Office操作技巧

Office操作技巧 Office Tips 如何实现工作 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 数据的行列互换(Level 100) 在工作表的制作过程中，有时需要将工作表数据的行和列进行互换，这样的操作可以借助工作表数据的复制、粘贴功能来实现，操作步骤如下: (1)选中工作表中的单元格区域，并执行【复制】命令。如图1所示。 图1 复制粘贴 (2)执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令，打开“选择性粘贴”对话框，并选中“转置”复选框，如图2所示。 图2 选择性粘贴 (3)单击【确定】按钮，就会发现可以将数据行列互换显示在工作表中了，如图3所示。 图3 数据转置 2 单页为文章的章名 如何去除页眉中的横线(Level 200) 在文档中加入页眉时，会在页眉的下面出现一条横线。如下图所示: 如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线，这时可执行如下操作: (1)确认插入点位置于页眉。打开【视图】|【页眉和页脚】命令，如图1所示。 图1 打开页眉 (2)执行菜单栏中的【格式】|【边框和底纹】命令，如图2所示。 图2 边框和底纹 (3)打开“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡。在“设置”选项区域中选择“无”;在“应用于”下拉列表中，选择“段落”。如图3所示。 3 单页为文章的章名 图3 “边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡 (4)单击【确定】按钮即可。如图4所示。 图4 页眉中的横线已被去除 快速定位Word文档位置(Level 100) 在修改或校对一个比较长的Word文档时，如何能 够快速定位到上次编辑的位置呢,现在，按【Shift】+【F5】组合键，上次编辑到的位置就立即出现了。 巧妙设定Word启动后的默认文件夹(Level 200) Word应用程序启动后，使用【文件】菜单中的【打开】命令打开文件时，默认文件夹是“我的文档”文件夹;而保存一个Word文档时，默认的保存位置也是“我的文档”文件夹。怎样才能让Word应用程序自动识别自己的文件夹呢, 4 单页为文章的章名 在“文件位置”列表中选择“文档”选项，然后单击【修改】按钮 打开“修改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的位置后，单击【确定】按钮。 5 单页为文章的章名 设置完成后，当您再次打开Word文档或保存Word文档时，在对话框中显示的就是您的工作目录了。 如何去除绘图时出现的画布(Level 100) 在Word 2003中使用自选图形工具画图时，总会出现一个“画布”。如果不希望看到它，该如何操作呢, 执行菜单栏中的【工具】|【选项】命令，在“常规”选项卡，去除“插入„自选图形?时自动创建画布”复选框的选择即可。 如何在Excel中通过下拉列表填写数据(Level 200) 在制作Excel文档时，经常要在Excel中输入重复性很高的数据，例如输入相关的部门。要是能从下拉列表中选择数据就比较方便，还不容易出错。 6 单页为文章的章名 (1)选中所需的单元格，执行【数据】菜单中的【有效性】命令。 (2)在“数据有效性”对话框中的“设置”选项卡中，选择“序列”选项。 (3)在“来源”文本框中输入下拉列表框中的内容，并用逗号进行分隔。 (4)选中“提供下拉箭头”复选框。 (5)设置完成后单击【确定】按钮。 此时，设置好的下拉列表下图所示。 如何在Outlook日历中显示双时区(Level 100) 在Outlook 2003中，可以同时查看两个时区，例如中国和美国的时间，这对于跨国企业员工随时了解当地与异地的时间情况帮助很大。 在Outlook日历左侧的时间线上单击右键，选择【更改时区】命令，即可设置附加时区。 7 单页为文章的章名 8 单页为文章的章名 选中“显示附加时区”，并分别在每个时区的标签中添加文字。单击【确定】，即可在日历中显示双时区。 如果要将两个时区的左右位置交换，可在更改时区对话框中单击【交换时区】按钮。 9 单页为文章的章名 怎么样才能够让邮件在特定的时间发送出去呢,(Level 200) 如果您想撰写一封活动邀请函，需要在活动前几天再发送邮件，若您很忙没有时间做，就会忘记这件事。 那怎么办呢,您可以在空闲时间预先写好邮件，在撰写邮件时，单击【选项】按钮，出现“邮件选项”对话框，即可设置“传递不早于”某个日期和时间。这样邮件会在指定时间才发送出去。 10 单页为文章的章名 如果想将Excel文档中的部分内容以邮件形式发送，该怎么办呢,(Level 100) 如果不想将Excel文档中的全部内容发送给别人看到，可以只选择某部分区域作为邮件发送。 1. 在Excel文档中选择待发送的区域，并单击工具栏中的“电子邮件”按钮。 2. 填写收件人、主题、说明等信息，并单击工具栏中的【发送所选范围】按钮，即可将所选范围发送给收件人，未选中部分不会出现在邮件中。 11 单页为文章的章名 3. Excel文档中的部分内容被发送出去。 如何在Outlook联系人中显示英文姓名索引呢,(Level 200) Outlook中文版的联系人右侧有一排字母索引按钮A-Z，单击某个字母，即可跳转到以该字母汉语拼音顺序开头的联系人位置。 12 单页为文章的章名 如果联系人中同时有中文姓名和英文姓名，可以再添加一个英文姓名索引。在字母索引的最下方单击一个不易被注意的小按钮(如图中鼠标指针所示位置)，选择“西语”，即可添加一排小写字母a-z索引按钮。 单击某个小写字母，可以快速定位到以该字母开头的英文姓名。 13 单页为文章的章名 怎样使用Outlook搜索文件夹,(Level 100) Outlook搜索文件夹是一个虚拟文件夹，其中记录了搜索条件，显示出满足指定条件的邮件，邮件的原始位置可以位于收件箱、已发送邮件等任何位置。 1- 在“搜索文件夹”上单击右键，选择“新建搜索文件夹”命令，即可在对话框中选择各种预定好的 模板 个人简介word模板免费下载关于员工迟到处罚通告模板康奈尔office模板下载康奈尔 笔记本 模板 下载软件方案模板免费下载 。 2- 单击【选择】按钮，可从联系人列表中挑选联系人 。 14 单页为文章的章名 3- 单击【确定】按钮，如果邮件同时满足多个搜索文件夹的条件，则在满足条件的每个搜索文件夹中都会出现这封邮件。 如果删除搜索文件夹，不会删除搜索文件夹中所列出的邮件。如果在搜索文Outlook中原位置的邮件同时也被删除。 H 15 单页为文章的章名 想快速在Office中打开常用文件夹，该怎么办,(Level 200) 在Office软件中经常访问的文件夹，可以采用一种快速访问的 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 。 1- 在“打开”或“保存”对话框中，找到要经常访问的文件夹。 2- 例如“Tips”，选中该文件夹(注意不要打开文件夹)，单击【工具】按钮，选择“添加到我的位置”命令。在对话框左侧的列表中即可添加“Tips”文件夹。 在列表区域单击右键，选择【上移】命令，可将项目移动到顶端。 16 单页为文章的章名 3- 选择【小图标】命令，可看到更多列表项。 如何将Word文档发送给别人审阅修订(Level 100) 将文档发送给别人修改之前，应该先从菜单选择【工具】|【修订】命令，使文档处于修订状态。 17 单页为文章的章名 将文档发送给别人之后，任何修改都会自动标识颜色，并记录修改的结果。 拿到修改的文档后，可以在“审阅”工具栏中进行操作，快速定位到修改位置，并接受或拒绝别人所作的修订。选择【视图】|【工具栏】|【审阅】。 接受或拒绝后，原来修订的颜色就会自动消失。 邮件规则的导出和导入(Level 200) 在重新安装系统或更换电脑之前，最重要的一件事就是做好备份，尤其是Outlook中的信息的备份。很多人都会备份邮件、联系人等重要信息，却忘记了备份在Outlook中定义的邮件规则。 邮件规则用于对邮件进行自动操作(例如自动转移位置、自动转发给指定人员等)，如果没有备份，将来在新的系统中还要重新创建一个个规则，会很麻烦。备份规则可以这样做: 18 单页为文章的章名 从菜单选择【工具】|【规则和通知】命令，显示“规则和通知”对话框。单击【选项】按钮，即可进行规则的导出或导入。 单击【导出规则】按钮，将规则保存为.rwz文件，这种格式的文件是专门用于存放邮件规则的。将备份好的.rwz文件复制到安全的位置。 19 单页为文章的章名 当新系统安装完毕后，在Outlook中，同样从菜单选择【工具】|【规则和通知】命令，显示“规则和通知”对话框。单击【选项】按钮，并单击【导入规则】按钮，即可将备份好的.rwz文件中的规则导入Outlook。 退出Outlook时自动清空已删除邮件(Level 100) 删除邮件时，会将邮件放到“已删除邮件”中。常常需要手工进行清空“已删除邮件”的操作。 可以在Outlook中进行如下设置，实现退出Outlook时自动清空“已删除邮件”。 从菜单选择【工具】|【选项】命令，并单击“其他”选项卡。选中“退出时清空已删除邮件文件夹”选项即可。 20 单页为文章的章名 怎样在同一单元格中显示“2005-8-22 星期一”, (Level 200) 单元格中是日期类型的数据时，可以通过设置单元格格式让日期以各种格式显示。 1- 如果想让日期按“2005-8-22 星期一”的方式显示，可以从菜单选择【格式】|【单元格】命令，选择“自定义”分类，并在类型中输入“yyyy-m-d aaaa”，即可按上述日期类型显示。2- 如果想显示为“2005-8-21 一”，在类型中输入“yyyy-m-d aaa”即可。 21 单页为文章的章名 如何利用Word文档快速制作幻灯片(Level 100) 如果已经完成了一份Word文档，如何将它快速制作成为PowerPoint演示文档呢, 我们只需在Word中打开该文档，然后单击菜单栏中【文件】|【发送】|【Microsoft PowerPoint】命令。 22 单页为文章的章名 此时，Word文档中每个“标题1”样式的段落会成为新幻灯片的标题;每个“标题2”样式的段落会成为幻灯片的第1级文本，依此类推。 如何才能让背景音乐一直播放到幻灯片演示结束呢,(Level 200) 希望在演示文稿中插入一段背景音乐，但往往演示还没有完成，背景音乐就停止了。如何才能让背景音乐一直播放到幻灯片演示结束呢, (1)右键单击幻灯片中的音乐文件图标，在快捷菜单中执行【自定义动画】命令。 (2)在“自定义动画”任务窗格中执行该声音文件的【效果选项】命令。 (3)打开“播放声音”对话框中的“效果”选项卡，在“停止播放”选项区域中设置“在999张幻灯片后”停止播放背景音乐。 23 单页为文章的章名 如何在Excel中输入分数(Level 100) 如果用户在Excel单元格中输入了“1/3”后， Excel会自动将其转换为日期“1月3日”，那么如何能够在单元格中输入一个数学的分数呢, 用户可以在希望输入的分数前面加“0”及一个空格，然后再看看结果吧。 如何在Excel中创建垂直标题( Level 200) 在Excel工作表中，需要在表格一侧垂直放置一个标题，这样的操作可以按照如下步骤实现: (,)选中包含特定文字的单元格及其周围的单元格。单击鼠标右键，执行快捷菜单中的【设置单元格格式】命令。 (2)在“单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡中，设置单元格方向的角度为“90”。 (3)在“文本控制”选项区域中选中“合并单元格”复选框。 (4)单击【确定】按钮完成操作。 24 单页为文章的章名 这样，一个垂直显示的标题就建好了。如果需要，还可以为该标题所在单元格添加底纹和边框等格式化操作。 如何快速提取分类汇总后的数据(Level 100) 很多用户在Excel中完成数据分类汇总后，往往希望能够将汇总之后的数据放置到工作表的新位置，直接进行复制、粘贴的动作结果是什么呢, 还是没有将汇总的数据提出来 现在，选中分类汇总后的数据结果，然后按住【ALT】+【;】组合键选定可见的单元格，这样操作后再进行复制、粘贴的动作，就可以将分类汇总后的数据提取出来了。 25 单页为文章的章名 如何在邮件中的实现滚动字幕(Level 200) 电子邮件中重要的信息如果能够“动”起来将会引起收件人的格外关注，实现步骤如下: (1)执行Outlook【工具】菜单中的【选项】命令，在“邮件格式”选项卡中的“邮件格式”选项区域选择“使用Microsoft Office Word 2003编辑电子邮件”选项。 (2)设置完成后单击【确定】按钮。 (3)创建一个新的电子邮件，并执行【视图】菜单中的【工具栏】|【Web工具箱】命令，打开“Web工具箱”工具栏。 (4)在“Web工具栏”中单击最后面的“滚动文字”按钮。 26 单页为文章的章名 (5)出现“Scrolling Text”对话框，设置滚动文字的属性。 (6)设置完成后，单击【OK】按钮完成操作。 快速更改英文大小写(Level 100) 在Word中录入英文时，如果希望改变文字的大小写，无须手工逐字修改。可以选中文字，从菜单选择【格式】|【更改大小写】命令，利用对话框中的选项进行更改。 27 单页为文章的章名 更简便的方法是:选中文字后，连续按【Shift】+【F3】，可以在不同的大小写状态之间切换。 内部文件，请勿外传(Level 200) 在开会时，经常要打印一些文字资料发给与会者，这些资料如果是内部资料，显然不希望员工带出公司，随意给别人看。可以在打印的文档中加入这样的文字“内部文件，请勿外传”，并且衬在页面中的文字下方。 具体做法如下: 1. 从菜单选择【格式】|【背景】|【水印】命令。 2. 在所显示的对话框中选择“文字水印”，并在“文字”处输入“内部文件，请勿外传”。 3. 设置完毕，文档中就会出现斜向的文字水印效果，衬在文档中的文字下方，并出现在每页纸上。 28 单页为文章的章名 自动在日历中显示联系人的生日(Level 100) 做个有心人，记得别人的生日，在那天发送一份温馨的祝福，无疑是沟通感情、保持联系的一个好方法。如果不想忘记重要联系人的生日或者有纪念意义的日子，可以在Outlook联系人中，打开某个联系人，选择“详细信息”选项卡(如图)，在“生日”和“纪念日”中分别填入日期信息，然后保存并关闭联系人。 29 单页为文章的章名 在Outlook日历中，在联系人的生日那天，会在日历顶端看到一个全天事件，显示联系人的生日(如图)。这个生日每年都会出现在Outlook日历中。 电子名片(Level 200) 把纸制名片上的内容输入到联系人中也是令人头痛的事，如果对方能发来电子名片，自动加入到联系人中，就省去了不少时间。 一般很少有人会给你发电子名片，不过你可以先给别人发哟，至少能让别人节省点时间。 30 单页为文章的章名 等到大家都知道这样的好东西了，很快你自己也会受益。 要制作自己的电子名片，先要在Outlook联系人中创建一个新联系人，联系人的信息就是自己的姓名、工作单位、email、电话、手机等。 给别人发送自己的电子名片非常简单，可以直接在联系人中自己的姓名上单击右键，选择 【转发】命令(如图)，即可作为附件发给收件人。不过，这种方式发送的电子名片，只有采用Outlook软件才能打开并直接保存到对方的联系人中。 如果在联系人中选中自己的姓名，再从菜单选择【动作】【作为|vCard转发】，就能以Internet 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 发送名片，对方无论是否采用Outlook，只要支持vCard，就都能添加到联系人中。 31 单页为文章的章名 对方收到邮件后，只需双击附件中的电子名片，在打开的窗口中选择【保存并关闭】命令，即可将电子名片中的信息存入联系人。 Excel单元格的居中对齐方式(Level 100) Excel单元格中的文字，经常需要居中对齐。如果是作为表格标题的文字，比较常见的做法是:选中多个单元格后，单击工具栏中的“合并及居中”按钮，这样多个单元格即可合并为一个，并让标题文字水平居中。 这种情况不能使文字在垂直方向上也居中，如果行的宽度比较大，文字会靠下对齐。 可以从菜单选择【格式】|【单元格】命令，在“对齐”选项卡下，设置“垂直对齐”为“居中”。这样文字就在垂直方向也保持在中间位置了。 32 单页为文章的章名 在采用“合并居中”方法设置水平方向居中后，若对表格中的数据进行筛选、排序等操作，可能会得到错误警告，不能对合并单元格进行此类操作。此时，可采取另一种水平居中方式: 沿水平方向选择多个单元格后，从菜单选择【格式】|【单元格】命令，在“对齐”选项卡下，设置“水平对齐”为“跨列居中”，将达到与“合并居中”同样的效果，但是不会合并单元格。 33 单页为文章的章名 快速在多个工作表中输入同样内容(Level 200) 如果要在多个工作表中设计同样结构的表格，输入同样的标题，可以用复制的方法，但这种方法在工作表比较多的情况下就不方便了。 可以对多个工作表同时编辑，方法是首先将多个工作表变成工作组。 在某个工作表名称上单击右键，选择【选定全部工作表】命令，在窗口标题栏中会出现“【工作组】”提示。此时在表中所作的录入、格式设置等操作会自动添加到其他表。 如果不想选中全部的表作为工作组，也可以单击选中某个表，按住【Shift】键，再单击另一个表，使这两个表之间的所有表变成一个工作组。 或者，单击选中某个表，按住【Ctrl】键，再依次单击其他表，可以使不连续排列的表变成一个工作组。 快速调整Excel表格打印页面(Level 100) Excel表格打印前，有一种最快捷的打印页面调整方法: 从菜单选择【编辑】|【分页预览】，进入分页预览视图。在分页预览视图中，可以看到蓝色的分页线。将鼠标指针移动到分页线上，即可拖动调整分页位置。如果将分页线拖动到表格以外的灰色区域，即可删除分页线，Excel会自动调整打印的缩放比例。 34 单页为文章的章名 利用选择性粘贴汇总数据(Level 200) 多个Excel表具有相同的结构，不同的数据，需要把这些数据相加，得到汇总表，有一种无需公式的简单做法。 选中第1个表，进行复制。 选中第2个表，单击右键，选择【选择性粘贴】命令，并选中“加”，即可将2个表中的数据相加后，结果存放在第2个表中。 35 单页为文章的章名 36 单页为文章的章名 Microsoft Office 2003 Tips 播放时通过序号定位幻灯片(Level 100) 在演示文稿播放的过程中，要想快速跳转到某个幻灯片，可以通过序号来定位，只要直接在键盘上按下幻灯片的相应序号，然后再按下Enter键就实现快速跳转了。 37 单页为文章的章名 如何重复打印首行标题(Level 200) 当Excel工作表中的记录很多，需要打印成很多页时，如果希望在每一页中都包含首行标题，该如何操作呢, (1)执行菜单栏中【文件】|【页面设置】命令，打开“页面设置”对话框中的“工作表”选项卡。 (2)在“顶端标题行”文本框中输入:“$1:$1”，或者单击文本框右侧的【对话框收放】按钮()，选中首行标题。 38 单页为文章的章名 (3)再次单击【对话框收放】按钮回到“页面设置”对话框，单击【确定】按钮完成。这样就会在打印文档的每页中显示标题行了。 如何调整分栏后出现的各栏内容不均衡现象(Level 100) 文档在分栏后，常常在最后一页出现最后一栏的内容少于其他栏的情况。为了保持对称和美观，如何将最后一页的各栏内容进行均衡呢, 39 单页为文章的章名 (1)将光标置于数据的最后面，执行菜单栏中【插入】|【分隔符】命令，打开“分隔符”对话框。 (2)选中“连续”单选按钮，然后单击【确定】按钮，这样文档中最后一页的内容就比较均衡了。 自动为不同类型的邮件使用不同的签名(Level 200) Outlook中的“签名”功能不仅可以自动为您编辑的邮件添加签名信息，并且还可以针对不同类型的邮件使用不同的签名。例如我们可以设置Outlook自动为新建、回复或转发的邮件添加不同的签名: (1)执行菜单栏中【工具】|【选项】命令，打开“选项”对话框中的“邮件格式”选项卡。 (2)单击【签名】按钮，打开“创建签名”对话框，然后单击【新建】按钮创建邮件签名。 40 单页为文章的章名 (3)创建多个签名后，单击【确定】按钮返回“邮件格式”选项卡，然后在“新邮件使用该签名”和“答复及转发时使用该签名”下拉列表框中分别选择不同的签名。 (4)单击【确定】按钮。以后Outlook将自动根据创建的邮件类型添加不同的签名。 如何快速清除所有工作表格式(Level 100) 在Excel中设计表格时，如果要清除工作表中所有的格式，使之还原到默认格式，该如何操作呢, (1)打开要清除格式的工作表，按组合键Ctrl，A选中整个工作表。 (2)执行菜单栏中【编辑】|【清除】|【格式】命令即可。 41 单页为文章的章名 没有PowerPoint也能观看幻灯片(Level 200) 制作完成PowerPoint演示幻灯片后，如何在没有安装PowerPoint的计算机中放映呢,这并不难，只要将演示文稿打包就可以了。 (1)执行菜单栏中【文件】|【打包成CD】命令，打开“打包成CD”对话框。 (2)单击【复制到文件夹】按钮，在打开的“复制到文件夹”对话框中输入打包文件夹的名称和保存的位置。 (3)单击【确定】按钮，然后再单击【关闭】按钮。这样，就完成了幻灯片的打包过程。 (4)在对方电脑中放映时，只需将这个“包”复制过去，并双击其中的“pptview”文件，即可观看幻灯片。 42 单页为文章的章名 用音乐提醒到期任务(Level 100) 在Outlook中不仅可以设置任务或约会到期的提醒，而且还可以设置提醒出现时伴随的音乐效果。 (1)在Outlook中的任务或约会编辑窗口输入相应信息后，选中“提醒”复选框。在选择提醒的日期和时间后，单击【设置声音】按钮()打开“提醒声音”对话框。 (2)单击【浏览】按钮，打开“提醒声音文件”对话框，选择提醒所用的声音文件(只能是.wav格式)。 (3)单击【打开】按钮，声音文件就添加到了“播放该声音”文本框中，单击【确定】按钮设置完毕。 Excel中“照相机”功能的妙用(Level 200) 在分析和比较不同年度销售额分布情况时，需要反复切换工作表。而利用Excel中的“照相机”功能，可以将多个工作表中的数据“拍摄”到一张工作表中，这样查看起来会非常方便。 (1)执行菜单栏中【工具】|【自定义】命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。 (2)在“类别”列表框中选择“工具”选项，并在右侧“命令”列表框中选中“照相机”按钮，拖放到“常用”工具栏上。 43 单页为文章的章名 (3)在Excel工作表中选中要“拍摄”的内容，单击【照相机】按钮，然后在目的工作表中单击鼠标左键，拍摄的“照片”就会立即以图片的形式出现在该工作表中，我们可以随意调整其位置和大小。 提示:如果修改了源工作表中的数据或数据格式，那么“照片”中的数据和数据格式也会发生同样的变化。双击该“照片”，可以切换到源数据工作表中。 替换字体(Level 100) 在使用别人提供的幻灯片时，可能会遇到字体转换的问题。如果幻灯片中的字体不好看，或者原作者使用的字体是特殊字体，当前字库中未安装该字体，则可以用替换字体的方法一次性改变字体。 在PowerPoint菜单中选择【格式】|【替换字体】命令，再选择需要被替换的字体和新的字体，即可快速完成替换工作，无需每张幻灯片逐个修改。 44 单页为文章的章名 嵌入True Type字体(Level 200) 在Windows中有很多默认安装的字体，比如“宋体”、“黑体”等。如果您额外安装了其他字体，并在设计演示文稿时使用了这些非默认安装的字体，则将演示文稿复制给其他人使用，或者在其他计算机上播放时，会由于系统中没有安装该字体，而导致无法修改和使用这种字体。 只需在保存演示文稿前，进行一下设置，将您用的特殊字体嵌入演示文稿，就能够在其他计算机中使用这种字体了。 从菜单选择【工具】|【选项】命令，在“保存”选项卡下，选中“嵌入TrueType字体”，再保存演示文稿即可。 45 单页为文章的章名 所为TrueType字体，是由直线和曲线命令生成的轮廓字体。这种字体可以缩放和旋转， 在Windows所支持的所有尺寸和所有输出设备上看起来都很优美。我们所用的大部分字体都是TrueType字体，在字体名称前面会用“”显示。 在放映时打开其他PowerPoint文档(Level 100) 在制作演示文稿时，如果需要将其他PowerPoint演示文稿中的幻灯片加入到当前演示文稿，通常可采用复制或插入幻灯片的方法。这样做，有可能改变原来幻灯片的格式(自动采用当前演示文稿中的母板格式设置)，并且增大了演示文稿文件的大小。 解决的方法是:通过超链接可以链接到其他演示文稿文件，在放映时调用链接的演示文稿实现全屏放映。 1. 超链接可以添加到文字、图片、图形等任何PowerPoint对象上。本例以图片为例，制作超链接。从菜单选择【插入】|【图片】|【来自文件】命令，将图片插入幻灯片。 2. 在图片上单击右键，选择【超链接】命令，如图1所示。 3. 在所显示的“插入超链接”对话框中，左侧的“链接到”设置中要选择“原有文件或网页”，如图2所示，并找到要链接的某个演示文稿文件。 46 单页为文章的章名 图1 添加超链接 图2 超链接设置 在放映时，只需单击图片，即可直接播放链接的演示文稿内容。 在PowerPoint中播放Flash(Level 200) 如果能将Flash动画加入到PowerPoint幻灯片中直接播放，就可以充分利用现成的多媒体动画技术。适合广告宣传、产品介绍、 培训 焊锡培训资料ppt免费下载焊接培训教程 ppt 下载特设培训下载班长管理培训下载培训时间表下载 及娱乐等多种场合。 在幻灯片中利用Shockwave Flash Object控件，即可插入Flash动画。 1. 在PowerPoint演示文稿中新建一张空白幻灯片。 2. 从菜单选择【视图】|【工具栏】|【控件工具箱】命令，显示控件工具箱，单击工具箱 右下角的“其他控件”按钮，并从中选择“Shockwave Flash Object”，如图1所示。 47 单页为文章的章名 图1 在控件工具箱中选择Flash控件 3. 在幻灯片中勾勒出Flash动画的放映区域大小，如图2所示，显示白色矩形区域，代表Flash控件。 4. 在Flash控件上单击右键，选择“属性”命令，显示“属性”对话框，如图3所示。 图2 在幻灯片中勾勒出Flash动画的放映区域大小 图3 Flash控件的属性设置 5. 选择“(自定义)”，并单击其右侧的设置按钮，如图3中所示的鼠标指针位置，显示“属性页”对话框，如图4所示。在“影片URL”中输入Flash文件名“OneNote.swf”;在“比例”中选择“ExactFit”，表示按比例缩放;选中“嵌入影片”，使Flash文件嵌入PowerPoint演示文稿。单击【确定】后，设置完毕。关闭“属性”对话框。 48 单页为文章的章名 图4 Flash自定义属性页设置 6. 放映幻灯片，可用鼠标在Flash控件中进行操作。如果要停止Flash放映，可在幻灯片空白处单击，即切换到PowerPoint控制状态，此时可进行换页或停止幻灯片放映等PowerPoint操作。 中英文混排时采用不同的字体(Level 100) 在Word文档中排版时，遇到既有中文又有英文的内容，在设置格式时，如果选中全部文字设置为某种中文字体，可能会使英文字符的格式也采用中文字体，很难看。 可以在选中所有文字后，从菜单选择【格式】|【字体】命令，分别设置中文和英文采用不同的字体。这样无需逐个选中英文文字进行字体格式的修改。 49 单页为文章的章名 自动保存文档版本(Level 200) 如果文档经常被修改，需要保留下以前的版本，可以从菜单选择【文件】|【版本】命令。不仅可以在关闭文档时自动保存每次修改的版本，还可以查看以前的各个版本。 50 单页为文章的章名 如果要为版本添加备注，需要在【版本】对话框中单击【现在保存】，即可输入备注文字。 控制Excel中按Enter键后的移动方向 默认情况下，在Excel单元格中输入内容后，按Enter键将向下移动。如果希望能按Enter键后向右移动，只需在Excel中进行简单的设置即可。 从菜单选择【工具】|【选项】命令，在【编辑】选项卡下，设置“按Enter键后移动”的方向为“向右”。 51 单页为文章的章名 快速输入以万为单位的数据并补0(Level 200) 如果要在Excel中输入大量以万为单位的数据，例如40000，120000，2560000等，不得不输入多个0，非常麻烦。 其实可以只输入万之前的数据，让Excel自动补0。例如，可以输入4，得到40000。 需要进行一下简单的设置，就可以这样输入了。从菜单选择【工具】|【选项】命令，在【编辑】选项卡下，将“自动设置小数点位数”设为“-4”。 这个设置会影响所有的输入，如果要进行正常的输入，不自动补0，则需要取消此设置。 Microsoft Office 2003 Tips for 2006-1 快速查看临近几天的日历(Level 100) 用户打开Outlook日历后，如何在同一日历窗口中查看临近几天的日历呢,这非常简单，只需在按下Alt键的同时按下想要查看的天数就可以了。 例如今天是12月13日，按下Alt+4后，日历中将会出现从12月13日至12月16日这四天的日历。 52 单页为文章的章名 让Word文档轻松实现“自动浏览”(Level 100) 在Word中阅读较长的文档时，不得不频繁地使用滚动条来上下翻页。使用Word中的“自动滚动”功能就可以省去这个麻烦。 (1)执行Word菜单栏中【工具】|【自定义】命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。 (2)在“类别”列表框中选择“所有命令”选项，并在右侧“命令”列表框中选中“AutoScroll”选项，拖放到“常用”工具栏上。 (3)单击【关闭】按钮完成。 (4)打开需要阅读的文档，单击【自动滚动】按钮，这时鼠标光标变成了一个带点的黑色双箭头()，移动鼠标就可以实现文件内容的滚动浏览了。 提示:单击鼠标左键或者右键即可取消自动滚动功能。 53 单页为文章的章名 快速输入系统日期(Level 100) 在Excel中输入数据时，如何快速输入当天的日期和当前的时间呢, 选中目标单元格，按下【Ctrl】，【; 】 组合键，可以输入当前日期;按下【Ctrl】， 【Shift】，【; 】 组合键可以输入当前时间。 如何将打开的文件一次性全部关掉,(Level 100) 当处理Word文档时，可以会同时打开多个文件，那么在关闭的时候有没有办法将所有的文档同时关掉呢, (1)按下Shift键。 (2)执行菜单栏中【文件】命令，这时其下拉菜单中的【关闭】命令已经变成了【全部关闭】命令，执行该命令即可一次性关闭所有文件。 在PowerPoint中制作电子相册(Level 200) 伴随数码摄影的广泛应用，人们越来越习惯于在计算机中浏览自己的影像。利用PowerPoint，用户可以制作出精美绝伦的电子相册。 54 单页为文章的章名 (1)执行菜单栏中【插入】|【图片】|【新建相册】命令，打开“相册”对话框。 (2)在“插入图片来自”选项区域中，单击标识数码照片保存位置的按钮，在相应的对话框中找到所需的照片，然后单击【插入】按钮添加到“相册中的图片”列表框中。 (3)在“相册”对话框中设置照片显示的格式和设置相册版式。 (4)设置完毕，单击【创建】按钮完成相册的制作。 如何清晰美观的显示Excel报表中的每一行的数据,(Level 200) 在制作含有大量数据的电子表格时，为了使各行的数据看起来更清楚，可以将上下两行相邻的单元格用不同的背景颜色来填充，这样既保证数据清晰，又美化了数据表的外观。 55 单页为文章的章名 (1)选中需要设置的单元格范围区域，并执行菜单栏中【格式】|【条件格式】命令，打开“条件格式”对话框。 (2)在“条件1”下拉列表框中选择“公式”，并在文本框中输入“=mod(row(),2)=0”。 (3)单击【格式】按钮，在“单元格格式”对话框的“图案”选项卡中选择一种颜色。 (4)单击【确定】按钮，即可为相邻的单元格设置不同的颜色。 数据透视表中分析结果数据的利用(Level 200) 当利用Excel工作表中的数据制作出一个数据透视表后，该透视表中的数值数据一般都是汇总数据。如果在其他单元格的计算中引用该数据，会在单元格和编辑栏中显示很长的数据引用名，看起来非常不方便。 那么如何才能让引用的数据只显示其单元格名称呢, (1)执行菜单栏中【工具】|【自定义】命令，打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。 56 单页为文章的章名 (2)在“类别”列表框中选择“数据”选项，并在右侧“命令”列表框中选中“生成GetPivotData”选项，拖放到“格式”工具栏上。 (3)单击【关闭】按钮完成。 (4)单击【生成GetPivotData】按钮，使其处于非选中状态，这样再次引用数据透视表中的数据计算时，就只显示一个数据值了。 如何防止其他人复制我的PowerPoint演示文稿,(Level 200) 当制作完成一个演示文稿，如何保护演示文稿中的内容不被他人随意复制呢, (1)执行菜单栏中【文件】|【另存为】命令，打开“另存为”对话框。 (2)将文件保存为“PowerPoint放映”类型。 (3)单击【工具】按钮，在下拉菜单中执行【安全选项】命令。 57 单页为文章的章名 (4)在“安全选项”对话框中设置“修改权限密码”。 (5)单击【确定】按钮后，提示再次输入密码，完成后单击【确定】按钮。 当其他人打开演示文稿时，若不知道密码，则仅能以“只读”方式打开，此时幻灯片中的对象无法选中和修改，也无法另存为其他文件。 转发多个邮件(Level 100) 当一个邮件需要转发给其他人时，可以通过【转发】按钮实现此操作。如果一次要把多个邮件转发，则无法通过【转发】按钮来操作，通常情况下，只得将每个邮件分别转发一次。 利用Outlook中的插入项目的功能，可以在当前邮件中插入多个邮件，实现一次转发多个邮件。这些被转发的邮件以附件的形式存在。 具体做法如下:在撰写邮件时，从菜单选择【插入】|【项目】命令。在对话框中，选择要转发的邮件所在的位置，例如“收件箱”。再从对话框下部挑选要转发的邮件。利用【Ctrl】键和【Shift】键，可以实现跳选或连续选择。 58 单页为文章的章名 邮件备份(Level 200) 如果您经常收到大量的邮件，做好邮件的备份至关重要。 Outlook中默认情况下，开启了自动存档的功能，它可以每隔14天自动帮助您进行备份。自动存档的默认设置是将6个月前的邮件备份到另一个个人文件夹文件中，同时从当前个人文件夹文件中清除已备份的邮件。备份文件的默认文件名是Archive.pst。 如果您愿意手工进行备份，并更加自由地选择备份时间、备份内容和备份文件名，可以从Outlook的【文件】菜单选择【存档】命令(如图)。 备份之后，会在Outlook的左侧的导航窗格中看到“存档文件夹”，其中包含每次备份的邮件。如果要查找以前的邮件，可以到“存档文件夹”中查找。 59 单页为文章的章名 60 单页为文章的章名 快速统一每个 Excel Sheet 的格式(Level 100) 新建的Excel文档，每个工作表(Sheet)都会采用默认的格式。如果要将这些工作表的格式按照需要进行统一的改变(例如，每个工作表中均采用“宋体，10号字”)，逐个工作表进行修改不是最好的方法。 可以修改Excel工作表的“样式”，达到快速统一格式的目的。 从菜单选择【格式】|【样式】命令，显示“样式”对话框。单击【修改】按钮，即可显示“单元格格式”对话框，其中可以设置单元格的“数字”、“对齐”、“字体”、“边框”、“图案”和“保护”。 设置结束后，每张工作表的每个单元格都会采用样式设置中的格式。 需要注意，如果某些单元格已经进行过格式设置，这些单元格将不会受到样式设置的影响而随之变化。 61 单页为文章的章名 用 Excel 记录单录入大量数据(Level 200) 在Excel表格中成批录入大量数据时，如果表格列数较多，录入时效率较低。 采用记录单方式录入数据，可以在录入窗口中进行录入，精力更集中，效率更高。 使用记录单之前，先要定位到表格标题或数据下方，然后选择【数据】|【记录单】命令，如果出现提示窗口，单击【确定】忽略，即可显示记录单窗口。 记录单窗口的左侧对应的是表格每列的标题，在输入框中输入数据后，按【Tab】键移动到下一输入框。数据输入完毕，按【Enter】键将数据加入到Excel表格中，并可以继续开始下一项数据的录入。 如果开始录入时，表格中已经有一部分数据，若要加入新记录，可以单击【新建】按钮。 统计文档中的字数(Level 100) 在Word文档中，要快速统计文档中准确的字数，可以利用“字数统计”工具。 从菜单选择【工具】|【字数统计】命令，即可得到统计结果。 62 单页为文章的章名 Word 表格计算(Level 200) 在Word表格中，可以像在Excel表中一样进行计算。 以下表为例，要在“小计”和“总计”中进行计算。 定位到“北京”列对应的“小计”单元格中，从菜单选择【表格】|【公式】，在所显示的对话框中，“公式”自动设置为“=SUM(ABOVE)”，表示将当前单元格上面的所有单元格求和。在“数字格式”中可以选择计算结果的显示格式。 定位到“上海”列对应的“小计”单元格中，用同样方法可以得到上海小计的结果。 63 单页为文章的章名 “总计”单元格中的结果是“北京”和“上海”的“小计”之和。此时不能用“=SUM(ABOVE)”进行计算。在SUM函数中的参数“ABOVE”或“LEFT”，适用于对单列或单行的计算。 可以把Word表格看作是一个Excel表格(如下表)，下面表格中为了方便与Excel表格对比，添加了行号和列标(实际使用Word表格时，无须添加行号列标)。在Word表格中没有行号列标，但可以按照Excel表中的相应行号列标来表示单元格。按照Excel中的计算方法，“总计”应等于B6+C6。因此，可以定位到“总计”单元格中，从菜单选择【表格】| 【公式】命令，在“公式”中输入“=B6+C6”。 最后一点需要注意:Word表格中的数据如果发生变化，计算结果不会自动更新，可全选整篇文档后，按【F9】键，更新整篇文档中的域，计算结果即可更新。