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EXCEL使用方法介绍.doc

EXCEL使用方法介绍

陈幽茜
2017-09-18 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

简介:本文档为《EXCEL使用方法介绍doc》,可适用于活动策划领域

EXCEL使用方法介绍认识excel进入excel启动excel阿、点击任务栏上的“开始按钮”、选择开始菜单中的excel命令或是在程序菜单中找到excel命令。进入excel窗口认识excel窗口行标签列标签标题栏菜单栏工具栏编辑栏最小化最大化关闭状态栏工作表标签,标题栏:显示当前工作簿的名字。标题栏右侧的三个按钮用于控制工作簿窗口的最小化、最大恢复和关闭,菜单栏:包含操作时使用的所有命令。执行命令时只需单击相应的菜单。省略号表示执行此命令有对话框箭头表示此选项有子菜单鼠标指针指向此按钮将显示全部菜单项,编辑栏:通过编辑栏可以输入、编辑单元格中的数据。,状态栏:状态栏中显示当前工作区的状态。,行、列标签:是工作表中单元格行和列的标识。行的标识用数字列的标识用字母。,工作表标签:是工作簿中工作表名称的标识默认的为sheet、sheet、sheet。,工具栏:是由一些工具按钮组成的。每个按钮都代表一个命令每个命令菜单中都有与其功能相同的菜单项。可以根据需要在工作窗口内显示不同的工具栏。工作簿、工作表和单元格在excel中的各项工作都是在工作簿、工作表和单元格中完成的。工作簿一个excel文件就是一个工作簿一个工作簿由一个或多个工作表组成。在启动excel后自动建立一个默认的工作簿名称为book在默认情况下一个工作簿由三个工作表组成分别为sheet、sheet和sheet。一个工作簿最多可以有个工作表当前工作的称为活动工作表。工作表工作表是存储数据和分析、处理数据的表格。他由行和列所组成。(活动工作表是指在工作簿中正在操作的工作表即当前工作表)工作表从属于工作簿一个工作簿有多个工作表。工作表只能插入不能新建而工作簿只能新建不能插入。在一张工作表中用来显示工作表名称的就是工作表标签。(见前图)工作表由单元格组成。纵向为列从左向右用字母A进行编号横向为行由上到下用编号。A编号编号单元格单元格是excel工作表的基本元素。单元格内可以存放文字、数字、公式、函数等不同类型的数据。每个单元格都有固定的地址一个地址唯一地表示一个单元格。单元格地址是由列标和行号组成的。―列标‖与―行号‖用于确定一个单元格的位置如A表示A列中的第一行单元格C就表示C列中的第三行单元格。在中文Excel操作窗口中所提供的单元格数目非常大但全部被应用的情况将是罕见的通常只用到其中的一部分甚至只是一小部分。工作表中由黑色边框包围着的单元格为活动单元格。用鼠标左键单击某一单元格可使之成为活动单元格。活动单元格选择单元格和单元格区域在进行一些操作之前首先要选择单元格。单元格的选定分为以下几种情况:情况一:鼠标指针指向A单元格拖动鼠标至G单元格则选中了A:G单元格区域。情况:鼠标指针指向行标签后单击则选中了整行单元格。同样鼠标指针指向列标签后单击则选中了整列单元格。情况:鼠标指针指向行标签与列标签相交处的全选按钮单击则选中了但前工作表中的全部内容。情况:左手按住Ctrl键鼠标分别点击我们想要选择的单元格则分别被选中。情况:左手按住Ctrl键鼠标分别点击行标签则会分别选中我们需要的整行单元格。情况:左手按住Ctrl键鼠标分别点击列标签则会分别选中我们需要的整列单元格。选中我们所需要编辑的单元格后即可以开始我们的编辑处理工作了。(工作表的建立与编辑创建一个新的工作簿并保存下面我们建立一个如下的工作表。我们将按如下的步骤进行操作:创建工作簿当用户启动excel后系统会自动创建一个文件名为book的工作簿。用户可以使用该工作簿也可以通过以下方法随时建立工作簿。方法一单击“常用工具栏”中的新建按钮方法二步骤、选择“文件”菜单中的“新建”命令步骤在新建文档窗格中选择“空白文档”即可建立一个新的工作簿。在工作表中输入数据数据是在工作表中显示操作和计算的对象。要处理数据首先要在工作簿的工作表中输入数据。每一个单元格中的数据可以包括数字、文本、日期、和时间、逻辑、公式等。步骤选择输入法步骤单击需要输入数据的单元格A直接输入数据“编号之后可以按回车键结束输入。”步骤在AJ单元格区域分别输入编号姓名、部门、基本工资、浮动工资、奖金、医疗保险、失业保险、住房公积金实发工资等基本项目名称步骤从第二行开始输入所示的数据这就得到了最简单的工作表以自动填充方式输入编号编号的输入可以直接在单元格中直接输入数字但是用自动填充方式进行输入是一种更快接高效的方法。步骤如下:步骤在A、A单元格中分别输入、步骤选中A、A单元格区域将鼠标指针指向A单元格的右下角鼠标指针变成“”字状(称为填充句柄)步骤按下鼠标左键向下拖动至A完成编号的自动输入这是最后自动填充后的结果结果为单元格加批注批注是附加在单元格中与其它内容分开的注释。批注是十分有效的提醒方法。使用批注注释说明员工“张强”的身份的方法步骤如下:步骤选中录有“张强”的单元格单击鼠标右键步骤在快捷菜单中选择“插入批注命令”步骤在弹出的批注框中键入批注文本:属于见习员工工资暂定待转正后重新核定加有批注的单元格右上角上有一红色标识。指向有批注的单元格时会自动显示批注的内容。在选定有批注的单元格后单击鼠标右键通过出现的快捷菜单可以进行“编辑批注”“删除批注”和“显示批注”项的设置。保存工作簿工作簿的保存及退出保存方法:)“文件”“保存”输入文件名点击保存单击“保存位置”右侧的下拉按钮从下拉表中选择文件存储的位置输入要保存的工作簿的名称单击保存按钮)点击常用工具栏保存按钮输在弹出的对话框中输入文件名点击“保存”按钮入文件名点击保存保存按钮退出工作簿有以下方法:)点击“文件”菜单项显示下拉菜单点击退出即可)点击窗口右上角“×”(关闭按钮)即可(打开工作簿方法:)“文件”“打开”选择路径及文件点击选择要打开的文件点击)点击常用工具栏打开按钮选择文件名点击打开打开按钮对工作表的内容进行进一步的编辑修改并插入表头建好的工作表在使用过程中经常那个要根据需要进行修改。修改单元格的内容并使单元格的内容分行显示对于需要修改的单元格内容可以重新输入或在原有基础之上进行修改就可以达到修改的目的。单元格中的内容可以根据需要分行显示分行显示分为自动换行和人工换行两种情况。下面进行如下变换:选中D单元格之后在单元格内双击并将插入点移至“工”字前面同时按下【Alt】键和【Enter】键进行人工换行这是人工换行的结果还有一种换行的方式是:选中I单元格在“住”字前面双击输入文字“一季度”完成插入工作。选中I单元格右键单击再出现的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令首先选择对齐对话框其次在“对齐”选项卡中选中“自动换行”项最后单击确定在工作表中插入行在已有工作表中补充内容首先要插入空白的单元格然后在单元格中填入内容。插入的单元格可以是一行、多行、多列和一个单元格区域。在工作表的开始插入一行的操作步骤如下:单击第一行的行标签选中第一行的一整行单元格在第一行的任何位置右键单击在快捷菜单中选择“插入”命令新插入的行成为第一行原来的其它各行依次下移为第二行、第三行……特别提示:新插入的行在选定行的上方新插入的列在选定列的左侧如果同时选中多行(列)单元格则输入与选定行(列)数相同数目的行(列)单元格。合并单元格制作表头当想使一个单元格的宽度(或高度)等同于多列(或多行)的宽度时可以通过合并单元格来解决。通过合并单元格将第一行制作成表头具体不走如下:通过鼠标拖动选择单元格区域A:J单击“格式工具栏”中的“合并及居中”按钮合并后的单元格地址为A输入文字“年月份员工工资表”这就是加了表头后的工作表另外一种合并单元格的方式如下:首先、选中欲合并的单元格区其次、选择“格式”菜单中的“单元格”命令第三、在“单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡中复选“合并单元格”选项利用单元格中的数据对某个单元格中的值使用公式进行计算并对其进行复制公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式是以“=”开始的。在公式中可以出现常数、单元格地址、函数和运算符。关于公式的介绍后面还要涉及。在这里我们只介绍对员工实发工资的计算并将其内容进行复制至其它单元格。步骤如下:步骤单击J单元格步骤在编辑栏处单击步骤输入运算表达式:“=DEFGHI”步骤单击编辑栏中的按钮结束输入在单元格中显示的是公式计算的结果果步骤单击工具栏中的“复制”按钮步骤再次选中J单元格单击常用工具栏中的“粘贴”按钮步骤鼠标拖动选择J至J单元格区域这是粘贴后的效果按“Esp”键取消对J的选定完成复制。对于具有相同计算公式的单元格区域可以在求出第一个单元格数据后使用拖动“填充句柄”的方法直接完成大量数据的计算。选中J单元格鼠标指向所选单元格右下角的填充柄按住左键向下拖拉至J单元格区域此为填充柄完成大量数据的计算调整工作表中数值型数据的显示形式数值型数据是指有数字组成可以参与运算工作的数据是excel中使用较多的数据。数值型数据是由数字、正号、负号、小数点、百分号、货币号、千分位分隔号等组成。输入数值型数据时excel自动将其沿单元格右边对齐。数值型数据的显示形式可以根据需要进行设置。将已有工作表进行如下格式设置:将“实发工资”的小数位数设置为两位和数据显示人民币符号。步骤如下:方法使用格式工具栏、单击“格式工具栏”中的“增加小数位数”按钮、选择要设置小数位数的单元格这是增加两位小数后的显示形式、选中所示区域进行货币样式设置和千分位分隔符设置、“格式工具栏”中的“千分位格式样”按钮、单击“格式工具栏”中的“货币样式按钮”完成操作后的形式方法使用“单元格”格式对话框中的“数字”选项卡使用“格式”菜单中的“单元格”命令在“单元格格式”对话框中使用“数字”选项卡的“数值”类型可以设置小数位数、千位分隔符和负数的显示形式此外“数字选项卡还有“日期”、“时间”等其他类型数据的格式设置工功能。设置工作表的行高和列宽根据单元格中数据长度和大小的不同灵活地设置工作表的列宽和行高可以使工作表表达更加合理。可以使用以下方法来改变列宽和行高:第一种方法是将鼠标指针放置在行(列)标签相交处直接拖动鼠标来快速实现调整。鼠标指向第一行行标签的下方鼠标指针变成如图所示的形状向下拖拉到我们需要的大小位置这就是调整行高后的工作表同样调整某一列的宽度与以上调整行高的方式相同鼠标指向要调整列宽的列的左侧列标签处鼠标指针变成的形状向右拖拉到我们需要的大小位置即完成对列宽的调整。第二种方法是通过使用“格式”菜单的“行”“列”命令进行精确设置。首先介绍设置行高:第一步选中要设置行高的单元格区域第行至第行第二步选择“格式”菜单“行”命令中的“行高”子命令第三步在“行高”对话框中输入数值第四步点击“确定”按钮下面介绍通过使用“格式”菜单设置列宽的方法:第一步用鼠标在列标签处拖动选择第A列至第I列第二步选择“格式”菜单“行”命令中的“列宽”子命令第三步在“列宽”对话框中输入数值第四步点击“确定”按钮这是调整列宽后的工作表第四种方法是可以手动一次性对多个单元格的“行高”和“列宽”进行设置。第一步选择我们想要调整行高的单元格区域第二步将鼠标指向所选区域内的任一行标签当鼠标指针变成“”时向下拖拉至我们需要的宽度为止。我们发现所有区域内的行高都变成了统一的高度值。此为拖拉后整个区域的行高一次性调整完毕的情形同样的原理也可以手动一次性对多个单元格的“列宽”进行统一设置。我们也可以将整个工作表区域选中然后仿照上述调整行高和列宽的方法进行调整。用鼠标点击标签和列标签交汇处在这种情形下可一次性分别调整行高和列宽设置工作表中单元格的字体字体的变化可以增强工作表的外观适当突出某些内容。在excel中字体的格式包括:字体、字形、字号、颜色、下划线和特殊效果。这些设置可以通过“格式工具栏”中的按钮实现也可以使用“格式”菜单中的“单元格”命令进行设置。方法一使用“格式工具栏”得到如上图的工作表结果步骤如下:、单击“格式工具栏”中“字形”按钮加粗字体、选中A单元格、打开“格式工具栏”中“字号”选项设置字号为号、改变字号加粗后的工作表表头、将A:J区域的字体变为黑体字、拖动“垂直滚动”按钮选择“黑体”字体、选中A:J单元格区域、改变字体后的项目栏除了可以进行加粗设置外还可以设置倾斜、下划线等形式。设置单元格中数据的对齐方式单元格中数据的对齐方式分为水平对齐和垂直对齐。对于水平对齐在默情况下单元格中的文本是左对齐数字则是右对齐。垂直对齐在默认情况下文本和数字均是靠下对齐。为使工作表美观用户可以根据需要设置对齐的方式。方法一、选择要设置对齐方式的单元格区域A:J、选择“格式”菜单中的“单元格”命令、选择“对齐”选项卡中“水平对齐”、、选择“对齐”选项卡中“垂直对齐”方式为“居中”对齐方式为“居中”对齐这就是垂直和水平方向都居中的对齐的效果方法二如果单元格中的数据只需要设置水平对齐方式则可以在已选定单元区域后通过单击“格式工具栏”中不同的对齐按钮来实现设置。居中对齐左对齐右对齐合并及居中美化工作表为单元格添加边框在工作表中为单元格添加边框可突出工作表中的单元格数据能明确区分工作表上的各个范围。在excel工作表中所看到的浅灰色边框线是为显示而自动设置的在打印时并不会出现任何线条工作表中单元格的边框线需要由用户自己添加。为已有工作表添加表格边框步骤如下:、选中要添加边框的单元格区域A:J、选择“格式”菜单中的“单元格”命令、选择“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡、单击“外边框”按钮、选择线条样式、单击“内部按钮”、选择线条样式单击“确定”按钮这就是添加边框后的工作表为表格添加边框还可以通过“格式工具栏”上的“边框”按钮进行添加边框。删除单元格边框可以在选定单元格区域后单击边框选项卡中的“无”按钮。打印工作表当一个工作簿中的各张工作表输入编辑好之后可以通过打印操作将内容打印输出。在进行打印输出之前要先进行一些相关的页面设置和打印设置。对于一个工作簿中的工作表可以只进行一次统一的打印设置此外工作簿中每张工作表也可以单独进行设置。下图为一张编辑后的工作表打印出来的效果。过程一设置页面设置页面设置页面主要设置纸张的方向和选择纸张的大小步骤如下:、选中要打印的工作表、选择“文件”菜单中的“页面设置”命令单击“页面”选项卡选择页面方向为“横向”单击下拉按钮选择纸张大小为“A”单击“确定”按钮过程二设置页边距通过设置页边距可以调整文档到页边的距离可以设置工作表在页边距内的对齐方式步骤如下:、选择要打印的工作表之后选择“文件”菜单中的“页面设置”命令、单击上或下调整按钮设置上边距的值、单击“页边距”选项卡、使用类似方法设置下边距、左边距和右边距、选择页面居中方式为水平和垂直居中、单击确定在“页边距”选项卡中也可以设置页眉和页脚的页边距。另外我们还可以通过页面预览进行页边距的设置如下图:点击“页边距”按钮进入页边距调整状态将鼠标指向边距显示框的边线当鼠标指针变成时进行上下左右的调整即可比较直观。过程三设置页眉和页脚页眉页眉位于每页的顶端常用标明名称和报表标题。页脚位于每页的底部常用于标明页号以及打印日期、时间等。页眉和页脚是独立于工作表数据的只在打印预览或打印时才显示或打印页眉页脚。为工作表设置页眉页脚便于对包含多行内容的工作表的管理具体步骤如下:、选中要打印的工作表选择“文件”菜单中的“页面设置”命令、选择“页眉页脚”选项卡、单击“自定义页眉”按钮、单击“字体”按钮进行也没格式的设置单击“中”文本框表示页眉显示在每页上方的居中位置、按格式所示格式设置页眉的字体、字形和大小、单击“确定“按钮、输入作为页眉的文字:月份工资表、单击“确定“按钮、单击下拉按钮选择系统提供的页脚格式、单击“确定”注:每张工作表上只能设置一种自定义页眉和自定义页脚。如果创建了新的自定义页眉和自定义页脚它将替代原来工作表上的自定义页眉和自定义页脚。使用“页眉”对话框中的不同按钮可以在页眉中插入页码、总页数、日期、时间、文件名、和工作表名称等内容。过程四设置打印区域对于工作表中的内容在打印输出时可以选择单元格区域即只打印出指定区域内的内容步骤如下:、选中要打印的工作表选择“文件”菜单中的“页面设置”命令、选择“工作表”选项卡、单击“打印区域”中的“压缩对话框”按钮、鼠标拖动选择单元格区域A:J、再次单击“打印区域”对话框中的“压缩对话框”、单击“确定”过程五打印预览在打印之前使用打印预览可以事先查看打印效果而且在打印预览窗口中仍可以设置打印格式。打印预览窗口如下图所示在打印预览窗口中各按钮的作用:【上一页】:显示当前页的上一页。【下一页】:显示当前页的下一页。【缩放】:使页面在全页视图和局部放大视图之间切换。【打印】:弹出打印对话框。【设置】:弹出【页面设】对话框。【页边距】:显示或隐藏用来拖动调整页边距、页眉和页脚边距、列宽的控制柄。【分页预览普通视图】:分页预览与普通视图的切换。【关闭】:关闭打印预览窗口回到常规显示状态。【帮助】:打开帮助窗口。这是实例中经过前四个过程设置后得到的打印预览效果下面介绍三种常用的切换到打印预览窗口的方法:,单击常用工具栏中的打印预览按钮。,选择“文件”菜单中的“打印预览”命令。,选择“文件”菜单中的“页面设置”命令在“页面设置”对话框中单击“打印预览”按钮。过程六打印工作表在设置好有关页面的各项参数后连接好打印机在打印设置之后就可以进行工作表的打印了。步骤如下:、选择要打印的工作表、选择“文件”菜单中的“打印”命令、在“打印”对话框中进行打印机类型打印范围和打印份数的设置单击确定,在“打印”对话框中可以选择打印机的型号可以选择打印页的范围可以选择打印的区域可以设置打印输出的分数。,单击常用工具栏中的“打印”按钮可以按照默认的打印设置直接进行打印而不进入打印的对话框。,由于每部电脑的配备均不相同所以主机箱正面和背面面板上的各式按钮和插孔的位置也会有差异。在每一页上都打印列标志(标题行)当工作表中行或列很多无法在一页内打印出来时将自动分页打印此时只有第一页有列标志(标题行)查看数据很不方便。解决的办法是通过设置打印标题使得在每一页上都重复打印相同的行。步骤如下:、选中要打印的工作表选择“文件”菜单中的“页面设置”命令、选择“工作表”选项卡、单击“打印区域”中的“压缩对话框”、再次单击“打印区域”对话框中的“压缩对话框”按钮、在工作表中选择列标志所在的行、单击确定,在“顶端标题行”编辑框中可以直接键入列标志所在的行号。,如果要使每一页上都重复打印行标志则单击“左端标题行”编辑框然后键入或选择行标志所在的列标。、公式和函数的使用在Excel中不仅能快捷地绘制表格而更关键的、更本质的是便利的计算功能和函数的使用。一旦在中文Excel中建立起了电子报表就可以显示某一列单元格区域内各值的总计值。其实中文Excel提供有自动计算功能如选定―工资额‖列中的各单元格后状态栏中就将显示各项数据记录的总值:求和=,,这是显示结果这种显示总计的操作也可以用于某一行或者某几行所有或者部分单元格。这就不但能轻易的建立起计算公式还能在指定位置显示计算的结果。此外若选定单元格后右击状态栏然后从一份快捷菜单中还能选择显示这些选定单元格内各数字的平均值、最大值或最小值。若选择此快捷菜单中的―计数值‖命令中文Excel还会会自动计算将要统计含有数值的单元格个数选择―计数‖命令则自动计算将要统计的已填充单元格数目。见下图选择要显示的内容使用公式在excel中公式可以帮助分析工作表上的数据对数据进行加、减、乘、除等运算还可以比较工作表数据。公式可以引用同一工作表中的单元格同一工作簿不同工作表中的单元格或者其他工作簿的工作表中的单元格。如果正确的创建了计算公式那么在中文Excel在默认状态下其计算值就会显示在单元格中公式则显示在―编辑栏‖中。输入公式公式是对工作表数据进行运算的等式。公式要以(=)开始用于表明之后的字符为公式的内容。紧随等号之后的是需要进行计算的元素(操作数)各操作数之间以算数运算符分隔。在工作表的A单元格中输入公式“=SUM(C:I)”步骤如下:、单击A单元格、在工作表指定位置的单元格中输入如表所示的内容、输入=SUM(C:I)之后按回车键下图就是公式计算的结果,选中要输入公式的单元格后也可以在编辑栏处单击进行公式的输入。,在单元格内输入公式后单元格中只显示公式计算的结果只有激活单元格之后公式本身才会显示在编辑栏内。公式的组成公式中可以包括的内容有函数单元格引用、运算符和常量。比如公式中的运算符在公式中操作数是通过运算符连接起来的通过运算符对公式中的元素进行特定的运算。在excel中包含四种类型的运算符:算数运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。下表列出了Excel公式中的常用运算符:公式用于按特定次序计算数值通常以等号(=)开始位于它之后的就是组成公式的各种字符。其中紧随在等号之后的是需要进行计算的元素操作数各操作数之间以算术运算符来分隔的如在上面的这个公式中就使用了加法、除法两种运算符。运算符就是这样的一种符号用于指明对公式中元素做计算的类型如:加法、减法或乘法。中文Excel中的运算符四种类型:算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符它们的功能与组成如下所述。算术运算符用于完成基本的数学运算如加法、减法和乘法连接数字和产生数字结果等。各算术运算与用途如下表所列。表:算术运算符算术运名用途示例算符称加加号减―减‖以及表示负数。–号星*乘*号斜除杠百百分比分号脱^乘方^(与*相同)字符比较运算符用于比较两个值结果将是一个逻辑值即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。与其它的计算机程序语言查类似这类运算符还用于按条件做下一步运算。各算术运算符名称与用途如下表所列。表:比较运算符比较运算符名称用途示例=等号等于A=B>大于号大于A>B<小于号小于A<B>=大于等于号大于等于A>=B<=小于等于号小于等于A<=B<>不等于不等于A<>B文本运算符这实际上是一个文字串联符用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如"North""wind"结果将是Northwind。引用运算符引用下表的运算符可以将单元格区域合并起来进行计算。表:引用运算符引名用运算用途示例称符冒:区域运算符对两个引用之间包括两个B:B号引用在内的所有单元格进行引用。逗联合操作符将多个引用合并为一个SUM(B:B,D:,号引用。D)如果公式中使用了多个运算符中文Excel将按下表所列的顺序进行运算。如果公式中包含了相同优先级的运算符例如同时包含了乘法和除法运算符则将从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序可把需要首先计算的部分放在一对圆括号内。表:运算的顺序运算符示例:(冒号)引用运算符(空格),(逗号)–(负号),百分比^乘幂*和乘和除和–加和减连接两串文本单元格的引用单元格的引用就是单元格的地址单元格的引用把单元格的数据和公式联系起来。通过引用可以在公式中使用工作表中不同部分的数据或者在多个公式中使用同一单元格的数据。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿中的单元格。在对工作表中的数值进行计算时经常要用到公式而当创建包含引用的公式时公式和单元格的数据就连在一起了公式的计算值取决于引用的单元格的值当单元格中的数值发生变化时公式的计算值也将自动更新所以在公式中引用单元格给数值计算带来了许多方便之处。在默认状态下Excel使用A引用样式这种引用类型用字母(A共列)来标识列用数字()来标志行。在引用过程中按“列字母行数字”的顺序进行输入。例如“B”表示第B列第行。在公式中使用A引用样式引用单元格求总数字段的值过程一在公式中引用单元格、单击要输入公式的单元格首先输入“=”号、单击D单元格所选的单元格周围出现闪烁的边框然后输入“”号、用同样的方法选择其他单元格最后以回车键结束输入以下是公式中引用单元格并计算出的结果在输入公式时也可以直接输入单元格地址。过程二将已经创建的公式复制到其他单元格中在Excel中通过公式的复制实现单元格内容的输入可以大大提高输入效率。下面通过使用填充柄复制公式完成工作表中数值的计算步骤如下:、单击已包含公式的单元格J鼠标指针指向它的填充柄此时鼠标指针的形状为“”型。、拖动鼠标至J单元格这是通过公式复制快速得到的单元格计算结果关于函数的使用在Excel中函数是预定义的内置公式它使一些称为参数的特定数值按特定的顺序进行计算。函数结构以函数名称开始后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。函数的参数是函数进行计算所必需的初始值。用户把参数传递给函数函数按特定的指令对参数进行计算把计算结果返回给用户。函数的参数可以是数字、文本、逻辑值或者单元格的引用也可以是常量或其他函数。每个函数都有需要的参数类型。无论是什么类型的参数都必须产生有效数值。函数经常作为公式的一部分参加对工作表中数据的处理。在使用函数时可以在公式中直接输入函数的名称、参数也可以使用函数向导插入函数。常用函数Excel提供了大量的函数这些函数按功能分为数据库函数、日期和时间函数、数学和三角函数、文本函数、逻辑函数、统计函数、查找和引用函数、工程函数、信息函数、财务函数等类型。两个比较常用的函数。求和函数SUM函数功能:用于计算单个或多个参数之和。语法:SUM(number、number、……)其中number、number、……为需要求和的参数最多个。求平均值函数AVERAGE函数功能:对所有参数进行算数平均值计算。语法:AVERAGE(number、number、……)其中number、number、……是计算平均值的参数最多个。实例:对前面所做工作表的数据求和已知有一张“成绩单”工作表学生各科成绩已知现需求总分值处理的方法主要有以下四种。方法一直接在公式中使用单元格引用和运算符来实现、单击单元格I并直接输入公式:“=DEFGH”、按回车求出该值、将单元格I的公式复制到I至I单元格的区域得到具有相同运算的单元格的值方法二直接输入函数实现此方法是指由用户自己输入所用函数的名字以及该函数的参数。步骤如下:在I单元格内输入所示内容点击回车键或点击编辑栏左侧的按钮即可完成输入方法三使用“自动求和”按钮实现只有求和运算可以使用此方法、使用鼠标拖动选择D:I单元格区域自动将运算的结果显示在所选区域右侧的空白单元格中、单击常用工具栏中的“自动求和”按钮方法四使用“粘贴函数”实现“粘贴函数”是对数据处理最常用、最直观的方法大家可以从函数类型列表中选择自己所要使用的函数通过对话框给出函数参数的单元格区域这就省去了输入的麻烦。步骤如下:、单击编辑栏左侧的“插入函数”按钮、单击I单元格、选择“常用函数”类型中的“SUM”函数、单击“确定”按钮、给出进行求和运算的单元格区域、单击“确定”按钮,如果Number中的单元格区域不符合要求可以单击按钮重新通过鼠标拖动选择单元格区域或者自行输入单元格区域。这就是使用粘贴SUM函数求和的结果实例求工作表中数据的平均值、单击J单元格、编辑栏左侧的“插入函数”按钮、选择“常用函数”类型中的“AVERAGE”函数、单击“确定”按钮、单击“折叠对话框”按钮、再次单击“折叠对话框”按钮、通过鼠标拖动重新选择D:H区域为求平均值的区域、将J单元格中的公式复制到J:J单元格区域、管理工作表在Excel中工作簿是计算和存储数据的文件工作表则是用户进行具体操作的工作空间。二者的关系如同日常生活中的账簿和账页之间的关系。不同的工作表中的数据不是孤立的结合公式的使用可以进行不同工作表之间数据的互访与共享。管理好工作簿和工作表可以充分地使用数据更好地管理数据提高工作效率。重命名工作表为了方便使用可以将工作簿中默认的工作表sheet、sheet、sheet的名称更改为便于识记的名称步骤如下:方法一、双击sheet工作表标签、直接输入新的工作表名称“一班”方法二、在快捷菜单中选择“重命名”命令、右键点击sheet工作表、直接输入新的工作表名称“一班”删除工作表一个工作簿中的工作表可以随时删除步骤如下:、选择鼠标右键快捷菜单中的“删除”命令、单击待删除的工作表标签为工作表重新命名还可以在选择要重新命名的工作表后点击“格式”菜单再出现的菜单中选择“工作表”项中的“重命名”子项执行操作。对于删除工作表我们还可以在选择要删除的工作表后点击“编辑”菜单再出现的菜单中选择“删除工作表”项执行操作。插入工作表当用户需要一个工作簿中包含多张工作表示可以任意插入新工作表步骤如下选择“插入”菜单中的“工作表”命令。、单击要在其前面插入工作表的工作表标签通过冻结窗口锁定工作表的行、列标志如果一张表格过大在对其进行编辑或查看时经常由于屏幕所能查看的范围有限使得行、列标题滚动到视线之外而使得资料内容与行列标题无法对照导致弄不清正在现实的数据的意义。通过冻结窗格操作则可以解决这种问题从而提高工作效率。冻结窗格就是将工作表的上窗格和左窗格冻结在屏幕上在滚动显示工作表时行标题和列标题一直处于可视状态。冻结点是工作表中的一个单元格进行冻结后该单元格上边和左边的所有单元格都被冻结。、单击该单元格C使之成为冻结点单击“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令、拖动“垂直滚动条”发现第一行和第二行的内容不进行滚动、拖动“水平滚动条”发现A列和B列的内容不进行滚动,在冻结的冻结的工作表中按【CttlHome】键冻结点所在的单元格自动成为活动单元格。,使用“窗口”菜单中的“撤销窗口冻结”命令可以撤销对窗格的冻结而恢复为系统默认显示形式。数据操作与管理Excel在数据分析和处理方面具有强大的功能利用数据清单用户可以完成日常的许多管理工作。数据清单用于管理数据的结构是包含一系列数据的工作表行。数据清单的第一行具有列标题紧随其后的行是数据行在标题与数据数据与数据之间不能有空行而且同一列数据必须具有同样的类型和含义。数据清单可以看做是一个数据库。数据清单中的列是数据库中的字段数据清单中的行对应数据库中的记录。数据清单中的第一行用以描述每一列的相关内容称为列标志对应数据库中的字段名称。工作表的排序排序就是按照一定顺序将数据清单中的数据重新排列。通过排序可以根据某特定列的内容重新排列数据清单中的行。排序有递增和递减两种方式。根据某一列的数据对行数据进行排序下面对已知“成绩单”工作表按“总分”字段的降序重新排列步骤如下:、先创建如图所示的工作表内容、单击工作表内“总分”字段中的任一单元格、单击“常用工具栏”中的“降序”按钮这就是按“总分”值降序排列后的数据清单安多列数据进行排序按一列进行排序时有时可能会遇到该列数据有相同部分的情况。如果要进一步排序就要使用多列排序。Excel允许不超过列数据进行排序即有个排序关键字:主要关键字、次要关键字和第三关键字。下面将数据清单中按“总分”成绩降序排列若“总分”相同则按“英语”成绩的升序排列若“英语”成绩仍相同则按“语文”成绩的升序排列。步骤如下:、单击数据区域内的任意单元格、选择“数据”菜单中的“排序”命令、在“主要关键字”下拉列表中选择“总分”、单击“降序”单选按钮、在“次要关键字”中选择“英语”并选择“升序”单选项、在“第三关键字”中选择“语文”并选择“升序”单选项、单击“确定”、选择当前数据清单“有标题行”即第一行为标题行而非数据行以下是排序后的结果数据的筛选筛选是查找和处理数据清单中数据子集的快捷方法。筛选与排序不同并不重排数据清单只显示满足条件的行暂时隐藏不必显示的行。自动筛选从已有的“成绩单”数据清单中筛选出所有女同学的成绩单步骤如下:、原始的数据清单、单击“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”子命令、单击“性别”右边的下拉按钮、在下拉列表中选择“女”以下是筛选后的结果自定义条件的简单自动筛选在前面的自动筛选中筛选方式只是从一列已有的数据中选择一个特定的值并对选定值进行筛选。如需增加筛选方式可以使用“自动筛选”下拉列表中的“自定义”选项功能。从已有的“成绩单”数据清单中筛选出所有“化学”成绩大于分的同学步骤如下:、单击“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”子命令、原始数据清单、单击“化学”右边的下拉按钮、在下拉列表中单击“自定义”选项、在框内输入数值“”、在“化学”选区的下拉列表中选择“大于或等于”选项以下是按条件筛选后的结果自定义条件的复杂自动筛选在筛选过程中可以根据多列数据对数据清单进行带条件的筛选。从已有的“成绩单”数据清单中筛选出所有“化学”成绩大于等于分并且“英语”成绩大于等于分的同学步骤如下:按以上例子中按“化学”成绩大于等于分筛选后的结果、单击“英语”右边的下拉按钮、在下拉列表中单击“自定义”选项、在“英语”选区的下拉列表中选择“大于或等于”选项、在框内输入数值“”、单击“确定”按钮这就是按两列数据给定的条件筛选后的数据清单

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