办公室接待管理制度

办公室接待 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ZOKO FASHION(SHENZHEN) CO.,LTD. 倬可儿服饰(深圳)有限公司 Room 908-910, West Tower, Coastal City,No19 Haide 3 Road 中国 广东省 深圳市 南山区 Nanshan District, Shenzhen, Guangdong Province,China 海德三道19号海岸城 西座908-910室 Tel:+86-755-86381688 Fax:+86 -755 -86391688 www.zokofashion.com 发文人: 陈小敏 收文人: 全体员工 T o: 抄 送: 总裁办 日 期: 2011-5-21 CC: 项 目: 接待管理制度 ?紧急Urgency ?请审阅for Review ?请批注Please Remark ?请回复Please Reply ?请传阅Please Transmit 倬可儿服饰(深圳)公司文件 ZOKO-MDO-201105- 【内部公开】 接待管理制度会签审批 接待管理制度 一、目的 为使公司对外接待工作 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 有序，明确接待规格和 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，确保接待工作的顺利进行，合理控制接待费用开支。 二、接待范围 2.1公司客户(包括国内客户和海外客户); 2.2供应商及合作伙伴; 2.3政府机关、新闻媒体等。 三、接待分类 四、接待部门 客人对口的公司内部业务部门为对外接待的主体责任部门; 4.1来访 4.2行政人事部为对外接待的后勤保障部门; 4.3对于公司级重大接待工作和活动，可由总裁办协调各相关部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。 五、接待原则 5.1平等原则:对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况 下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待(总裁接待)。 5.2对口原则:各职能部门对口接待。综合性接待时由总裁办协调各部门接待。 5.3节约原则:注意 6.1接待物资 6.2 用车标准 6.3酒店住宿 6.4用餐 说明:一般情况下凡是属于D类接待公司原则上不提供用餐，特殊情况必须通过总 裁签字同意。 6.5游览及娱乐 说明:游览及娱乐费用标准含一顿餐费。 6.6礼品赠送 七、接待程序及规范 7.1.接待 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 7.1.1接收接待申请、确认信息:部门接到客人来访的函、电后，或部门邀请客人来访后，需弄清来宾的基本情况: 7.1.1.1客户来访目的 7.1.1.2客户名单、确切人数(包括陪同人员)、性别、职务、项目背景等 7.1.1.3客户到达和离开时间、航班号(车次、船次)、迎接地点及迎接要求 7.1.1.4是否携带过关有效证件 7.1.1.5酒店级别、房型和费用承担方式 7.1.1.6主要参观和交流活动 7.1.1.7落实领导会见或交流的方式、时间 7.1.1.8是否需要安排接风宴或送行宴并确认日期 7.1.1.9主要游玩安排 7.1.1.10是否需要赠送礼品 7.1.2接待计划的准备工作 7.1.2.1落实入住宾馆 接待人员应向行政管理部提交接待资源预定申请，与接待资源管理员确认和落实入住酒店。 7.1.2.2预定会议室(公司或酒店) 接待员工办公室、会议室、展厅会客区作为来宾接待场所，一般 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 前台提前预留并检查5S情况。 7.1.2.3就餐地点 如需安排接风宴或送行宴，确定日期后根据接待级别在相应餐厅提前预定包房，一般由接待人员向行政管理部提出需求，并与接待资源管理员沟通落实。除特殊情况外，用餐地点一般要求优先考虑公司有优惠的酒楼。 7.1.2.4与接待接口人沟通接待计划 主要落实会见领导、交流人员以及会见、交流的时间、地点、内容。领导、技术交流人员由相应业务部门负责联系确定。 管理交流人员由公司总裁办确定。 7.1.3制作接待计划 接待日程安排，是接待工作实施的前提，主要体现在迎接、住宿、餐饮、参观、座谈以及交流、游览、送行等项目的时间、地点、内容、执行人，陪同人等(详见附表)。一定要充分考虑客户的具体情况，计划安排体现出接待的针对性，实现公司、客户双赢目标。 7.1.4提交《客户接待日程安排表》给相关领导审核 接待计划及日程经确认后，要与陪同项目负责人沟通并得到共识。计划制定完毕，需提交主管审批，重要客户接待必须将专门制作的重要客户日程安排发给主管审批。 7.2接待实施 7.2.1接机(车、船) 7.2.1.1飞机起飞后再次核准达到信息，如变更重新预订接机车辆。 7.2.1.2提前到达以上地点，带好接机牌。 7.2.1.3迎接客人是与客人初次见面、相互认识并留下初次印象的大好机会，接待人员对仪表、自我介绍和递名片等细节要特别注意，从这一环节开始实施接待计划。 7.2.2办理入住手续 7.2.2.1到达酒店前再次通知酒店前台 7.2.2.2帮助客人办理登记手续 7.2.2.3按接待委托部门要求分配房间 7.2.2.4记录客人入住房间号码 7.2.3餐饮 7.2.3.1常用就餐地点介绍(见协议酒楼) 7.2.3.2菜系介绍(参见接待就餐安排指引) 7.2.4车辆安排 客户用车由公司车辆调度安排，要求部门申请时需明确接待客户级别，具体详见车辆预定管理电子流。 7.2.5公司参观及活动 7.2.5.1迎宾 重要客人涉及领导陪同的，应提前与陪同领导确认，同时将客人实际出发时间知会陪同领导，距离公司5分钟路程时提前通知陪同领导作好迎宾准备。 7.2.5.2参观 一般情况下C类以上客户来访，根据接待需要安排在公司展厅、研发进行参观，C类以下客户来访不作公司参观安排，特殊情况需报总裁办及相应参观部门负责人审批同意后方可安排。 客户来访参观需填写《外来人员来访参观申请》电子流，并提前与参观接待部门确认具体参观事宜，要求参观接待部门安排专人负责参观讲解，并规范参观讲解词，注意公司保密信息。 7.2.5.3合影留念 客人在展厅时可给客人拍照留念，时间充裕也可在公司前台或公司大楼门口照外景， 但照片打印出来需预留一段时间，最好让客人在离开公司前拿到自己的照片。 7.2.5.4会议室交流 客人在进会议室之前，需提前摆放相关公司汇报资料、交流资料或公司报刊等，根据接待委托部门要求选择资料，接待人也可根据客人实际情况选择。 检查会议室所需设备是否到位，包括会议室电子欢迎牌，公司汇报的版本是否正确 提醒后续环节中公司汇报领导、交流人员等公司人员是否能提前到位 事先提醒公司人员(尤其接待人自己)将通讯工具设置无声状态 客人进入会议室后，通知会议室人员送茶水和加茶水。 7.2.5.5赠送礼品 一般情况下，领取礼品后用好易通科技袋装好并将其放入会议室内，领导接见结束时赠送礼品较为适宜。 7.2.5.6送行 A类客人必须送上车或将客人送到机场(或火车站)大厅，就可以与客人 S、 道别。对于重要的客人，要求接待人员要在客人办理完各种手续，并进入检票口后方可离开。 B类客人可送至楼下或上车，目送至客人离开为止; D类客人送至电梯口即可; 7.3接待总结 7.3.1接待总结的目的 客户接待工作是公司市场销售活动的延续。客户接待的质量、接待过程中收集到的客户信息和市场信息，都与一线相应的市场活动息息相关，甚至直接关系到相关项目的成败。接待总结工作的主要目的，就是将接待过程中的每一个环节，尤其是收集到的市场信息、客户信息等重要信息进行总结并及时反馈，对市场一线起真正的推动作用，并促进相关部门下一步工作的改进提高。因此，接待总结是一个非常重要的环节，必须引起高度重视。 7.3.2接待总结的内容 7.3.2.1客户实际到达情况 7.3.2.2主要接待安排 7.3.2.3领导会见情况 7.3.2.4接待费用统计 7.3.2.5重要信息反馈:领导陪同效果、技术交流效果、参观效果、客户意见、问题与建议、市场信息、接待部门意见等。 八、附则 本制度自下发之日起实施，解释权在行政人事部 九、相关表格 9.1《客户来访接待申请表》 9.2《客户来访接待日程安排表》 9.2《客户来访接待总结表》 陈小敏 审 核: 批 准: 编 制: 附件1 客户来访接待申请表 附件2 附件3 客户来访接待总结表