开展工作权责范围在外事司有对职责范围内的有发表建议权有协助与公司其他部门完成公司的各项任务指标和工作项目的顺利进行一切外事活动要有利于公司品牌形象的宣传维护公司的对外的良好形象。活动举办完之后第一时间将整理出活动相关素材转交给新闻司进行新闻资讯的发布任职资格大专以上学历有一年以上参与组织活动或项目策划工作经验有积极向上的精神面貌有一定的外事工作经验者优先工作环境办公室。工作环境舒适无职业病危害。外事司总监职位工作流程协助外事司司长完成每月的次大学公益演讲和一次的爱心公益活动及每季度一次的新闻发布会任务指标每月做出大学演讲的个方案并准备好宣传的条幅的设计和定制工作每天联系家大专院校的相关负责人并做好联系工作为下次的大学演讲做好准备每天联系所(孤儿院、福利院、敬老院、社区等)爱心活动的对象场地做好相关工作联系并记录相关负责人的联系方式并确定爱心公益活动的时间制作爱心公益活动的策划书将具体的相关要求及工作需要准备的物品做好物价清单和工作的人员调整与工作安排情况。将初审出来的策划方案交给司长做好审核工作并协助司长顺利开张活动演讲活动结束后对演讲的举办发表自己事后感言以及从此次活动举办中自己的有事与不足的对比以及以后更应该注重哪一方面的提高。发表活动的相关资讯和论坛并在微博里面互动。职位名称外事司助理职位代码所属部门对外联络部部长直属上级外事司司长管辖人数职等职级晋升方向外事司司长候选渠道轮转岗位薪金标准填写日期核准人外事司助理职位说明工作内容协助司长负责企业对外各种公益活动大学公益演讲爱心公益演出公益事业会议等活动协助公司对外举行的招商会议论坛会议和营销会议的开张工作参与公司活动会议的策划工作发挥公司公益活动的主导地位权责范围在对外联络部对职责范围内的有发表建议权有协助与公司其他部门完成公司的各项任务指标和工作项目的顺利进行一切外事活动要有利于公司品牌形象的宣传维护公司的对外的良好形象。活动举办完之后第一时间将活动的相关素材转交给新闻司进行新闻资讯的发布任职资格大专以上学历有无工作经验均可(可带薪培训)有主见和良好的工作沟通能力团队组织能力者优先工作环境办公室。工作环境舒适无职业病危害。外事司助理工作流程每天在QQ上添加人相关大学院校的负责人员或是校学生会的主席等人与其保持联系并沟通大学演讲事宜每天添加个群将公司或是部门的相关爱心公益活动发布出去然更多的爱心人士加入到这个集体加入《Loveyou,Loveme》社一起参与爱你心公益活动每天在网上联系个大学院校并登记相关联系人的情况并约见面沟通然后将相关的情况汇报给外事司总监约其面谈公益演讲之事每天在网上添加企业群友并将相关公益活动的信息传达给他们并邀请企业参与进来有跟进的相关企业做好记录并上门拜访做出三份活动赞助方案一份是爱心公益活动赞助方案一份是大学演讲赞助方案一份就是新闻发布会的赞助方案。以上三分方案需经过司长和部长以及总经理三关审核后方能定稿每周上门拜访个客户沟通赞助合作事宜每日将工作的重点做好记录并归纳到一个文档资料夹中外事工作的基本原则一、统一领导的原则统一领导原则即外事活动必须服从孔斌国际的统一领导对外表态口径要统一。不论哪个部门的外事工作都是公司外交事务的一个组成部门都是公司外交政策、外交关系的体现。因此各部门处理外事工作时必须按照国公司有关部门统一的方针政策统一的行动部署统一的标准在外事部门的统一管理下办理有关外事业务并配合外事部门完成各项外事任务。绝不允许各行其是各搞一套。对没有把握的事要及时向外事部门请示、报告以免出现差错。二、与对外开放政策相适应的原则根据我司外交政策、社会经济特点和外事工作的需要进行礼宾安排使礼宾工作与我司对外社交政策相适应。三、平等相待的原则在外事接待和外事工作中应体现我司在社会与各行企业社交中大小事件平等的原则尊重各企业的企业文化和宗旨不强加于人。既要反对卑躬屈膝又要反对任何侵犯我司权益的个人主义的表现。四、内外有别的原则在外事活动中既要做到热情友好、文明礼貌又要特别注意内外有别。凡属机密事项或不宜对外公开的问题未经批准任何人都不得在对外交往中泄露。五、注重实效的原则外事活动中礼仪和生活照料应尽量热情周到。但也不要过分讲排场铺张浪费。要充分做好调查研究做到礼宾安排有针对性重礼仪重实效。||外事工作过程和活动安排一、制定接待计划根据被接待外宾的身份和要求以及我司对该外宾的接待方针制定具体的接待计划。其中包括迎送宴请陪同人员的礼宾安排确定出面主人、迎送人数和名单主持和参加宴会的人数和名单以及陪同活动人员名单宴请形式规格标准时间和地点出入登记新闻报道贵宾下榻、用车的具体要求和生活标准等。制定计划时要特别注意尊重外宾的风俗习惯如清真、忌食等。重要的外事活动的接待计划要履行报批手续。二、组织迎送在外事活动中对来访宾客的迎送应视其身分、访问性质以及公司职位等级等因素精心予以安排。准确掌握来宾乘坐的交通工具的抵离时间及早通知有关迎送人员及有关单位做好准备。安排好迎送、陪同人员及译员。外宾抵离都要安排相应身份人员前往机场(车站、码头)迎送特别是主要迎送者的身份应与客人身份相当、对口、对等。迎送身份高的客人应事先在公司安排贵宾休息室准备饮料。三、宴请国际上通用的宴请形式有宴会、招待会、茶会、工作进餐等。宴会为正餐坐下进食由招待员顺次上菜。宴分有国宴、正式宴会、便宴之分。按举行时间的不同又分为早宴、午宴、晚宴。其隆重程度、出席规格以及菜肴的品种与质量等均有区别。一般来说晚上举行的宴会较之白天举行的隆重。招待会是指各种不备正餐、较为灵活的宴请形式备有食品、酒水饮料通常不排座位可自由活动。常见的有冷餐会(自助餐)和酒会(又称鸡尾酒会)。近年来在国际交往活动中采用酒会形式较为普遍。茶会是一种简便的招待形式。举行的时间一般在下午时左右(亦有在上午时举行的)。茶会通常设在客厅不用餐厅。以喝茶为主略备点心和地方风味小吃。工作进餐是国际交往中经常采用的一种非正式宴请形式。它利用进餐时间边吃边谈工作。工作进餐按用餐时间又可分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐。双边工作进餐往往排席位多用长桌便于谈话。涉外工作中举办宴请活动采用何种形式应根据活动目的、邀请对象和经费开支等各种因素而定。秘书应辅助领导做好以下工作:确定宴请目的、名义、对象、范围及形式宴请的目的是多种多样的可以为某件事也可以为某些人。如招待来访者、贵宾为展览会开幕、闭幕为某项工程奠基、竣工为其个工厂开工、周年庆典等。确定邀请名义和对象的主要依据是主、客双方的身份即主客身份要对等。邀请范围应根据工作需要、宴请性质、主宾的身份、国际惯例、对方对我的态度和做法等多种因素而定。确定宴请时间、地点宴请的时间应以对主、客双方都合适为宜。宴请的地点官方正式隆重的活动一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行其余则依活动性质、规模大小、形式、主人意愿和实际可能而定。发出请柬各种宴请活动一般均发请柬。这既是礼仪也对客人起提醒、备忘之用。请柬一般应提前一周发出以便被邀人及早安排。请柬内容包括活动形式举行的时间、地点、主人的姓名(如以单位名义则用单位名称)。请柬提及的人名、单位名、节日名称均用全称。请柬可印刷也可手写但手写字迹要美观、清晰。订菜、安排座位和布置现场宴请的酒菜主要根据活动形式和规格在规定的预算标准以内安排。选菜不以主人的爱好为准主要考虑主宾的喜好与禁忌。菜肴的道数和份量要适宜不要简单地认为海味是名贵菜而泛用其实不少外国人并不喜欢海味特别是海参。最好是用本地区的地方特产招待外宾。无论是哪一种宴请均应事先开列菜单并征求主管负责人的意见。宴请的席位安排也有不少学问。一般正式宴会均排席位。也可只排部分客人的席位其他人只排桌次或自由入座。礼宾次序是排席位的主要根据。桌次高低以离主桌位置远近而定右高左低。国外习惯男女掺插安排以女主人为准排席位。我国习惯按各人本身职务排列以便于交谈。宴会厅和休息厅的布置取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置应严肃、庄重、大方。不要用大红大绿的灯饰可少量点缀鲜花、刻花等。宴请现场工作宴会前主人和工作人员应提前到达现场。主人一般在门口迎客人同客人握手后由工作人员引进休息厅。如无休息厅则直接进入宴会厅但不入座。休息厅内有相应身份的人员照料客人由招待员送上饮料。主宾到达后由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。主人陪同主宾进入宴会厅全体客人就座宴会即开始。如宴会上有讲话一般正式宴会可在热菜之后、甜食之前由主人、客人讲话。也可一入席双方即讲话后用餐。最后吃完水果主人与主宾起立宴会即告结束。主宾告辞主人送至门口。主宾离去后原迎宾人员顺序排列与其他客人握别。秘书和工作人员应提前到现场检查准备工作。如有讲话要落实讲稿。通常双方事先交换讲稿由主办宴会一方先提供。双方讲话由谁翻译一般应事先商妥。参观游览与观看文艺演出参观游览通过参观游览以增进友谊和加深相互间的了解。主持参观游览应做的工作主要是:)根据外宾来访的目的、性质及客人的意愿和兴趣结合当地实际情况有针对性地选择参观游览的项目。()拟定参观游览的详细计划准备车辆、食品、饮料等并告知全体接待人员和各接待单位及早做好接待准备工作。()根据外宾的身份安排身份相当的主人陪同并根据情况安排好解说员或导游人员。观看文艺演出邀请外宾观看文艺演出既可以宣传本国文化艺术事业的成就也可使客人得到一种艺术上、精神上的享受。其主要工作是:()根据活动的目的和外宾的兴趣与接受能力安排和选定节目。()发出邀请准备文艺节目说明书或剧情简介说明书或剧情简介最好用主宾双方使用的文字印成并尽量争取提前把它提供给客人。()根据客人的身份安排好座位。观看文艺演出一般以七八排座位为最佳。()维持好演出秩序。一般安排普通观众先入座。主宾席客人在开幕前由主人陪同入场入场时其他观众应有礼貌地起立鼓掌表示欢迎。演出结束一般观众待贵宾退场后再离去。五、会见与会谈会见就其内容来说有礼节性的、政治性的和事务性的之分或兼而有之。礼节性会见时间较短话题较为广泛。事务性会见有一般外交交涉、业务商谈等。会谈是指双方或多方就某些重大的合作、会议、研讨等问题交换意见。会谈也可以是洽谈公务或就具体业务进行谈判。秘书部门在会见、会谈方面应注意以下几点:会见、会谈要准确掌握时间、地点和双方参加人员的名单及早通知有关人员和单位做好必要的安排和准备。主人应提前到达并在门口迎候。对会见、会谈场所及座位应事先精心做好安排。要有足够的座位。如双方人数较多厅室面积大宜安装扩音器。座位前应事前设置中外文座位卡。如有合影宜事先安排好合影图。合影一般由主人居中按礼宾次序以主人右手为上主客双之间隔排列。人数多时应准备站架。会见时招待用饮料一般为茶水夏天加冷饮。外事类档案工作规范为了提高公司外事类档案的质量和管理水平充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用特制订本规范。一外事档案工作的基本原则公司在与各企业团体或个人就学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料均属外事档案。外事档案必须实行集中统管理确保完整、系统、准确和安全便于开发利用。外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中落实到学校有关部门外事人员的职责范围做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。外事部门要有一位领导分管外事档案工作并配兼职档案员负责收集、积累、归档。努力实现外事档案的科学化管理大力开发信息资源为学校教学、科研、人才交流服务。二外事档案归档范围归档原则()归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。()归档的外事文件材料必须反映外事管理、外事活动的全过程保证其完整、准确、系统。()归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律保持其有机联系体现涉外工作的职能和特点。归档内容和重点()归档的主要内容包括综合管理,出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。()归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。()学校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品可采取不同方式归档或存复印、影印件外国赠送学校的纪念品、礼品。有保存意义的应归档不宜长期保存的可存影印件和清单。不归档的材料()上级关于外事工作普发、不办的文件()未定稿的各种文件()未生效的合同、协议书()无查考利用价值的一般性、临时性函件()重份文件公司收到的各企业发来的文件()与其他企业单位交换来的材料
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