股份制上市公司档案管理模式初探

股份制上市公司档案管理模式初探 按照实行现代企业制度要求，国有大中型企业实行 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 的公司制改革，完善法人治理结构，而股份制上市公司是国有大中型企业改制后主要的存在形式之一，是国有企业以新的姿态重新在市场经济中寻求成为国民经济支柱地位的重要方式。随着中国证监会对股份制上市公司规范运作管理力度的不断加大，股份制上市公司在不断完善其法人治理结构的要求下，在市场经济日益完善和竞争日趋激烈的环境下，有必要对公司原有的管理方式、运营模式重新审视，不断改进和完善、探索一种能与公司改制相适宜的管理模式。因为企业经营体制的不同，从根本上决定了新的模式必定是与原有模式不相同的。 企业的档案管理是企业管理的一个组成部分，尽管它只是企业整个生产经营管理中的一个细小的局部，但企业的档案管理必须适应企业整体的发展需要。本文试图通过 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 国有企业改制后档案管理工作的现状及问题，从企业管理模式探索的角度提出一个适合股份制上市公司企业档案管理的新模式。 一、股份制上市公司企业档案管理工作的特点 1(企业档案管理的 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 不尽相同。申请上市的请示和同意上市的批准文件，上市公司招股说明书，发行可转换债券的申请、批复及相关的说明、承诺、法律意见书、资产评估报告、资信证明等文件;董事会、监事会、股东大会形成的各种文字材料;上市公司对外发布的各种公告、消息的正本与定稿;上市公司上报证券监管部门、交易所的文件材料，以及接受证券监管部门检查所形成的文字材料。 2(企业档案管理的工作程序差异。企业档案保存地点的多样化。根据中国证券监督管理委员会及证券交易所的规定，公司的发行公告、交易公告、发行(上市)时，报送中国证券监督管理委员会的送审材料及半年报、年报(包括附件)和其他要求的备查资料应备于上市公司的证券部门以供投资者查阅。另外，对于股东大会、董事会、监事会的会议记录本按《公司法》要求应由公司董事会秘书保管，这些材料均是上市公司企业档案的重要组成部分。而其他企业档案仍然由原档案室负责管理，从而使得上市公司企业档案的保存地点具有多样性。 二、现有企业档案管理模式的不适应性 现有企业档案管理模式的不适应性主要是由于企业内部管理体制的变化而引起的。随着股份制改造的实施，企业集团和股份制公司企业之间不再是母子公司之间的上下级隶属关系，已经逐步转变为以资产为纽带的两个独立法人单位的新型关系，企业集团原有的内部行政管理关系迅速削弱。企业的生产关系、基本职能、组织机构、管理体制、经营方式、分配方式等都发生了深刻的变化。 首先，机构的设置与集团公司相比是精简的，没有独立的档案部门，原来由一个部门管理的工作落实在一个岗位上;从人员配置上是精练的，没有独立的档案管理人员。 其次，企业档案管理权限的不同。按照证监,1997,16号《上市公司章程指引》的规定和公司章程规定，公司董事会、股东大会、监事会的会议记录本应由公司董事会秘书保存，保存期15年。这与我们传统的归档文件必须由档案管理部门保管的规定是不一致的，而作为上市公司则必须按照中国证券监督管理委员会的有关规定执行，因此，而引起的有关档案的管理权限必须根据实际情况重新界定，并制定相应的规章制度，既符合上市公司的管理规范，又利于企业档案的有效管理。 三、股份制上市公司企业档案管理新模式 首钢股份自1997年底改制成功，企业在实施有效管理的模式方面一直在进行着探索，档案管理工作也经历了从无到有，从粗线条到规范严谨，继而追求先进的阶段。首钢股份的股份制上市公司性质决定了企业的档案管理必定带有上市公司的色彩，进而形成了股份制上市公司企业档案管理新模式，其主要特点包括如下几方面: 1(重点加强企业知识产权、经济往来档案的安全保管。企业知识产权、经济往来类档案蕴含着企业独有的经营管理运作机密，涉及企业的产权、债权债务;营销策略、核心技术。市场经济是一个充斥着激烈商业竞争的环境，企业中积累流传下来的专业技术和技巧、商标、著作权等知识产权档案的安全保管，财务账簿、凭证、文件等侵权证据档案的安全保管，以及企业经营中重大产权交易、资本运作过程当中形成的合同文书等法律文件的安全保管，维系着企业的生死存亡。 2(企业档案管理采取“集中统一管理、外委保管”的新模式。虽然按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》(档发字,1998,6号)的规定，“国有企业以其全部资产改组为股份制企业的，改组后的档案另立全宗，由股份制企业管理。”但是考虑到股份制企业在改制后精简的机构和人员难以承担按照原有职责和制度的档案管理内容，充分利用上市公司以外的档案管理资源(包括上市公司所属的集团公司原有的档案管理系统)，采用“集中统一管理，外委保管”的模式。 “集中统一管理，外委保管”模式是指上市公司内部部门对企业档案从内容上集中统一管理，对本企业所产生的有哪些档案及最终形成的档案目录必须做到心中有数;而企业档案实体的保存采用外委保管的方式，外委保管单位以上市公司所属集团公司为最佳。这样不仅可以充分利用集团公司强大的档案管理硬件和软件系统，而且从另一方面保证了集团企业档案的系统和完整性。采用这种方式，只要在上市公司内部部门中查询到的档案，必定能够在外委保管单位找到相应档案资料的实体。 3(档案管理工作创新是企业进步和发展的要求。“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。”也是一个企业生存发展的源泉。企业档案管理工作是企业管理中一个不可或缺的环节，随着企业的进步和发展必然要求其档案管理工作也要及时跟进，要适应企业经营的变化，从而在档案管理工作上有创新。结合本企业档案管理实践，创新突出表现在对专题会议档案和对外投资项目档案的管理上。 (1)专题会议档案的管理。首钢股份的专题会议档案特指公司股东大会、董事会、监事会三大会议的有关会议议案、会议决议和会议决议公告等文件资料。如果按档案专业的要求，这些专题会议档案及相应的会议记录本是要保存在档案专业人员处的，但是按照《上市公司章程指引》的规定和公司章程规定，有关这些会议的记录本应由公司董事会秘书保存，保存期15年。针对这样的特殊情况，在进行归档时，公司专题会议的会议材料仍由档案专业部门保存，而会议记录本则由董事会秘书保存，但是档案专业人员要对会议记录本的保存情况，如记录本内容情况、记录数量、董事会秘书人员变化情况及记录本移交情况进行管理，同时在15年保存期过后，移交档案专业部门与会议材料归在一起，实际上是适当延长了记录本的保存期限。这样的做法，既满足了档案专业管理的要求，又符合中证监对上市公司信息管理的规定。 (2)项目档案的管理。首钢股份对外投资项目基本上是以募集资金为主进行投入，主要是通过占有股权的收益来获得投资回报。除对控股公司委派高管参与具体经营管理外，基本不过问公司的运营。项目的管理始于股权的占有，终于股权的退出，如果没有股权的退出，公司的存续时间即是项目的生命时间，且其管理内容主要是那些能够体现对参股公司重大事项的影响力的文件资料;而传统意义上内部投资项目，项目有一个完整的生命周期，从项目可研、立项、建设、竣工及至投产，围绕项目生命周期的各个阶段，有各自不同重点的归档内容，最终形成一套完整的项目档案。因此，对外投资项目的管理模式与内部投资项目的管理模式是有重大差异的，这也就决定了其档案管理的模式必然要有所创新。 根据首钢股份对外投资项目管理模式的实际情况和要求，建立了不同与原有归档程序的新方式。首先，项目档案管理新方式主要体现在项目资料归档的顺序是逆时间序的，也就是说，最早形成的文件排列在每卷的最下面，越晚形成的文件排列在每卷的前面。这样可以随着重要文件的不断产生，随时添加进行归档，形成阶段性完整的档案，有利于我公司及时、全面掌握项目运作的过程和进展。其次，项目档案管理新方式还体现在归档内容上。首钢股份对外投资项目管理的方式决定了其归档内容必定是以能够体现有关项目经营管理为主要内容的资料，其文件构成主要是对公司章程的修改、董事会及股东会的会议议案和决议，担保、反担保合同等相关资料。(谷俊梅，现在北京首钢股份有限公司任职)